PROTOKÓŁ. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie:

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Pelplinie w dniu 31 lipca 2013 r. przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. Kontrolę przeprowadzili: 1. Alicja Szwaj starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, przewodnicząca zespołu, upoważnienie nr 218/2013 z dnia 16 lipca 2013 r. 2. Ewa Sobczyk starszy specjalista w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie nr 219/2013 z dnia 16 lipca 2013 r. 3. Katarzyna Dańczyszyn inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie nr 220/2013 z dnia 16 lipca 2013 r. I. Zasady i warunki organizacji kontroli Celem kontroli była ocena organizacji, skuteczności pracy i poprawności realizacji zadań zleconych gminie przez administrację rządową z zakresu pomocy społecznej w 2012 roku. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182, z późn. zm.), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.), Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 27, poz. 138), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712). Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 22 września 2005 r. w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych (Dz. U. z 2005 r. Nr 189, poz. 1598) Informacja o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli: Jednostka kontrolowana została powiadomiona o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli pismem z dnia 16 lipca 2013 r., znak: PS-II r. (zał. nr 1) 1

2 Podstawa przeprowadzenia kontroli: Upoważnienia nr 218/ 2013, 219/2013 i 220/2013 z dnia 16 lipca 2013 r., (zał. nr 2, 3, 4) Ustalenia ogólne: Ilekroć w protokole jest mowa o: - Ośrodku należy przez to rozumieć: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Pelplinie, - kierowniku należy przez to rozumieć: kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pelplinie, - ustawie o pomocy społecznej należy rozumieć: ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), - Kodeksie postępowania administracyjnego należy rozumieć: ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 267), Badaniem kontrolnym objęto następujące zagadnienia: 1) ogólne ustalenia organizacyjne dotyczące Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pelplinie, 2) zgodność zatrudnienia pracowników Ośrodka z wymaganymi kwalifikacjami zgodnie z art. 116 ustawy o pomocy społecznej, 3) wydatki na pomoc społeczną w 2012 r., 4) zasadność przyznawania świadczeń w ramach zadań zleconych i zadań własnych dotowanych z budżetu państwa, 5) prawidłowość i terminowość przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych i rozpatrywania wniosków, 6) współpracę z podmiotami uczestniczącymi w rozwiązywaniu problemów społecznych. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: - Maria Pańczyk - kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pelplinie. II. Ustalenia kontrolne Ad. 1. Ośrodek Pomocy Społecznej Miasta i Gminy w Pelplinie został utworzony na mocy Uchwały Nr IX/58/90 Rady Narodowej Miasta i Gminy w Pelplinie z dnia 27 lutego 1990 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej - Ośrodka Pomocy Społecznej Miasta i Gminy w Pelplinie. (zał. nr 5). Zarządzeniem Nr 1/90 Naczelnika Miasta i Gminy w Pelplinie z dnia 28 marca 1990 roku zatwierdzono statut Ośrodka Pomocy Społecznej Miasta i Gminy w Pelplinie, który określał zadania, cele i organizację wewnętrzną. (zał. nr 6). Następnie został znowelizowany Uchwałą nr VIII/50/93 Rady Gminy i Miasta w Pelplinie z dnia 2

3 29 grudnia 1993 r. w sprawie zatwierdzenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pelplinie. (zał. nr 7). W związku ze zmianami zachodzącymi w pomocy społecznej statut wymagał dostosowania do aktualnie obowiązującego stanu prawnego. Na dzień kontroli aktualnie obowiązujący statut został nadany Uchwałą Nr XXII/181/12 Rady Miejskiej w Pelplinie z dnia 18 września 2012 r., określając nowe cele i zadania, organizację, zarządzanie gospodarką finansową Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami. (zał. nr 8). Ośrodek posiada Regulamin Organizacyjny, który został wprowadzony Zarządzeniem Nr 7/2012 Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pelplinie z dnia 6 marca 2012 roku. (zał. nr 9). Burmistrz Gminy i Miasta Pelplin na podstawie Zarządzenia Nr 37/2004 z dnia 1 czerwca 2004 r. upoważnił p. Marię Pańczyk kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej Pelplinie do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. (zał. nr 10). Na wniosek kierownika Ośrodka, Burmistrz Miasta i Gminy Pelplin Zarządzeniem Nr 126 z dnia 21 października 2008 r. upoważnił p. Teresę Kuniszewską starszego specjalistę pracy socjalnej do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. (zał. nr 11). Na podstawie danych przedstawionych przez kierownika Ośrodka ustalono, że ludność miasta i gminy Pelplin wg stanu na r. wyniosła mieszkańców. (zał. nr 12). Stopa bezrobocia w powiecie tczewskim na dzień r. wynosiła 13,6%. Głównymi problemami społecznymi w ramach których udzielana była pomoc to: bezrobocie, niepełnosprawność, długotrwała choroba, bezradność w sprawach opiekuńczowychowawczych rodzin w tym wielodzietnych i niepełnych oraz alkoholizm. Siedziba Ośrodka mieści się w budynku podlegającym pod Urząd Miasta i Gminy w Pelplinie, przy ulicy Plac Grunwaldzki 7/1,6. Zajmuje 4 pomieszczenia biurowe pod nr 7/1 oraz 1 pomieszczenie pod nr 7/6. Budynek znajduje się na parterze i nie ma problemu z dostępem dla osób niepełnosprawnych. Stanowiska pracy wyposażone są w niezbędny sprzęt techniczno-biurowy i komputerowy. Warunki lokalowe nie zapewniają komfortu pracy pracownikom, gdyż liczba pomieszczeń biurowych jest niewystarczająca w stosunku do liczby pracowników i rodzaju wykonywanych zadań. Występuje ciasnota. Ponadto nie ma oddzielnego pomieszczenia do przeprowadzania rozmów indywidualnych z klientami. 3

4 Ośrodek czynny jest w poniedziałek, wtorek i czwartek od godz do 15.30, w środę od godz do godz oraz w piątek od godz do Interesanci przyjmowani są w godzinach pracy Ośrodka Teren miasta i gminy jest podzielony na 8 rejonów opiekuńczych, w których pracuje ośmiu pracowników tj. 1 starszy specjalista pracy socjalnej, 4 specjalistów pracy socjalnej, 1 starszy pracownik socjalny oraz 2 pracowników socjalnych. Pracownicy socjalni obsługujący rejony wiejskie, korzystają z prywatnych samochodów na podstawie umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zawartej z kierownikiem Ośrodka. Wypłata świadczeń pieniężnych realizowana była w kasie Ośrodka oraz przelewana na indywidualne konta bankowe klientów. Korespondencja wychodząca z Ośrodka podpisywana była przez kierownika działającego z upoważnienia Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin. Ad. 2. W trakcie kontroli ustalono, że w 2012 roku Ośrodek zatrudniał 14 pracowników w tym.: (zał. nr 13). 1) kierownik Maria Pańczyk, pracuje w Ośrodku od 1 kwietnia 1990 roku. Posiada wykształcenie wyższe magisterskie ukończone na kierunku politologia i nauki społeczne na Uniwersytecie Warszawskim. Ponadto posiada dyplom w zawodzie pracownik socjalny uzyskany 24 czerwca 1994 r. w Policealnym Studium Zawodowym Pracowników Służb Społecznych w Gdańsku. Zgodnie z art. 122 ustawy o pomocy społecznej posiada wymaganą na stanowisku kierownika specjalizację w zakresie organizacji pomocy społecznej ukończoną w ramach studiów podyplomowych na Uniwersytecie Gdańskim dnia 1 czerwca 2004 r. (zał. Nr 14, 15,16). 2) starszy specjalista pracy socjalnej posiada wykształcenie wyższe licencjackie ukończone na kierunku pedagogiki na Gdańskiej Wyższej Szkole Humanistycznej w Gdańsku. Ponadto posiada dyplom w zawodzie pracownik socjalny uzyskany 21 czerwca 1997 r. w Policealnym Studium Zawodowym Pracowników Służb Społecznych w Gdańsku. 3) czterech specjalistów pracy socjalnej w tym trzech posiada wykształcenie średnie zawodowe, ukończone Policealne Studium Zawodowe o specjalności zawodowej pracownik socjalny oraz jeden specjalista pracy socjalnej ukończył studia magisterskie w Bałtyckiej Wyższej Szkole Humanistycznej w Koszalinie na kierunku pedagogika socjalna i resocjalizacyjna w dniu 21 czerwca 2004 r. 4) starszy pracownik socjalny posiada wykształcenie średnie zawodowe, ukończone Policealne Studium Zawodowe o specjalności zawodowej pracownik socjalny. 4

5 5) dwóch pracowników socjalnych posiada wykształcenie wyższe licencjackie o specjalności praca socjalna ukończone na wydziałach pedagogiki w Akademii Marynarki Wojennej w Gdyni i Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. (zał. Nr 17). 6) księgowa 1, 7) inspektor ds. księgowości i kadr 1, 8) pracownik ds. świadczeń 1, 9) pracownik ds. administracji 1, 10) sprzątaczka 1. Starszy specjalista pracy socjalnej, specjaliści pracy socjalnej, starszy pracownik socjalny i pracownicy socjalni spełniają wymogi odnośnie kwalifikacji zawodowych wskazane w art. 116 i 156 ustawy o pomocy społecznej. Pracownicy socjalni posiadali możliwość korzystania z konsultacji prawnika zatrudnionego w Urzędzie Miasta i Gminy Pelplin. Obsługę komputerową zapewniał informatyk na podstawie umowy o świadczenie usług. W trakcie kontroli sprawdzono zakresy czynności pracowników socjalnych, które były aktualne do wykonywanych zadań i zajmowanych stanowisk, a ich treść dostosowana była do obowiązujących przepisów prawa. (zał. nr 18). Stwierdzono, że na dzień kontroli na jednego pracownika socjalnego pracującego w terenie przypada rejon liczący około mieszkańców gminy co niewiele przekracza współczynnik zatrudnienia pracowników socjalnych określonych w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej zgodnie z którym Ośrodek winien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności miasta i gminy, w stosunku jeden pracownik socjalny na 2 tysiące mieszkańców, nie mniej jednak niż trzech pracowników. Ad. 3. W ramach zadań zleconych przez administrację rządową z ustawy o pomocy społecznej gmina Pelplin w 2012 roku realizowała specjalistyczne usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi (art. 18 ust. 1 pkt 3) oraz wypłacała wynagrodzenia za sprawowanie opieki sądowej (art. 18 ust. 1 pkt 9). Na realizację pomocy Wojewoda przekazał dotację: specjalistyczne usługi opiekuńcze zł, dotacja została wykorzystana w kwocie zł. (środki wykorzystano w 100% ) wynagrodzenie należne opiekunowi z tytułu sprawowania opieki przyznanej przez sąd zł, dotacja została wykorzystana w kwocie 2 711,33 zł, (zwrot 88,67 zł) 5

6 W ramach zadań własnych dotowanych w całości i częściowo z budżetu państwa z ustawy o pomocy społecznej, gmina Pelplin w 2012 roku realizowała zasiłki stałe i okresowe. Na realizację pomocy Wojewoda przekazał dotację w wysokości: zasiłki stałe zł, wydatkowano ,36 zł ( zwrot ,64 zł), zasiłki okresowe zł, wydatkowano ,92 zł ( zwrot 37,08 zł) Dotacje zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem, a środki niewykorzystane zwrócone na konto Wydziału Finansów i Budżetu Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. Na realizację zasiłków okresowych wydatkowano łącznie kwotę ,92 zł. Ze środków budżetu państwa w całości pokryto zasiłki okresowe w części gwarantowanej tj. 50% wysokości świadczenia. Na powyższy cel gmina nie angażowała środków własnych. Ad. 4. Podczas kontroli dokonano oceny zasadności przyznawania świadczeń oraz prawidłowości prowadzenia dokumentacji dotyczącej specjalistycznych usług opiekuńczych, wynagrodzenia należnego opiekunowi, zasiłków stałych i okresowych. Realizacja specjalistycznych usług opiekuńczych. Wykonanie usług odbywało się w oparciu o umowę Nr 3/2012 z dnia 27 marca 2012 r, na realizację zadania z zakresu pomocy społecznej zawartą pomiędzy Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Pelplinie a Fundacją Wieloprofilowego Usprawniania Od Nowa z Turza. Przedmiotem umowy było świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych dla dziecka ze schorzeniami autystycznymi. Umowa określała ilość godzin, tryb i zasady wykonywania specjalistycznych usług opiekuńczych u podopiecznego. Zgodnie z kalkulacją kosztów za sprawowanie opieki w ramach specjalistycznych usług w 2012 r. - 1 godzina usługi u podopiecznego wynosiła 40 zł. (zał. nr 19). Usługi wykonywała jedna opiekunka spełniająca warunki określone w 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 22 września 2005 r. w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych (Dz. U. z 2005 r. Nr 189, poz. 1598). Posiadała ona kwalifikacje zawodowe w zakresie pedagogiki, ukończyła III stopniowe szkolenie w zakresie terapii behawioralnej dla dzieci i młodzieży z autyzmem oraz w zakresie ART Treningu Zastępowania Agresji. Ponadto legitymowała się 5 letnim stażem pracy z osobami psychicznie chorymi w Domu Pomocy Społecznej w Damaszce. (zał. nr 20). Dokonano analizy akt rodziny otrzymującej usługi zgodnie z wydaną decyzją Nr PS 8225/US 1/2012 z dnia 28 marca 2012 roku. (zał. nr 21, 22). 6

7 W teczce znajdowały się wymagane dokumenty tj.: zaświadczenia potwierdzające sytuację materialną rodziny, orzeczenie o niepełnosprawności dziecka, zaświadczenie lekarskie z Poradni dla Dzieci z Autyzmem w Gdańsku o potrzebie zapewnienia usług dla dziecka. Wynagrodzenia należne opiekunowi z tytułu sprawowania opieki przyznanej przez sąd Ośrodek w 2012 r. realizował wypłatę wynagrodzenia z tytułu sprawowania opieki ustanowionej przez sąd dla 5 osób, które otrzymały łącznie 56 świadczeń. Zgodnie z art. 53 a ustawy o pomocy społecznej wynagrodzenie za sprawowanie opieki wypłaca się w wysokości ustalonej przez sąd. Wynagrodzenie obliczone w stosunku miesięcznym nie może przekraczać 1/10 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, bez wypłat nagród z zysku ogłoszonego przez prezesa GUS za okres poprzedzający dzień przyznania wynagrodzenia. Wynagrodzenie przysługuje niezależnie od dochodu osoby, której jest przyznane. Pomoc została przyznana na podstawie wniosku świadczeniobiorcy wraz z dołączonym postanowieniem sądu. Obowiązek przeprowadzania wywiadów i wydawania decyzji administracyjnych w tej sprawie został zniesiony z dniem 3 maja 2011 r. przez art. 1 pkt. 12 ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej oraz o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. Nr 81, poz. 440). Kontrolą objęto dokumentację 5 osób korzystających z tej formy pomocy. (zał. nr 23). 1) wniosek nr 883 z dnia r., sygn. akt. III. RNs 165/12- Sąd Rejonowy w Tczewie, 2) kontynuacja świadczenia, sygn. akt. Op. 14/06 z dnia Sąd Rejonowy w Tczewie, 3) kontynuacja świadczenia, sygn. akt. Op. 46/05 z dnia Sąd Rejonowy w Tczewie, 4) kontynuacja świadczenia, sygn. akt. Op. 10/09 z dnia Sąd Rejonowy w Tczewie, 5) kontynuacja świadczenia, sygn. akt. Op. 41/07 z dnia Sąd Rejonowy w Tczewie. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Przyznawanie i wypłacanie zasiłków stałych oraz opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne. W 2012 r. pomoc w formie zasiłku stałego przyznano 127 osobom w tym: dla 86 osób samotnie gospodarujących oraz 41 osobom pozostających w rodzinie. Dla tej grupy osób wypłacono w ciągu roku 1216 świadczeń. Zgodnie z art. 37 ustawy o pomocy społecznej zasiłek stały przysługuje pełnoletniej osobie samotnie gospodarującej, całkowicie niezdolnej do pracy z powodu wieku lub niepełnosprawności jeżeli jej dochód jest niższy od kryterium dochodowego osoby samotnie gospodarującej tj. 477 zł.; od 1 października 2012 roku jest to kwota 542 zł, pełnoletniej osobie pozostającej w rodzinie, całkowicie niezdolnej do pracy z powodu wieku lub niepełnosprawności, jeżeli jej dochód jest niższy od kryterium dochodowego na osobę 7

8 w rodzinie tj. 351 zł., od 1 października 2012 roku jest to kwota 456 zł. Podwyższenie kwot kryteriów dochodowych nastąpiło 1 października 2012 roku zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 17 lipca 2012 r. w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej (Dz. U. z 2012 r. poz. 823). Za 99 osoby korzystające z zasiłku stałego, nie objęte ubezpieczeniem zdrowotnym Ośrodek opłacał składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% przyznanego zasiłku stałego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 20 ustawy o pomocy społecznej oraz art. 66 ust. 1 pkt 26, art. 75 ust. 10 i art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późń. zm.). Zapis powyższej ustawy przytaczano w podstawie prawnej decyzji przyznających zasiłek stały wraz ze składką zdrowotną. W aktach znajdowały się stosowne dokumenty potwierdzające opisaną w wywiadach sytuację rodzinną, zawodową, zdrowotną i materialną klientów oraz osób pozostających z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym oraz orzeczenia o stopniu niepełnosprawności uprawniające do pobierania zasiłku stałego. Wywiady środowiskowe aktualizowane były w obowiązującym terminie 6 miesięcy. Przeprowadzając analizę dokumentacji zespół kontrolny stwierdził oprócz ustaleń pozytywnych pewne uchybienia: - w 6 przypadkach dotyczących przyznania lub kontynuacji zasiłku stałego brak było wniosku klienta lub zapisu pracownika socjalnego powołującego się na wszczęcie postępowania z urzędu. Brak sformułowanego wniosku klienta lub pracownika socjalnego spowodował niemożność zarejestrowania go w książce podawczej. Zgodnie z art Kpa za datę wszczęcia postępowania administracyjnego należało w tym przypadku uznać datę przeprowadzenia wywiadu środowiskowego. - w 4 aktach brak było aktualnych rodzinnych wywiadów środowiskowych w oparciu o który dokonana winna być kwalifikacja do kontynuacji pomocy w formie zasiłków stałych wnioskowanej przez klienta lub z urzędu. Pracownicy socjalni dopisywali do ostatniego wywiadu adnotację o zmianach lub ich braku oraz dopisywali do planu pomocy nowe formy pomocy. W 1 przypadku pracownik trzykrotnie dokonał wpisu odnośnie zmian lub ich braku na tym samym wywiadzie środowiskowy przeprowadzonym w 2012 r. Było to niezgodne z zapisami art. 107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej, który stanowi, że w przypadku ubiegania się o świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie sporządza się aktualizację wywiadu. - w sprawdzonych aktach stwierdzono, że wywiady środowiskowe sporządzane były nierzetelnie, brak było pełnych opisów dotyczących aktualnej sytuacji socjalno-bytowej 8

9 i zdrowotnej osoby czy rodziny, w 2 wywiadach nie wszystkie rubryki druku były wypełnione przez pracownika socjalnego, wystąpił brak wypełnionych rubryk od nr 7 do nr 10. Wywiad środowiskowy jest szczególnym środkiem dowodowym mającym zastosowanie w postepowaniu w sprawach z zakresu pomocy społecznej, przy pomocy, którego pracownik socjalny ustala faktyczną sytuację socjalno-bytową osoby czy rodziny ubiegającej się o pomoc. W związku z tym wywiady środowiskowe winny być sporządzane rzetelnie i terminowo a poszczególne części i rubryki kwestionariusza wywiadu wypełnione. Przy ustalaniu sytuacji dochodowej rodziny sprawdzano możliwości udzielenia pomocy na rzecz osoby ubiegającej się o świadczenie, przez osoby, o których mowa w art. 103 ustawy o pomocy społecznej, zobowiązanych do alimentacji na mocy art. 128 ustawy z dnia 25 lutego1964 r. Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego (Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm.). Kontroli poddano 9 akt osób na podstawie losowo wybranych decyzji: (zał. nr 24). 1) Decyzja Nr /2/2012 2) Decyzja Nr /10/2012 3) Decyzja Nr /04/2012 4) Decyzja Nr /02/2012 5) Decyzja Nr /12/2012 6) Decyzja Nr /10/2012 7) Decyzja Nr /10/2012 8) Decyzja Nr /02/2012 9) Decyzja Nr /10/2012 Sprawdzone decyzje zawierały pouczenie o prawach i obowiązkach osoby korzystającej ze świadczenia, uzasadniały przyznanie pomocy i wskazywały tryb odwoławczy. Wysokość przyznanych świadczeń ustalana była prawidłowo. W stosunku do trybu i zasadności przyznawanych zasiłków nie wniesiono zastrzeżeń. Przyznawanie zasiłków okresowych. W okresie objętym kontrolą Ośrodek przyznał pomoc w formie zasiłku okresowego 153 osobom i rodzinom, którym wypłacono łącznie 396 świadczeń. Zasiłek okresowy zgodnie z art. 38 ustawy o pomocy społecznej przysługuje w szczególności ze względu na długotrwałą chorobę, niepełnosprawność, bezrobocie, możliwość otrzymania lub nabycie uprawnień do świadczeń z innych systemów zabezpieczenia społecznego: osobie samotnie gospodarującej, której dochód jest niższy od kryterium dochodowego osoby samotnie gospodarującej; rodzinie której dochód jest niższy od kryterium dochodowego rodziny. Zasiłek okresowy ustala się: 9

10 1) w przypadku osoby samotnie gospodarującej do wysokości różnicy między kryterium dochodowym osoby samotnie gospodarującej a dochodem tej osoby. 2) w przypadku rodziny do wysokości różnicy kryterium dochodowego rodziny a dochodem tej rodziny. Zgodnie z art. 38 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej w 2012 roku minimalna wysokość tego zasiłku wynosiła 50% różnicy między: 1) kryterium dochodowym osoby samotnie gospodarującej a dochodem tej osoby, 2) kryterium dochodowym rodziny a dochodem tej rodziny. Sprawdzono dokumentację 9 rodzin (osób) na podstawie losowo wybranych decyzji, (zał. nr 25). 1) Decyzja Nr /6/2012 2) Decyzja Nr /08/2012 3) Decyzja Nr /10/2012 4) Decyzja Nr /3/2012 5) Decyzja Nr /06/2012 6) Decyzja Nr /08/2012 7) Decyzja Nr /06/2012 8) Decyzja Nr /07/2012 9) Decyzja Nr /07/2012 Na podstawie skontrolowanych akt stwierdzono, że kompletowano dokumenty niezbędne do rozpatrzenia sprawy w oparciu o art. 107 ust. 5b ustawy o pomocy społecznej. Artykuł wskazuje jakie załączniki i dokumenty należy przedłożyć w celu ustalenia sytuacji osobistej, dochodowej i majątkowej. Dokumentacja dotycząca przyznania świadczenia winna zawierać niezbędne zaświadczenia i oświadczenia o dochodach, oświadczenia majątkowe i inne potrzebne dokumenty. Z tytułu niepełnosprawności i długotrwałej choroby orzeczenia o stopniu niepełnosprawności i zaświadczenia lekarskie. W przypadku bezrobocia status osoby bezrobotnej powinno potwierdzać zaświadczenie z Powiatowego Urzędu Pracy. Stwierdzono, że nie wszystkie akta rodzin zawierały wyżej wymienione dokumenty, w 4 przypadkach brakowało zaświadczeń lub oświadczeń o dochodach rodziny oraz zaświadczeń osób bezrobotnych zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tczewie. Ponadto w 7 aktach sprawy brak było aktualnych rodzinnych wywiadów środowiskowych w oparciu o który dokonana winna być kwalifikacja do przyznania pomocy w formie zasiłków okresowych wnioskowanej przez klienta lub z urzędu. Pracownicy socjalni dopisywali do ostatniego wywiadu adnotację o zmianach lub ich braku oraz dopisywali do planu pomocy nowe formy. Było to niezgodne z zapisami art. 107 ust. 4 ustawy o pomocy 10

11 społecznej, który stanowi, że w przypadku ubiegania się o świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie sporządza się aktualizację wywiadu. W rozstrzygnięciu decyzji informowano stronę o przyznaniu zasiłku okresowego, powodach jego przyznania, kwocie przyznanego świadczenia, okresie na jaki świadczenie zostało przyznane, dacie i miejscu jego wypłaty. Na podstawie badanych akt ustalono, że kwalifikacja świadczeń była właściwa, we wszystkich przypadkach świadczenie przyznawano z powodu spełnienia przesłanki określonej w art. 38 ustawy o pomocy społecznej, tj. bezrobocia i ubóstwa. Informowano stronę o możliwości wniesienia odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego za pośrednictwem Ośrodka w terminie 14 dni od daty doręczenia decyzji. Nie wniesiono zastrzeżeń do zasadności przyznawanych świadczeń. Ad. 5. Kontrola wykazała, że Ośrodek prowadził rejestr wpływającej korespondencji. W sprawdzonej dokumentacji stwierdzono 11 przypadków wpływu podań klientów o pomoc, które zostały zarejestrowane z numerem i datą wpływu w książce podawczej. W pozostałej dokumentacji brak było podań złożonych przez klientów lub zapisów powołujących się na wszczęcie postępowania z urzędu i w związku z tym brak rejestracji w książce podawczej. Za datę wszczęcia postępowania administracyjnego wzięto pod uwagę datę przeprowadzenia wywiadu środowiskowego. Wywiady środowiskowe przeprowadzane były w miejscu zamieszkania klienta. Stwierdzono, że treść przeprowadzonych wywiadów przez pracowników socjalnych, nie zawsze zawierała pełnego opisu sytuacji socjalno-bytowej i zdrowotnej rodziny bądź osoby. Wystąpił jednostkowy brak zaświadczeń lub oświadczeń o dochodach osoby czy rodziny oraz zaświadczeń osób bezrobotnych zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy. Wywiady środowiskowe sporządzane były nierzetelnie gdyż nie wszystkie rubryki druku były wypełniane przez pracownika socjalnego. W wywiadach znajdowały się decyzje podjęte przez kierownika Ośrodka, co do planu pomocy i zasadności przyznania danego rodzaju świadczenia. W wyniku kontroli stwierdzono, że wydawane decyzje administracyjne na powyższe formy pomocy zawierały aktualną podstawę prawną, pouczenie o możliwości odwołania do organu II instancji oraz zapis mówiący o obowiązku informowania Ośrodka o każdej zmianie sytuacji osobistej i majątkowej podopiecznego. Każda decyzja administracyjna posiadała pełne uzasadnienie pod względem prawnym. 11

12 Ustalono, że decyzje administracyjne w większości były odbierane osobiście w siedzibie ośrodka oraz wyjątkowo wysyłane pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zespół kontrolny mógł ustalić daty wszczęcia i zakończenia postępowania administracyjnego zgodnie z art. 35 Kpa. W większości sprawdzonej dokumentacji brak było aktualnych wywiadów środowiskowych w oparciu o który przyznawana była pomoc. Pracownicy socjalni stosowali zapisy w uprzednio sporządzonych druków wywiadów. Dokumenty (akta sprawy) nie posiadały aktualnych symboli i haseł klasyfikacyjnych nadanych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt wskazanym w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. z 2011 nr 14, poz. 67). Z wyjaśnień kierownika ośrodka wynika, że instrukcja została wprowadzona z dniem 1 stycznia 2013 r. (zał. Nr 26). Ad. 6. Ośrodek współpracuje z władzami samorządowymi na polu szeroko rozumianej pomocy społecznej, kierownik zapraszany jest na sesje Rady Miasta i Gminy Pelplin, gdy poruszane są problemy z obszaru pomocy społecznej, ponadto współpracuje z: 1) Gminną Komisją ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przy Urzędzie Miasta i Gminy Pelplin, 2) Komisariatem Policji w Pelplinie. 3) Kuratorami Sądu Rejonowego w Tczewie, 4) Zespołem Interdyscyplinarnym przy Urzędzie Miasta i Gminy Pelplin, 5) Powiatowym Urzędem Pracy w Tczewie, 6) Środowiskowym Domem Samopomocy w Rajkowach, 7) Stowarzyszeniem Caritas w Pelplinie, 8) Parafiami katolickimi z gminy Pelplin, 9) Polskim Komitetem Pomocy Społecznej w Pelplinie, 10) Sołtysami i radnymi Urzędu Miasta i Gminy Pelplin, 11) Pomorskim Urzędem Marszałkowskim w ramach realizacji projektu systemowego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego pt. Aktywizacja lokalna osób bezrobotnych. Program skierowany jest do osób zagrożonych długotrwałym bezrobociem i wykluczeniem społecznym. 12

13 III. Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: W trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia: 1. W sprawdzonych aktach stwierdzono że wywiady środowiskowe sporządzane były nierzetelnie. Nie zawierały pełnego opisu sytuacji socjalno-bytowej i zdrowotnej osoby bądź rodziny. Nie wszystkie rubryki druku były wypełniane przez pracownika socjalnego. 2. W paru przypadkach, w aktach rodzin i osób, stwierdzono, brak zaświadczeń lub oświadczeń o dochodach oraz zaświadczeń osób bezrobotnych o zarejestrowaniu w Powiatowym Urzędzie Pracy. 3. W części skontrolowanej dokumentacji przy kontynuacji wypłaty zasiłku stałego i przyznaniu zasiłku stałego brak było wniosków klientów zarejestrowanych w książce podawczej lub zapisu wszczęcia postępowania z urzędu zgodnie z art Kpa i art. 102 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej. 4. W części skontrolowanej dokumentacji brak było aktualnych rodzinnych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które dokonana winna być kwalifikacja do wnioskowanej przez klienta pomocy. Przyznawano pomoc na podstawie wywiadów środowiskowych przeprowadzonych wcześniej do innej formy pomocy. Było to niezgodne z zapisami art. 107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej, który stanowi, że w przypadku ubiegania się o świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie sporządza się aktualizację wywiadu. 5. Symbole i hasła klasyfikacyjne nie zostały nadane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt wskazanym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Zgodnie z 1 pkt 3 w stosunku do organów stanowiących gminy, zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednio podmioty i kierownicy tych podmiotów. Pracownicy nie posiadają odpowiednich warunków lokalowych do pracy ze względu na małą powierzchnię użytkową zajmowaną przez Ośrodek. W pomieszczeniach jest ciasno, brak miejsca w których pracownicy mogliby przeprowadzić na osobności rozmowę z klientem. W związku z uchybieniami, które zostały stwierdzone w czasie przeprowadzanej kontroli zostaną wydane zalecenia pokontrolne. Powyższe zastrzeżenia zostały wstępnie omówione z dyrektorem Ośrodka. 13

14 Reasumując Ośrodek jako jednostka organizacyjna realizuje zadania zlecone i własne dotowane ze środków budżetu państwa w sposób prawidłowy, zgodny z obowiązującymi przepisami. Na podstawie zbadanej w trakcie kontroli dokumentacji nie stwierdzono nieprawidłowości, co do merytorycznej zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. Dokumentacja była prowadzona w stopniu dostatecznym nie budzącym większych zastrzeżeń. Wywiady środowiskowe przeprowadzone były zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 27, poz. 138) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712). Kwoty świadczeń naliczane i wypłacane były w sposób prawidłowy. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w książce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzenia inspekcji. Na tym protokół zakończono, sporządzając go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla jednostki kontrolowanej. Kierownik kontrolowanej jednostki zgodnie z 16, ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543, z późn. zm.), przed podpisaniem protokołu ma prawo zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole - w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Przysługuje również prawo odmowy podpisania protokołu z kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnych wyjaśnień co do odmowy. Pelplin, dnia 16 września 2013 r. Kierownik MOPS Maria Pańczyk Kontrolujący: Alicja Szwaj (podpis kierownika jednostki kontrolowanej) Kontrolujący: Ewa Sobczyk Gdańsk, dnia 11 września 2013 r. Kontrolujący: Katarzyna Dańczyszyn 14