RAP Wrocław, dnia r. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW nr 3

Transkrypt

1 RAP Wrocław, dnia r. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW nr 3 Dotyczy postępowania przetargowego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie przez operatora pocztowego usług pocztowych i kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu - sprawa RAP Zamawiający, zgodnie z art. 38, ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity DZ. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473 oraz z 2014 poz. 423 z późniejszymi zmianami ) udziela wyjaśnienia, na zadane pytania złożone przez Wykonawców. Zestaw I pytań nadesłanych w dniu 22 stycznia 2015 r.: "Pytanie 1: Wykonawca wnosi o usunięcia zapisu ust. 9 rozdz. XII dotyczącego możliwości przeprowadzenia audytu, jako sprzecznego z ideą zamówień publicznych i ingerującego nadmiernie w swobodę działalności gospodarczej." "Pytanie 2: Wykonawca informuje, że z dniem 1 stycznia 2014 roku weszła w życie zmiana do obecnego artykułu 13 Światowej Konwencji Pocztowej, która polega na rezygnacji krajów członkowskich Światowego Związku Pocztowego ze świadczenia fakultatywnego usługi polecenia dla przesyłek ekonomicznych. Tym samym w obrocie międzynarodowym zostanie zlikwidowana kategoria ekonomiczne przesyłki listowe polecone oraz ekonomiczne przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością. Usługi przesyłek poleconych i przesyłek listownych z zadeklarowaną wartością będą świadczone tylko jako usługi priorytetowe. W związku z tym Wykonawca wnosi o wykreślenie z przedmiotu Zamówienia oraz formularza cenowego przesyłek poleconych zagranicznych ekonomicznych, tj. pozycji: , lub przekwalifikowanie przedmiotowych jako przesyłki priorytetowe określając przynależność do określonych państwa, w rozbiciu na: 1/ Europę, 2/ Amerykę Północną i Afrykę, 3/ Amerykę Południową, Środkową i Azję, 4/ Australie i Oceanię." "Pytanie 3: Wykonawca wnosi o sprecyzowanie Rozdz. II UST. 1 PKT. 1-3 oraz par. 1 ust. 1 pkt. c) wzoru umowy: czy przedmiotowe pozycje dotyczą przesyłek doręczonych następnego dnia po nadaniu do godziny granicznej, czy drugiego dnia po dniu nadania jeżeli nadanie nastąpiło po godziny granicznej?" "Pytanie 4: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę wzoru umowy poprzez dodanie zapisu "Nadawca upoważnia Pocztę do przyjmowania przesyłek pocztowych przez pracowników placówki pocztowej wymienionej w załączniku nr do umowy pod jego nieobecność w placówce nadania.

2 Za wszelkie różnice między stanem wskazanym przez Nadawcę, a stanem faktycznym nadanych (odebranych z miejsca wskazanego przez Nadawcę i dostarczonych do placówek) przesyłek pocztowych oraz pocztowej ksiązki nadawczej, odpowiedzialność ponosi Nadawca, który zobowiązuje się przyjąć ustalenia stwierdzone przez pracowników Poczty." W przypadku wyrażenia zgody na przedmiotowy zapis Wykonawca wnosi o wykreślenie 2 ust. 5,6 W przypadku odrzucenia powyższej propozycji proszę o wskazanie do której godziny, następować będzie wyjaśnianie zastrzeżeń odnośnie przesyłek oraz dodanie zapisu "W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek i braku możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich odbioru nadanie przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym". Pytanie 5: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę wzoru umowy w zakresie komparycji uwzględniając pełne dane wykonawcy oraz nazwę umowy oraz nr umowy Wykonawcy, z którego wynikać będzie znak opłaty? Pytanie 6: Czy Zamawiający w przypadku przyjęcia oferty Wykonawcy dopuszcza wprowadzenie do zawartej w ramach niniejszego postępowania umowy, zapisu określającego podstawę opodatkowania lub zwolnienie z podatku od towarów i usług, usług objętych zamówieniem? Pytanie 7: Wykonawca wnosi o aktualizację podstawy prawnej 2 ust. 1 pkt. 1 wzoru umowy na "rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.)." Pytanie 8: Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu 2 ust. 3 pkt.3 ze wzgledu na przedmiot umowy poprzez dodanie po słowach" za przyjęte "i zwrócone" oraz po słowie "zestawienie miesięczne nadanych" słowa i zwróconych" Pytanie 9: Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu 7 ust.3 poprzez dodanie po słowach" gdy Wykonawca" słowa "rażąco" Pytanie 10: Wykonawca wnosi o wyjaśnienie jakie zapisy regulaminów świadczenia usług będą niemożliwe do przyjęcia przez Zamawiającego? Wykonawca wnosi o usunięcie słów " lub niemożliwych do przyjęcia przez Zamawiającego" ust. 5 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Pytanie 11: Czy Zamawiający, mimo istotnego charakteru nadawanych przesyłek, dopuszcza wielokrotność nadań, tj. przyjmowania przez Wykonawcę przesyłek, a nadawanie ich u operatora wyznaczonego do świadczenia powszechnych usług pocztowych, przez co dowodzie nadania będzie inny podmiot niż Zamawiający? Wykonawca zwraca uwagę na fakt, że w takim przypadku Zamawiający nie będzie stroną w postępowaniu reklamacyjnym ze względu na to, że de facto nadawcą takiej przesyłki będzie wybrany Wykonawca, a nie Zamawiający. Jeżeli Zamawiający nie wyraża zgody na taki stan rzeczy, to Wykonawca sugeruje zamieszczenie w SIWZ. informacji: "Uniwersytet 2

3 Przyrodniczy będzie wysyłać korespondencję tylko i wyłącznie we własnym imieniu. W każdej sytuacji Uniwersytet Przyrodniczy musi figurować jako Nadawca przesyłki." Pytanie 12: Wykonawca wnosi o aktualizację podstawy prawnej 10 ust. 2 wzoru umowy "kodeks cywilny Dz. U. 23 kwiecia 1964 roku z późn. zmianami)" Pytanie 13: Czy Zamawiający wymaga bezwzględnie doręczenia przez Wykonawcę przesyłek z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek wskazanych w obowiązujących przepisach prawa dotyczącego świadczenia usług pocztowych tj. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz.1468 z późn. zm.)? W przypadku odpowiedzi twierdzącej wykonawca wnosi o umieszczenie w SIWZ zapisu "Wykonawca zobowiązuje się doręczyć przesyłki listowne, w obrocie krajowym przyjęte do przemieszczania i doręczania: w dniu następnym jednak niepóźnej niż w 4 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, w dniu następnym jednak nie później niż w 6 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki nie będącej przesyłka najszybszej kategorii. Dni określające terminy doręczeń są dniami roboczymi". Pytanie 14: Wykonawca wnosi o podanie procentowego udziału w szacownej ilości w rozbiciu na poszczególne przedziały wagowe, przesyłek listowych miejscowych (nadanych i doręczanych na terenie dolnegośląska) i przesyłek listownych zamiejscowych (nadanych na terenie dolnegośląska i doręczanych do innych województw) Pytanie 15: Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu ust. 15 pkt. v Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia poprzez zamianę słów "Wykonawca na "Zamawiający". Pytanie 16: Czy Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art pkt. 52 KPA, art pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art Kodeksu postępowania cywilnego (w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez nowe Prawo pocztowe), tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego? Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art pkt. 2 KPA, art pkt. 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, to proszę o podanie procentowego udziału tych przesyłek w wolumenie, w rozbiciu na poszczególne kategorie wagowe. ad. Pytania 1 Zamawiający, biorąc pod uwagę konieczność zgodnego z przepisami prawa wydatkowania środków publicznych a także szczegółowość postępowań kontrolnych w zakresie zamówień publicznych, które mogą być prowadzonych przez szereg instytucji kontrolujących, nie może usunąć zapisu ust. 9 rozdz. XI. Jednakże aby audyty nie stanowiły nadmiernego obciążenia dla wykonawców 3

4 Zamawiający modyfikuje zapis rozdz. XI ust.9 specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zapis XI ust.9 SIWZ otrzymuje brzmienie : "9. Wykonawca zobowiązany będzie poddać się audytowi ze strony Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, po uprzednim pisemnym poinformowaniu przez Zamawiającego Wykonawcy o terminie i zakresie prac audytowych, jak również wszelkim niezbędnym kontrolom dokonywanym przez uprawnione podmioty krajowe i wspólnotowe, w odniesieniu do prac będących przedmiotem umowy." ad. Pytania 2 Zamawiający dopuszcza możliwość wyceny usług z pozycji formularza cenowego( zwykłych poleconych- wg terminologii pytającego ekonomicznych) jako usług przyśpieszonych( w terminologii pytającego priorytetowych) z zaznaczeniem tego faktu w uwagach do wycenianych pozycji. Zamawiający bierze pod uwagę wszystkich możliwych operatorów pocztowych- a więc nie tylko tych zrzeszonych w Światowym Związku Pocztowym i ma prawo określić takie rodzaje przesyłek jakie chce nadawać. ad. Pytania 3 Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia w ust.15 u określił godziny odbioru przesyłek ze swoich siedzib między 13 a 15 (pod koniec godzin urzędowania), a więc w tzw. godzinach granicznych, na które pytający powołuje się w pytaniu nr 3. Jeśli zaś chodzi o sporadyczne nadawanie w placówce operatora pocztowego przesyłek o których mowa w pkt 15 v to Zamawiający informuje, że jeśli przesyłka będzie nadana po godzinie 15 to należy ja traktować jako nadaną w dniu następnym przy obliczaniu terminów doręczenia. ad. Pytania 4 Zamawiający przychyla się do wniosku pytającego odnośnie uszczegółowienia zapisu we wzorze umowy w 2 ust.5 i ustala zapis tego ustępu w brzmieniu: Zamawiający upoważnia Wykonawcę do przyjmowania przesyłek pocztowych przez pracowników jego właściwych nadawczych placówek w zakresie wykonywania czynności związanych z przyjęciem przesyłek pocztowych do obrotu pocztowego pod jego nieobecność w placówce nadania.za wszelkie różnice między stanem wskazanym przez Zamawiającego a stanem faktycznym nadanych przesyłek pocztowych oraz pocztowej książki nadawczej odpowiedzialność ponosi Zamawiający, który zobowiązuje się przyjąć ustalenia stwierdzone przez pracowników Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się o tym fakcie poinformować Zamawiającego najpóźniej w następnym dniu roboczym po nadaniu tych przesyłek określając szczegółowo czego dotyczą te różnice. Natomiast ust. 6 tego paragrafu zmienia na : Wykonawca będzie odbierał przesyłki, o których mowa w 1 umowy, w siedzibach Zamawiającego wskazanych w załączniku nr 5 do umowy, we wszystkie dni robocze od 4

5 poniedziałku do piątku w ustalonych pomiędzy Stronami godzinach(jednak nie wcześniej niż o godz i nie później niż o godzinie , z zastrzeżeniem możliwości zmiany godzin odbioru przez Zamawiającego). ad. Pytania 5 Zamawiający dopuszcza zmianę wzoru umowy w zakresie komparycji polegające na uwzględnieniu pełnych danych Wykonawcy oraz nazwę i znak umowy, z której będzie wynikać znak opłaty. ad. Pytania 6 Zamawiający nie dopuszcza zmian w zakresie zapisów wzoru umowy dotyczących określenia podstawy opodatkowania VAT lub zwolnienia z tego podatku w zakresie objętym zamówieniem, bowiem forma i zakres opodatkowania podatkiem VAT wynika z formularza cenowego i zapisów umowy w 8 ust.3. ad. Pytania 7 7)Zamawiający przychyla się do wniosku pytającego i zmienia podstawę prawną w 2 ust.1 pkt1 wzoru umowy na :Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego(dz.u z 2013 r., poz.1468 z póź.zm.). ad. Pytania 8 Zamawiający przychyla się do wniosku pytającego odnośnie uszczegółowienia zapisu 5 ust.3 pkt 3 ( a nie jak podał pytający 2 ust.3 pkt 3).Punkt ten otrzymuje brzmienie: podstawę do wystawienia faktury VAT za przyjęte i zwrócone przesyłki stanowić będą zestawienia miesięczne nadanych i zwróconych przesyłek sporządzone na podstawie danych z nadawczych książek pocztowych. ad. Pytania 9 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu 7 ust.3 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 5 do SIWZ. ad. Pytania 10 Zamawiający wyjaśnia, że ust. 5 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia dotyczący słów niemożliwych do przyjęcia przez Zamawiającego, odnosi się do takich zapisów regulaminów Wykonawcy,które zmieniłyby zakres usług świadczonych przez Wykonawcę w sposób niezgodny z zawartą umową,opisem szczegółowego przedmiotu zamówienia, pogarszającymi 5

6 jakość wykonywania usług na rzecz Zamawiającego lub byłyby sprzeczne z ogłoszonym zamówieniem. ad. Pytania 11 Zamawiający informuje,że jedynym nadawcą figurującym na przesyłkach pocztowych nadanych przez niego jest Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu wraz z jego jednostkami organizacyjnymi, w szczególności wymienionymi w zał. nr 5 do wzoru umowy. ad. Pytania 12 Zamawiający aktualizuje zapis 10 ust.2 wzoru umowy na Kodeks Cywilny Dz.U.z 23 kwietnia 1964 r. z późn. zmianami. ad. Pytania 13 Zamawiający przyjmuje sugestię pytającego i umieszcza w szczegółowych opisie przedmiotu zamówienia pkt 16 w brzmieniu: Wykonawca ma obowiązek doręczyć przesyłki nadane przez Zamawiającego w obrocie krajowym w następnym dniu roboczym,jednak nie później niż w 4 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłek listowych przyspieszonych.przesyłki listowe zwykłe Wykonawca ma obowiązek doręczyć w następnym dniu roboczym po dniu nadania, jednak nie później niż w 6 dniu po dniu nadania.terminy doręczania przesyłek listowych o których mowa w ust.2c pkt 1 niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia jak i wzoru umowy oraz SIWZ mają charakter terminów deklarowanych. ad. Pytania 14 Zamawiający informuje,że nie przedstawi zestawienia przesyłek listowych w rozbiciu na miejscowe i zamiejscowe. ad. Pytania 15 Zamawiający prostuje oczywistą pomyłkę i zastępuje w pkt 15v szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia słowo Wykonawca słowem Zamawiający. ad. Pytania 16 Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu nadaje przesyłki wymagające zastosowania przepisu art.57 5 pkt 2 KPA, art.12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów np. art KPC 9 w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez Prawo Pocztowe lub pism sadowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego ale Zamawiający nie 6

7 poda ich udziału procentowego w wolumenie przesyłek w rozbiciu na poszczególne kategorie wagowe. Zestaw II pytań nadesłanych w dniu 22 stycznia 2015 r.: 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 Ad Pytanie 1 II zestaw Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu nadaje przesyłki wymagające zastosowania przepisu art.57 5 pkt 2 KPA, art.12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów np. art KPC 9 w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez Prawo Pocztowe lub pism sadowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego ale Zamawiający nie poda ich udziału procentowego w wolumenie przesyłek w rozbiciu na poszczególne kategorie wagowe. W przypadku sytuacji konieczności nadania przesyłki wymagające zastosowania przepisu art.57 5 pkt 2 KPA, art.12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów Zamawiający upoważni wykonawcę (jeśli nie będzie nim operator wyznaczony) do nadawania tego typu przesyłek w imieniu i na rzecz Zamawiającego u operatora wyznaczonego. Ad Pytanie 2 II zestaw Zamawiający wymaga aby punkty awizacyjne Wykonawcy były wyodrębnione w taki sposób, że oznakowanie tych punktów jak i sposób wydawania przesyłek nie budziły wątpliwości co do charakteru wykonywanych usług w tym zakresie oraz aby zachowana została tajemnica pocztowa i bezpieczeństwo przesyłek. Świadczenie innych usług w takich punktach nie będzie podstawą do odrzucenia oferty, pod warunkiem spełnienia oczekiwań podanych powyżej. Ad Pytanie 3 II zestaw Zamawiający przewiduje możliwość nadawania przesyłek w punkcie nadawczym po godzinie 17. Jednakże przesyłki tak nadane zostaną uznane za nadane w dniu następnym z punktu widzenia wymagań dotyczących ich terminów doręczeń, z zastrzeżeniem, że przesyłka nadana przez Zamawiającego w punkcie nadawczym( w szczególności po godz.17) musi mieć stempel z datą faktycznego dnia przyjęcia jej przez operatora do obrotu pocztowego. 13

14 Ad Pytanie 4 II zestaw Odpowiedź na te pytanie została udzielona w pierwszym zestawie pytanie 1 Ad Pytanie 5 II zestaw Zamawiający wymaga aby w załączniku nr 3 do wzoru umowy podać wszystkie punkty awizacyjne oraz dodatkowo placówkę nadawczą o której mowa w 2 ust. 11 wzoru umowy, z oznaczeniem charakteru nadawczego tej placówki. Ad Pytanie 6 II zestaw Zamawiający będzie samodzielnie przygotowywał przesyłki do nadania i książkę nadawczą. Jednakże Zamawiający wymaga aby Wykonawca przedstawił do jego dyspozycji elektroniczną aplikację, która ułatwi system nadawania przesyłek ( o której mowa w pkt 11 szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia), jak również aby Wykonawca przekazał Zamawiającemu numery nadawcze ( dla przesyłek rejestrowanych) oraz blankiety zwrotnych potwierdzeń odbioru. Alternatywa jest w tym zakresie ważna dla Zamawiającego z punktu widzenia utrzymania ciągłości nadawania przesyłek (braki prądu, awarie komputerów i systemów, itp.) Zamawiający informuję, że treść Rozdziału II Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia pkt 6, otrzymuje brzmienie: "6. Wykonawca w całym okresie trwania umowy zobowiązany jest dysponować na terenie każdej gminy w Polsce co najmniej 1 punktem odbioru niedoręczonych pod wskazany adres przesyłek (punktem awizacyjnym), a każdy punkt awizacyjny powinien stanowić odrębne pomieszczenie lub wydzielone stanowisko obsługi, odpowiednio oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniające prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych powierzonych Wykonawcy do przetwarzania przez Zamawiającego. Zamawiający wymaga aby punkty awizacyjne Wykonawcy były wyodrębnione w taki sposób, że oznakowanie tych punktów jak i sposób wydawania przesyłek nie budziły wątpliwości co do charakteru wykonywanych usług w tym zakresie oraz aby zachowana została tajemnica pocztowa i bezpieczeństwo przesyłek. Świadczenie innych usług w takich punktach nie będzie podstawą do odrzucenia oferty, pod warunkiem spełnienia oczekiwań podanych powyżej. Punkty awizacyjne powinny być czynne co najmniej 4 godziny dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku oraz posiadać osobną, własną obsługę. 14

15 Zamawiający dopuszcza sytuację, w której wymaganą liczbą punktów odbioru niedoręczonych pod wskazany adres przesyłek (punktów awizacyjnych) będzie dysponował podwykonawca Wykonawcy. Z tym jednak,że podwykonawca musi w całym okresie obowiązywania umowy (a więc i w czasie realizacji tej części zamówienia) posiadać uprawnienia o których mowa w tym punkcie i w SIWZ (powinien być wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Urząd Kontroli Elektronicznej)." W związku ze zmianami Zamawiający, zgodnie z art. 38, ust. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity DZ. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473 oraz z 2014 poz. 423 z późniejszymi zmianami) przesuwa termin składania i otwarcia ofert. Aktualny termin składania i otwarcia ofert: r. godziny składania i otwarcia ofert nie ulegają zmianie odpowiednio składanie ofert do godziny 10.30, otwarcie ofert godzina 11.00, miejsce składania ofert nie ulega zmianie. Kanclerz mgr Marian Rybarczyk 15