PODRĘCZNIK PAKIET WSPARCIA

Transkrypt

1 Strona1 PODRĘCZNIK PAKIET WSPARCIA CZĘŚĆ 2 METODOLOGIA PROWADZENIA SZKOLEŃ Z OSOBAMI 45 PLUS

2 Strona2 WPROWADZENIE... 5 SZKOLENIE DOROSŁYCH... 6 METODYKA PRZYGOTOWANIA TRENERÓW... 7 Rekrutacja kandydatów na trenerów... 9 Szkolenie merytoryczne kandydatów na trenerów... 9 Wewnętrzna ewaluacja kandydata na trenera Przeprowadzanie szkoleń Zewnętrzna ewaluacja pracy trenera Certyfikacja trenera Zadania koordynatora procesu METODY PROWADZENIA SZKOLEŃ Wykład Dyskusja Studium przypadku Case study Burza mózgów Odgrywanie ról Praca w małych grupach KOMUNIKACJA INTERPERSONALNA Nawiązanie kontaktu z grupą Nawiązanie relacji z poszczególnymi uczestnikami szkolenia Skuteczne przekazywanie treści merytorycznych Dostosowanie języka do odbiorców Aktywne słuchanie... 27

3 Strona3 Jasne formułowanie myśli Skupianie uwagi uczestników szkolenia: Dostosowanie mowy ciała do treści wypowiedzi TRUDNE SYTUACJE W PRACY TRENERA JAK SOBIE Z NIMI RADZIĆ? Trudności techniczne w pracy trenera Praca z grupą największe wyzwanie dla trenera Zachowanie lekceważące Anonimowy krytykant Narzekanie Uczestnik w podziemiu Rozpraszacz Pierwsze skrzypce Niezaangażowany Podziały w grupie warsztatowej Co pomaga trenerowi w pracy? PREZENTACJE I WYSTĄPIENIA PUBLICZNE Budowanie autorytetu Umiejętność stworzenia prezentacji zgodnie z zasadami Cechy złego a cechy dobrego nadawcy Kilka prostych wskazówek jak zrobić dobrą prezentację w programie Microsoft PowerPoint Struktura prezentacji Tekst Zdjęcia i inne obiekty graficzne Grafika (szablon) Czcionki Animacje (sposób prezentowania treści na slajdzie) i przejścia między slajdami Zaawansowane wykorzystanie programu PowerPoint Widok prezentera Dodawanie filmów... 49

4 Strona4 Pomoce audiowizualne Inne pomoce szkoleniowe Ocena szkolenia

5 Strona5 WPROWADZENIE Analizując dzisiejszy rynek, można stwierdzić, że szkolenia i treningi to różnorodne działania i formy skierowane na doskonalenie umiejętności oraz podnoszenie wiedzy i kwalifikacji znacząco wybiegające poza to, co zwykło się traktować jako obszar edukacji formalnej. Wynika to bezpośrednio z faktu, iż ilość wiedzy na rynku oraz wymagania wobec osób w obszarze kompetencji nie tylko stale rosną, ale dynamicznie się zmieniają. Obecnie głównym czynnikiem sprawiającym, że szkolenia są koniecznością, jest tempo zmian cywilizacyjnych i gospodarczych. Nie wystarczy nauczyć się jednego zawodu i wykonywać go na potrzeby tego samego pracodawcy, aż do emerytury. Warunki pracy oraz oczekiwania pracodawców ciągle się zmieniają. Ponadto w sytuacji utraty zatrudnienia, co w dobie kryzysu gospodarczego zdarza się coraz częściej, konieczne może okazać się zdobycie umiejętności i wiedzy z obszarów, które do tej pory nie były danej osobie niezbędne. Dynamiczny rynek pracy zmusza więc do elastyczności, zmiany branży, a nawet miejsca zamieszkania itp. Tylko osoby, które chcą się uczyć i ciągle doskonalić swoje umiejętności mają szansę na odniesienie sukcesu (zdobycie nowego zatrudnienia, awans itp.). W chwili obecnej zmieniają się rodzaje i tematy szkoleń. O ile wcześniej bardzo popularne były szkolenia techniczne, ekonomiczne, czy zawodowe, które nadal cieszą się sporym zainteresowaniem, to jednak obecnie rośnie liczba szkoleń tzw. miękkich odnoszących się do rozwoju osobowego. Coraz większe jest zapotrzebowanie na treningi radzenia sobie ze stresem, twórczego rozwiązywania problemów, pracy zespołowej, czy zarządzania projektami itd. Uczenie się, które przez stulecia było domeną ludzi młodych, staje się potrzebą całego społeczeństwa, zarówno osób przygotowujących się do wejścia na rynek pracy, jak i osób, które przeszły już w stan spoczynku zawodowego. Jednak najbardziej wymagającą grupą uczestników rynku szkoleniowego jest tzw. grupa 45 plus. Grupa ta jest najbardziej wymagająca zarówno z uwagi na oczekiwania, jak i percepcję nowej wiedzy. Podręcznik niniejszy ma na celu przygotowanie trenera do współpracy z taką grupą wiekową. Bo człowiek powinien uczyć się przez całe życie, także ten (a może przede wszystkim ten), który chce uczyć innych.

6 Strona6 SZKOLENIE DOROSŁYCH Andragogika to teoria oświaty, dział pedagogiki zajmujący się procesami kształcenia, wychowania, samokształcenia i samowychowania ludzi dorosłych. W podręczniku tym skupiamy się przede wszystkim na andragogice dotyczącej osób w wieku 45 plus. Jest to o tyle istotne, że planując działania szkoleniowe, należy uwzględnić, że dzieci i młodzież przyswajają wiedzę w sposób odmienny niż dorośli, a wśród tych drugich także zauważalne są pewne różnice wynikające z różnego poziomu percepcji, czy innego podłoża motywacji. Inaczej więc będzie przyswajał nieznany dotąd materiał i zdobywał nowe kwalifikacje człowiek bezpośrednio po studiach, a inaczej emeryt. Inaczej wiedzę przyswaja osoba, która uczy się aby spełnić się w nowej pasji zawodowej, nowej branży (przykłady można tu mnożyć, ale na szczególne podkreślenie zasługują szkolenia interdyscyplinarne np. odnoszące się do tematyki odnawialnych źródeł energii czy zastosowań technologii informacyjnych), a inaczej osoba, która jest zmuszona do nauki przez pracodawcę lub co zdarza się coraz częściej poprzez brak pracodawcy. W grupie 45 plus zjawiska te skupiają się jak w soczewce. Poniżej znajdują się niektóre cechy wyróżniające nauczanie dorosłych, które z powodzeniem można przypisać osobom z grupy 45 plus, które to osoby zostaną objęte wsparciem trenerskim będącym następstwem niniejszego projektu. Możemy powiedzieć zatem, że dorośli z grupy 45 plus są: Są autonomiczni muszą znać cele szkolenia i wewnętrznie się z nimi zgadzać; Nie możemy ich zmusić do nauki do zdobywania nowej wiedzy muszą mieć wewnętrzną motywację; Opierają naukę na własnych doświadczeniach i wiedzy nauczanie nowych umiejętności powinno się zatem odnosić do ich dotychczasowej wiedzy, umiejętności i doświadczeń. Dobrze jest poznać je już na etapie przygotowywania szkoleń; Są nastawieni na osiąganie celów powinni je zdefiniować lub poznać już na początku szkolenia; Muszą widzieć adekwatność szkolenia do swoich zadań w pracy lub potrzeb osobistych. Jeśli sami nie potrafią tego dostrzec należy wskazać uczestnikom w jaki sposób szkolenie może być dla nich wartościowe; Chcą wiedzieć jak zastosować nabyte umiejętności w praktyce dlatego najchętniej słuchają praktyków i lubią wykonywać praktyczne działania. Chcą nauczyć się, jak radzić sobie z konkretnymi sytuacjami;

7 Strona7 Chcą być traktowani z szacunkiem powinni mieć możliwość wyrażania swoich uwag i opinii w trakcie całego szkolenia oraz mieć pewność, że są słuchani; Informacje stojące w silnej sprzeczności z dotychczasową wiedzą lub systemem wartości przyswajane są wolniej, wymagają praktycznych ćwiczeń nastawionych na zmianę postaw; Wolą szkolenia nastawione na jeden problem i ćwiczenia prowadzone w niezbyt szybkim tempie zbyt duża ilość nowych informacji blokuje możliwość ich przyswojenia; Rzadziej podejmują ryzyko, boją się popełniać błędy. Pracują wolniej używając metody wglądu zamiast metody prób i błędów. Oczekują, że zadania które otrzymali do wykonania będą omówione na zajęciach; Oczekują od trenera zaangażowania i bardzo dobrego przygotowania do zajęć; Szkolenia dla dorosłych muszą być zorganizowane w taki sposób, by zapewnić wygodę psychiczną i fizyczną. Długie wykłady, niekompetentni trenerzy, niewygodne siedzenia, monotonia, brak możliwości ćwiczenia nabywanej wiedzy, nieadekwatność tematu szkolenia do ich oczekiwań wywołują u nich irytację i opór. Zatem kluczowym etapem w przygotowaniu się trenera do pracy z grupą 45 plus jest uświadomienie sobie z jaką grupą tak naprawdę mamy do czynienia, a następnie takie przygotowanie i przeprowadzenie zajęć, które odpowiadają oczekiwaniom poszczególnych uczestników. Ważnym jest, że nader często uczestnicy grup szkoleniowych 45 plus w niektórych obszarach posiadają wiedzę i umiejętności większe od trenera. Właściwe i skuteczne zmierzenie się z tym zjawiskiem nie tylko powoduje wzrost motywacji grupy do nauki, ale zaistnienie zjawiska sieci wiedzy, w ramach którego trener staje się moderatorem, a uczestnicy wzajemnie wymieniają się wiedzą. METODYKA PRZYGOTOWANIA TRENERÓW Metodyka przygotowania trenerów, zakończona uzyskaniem przez nich certyfikatu, zakłada istnienie sześciu głównych kroków (podprocesów). Są to: Rekrutacja Szkolenie merytoryczne Wewnętrzna ewaluacja Prowadzenie szkoleń Zewnętrzna ewaluacja Certyfikacja

8 Strona8 Graficznie przedstawione są one na poniższym rysunku. W powyższych procesach występują role takie jak: kandydat na trenera, trener starszy trener oraz koordynator. Kandydat na trenera To osoba, która na co dzień pracuje z osobami bezrobotnymi oraz poszukującymi pracy i posiada już pewne doświadczenie trenerskie, a w procesie zapoznaje się ze specyficzną rolą trenera osób 45 plus i sytuacją szkoleniową tej grupy. Współpracuje ze starszym trenerem, działając zgodnie z otrzymanymi od niego instrukcjami. Rozwija kompetencje komunikacyjne i wiedzę zawartą w niniejszym podręczniku. Trener Osoba, która zdała test sprawdzający wiedzę zawartą w niniejszym podręczniku oraz przygotowała szkolenie na wybrany temat, a obie te części zostały pozytywnie ocenione przez starszego trenera. Trener osiągnął już ten poziom kompetencji, który pozwala mu prowadzić szkolenia dla osób 45 plus. Starszy trener Trener, który przeprowadził minimum 100 h szkoleniowych z grupą 45 plus i może egzaminować kandydatów na trenerów oraz certyfikować trenerów. Koordynator Koordynator to osoba obsługująca proces od strony organizacyjnej, w szczególności zarządzająca dostępem do materiałów dla kandydatów na trenerów, trenerów i starszych trenerów.

9 Strona9 Rekrutacja kandydatów na trenerów Rekrutacja kandydatów na trenerów przeprowadzających szkolenia z osobami 45 plus odbywać się będzie spośród pracowników urzędów pracy, którzy chcą podnieść swoje kwalifikacje i rozszerzyć zakres wykonywanych obowiązków, ale które równocześnie posiadają już doświadczenie trenerskie w wymiarze minimum 60 h przeprowadzonych szkoleń i minimum jednego roku doświadczenia w pracy trenera (dla dowolnych grup odbiorców). W procesie rekrutacji kandydaci na trenerów proszeni są o przygotowanie Curriculum Vitae i listu motywacyjnego oraz przesłanie ich do koordynatora procesu z Fundacji Inicjatyw Menedżerskich (dane kontaktowe koordynatora znajdują się na stronie Oczekiwania wobec kandydata na trenera zostały opisane szczegółowo w kolejnym rozdziale. Szkolenie merytoryczne kandydatów na trenerów W kolejnym kroku kandydaci na trenerów muszą przejść przygotowanie merytoryczne przygotowujące ich do pełnienia roli trenerów dla osób 45 plus. Przygotowanie to odbywa

10 Strona10 się w postaci samokształcenia. Szkolenie takie oparte będzie na niniejszym podręczniku oraz uzupełniających go materiałach (np. prezentacjach), a zadaniem kandydatów będzie, po uprzednim pobraniu podręcznika ze strony internetowej Fundacji Inicjatyw Menedżerskich ( przyswojenie zawartych w nim informacji. Niezbędne jest także przygotowanie przez kandydata prezentacji (na przykład w standardzie PowerPoint lub PDF) na wybrany temat, zgodnie z przedstawionymi w podręczniku zaleceniami. Po zapoznaniu się z materiałami szkoleniowymi i przygotowaniu prezentacji na wybrany temat oraz po przygotowaniu CV i listu motywacyjnego, kandydat może przystąpić do kolejnego kroku, którym jest wewnętrzna ewaluacja koordynowana przez koordynatora procesu. Wewnętrzna ewaluacja kandydata na trenera Ten proces polega na sprawdzeniu nabytej przez kandydata na trenera wiedzy. W tym celu kandydat, który zapoznał się z zawartością podręcznika i przygotował szkolenie na wybrany temat (oraz CV i list motywacyjny), wysyła do koordynatora projektu pocztą elektroniczną na adres biuro@fim.org.pl prośbę o wskazanie egzaminatora. Egzaminatorem jest starszy trener czyli osoba, która przeszła już cały proces, prowadzi samodzielnie szkolenia i spełnia wyższe, niezbędne do pełnienia tej roli wymagania (wskazane w dalszej części tego rozdziału). Koordynator wybiera z listy starszych trenerów jedną taką osobę i następnie prosi ją o przeprowadzenie wewnętrznej ewaluacji kandydata na trenera. W przypadku gdyby wybrany przez koordynatora procesu starszy trener nie mógł podjąć się zadania, koordynator kieruje prośbę do kolejnego starszego trenera.

11 Strona11 W pierwszym kroku starszy trener kontaktuje się z kandydatem na trenera za pomocą poczty elektronicznej. Następnie wchodzi do katalogu testów, który jest dostępny na stronie po uprzednim zalogowaniu i wybiera z dostępnego tam arkusza (Załącznik nr 1), składającego się w początkowej fazie z 60 pytań, a w kolejnych krokach uzupełnianych o kolejne pytania przez starszych trenerów, 30 pytań, które w ustalonym (z kandydatem) terminie przesyła do kandydata na trenera. Dostęp do części portalu, w której są arkusze pytań jest nadawany starszym trenerom przez koordynatora systemu. Wypełniony arkusz odpowiedzi wraz z przygotowaną wcześniej prezentacją kandydat na trenera musi odesłać do starszego trenera w ciągu 60 minut za pomocą poczty elektronicznej, która jest kierowana także do wiadomości koordynatora procesu. Zakłada się, że starszy trener będzie chciał dopisać jedno lub więcej pytań do dostępnego arkusza. W tym celu zanim przygotuje arkusz testowy dla kandydata na trenera, musi wysłać pocztą elektroniczną prośbę do koordynatora o dodanie jego pytań do aktualnej listy oraz załączyć w korespondencji te pytania. Obowiązkiem starszego trenera na tym etapie jest ocena prezentacji i wyników testu kandydata, a następnie przekazanie rekomendacji (oceny) do koordynatora. Na podstawie uzyskanych informacji koordynator przygotowuje certyfikat (jeżeli ocena jest pozytywna) i przesyła go do kandydata na trenera, wraz z informacją o czekających go obowiązkach w kolejnych fazach procesu. Poczta elektroniczna zawierająca elektroniczną wersję certyfikatu trenera kierowana jest także do wiadomości starszego trenera przeprowadzającego daną ewaluację. Przeprowadzanie szkoleń

12 Strona12 Pozytywna ocena uzyskana łącznie z testu i przygotowanej przez kandydata na trenera prezentacji, uprawnia go od tego momentu, jako trenera, do samodzielnego przeprowadzania szkoleń z grupami 45 plus. Zakłada się, że aby dojść do uzyskania tytułu starszego trenera niezbędne jest przeprowadzenie 100 h szkoleń dla grupy 45 plus w ciągu jednego roku. Trener jest zobowiązany do osiągnięcia statusu starszego trenera w ciągu najdłużej dwóch lat, a brak spełnienia tego obowiązku powoduje utratę uprawnień trenerskich. W celu uniknięcia ewentualnych nieporozumień, zanim koordynator prześle do trenera decyzję o utracie uprawnień trenerskich, co jest komunikowane za pomocą poczty elektronicznej skierowanej bezpośrednio do danego trenera przez koordynatora z potwierdzeniem przeczytania wiadomości oraz jest związane z usunięciem nazwiska trenera z listy trenerów 45 plus, koordynator przesyła do trenera wiadomość z informacją o tym, że powinien on przejść, nie później niż w ciągu miesiąca, kolejny proces ewaluacji. Koordynator dokonuje przeglądu kwalifikacji trenerów co najmniej dwa razy do roku. Zewnętrzna ewaluacja pracy trenera Zewnętrzna ewaluacja pracy trenera opierać się będzie na Karcie oceny trenera (Załącznik nr 2) wypełnianej dobrowolnie przez uczestników szkoleń 45 plus. Warunkiem dalszego rozpatrywania danej kandydatury do tytułu starszego trenera osób 45 plus jest zebranie minimum 80% Kart oceny trenera z dwóch szkoleń oraz uzyskanie w tej puli minimum 80% pozytywnych ocen. Pozytywna ocena to uzyskanie minimum 24 punktów w sekcji A (dotyczącej jakości prezentacji i materiałów szkoleniowych) i minimum 24 punktów w sekcji C (dotyczącej jakości prowadzenia szkolenia przez trenera) w załączonej Karcie oceny trenera, przy czym w żadnym z punktów w tych sekcjach nie może pojawić się ocena na poziomie 1. Oceny na karcie dokonywane są w 6-cio stopniowej skali, gdzie 1 oznacza ocenę negatywną, a 6 najbardziej pozytywną.

13 Strona13 Koordynator projektu weryfikuje informacje zawarte w Kartach ocen trenera i podejmuje decyzje o przejściu do kolejnego kroku w procesie. Certyfikacja trenera Jeżeli wszystkie powyższe warunki zostaną spełnione możliwe będzie przyznanie certyfikatu uzyskania tytułu starszego trenera. W tym celu trener wysyła do koordynatora procesu wniosek o uznanie go za starszego trenera. Do wniosku powinien być dołączony wykaz przeprowadzonych szkoleń dla grup 45 plus wraz z podaniem terminów i ilości uczestniczących w nich osób oraz niezbędna ilość pozytywnych ocen otrzymanych w Kartach pracy trenera. W celu utrzymania statusu starszego trenera niezbędne jest ciągłe prowadzenie szkoleń dla osób 45 plus w wymiarze minimum 30 h rocznie oraz otrzymanie i przeprowadzenie minimum 2 certyfikacji rocznie. Wprowadzenie tego obowiązku dla starszego trenera stanowi dla niego nie tylko motywację do przystępowania do procesów wewnętrznej ewaluacji, ale także stanowi narzędzie do samorozwoju starszych trenerów. Zasada utraty uprawnień starszego trenera w przypadku braku przeprowadzenia minimum 2 certyfikacji rocznie nie ma zastosowania jeżeli koordynator procesu nie skieruje do starszego trenera minimum 4 zaproszeń do przeprowadzenia ewaluacji. Możliwa jest także sytuacja utraty uprawnień do ubiegania się o tytuł starszego trenera. Stanie się to wówczas jeśli trener w ciągu dwóch lat od momentu rozpoczęcia ubiegania się o ten tytuł nie przedstawi niezbędnych dokumentów potwierdzających przeprowadzone przez niego szkolenia i kart ewaluacyjnych z tych szkoleń (zagadnienie to zostało opisane w jednym z wcześniejszych rozdziałów).

14 Strona14 Zadania koordynatora procesu Istotną dla opisanego w poprzednich rozdziałach procesu jest rola koordynatora procesu. Do kluczowych obowiązków koordynatora procesu należą: Komunikacja za pomocą poczty elektronicznej z uczestnikami procesu przygotowania i ewaluacji trenerów. Komunikacja ta powinna odbywać się regularnie i niezwłocznie. Koordynator powinien przeglądać pocztę elektroniczną nie rzadziej niż co drugi dzień, a w przypadku planowanych nieobecności powinien wyznaczyć zastępcę. Utrzymanie strony internetowej Koordynator powinien dbać o funkcjonowania i aktualność strony internetowej, zarówno w jej części publicznej (tej w której przechowywane są materiały szkoleniowe, podręczniki, listy trenerów i starszych trenerów), jak i tej dostępnej tylko po zalogowaniu dla starszych trenerów zawierającej listy pytań. Przygotowywanie certyfikatów Koordynator jest zobowiązany do niezwłocznego przygotowywania i przesyłania certyfikatów do trenerów i starszych trenerów Monitorowanie procesu Koordynator zobowiązany jest do monitorowania procesu szczególnie w obszarze przechodzenia trenerów do roli starszych trenerów oraz spełniania obowiązków przez starszych trenerów.

15 Strona15 Metody prowadzenia szkoleń Trener w swojej pracy ma do dyspozycji wiele różnych metod, za pomocą których współpracuje z grupą. Dobór odpowiedniej metody w nauczaniu dorosłych z grupy 45 plus jest rzeczą niezwykle istotną. Źle dobrana lub nieumiejętne zastosowana może spowodować stres, zarówno u prowadzącego, jak i uczestników szkolenia, a także wywołać opór i niechęć do współpracy. Natomiast odpowiednio wybrana metoda, dostosowana do tematu, treści i celu zajęć, jak również do predyspozycji i umiejętności prowadzącego, pozwala zaangażować uczestników i znacząco podwyższyć efektywność szkolenia. Przed zastosowaniem wybranej metody, szczególnie w przypadku współpracy z grupą 45 plus, gdzie mamy do czynienia ze zjawiskiem autonomiczności i motywacji wewnętrznej, należy z nią dokładnie zapoznać uczestników, by nie mieli poczucia niepewności, bezradności czy w konsekwencji spadku motywacji do nauki. Poniżej przedstawione zostały główne metody stosowane w pracy trenera. Wykład Wykład prowadzony dla grupy 45 plus to najbardziej tradycyjna i najczęściej używana przez początkujących trenerów forma nauczania. Polega na ustnym przekazaniu wiedzy słuchaczom, którzy odbierają przekazywane im informacje w milczeniu, zadając ewentualne pytania po zakończeniu wykładu. Zalety zajęć prowadzonych w formie wykładu: Możliwość przekazania wielu informacji w krótkim czasie (pamiętajmy jednak, że cechą grupy 45 plus jest nastawienie na problem i oczekiwanie wiedzy praktycznej); Brak ograniczeń co do liczby uczestników biorących udział w zajęciach możliwość pracy z licznymi grupami; Dobra metoda nauczania, kiedy istnieje potrzeba wprowadzenia do nowej tematyki bądź uszczegółowienia jakichś zagadnień, a więc tam, gdzie chcemy przekazać wiedzę czysto teoretyczną; Dobra forma przekazywania wiedzy osobom, które lepiej przyswajają informacje ze słuchu. Wady zajęć prowadzonych w formie wykładu: Brak aktywnego udziału uczestników w procesie kształcenia; Problem z zapamiętywaniem wielu informacji ze względu na słabnącą koncentrację uwagi uczestników z grupy 45 plus w trakcie wykładu;

16 Strona16 Trudność dopasowania tempa przekazu do wszystkich uczestników; Komunikacja jest jednokierunkowa, w związku z czym trudno jest zweryfikować, czy przekazywane informacje są zrozumiałe dla wszystkich uczestników; Wiedza jest zwykle czysto teoretyczna i w małym stopniu wpływa na zmiany zachowania czy opanowanie nowych umiejętności, co jest jednym z głównych oczekiwań uczących się dorosłych z grupy 45 plus. Jakie powinny być cechy dobrego wykładu dla grupy 45 plus? Dobrze przygotowana treść merytoryczna Właściwy dobór i selekcja treści wykładu powinny wynikać ze świadomości jak ograniczony jest czas, w którym należy przekazać wiedzę. Warto sobie zadać pytania (stawiając się niejako w pozycji słuchacza z grupy 45 pplus), jakie zagadnienia przedstawić dokładnie, co tylko zasygnalizować, a co można pominąć? Decyzja jest trudna, bo wszystko wydaje się ważne. Najważniejsze jest jednak to, jaka część przekazywanej wiedzy może zostać wykorzystana w przyszłości przez uczestnika szkolenia, pamiętając o tym, że szkolenie prowadzone jest dla specyficznej w oczekiwaniach grupy 45 plus ( zagadnienie to opisuje rozdział SZKOLENIE DOROSŁYCH). Po dokonaniu selekcji tematycznej należy wyznaczyć odpowiednią liczbę godzin dla poszczególnych tematów. Warto tutaj również uwzględnić czas na wprowadzenie, podsumowanie oraz odpowiedzi na ewentualne pytania uczestników dotyczące danego zagadnienia. Treść wykładu powinna układać się w spójną logiczną całość, stanowić swoistą opowieść w której poszczególne zagadnienia wynikają jedne z drugich lub stanowią rozwinięcie historii. Odpowiednie przygotowanie i uzdolnienia pedagogiczne wykładowcy Forma przekazu w dużym stopniu zależy od talentu dydaktycznego osoby prowadzącej szkolenie. Wykładowca pracujący z grupą 45 plus powinien treść wykładu wiązać umiejętnie z życiem, dobierać trafne i interesujące przykłady, cytaty, anegdoty, starannie się wysławiać. Znajomość metod kształcenia oraz podstaw pedagogiki są natomiast nieodzowne, aby znaleźć najbardziej odpowiednią formę dla przekazywania określonych treści. Wyposażenie pomieszczenia dydaktycznego Wyposażenie sal wykładowych i pomoce dydaktyczne to kolejne zagadnienie, którego nie wolno lekceważyć w przypadku pracy dla grupy 45 plus, która oczekuje komfortu psychicznego i fizycznego w trakcie szkolenia. Sale szkoleniowe powinny być odpowiednio przygotowane i wyposażone przed pojawieniem się uczestników na zajęciach. Nie należy poświęcać czasu przeznaczonego na wykład na ustawianie stołów, czy podłączanie rzutnika bo słuchacz z grupy 45 plus odbierze to jako brak szacunku lub brak profesjonalizmu. Warto podczas wykładu korzystać z różnego typu środków multimedialnych, które umożliwiają

17 Strona17 bardziej sprawny przekaz i pozwalają zwiększyć ilość informacji przyswajanych przez uczestników szkolenia. Właściwe wprowadzenie uczestników z grupy 45 plus do szkolenia Uczestnicy z grupy 45 plus rozpoczynający szkolenie przeważnie mają zróżnicowaną wiedzę na temat, który będzie przedmiotem wykładu. Niektórzy ze słuchaczy będą mieli wiedzę wykraczającą poza umiejętności i wiedzę wykładowcy, inni nie będą mieli tej wiedzy w ogóle. Jest to typowe zjawisko występujące przy szkoleniach w grupie 45 plus. Konieczne jest zatem na pierwszym spotkaniu jasne przedstawienie celu wykładu, zapoznanie uczestników z programem, określenie wymagań potrzebnych do zrozumienia treści i formy zaliczeń. Wzbudzenie zainteresowania już na początkowych zajęciach prowadzi do powstania partnerskiego układu podczas późniejszych spotkań. Uczestnicy odczuwają wówczas potrzebę poznania treści wykładu i rozumieją jego przydatność w procesie kształcenia, a wykładowca utwierdza się w przekonaniu, że jego wysiłki przynoszą efekty. Na tym etapie, wykładowca grupy 45 plus musi też ustalić który z uczestników posiada wiedzę z obszaru wykładu i w jego trakcie wykładowca dla grupy 45 plus powinien odwoływać się do wiedzy lub doświadczenia takich osób. W celu odpowiedniego przygotowania do prowadzenia wykładów dla grupy 45 plus, warto także zapoznać się z najczęściej popełnianymi błędami w pracy trenera, a następnie starać się ich unikać. Do błędów tych należą m.in.: Podawanie zbyt wielu szczegółowych i mało istotnych informacji; Brak związku teorii z praktyką; Odwrócenie proporcji między treścią a dygresją; Brak jasnej struktury przekazu; Brak zaangażowania lub przekonania do wygłaszanych treści; Brak własnych komentarzy; Monotonny sposób przekazu; Czytanie materiałów; Mówienie za cicho; Zbyt wolne lub zbyt szybkie tempo przekazu; Brak kontaktu wzrokowego z uczestnikami; Brak reakcji na widoczne znudzenie słuchaczy. Brak odwoływania się do wiedzy i doświadczenia uczestników szkolenia

18 Strona18 Dyskusja Dyskusja, a więc wymiana wzajemna poglądów, to jedna z częściej stosowanych metod pracy z osobami dorosłymi, szczególnie przydatna w trakcie realizacji szkoleń dla grup 45 plus. Pozwala ona na uczenie się poprzez wyrażanie własnych opinii, dzielenie się doświadczeniami oraz badanie innych punktów widzenia, zapoznawanie się z doświadczeniami innych. Zdolność do wymiany doświadczeń jest cechą, która najbardziej odróżnia współpracę ze słuchaczami z grupy 45 plus i osobami bez doświadczenia życiowego i zawodowego. Wyróżnia się trzy rodzaje dyskusji: Kierowana prowadzący zmierza do założonych na początku, konkretnych wniosków lub decyzji; Zorganizowana w sposób wcześniej zaplanowany, np. po wprowadzeniu ogólnym kontynuowana jest w mniejszych grupach, a następnie wnioski prezentowane są przez moderatorów na forum; Swobodna oparta na aktywności uczestników, w której prowadzący ogranicza się do roli obserwatora i podsumowuje wyniki. Zalety dyskusji w grupie 45 plus: Ujawnianie różnych punktów widzenia; Możliwość zaprezentowania własnego stanowiska przez każdego uczestnika; Ujawnianie się kwestii spornych i konfliktów w grupie; Wymiana i dzielenie się doświadczeniami; Uzupełnianie wiedzy dzięki uczeniu się od siebie nawzajem; Rozwijanie sprawności komunikowania się z innymi; Ćwiczenie poprawności formułowania argumentów, jasnego precyzowania swoich poglądów, zadawania pytań; Rozwijanie umiejętności kontrolowania swoich emocji; Rozwój umiejętności rozwiązywania problemów; Możliwość wzajemnego poznania się przez uczestników. Wady dyskusji w grupie 45 plus: Możliwość pojawienia się sporów i konfliktów w gronie uczestników; Trudność określenia czasu potrzebnego do przeprowadzenia dyskusji; Brak możliwości przewidzenia przebiegu i efektów dyskusji; Możliwość niskiego zaangażowania uczestników w przypadku trudnych bądź nieinteresujących tematów.

19 Strona19 Zalecenia dla trenera do prowadzenia dyskusji w grupie 45 plus: Na początku ustal zasady; Nie dopuść żeby dyskusja została zdominowana przez osoby najbardziej aktywne lub często zbaczające z tematu; Staraj się włączyć rozmowy na boku do głównego wątku; Słuchaj uważnie wszystkich wypowiedzi; Staraj się nie nadinterpretowywać, parafrazuj, pytaj czy dobrze zrozumiałeś, sprawdzaj swoje wnioski; Staraj się tak kierować dyskusją, by uczestnicy wyrażali swoje zdanie ( ja ), a nie prawdy ogólne; Nie atakuj pytaniami szczegółowymi, bardzo drążącymi, bo może to wywołać opór i niechęć do współpracy; Nie faworyzuj nikogo; Zachęcaj do wypowiedzi a nie odpytuj; Nie polemizuj sam, raczej pozwól żeby uczestnicy polemizowali między sobą.

20 Strona20 Studium przypadku Case study Analiza przypadku jest aktywizującą formą nauczania, symulującą rzeczywiste sytuacje i procesy co szczególnie odpowiada uczestnikom szkoleń z grupy 45 plus, którzy chcą wiedzieć jak zastosować nową wiedzę w praktyce. Studium przypadku pozwala na kształcenie umiejętności identyfikacji problemów, ich hierarchizacji, poszukiwania rozwiązań oraz podejmowania decyzji. Zazwyczaj nie ma jednego właściwego rozwiązania, bowiem w tym samym przypadku można zidentyfikować różne problemy, a sposób ich rozwiązania w dużej mierze wynika z doświadczenia i kreatywności osoby analizującej sytuację. Zalety studium przypadku: Może stanowić rzeczywistą sytuacją życiową, która pozwala uczestnikom rozważyć, czy postępują właściwie; Daje możliwość przyjrzenia się realnym przykładom działań innych ludzi; Daje możliwość przedstawienia wielu różnych umiejętności, w których stosowanie praktycznej wiedzy jest bardzo ważne. Możliwość wykorzystania doświadczenia uczestników z grupy 45 plus Wady studium przypadku: Może się zdarzyć, że uczestnicy nie mają wystarczającej wiedzy lub doświadczenia uczestników do samodzielnego przeprowadzenia analizy (uczestnicy z grupy 45 plus bardziej boją się, że popełnią błąd); Trudność oceny jakości zaproponowanych rozwiązań, gdyż nie wiadomo jakby się sprawdziły w praktyce (grupa 45 plus ma mniejsza skłonność do podejmowania ryzyka). Zalecenia dla trenera: Procując z grupą 45 plus, dobieraj treści materiałów w taki sposób, by zaangażować jak najwięcej wyobraźni odbiorców i stworzyć realne warunki dojścia do rozwiązania; Tekst wybrany do analizy powinien być możliwie krótki, napisany prostym językiem, charakteryzujący się jasną i logiczną strukturą. Aby wyrazić emocje i przekonania można wykorzystać dialogi. Dane liczbowe powinny być przedstawione w formie tabeli lub wykresów, ułatwiających ich analizę; Zadania, pytania i polecenia ukierunkowujące analizę przypadku powinny być jasne i jednoznaczne.

21 Strona21 Burza mózgów Burza mózgów polega na zespołowym wytwarzaniu pomysłów rozwiązania jakiegoś zadania. W metodzie tej zaczyna się od zgromadzenia możliwie najbogatszego materiału wyjściowego, aby później, na drodze intelektualnej selekcji, wybrać te najlepsze i możliwe do zrealizowania rozwiązania. Zazwyczaj burza mózgów składa się z trzech etapów: Faza twórcza, w której uczestnicy zachęcani są do swobodnego zgłaszania pomysłów i wymiany poglądów z zastrzeżeniem braku jakiegokolwiek krytycyzmu; Faza selekcyjna polegająca na wstępnej ocenie i odrzuceniu pomysłów małorealistycznych bądź niezwiązanych z tematem. Następnie trzeba określić zestaw kategorii związanych z tematem, według których należy pogrupować pozostałe pomysły; Faza oceniająca, w której w drodze głosowania wybierane są najlepiej rokujące pomysły. Na specyfikę burzy mózgów przeprowadzanej w grupie 45 plus wpływa fakt, że uczestnicy z grupy 45 plus trudniej akceptują pomysły i informacje, które znajdują się w sprzeczności z ich dotychczasową wiedzą i doświadczeniem a cechą burzy mózgów jest to, że nie ma złych pomysłów, co oznacza, że niektóre z nich mogą sprawiać wrażenie kontrowersyjnych. Innym aspektem zauważalnym przy współpracy z grupą 45 plus jest mniejsza zdolność uczestników z grupy 45 plus do podejmowania ryzyka ujawniania potencjalnie kontrowersyjnych pomysłów. Zalety burzy mózgów: Większa efektywność grupy niż pojedynczo pracujących osób; Występowanie większej obiektywizacji wyników w grupie; Sprzyjanie większej twórczości; Nauka współpracy i współdziałania uczestników grupy. Wady burzy mózgów: Wymagana odpowiednia liczba uczestników zbyt wiele osób może wywołać chaos, przy niewielkiej liczbie trudno osiągnąć tzw. efektu synergii - liczba pomysłów będzie niewielka, a uczestnicy nie będą się wzajemnie inspirować.

22 Strona22 Zalecenia dla trenera: Zadbaj o właściwe warunki pracy i luźną, nieformalną atmosferę; Zachęcaj do mówienia, generowania pomysłów; Dbaj aby uczestnicy nie oceniali i nie odrzucali cudzych pomysłów; Zapisuj wszystkie pomysły na tablicy, pilnuj czasu i faz burzy mózgów; Włączaj się do burzy możesz podawać własne przykłady, chwalić i zachęcać; Dokonaj podsumowania. Odgrywanie ról Jest to metoda, która w bardzo dużym stopniu angażuje uczestników. Dostają oni tylko pobieżne informacje na temat danej sytuacji. Po otrzymaniu ról, jakie mają odgrywać, uczestnicy przygotowują scenariusz postępowania, a następnie odgrywają te role. Metoda ta zastosowana w grupie 45 plus wymaga nieco więcej przygotowania niż w grupach młodszych. Dotyczy to w szczególności potrzeby przełamania oporu / wstydu uczestników grupy 45 plus. Przygotowując grupę do zajęć metodą odgrywania rów warto poprzedzić zajęcia przykładem (filmem) lub odegrać tę rolę osobiście (jako trener). Praca w małych grupach W tej metodzie zajęcia rozpoczyna się zazwyczaj w dużej grupie, gdzie omawiany jest temat, zadania do wykonania, czas oraz prezentowane są pomoce i materiały. Następnie grupę dzieli się na mniejsze (po 4-5 osób) grupki, dbając o to, by były jak najbardziej zróżnicowane wewnętrznie pod względem doświadczenia, płci, osobowości, wiedzy, aktywności itp. Z każdym nowym zadaniem powinno dokonać się kolejnego podziału na grupki. Ważne jest zwrócenie uwagi uczestnikom, że każdy członek grupy powinien aktywnie uczestniczyć w jej pracy. Praca w małej grupie sprzyja integracji i wyzwala aktywność. Jest także mniej stresująca niż praca w większym gronie, za to bardziej czasochłonna. Pracując w małych grupach z przedstawicielami grupy 45 plus warto pamiętać o tym, że osoby z grupy 45 plus oczekują od trenera zaangażowania i podzielenie zespołu na grupy, rozdanie zadań a następnie zajęcie się czytaniem gazety zostanie przez uczestników odebrane jako przejaw braku szacunku. Należy w tym modelu wykazywać aktywne zainteresowanie podchodząc kolejno do każdej z grup pytając o postępy w pracy i pomagając w rozwiązywaniu problemów.

23 Strona23 Komunikacja interpersonalna Komunikowanie to proces porozumiewania się jednostek, grup lub instytucji. Jego celem jest wymiana myśli, dzielenie się wiedzą i informacjami, nawiązanie wzajemnych stosunków oraz budowanie określonych relacji za pomocą słów, dźwięków, obrazów. Trener pracujący z grupami 45 plus powinien konsekwentnie realizować potrzeby rozwojowe uczestników. Ważne jest dbanie o zaufanie grupy oraz stworzenie klimatu bezpieczeństwa, uprzejmości i współpracy (komfortu psychicznego i fizycznego). Nawiązanie kontaktu z grupą Wiarygodność to wrażenie, jakie robisz na swoim rozmówcy. Jest ono podstawą dla drugiej strony, że może ci zaufać i zaangażować się w prezentację. Podstawowe wyznaczniki wiarygodności w pracy z grupą 45 plus: Ubiór, wygląd elegancko ubrani ludzie wydają się być bardziej wiarygodni niż osoby ubrane nieformalnie; Fachowość dobre przygotowanie merytoryczne, doskonała znajomość przedmiotu prezentacji; przygotowanie na każdą ewentualność, każde pytanie; Entuzjazm sam musisz być przekonany do tego, co prezentujesz; Ekspertyza posiadanie fachowej wiedzy, cytowanie autorytatywnych opinii, demonstrowanie doświadczenia; Rzetelność uczciwość, otwartość na pytania i krytykę; Pewność perfekcyjnie przygotowana prezentacja, umiejętności werbalne i niewerbalne, mówienie bez zahamowań i speszenia; Zaangażowanie dawanie sygnałów świadczących o doświadczeniu; Szacunek dla wiedzy i doświadczenia uczestników grupy 45 plus Pierwsze wrażenie Pierwsze wrażenie jest zjawiskiem rozpoczynającym proces komunikacji, w wyniku którego kształtuje się całościowy obraz osoby, z którą się komunikujemy. Obraz ten w zasadniczy sposób wpływa na przebieg dalszego kontaktu, ponieważ kształtuje on określone nastawienie względem rozmówcy. Jest to szczególnie ważne w pracy z grupą 45 plus, której to przedstawiciele chcą być traktowani z szacunkiem.

24 Strona24 Jak zrobić dobre pierwsze wrażenie: Zwróć uwagę na to, by siedząc, chodząc, czy stojąc mieć wyprostowaną sylwetkę z podniesioną głową. Odpowiednia postawa podnosi wiarę we własne siły; Oczy stanowią najważniejszy obszar wizualnej uwagi - w czasie rozmowy uwaga koncentruje się na oczach przez ok. 43% czasu. Bardzo ważne jest zatem nawiązanie kontaktu wzrokowego ze wszystkimi uczestnikami szkolenia; Serdeczny wyraz twarzy zapewni uśmiech i humor, a dobrze opowiedziany dowcip, powiązany z tematem szkolenia, jest dobry na rozluźnienie atmosfery, która szczególnie na początku może być napięta; Barwa głosu może świadczyć o emocjach. Odczuwając napięcie możesz (nieświadomie) mówić wyższym głosem. Osoby komunikujące się wyższym tonem, mogą wzbudzać u słuchaczy irytację i być negatywnie odbierane; Jeżeli jest to możliwe (grupa nie jest zbyt liczna) przed rozpoczęciem zajęć przywitaj się indywidualnie ze wszystkimi uczestnikami. Zaufanie i akceptacja, które zdobyłeś w trakcie prezentacji, mogą szybko zniknąć, jeśli nie będziesz umiał radzić sobie z reakcjami odbiorców. Poniżej znajduje się kilka kategorii pytań, jakie może zadać słuchacz oraz propozycje poradzenia sobie z nimi: Pytanie o informację to pytanie neutralne. Słuchacz zwyczajnie oczekuje dalszych wyjaśnień, lub więcej informacji; Pytanie krytyczne gdy słuchacz przeciwstawia się opinii trenera; Pytanie z podtekstem słuchacz nie chce się niczego dowiedzieć, ale chce przekazać jakąś informację (czasem złośliwą). Aby właściwie odpowiedzieć na pytanie, dobrze jest najpierw je sparafrazować. Dzięki temu sprawdzisz, czy je dobrze zrozumiałeś. Jeśli słuchacz potwierdzi twoją parafrazę jego pytania, było to pytanie o informację. Wtedy odpowiedz na nie tak dobrze, jak tylko potrafisz. Jeżeli nie potrafisz odpowiedzieć (pamiętając, że specyfiką pracy z grupą 45 plus jest to, że niektórzy z Twoich słuchaczy mogą mieć w pewnych szczegółowych obszarach wiedzę większą niż Ty) odwołaj się do wiedzy innego uczestnika szkolenia (jeżeli spodziewasz się, że taka osoba znajduje się na sali) lub przyznaj się do niewiedzy oferując, że uzupełnisz ja i dasz odpowiedź przy najbliższej okazji (np. na następnych zajęciach). Pamiętaj o takich zobowiązaniach i staraj się je wypełniać. Bo w tym przypadku słuchacz jest nastawiony na odbiór / uzupełnienie swojej wiedzy.

25 Strona25 Jeśli słuchacz zaczyna prezentację swoich poglądów, było to pytanie krytyczne. Potraktuj to, jako okazję do ponownego uwypuklenia swoich najmocniejszych argumentów. Tutaj słuchacz, (mimo, że zadał pytanie) chce mówić dalej. Daj mu na to szansę - jeśli tylko mieścisz się w czasie przeznaczonym na prezentację i jeśli nie wywołuje to zniechęcenia innych uczestników. W przeciwnym wypadku grzecznie przerwij wypowiedź uczestnika spotkania (np. dziękując za ciekawy punkt widzenia). Możesz w tym celu powołać się na konieczność zmieszczenia się w czasie. W przypadku pytań z podtekstem aktywnie słuchaj uczestnika warsztatu: zadawaj pytania, podsumowuj, okazuj swe zrozumienie. Gdy zauważysz, że emocje nieco opadły, odpowiedz mu. Przy pytaniach z podtekstem szczególnie ważne jest powstrzymanie się od własnych opinii i odpowiedzi tak długo, jak tylko pozostajesz pod wpływem własnych emocji. Nawiązanie relacji z poszczególnymi uczestnikami szkolenia w grupie 45 plus Powinieneś: Dbać o przedstawienie się poszczególnych uczestników na początku szkolenia. Zaczynasz od przedstawienia siebie, a następnie prosisz aby każdy z uczestników opowiedział parę słów o sobie; Mieć świadomość, jak ważny jest kontakt wzrokowy. Podczas słuchania poszczególnych uczestników szkolenia: Utrzymuj kontakt wzrokowy z osobą, która się przedstawia; Zadawaj dodatkowe pytania by bliżej poznać uczestnika; Zapamiętaj imię uczestnika (w przypadku kłopotów z zapamiętaniem zbyt dużej liczby uczestników szkolenia można np. poprosić o wypisanie imion na wcześniej przygotowanych karteczkach). Ustal reguły zwracania się do siebie uczestników szkolenia (mówienie na Pan/Pani lub mówienie po imieniu) pytając się o zdanie uczestników jakiej formy sobie życzą.

26 Strona26 Skuteczne przekazywanie treści merytorycznych Bywa, że uczestnicy z grupy 45 plus inaczej, niż zakładałeś, rozumieją przekazywaną przez ciebie na szkoleniu treść. Dzieje się tak np. podczas przekazywania instrukcji do ćwiczeń realizowanych podczas szkolenia. Jeżeli nie upewnisz się, że zostałeś właściwie zrozumiany, a uczestnik szkolenia nie zada pytań, zazwyczaj zakładasz, że wszystko jest jasne i oczywiste. Jednak ćwiczenie zostaje wykonane niezgodnie z twoimi intencjami i wyobrażeniami. Wtedy mamy do czynienia z komunikacją jednokierunkową, gdyż nie otrzymujesz informacji zwrotnej jak polecenie zostało zrozumiane. W celu uniknięcia sytuacji nieprawidłowego zrozumienia kierowanych do uczestników z grupy 45 plus treści, powinieneś: Posłużyć się jednocześnie, np. słowami i tekstem zapisanym na tablicy, tekstem i obrazem wyświetlanym przy użyciu rzutnika, słowami i gestami; Przekazać informację ustnie, co najmniej dwa razy wykorzystując parafrazę; Poprosić jednego z uczestników o powtórzenie jak została zrozumiana treść przekazu lub zwrócić się do grupy z prośbą o zadawanie pytań (w tym przypadku mamy do czynienia z komunikacją dwukierunkową, gdzie następuje wymiana informacji pomiędzy tobą i uczestnikami szkolenia i następuje podział odpowiedzialności). Dostosowanie języka do odbiorców Pracując z grupą 45 plus powinieneś dopasować zasób używanych wyrazów w swoim języku do możliwości poznawczych uczestników. Im krótsze są twoje wypowiedzi, tym lepsze tworzysz warunki do zrozumienia przekazywanych treści, a tym samym, do prawidłowego odbioru przekazywanych komunikatów i wiedzy. Sposób doboru słów, formułowania myśli i przykładów ma znaczenie nie tylko dla realizacji celów szkolenia, ale także dla atrakcyjności szkolenia. Powinieneś zwrócić szczególną uwagę, by np. używane zwroty anglojęzyczne i żargonowe były przez uczestników zrozumiane, a w przypadku takiej potrzeby muszą być wyjaśniane.

27 Strona27 Aktywne słuchanie Umiejętność słuchania jest podstawowym narzędziem dobrego kontaktu, wyrażenia zainteresowania i szacunku i porozumiewania się. Jest to o tyle ważne że w naturalny sposób zazwyczaj koncentrujemy się na mówieniu i przekonywaniu rozmówcy jesteśmy przecież trenerami. Pamiętaj, że grupa 45 plus jest szczególnie wrażliwa na to zagadnienie. 3 główne powody, które utrudniają ludziom porozumiewanie się: Chęć wykazania swej racji za wszelką cenę; Zmiana tematu rozmowy; Nieumiejętność słuchania. Aktywne słuchanie jest wyrazem zainteresowania, akceptacji, zaufania, życzliwości i sympatii dla rozmówcy. Słuchanie może być utrudnione, jeżeli w kontakcie z rozmówcą dochodzą do głosu emocje, zdenerwowanie i napięcie. Wtedy bowiem najczęściej skupiamy się na sobie, na własnych emocjach, na obronie przed atakiem drugiej strony. W takich sytuacjach bardzo pomocne jest posługiwanie się parafrazą. Techniki ułatwiające aktywne słuchanie: Parafraza jest podstawową metodą aktywnego i skutecznego słuchania. Jest informacją zwrotną dla uczestnika o tym, czy dobrze zrozumieliśmy jego słowa. W parafrazie powtarzasz własnymi słowami podstawowe sformułowania uczestnika, sprawdzając czy dobrze zrozumiałeś intencje i treść jego wypowiedzi. Parafraza może zaczynać się od następujących zwrotów: z tego co mówisz rozumiem, że..., o ile cię dobrze zrozumiałem to..., czyli chodzi o.. Empatia i akceptacja. Empatia jest zdolnością wchodzenia w sytuację innych i rozumienia tego jak widzą rzeczywistość, co czują myśląc o różnych sprawach. Klaryfikacja To skupianie się na najważniejszych punktach rozmowy. Pomaga uporządkować wypowiedzi, które brzmią lub są chaotyczne. Dzięki klaryfikacji możesz uzyskać odpowiedź na pytanie, czy poprawnie rozpoznajesz potrzeby swojego rozmówcy np.: z tego co dotychczas zostało powiedziane wynika, że..., podsumowując tą kwestię (lub naszą rozmowę) należy pamiętać o następujących sprawach, rozumiem, że z naszej rozmowy płyną następujące wnioski i ustalenia...

28 Strona28 Zadawanie pytań: Pomaga uniknąć nieporozumień; Pomaga rozpoznać potrzeby i dookreślić, co uczestnikowi się nie podoba w szkoleniu, bądź czego nie zrozumiał; Pomaga utrzymać kontrolę nad przebiegiem szkolenia; Pomaga dookreślić treści najważniejsze w dyskusji; Pozwala poznać doświadczenia i opinie uczestników; Aktywizuje grupę i zachęca do interakcji pomiędzy uczestnikami szkolenia; Pobudza uczestników do dyskusji; Pozwala na koncentrację na uczestnikach szkolenia, a nie tylko przekazywanej treści. Wyróżnia się następujące rodzaje pytań: Pytania otwarte mobilizują do myślenia, dają możliwość dłuższego wypowiedzenia się uczestnikowi szkolenia oraz podtrzymują zainteresowanie tym, co przekazujesz. Pytania otwarte zaczynają się zazwyczaj od słów: w jaki sposób, jaki, proszę powiedzieć, co, gdzie, kiedy, itp. Pytania zamknięte odpowiedź można ograniczyć do odpowiedzi jednym słowem: Tak/Nie. Pytania zamknięte zaczynają się od słowa: czy. Pytania odbijające pytania pozwalające odwrócić negatywne wypowiedzi uczestnika szkolenia. Pytania kontrolne ich użycie pozwala koncentrować uwagę uczestników szkolenia na wypowiadanych treściach. Pozwala też zapanować nad grupą, w sytuacji, gdy uczestnicy zaczynają między sobą rozmawiać. Przykłady pytań kontrolnych: Co Pan o tym sądzi? Czy również i Twoim zdaniem, chodzi tu o.? Pytania odraczające w przypadku pojawienia się w trakcie prezentacji pytania, którego odpowiedź znajdzie się w następnym wątku tematycznym, a w tym momencie wpłynie na koncentrację uczestników w zrozumieniu omawianego aspektu, możesz posłużyć się pytaniami, które będą stanowiły komunikat zainteresowania uczestnikiem, a jednocześnie nie wpłyną na dalszy ciąg prezentowanych treści. Przykłady pytań odraczających: Jest to bardzo ważne pytanie, w trakcie dalszego omawiania zagadnienia wrócimy do niego.

29 Strona29 Jasne formułowanie myśli Samo przekazywanie wiedzy teoretycznej nie zagwarantuje sukcesu trenerskiego w pracy z grupą 45 plus, jeśli przekaz nie będzie zwięzły, zrozumiały i co najważniejsze interesujący. Aby słowa spełniały swoją informacyjną rolę podczas prezentacji, ważne jest: Dostosowanie przekazu do możliwości odbioru i rozumienia słuchaczy odnosi się ono do dostosowania tempa wypowiedzi oraz słownictwa do odbiorcy; Używania jasnego i prostego, lecz obrazowego języka. Wskazane jest wypowiadanie się krótkimi, niezbyt rozbudowanymi zdaniami; Zadbanie o warunki rozmowy wypowiadane słowa muszą być słyszalne, ważne byś dał czas słuchaczom na reakcję, na zadanie pytania, wyrażenie zdania, opinii. Skupianie uwagi uczestników szkolenia: Znaczenie słów, które przekazujesz podczas całego szkolenia zależą w znacznym stopniu od tego, jak zostaną wypowiedziane. Najważniejszymi elementami kanału wokalnego, które mają istotny wpływ na sposób przekazywanej treści w pracy trenerskiej z uczestnikami szkoleń z grupy 45 plus są: Modulacja głosu zmienność wysokich i niskich tonów w głosie. Zmiana taka wspomaga koncentrację i zainteresowanie wśród słuchaczy poprzez wskazywanie wyższymi tonami na ważniejsze treści; Kontrola głośności mówienia - jeżeli mówisz zbyt cicho, uczestnicy mogą stracić wątek, a to może prowadzić do zdenerwowania. Zbyt głośne mówienie może powodować rozdrażnienie; Tempo mówienia powinno być dostosowane do odbiorcy, czyli do czasu jaki potrzebuje na zrozumienie przekazanych treści; Akcentowanie ważne jest aby akcentować (wypowiadać wolniej, wyraźniej, nieco głośniej), te fragmenty wypowiedzi, na których najbardziej ci zależy, które powinny zwrócić uwagę uczestników; Barwa głosu może świadczyć o emocjach. Odczuwając napięcie możesz (nieświadomie) mówić wyższym głosem, co może być negatywnie odbierane; Siła głosu zbyt głośne mówienie może być odbierane jako aroganckie i wywoływać wrażenie próby zdominowania grupy. Ciche mówienie może być odbierane jako brak pewności siebie;

30 Strona30 Rytm mówienia przed wypowiedzeniem ważnej informacji, oraz w celu skoncentrowania uwagi słuchaczy, należy na chwilę zawiesić głos. Sposoby na utrzymanie zainteresowania słuchaczy z grupy 45 plus: Przerywaj ważne treści anegdotami lub przykładami; Podziel całość na moduły logiczne całości, każdą zaczynaj od słów:,,następny punkt, który chciałbym omówić, to... ; Przewiduj i uprzedzaj pytania uczestników; Zadawaj słuchaczom pytania; Okazuj zaangażowanie; Stosuj pomoce - folie, przeźrocza, wykresy, itp. - pomogą ci skoncentrować uwagę słuchaczy i urozmaicą prezentację. Dostosowanie mowy ciała do treści wypowiedzi Mowa ciała ma ogromne znaczenie w procesie komunikacji, gdyż informacje do mózgu trafiają: w 87% przez zmysł wzroku; w 9% przez zmysł słuchu; w 4% przez pozostałe zmysły. Komunikaty można odebrać poprzez wyraz twarzy, gesty, ruchy ciała, wzrok. Ciało ma zatem ogromną siłę oddziaływania na odbiorców. Aspekt ten ulega jeszcze wzmocnieniu gdy pracujemy z grupą 45 plus. Uczestnicy treningów i szkoleń rekrutujący się z tej grupy charakteryzują się szczególną wrażliwością wynikającą z doświadczenia. Kontakt wzrokowy Utrzymywanie kontaktu wzrokowego pozwala osiągnąć porozumienie i buduje pozytywne relacje z uczestnikami szkolenia. Oczy stanowią najważniejszy obszar wizualnej uwagi - w czasie rozmowy uwaga koncentruje się na oczach przez ok. 43% czasu. Unikanie kontaktu wzrokowego może sugerować, że nie znasz się na tym co mówisz, gdy patrzysz natomiast nieustannie w oczy, odbiorca zaczyna traktować wypowiedź z podejrzliwością.

31 Strona31 Mimika twarzy Twarz jest bardzo ważnym źródłem informacji emocjonalnych, gdyż odzwierciedla szybko zmieniające się nastroje, reakcje na wypowiedzi i zachowania rozmówcy. Wyraża przede wszystkim uczucia. Empatia może być sygnalizowana m.in. poprzez uśmiech. Postawa ciała Ciało skulone, zgarbione oznacza wycofanie, a wyprostowane z podniesioną głową wskazuje na pewność siebie. Gestykulacja rąk Otwarte dłonie zwiększają wiarygodność wypowiadanych słów. Zaciskanie dłoni może oznaczać wrogie nastawienie, natomiast skrzyżowane ręce, chowanie rąk za siebie - niechęć. Dynamika Ruch podczas przedstawiania materiałów czyni prezentację bardziej przekonującą. Zaangażowanie entuzjazm Nie wahaj się pokazać słuchaczom swego osobistego zaangażowania i przekonania o słuszności i wadze tego, co prezentujesz. Pamiętaj, że nerwy trenera również są widoczne, najczęściej poprzez, wbicie wzroku w podłogę, dłoni położonej na ustach lub dotykającej twarzy, przestępowaniu z nogi na nogę. Nudę może sygnalizować rozglądanie się po sali, przyglądanie się widokom za oknem, strzepywanie pyłków ze swego ubrania, ziewanie. Te sygnały mają ogromną, negatywną siłę oddziaływania na uczestników szkolenia. Aby uniknąć takiej sytuacji powinieneś być pozytywnie nastawiony do realizowanego programu szkolenia i do uczestników. Żeby zatem nie wystąpiły negatywne zachowania niewerbalne, w odpowiednim momencie, na kilka godzin przed szkoleniem, powinieneś zadbać o swoje pozytywne nastawienie psychiczne.

32 Strona32 Trudne sytuacje w pracy trenera z grupą 45 plus jak sobie z nimi radzić? Trener w swojej pracy spotyka się z najróżniejszymi wyzwaniami. Problemem może być praktycznie wszystko niedogodności techniczne, negatywne nastawienie uczestników, brak ich zaangażowania, wypadki losowe czy ostry konflikt grupowy. Doświadczony trener powinien być przygotowany do poradzenia sobie z tymi sytuacjami i powinien umieć rozpoznać ich przyczynę. Dawanie sobie rady z trudnymi zachowaniami uczestników bez szkody dla przebiegu szkolenia i relacji między nimi a prowadzącym jest jednym z wyzwań związanych z zawodem trenera. Skuteczność w tym obszarze jest oznaką profesjonalizmu a profesjonalizm jest tym czego uczestnicy szkoleń i treningów z grupy 45 plus oczekują od trenera. Trudności techniczne w pracy trenera Problemy techniczne zdarzają się dość często i stosunkowo łatwo im zapobiec. Należą do nich m.in. Wypisane markery; Rzutnik niekomunikujący się z laptopem; Brak odpowiedniego oprogramowania odtwarzającego przygotowane materiały szkoleniowe; Różne wersje programów np. PowerPoint (należy pamiętać o odpowiednim zapisaniu pliku, gdyż nie zawsze prezentację zapisaną w nowszej wersji programu obsłuży wersja starsza lub pojawią się różnice, czasem bardzo znaczne, np. w kolorystyce); Za krótkie kable; Nieodpowiedni do warsztatów układ sali, etc. Zazwyczaj wystarczy, by trener miał ze sobą własne pomoce (markery, czyste kartki papieru, kilka długopisów). Dotyczy to także jego materiałów, na których chce oprzeć swoje szkolenie warto je mieć zapisane na różnych nośnikach. Wówczas np. w przypadku awarii portu USB w komputerze będziemy mogli odtworzyć je z płyty CD. W przypadku prezentacji PowerPoint dobrze jest mieć ją zapisaną w formacie *pdf. Mamy wówczas pewność, że slajdy będą wyglądały tak samo jak te przygotowane przez nas oraz, że nikt niepożądany nie dokona w niej żadnych zmian. Dobrą praktyką jest też przyjście do sali szkoleniowej co najmniej pół godziny przed rozpoczęciem warsztatów. Te pół godziny to wystarczająco dużo czasu by zorientować się w sytuacji i próbować rozwiązać zastane problemy samemu lub korzystając np. ze wsparcia technicznego obiektu, w którym odbywa się szkolenie. Jeszcze innym rozwiązaniem może być zmiana formuły szkolenia, tak aby wszystko przebiegło sprawnie w nowych warunkach.

33 Strona33 Zdarzają się też problemy, które stanowią dużo większe wyzwanie dla trenera np. zepsuta klimatyzacja w upalne lato albo awaria ogrzewania w zimie. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że brak prądu uniemożliwia poprowadzenie warsztatów. Wiele zależy jednak od kreatywności trenera: świadomość reakcji uczestników, solidaryzowanie się z nimi, poczucie humoru i elastyczność w prowadzeniu zajęć mogą sprawić, że uczestnicy zapamiętają taki warsztat jako najbardziej udany ze wszystkich, w jakich brali udział. Praca z grupą 45 plus największe wyzwanie dla trenera Wachlarz problemów, które mogą się pojawić podczas pracy z grupą a w szczególności, pracy z grupą 45 plus jest bardzo szeroki. Może wydarzyć się dosłownie wszystko: ktoś może przyjść na zajęcia pod wpływem alkoholu, grupa może być negatywnie nastawiona względem trenera lub wykazywać całkowity brak zaangażowania, mogą pojawić się konflikty między członkami grupy całkowicie uniemożliwiające współpracę lub mogą tworzyć się podgrupy doskonale bawiące się we własnym gronie i zamknięte na jakikolwiek wpływ z zewnątrz, etc. Co to jest trudne zachowanie? Prawdopodobnie nie istnieje jedna jego definicja. To, za jak trudne uznamy dane zachowanie, może zależeć przede wszystkim od nas samych, od tego jakie mamy przygotowanie, doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, wreszcie od naszej osobistej tolerancji i wrażliwości. Nie można uznać za trudne czy nieakceptowalne każde zachowanie, które wymaga od nas więcej wysiłku niż przeciętnie. Pamiętajmy, że grupy różnią się dynamiką, doświadczeniem w uczestniczeniu w szkoleniach, akceptowanym kodem zachowań itp. O trudnym zachowaniu możemy mówić wtedy, kiedy wpływa ono na proces uczenia się innych, stanowi zagrożenie dla przeprowadzenia całości szkolenia lub kiedy wykracza poza ogólnie przyjęte normy. Demotywujący wpływ zachowania danego uczestnika na pozostałych czy uniemożliwianie trenerowi przedstawienia treści programowych, a innym aktywnego udziału w szkoleniu, to wystarczające przyczyny, dla których prowadzący powinien dołożyć starań, aby zniwelować wpływ takich zachowań na przebieg szkolenia. Dzięki doświadczeniu trudnych sytuacji z uczestnikami szkolenia, trenerzy mogą się rozwijać, udoskonalać swój warsztat i programy, co chroni przed popadnięciem w rutynę i czyni ich zawód jeszcze bardziej ciekawym. Próbując rozwiązać konflikt związany z uczestnikami szkolenia z grupy 45 plus warto na początku odpowiedzieć sobie na następujące pytania: Co mogło spowodować trudne zachowanie uczestnika? Czy dana osoba zachowuje się podobnie w kontakcie z innymi? Czy widzę daną sytuację obiektywnie? Czy rozmowa wprost rozwiąże problem?

34 Strona34 Trener dobrze przygotowany do swojej pracy powinien w każdej sytuacji umieć rozpoznawać trudne zachowania i odpowiednio na nie reagować. Poniższe rozdziały opisują najczęściej spotykane trudne postaw i zachowania uczestników podczas szkoleń w pracy z grupami 45 plus. Zachowanie lekceważące Na szkoleniach ludzie z grupy 45 plus często wykazują brak zainteresowania poruszanym tematem, jeśli tylko nie podzielają podobnych opinii. Bywa, że jawnie okazują swoje zdenerwowanie i zniecierpliwienie wiercąc się, zaczynając czytać lub robić coś innego. Mogą nawet przerwać szkolenia pytając - co następnego w planie? Warto w takiej chwili uzmysłowić uczestnikowi szkolenia jego trudne zachowanie i wspomnieć, że inni w grupie czują, że jest to ważny i potrzebny punkt szkolenia, dlatego też został zawarty w programie. Podczas konwersacji z taką osobą warto pozostać spokojnym i wytrwale bronić własnego stanowiska. Uczestnicy okazujący lekceważenie często reagują podniesionym głosem czy nawet krzykiem, możliwe, że z trudem będziesz mógł dojść do głosu. Ale nie daj się sprowokować! Poczekaj na odpowiedni moment i kiedy się uspokoi - głośno wymów imię uczestnika, żeby zwrócić jego uwagę. Następnie zaprezentuj swój punkt widzenia w asertywny sposób używając wyrażeń tj.: moim zdaniem, nie zgadzam się. Anonimowy krytykant Podobnie jak w przypadku zachowania powyżej, ludzie z grupy 45 plus krytykujący z anonimowej/bezpiecznej pozycji (nie wprost) mają stanowczy punkt widzenia, co często prowadzi do trudnych sytuacji podczas szkoleń. Pierwszym krokiem do zmierzenia się z ukrytą krytyką będzie zmierzenie się z nią publicznie zadając pytania, np. co myślałeś kiedy pokazałeś kciuk w dół podczas mojej prezentacji? By nie wzniecić konfliktu ważne jest by zadawać pytania, a nie wyrażać gotową opinię. Następnie zapytaj pozostałych uczestników w grupie czy wyrażona krytyka jest podzielana przez nich, dając im szansę wypowiedzenia się. Jeśli nie, ty i reszta grupy jesteście we właściwym miejscu. Jeśli tak, przeanalizuj problem. Narzekanie Najpierw wysłuchaj uważnie skargi, powtórz to, co powiedział uczestnik, wskazując na konkretne fakty. Nie zgadzaj się, a jedynie staraj się zauważyć problem. Następnie zadawaj pytania, zmierzające do poznania źródła problemu - jeśli trudno takie znaleźć, wskaż na niewystarczająco dużo faktów składających się na dany problem. Jeżeli osoba narzeka dosłownie na wszystko, warto powiedzieć, że program nie może być zmieniony podczas treningu, ale chętnie wysłuchasz uwag po zakończeniu szkolenia.

35 Strona35 Uczestnik w podziemiu Trudne zachowanie może być czasem trudne do wychwycenia. Dzieje się tak np. gdy dana osoba wykorzystuje przerwy lub inny czas wolny na wpływanie na innych uczestników i forsowanie swoich poglądów na temat szkolenia, a jej zachowanie podczas zajęć może nie przysparzać żadnych problemów. Można natomiast wtedy zauważyć zmianę nastroju całej grupy, zmianę w jej aktywności czy sposobie reagowania na zadane polecenia. Jako trener musisz więc cały czas być czujny i wiedzieć co się dzieje w grupie. Pierwszym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być rozmowa z uczestnikami w czasie przerw. Możesz również w trakcie zajęć badać co się dzieje w grupie poprzez zadawanie pytań dotyczących tempa szkolenia, sposobu prowadzenia, doboru ćwiczeń czy poziomu akceptacji przedstawianych treści. Rozpraszacz W grupie 45 plus zdarzają się osoby, które stale absorbują sąsiadów rozmową na boku. Spróbuj się dowiedzieć w pierwszym kroku, o co chodzi. Przyczyna może być po prostu taka, że osoba ta może nie nadążać za tokiem szkolenia, może mieć kontrowersyjne zdanie lub zwyczajnie lubi opowiadać dowcipy. Jeśli przyczyną jest wrodzona gadatliwość, zastanów się, czy można ją wykorzystać z korzyścią dla szkolenia i grupy, np. prosząc taką osobę o podsumowanie dyskusji. Jeżeli przyczyną absorbowania innych jest trudność w dostosowaniu się do tempa czy rodzaju zajęć, zastanów się, jak Ty możesz pomóc tej osobie, tak aby inni uczestnicy nie czuli się obarczeni tym zadaniem. Pierwsze skrzypce Często występuje zachowanie polegające na tym, że jedna osoba z grupy 45 plus chce zdominować całą grupę. Zawsze wyraża pierwsza swoją opinię w dyskusji i często opinia ta wypowiedziana jest w sposób autokratyczny, nie podlegający dyskusji. Na ogół taka osoba jest słabym słuchaczem, ignoruje wypowiedzi innych lub nie daje im dokończyć wypowiadanych przez nich myśli. Jej wypowiedzi nie zawsze są przemyślane, często odbiegają od właściwego tematu. Dominator lubuje się w dygresjach, rozwijanych w niekończące się opowieści. Często taka osoba może mieć większe doświadczenie i wiedzę niż pozostali uczestnicy szkolenia i stąd bierze się jej nadaktywność. Zachowanie takie może mieć jednak silny wpływ na innych uczestników, ponieważ ogranicza ich udział w dyskusjach, nie pozwala na swobodne przedstawianie własnych doświadczeń, może nawet wpływać na obniżenie ich poczucia własnej wartości lub zwyczajne znudzenie i irytację. Ponadto nadmierna słowna aktywność jednej osoby stanowi zagrożenie dla tempa szkolenia, a nawet może mieć wpływ na ilość przedstawionych treści programowych lub ich jakość.

36 Strona36 W pierwszym kroku trener powinien zastanowić się jak wzmocnić innych uczestników, zachęcić ich do reagowania na opinię tej osoby. Można pomyśleć o stworzeniu takiej sytuacji, w której każdy będzie musiał się wypowiedzieć w ograniczonym czasie. Niezaangażowany Często przeszkadzające osoby nie robią tego złośliwie. Działania i zachowania ludzi a w szczególności osób z grupy 45 plus są uwarunkowane potrzebami osobistymi (np. potrzeba porządku, władzy, uznania czy bezpieczeństwa), jak również zawodowymi (potrzeba efektywności, która dotyczy podniesienia wydajności, tempa pracy, realizacji terminów). Brak ich zaspokajania może być manifestowany w różny sposób, czasem zasygnalizowany wprost, czasem kompletnym spadkiem motywacji do udziału w szkoleniu i brakiem zaangażowania. Jako trener musisz pamiętać, że masz do czynienia z osobami dorosłymi, których potrzeby są ukształtowane, a niektóre z nich dominujące w danym momencie życia osobistego i zawodowego. Musisz to uszanować. Uczestnicy mają prawo oczekiwać od ciebie profesjonalizmu. Jeżeli nie dostarczyłeś odpowiednich informacji, sam jesteś niepunktualny, twoje ubranie jest nieadekwatne do sytuacji, nie przestrzegasz ustalonego wcześniej harmonogramu zajęć, nie oczekuj współpracy i właściwego postępowania ze strony uczestników. Podziały w grupie warsztatowej Niekiedy uczestnicy szkoleń i warsztatów prowadzonych dla grup 45 plus dobierają się w pary lub grupki pod kątem zainteresowań albo dlatego, że znają się od dawna i izolują od reszty. Jeśli to utrudnia pracę w grupach, można zastosować jakąś metodę losowego przydziału do zespołu. Czasami zdarza się, że grupa jest skonfliktowana i niektórzy uczestnicy nie są w stanie współpracować z innymi osobami. Jeżeli nie jest możliwe rozwiązanie konfliktu na bieżąco, warto zadbać o to, by osoby skłócone ze sobą nie znajdowały się w jednym zespole. Bardzo często część trudnych zachowań da się przewidzieć, a więc również im zapobiegać. Będąc przygotowanym na pewne zachowania, łatwiej jest też odpowiednio na nie zareagować w trakcie prowadzenia szkolenia. Poniżej znajduje się kilka cennych rad: Zrób wszystko co w twojej mocy, aby nie dopuścić do trudnych zachowań. Określ potrzeby uczestników, ich wymagania i oczekiwania; Zanalizuj poprzednie szkolenia tego samego typu, podczas których miałeś do czynienia z trudnym zachowaniem. Przypomnij sobie swoją reakcję, oceń jej trafność i skutki. Być może warto zareagować w ten sam sposób, jeśli wówczas był efektywny;

37 Strona37 Bądź cierpliwy i elastyczny. Staraj się wychodzić naprzeciw zgłaszanym przez uczestników prośbom lub propozycjom. Jeżeli nie możesz czegoś wykonać lub zmienić, wyjaśnij dlaczego. Staraj się wypracować kompromisowe rozwiązanie; Nie wdawaj się w indywidualną walkę z uczestnikiem, którego zachowanie jest najbardziej kłopotliwe dla ciebie i grupy. Nigdy nie ośmieszaj uczestnika. Staraj się zachować neutralną postawę. Co pomaga trenerowi w pracy z grupami 45 plus? Opisane w poprzednich rozdziałach sytuacje to zaledwie kilka przykładów trudnych sytuacji, z jakimi może zetknąć się trener w swoim zawodzie pracując z grupami 45 plus. Niektóre można przewidzieć i im zapobiec. W przypadku większości decydujące są kompetencje trenera, a zwłaszcza, te które wychodzą naprzeciw oczekiwaniom uczestników szkoleń i treningów rekrutujących się z grupy 45 plus: Gruntowne przygotowanie merytoryczne i organizacyjne; Dystans do siebie; Umiejętność nawiązania kontaktu z grupą; Gotowość do wprowadzania zmian w scenariuszu zajęć; Asertywne ustalenie granic w relacjach z pojedynczymi członkami; Kreatywność i umiejętność improwizacji. Prezentacje i wystąpienia publiczne dla grupy 45 plus Prezentacja to pokaz lub wykład, którego treść jest ilustrowana opracowanymi komputerowo elementami multimedialnymi i stanowi sprawdzoną formę przekazu wszelkiego rodzaju informacji. Z jednej strony jest to więc skuteczne narzędzie marketingowe, które umożliwia promocję firmy, produktów czy usług. Z drugiej strony może być również materiałem szkoleniowym i instruktażowym. Z tego też względu prezentacja ma szerokie zastosowanie np. na targach oraz podczas najróżniejszych konferencji i szkoleń. Od każdego trenera współpracującego z uczestnikami szkoleń i warsztatów z grupy 45 plus oczekuje się dobrze opanowanej umiejętności skutecznego prowadzenia prezentacji i innych wystąpień publicznych.

38 Strona38 Budowanie autorytetu w grupie 45 plus To, jak zostaniemy odebrani przez uczestników szkolenia jest tak naprawdę najważniejszą częścią prezentacji, w której ważne są już pierwsze sekundy kontaktu. Współpracując z grupami 45 plus a w szczególności w sytuacji gdy trener jest młodszy od uczestników szkolenia, musimy zwrócić na to zagadnienie szczególną uwagę. Aspekt najważniejszy to komunikacja niewerbalna, która determinuje dalszy ciąg relacji. Nie da się bowiem przekazać wiele za pomocą słów w tym krótkim czasie. Niezwykle ważne jest więc pierwsze wrażenie. To pierwsze wrażenie to nasz wygląd, który musi być schludny, uczesanie, wyprostowana, świadcząca o pewności siebie sylwetka, przyjemny wyraz twarzy i uśmiech. Na budowanie autorytetu ma wpływ także nasza wiarygodność. Odbiorca szkolenia musi mieć świadomość, że jesteśmy godni zaufania i nie zostaliśmy poproszeni o poprowadzenie danego szkolenia przypadkowo. Wręcz przeciwnie można nas traktować jako autorytet w dziedzinie, której szkolenie dotyczy. Umiejętność stworzenia prezentacji zgodnie z zasadami Dzięki temu, że dobra prezentacja jest dostosowana do sprecyzowanego modelu odbiorcy i tworzona z myślą o nim, staje się automatycznie optymalnym źródłem informacji na obrany temat. Oryginalna forma przekazu sprawia, że prezentowany materiał jest łatwo zapamiętać. Jest to szczególnie ważne we współpracy z grupami 45 plus, w których możemy się spodziewać różnego poziomu wiedzy i percepcji. Ostatnio coraz bardziej popularne stają się prezentacje interaktywne (np. Adobe Flash). Dają one przede wszystkim możliwość pełnej kontroli nad wyświetlanymi treściami, czy swobodnej nawigacji pomiędzy partiami materiału. Wadą takiego rozwiązania jest trudność jego tworzenia, a co za tym idzie jest ono dostępne tylko dla pewnej grupy osób. Innym rodzajem są prezentacje liniowe w nich materiał wyświetlany jest,,slajd po slajdzie bez możliwości budowania złożonych struktur i nawigacji między poszczególnymi działami. Najbardziej powszechnym programem do tworzenia prostych prezentacji liniowych jest Microsoft PowerPoint. Młodych ludzi obsługi programu PowerPoint uczy się już w szkole i jak się potem okazuje jest to bardzo przydatna umiejętność. Przekonują się o tym wszyscy, począwszy od uczniów, maturzystów, studentów, skończywszy na menagerach. Problem nie istnieje jednak w tym, czy ktoś umie/nie umie obsługiwać program PowerPoint. Zresztą nawet jeśli nie miał okazji się z nim wcześniej spotkać a posiada umiejętność obsługi komputera poznanie zasad tworzenia prezentacji nie powinno zająć dużo czasu. Tym bardziej, że w Internecie aż,,roi się od wszelkiego rodzaju poradników, filmów, rozwiązań konkretnych problemów,

39 Strona39 z którymi spotykają się użytkownicy programu PowerPoint. Przestudiowanie takiego materiału przybliży podstawy obsługi programu, a reszta to kwestia praktyki. Problem jednak w tym jak zrobić wartościową i ciekawą prezentację. Taka wiedza jest w dzisiejszych czasach na wagę złota. Nie chodzi bowiem o to żeby przygotować 100 slajdów, zapełnić je treścią, którą następnie przeczyta się słuchaczowi monotonnym głosem. Takie materiały mogą powodować tylko irytację lub senność odbiorcy. I chociaż nie ma złotego środka na idealną prezentację, a każdy temat można przedstawić na sto różnych sposobów, istnieją pewne zasady, które zdają się być uniwersalne. Poniżej zostały one opisane z uwzględnieniem specyficznych oczekiwań dla warsztatów, szkoleń i treningów prowadzonych z grupami 45 plus : Stań się specjalistą w danej dziedzinie Podstawą jest gruntowne i rzeczowe przygotowanie. Znając temat swojej prezentacji, zacznij od gromadzenia potrzebnych materiałów. W celu uniknięcia potencjalnego jednostronnego spojrzenia na dane zagadnienie, postaraj się wykorzystać jak najwięcej źródeł informacji (książki, artykuły, filmy, Internet). Wszechstronne poznanie tematu sprawi, że występując będziesz się czuł pewniej, co przełoży się z kolei na lepszy odbiór przekazywanych informacji. Dostosuj sposób prezentacji do grupy odbiorców Znajomość profilu odbiorcy ułatwi prezentującemu dokonanie wyboru, co i w jaki sposób mówić oraz pozwoli uniknąć podstawowych błędów takich jak: Używanie zbyt prostego lub skomplikowanego języka; Powielanie wiedzy już zdobytej przez odbiorców; Używanie niestosownych czy niezrozumiałych dygresji. Określ cel prezentacji Przed przystąpieniem do pracy nad prezentacją bardzo ważne jest zadanie sobie pytania: Co chcę osiągnąć? Po co to robię? Musisz wiedzieć co chcesz przekazać, co ma być najważniejsze, a co jest na tyle nieistotne, że można to pominąć. Poznanie odpowiedzi na te pytania pozwoli właściwie ukierunkować prezentację oraz uszeregować zebrane wcześniej materiały.

40 Strona40 Dobierz pomoce dydaktyczne W grupie odbiorców zapewne znajdą się zarówno wzrokowcy, jak i słuchowcy, warto więc zadbać o różnego rodzaju środki przekazu, które pomogą dotrzeć do jak największej liczby osób (wydruk prezentacji multimedialnych, dodatkowe artykuły, itp.). Należy jednak pamiętać, że wszelkie dodatkowe materiały pochłaniają uwagę słuchaczy należy więc dokładnie przemyśleć moment ich rozdysponowania. Określ plan prezentacji Aby uniknąć chaosu, bardzo ważne jest stworzenie zarysu tego, co się będzie działo. Główną zasadą jest zaczynanie prezentacji od rzeczy ogólnych, ze stopniowym ich uszczegółowieniem. Projektując plan należy pamiętać by podporządkować treści celowi swego wystąpienia. Stosowny plan może być nawet sporządzony na kartce papieru. Prezentację czas zacząć I by wszystko przebiegło dobrze warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach: Dobierz stosowny ubiór wydaje się, że to kwestia zupełnie niepowiązana, a jednak warto ją starannie przemyśleć, gdyż strojem wyrażamy szacunek dla swoich odbiorców; Postaraj się nie okazywać tremy pamiętaj tylko ty tak naprawdę wiesz jak bardzo się boisz; Zmieniaj tempo mówienia oraz intonację głosu; Miej dobre nastawienie do swojej prezentacji nie ma nic gorszego jak rozpoczęcie prezentacji słowami:,,no dzisiaj to dopiero będzie nudno"; Utrzymuj kontakt wzrokowy ze słuchaczami; Zorganizuj się czasowo przeznacz czas również na pytania od słuchaczy. Jeśli nie znasz odpowiedzi na jakieś zagadnienie, zamiast kłamać, obiecaj, że postarasz się zdobyć dane informacje w najbliższym czasie. Tworzenie i przeprowadzenie prezentacji jest procesem złożonym, a tym samym dla wielu osób bardzo stresującym. Aby wystąpienia stały się wyzwaniem, a nie zagrożeniem, warto zastosować wyżej wymienione zasady, które należy postrzegać jako bardzo uniwersalne dotyczą bowiem różnego typu prezentacji. W przypadku już konkretnie przygotowania swojego wystąpienia w oparciu o prezentację wykonaną w programie PowerPoint warto pamiętać także o innych podstawowych kwestiach przedstawionych w dalszych rozdziałach. Sztuka profesjonalnego prowadzenia prezentacji jest zbiorem wiedzy i doświadczenia. Obejmuje nie tylko przygotowanie ciekawych slajdów, ale również uwzględnia cały zestaw

41 Strona41 zagadnień takich jak: technika przekazu informacji, forma i sposób mówienia, emocje prelegenta, mowa ciała. Celem zawsze powinno być skuteczne dokonanie zmiany w słuchaczach. Warto zatem zacząć od dobrego planu rozpisanego na papierze. Cechy złego a cechy dobrego nadawcy Jak być złym nadawcą: Złe przygotowanie wówczas najmniejszy błąd jest w stanie cię rozproszyć i speszyć; Świadome lub nie zwiększanie tempa prezentacji co może z pozoru dawać wrażenie dynamiki, ale często jest męczące dla słuchacza; Brak entuzjazmu objawia się brakiem zaangażowania, co skutkuje tym, że nie można zdobyć zainteresowania słuchaczy; Pragnienie powiedzenia wszystkiego a powinno być tylko to, co może potencjalnie zainteresować słuchaczy. Jak być dobrym nadawcą: Używaj więcej niż jednego kanału przekazu, tak aby zaangażować odbiorcę w czynny odbiór informacji; Zachowaj zgodność komunikatu werbalnego z niewerbalnym to co mówimy pokrywa się z tym, co pokazujemy mimiką, gestami; Przyjmuj odpowiedzialność za myśli i uczucia poprzez użycie zaimków osobowych,,ja,,,mój, np.,,moim zdaniem ; Przekazuj jasne komunikaty, unikaj aluzji, niedomówień, powiedzonek; Staraj się poznawać opinie słuchaczy, zadawaj pytania. Kilka prostych wskazówek jak zrobić dobrą prezentację dla szkolenia 45 plus w programie Microsoft PowerPoint Struktura prezentacji PIERWSZY SLAJD jest najczęściej najdłużej wyświetlany. Zadbaj o to żeby znalazł się na nim tytuł i jeżeli to możliwe imię i nazwisko mówcy oraz inna informacja dodatkowa o nim np. tytuł naukowy, wykonywany zawód itp. Ważne żeby slajd wyglądał ciekawie, przez co wzbudzi zainteresowanie odbiorcy. Słowo ciekawie w tym wypadku odnosi się raczej do,,skromnej elegancji niż,,zbytniego przepychu ale to też zależy od tematu wystąpienia. Oprócz swojego imienia i nazwiska wyświetlonego na slajdzie warto też powiedzieć kilka słów więcej o sobie.

42 Strona42 DRUGI SLAJD zarys prezentacji, agenda, zawiera główne punkty jakie będą poruszane w prezentacji. SLAJDY WŁAŚCIWE podstawowa rzecz, o której trzeba pamiętać to spójność graficzna całej prezentacji. Mało tekstu, raczej same hasła. Prezentacja powinna być urozmaicona, zarówno w warstwie wizualnej, jak i tekstowej. Na koniec tej części prezentacji powinien pojawić się jeden lub kilka slajdów podsumowujących podkreślających najważniejsze poruszane zagadnienia. SLAJD KOŃCOWY dobrze żeby znalazły się na nim dane kontaktowe, tak żeby słuchacz wiedział gdzie może się dowiedzieć więcej informacji na dany temat. Podziękuj za uwagę i poświęcony czas.

43 Strona43 Tekst Powinien pojawiać się w prezentacji w formie haseł, najlepiej w punktach, po 4-6 na slajdzie, które następnie już ustnie rozwijane są podczas wykładu. Najgorszym błędem popełnianym przez twórców prezentacji jest zapełnianie całego slajdu treścią, którą następnie czyta się słuchaczom. Większy blok tekstu powoduje zawsze to, że ludzie przestają słuchać a zaczynają czytać tekst. Prezentacja ma polegać na tym, że gdy zerkasz na slajd i zamieszczone na nim hasła przypominasz sobie o czym akurat masz powiedzieć i samodzielnie zgłębiasz temat utrzymując kontakt wzrokowy ze słuchaczami. W prezentacji tekst zastępuje się także przez dodanie różnego typu grafik: wykresy, schematy, zdjęcia, itp. Można zastosować delikatną animację podświetlając punkt, o którym w danym momencie się mówi. Tekst jest najbardziej czytelny gdy wyrównany do lewej strony lub wyjustowany. Wyrównany do prawej strony jest mało czytelny ze względu na konieczność poszukiwania początków nowych linii, będących za każdym razem w innym miejscu.

44 Strona44 Większość uczestników szkoleń z grupy 45 plus może zapoznać się tylko z ograniczoną liczbą faktów podczas jednej prezentacji, warto więc sporządzić listę tego, co chcesz aby zrozumiał odbiorca, gdy skończysz już omawiać swoją pracę. Limit powinien wynosić nie więcej niż 5-7, jeśli chodzi o najważniejsze informacje do przekazania. Dlatego koniecznie upewnij się, czy w swoim planie nie umieściłeś przypadkiem więcej "głównych myśli". Jeżeli tak, skoryguj go, ponieważ twoja prezentacja okaże się prawdopodobnie zbyt skomplikowana dla większości osób. Omówienie jednego slajdu powinno zająć około 1,5-2 minut. Najlepiej by cała prezentacja nie trwała dłużej niż 20 minut (konferencje) 40 minut (szkolenia), co daje lub niecałe 30 slajdów na omówienie tematu. Jeśli zakres jest jeszcze bardziej rozbudowany, a co za tym idzie mamy do przedstawienia dużo dłuższą prezentację, warto współpracując z grupą 45 plus planować krótkie przerwy. Zdjęcia i inne obiekty graficzne Wszelkie zdjęcia, rysunki, schematy, wykresy i tabele stanowią dobre urozmaicenie prezentacji. Nie można jednak przesadzać z ich ilością. Maksymalnie to 4-6 na slajdzie. Ważne jest także ich rozmieszczenie. Regularne jest bardziej czytelne dla odbiorcy, a nieregularne znacznie obniża czytelność slajdu. Staraj się nie używać clipartów są na ogół już dobrze znane. Lepszym rozwiązaniem są dobrze dobrane zdjęcia w przyzwoitej jakości. Wskazane jest by obiekty takie były możliwie duże i niezbyt skomplikowane. Nie ma też

45 Strona45 sensu je specjalnie,,upiększać poprzez dodawanie ramek, cieni, wypukłości i innych efektów. Zasada jest jedna im prościej tym lepiej. To somo dotyczy wykresów, czy schematów. Nie mogą być one przeładowane informacjami, a kolory powinny pasować do ogólnej grafiki stosowanej w prezentacji. Każdemu wykresowi powinien być nadany tytuł, legenda informująca o stosownych elementach, nazwach dla osi x i y. Dane, na których powinien skupić się odbiorca powinny się wyróżniać, np. innym kolorem, pogrubieniem, itp. Przy każdym elemencie graficznym powinno podać się źródło jego pochodzenia. Zaleca się aby opisy obiektów graficznych znajdowały się po jego prawej stronie. Tekst umieszczony po lewej stronie często bardziej przyciąga uwagę obserwatora niż sam obiekt graficzny.

46 Strona46 Grafika (szablon) Wygląd prezentacji musi być spójny. Dobrze żeby posiadał elementy wspólne np. z grafiką firmy, logo, charakterystyczne kolory, kształty albo z prezentowanym zagadnieniem, np. robiąc prezentację o zasobach wód słodkich na Ziemi najlepiej wybrać tło z elementami niebieskimi, a nie np. czerwonymi, itp. Jeżeli to możliwe warto znaleźć w Internecie jakiś prosty, ale oryginalny szablon. Te standardowe oferowane przez sam program mogą być już znane odbiorcom, a przez to mniej atrakcyjne. Należy unikać przerostu firmy nad treścią. Zbyt bogata grafika tła odciąga uwagę słuchaczy od poruszanych zagadnień. Czcionki Używaj jednej, najwyżej dwóch rodzajów prostych i przede wszystkim czytelnych czcionek, bez zbędnych ozdobników, najlepiej o wielkości minimum 18 pt. Unikaj kursywy, bo jest mało czytelna. Główne punkty/ tytuły staraj się pisać większą czcionką, pozostałe teksty mniejszą. Jeśli chodzi o kolory lepiej unikać tych jaskrawych, które są mniej czytelne i mogą zlewać się z tłem. Unikaj zbyt częstych zmian stylów, kolorów i wielkości czcionki to wprowadza chaos.

47 Strona47 Animacje (sposób prezentowania treści na slajdzie) i przejścia między slajdami Tym najłatwiej zepsuć każdą prezentację. Najlepiej nie animuj nic, a jeśli tak, to rób to z wyczuciem. Najlepiej delikatne pojawianie i zanikanie. Efektowne animacje były i są nadal na tyle popularne i nagminnie wykorzystywane, że zdążyły się już znudzić odbiorcom i zniechęcają ich do oglądania pokazu slajdów. Ponadto niepotrzebnie wydłużają czas prezentacji. Najlepiej nie używaj też dźwięków, większość ludzi to irytuje. Jeśli stosujesz animacje pomiędzy przechodzeniem ze slajdu na slajd, stosuj zawsze tę samą - tym sposobem nadasz prezentacji profesjonalizmu.