Podręcznik zawierający wymagania dla dostawców komponentów innych niż chemiczne

Transkrypt

1 Każdorazowo użyta nazwa "proseat" odnosi się do wszystkich jednostek powiązanych, mianowicie do spółek SAS proseat GmbH + Co.KG., proseat s.r.o, proseat foam manufacturing S.L.U., Proseat Sp. z o.o., Proseat LLP, proseat n.v./s.a 1.0 KOMUNIKAT ZARZĄDU: proseat uznaje globalne normy ISO/TS 16949:2009 i ISO oraz inne wymagania klientów, ponieważ są one obowiązujące dla organizacji produkujących części do produkcji oraz odpowiednie części serwisowe dla przemysłu motoryzacyjnego. Zatem wymaga się, aby wszyscy dostawcy zakładów produkcyjnych Proseat opracowali dokumentację i wdrożyli skuteczne systemy produkcji, jakości i zarządzania spełniające niniejsze wymagania, łącznie z wymaganiami określonymi przez klienta. Dostawcy dostarczający wyroby do projektów dla grupy VW są zobowiązani wprowadzić zarządzanie D-TLD (gdy to stosowne) oraz postępować zgodnie z treścią najnowszych wymagań Formel Q. Niniejszy podręcznik wprowadza ostrzejsze wymagania do zamówień i zastrzeżeń zakupowych (Purchase Order Terms and Conditions) oraz określa specjalne wymagania klienta proseat. ISO 9001, TS16949 oraz na żądanie ISO są obowiązujące dla wszystkich zakładów dostawców i obejmują części do produkcji, części serwisowe i materiały produkcyjne, a także montażownie części do produkcji, które zaopatrują zakłady proseat. Proseat zastrzega sobie prawo do weryfikacji na miejscu, czy dostawca spełnia wymagania ISO 9001, TS16949 lub ISO 14001, w przypadku dostawców oznaczonych jako mający duży wpływ na bezpieczeństwo, dopasowanie, formę, funkcję, jakość i/lub czas przestojów u klienta. Pracownicy proseat lub pracownicy towarzyszący Klientowi proseat zastrzegają sobie prawo do wizytowania zakładu produkcyjnego dostawcy w celu weryfikacji zdolności, jakości nabywanych wyrobów oraz dokonywania przeglądu dokumentacji pomocniczej. Całość korespondencji i dokumentacji musi być dostępna w języku angielskim. UWAGA: Dodatkowe zakłady proseat lub jednostki organizacyjne mogą wprowadzić dodatkowe wymagania w swoich zamówieniach zakupowych lub w innych pisemnych umowach dotyczących dostaw. W niektórych przypadkach indywidualne uzgodnienia mogą zastępować rozdziały niniejszego dokumentu. W przypadku jakiegokolwiek odstępstwa od niniejszych wymagań, Dział Zakupów i Jakości (Purchasing and Corporate Quality) proseat musi podpisać pisemne uzgodnienie. WYMAGANIA DOTYCZĄCE CERTYFIKACJI: (o ile nie uzgodniono inaczej) Obecnie niecertyfikowani dostawcy komponentów/ części serwisowych: certyfikacja strony trzeciej na zgodność z ISO9001:2008 do grudnia 2013 certyfikacja strony trzeciej na zgodność z ISO/TS16949:2009 do grudnia 2014 Obecnie certyfikowani dostawcy komponentów/ części serwisowych na zgodność z ISO9001:2008 certyfikacja strony trzeciej na zgodność z ISO/TS16949:2009 do grudnia 2014 UTRZYMANIE CERTYFIKACJI: Po każdym uzyskaniu przez dostawcę certyfikacji na zgodność z normą jakości po raz pierwszy lub po jej odnowieniu należy przesłać kopię do Działu Jakości (Corporate Quality). W przypadku unieważnienia certyfikacji dostawca musi zawiadomić o tym fakcie Dział Jakości (Corporate Quality) na piśmie w terminie pięciu dni roboczych. Certyfikaty lub zawiadomienie o unieważnieniu certyfikatów można przesyłać em na adres: corporate.quality@proseat.de 2.0 OCENA RYZYKA DOSTAWCY: Działy Zakupów (Corporate Purchasing), Jakości (Corporate Quality) i Rozwoju Wyrobów (Product Development) firmy proseat przeprowadzą ocenę ryzyka dostawcy, aby stwierdzić, które wyroby będą oznaczone jako pochodzące od wybranych dostawców i będą śledzone przez Dział Jakości (Corporate Quality). Kryteria obejmują m.in.: Złożoność wyrobu/ procesu Nowy wyrób/ złożoność dla proseat Wyroby/ procesy w przeszłości budzące niepokój Historia nowych uruchomień u dostawcy Wpływ na wyrób końcowy Nowy zakład produkcyjny dostawcy Budzące niepokój w przeszłości kwestie gwarancyjne Nowy dostawca Nowy wyrób/ proces dla dostawcy Oddziaływanie wyrobu na środowisko Fuzje, przejęcia lub jednostki powiązane z dostawcą C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 1 z 9

2 3.0 ZAAWANSOWANE PLANOWANIE JAKOŚCI WYROBU (APQP): Wszyscy dostawcy prowadzący prace rozwojowe są zobowiązani opracować wyprzedzające plany jakości wspierające rozwój nowych wyrobów i/lub usług, zgodnie z wytycznymi najnowszego wydania podręcznika Zaawansowane planowanie jakości wyrobu i plan kontroli (Advanced Product Quality Planning and Control Plan - APQP). Wszyscy dostawcy są zobowiązani zgłaszać status działań ujętych w planie w uzgodnionych odstępach czasu. 3.1 SPOTKANIE W SPRAWIE PRZEGLĄDU KOMPONENTÓW: Z wybranymi dostawcami organizowane są spotkania w sprawie przeglądu komponentów, w celu określenia kluczowych charakterystyk wyrobu/ procesu, które dla zapewnienia stabilności muszą być monitorowane pod względem statystycznym. Podczas spotkań w sprawie przeglądu komponentów ustalane będą wymagania dotyczące opakowania i etykietowania. Może być konieczne przeprowadzenie próbnych dostaw w celu oceny zdolności opakowania do zabezpieczenia jakości wyrobu. 3.2 DZIAŁANIA DOTYCZĄCE GOTOWOŚCI DO URUCHAMIANIA NOWYCH WYROBÓW/ PROCESÓW: Dział Zakupów (Corporate Purchasing) i Dział Jakości (Corporate Quality) proseat monitorują i zarządzają wybranymi dostawcami od momentu zatwierdzenia nowego wyrobu do rozpoczęcia produkcji. Działania dotyczące gotowości do uruchomienia nowych wyrobów/ procesów są wprowadzane, aby zapewnić, że dostawcy są w stanie produkować zgodnie z wymaganiami zamówienia zakupowego oraz zweryfikować, czy ewentualne, dodatkowe wymagania klienta są właściwie realizowane PRZEGLĄD DOKUMENTÓW/ PROCESÓW DOSTAWCY: Przegląd dokumentów/ procesów dostawcy dokumentuje postępy względem planu jakości wyrobów dostawcy. Dział Jakości (Corporate Quality) może przeprowadzać audyty dokumentacji i zakładu produkcyjnego wybranego dostawcy oraz monitorować postępy dostawcy PRÓBNA SERIA PRODUKCYJNA: Wszyscy dostawcy są zobowiązani wykonać próbną serię produkcyjną (Run at Rate) przed uruchomieniem. Próbna seria produkcyjna jest wykonywana w celu weryfikacji, czy rzeczywisty proces produkcyjny dostawcy jest w stanie wykonać wolumeny zawarte w programie na możliwym do przyjęcia poziomie jakości. Proces dostawcy musi być w stanie wyprodukować 120% oferowanego wolumenu przy użyciu narzędzi i wyposażenia do produkcji oraz według oferowanych modeli pracy WSPARCIE NOWEGO URUCHOMIENIA: Podczas uruchamiania nowego programu w proseat lub w zakładzie produkcyjnym Klienta proseat, wybrani dostawcy mogą być zobowiązani do zapewnienia swojej reprezentacji na miejscu. Przedstawiciele dostawcy wspomagający nowe uruchomienia muszą posiadać wiedzę, umiejętności oraz uprawnienia do podejmowania decyzji. 4.0 PROCES ZATWIERDZENIA CZĘŚCI DO PRODUKCJI (PPAP): Dostawcy są zobowiązani dokonać zgłoszenia i uzyskać pełne zatwierdzenie od proseat, według najnowszych wymagań Podręcznika procesu zatwierdzenia części do produkcji (Production Part Approval Process - PPAP Manual). Zgłoszenia próbek do zatwierdzenia na poziomie 3, o ile nie uzgodniono inaczej. Dokumenty PPAP należy przekazać do zatwierdzenia do Działu Jakości zakładu proseat będącego odbiorcą. Do każdego zatwierdzenia należy przekazać sześć (6) certyfikowanych próbek (z narzędzia/ gniazda) wraz z raportem pomiarowym z użyciem urządzenia do zatwierdzenia dopasowania i funkcji, o ile nie określono inaczej. Przy każdym zgłoszeniu PPAP dostawcy muszą dostarczyć dowody dotyczące zgłoszenia materiałów, substancji i danych o możliwości recyklingu (IMDS). Zatwierdzenia PPAP nie będą udzielane w przypadku, gdy pakiety nie będą zawierały tych informacji. Numer IMDS musi być czytelnie wpisany na stronie tytułowej gwarancji przedłożonej części - PSW. Dostawca jest odpowiedzialny za zapewnienie, że dostarczone materiały są zgodne z wykazem IMDS dla zgłaszanych substancji. Dostawcy są odpowiedzialni za przekazanie tego wymagania i zebranie danych od swoich odpowiednich poddostawców. C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 2 z 9

3 Wymaga się corocznego badania w celu weryfikacji, czy stosowane certyfikowane sprawdziany i/lub wyposażenie spełniają wymagania w sposób ciągły. Dane te należy przechowywać w zakładzie dostawcy i udostępniać pracownikom proseat w tym samym dniu roboczym. 4.1 ZMIANY WYROBU/ PROCESU: Dział Zakupów (Corporate Purchasing) i Dział Jakości (Corporate Quality) proseat oraz wszystkie zakłady proseat będące odbiorcami muszą z wyprzedzeniem zatwierdzić wszystkie zmiany wyrobu i/lub procesu. Może wystąpić konieczności przekazania próbek do przeglądu i dokonania oceny potencjalnego wpływu na procesy produkcji proseat. Wymagane jest zgłoszenie PPAP na poziomie 3, o ile nie zostanie uchylone na piśmie przez Kierownictwo ds. Jakości zakładu proseat będącego odbiorcą. 4.2 ZMIANY MIEJSCA PRODUKCJI: Wszystkie zmiany miejsca produkcji dotyczące wyrobu i/lub procesu muszą być zgłoszone celem uzyskania zgody i zatwierdzone z wyprzedzeniem przez Dział Zakupów (Corporate Purchasing) i Dział Jakości (Corporate Quality) proseat. Dział Zakupów (Corporate Purchasing) i Dział Jakości (Corporate Quality) proseat będą wspierać opracowanie planu przeniesienia narzędzi przekazując informacje miedzy zakładem proseat i dostawcą. Plan przeniesienia narzędzi należy przekazać do Działu Zakupów (Corporate Purchasing) i uzyskać zatwierdzenie na piśmie. Plan przeniesienia narzędzi musi zawierać wymagania z bazy produkcji, jeśli to konieczne, aby zapewnić, że przeniesieniem nie będzie wpływać na wymagania proseat dotyczące produkcji i obsługi. Wymagane jest zgłoszenie PPAP poziom 3 i zatwierdzenie, jak to jest określone w najnowszym podręczniku PPAP przed wysyłką materiałów produkcyjnych z nowego miejsca produkcji. Koszt powtórnej oceny ponosi dostawca. 4.3 AUDYT W PRZYPADKU PRZEDŁUŻONEJ PRZERWY/ URUCHOMIENIA PRODUKCJI U DOSTAWCY ZEWNĘTRZNEGO: Dział Zakupów (Corporate Purchasing) oraz WSZYSTKIE zakłady będące odbiorcami muszą zostać powiadomione na piśmie na minimum 30 dni przed przedłużoną przerwą w produkcji. Dostawca może być zobowiązany do przekazania Działowi Zakupów wypełnionego dokumentu z audytu dotyczącego przerwy/ uruchomienia. Przykładowe przedłużone okresy przerwy/ uruchomienia obejmują przezbrojenia dla klienta, planową konserwację zapobiegawczą oprzyrządowania, maszyn lub procesów lub przewidziane zatrzymanie ze względu na negocjacje układów zbiorowych pracy. 5.0 POLITYKA DOTYCZĄCA WSTRZYMANIA: Wszyscy dostawcy są zobowiązani posiadać proces wstrzymania w celu zapewnienia dodatkowej weryfikacji poza normalnymi procesami, przed wysyłką. Proces ten musi obejmować określenie działań związanych ze wstrzymaniem, odizolowaniem elementów wzbudzających obawy, zbieraniem danych i wdrożeniem działań korygujących. Patrz GM 1920 (GP-12) Partia musi być wyraźnie oznakowana, aby wskazywać, że wyrób został skontrolowany/ zbadany pod kątem 100% braku wad. Kryteria zwolnienia będą ustalane osobno dla każdego przypadku przez zakład produkcyjny proseat lub przez Dział Zakupów (Corporate Purchasing) i Dział Jakości (Corporate Quality) proseat. 5.1 ZATRZYMANIE NA WCZESNYM ETAPIE PRODUKCJI (lub zatrzymanie poziom I): Zatrzymanie jest wymagane w przypadku uruchomienia nowej produkcji i zmian technicznych w celu wstrzymania potencjalnych błędów wywołanych krzywą uczenia się przy nowych uruchomieniach. 5.2 WYSYŁKA KONTROLOWANA 1 (CS1) (lub zatrzymanie poziom II): Zatrzymanie poziom II wymaga od dostawcy wdrożenia nadzwyczajnej kontroli wyrobu, aby zatrzymać konkretny błąd. Działania zatrzymujące polegają na zweryfikowaniu, czy wymagania są spełnione, przy czym muszą one zostać zatwierdzone przez zakład produkcyjny proseat. Należy udostępnić zapisy proseat na żądanie. 5.3 WYSYŁKA KONTROLOWANA 2 (CS2) (lub zatrzymanie poziom III): C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 3 z 9

4 Zatrzymanie poziom III wymaga od dostawcy skorzystania z niezależnej strony trzeciej zatwierdzonej przez Dział Jakości i zakład proseat, która skontroluje wyrób przed wysyłką do zakładu produkcyjnego proseat. Zatrzymanie CS2 zostaje zainicjowane w momencie, gdy dostawca nie zatrzyma wyrobu niezgodnego z wymaganiami we własnym zakładzie. proseat ma prawo zażądać kontroli przeprowadzonej przez stronę trzecią poza zakładem. 6.0 WYNIKI OSIĄGANE PRZEZ DOSTAWCĘ I RAPORTOWANIE: proseat dokonuje oceny dostawców bezpośrednich materiałów produkcyjnych w oparciu o poniższe kryteria: Liczba części odrzuconych na milion (RPPM) cel Proseat = < 100 RPPM, o ile nie uzgodniono inaczej Obsługa (w tym raporty dotyczące środowiska, PPAP w terminie, przekazanie audytu D-TLD) Konkurencyjność Rozbieżności w dostawach i wysyłkach Zgłoszenia reklamacyjne (PCN) Badania do powtórnej kwalifikacji Cele jakościowe dla określonego projektu i/lub wyrobów będą uzgodnione po określeniu dostawców i mogą być wymagane specjalne uzgodnienia dotyczące jakości. Może być wymagane regularne przekazywanie certyfikatów dla określonych pozycji (sprawdzanych według rysunku). Informacje na temat wyników osiąganych przez dostawcę są wykorzystywane do szeregowania ważności możliwości doskonalenia w bazie dostaw proseat. Na podstawie osiąganych wyników wybrani dostawcy mogą podlegać indywidualnemu sprawdzeniu oraz mogą zostać zobowiązani do przedstawienia planów działań. Pozwala to informować naszych dostawców o osiąganych wynikach oraz jest wykorzystywane do oceny możliwości pozyskiwania dostawców przez proseat w przyszłości. 7.0 ZGŁOSZENIE REKLAMACYJNE WYROBU/ REKLAMACJA (PCN) Dostawca zostanie obciążony wszelkimi/ wszystkimi kosztami awarii wyrobu w przypadku stwierdzenia, że odpowiada za nią dostawca, niezależnie od tego, czy awaria wystąpiła przed czy po wysyłce do klienta końcowego. Niezgodności/ reklamacje dotyczące wyrobu, logistyki i obsługi będą zgłaszane przy użyciu zgłoszenia reklamacyjnego - PCN. Formularz ten będzie również stosowany do informowania dostawcy o żądaniu przedstawienia działań korygujących i zapobiegawczych na piśmie. Po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego (PCN) dostawca w ciągu 24 godzin przekaże upoważnienie do dysponowania. Niewydanie dyspozycji w ciągu 24 godzin upoważni zakład proseat do dysponowania na koszt dostawcy. Wszystkie zwrócone, przerobione, złomowane materiały będą zaliczone do liczby części odrzuconych na milion (PPM) dostawcy. Wyroby niezgodne z wymaganiami można wysłać wyłącznie po zatwierdzeniu pisemnego wniosku na odstępstwo przez Pełnomocnika ds. Jakości Proseat (Proseat Quality Manager). Jeżeli dostawca wykryje, że wysyłka wyrobu niezgodnego lub podejrzanego nastąpiła lub dotarła do proseat, dostawca musi bezzwłocznie zawiadomić o tym telefonicznie Dział Jakości w każdym zakładzie proseat będącym odbiorcą. W ciągu 24 godzin należy zgłosić działanie korygujące na wymaganym formularzu (8D) oraz wprowadzić jako minimum tymczasowe działania zatrzymujące. Do zamknięcia sprawy należy przekazywać informacje o aktualnym statusie co 5 dni roboczych. 7.1 ODRZUCONE MATERIAŁY: proseat określi sposób wysyłki, aby zminimalizować koszty dla dostawcy, ale zapewni, aby klient końcowy nie odczuł braków materiałowych. Dostawca otrzyma instrukcję wysyłkową z Działu Materiałowego proseat dotyczącą wymiany odrzuconego materiału. Będzie ona zależała od zapasów klienta. 8.0 SPOTKANIA DOTYCZĄCE JAKOŚCI PRZYCHODZĄCYCH DOSTAW (IQ): proseat organizuje spotkania dotyczące jakości przychodzących dostaw dla dostawców z największymi problemami, którzy są zobowiązani w nich uczestniczyć i przedstawić działania zatrzymujące/ korygujące. Dostawców z największymi problemami identyfikuje się w oparciu o następujące kryteria: Historia osiąganych wyników/ Powtarzające się problemy Powaga problemu Reakcja na kwestie budzące niepokój Problemy gwarancyjne C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 4 z 9

5 9.0 POLITYKA ODZYSKIWANIA KOSZTÓW: Dostawcy są zobowiązani do pokrycia wszystkich kosztów poniesionych przez proseat oraz klientów końcowych, jeżeli za przyczynę odpowiada dostawca, w sposób jak podano poniżej: WSZYSCY DOSTAWCY- Obciążenie dostawców w oparciu o miejscowe stawki obowiązujące zakład produkcyjny proseat, którego to dotyczy. OPŁATA ADMINISTRACYJNA Każde zgłoszenie reklamacyjne dotyczące wyrobu (PCN) wiąże się z opłatą administracyjną w wysokości 125, która pokrywa koszty zgromadzenia danych i dokumentacji dotyczącej problemu jakościowego. POZOSTAŁE OPŁATY wyliczone zostaną następujące rodzaje opłat w oparciu o faktyczny czas i koszty poniesione w związku ze stosownymi działaniami: PRZYKŁADOWE KOSZTY, KTÓRYMI MOŻE BYĆ OBCIĄŻONY DOSTAWCA: Koszty przeróbki/ naprawy/ złomowania z winy dostawcy Zadysponowanie odpadami z winy dostawcy Koszty wysyłki podlegającej dodatkowym opłatom, w tym lotu czarterowego, jeśli jest wymagany Koszty nadgodzin, aby uniknąć przerwania produkcji Postój produkcyjny dla proseat i jego klienta końcowego Sortowanie podejrzanego materiału w zakładzie, u klienta lub strony trzeciej i koszty wykonawcy Zatrzymanie na linii Rozmontowanie (zakres mały, duży i całkowity) oraz badania w laboratorium zewnętrznym Zwroty do klienta łącznie z opłatami za stawkę godzinową, transport i usługi kontroli na miejscu Niespełnienie wymagań klienta w zakresie raportowania wpływu na środowisko i dokumentacji Kontrola dostaw przychodzących, postępowanie z materiałem i koszty frachtu związanego z materiałem odpadowym i na wymianę Opłaty za oczekiwanie na transport, opłaty za składowanie na przyczepie Opłaty za czynności prawne i inne wynagrodzenia specjalistów Koszty podróży 10.0 WYMAGANIA ISO I INNE WYMAGANIA ŚRODOWISKOWE: Wszyscy dostawcy proseat muszą posiadać na miejscu skuteczny program zarządzania środowiskowego. Może być wymagana certyfikacja strony trzeciej na zgodność z ISO INNE WYMAGANIA ŚRODOWISKOWE: Wszyscy dostawcy proseat muszą współdziałać proaktywnie z proseat na rzecz ograniczenia wpływu wyrobów proseat na środowisko naturalne poprzez spełnienie wymagań naszych klientów w zakresie ochrony środowiska. Dane dotyczące materiałów, substancji, możliwości recyklingu, oceny cyklu życia (LCA)/ końca życia pojazdu (ELV) itp. należy przedstawiać zgodnie z wymaganiami prawnymi i/lub wymaganiami klientów proseat Rozporządzenie REACH Wszyscy dostawcy spoza Unii Europejskiej muszą zgłaszać Proseat wszystkie substancje budzące poważnej obawy, o stężeniu przekraczającym 0,1% obj., zgodnie z artykułem 33 Rozporządzenia REACH ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH (EDI): Dostawcy części do produkcji, zespołów, komponentów i materiałów produkcyjnych do zakładów proseat mogą być zobowiązani do zapewnienia możliwości elektronicznej wymiany danych PRZEGLĄD UMOWY: Części serwisowe, określanie cen i pomoc przy określaniu cen oraz dostawy części serwisowych muszą być zgodne z wymaganiami i upoważnieniami producentów OEM. C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 5 z 9

6 12.1 ZAKOŃCZENIE PRODUKCJI/ PRZESTARZAŁE MATERIAŁY I WYROBY: Dostawca musi posiadać na miejscu szczegółowe procedury określające zakresy odpowiedzialności i metody stosowane w odniesieniu do materiałów, aby zarządzać zakończeniem produkcji dla wszystkich programów, aby ograniczyć przestarzałe materiały/ wyroby do minimum. proseat będzie odpowiedzialny za zakup surowca i wyrobów gotowych, które dostawca jest upoważniony zakupić i wyprodukować, zgodnie z upoważnieniami dotyczącymi materiałów i wytwarzania. Dostawca będzie mieć piętnaście dni kalendarzowych od zawiadomienia o żywotności części do złożenia w proseat roszczenia w zakresie przestarzałych materiałów/ wyrobów. Kierownik Działu Zarządzania Materiałami (Materiale Manager) w proseat może przeprowadzić audyt materiałów przestarzałych u dostawcy w celu potwierdzenia roszczenia. Dostawca otrzyma wypłatę z tytułu roszczenia dotyczącego przestarzałych materiałów/ wyrobów po otrzymaniu zapłaty od klienta końcowego przez proseat CZĘŚCI SERWISOWE, OKREŚLENIE CEN I WSPARCIE: Wymagania dotyczące serwisu są następujące: Części serwisowe muszą być dostarczane po cenach części produkcyjnych bez dodatkowych opłat za rozpoczęcie produkcji przez okres 3 lat od ostatecznego zakończenia produkcji. W związku powyższym części muszą być dostarczane po uzgodnionych cenach przez dodatkowe dwanaście (12) lat. Wszyscy dostawcy proseat są zobowiązani dostarczyć części do serwisowania starego modelu w terminie pięciu (5) tygodni lub krótszym od momentu otrzymania zamówienia zakupowego. Dostawca do produkcji musi przyjąć odpowiedzialność za okres przydatności do serwisowania, w tym m.in. konserwować i przechowywać oprzyrządowanie, plany kontroli procesu, instrukcje stanowiskowe, gwarancje itp. do produkcji wszystkich części serwisowych. Po upływie 15-letniego okresu serwisowania należy złożyć wniosek za pośrednictwem Działu Zakupów (Corporate Purchasing) o upoważnienie do dysponowania oprzyrządowaniem od producenta OEM. Dostawca będzie odpowiedzialny za wszystkie koszty przechowywania w oczekiwaniu na postanowienie producenta OEM. W żadnym wypadku nie wolno zniszczyć ani zadysponować oprzyrządowaniem przed uzyskaniem upoważnienia od producenta OEM POSTĘPOWANIE Z WYROBEM, JEGO PRZECHOWYWANIE, PAKOWANIE, ZABEZPIECZANIE I DOSTARCZANIE: 13.1 PAKOWANIE I ETYKIETOWANIE: Wybór opakowania może mieć istotny wpływ na jakość wyrobu i należy je rozważyć podczas oceny wykonalności. Należy przeprowadzić próbne dostawy w celu oceny zdolności opakowania do zabezpieczenia jakości wyrobu. Opakowanie musi być zatwierdzone, a dostawcy nie wolno dokonać zmian bez ich uprzedniego zatwierdzenia przez Dział Zakupów (Corporate Purchasing). Pojemniki muszą mieć ergonomiczną konstrukcję ograniczającą narażenie na obrażenia ciała podczas obsługiwania pojemników na paletach. W przypadku pojemników o wymiarach mniejszych niż palety, całkowita waga pełnego opakowania nie może przekroczyć 15 kg. proseat może wymagać zastosowania zabezpieczającego owinięcia lub określonych palet. Wszyscy dostawcy muszą stosować się do pisemnych procedur dotyczących pakowania i etykietowania. Każda sztuka wyrobu w opakowaniu musi posiadać etykiety na dwóch sąsiadujących bokach. Wyroby walcowane muszą posiadać co najmniej jedną etykietę przymocowaną do części zasadniczej, oprócz etykiety na pokryciu zewnętrznym. Wyroby walcowane nie mogą występować w różnych odcieniach koloru na paletach. Niespełnienie wymagań klienta w zakresie etykiet powoduje odrzucenie dostawy POJEMNIKI ZWROTNE: Opakowanie jednorazowe nie jest dozwolone, chyba że dostawca otrzyma pisemne upoważnienie z Działu Zakupów proseat przed dokonaniem pierwszej wysyłki do produkcji. proseat wymaga, aby opakowanie, drewniane przekładki i palety były zwrotne, zdatne do wielokrotnego użytku lub recyklingu. Należy używać i postępować z pojemnikami z należytą uwagą. Stale powtarzające się uszkodzenia pojemników należy zgłaszać do Działu Zarządzania Materiałami (Corporate Materials Department) w proseat celem uzyskania sprawiedliwego rozporządzenia. Jeżeli dostawca nie jest w posiadaniu pojemników zwrotnych lub otrzymane pojemniki są w złym stanie, powinien się skontaktować z Kierownikiem Działu Zarządzania Materiałami (Materials Manager) w zaopatrywanych zakładach w celu uzyskania wskazówek i decyzji. C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 6 z 9

7 13.3 ETYKIETY: Ze względu na różnorodność wyrobów kupowanych i wytwarzanych przez proseat, dostawcy komponentów muszą stosować etykiety przewozowe z kodem kreskowym. Etykiety muszą zawierać wszystkie poniższe informacje, o ile nie ma innych uzgodnień z Działem Zakupów (Corporate Purchasing). nazwa dostawcy i miejsce wysyłki numer identyfikacyjny dostawcy ilość data pakowania jednostka miary (określona w zamówieniu zakupowym proseat) data produkcji numer kodu inwentarzowego proseat opis wyrobu kod odcienia koloru (tam, gdzie to stosowne) numery partii ostatni poziom techniczny proseat numer seryjny 13.4 NADZOROWANIE STANÓW MAGAZYNOWYCH: Wszystkie materiały muszą być wysyłane zgodnie z datą na zamówieniu wg zasady FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) KOREKTY WOLUMENU: Dostawca musi zapewnić, w oparciu o zapisy dotyczące wykorzystania maszyn, że produkcja może zabezpieczyć wzrost dostawy seryjnej o 20% w uzgodnionym terminie realizacji ZWOLNIENIA DOSTAW: proseat wymaga, aby wszystkie wyroby były dostarczane w uzgodnionej jakości i w pełni zgodnie z dostarczonymi harmonogramami dostaw. Nieotrzymanie zwolnienia dostawy nie może być powodem do niekompletnej dostawy. Gdy dostawca nie otrzyma na czas zwolnienia, musi on zawiadomić Kierownika Działu Zarządzania Materiałami (Materials Manager) proseat; wymagane jest wykorzystanie zwolnienia z poprzedniego tygodnia i przestrzeganie takich samych terminów. Dostawca dokona przeglądu nowego zwolnienia po jego otrzymaniu i zawiadomi proseat w przypadku, gdy istnieje prawdopodobieństwo, że wymagania w zwolnieniu nie zostaną spełnione. proseat nie będzie odpowiedzialny za opłaty z tytułu przechowywania wynikające ze zwolnień na zmniejszone dostawy od naszego klienta, ani też nie może przyjmować nadmiernych dostaw. proseat będzie współpracować z klientem i dostawcą w celu rozwiązania kwestii zmienności zwolnień dostaw. Jeżeli przewidywany jest brak dostaw, opóźnienie dostaw lub niedoładowania, WSZYSCY dostawcy muszą bezzwłocznie zawiadomić Kierownictwo Działu Zarządzania Materiałami w zakładzie będącym odbiorcą. Obawy dostawcy dotyczące spełnienia wymagań dotyczących zwiększonych wolumenów muszą być przekazane na piśmie Kierownikowi Działu Zarządzania Materiałami (Materials Manager) w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania zwolnienia. Oczekuje się, że dostawca będzie utrzymywał plan działania na wypadek sytuacji awaryjnej (Disaster Plan), aby zapewnić dostawy w przypadku zakłóceń w produkcji z dowolnego powodu, nie wyłączając przypadków działania siły wyższej. Dostawcy mający duży wpływ na produkcję są zobowiązani utrzymywać odpowiedni zapas bezpieczeństwa uzgodniony z Działami Zakupów i Zarządzania Materiałami i zgodnie z wymaganiami klienta. Dostawca musi przekazać pełny wykaz osób do kontaktu w sytuacjach awaryjnych. Osoba do kontaktu w sytuacji awaryjnej musi być osiągalna przez telefon przez 24 godz. 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku. Wskazane osoby muszą posiadać uprawnienia do inicjowania działań awaryjnych w zakładzie produkcyjnym dostawcy, jeżeli będą tego wymagać nadzwyczajne okoliczności ODPRAWA CELNA: Do wszystkich wysyłek należy dołączyć odpowiednią dokumentację celną, aby zapewnić przekroczenie granic. Dokumenty wysyłkowe (specyfikacja przesyłki, konosament, faktura handlowa) będą zawierały numer i opis części proseat. W przypadku braku dokumentacji, lub jeśli jest ona niepełna, dostawca poniesie wszystkie dodatkowe koszty. Całą dokumentację celną, w tym faktury proforma i handlowe, należy wysłać pocztą elektroniczną do Działu Zarządzania Materiałami w zakładzie proseat będącym odbiorcą w momencie, gdy ładunek opuści dok dostawcy. Jeżeli wymagane są dodatkowe informacje, dostawca skontaktuje się z Kierownikiem Działu Zarządzania Materiałami (Materials Manager) w zakładzie proseat będącym odbiorcą. W razie konieczności dostawca dostarczy świadectwo pochodzenia dla wszystkich dostarczanych materiałów do Działu Zarządzania Materiałami w zakładzie proseat. C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 7 z 9

8 13.8 FRACHT ZAOPATRZENIOWY: Dostawca musi posiadać program obowiązujący jego poddostawców, który pozwala w dowolnym momencie przydzielić przewoźników i śledzić przychodzące wyroby. Służba dostawcy nadzorująca materiały musi zapewnić dostępność surowców i komponentów dzięki udokumentowanej korespondencji między służbami produkcji, wytwarzania i zakupów FRACHT DOSTAWCZY: Dostawca jest zobowiązany do koordynowania przewoźników i harmonogramów przewozowych korzystając z przewoźników określonych w umowach z działami zakupów i zarządzania materiałami proseat; niemniej jednak możliwe jest zgłaszanie możliwości ulepszeń do Działu Zarządzania Materiałami proseat. Dostawca przyjmuje odpowiedzialność za wszelkie zmiany związane z czasem oczekiwania samochodów dostawczych powyżej ½ godziny od uzgodnionej godziny czasu pobrania w zakładzie dostawcy. Dostawcy muszą kontaktować się z Kierownictwem Działu Zarządzania Materiałami zakładu proseat w przypadku, gdy nie jest możliwe spełnienie wszystkich wymagań w zwolnieniu dostawy, przed zwolnieniem samochodu dostawczego. Opłaty wynikające z korzystania z nieupoważnionego/ niezatwierdzonego przewoźnika ponosi dostawca STAN FIZYCZNY: Oczekuje się, że każda przyczepa będzie czysta i w dobrym, zdatnym do użytku stanie. Każde uszkodzenie przyczepy należy zgłosić przewoźnikowi przed załadunkiem wyrobu. Uszkodzenie ładunku z powodu wadliwych urządzeń przewoźnika lub uszkodzenie w transporcie musi być zgłoszone dostawcy przez odbiorcę i zlikwidowane z ubezpieczenia/ roszczenia z tytułu szkody wniesionego przez dostawcę przeciwko przewoźnikowi ROZŁADUNEK I PRZEKAZANIE MATERIAŁÓW: Wszyscy dostawcy muszą się stosować do procedur dotyczących rozładunku opracowanych w każdym zakładzie. W sytuacji awaryjnej wszyscy dostawcy muszą przestrzegać procedur dotyczących sytuacji awaryjnych w zakładzie. Dostawca jest odpowiedzialny za zapoznanie się z procedurami w każdym zakładzie, dla którego wykonuje dostawy METODY STATYSTYCZNE: 14.1 CHARAKTERYSTYKI DO KONTROLI: Charakterystyki muszą być uzgodnione wspólnie przez proseat i dostawcę oraz wybrane w trakcie wyprzedzającego planowania jakowości wyrobu. Charakterystyki powinny być określone w oparciu o funkcję wyrobu, przeznaczenie konstrukcji, dopasowanie, proces wytwarzania lub inne czynniki, które mogą mieć wpływ na stan poza kontrolą NIEOKREŚLONE KLUCZOWE CHARAKTERYSTYKI WYROBU/ DO KONTROLI (KPC/KCC): Jeżeli proseat nie określił kluczowych charakterystyk wyrobu/ do kontroli, dostawca musi wybrać charakterystyki procesu i/lub wyrobu, które są związane z wytwarzaniem wyrobu. Dział Jakości zakładu proseat i odpowiedzialny Inżynier Projektu (Design Engineer) muszą zatwierdzić wybrane kluczowe charakterystyki wyrobu/ do kontroli, mające wpływ na procesy wytwarzania KLUCZOWE CHARAKTERYSTYKI WYROBU/ DO KONTROLI (KPC/KCC): Gdy na rysunkach, w specyfikacjach, umowach dostaw lub zamówieniach zakupowych dostarczonych przez klienta zaznaczono kluczowe charakterystyki wyrobu/ do kontroli, dostawca jest zobowiązany dostarczyć dane statystyczne dla takiej charakterystyki, na żądanie, do wiadomości Pełnomocnika ds. Jakości, w każdym zakładzie proseat będącym odbiorcą. C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 8 z 9

9 14.4 PRZEKAZANIE DANYCH STATYSTYCZNYCH PRZEZ DOSTAWCĘ KOMPONENTÓW: W jednostkowych przypadkach dostawcy komponentów mogą być zobowiązani do przekazania sumarycznych zestawień średnich wskaźników Cp i Cpk. Dodatkowe lub częstsze informacje statystyczne mogą być żądane jako pomoc podczas rozwiązywania problemów lub inicjatyw dotyczących ograniczenia zmienności. Zaleca się, aby dostawcy przesyłali dane faksem, pocztą elektroniczną lub pocztą i sprawdzali odbiór danych statystycznych. Dostawca jest odpowiedzialny za zapewnienie, że dane dotrą do odpowiedniego personelu. C_PUR_D_003_UK wydanie 4 z dnia 14 września 2012, strona 9 z 9