INSTRUKCJA WYKONYWANIA KONTROLI FINANSOWEJ

Transkrypt

1 INSTRUKCJA WYKONYWANIA KONTROLI FINANSOWEJ w URZĘDZIE GMINY LIMANOWA I. Przedmiot i cel kontroli 1. Do głównych zadań realizowanych przez kontrolę finansową naleŝy: prowadzenie wewnętrznej kontroli w komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy Limanowa w zakresie: - gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, - zgodności dokonywanych zakupów, dostaw, usług i robót budowlanych z zasadami określonymi w przepisach o zamówieniach publicznych, 2. Do zadań wewnętrznej kontroli naleŝy takŝe badanie stanu realizacji zarządzeń i poleceń słuŝbowych oraz ewentualnie innych przepisów wewnętrznych wydanych przez Wójta Gminy. 3. Kontrola ma na celu: - badanie zgodności działania z przepisami prawa, - ujawnienie niewykorzystanych rezerw i wykazania nieprawidłowości w realizowaniu zadań, a takŝe wskazanie na występujące przypadki niegospodarności, marnotrawstwa mienia i ewentualnych naduŝyć przy jednoczesnym dokumentowaniu przyczyn i skutków tego rodzaju zjawisk oraz odpowiedzialności osób winnych zaistniałego stanu w tym zakresie, - wysuwanie w oparciu o ustalenia kontroli wniosków zmierzających do skutecznego eliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, uchybień lub zaniedbań w pracy oraz w stanie sprawowanego nadzoru słuŝbowego. II. Uprawnienia i obowiązki do prowadzenia kontroli finansowej 1. Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków finansach publicznych obowiązków w zakresie kontroli finansowej. 2. Kierownik jednostki moŝe powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być

2 potwierdzone dokumentem w formie odrębnego upowaŝnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. 3. Głównemu księgowemu jednostki kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: a) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych 4. Obowiązki w zakresie pełnienia zadań z zakresu kontroli wewnętrznej mogą być zawarte w słuŝbowych zakresach czynności. III. Kontrola zaciągania zobowiązań 1. Zobowiązania finansowe zaciąga kierownik jednostki, który moŝe takŝe do zaciągania zobowiązań finansowych upowaŝnić wyznaczonych imiennie pracowników, które udzielane jest w formie pisemnej. 2. Główny księgowy jednostki lub osoba przez niego upowaŝniona sprawdza zgodność zobowiązania z planem finansowym jednostki i upowaŝnieniem do zaciągania zobowiązań. W przypadku nie zgłoszenia zastrzeŝeń główny księgowy kontrasygnuje dokument, z którego wynika zobowiązanie. Główny księgowy moŝe upowaŝnić innych pracowników jednostki do składania kontrasygnaty na dokumentach, z których wynika zobowiązanie. 3. Pracownicy jednostki powinni bieŝąco kierować do kierownika jednostki /takŝe za pośrednictwem przełoŝonych/ wnioski o zaciągnięcie zobowiązań w celu realizacji prowadzonych przez siebie spraw słuŝbowych. IV. Kontrola udzielania zamówień publicznych 1. W stosunku do zobowiązań finansowych, których wartość zobowiązuje do stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych stosuje się odpowiednio postępowanie o zamówienia publiczne zgodnie z procedurami określonymi w przepisach dotyczących zamówień publicznych. Wniosek o zaciągnięcie zobowiązania wraz z całą dokumentacją kierownik jednostki kieruje do komórki organizacyjnej zajmującej się zamówieniami publicznymi. 2. Przed rozpoczęciem postępowania kierownik jednostki sprawdza przygotowane dokumenty przetargowe, których treść powinien zaakceptować. 3. Sprawdzenie i akceptację dokumentów, dokumentów o których mowa w ust.2, kierownik jednostki moŝe powierzyć pracownikowi, który został upowaŝniony do zaciągania zobowiązań.

3 V. Kontrola wydatków budŝetowych oraz innych dyspozycji środkami pienięŝnymi 1. KaŜda dyspozycja środkami pienięŝnymi, a w szczególności zatwierdzanie rachunków do wypłaty, naleŝy do kompetencji kierownika jednostki lub pracowników przez niego upowaŝnionych. 2. Dyspozycja środkami pienięŝnymi powinna być kaŝdorazowo wyraŝona w formie pisemnej. 3. Wykonanie kasowej dyspozycji środkami pienięŝnymi /operacji na rachunkach bankowych/ kierownik jednostki powierza głównemu księgowemu. 4. Zatwierdzenie rachunku/faktury do wypłaty jest poprzedzone sprawdzeniem zgodności jego treści ze stanem faktycznym i warunkami umowy/zlecenia, czego dokonuje pracownik merytoryczny, potwierdzając ten fakt odpowiednią adnotacją na rachunku/fakturze wraz z podpisem. 5. Do zobowiązań głównego księgowego w zakresie kontroli dyspozycji środkami pienięŝnymi naleŝy: a) dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 6. Wstępna kontrola głównego księgowego jest realizowana po sprawdzeniu operacji finansowej lub gospodarczej przez pracownika merytorycznego. 7. ZłoŜenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, Ŝe: a) nie zgłasza zastrzeŝeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, b) nie zgłasza zastrzeŝeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. VI. Kontrola zwrotu środków 1. Decyzję o zwrocie środków niewykorzystanych lub wykorzystanych niewłaściwie podejmuje kierownik jednostki na podstawie wniosku głównego księgowego. 2. JeŜeli zwrot środków spowodowany jest niewłaściwym ich wykorzystaniem lub innymi zaniedbaniami pracowników, kierownik jednostki przeprowadza postępowanie wyjaśniające, w toku którego kierownicy komórek organizacyjnych (pracownicy) odpowiedzialni za wykonanie zadań związanych ze zwrotem środków składają wyjaśnienia.

4 VII. Kontrola realizacji dochodów i przychodów 1. Dochody i inne środki publiczne jednostki są realizowane zgodnie z wykonywanymi umowami i na podstawie przepisów prawnych zobowiązujących inne podmioty do ponoszenia płatności na rzecz jednostki. 2. W celu zapewnienia rzetelnego i prawidłowego naliczenia wysokości dochodów i innych przychodów publicznych środków prowadzi się odpowiednią dokumentację. 3. Naliczone płatności podlegają ewidencji w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów stanowiących tytuł płatności. Dokumenty te są gromadzone w wydziale księgowości jako dowody źródłowe. 4. Bezpośredni nadzór nad realizacją dochodów i przychodów innych środków publicznych sprawuje główny księgowy jednostki. VIII. Formy kontroli wewnętrznej i obowiązki związane z wykonaniem kontroli 1. Istnieją następujące formy kontroli wewnętrznej: a) kontrola wstępna, której zadaniem jest zapobieganie niepoŝądanych lub nielegalnych działaniom na etapie powstawania zobowiązań materiałowych-finansowych, jak np. projekty umów, porozumień z innymi kontrahentami itp., b) kontrola bieŝąca, polegająca na badaniu prawidłowości poszczególnych czynności i operacji w toku ich realizacji, jak równieŝ ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych (rzeczowych i finansowych) oraz stanu zabezpieczenia przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieŝą itp., c) kontrola następna, która polega na badaniu stanu faktycznego poszczególnych zaszłości oraz dokumentów odzwierciedlających czynności juŝ dokonane. 2. W toku prowadzenia kontroli wstępnej w razie ujawnienia nieprawidłowości kontrolujący winien: a) bezzwłocznie zwrócić nieprawidłowe dokumenty kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej, z wnioskiem o dokonanie stosownych zmian, albo uzupełnień, b) odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami prawa i powiadomić o tym natychmiast kierownika jednostki, który podejmie decyzję dotyczącą dalszego postępowania, c) w przypadku stwierdzenia w toku kontroli wstępnej niedociągnięcia lub nieprawidłowości kontrolujący winien niezwłocznie powiadomić pracownika kontrolowanej komórki

5 organizacyjnej dla przedsięwzięcia niezbędnych kroków zmierzających do usunięcia juŝ na etapie kontroli niekorzystnych zjawisk, d) w przypadku ujawnienia naruszenia dyscypliny finansowej naleŝy przygotować zawiadomienie do Komisji Orzekającej w sprawie naruszenia dyscypliny finansowej przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Krakowie 3. Ustalenia dokonane w toku kontroli wstępnej, bieŝącej, bądź następnej zamieszcza się w przypadku stwierdzenia istotnych zaniedbań, naduŝyć, innych powaŝnych nieprawidłowości w protokołach kontroli, a w innych przypadkach sporządza się sprawozdanie ustne lub pisemne z kontroli. 4. W razie ujawnienia w toku prowadzenia kontroli czynów noszących znamiona przestępstw, naduŝyć, itp. kontrolujący ma obowiązek: a) zabezpieczania dokumentów oraz przedmiotów stanowiących dowód przestępstwa lub naduŝycia przez ich zabranie i przechowanie w oddziale zamkniętym schowku, które to dokumenty naleŝy opieczętować, zalakować, albo teŝ w inny sposób uniemoŝliwić dostęp do nich osób niepowołanych, b) niezwłocznie powiadomić o powyŝszym kierownika jednostki, który ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić o tego rodzaju fakcie organy powołane do ściągania przestępstw, a ponadto: - ustalić, jakie warunki i okoliczności umoŝliwiły przestępstwo, względnie sprzyjały jego popełnieniu, - zbadać czy przestępstwo wiąŝe się z zaniedbaniem obowiązków nadzoru ze strony kierownictwa kontrolowanej komórki organizacyjnej, - wyciągnąć konsekwencje słuŝbowe w stosunku do winnych braku nadzoru słuŝbowego w objętej kontrolą komórce organizacyjnej, - podjąć środki organizacyjne dla zapobieŝenia powstania podobnych zjawisk w przyszłości. Projekty pism w sprawach wyŝej wymienionych przygotowuje przeprowadzający kontrolę i przedstawia kierownikowi jednostki do słuŝbowego wykorzystania. Przedmiotowe sprawy wymagają uprzednio konsultacji i stanowiska radcy prawnego wyraŝonego na piśmie, przed podjęciem decyzji przez kierownika jednostki. 5. Ustalenia kontroli zamieszczone w protokole kontroli winny zawierać fakty dotyczące warunków działalności w objętym kontrolą zakresie, a zwłaszcza konkretne nieprawidłowości oraz ich przyczyny i skutki, a takŝe osoby winne ich zaistnienia. 6. Protokół podpisuje kontrolujący oraz pracownik komórki kontrolowanej. 7. Protokół ponadto winien zawierać:

6 - nazwę kontrolowanej komórki organizacyjnej, - datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, - określenie przedmiotu kontroli oraz zakresu objętego kontrolą, - imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej i jego okres zatrudnienia na zajmowanym stanowisku, - spis załączników do protokołu, - wzmiankę o ewentualnych zastrzeŝeniach do treści protokołu zgłoszonych przez pracownika komórki lub jednostki kontrolowanej, które kontrolujący winien zbadać dodatkowo przed podpisaniem protokołu, - dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu i o pozostawieniu jednego egzemplarza w kontrolowanej jednostce. 8. Pracownicy kontrolowanej komórki mają obowiązek udzielenia kontrolującemu wyjaśnień oraz przedkładania dowodów na podstawie których formułuje się ustalenia zamieszczone w protokole albo w sprawozdaniu z kontroli. IX. Uprawnienia i obowiązki kontroli 1. W czasie wykonywania czynności kontrolnych, kontrolujący ma prawo: - wglądu do dokumentów, akt i urządzeń ewidencyjnych, - przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych, - wykonywania kserkopii i odpisów dokumentów, zgodnie z przepisami o ochronie tajemnicy państwowej i słuŝbowej oraz ochronie danych osobowych, - Ŝądania wyjaśnień ustnych i pisemnych, - zabezpieczenia dokumentów obrotu gospodarczego i finansowo-księgowych oraz składników majątkowych mających znaczenie dowodowe dla kontroli 2. Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień ustalenie przyczyn i skutków oraz określenie osób za nie odpowiedzialnych, a w razie stwierdzenia osiągnięć i przykładów godnych upowszechnienia wskazanie osób, które się przyczyniły do nich w sposób szczególny. 3. Kierownik komórki kontrolowanej zapewnia kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia Ŝądane dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników. X. Postępowanie pokontrolne 1. Niezwłocznie po zakończeniu czynności kontrolnych przeprowadzający kontrolę przygotowuje i

7 przekłada kierownikowi jednostki protokół lub sprawozdanie z kontroli wraz z pismami dotyczącymi postępowania pokontrolnego. 2. Kierownik jednostki moŝe zorganizować naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń kontroli i wniosków pokontrolnych zmierzających do usprawnienia kontrolowanych dziedzin działalności. 3. W naradzie kontrolnej biorą udział zainteresowani pracownicy wyznaczeni przez kierownika jednostki. 4. Z narady pokontrolnej sporządza się protokół oraz zestawienie wniosków pokontrolnych jako załączniki do protokołu, który podpisuje kierownik jednostki jako przewodniczący narady oraz kontrolujący i protokolant. 5. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli z przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.