Uchwała Nr 228/2014 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 11 lutego 2014 r.

Transkrypt

1 Uchwała Nr 228/2014 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 11 lutego 2014 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze, jednostkach organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego oraz innych podmiotach wykonujących na podstawie odrębnych przepisów zadania Powiatu Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2013 r., poz. 595 ze zm.), art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 2, art. 247 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) oraz 21 ust. 5 Uchwały Nr XXXII/161/2013 Rady Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 26 lutego 2013 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze, Zarząd Powiatu Kamiennogórskiego uchwala, co następuje: 1 Zatwierdza się Regulamin kontroli w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze, jednostkach organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego oraz innych podmiotach wykonujących na podstawie odrębnych przepisów zadania Powiatu, stanowiący załącznik do niniejszej uchwały. 2 Traci moc Uchwała Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego nr 50/2011 z dnia 22 sierpnia 2011 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu kontroli w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze oraz jednostkach organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego. 3 Wykonanie uchwały powierza się Staroście Kamiennogórskiemu. 4 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Strona 1 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

2 Zarząd w składzie: 1. Ewa Kocemba...., 2. Tadeusz Rycharski.., 3. Jarosław Gęborys, 4. Bożena Kończak..., 5. Jan Orzechowski.. Strona 2 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

3 UZASADNIENIE do Uchwały Nr 228/2014 Zarządu Powiatu kamiennogórskiego z dnia 11 lutego 2014 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze, jednostkach organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego oraz innych podmiotach Na podstawie art. 69 pkt 1 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego. W celu realizacji zadań wynikających z ww. ustawy, został opracowany projekt Regulaminu kontroli Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze oraz jednostek organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego, który określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli zarządczej. Wprowadzenie tego Regulaminu jest podyktowane jego zmianami dotyczącymi uzgodnienia rocznego planu kontroli z kierownikami komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego sprawującymi nadzór nad podległymi jednostkami organizacyjnymi powiatu kamiennogórskiego, w celu prowadzenia kontroli w sposób zupełny i kompleksowy. Strona 3 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

4 Załącznik Nr 1 do Uchwały Nr 228/2014 Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego z dnia 11 lutego 2014 r. REGULAMIN KONTROLI w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze, jednostkach organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego oraz innych podmiotach wykonujących na podstawie odrębnych przepisów zadania Powiatu I. Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin Kontroli zwany dalej Regulaminem określa organizację, tryb i zasady przeprowadzania kontroli komórek organizacyjnych Starostwa, jednostek organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego oraz jednostek w zakresie przewidzianym przepisami prawa (służby, inspekcje, straże). 2. Określone w Regulaminie tryb i zasady wykonywania czynności kontrolnych mają na celu sprawny i prawidłowy przebieg kontroli. 2 Użyte w regulaminie następujące określenia oznaczają: 1) jednostka organizacyjna powiatu- oznacza urzędy, biura, komendy, inspektoraty, stanowiące aparat pomocniczy organów administracji publicznej oraz inne państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, które na podstawie odrębnych przepisów są podległe i podporządkowane organom administracji publicznej lub są nadzorowane przez te organy, 2) organ nadzoru- oznacza organ, który na podstawie odrębnych przepisów posiada uprawnienia nadzorcze w stosunku do innych organów administracji publicznej lub podporządkowanych i podległych mu jednostek organizacyjnych, 3) kontrola zewnętrzna oznacza postępowanie zarządzone i przeprowadzone przez organ nadzoru mające na celu ustalenie faktycznego stanu realizacji zadań ustawowych i statutowych przez nadzorowany organ lub jednostkę organizacyjną i porównanie tego stanu ze stanem wymaganym, 4) kontrola wewnętrzna oznacza postępowanie zarządzone i przeprowadzone przez kierownika jednostki organizacyjnej mające na celu ustalenie faktycznego stanu realizacji przez poszczególne komórki organizacyjne tej jednostki zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego, instrukcji i zarządzeń wewnętrznych i porównanie tego stanu faktycznego ze stanem wymaganym. 5) zarządzający kontrolę Zarząd Powiatu, Starosta, 6) kontrolujący- pracownik Starostwa Powiatowego ds. kontroli lub inna osoba wyznaczona przez zarządzającego kontrolę, posiadająca imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, Strona 4 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

5 7) kontrolowany- komórki organizacyjne Starostwa, jednostki organizacyjne powiatu kamiennogórskiego, jednostki w zakresie przewidzianym przepisami prawa, 3 Do przeprowadzenia kontroli uprawnieni są: 1) pracownik Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli, inna osoba upoważniona przez Starostę, 2) wyznaczeni pracownicy w zakresie działalności merytorycznej jednostki organizacyjnej powiatu. II. Zasady kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze oraz jednostkach organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego 4 Kontrola zarządcza w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze oraz jednostkach organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 5 Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; skuteczności i efektywności działania; wiarygodności sprawozdań; ochrony zasobów; przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; efektywności i skuteczności przepływu informacji; zarządzania ryzykiem. 6 Pracownik Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli w ramach zapewnienia kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze oraz jednostkach organizacyjnych powiatu kamiennogórskiego prowadząc kontrole daje rozsądne zapewnienie, że: a) działania jednostek pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce (procedurami), b) gospodarka finansowa oraz ewidencja księgowa w jednostkach jest prowadzona prawidłowo a sprawozdania finansowe i budżetowe są rzetelne i wiarygodne, c) ujawniane w toku kontroli nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostek są skutecznie eliminowane. Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli dokonuje okresowej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej w jednostkach. Strona 5 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

6 III. Kryteria i formy kontroli 7 1. Kontroli podlega działalność kontrolowanego w zakresie: a) legalności należy rozumieć kontrolę działalności (operacji lub działania gospodarczego) w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z planami finansowymi, przepisami prawnymi, instrukcjami wewnętrznymi; b) gospodarności należy przez to rozumieć kontrolę polegającą na dokonaniu analizy i oceny wszelkich dostępnych dowodów, z których mogą wypływać wnioski o wyznaczeniu zachowania należytej staranności w zakresie wydatkowania środków pod względem oszczędności i wyboru najkorzystniejszej oferty; c) celowości należy przez to rozumieć kontrolę działalności polegającą na badaniu pod względem racjonalności podejmowanych decyzji, bądź zamierzonych operacji pociągających za sobą skutki finansowe, d) rzetelności- badanie czy wykonywanie obowiązków odbywa się z należytą starannością, sumiennością oraz badanie wiarygodności dokumentów, tzn. czy faktycznie odzwierciedlają one stan rzeczywisty. 8 Kontrola może być prowadzona w formie: 1) kompleksowej, która obejmuje całokształt działalności jednostki kontrolowanej, 2) problemowej, która obejmuje wybrany fragment działalności jednostki, 3) sprawdzającej, której celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń i wniosków z kontroli lub sprawdzenie zasadności odwołania się jednostki kontrolowanej od ustaleń poprzednich kontroli, 4) doraźnej lub zleconej która ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń. Kontrola doraźna lub zlecona może, w razie potrzeby, przyjąć formę kontroli kompleksowej lub problemowej. IV. Przygotowanie kontroli oraz obowiązki i uprawnienia kontrolujących i kontrolowanych 9 1. Kontrolę prowadzi się na podstawie rocznego planu kontroli zatwierdzonego przez Zarząd Powiatu Kamiennogórskiego. Plan kontroli nie obejmuje kontroli doraźnych i zleconych, które w razie potrzeby zarządza organ zarządzający kontrolę. 2. Roczny plan kontroli sporządza pracownik Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli w uzgodnieniu z kierownikami komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego Strona 6 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

7 sprawujących nadzór nad podległymi jednostkami organizacyjnymi powiatu kamiennogórskiego. 3. Zarządzający kontrolę może dokonać zmian w rocznym planie kontroli. 10 Roczny plan kontroli winien w szczególności określać: 1) temat kontroli, 2) nazwę jednostki kontrolowanej, 3) rodzaj kontroli, o którym mowa w 8, 4) termin kontroli. 11 Przy opracowywaniu planu kontroli uwzględnia się w szczególności: 1) wyniki wcześniejszych kontroli, 2) wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków, 3) informacje pochodzące od organów państwowych, samorządowych, organizacji, a także pochodzące ze środków komunikacji społecznej. 12 Organy i kierownicy jednostek kontrolowanych na żądanie kontrolujących: 1) przekazują kopie sprawozdań statystycznych i finansowych, 2) przekazują sprawozdania z działalności merytorycznej, 3) przekazują informacje o wynikach kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, 4) informują o sposobie realizacji wniosków i zaleceń, 5) udostępniają akta i dokumenty oraz udzielają wyjaśnień niezbędnych do przeprowadzenia kontroli lub rozpatrzenia skarg i wniosków, 6) zapewniają warunki do przeprowadzenia kontroli Kontroler podlega wyłączeniu z kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogłyby oddziaływać na jego prawa lub obowiązki, na prawa lub obowiązki jego małżonka albo osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia lub osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. Kontroler może być wyłączony z kontroli, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości, co do jego bezstronności. 3. O wyłączeniu postanawia organ zarządzający kontrolę, postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Strona 7 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

8 14 Jeżeli do przeprowadzenia kontroli powołuje się zespół kontrolerów, to każdy kontroler działa na podstawie imiennego upoważnienia. 15 Obowiązkiem kontrolera jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, a w razie stwierdzenia osiągnięć i przykładów godnych upowszechnienia, wskazanie osób, które się do nich przyczyniły w sposób szczególny. V. Procedury kontroli zewnętrznej Zarząd Powiatu, jako organ nadzoru, przeprowadza kontrole zewnętrzne w oparciu o uchwalony plan kontroli. 2. W wyniku powzięcia informacji o nieprawidłowościach dotyczących działalności jednostki administracyjnej powiatu Zarząd Powiatu może, w uzasadnionych przypadkach, przeprowadzić kontrolę doraźną lub zleconą, nie przewidzianą w rocznym planie kontroli. 3. Kontrolę przeprowadza pracownik Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli, inna osoba upoważniona przez Starostę oraz kompetentni pracownicy Starostwa zwani dalej kontrolerami. 4. Do przeprowadzenia kontroli upoważnia pisemne imienne upoważnienie określające nazwę jednostki kontrolowanej, przedmiot, zakres oraz termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli, wystawione przez Przewodniczącego Zarządu Powiatu, którego wzór określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu oraz dokument tożsamości. 5. Przedłużenie czasu trwania kontroli może nastąpić na wniosek kontrolującego. 6. Przed rozpoczęciem czynności kontrolujący zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie kontroli oraz dokonuje wpisu do ewidencji kontroli prowadzonych w jednostce Kontrolę zewnętrzną przeprowadza się w jednostce kontrolowanej w czasie wykonywania jej zadań. 2. Kontroler jest upoważniony do swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej, bez obowiązku uzyskiwania przepustki. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłocznie przedstawia kontrolerowi żądane dokumenty i materiały, udziela wyjaśnień, udostępnia urządzenia techniczne, a w miarę możliwości oddzielne pomieszczenie z niezbędnym wyposażeniem. 4. Pracownicy jednostki kontrolowanej są obowiązani udzielić kontrolerowi w wyznaczonym terminie ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących Strona 8 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

9 przedmiotu kontroli. Ustne wyjaśnienia kontroler utrwala w razie potrzeby w formie protokołu. 5. Kontroler może zwracać się o wyjaśnienie również do byłych pracowników jednostki kontrolowanej. 6. Odmowa udzielenia wyjaśnień może nastąpić tylko wtedy, gdy wyjaśnienie dotyczy: a) informacji niejawnej, a kontroler nie przedstawi odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa, b) faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień a także jego małżonka oraz osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia lub osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. 7. Prawo odmowy udzielenia wyjaśnień trwa mimo ustania małżeństwa lub przysposobienia. 8. Każdy może złożyć kontrolerowi pisemne lub ustne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli Kontroler ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania. 2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, dowody księgowe, dane z ewidencji księgowej i sprawozdawczości, zabezpieczone rzeczy, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia. 3. Na żądanie kierownika kontrolowanej jednostki pobranie dowodów stwierdza się w protokole według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. 4. Oględziny przeprowadza się w obecności osoby odpowiedzialnej za dany dział lub odcinek pracy, a w razie jej nieobecności osoby wskazanej przez kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 5. Przeprowadzenie zeznań świadków odbywa się na zasadach określonych w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego. Z czynności przesłuchania świadków oraz przyjęcia ustnych wyjaśnień i oświadczeń, sporządza się protokół, który podpisuje kontroler i osoba składająca zeznanie, wyjaśnienie lub oświadczenie (według wzoru stanowiącego załącznik nr 4, 5 i 6 do niniejszego regulaminu) Kontroler zabezpiecza dowody zebrane w toku kontroli w szczególności przez: a) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnie zamkniętym pomieszczeniu, b) oddanie na przechowanie za pokwitowaniem kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej. 2. Kontroler może sporządzać lub żądać od kierownika jednostki kontrolowanej sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach oraz potwierdzenia ich zgodności z oryginałami. Strona 9 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

10 3. Załączniki, o których mowa w pkt 2 wraz z dowodami i innymi dokumentami dołącza się do protokołu kontroli w kolejności odpowiadającej kolejności dokonywanych czynności, numerując kolejno strony kart. 4. Załączniki służą wyłącznie do użytku służbowego, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie informacji niejawnych Zarządzający kontrolę zawiadamia, w razie uzasadnionego podejrzenia popełnienia: a) przestępstwa lub wykroczenia organ powołany do ich ścigania, b) czynu stanowiącego naruszenie dyscypliny finansów publicznych właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych. 2. O zawiadomieniach zarządzający kontrolę informuje kierownika jednostki kontrolowanej. 3. Zawiadomienia stanowią załączniki do protokołu kontroli Wyniki przeprowadzonej kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli, którego wzór określa załącznik nr 7 do niniejszego regulaminu. 2. Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego i prawnego stwierdzonego w toku kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności, w tym ustalonych nieprawidłowości z uwzględnieniem przyczyn powstania, zakresu i skutków tych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych jak również osiągnięcia i przykłady godne upowszechnienia oraz osoby, które się do nich przyczyniły w sposób szczególny. 22 Protokół z kontroli powinien ponadto zawierać: a) zastrzeżenie, że służy tyko do użytku służbowego, b) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, regon oraz numer identyfikacji podatkowej, imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej, c) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera lub kontrolerów oraz numer i datę upoważnienia do kontroli, d) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej, e) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą, f) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń oraz o prawie odmowy podpisania protokołu, g) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez zarządzającego kontrolę, h) omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień, i) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej, j) wzmiankę o dokonaniu wpisu do książki kontroli, k) miejsce i datę podpisania protokołu, l) parafy kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej oraz w przypadku kontroli gospodarki finansowej głównego księgowego, na każdej stronie protokołu, m) wzmiankę o odmowie podpisania protokołu. Strona 10 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

11 23 1. Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub osoba go zastępująca może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 3 dni od dnia jego otrzymania wyjaśnienia tej odmowy. 2. O odmowie podpisania protokołu kontroli i złożenia wyjaśnienia kontroler czyni wzmiankę w protokole. 3. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do podpisania przez kontrolera i realizacji ustaleń kontroli Kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub osobie go zastępującej przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. 2. Zastrzeżenia składa się na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 3. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, kontroler jest obowiązany dokonać ich analizy i w miarę potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne, a w wypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń zmienić lub uzupełnić protokół kontroli W przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybień, organ zarządzający kontrolę kieruje do kierownika kontrolowanej jednostki, w terminie 30 dni od daty doręczenia protokołu kontroli wystąpienie pokontrolne (według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do niniejszego regulaminu). 2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis wyników kontroli, ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, oraz wnioski i zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz do usprawnienia badanej działalności. 3. Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne jest obowiązany w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym niż 14 dni, poinformować organ, który zarządził kontrolę o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. VI. Procedury kontroli wewnętrznej 26 Kierownicy jednostek organizacyjnych powiatu zobowiązani są do zorganizowania w swoich jednostkach kontroli wewnętrznej, a także do wydania zarządzeń w sprawie warunków i trybu jej przeprowadzania. Strona 11 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

12 27 1. Kontrola wewnętrzna jest sprawowana w postaci kontroli bieżącej i kontroli okresowych. 2. Kontrolę bieżącą sprawują kierownik jednostki organizacyjnej i jego zastępcy, główny księgowy, kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, zgodnie z ich zakresem czynności. 3. Kontrole okresowe przeprowadzane są na zarządzenie kierownika jednostki organizacyjnej, na podstawie rocznego planu kontroli. 4. W wypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami kierownik jednostki organizacyjnej może zarządzić przeprowadzenie kontroli okresowej poza rocznym planem kontroli. 28 Z kontroli wewnętrznej sporządzana jest notatka służbowa (według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do niniejszego regulaminu). VII. Ewidencja i przechowywanie materiałów z kontroli W jednostkach organizacyjnych powiatu prowadzi się książkę kontroli. 2. Za prowadzenie i udostępnienie książki kontroli odpowiedzialny jest kierownik jednostki kontrolowanej. 3. Książka kontroli zawiera co najmniej: - imię i nazwisko kontrolera, - nazwę organu zarządzającego kontrolę, - czas trwania kontroli, - przedmiot i zakres kontroli, - podpis kontrolera. 4. Książkę kontroli prowadzi się w księdze o kolejno ponumerowanych stronach w sposób uniemożliwiający usunięcie z niej kart. 30 Książkę kontroli wraz z materiałami z kontroli pokazuje się na żądanie kontrolera. 31 Kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest przechowywać protokoły z kontroli, wystąpienia pokontrolne oraz odpowiedzi na nie Kontrolujący dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych zakładając i prowadząc akta kontroli. Strona 12 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

13 2. Akta prowadzi się zgodnie z tokiem dokonywanych czynności. 3. Akta kontroli obejmują w szczególności: - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, - zawiadomienie o kontroli, - protokoły z kontroli wraz z załącznikami, - wystąpienia pokontrolne, - zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. 4. Akta kontroli są gromadzone oraz przechowywane w siedzibie Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli. 5. Akta kontroli służą wyłącznie do użytku służbowego Pracownik Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli sporządza roczne sprawozdanie z działalności kontrolnej. 2. Sprawozdanie zawiera w szczególności informacje o: a) liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzajów i problematyki kontroli, b) stwierdzonych nieprawidłowościach. Zarząd w składzie: 1. Ewa Kocemba...., 2. Tadeusz Rycharski.., 3. Jarosław Gęborys, 4. Bożena Kończak..., 5. Jan Orzechowski.. Strona 13 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

14 (nazwa i adres komórki kontroli) Załącznik nr 1 do Regulaminu kontroli Kamienna Góra... Upoważnienie nr... Na podstawie upoważniam Pana/Panią... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe) do przeprowadzenia kontroli... (oznaczenie kontroli termin) w... (nazwa i adres jednostki kontrolowanej) (przedmiot, program kontroli) Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości kontrolera. Ważność upoważnienia upływa z dniem (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie) Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie) Strona 14 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

15 Załącznik nr 2 do Regulaminu kontroli... (nazwa i adres komórki kontroli) Protokół pobrania dowodów kontroli Na podstawie (imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera) działając w obecności... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby uczestniczącej w pobraniu dokumentu/rzeczy) dokonał w dniu... (określenie miejsca pobrania dokumentu/rzeczy) pobrania dokumentu/rzeczy w postaci... (dokładny opis pobranego dokumentu/rzeczy) , dnia... (miejscowość)... (podpis osoby uczestniczącej w pobraniu rzeczy)... (podpis kontrolera) Strona 15 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

16 Załącznik nr 3 do Regulaminu kontroli... (nazwa i adres komórki kontroli) Protokół oględzin Na podstawie (imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera) działając w obecności... (imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby upoważnionej, uczestniczącej w oględzinach) dokonał w dniu... oględzin... (określenie obiektu, składników majątkowych, przebiegu czynności poddanych oględzinom) w wyniku których ustalono, co następuje: w toku oględzin dokonano utrwalenia stanu... za pomocą... które stanowią załącznik do protokołu...., dnia... (miejscowość) (podpis kierownika jednostki kontrolowanej lub (podpis kontrolera) osoby upoważnionej, uczestniczącej w oględzinach) Strona 16 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

17 Załącznik nr 4 do Regulaminu kontroli... (nazwa i adres komórki kontroli) Protokół przesłuchania świadka (imię, nazwisko i stanowisko służbowe przesłuchującego) działając na podstawie Przesłuchał niżej wymienionego w charakterze świadka. Imię i nazwisko... Data i miejsce urodzenia... Miejsce zamieszkania... Zajmowane stanowisko... (treść zeznań świadka) W protokole dokonano następujących sprostowań i uzupełnień... Przed podpisaniem: 1. świadek odczytał protokół, 2. na żądanie świadka protokół został mu odczytany*..., dnia... (miejscowość) (podpis przesłuchującego) (podpis świadka) *niepotrzebne skreślić Strona 17 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

18 Załącznik nr 5 do Regulaminu kontroli... (nazwa i adres komórki kontroli) Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień Na podstawie (imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera) w dniu... przyjął od... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe składającego wyjaśnienie) ustne wyjaśnienia w sprawie... o następującej treści: Przed podpisaniem składający wyjaśnienia zapoznał się z treścią protokołu...., dnia... (miejscowość) (podpis kontrolera) (podpis osoby składającej wyjaśnienia) Strona 18 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

19 Załącznik nr 6 do Regulaminu kontroli... (nazwa i adres komórki kontroli) Protokół przyjęcia ustnego oświadczenia Na podstawie (imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera) w dniu... przyjął od... (imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe składającego oświadczenie) ustne oświadczenie w sprawie... o następującej treści: Przed podpisaniem składający oświadczenie zapoznał się z treścią protokołu...., dnia... (miejscowość) (podpis osoby składającej oświadczenie) (podpis kontrolera) Strona 19 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

20 Protokół Załącznik nr 7 do Regulaminu kontroli Tylko do użytku służbowego kontroli... (rodzaj kontroli: kompleksowa, doraźna, problemowa, sprawdzająca) przeprowadzonej... (nazwa jednostki organizacyjnej) przez... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego) na podstawie upoważnienia... Nr... z dnia.... Zakres kontroli: (organ lub osoba upoważniająca) (szczegółowy tematyczny zakres kontroli) Okres objęty kontrolą:... (data, rok, półrocze, itp.) Dane ogólne: 1. Określenie jednostki: - forma organizacyjno-prawna, - podstawa działania (statut, regulamin organizacyjny). 2. Kierownik jednostki (kto, od kiedy, przez kogo powołany). 3. Główny księgowy (kto, od kiedy, przez kogo zatrudniony). Ustalenia kontroli (szczegółowe wg zakresu tematycznego kontroli) 1. Stan faktyczny. 2. Stwierdzone nieprawidłowości:... (z podaniem konkretnych przepisów art., paragraf, ust. Ustawy, paragraf rozporządzenia które naruszono działaniem bądź zaniechaniem) 4. Osoby odpowiedzialne:... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe) 5. Podstawa odpowiedzialności: (przepis powszechnie obowiązujący, przepis wewnętrzny, zakres czynności, przyjęty do stosowania podpisem wraz z datą) Integralną część protokołu stanowią załączniki: Strona 20 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

21 3.... Kierownik jednostki...(imię i nazwisko) został poinformowany o przysługującym mu, na podstawie... (podstawa np. regulamin kontroli), prawie zgłoszenia w ciągu... dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w... jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: (określenie strony, wiersza, na których dokonano istotnych poprawek, np. skreślenie całego zdania, słowa) Protokół podpisano bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami co do:... (określenie zastrzeżeń) /z zastrzeżeniami na piśmie, które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją , dnia... (miejscowość)... (pieczęć jednostki kontrolowanej)... (podpis kierownika jednostki) (podpis kontrolującego) (podpis głównego księgowego jednostki) Strona 21 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

22 Załącznik nr 8 do Regulaminu kontroli Nazwa kontrolującego (organu nadzoru) Nazwa jednostki kontrolowanej Wystąpienie pokontrolne Dotyczy kontroli przeprowadzonej na podstawie... (wskazać podstawę prawną kontroli) w... (wskazać nazwę jednostki organizacyjnej powiatu) 1. Przeprowadzona kontrola wykazała: (wskazać stan faktyczny) co stanowi naruszenie (wskazać przepis prawny). 2. Dokonać oceny badanej działalności wynikającej z ustaleń zawartych w protokole kontroli. 3. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia naruszeń. 4. Zobowiązanie kierownika jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od poinformowania organu kontroli (nadzoru) o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.... (podpis) Strona 22 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad

23 Załącznik nr 9 do Regulaminu kontroli NOTATKA SŁUZBOWA z kontroli wewnętrznej przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Kamiennej Górze w dniach... Zespół kontrolny powołany Zarządzeniem Starosty Nr... z dnia... w składzie: Przeprowadził kontrolę wewnętrzną wydziału... Starostwa Powiatowego w Kamiennej Górze w zakresie (wskazać zakres przedmiotowej kontroli) zgodnie z rocznym planem kontroli. W wyniku kontroli ustalono co następuje: (wskazać stan faktyczny i naruszenie obowiązkowych przepisów, osobę odpowiedzialną i jej wyjaśnienie w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości) Wnioski: (ocena stanu faktycznego, wnioski odnośnie sposobów usunięcia naruszeń) Termin usunięcia zaistniałych naruszeń. Strona 23 z 23 Uchwały Zarządu Powiatu Kamiennogórskiego w sprawie organizacji i zasad