edito Ideo dla najbardziej prestiżowej, niepublicznej uczelni ekonomicznej w Polsce WSPiZ im. L. Koźmińskiego Streszczenie Zadanie i cele dla firmy

Transkrypt

1 1 Streszczenie Kraj/Region: Polska Branża: edukacyjna Profil klienta WSPiZ L. Koźmińskiego to niekwestionowany lider branży.edukacyjnej. Uczelnia Koźmińskiego uznawana jest za najbardziej prestiżową niepubliczną uczelnię ekonomiczną w Polsce. Pozycję tę potwierdzają m.in. rankingi, przeprowadzane przez Rzeczpospolitą i Perspektywy, Wprost, Politykę oraz Home&Market. Potrzeba Klienta Oprócz nowej warstwy kreacyjnej, informacyjnej i funkcjonalnej, nowe rozwiązanie miało spełniać kryterium efektywności, określane jako możliwość szybkiej, nieskomplikowanej, a zarazem w pełni kontrolowanej aktualizacji treści portalu przez wielu redaktorów. Opis rozwiązania Do nowej warstwy graficznej, zaimplementowano system do zarządzania treścią Edito CMS - autorski system firmy Ideo, wdrożony już w ponad 150 przedsiębiorstwach i organizacjach administracji publicznej. System logowania został zintegrowany z LDAP, a kandydaci mają możliwość zarejestrowania się on-line. Wielostopniowy system uprawnień, pozwala na pracę w systemie kilkudziesięciu redaktorów. Korzyści Zwiększenie wydajności pracy; Zmniejszenie nakładu pracy administracyjnej; Obniżenie kosztów działania; Wzrost efektywności rekrutacji on-line; Wzrost wartości wizerunkowej. Ideo dla najbardziej prestiżowej, niepublicznej uczelni ekonomicznej w Polsce WSPiZ im. L. Koźmińskiego Bardzo cieszy nas fakt, iż powstanie nowego portalu uczelni zbiegło się w czasie z opublikowaniem przez m.in. Wprost, Perspektywy, Politykę i Rzeczpospolitą najnowszych rankingów szkół wyższych, w których WSPiZ im. L. Koźmińskiego jest po raz kolejny bezapelacyjnie najlepszą w Polsce, niepubliczną szkołą wyższą, kształcącą w kierunkach ekonomicznych. Nowy portal pokazuje, że również w Internecie chcemy być liderem i zrobimy wszystko, aby taką pozycję osiągnąć. Potrzeba Klienta Daria Kowalska - Dyrektor Promocji Uczelni WSPiZ im. L. Koźmińskiego od wielu lat uznawana jest za najbardziej prestiżową, niepubliczną uczelnię ekonomiczną w Polsce. Tę pozycję niekwestionowanego lidera branży edukacyjnej potwierdzają coroczne rankingi poziomu kształcenia szkół wyższych, tworzone przez takie pisma jak Rzeczpospolita, Perspektywy czy Wprost. Szybki rozwój uczelni, poszerzanie kierunków studiów oraz specjalności, a także postępujące umiędzynarodowienie szkoły spowodowały, iż WSPiZ stanęła przed poważnym zadaniem radykalnej zmiany swojej obecności w Internecie. Pierwotny portal uczelni nie zaspokajał pojawiających się potrzeb, przez co konieczne było opracowanie nowego projektu witryny internetowej. Oprócz nowej warstwy kreacyjnej, informacyjnej i funkcjonalnej, nowe rozwiązanie miało spełniać kryterium efektywności, określane jako możliwość szybkiej i nieskomplikowanej, a zarazem w pełni kontrolowanej aktualizacji treści portalu. Zadanie związane z realizacją tych zamierzeń powierzono firmie Ideo, która ma już doświadczenie w realizacji projektów e-marketingowych dla szkół wyższych (projekty dla m.in. WSIiZ oraz WSAiZ). Zadanie i cele dla firmy Ideo miało za zadanie zrealizowanie w okresie około 3 miesięcy ogromnego pod względem treści, nawigacji i liczby stron portalu informacyjnego, dodatkowo zintegrowanego z innymi systemami elektronicznymi uczelni, m.in.: E-Schola system przeznaczony dla studentów i wykładowców, służący zarządzaniu kontaktami, wystawianiu ocen oraz dystrybucji materiałów dydaktycznych,

2 2 E-Biblioteka system elektronicznego wyszukiwania i rezerwowania pozycji w katalogu biblioteki, LDAP system kont użytkowników. Portal obok funkcji czysto informacyjnej miał służyć również akwizycji, definiowanej jako pozyskiwanie wniosków rekrutacyjnych on-line. Podstawowym środkiem zachęcającym do rekrutacji on-line była merytoryczna informacja o samych studiach, a także unikatowe wykorzystywanie tzw. testimonials czyli opinii na temat szkoły, jej poziomu, zaplecza oraz jakości kształcenia, wyrażanych przez samych studentów i absolwentów Koźmińskiego. Studenci Ci nie tylko wyrażają otwarcie swoje opinie, ale również uwiarygodniają je swoim nazwiskiem oraz twarzą. Testimonials, widoczne w wielu miejscach w serwisie, są uznawane za bardzo wiarygodne i zachęcające do dołączenia do grona studentów tak prestiżowej uczelni. Wykorzystane narzędzie technologiczne System do zarządzania treścią tak zaawansowanego portalu informacyjno-transakcyjnego, aby działał skutecznie musiał spełniać kilka zasadniczych funkcji i zadań: Bezproblemowe działanie w środowisku rozproszonym poszczególne sekcje serwisu są dedykowane różnym jednostkom uczelni. W założeniach, każda z tych jednostek powinna samodzielnie tworzyć i edytować treść serwisu. Wdrożony system CMS powinien pozwalać na takie dedykowanie zadań, które wyraża się w tworzeniu szeregu kont użytkowników, posiadających dostęp tylko do dedykowanych części portalu. Z tego też względu, system powinien umożliwiać pracę na poziomie redakcyjnym z praktycznie każdego miejsca, nie tylko samej uczelni (sieci wewnętrznej). Kilkustopniowy poziom akceptacji delegowanie uprawnień związanych z tworzeniem i modyfikacją treści musi być powiązane z pełną kontrolą nad publikacją treści na żywo. Kontrolę tą powinien zapewnić jeden główny administrator, zarządzający kontami innych użytkowników. Z drugiej strony, system powinien w sposób bardzo elastyczny umożliwiać tworzenie nowych kont użytkowników oraz informować o dokonywanych na bieżąco zmianach.

3 3 Łatwość powrotu do poprzedniej wersji wdrożony system powinien umożliwiać łatwy powrót do wcześniej stworzonych wersji stron, podstron, sekcji itd. takie podejście wynika z bardzo częstych zmian na stronach uczelni oraz pojawiających się często informacji o charakterze sezonowym. Powrót do poprzednich wersji nie tylko skraca prace nad treścią serwisu, ale pozwala na natychmiastowe przywrócenie wersji np. nieobarczonych błędami. Do realizacji założonych celów i wymagań, wykorzystano autorki system do zarządzania treścią CMS Edito ( Przekonanie, co do słuszności wyboru wzięło się m.in. z tego, iż Edito został już z powodzeniem wykorzystany do zarządzania treścią portali informacyjnych o podobnej wielkości i częstotliwości zmian (m.in. Meble.pl, Lexis Nexis, Tworzywa.pl). Kształtowanie wiarygodności poprzez wizerunek Ponieważ serwis uczelni przeznaczony jest w pierwszej kolejności dla kandydatów na studia (funkcja akwizycyjna serwisu), kluczowym jego elementem jest szczegółowa oferta edukacyjna, pozwalająca na podjęcie właściwych decyzji co do kierunku i specjalności studiów oraz formularz rejestracji on-line. Unikatowym elementem serwisu na poziomie komunikacji marketingowej jest przedstawienie oferty edukacyjnej uczelni również przez pryzmat wizerunkowy. Przykładowo, na stronie głównej oraz w wielu innych miejscach serwisu to studenci uczelni własną twarzą i nazwiskiem rekomendują Koźmińskiego jako optymalne miejsce do studiowania. Uznano, iż prezentacja opinii studentów on-line jest najlepszą rekomendacją poziomu i jakości kształcenia na WSPiZ. Taka koncepcja została wypracowana wspólnie przez Dział Promocji WSPiZ i specjalistów z Ideo, którzy uznali, iż największą wiarygodność można wygenerować przy pomocy swoistych ambasadorów marki, a więc samych studentów Koźmińskiego. Szkolenie zespołu Jednym z kluczowych punktów projektu przygotowywanego przez Ideo dla WSPiZ im L. Koźmińskiego było jak najszybsze powierzenie zespołowi pracowników szkoły zadania wprowadzania treści do tak gigantycznego serwisu. Zadanie to z powodzeniem udało się zrealizować, dzięki serii 2 szkoleń, dla w sumie 40 pracowników z różnych pionów funkcjonalnych uczelni. Delegowanie uprawnień i odpowiedzialności związanej z wprowadzeniem treści powoduje znaczne skrócenie czasu aktualizacji serwisu, jak również zapewnia pełną merytoryczność publikowanych treści. Docelowo, zespół redakcyjny CMS będzie składał się z 2 administratorów oraz ok. 30 redaktorów posiadających uprawnienia do dedykowanych części serwisu (bez wpływu na części witryny niezwiązane merytorycznie z daną komórką i jej redaktorem). Ponadto każdy z wykładowców uczelni posiada swoją podstronę, otrzymując uprawnienia do edycji tylko tej kategorii.

4 4 Unikatowe i ciekawe rozwiązania Projekt dla WSPiZ im. L. Koźmińskiego posiada szereg ciekawych rozwiązań, do których zaliczyć można m.in.: Formularze interaktywne za pomocą specjalnie skonstruowanych formularzy przeznaczonych dla kandydatów na studia, mogą oni nie tylko np. zamówić informator uczelniany on-line (przesłany w formie elektronicznej lub pocztą), ale również zarejestrować się na rekrutację składając wniosek on-line Funkcjonalność ta jest krytyczna, ponieważ coraz więcej młodych osób wykorzystuje Internet nie tylko do poszukiwania niezbędnych informacji, ale również do przeprowadzania konkretnych działań. System CMS Edito pozwala na elastyczne zarządzanie formularzami ilością pól do wypełnienia, wymagalnością, formatem wpisywanych danych oraz zapisem do bazy poszczególnych elementów. Po zakończeniu procesu rejestracji, dane kandydata zostają wyeksportowane do bazy systemu E-schola. System banerowy umożliwiający z poziomu Edito CMS zamieszczanie banerów na poszczególnych podstronach bez konieczności angażowania w to programistów. Redaktor samodzielnie określa region serwisu, w którym ma się pojawić baner, podstrony, na których ma być widoczny oraz link, do którego ma kierować. Ponadto może również wskazać okres czasu, w którym ma być publikowany banner. Jest to niezwykle ważna dla tej witryny funkcjonalność, co wiąże się z wieloma partnerstwami uczelni oraz czasowo podejmowaną współpracą np. z firmami oferującymi praktyki dla studentów WSPiZ. Dynamiczna mapa serwisu ogromna zawartość witryny powoduje, że tworzenie mapy serwisu w sposób ręczny byłoby bardzo pracochłonne i obarczone ryzykiem popełnienia wielu błędów. Na portalu dla WSPiZ zastosowano dynamiczne generowanie mapy serwisu, co nie tyko automatyzuje proces, ale i eliminuje jakiekolwiek pomyłki z tym związane.

5 Galeria zdjęć system do automatycznego generowania zdjęć w serwisie znacznie skracający proces tworzenia i umieszczania grafik na witrynie. Automatyzacja procesu publikacji elementów wizualizacyjnych realnie obniża również koszty administracji serwisu (zbędne jest angażowanie grafika do prac bardzo operacyjnych). Rozbudowana subskrypcja do e-biuletynu oraz zintegrowany ze stroną system do wysyłki personalizowanych i indywidualizowanych newsletterów na podstawie zadanych przez wysyłającego kryteriów. Podsumowując Powstały serwis informacyjny WSPiZ im. L. Koźmińskiego poprzez umiejętnie skonstruowaną warstwę informacyjną i wizerunkową, a także wykorzystanie sprawdzonego w rozproszonym środowisku systemie klasy CMS Edito pozwolił na bezkompromisowe zrealizowanie stawianych przez Klienta celów. Każdy miesiąc pracy na bazie tego rozwiązania przyniesie konkretne, liczone w roboczogodzinach korzyści związane z oszczędnością czasu i pracy nad rozbudową i aktualizacją serwisu. Kształtowanie wiarygodności poprzez wizerunek studentów jest natomiast pomysłowym środkiem przekonywania kandydatów do rekrutacji, wydaje się o wiele skuteczniejszym niż wysublimowane, ciężkie elementy graficzne. 5