Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Skróty używane w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający Centralny Ośrodek Szkolenia Straży Granicznej im. Marszałka Polski Józefa Piłsudskiego w Koszalinie Wykonawca Firma Kurierska COSSG Centralny Ośrodek Szkolenia Straży Granicznej im. Marszałka Polski Józefa Piłsudskiego w Koszalinie CMMSG Centralny Magazyn Mundurowy Straży Granicznej 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kurierskich w obrocie krajowym na rzecz Centralnego Ośrodka Szkolenia Straży Granicznej Centralnego Magazynu Mundurowego Straży Granicznej w Koszalinie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek kurierskich oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych, po wyczerpaniu możliwości ich doręczania lub wydania bezpośrednio do odbiorcy, a także odbiór przesyłek ze wskazanych przez Zamawiającego miejsc i dostarczenie ich do adresata(zamawiającego). 2) Przesyłki kurierskie, odebrane przez Wykonawcę z wyznaczonego miejsca przez Zamawiającego, będą doręczane adresatom w następujących terminach: a) przesyłki kurierskie krajowe dedykowane (z gwarancją doręczenia do godz.12:00) będą doręczane adresatom, do godziny dedykowania następnego dnia roboczego od dnia odebrania przesyłki od Zamawiającego; b) przesyłki kurierskie krajowe bez określenia dedykowanej godziny doręczenia będą doręczane adresatowi w następnym dniu roboczym od dnia odebrania przesyłki od Zamawiającego. 3) Przesyłki kurierskie będą dostarczane w sposób zapewniający: a. Bezpośredni odbiór przesyłki z wyznaczonego miejsca wskazanego przez Zamawiającego; b. Śledzenie przesyłki od momentu nadania do doręczenia; c. Doręczenie przesyłki bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do jej odbioru; d. Doręczenie przesyłki w gwarantowanym terminie określonym przez Zamawiającego; e. Uzyskanie potwierdzenia odbioru przesyłki w formie pisemnej lub elektronicznej; 4) Pod pojęciem przesyłki kurierskie należy rozumieć przesyłki wraz z opakowaniem, zawierające dokumenty i materiały związane ze statutową działalnością Zamawiającego. 5) Maksymalne wymiary przesyłek (długość, szerokość i wysokość) zostaną określone zgodnie z regulaminem świadczenia usług Wykonawcy.

2 6) Wykonawca będzie każdorazowo realizował usługi kurierskie po otrzymaniu od Zamawiającego zlecenia telefonicznie, faksem lub drogą elektroniczną za pośrednictwem aplikacji internetowej, zgodnie z regulaminem Wykonawcy. Zlecenia będą przekazywane przez pracowników Zamawiającego w godz. 8:00 14:00. 8) Wykonawca zobowiązany jest w terminie do 7 dni roboczych od daty podpisania umowy do zapewnienia Zamawiającemu korzystania z bezpłatnej aplikacji internetowej, umożliwiającej składanie zleceń, tworzenie elektronicznych listów przewozowych oraz ich wysyłanie do Wykonawcy, zamawianie kuriera oraz stałe monitorowanie przesyłki, tj. sprawdzanie bieżącego statusu wysyłanych przesyłek krajowych. 9) Wykonawca przekaże Zamawiającemu login i hasło umożliwiające pracę w aplikacji. Dostęp do aplikacji będzie dla Zamawiającego bezpłatny przez cały okres trwania umowy. 10) Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek kurierskich od Zamawiającego (a także ze wskazanych przez Zamawiającego adresów jednostek organizacyjnych SG zał. Nr 1 ) w następnym dniu najpóźniej do godz ) Odbiór przesyłek kurierskich od Zamawiającego odbywać się będzie od poniedziałku do piątku w godzinach od z rampy CMMSG usytuowanego w COSSG z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 12) Przesyłki będą opakowane i zaadresowane przez Zamawiającego, przy czym Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania na bieżąco bezpłatnych opakowań foliowych (kopert) oraz bezpłatnych materiałów eksploatacyjnych według potrzeb Zamawiającego. 13) Dowodem potwierdzającym zlecenie przez Zamawiającego usługi kurierskiej będzie wypełniony i podpisany przez pracownika Zamawiającego list przewozowy, sporządzony według wzoru obowiązującego u Wykonawcy. Jeden egzemplarz listu przewozowego jest przeznaczony dla Zamawiającego. 15) List przewozowy będzie zawierał następujące dane: a) Datę nadania przesyłki; b) Dokładne dane nadawcy przesyłki, tj. nazwę jednostki Zamawiającego wraz z adresem oraz imię i nazwisko pracownika nadającego przesyłkę z telefonem kontaktowym; c) Dokładne dane adresata przesyłki, tj. pełny adres z kodem pocztowym, imię i nazwisko lub nazwę adresata, piętro budynku, telefon kontaktowy; d) Warunki realizacji przesyłki wymagany przez nadawcę termin (data i godzina dostarczenia przesyłki); e) Czytelny podpis nadawcy; f) Czytelny podpis kuriera przyjmującego przesyłkę. 16) List przewozowy powinien być wypełniony wyraźnie i czytelnie, w sposób umożliwiający identyfikację placówki, która nadała przesyłkę na koszt Zamawiającego. 17) Kurier powinien zadbać o prawidłową realizację warunków zawartych w punkcie 15 i ) Wykonawca podpisując list przewozowy gwarantuje ubezpieczenie przesyłki do kwoty 1000 zł. W takim przypadku składka ubezpieczeniowa pokrywana jest przez Wykonawcę.

3 19) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do adresata przesyłkę kurierską w stanie nienaruszonym i niezniszczonym. Zawartość przesyłki podczas transportu nie może być ujawniona, uszkodzona lub zniszczona. 20) Wykonawca przy odbiorze przesyłek od Zamawiającego zobowiązany jest ocenić stan zabezpieczenia przesyłki przed uszkodzeniem, naruszeniem lub zniszczeniem. 21) W przypadku, kiedy w trakcie dostarczania przesyłki do adresata, opakowanie zostanie naruszone lub zniszczone, Wykonawca zobowiązany jest na swój koszt dodatkowo zabezpieczyć przesyłkę. W zaistniałej sytuacji Wykonawca musi dostarczyć do Zamawiającego protokół opisujący uszkodzenie, naruszenie lub zniszczenie opakowania. 22) Na życzenie Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć potwierdzenie odbioru przesyłki kurierskiej przez adresata. 23) Potwierdzenie, o którym mowa w pkt. 22, może być w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z regulaminem Wykonawcy powinno być dostarczone/przekazane do siedziby Zamawiającego. 24) W ramach ceny jednostkowej dla danej przesyłki Wykonawca zobowiązany jest do dwukrotnej próby dostarczenia przesyłki. Pod nieobecność adresata lub upoważnionego odbiorcy przesyłka kurierska będzie awizowana tzn. kurier pozostawi zawiadomienie (awizo) o próbie doręczenia przesyłki. Awizo musi zawierać numer telefonu kontaktowego, pod którym adresat przesyłki będzie mógł ustalić termin powtórnego doręczenia przesyłki w terminie do 30 dni od dnia pozostawienia awizo przez kuriera. Po drugiej bezskutecznej próbie doręczenia przesyłki Wykonawca zwraca przesyłkę do Zamawiającego w ramach ceny jednostkowej dla danej przesyłki. 25) Próby dostarczenia przesyłek powinny zostać udokumentowane przez Wykonawcę. 26) Miejscem zwrotu przesyłek kurierskich niedoręczonych jest siedziba Zamawiającego. 27) Zamawiający wymaga, aby kurierzy odbierający od Zamawiającego przesyłki kurierskie oraz dostarczający przesyłki kurierskie adresatom poruszali się z widocznymi i czytelnymi emblematami identyfikującymi firmę Wykonawcy a także posiadali dokumenty umożliwiające ich identyfikację np. identyfikator ze zdjęciem. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie prawo odmowy wydania przesyłki pracownikowi, który nie będzie spełniał tego wymogu oraz nie będzie należycie wypełniać swoich obowiązków. 28) Wykonawca wyznaczy osobę koordynującą pracę kurierów i odpowiedzialną za kontakt i współpracę z Zamawiającym, tzw. Opiekuna Klienta, m.in. w zakresie wyjaśniania niezgodności i wątpliwości związanych z realizacją umowy, wystawionymi fakturami, zwrotami itd. Dane teleadresowe Opiekuna Klienta zawarte zostaną w treści umowy. 29) Zamawiający zastrzega, iż podane ilości przesyłek mają charakter orientacyjny, stanowią element niezbędny służący wyborowi jak najkorzystniejszej oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek kurierskich w podanych ilościach. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z przesyłek i usług wskazanych w formularzu ofertowym musi być dostępna dla Zamawiającego.

4 30) Rozliczenia za usługę kurierską będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości nadanych przesyłek oraz zwrotów, według cen jednostkowych brutto wynikających z oferty cenowej Wykonawcy. 31) Usługi objęte przedmiotem umowy świadczone będą przez Wykonawcę w miesięcznych okresach rozliczeniowych. 32) Po zakończeniu okresu rozliczeniowego Wykonawca sporządzi zestawienie określające ilość faktycznie wykonanych usług oraz sumę należnych Wykonawcy opłat za wykonanie przedmiotu umowy. 33) Zestawienie będzie zawierać informacje o rodzaju przesyłki, wadze, cenie jednostkowej oraz adresie nadawcy i dołączone będzie do faktury. 34) Płatność za faktycznie wykonane usługi kurierskie będzie następować raz w miesiącu na podstawie faktury VAT z terminie 14 dni od doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. 35) W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek spoza formularza cenowego podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy z dnia nadania. 36) Wszystkie faktury będą dostarczane Zamawiającemu do kancelarii jawnej COSSG oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej do dnia 10-go każdego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym.

5 Załącznik nr 1 do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia Adres zamawiającego: Centralny Ośrodek Szkolenia Straży Granicznej Im. Marszałka Polski Józefa Piłsudskiego Centralny Magazyn Mundurowy Straży Granicznej ul. Piłsudskiego Koszalin cmmsg@strazgraniczna.pl tel Adresy jednostek organizacyjnych Straży Granicznej (pkt. 10 opisu przedmiotu zamówienia): 1. Nadwiślański Oddział Straży Granicznej ul.17 Stycznia Warszawa tel Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej ul. Mickiewicza Przemyśl tel Nadbużański Oddział Straży Granicznej ul. Trubakowska Chełm tel Karpacki Oddział Straży Granicznej ul. Pułku Strzelców Podhalańskich Nowy Sącz tel Warmińsko-Mazurski Oddział Szkolenia Straży Granicznej ul. Sikorskiego Kętrzyn Tel Nadodrzański Oddział straży Granicznej ul. Poprzeczna Krosno Odrzańskie

6 tel Podlaski Oddział Straży Granicznej ul. Bema Białystok tel Śląski Oddział Straży Granicznej ul. Dąbrowskiego Racibórz tel Morski Oddział Straży Granicznej ul. Oliwska Gdańsk Tel. 10. Ośrodek Szkoleń Specjalistycznych Straży Granicznej ul. Wojska Polskiego Lubań Tel

7 Załącznik nr 2 do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia Zestawienie ilościowo-jakościowe nadawanych przesyłek w miesiącu: Lp. Przedział wagowy Ilość 1. Do 1 kg kg kg kg kg 10