Regulamin doradztwa. Załącznik nr 3 do zapytania. w projekcie My się zmian nie boimy (zwanym dalej Projektem )

Transkrypt

1 Regulamin doradztwa Załącznik nr 3 do zapytania w projekcie My się zmian nie boimy (zwanym dalej Projektem ). Wsparciem doradczym zostanie objętych JST z województwa mazowieckiego Partnerów Projektu. 2. Doradztwo powinno być zrealizowane w okresie od października 202r. do lipca 20r., z możliwością przedłużenia za zgodą FRDL (jeżeli wcześniej zgodę wyrazi MAiC). Każdy z tematów ma inny okres wdrażania daty zostaną zawarte w umowie z doradcą. 3. Ilość wsparcia doradczego z każdego tematu zostanie zawarta w umowie z doradcą i będzie zgodna z zapisami we wniosku o dofinansowanie. Przez dzień doradztwa rozumie się 8 godzin zegarowych.. Wsparcie doradcze może się odbywać na miejscu w urzędzie (doradztwo stacjonarne), drogą mailową/ telefoniczną oraz poprzez pracę własną na dokumentach (doradztwo niestacjonarne). Doradztwo niestacjonarne nie może przekroczyć 0% czasu przeznaczonego na całe doradztwo (tabela przykładowego podziału doradztwa stacjonarnego i niestacjonarnego stanowi Załącznik nr do niniejszego regulaminu). 5. W ramach doradztwa należy: a) opracować procedurę lub opisać obecnie funkcjonującą (opracowanie/opis powinni tworzyć pracownicy urzędu, doradca ma za zadanie doprowadzić do jej opracowania/opisania, jeśli już istnieje) b) zidentyfikować elementy procedury, które powodują jej gorsze funkcjonowanie (dotyczy procedury już istniejącej) c) wybrać elementy procesu, których modyfikacja może w sposób najbardziej efektywny przyczynić się do poprawy jakości produktów procedury (dotyczy procedury już istniejącej) d) wdrożenie procedury lub wdrożenie wybranych zmian i modyfikacji, które przyczynią się do jej usprawnienia e) opracowania raportu z wdrożenia/usprawnienia procedury (Załącznik nr ) f) przekazać FRDL wszystkie wymagane w umowie z doradcą dokumenty z przeprowadzenia wdrożenia/usprawnienia wraz z poświadczoną za zgodność z oryginałem przez JST kopią zarządzenia wójta/burmistrza lub skanem oryginału.. Doradca, po przeprowadzeniu godzin doradczych w danej gminie, zobowiązany jest do wypełniania po każdej wizycie w JST: Sprawozdania z wizyty doradczej (Załącznik nr ), a na koniec miesiąca: Miesięcznej karty czasu pracy doradcy (Załącznik nr 2) oraz Protokołu odbioru prac zleconych (Załącznik nr 3) i przekazania tych wszystkich dokumentów wraz z rachunkiem/fakturą do FRDL. 7. Sprawozdanie z wizyty doradczej (Załącznik nr ) dotyczy doradztwa realizowanego na miejscu w urzędzie. Doradztwo niestacjonarne (mailowe/telefoniczne, praca własna na dokumentach) rozlicza się na podstawie rezultatów (opracowanie dokumentów przez JST). Do końca trwania projektu doradca jest zobowiązany do przechowywania korespondencji mailowej poświadczającej kontakty z JST w sprawie doradztwa. Doradca może też przekazać wydruk korespondencji wtedy nie musi już archiwizować maili u siebie. 8. Po zakończeniu doradztwa przedstawiciel JST (burmistrz/wójt, sekretarz lub inna osoba uprawniona do podpisania takiego dokumentu) podpisuje Końcowy protokół odbioru usługi doradczej (Załącznik nr 5) potwierdzający przyjęcie doradztwa w formie doradztwa stacjonarnego i niestacjonarnego. Doradca musi dostarczyć taki protokół wraz z ostatnim rachunkiem/fakturą. 9. Sprawy nieuregulowane niniejszym regulaminem rozstrzygane są przez Kierownika Projektu. 0. Dokumenty i wzory dokumentów, które doradca musi dostarczyć FRDL w celu rozliczenia wsparcia dla urzędów: co miesiąc: a) faktura/rachunek wersja papierowa z podpisami b) sprawozdanie z wizyty doradczej wersja papierowa z podpisami (Załącznik nr ) c) miesięczna karta czasu pracy doradcy - wersja papierowa z podpisem (Załącznik nr 2) d) protokół odbioru prac zleconych wersja papierowa z podpisem (Załącznik nr 3) na koniec: e) raport z wdrożenia zmian wersja elektroniczna (Załącznik nr ) f) końcowy protokół odbioru doradztwa wersja papierowa z podpisem (Załącznik nr 5) g) zarządzenia potwierdzające wdrożenie zmiany skan oryginału lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem

2 Projekt: My się zmian nie boimy Załącznik nr (oryginał, papierowo) Sprawozdanie z wizyty doradczej w urzędzie Doradca: Jan Kowalski Urząd Urząd Gminy Cegłów Nr i nazwa zadania Zadanie 8 - Poprawa skuteczności ocen okresowych pracowników Data wizyty 25//202 Godziny/ilość godzin 9:00-7:00 / 8 godzin Zakres doradztwa stacjonarnego, ustalenia, opracowane dokumenty Imię i nazwisko Uczestnicy spotkania podpis podpis doradcy pieczątka i podpis przedstawiciela urzędu 2

3 Załącznik nr 2 (oryginał, papierowo) Projekt: My się zmian nie boimy Zadanie: (nr i nazwa zadania) Zadanie 2 Uruchomienie 2 nowych usług świadczonych za pomocą platformy epuap (upuap 8 godzin) Zadanie 3 - Uruchomienie punktów potwierdzenia profilu zaufanego (PZ godzin) Imię i nazwisko: Miesiąc i rok: Miesięczna karta czasu pracy doradcy Dzień miesiąca Ilość godzin* doradztwa stacjonarnego JST/ temat Ilość godzin* doradztwa niestacjonarnego JST/temat Zakres doradztwa niestacjonarnego (zakres doradztwa stacjonarnego jest opisany w sprawozdaniu z wizyty w urzędzie') Przykład 5 Cegłów/PZ ,5,5 2, Kotuń/PZ 2 3 5,5 Cegłów/ePUAP Razem 7,5,5 Razem 2 * z dokładnością pół godziny Cegłów/PZ Cegłów/ePUAP Kotuń/PZ Kotuń/PZ Cegłów/PZ Cegłów/PZ:. Cegłów/ePUAP:. Kotuń/ZS:. Kotuń/PZ: Cegłów/PZ:. Podpis doradcy 3

4 Załącznik nr 3 (elektronicznie, skan) PROTOKÓŁ ODBIORU PRAC ZLECONYCH miesięczna karta czasu pracy osoby zaangażowanej w ramach więcej niż jednej umowy w ramach projektów współfinansowanych ze środków unijnych Imię i nazwisko: Miesiąc i rok: Dzień miesiąca Ilość godzin* doradztwa /szkoleń np. tytuł projektu/doradztwo, konsultacje, inne działania lub tytuł projektu/szkolenie** Przykład 8 My się zmian nie boimy/doradztwo ,5 My się zmian nie boimy/ doradztwo My się zmian nie boimy/ doradztwo 2 3 5,5 My się zmian nie boimy/doradztwo My się zmian nie boimy/ szkolenie Współpraca się opłaca/ szkolenie majmy się razem/szkolenie 30 3 Razem 2 * z dokładnością pół godziny ** szkolenia przeliczamy na godziny zegarowe (8 godzin lekcyjnych /5min./ = godzin zegarowych /0min./ Podpis trenera

5 Załącznik nr (elektronicznie) Projekt: My się zmian nie boimy Raport z wdrożenia zmian Urząd Nr i nazwa zadania Doradca. Krótka informacja o opracowanej procedurze/ procedurze, która podlegała zmianie. 2. Krótka informacja, które elementy procedury zostały wybrane do modyfikacji (dotyczy procedury już istniejącej). 3. Krótka informacja o rezultatach doradztwa.. Lista zarządzeń i załączników z numerami. UWAGA! W przypadku opracowania zupełnie nowej procedury lub jeżeli w wyniku wprowadzonych zmian do już istniejącej procedury powstała nowa, dodatkowa procedura, dokument, wprowadzono zmiany do jakiegoś dokumentu, to należy dołączyć ten dokument do raportu. Załączniki muszą być w wersji papierowej (kopie poświadczone za zgodność z oryginałem) lub elektronicznej (skan oryginału). Przygotował/a i opracował/a 5

6 Załącznik nr 5 (oryginał, papierowo) Projekt: My się zmian nie boimy Końcowy protokół odbioru usługi doradczej URZĄD NR I NAZWA ZADANIA DORADCA Ilość godzin doradztwa STACJONARNEGO Ilość godzin doradztwa NIESTACJONARNEGO Rezultat doradztwa/produkty Krótki opis Uchwała nr. Zarządzenie nr podpis przedstawiciela urzędu

7 Załącznik nr Przykładowy podział doradztwo stacjonarnego/niestacjonarnego Nr zadania (zgodnie z wnioskiem) Nazwa zadania Skrót (karta czasu pracy) liczba dni w każdej JST Stacjonarne Niestacjonarne (nie mniej niż (nie więcej 0%) niż 0%) dni godz. dni godz. Opracowania i wdrożenie procedury aktualizowania opisu usług świadczonych, karty usług KU Uruchomienie 2 nowych usług świadczonych za pomocą platformy epuap epuap Uruchomienie punktów potwierdzenia profilu zaufanego PZ 5 3 Poprawa komunikacji wewnętrznej w urzędzie i zewnętrznej poprzez wdrożenie jednolitej identyfikacji wizualnej urzędu (oznakowania) KOM 2 0 Procedura badania potrzeb szkoleniowych (wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr urzędów) BPS Procedury tworzenia i aktualizowania opisów stanowisk i tworzenia rocznych planów szkoleń (wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr urzędów ) OS Wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr urzędów opracowanie i wdrożenie RK 2,5 20,5 2 Poprawa gospodarowania zasobami poprzez usprawnienie systemu 7 ewidencjonowania majątku trwałego i zasobów komunalnych GZ Poprawa skuteczności ocen okresowych pracowników OP Wprowadzenie monitoringu stanowionego prawa i wydawanych decyzji administracyjnych MP Przygotowanie/aktualizacja strategii rozwoju gminy SR Przygotowanie/aktualizacja strategii rozwoju gminy ASR