PYTANIA I ODPOWIEDZI DOTYCZACE PRZETARGU NA. Numer sprawy: TP/153/2012

Transkrypt

1 Kielce dn r. PYTANIA I ODPOWIEDZI DOTYCZACE PRZETARGU NA Tankowanie samochodów w oddziałach i punktach ratowniczych ŚCRMiTS. Numer sprawy: TP/153/2012 W związku z zapytaniami, dotyczącymi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: Tankowanie samochodów w oddziałach i punktach ratowniczych ŚCRMiTS, numer sprawy: TP/153/2012 Świętokrzyskie Centrum Ratownictwa Medycznego i Transportu Sanitarnego w Kielcach zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy pzp. przekazuje ich treść i odpowiedzi na nie: Pytanie 1 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisu umowy 1 ust.2? Informuję, że bezgotówkowe tankowanie przy użyciu kart flotowych wyklucza możliwość uzupełniania kart drogowych. Odbiór paliwa jest potwierdzona dowodem wydania. Oczywiście jest możliwość potwierdzenia zakupu na karcie drogowej, jednak leży to tylko w gestii pracownika stacji. Pracownicy stacji paliw Wykonawcy nie mają narzuconego obowiązku podpisywania dodatkowych dokumentów i w związku z tym Wykonawca wnioskuje o odstąpienie od tego zapisu. Pytanie 2 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od konieczności załączania do faktur asygnat za pobrane paliwo (wzór umowy 1 pkt.3)? Fakturowanie odbywa się w siedzibie Wykonawcy, na podstawie elektronicznego zestawienia danych ze stacji. Dlatego też nie mamy technicznej możliwości prowadzenia asygnat. Pragnę poinformować, iż użytkownik korzystający z karty flotowej po każdorazowym zatankowaniu paliwa otrzymuje dowód zakupu, zawierający informacje o dacie, godzinie, rodzaju paliwa, miejscu, wartości i ilości zakupionego produktu. Poza tym po każdej wygenerowanej fakturze udostępniamy na portalu internetowym zestawienie transakcji, zawierające szczegółowe informacje dotyczące tankowań na poszczególną kartę. Pytanie 3 Czy istnieje możliwość wykreślenia zapisu zawartego w 2 pkt.10 oraz doprecyzowania zapisu w 2 pkt.3 na proponowany: Cena, jaką Zamawiający zapłaci za każdą dostawę wynikać będzie z ilości faktycznie zatankowanego paliwa oraz ceny obowiązującej na danej stacji Wykonawcy w chwili tankowania pomniejszony o zaproponowany przez Wykonawcę opust, który będzie stały przez cały okres obowiązywania umowy.

2 Pytanie 4 Czy istnieje możliwość doprecyzowania zapisu zawartego w 2 pkt.4 na proponowany: Wykonawca będzie wystawiał Zamawiającemu zbiorcze faktury VAT za paliwa zakupione w okresie rozliczeniowym trwającym od 01 do 15 i od 16 do końca miesiąca, po zakończeniu okresu rozliczeniowego, nie później jednak niż w terminie 7 dni od ostatniego dnia przyjętego okresu rozliczeniowego. Rozliczenie nastąpi po cenach obowiązujących na Stacji Paliw w chwili odbioru paliwa, z uwzględnieniem rabatu, o którym mowa w ust.3 powyżej. Za dzień sprzedaży uznaje się ostatni dzień przyjętego okresu rozliczeniowego Pytanie 5 Czy istnieje możliwość zamiany zapisu zawartego w 2 pkt.5 na proponowany: Zestawienia transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym każdorazowo dostarczane będą Zamawiającemu wraz z fakturą VAT i stanowi integralną część tej faktury VAT. Załącznik zawierający zestawienia transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym zawiera: a) rodzaj paliwa, b) nr rejestracyjny pojazdu samochodowego Zamawiającego, c) nr karty paliwowej, d) miejscowość i nr stacji paliw Wykonawcy, e) datę dokonania transakcji, f) ilość zakupionego paliwa/ produktów pozapaliwowych, g) cenę jednostkową paliwa widniejącą na dystrybutorze w momencie tankowania, h) wartość zakupu brutto po rabacie, i) wartość zakupu netto po rabacie, j) wartość rabatu Pytanie 6 Czy istnieje możliwość dodania w 5 pkt.5 zapisu o następującej treści: W przypadku naliczania kar umownych Zamawiający wystawi na rzecz Zamawiającego notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych. Pytanie 7 Czy istnieje możliwość dodania kolejnego zapisu w umowie w 5 o następującej treści: W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w kolejności paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej szkody w wysokości

3 udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej? Pytanie 8 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu 1 pkt.2, tak aby pojazdy mogłyby być tankowane w całej sieci paliw Wykonawcy przy spełnieniu warunku zawartego w SIWZ w rozdziale III pkt 7.6? Obecny zapis wprowadza ograniczenia w postaci tankowania na 1 stacji paliw. Pytanie 9 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość, po wyborze oferty, zaakceptowania regulaminu Wykonawcy Ogólne Warunki Sprzedaży i Używania Kart Flotowych PKN Orlen S.A. z dnia r. w zakresie niesprzecznym z postanowieniami SIWZ i umowy? Pytanie 10 Czy w odniesieniu do treści SIWZ Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania bezgotówkowych transakcji za pomocą kart magnetycznych? Informuję, że karty paliwowe STATOIL FIRMA, przeznaczone są do regulowania należności za paliwa oraz oleje, myjnie, akcesoria samochodowe i inne artykuły. Zabezpieczone są indywidualnym kodem PIN i umożliwiają dokonywanie bezgotówkowych zakupów w całej Polsce na ponad 300 stacjach działających w ramach sieci STATOIL i Wykaz stacji paliw Wykonawcy będzie stanowił załącznik do oferty. Karta z paskiem magnetycznym STATOIL FIRMA może być wystawiona na: imię i nazwisko użytkownika (karta imienna) numer rejestracyjny pojazdu okaziciela Każda karta, zgodnie z życzeniem klienta może zawierać także dodatkowe opcje: podawania numeru rejestracyjnego pojazdu (w przypadku kart imiennych) podawania stanu licznika podawania zarówno numeru rejestracyjnego, jak i stanu jego licznika. Informacje te, podawane w momencie zawierania transakcji, zostaną wydrukowane na fakturze VAT i zawarte w pliku elektronicznym na indywidualnie dedykowanym serwisie, kartypaliwowe.pl. Pytanie11 Czy w przypadku akceptacji powyższego sposobu rozliczania, Zamawiający zmieni treść 1 ust 2 i 3 wzoru umowy? Proponuję: Sprzedaż bezgotówkowa, o której mowa w ust.1 dokonywana będzie w Stacji Paliw Wykonawcy na podstawie ważnej karty paliwowej wydanej przez Wykonawcę. Osobami uprawnionymi do odbioru paliw są osoby posiadające ważne karty paliwowe służące do dokonywania

4 transakcji bezgotówkowych w sieci Stacji Paliw Wykonawcy. Poprawnie wprowadzony PIN do karty, będzie stanowił weryfikację zarówno karty jak i jej użytkownika. Jako potwierdzenie transakcji na stacji Zamawiający otrzyma kwit WZ. Zawarte są na nim następujące dane: adres stacji paliw na której odbyła się transakcja, data transakcji, numer karty, numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, stan licznika na życzenie klienta, rodzaj paliwa, ilość oraz wartość zakupów. Zamawiający może zobligować swoich pracowników by każdorazowo podpisywali wydany kwit WZ. Pytanie 12 Czy Zamawiający przewiduje doprecyzowanie zapisów w zakresie asygnat, o których mowa w ust. 3 1 oraz 2 ust. 5 wzoru umowy? Na podstawie elektronicznego rejestru transakcji Zamawiającego prowadzonego przez Wykonawcę, za dany okres zostanie Zamawiającemu przedstawiona faktura VAT. Faktura zawiera szczegółowe zestawienie transakcji m.in.: numer karty, numer rejestracyjny samochodu (w przypadku karty wystawionej na numer rej. i karty imiennej), rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, cenę jednostkową brutto, cenę jednostkową brutto po upuście, wartość netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. Ponadto Wykonawca do faktury zbiorczej będzie przesyłał Zamawiającemu elektronicznie zestawienie transakcji, uzupełniające fakturę o datę i godzinę transakcji. Wykonawca przekaże bezpłatnie również dostęp do indywidualnie dedykowanego serwisu internetowego, na którym Zamawiający będzie mógł na bieżąco śledzić dokonane transakcje, jak również blokować karty bądź zamawiać nowe. Pytanie 13 Czy ze względu na możliwość zmiany cen w ciągu dnia na stacji paliw, Zamawiający doprecyzuje zapis wzoru umowy 2 ust. 4 wg poniższej sugestii? Wykonawca będzie sporządzał w ciągu miesiąca 2 zbiorcze faktury VAT za okresy od 01 do 15 i od 16 do końca miesiąca, liczone w cenach obowiązujących w chwili odbioru przedmiotu w stacji paliw. Za datę sprzedaży uważa się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Pytanie 14 Czy Zamawiający przewiduje modyfikację w zakresie terminu płatności wzór umowy 2 ust. 8? Pragnę wyjaśnić, ze względu na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego oraz utrudnionej windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań, w systemie rozliczeniowo księgowym Wykonawcy, termin płatności od daty otrzymania faktury nie jest stosowany. Proponuję zatem następujące brzmienie zapisu Zapłata na rzecz Wykonawcy będzie następować przelewem na konto wskazane na fakturze w ciągu dni od daty wystawienia odpowiedniej faktury VAT. Czy Zamawiający wyraża zgodę? Pytanie 15 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zapisu zastrzegającego kary umowne, ale na rzecz Wykonawcy, zachowując tym samym równość w traktowaniu stron umowy? Proponuję: Zamawiający zapłaci Wykonawcy za odstąpienie od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada kara w wysokości 5% wartości przedmiotu umowy.

5 Pytanie 16 Czy Zamawiający doprecyzuje zapis wzoru umowy 5 ust.1b, tak, aby uzyskał brzmienie? Wykonawca zapłaci Zamawiającemu w przypadku dostawy nie odpowiadającej normom, co do jakości karę w wysokości 5% wartości sprzedaży objętej reklamacją, po przeprowadzeniu i potwierdzeniu przez Wykonawcę nie odpowiadającej normom jakości paliwa. (szczegółowe procedury, jakie obowiązują u Wykonawcy przekazują w załączeniu). Pytanie 17 W specyfikacji Zamawiający postawił wymóg posiadania stacji paliw w odległości nie większej niż 5 km od siedziby. W związku z koniecznością modernizacji stacji paliw Wykonawca okresowo nie spełnia wymogu dlatego też zwraca się z pytaniem czy wyrażacie Państwo zgodę na tankowanie w stacjach najbliższych: Kazimierza Wielka modernizacja w okresie od do najbliższa stacja w Koszycach, Skarżysko Kamienna modernizacja w okresie od do najbliższa stacja w Suchedniowie? Pytanie 18 W związku z brakiem stacji paliw zwracam się z pytaniem czy Zamawiający odstąpi od konieczności posiadania stacji paliw w odległości 5 km od miejscowości Raków najbliższa stacja 15 km w Staszowie oraz Mniowie najbliższa stacja znajduje się w odległości 15 km w Zagnańsku? ODPOWIEDZI Ad. 1 Tak Ad. 2 Tak Ad. 3 Tak Ad. 4 Tak Ad. 5 Tak Ad. 6 Tak Ad. 7 Tak Ad. 8 Tak Ad. 9 Tak Ad. 10 Tak Ad.11 Tak Ad. 12 Tak Ad. 13 Tak. Zamawiający precyzuje zapis 2 ust. 4 w następujący sposób: Wykonawca będzie sporządzał w ciągu miesiąca 2 zbiorcze faktury VAT za okresy od 01 do 15 i od 16 do końca miesiąca, liczone w cenach obowiązujących w chwili odbioru przedmiotu w stacji paliw, z uwzględnieniem rabatu. Za datę sprzedaży uważa się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Ad. 14 Tak. Zamawiający poprawia następujące brzmienie zapisu 2 ust. 8 istotnych postanowień umowy:

6 Zapłata na rzecz Wykonawcy będzie następować przelewem na konto wskazane na fakturze w ciągu 30 dni od daty wystawienia odpowiedniej faktury VAT pod warunkiem wysłania jej do Zamawiającego niezwłocznie po wystawieniu. Jednocześnie Zamawiający informuje, że 30 dniowy okres płatności, który należy wpisać również w Formularzu ofertowym, został wcześniej określony w ogłoszeniu o zamówieniu. Ad. 15 Tak. Ad. 16 Tak. Ad. 17 Tak, ale w okresie modernizacji w/w stacji Zamawiający będzie się tankował również u innych Usługodawców, z którymi zawrze stosowne umowy na ten czas. Ad. 18 Zamawiający odstępuje od wymogu posiadania stacji paliw w odległości 5 km od miejscowości Raków, gdyż w takim promieniu nie ma żadnej stacji paliw. Nie dotyczy to Mniowa.