Wymagania Akredytacyjne

Transkrypt

1 Wymagania Akredytacyjne dla Jednostek Edukacyjnych w Programach Certyfikacji Kwalifikacji American Certification Institute (ACI ) STRONA 1/13

2 Spis treści 1. WPROWADZENIE DEFINICJE HEURESIS CERTYFIKOWANI TRENERZY I KONSULTANCI ZARZĄDZANIA - INFORMACJE OGÓLNE Podstawy prawne działalności akredytacyjnej Zakres działalności akredytacyjnej WYMAGANIA ORAZ PROCES KSZTAŁCENIA I WALIDACJI KWALIFIKACJI Wymagania akredytacyjne Proces akredytacji...6 a)zasady ogólne procesu akredytacji...6 b)czas trwania procesu akredytacji...6 c)wniosek o akredytację. Dokumentacja akredytacyjna...6 d)przegląd wniosku...7 e)powołanie zespołu akredytacyjnego...8 f)przegląd dokumentacji...8 g)wizyta akredytacyjna...9 h)decyzja w procesie akredytacji...9 i)przerwanie procesu akredytacji Nadzór...10 a)ogólne zasady prowadzenia nadzoru...10 b)wizyta monitorująca planowana...10 c)zmiany zakresu akredytacji...10 d)kontrola Ponowna akredytacja Zawieszenie akredytacji...11 a)wznowienie akredytacji po zawieszeniu Cofnięcie akredytacji Wygaśnięcie akredytacji KOMUNIKACJA Z INTERESARIUSZAMI Ochrona informacji i praw własności Klientów SKARGI OPŁATY POSTANOWIENIA KOŃCOWE ZAŁĄCZNIKI...13 STRONA 2/13

3 1. WPROWADZENIE Niniejszy dokument zawiera wymagania akredytacyjne dla jednostek edukacyjnych zajmujących się kształceniem i walidacją kwalifikacji, w tym prowadzeniem egzaminów kwalifikacyjnych, w ramach programów potwierdzania kwalifikacji American Certification Institute (ACI ). Wymagania akredytacyjne opracowano w celu ustanowienia procesu zapewniającego dobór kompetentnych oraz wiarygodnych Jednostek Edukacyjnych Akredytowanych w zakresie prowadzenia procesu kształcenia i/lub walidacji kwalifikacji. Jednostki są kluczowym elementem procesu potwierdzania kwalifikacji i stanowią o jego jakości. Ich bezstronność, wiarygodność oraz system zarządzania, przyczyniają się do wiarygodności, jakości oraz wartości certyfikatów potwierdzających kwalifikacje. 2. DEFINICJE 1. Instytucja certyfikująca American Certification Institute - organizacja reprezentująca sektorowe ramy kwalifikacji, akceptowana przez przedstawicieli organizacji zawodowych i branżowych, pracodawców, pracobiorców i innych kluczowych partnerów społecznych danego sektora. W wyniku jasno określonego procesu walidacji, nadaje formalny dokument stwierdzający, że osiągnięty został określony poziom kwalifikacji. 2. ACI - American Certification Institute, z siedzibą w Delaware, USA. 3. Jednostka reprezentująca ACI (Reprezentant ACI ) Wyłączny reprezentant American Certification Institute (ACI ) na terenie Polski, uprawniony do organizacji, zarządzania i nadzoru merytorycznego nad programami potwierdzania kwalifikacji ACI na terenie RP oraz akredytowania jednostek. HEURESIS Certyfikowani Trenerzy i Konsultanci Zarządzania Sp. z o.o Kraków ul. W. Syrokomli 11/ Akredytowana Jednostka ACI - Jednostka edukacyjna w programach potwierdzania kwalifikacji ACI na terenie Polski. Posiada pisemne gwarancje Jednostki Reprezentującej ACI, potwierdzające respektowanie przez akredytowaną jednostkę standardów zapewnienia jakości procesów edukacji i potwierdzania kwalifikacji wymienionych w dokumencie akredytacyjnym. 5. Walidacja proces, w wyniku którego Kandydat otrzymuje od upoważnionej instytucji walidującej formalny dokument (certyfikat) stwierdzający, ze osiągnął określony zestaw efektów uczenia się kwalifikacji. 6. Kwalifikacja/-e zestaw kompetencji, który po ich odniesieniu i porównaniu z wymaganiami został formalnie potwierdzony przez uprawnioną do tego instytucję walidującą - przypadku niniejszego Regulaminu - ACI. Każda kwalifikacja wyodrębnia trzy grupy efektów uczenia się (kompetencji): wiedzę, umiejętności i kompetencje społeczne. 7. Wiedza zbiór uzasadnionych sądów (opisów faktów, teorii oraz zasad postępowania) będących wynikiem poznawczej działalności człowieka. W kontekście ramy kwalifikacji STRONA 3/13

4 wiedzę opisuje się jako teoretyczną lub faktograficzną. 8. Umiejętności zdolność do stosowania wiedzy i korzystania z know-how w celu wykonywania zadań i rozwiązywania problemów. Umiejętności określane są jako umysłowe (kognitywne - obejmujące myślenie logiczne, intuicyjne i kreatywne) oraz praktyczne (związane ze sprawnością i korzystaniem z metod, materiałów, narzędzi i instrumentów). 9. Kompetencje społeczne udowodniona (w pracy oraz w rozwoju osobistym) zdolność stosowania posiadanej wiedzy i umiejętności z uwzględnieniem zinternalizowanego (uwewnętrznionego) systemu wartości. 10.Walidacja wiedzy i umiejętności - etap procesu walidacji kompetencji Kandydata, realizowany przez Jednostkę Reprezentującą ACI w Polsce lub przez Jednostkę Akredytowaną, właściwą dla danej kwalifikacji. Realizowany w oparciu o egzamin oceniający wiedzę i umiejętności Kandydata w zakresie merytorycznym objętym walidowaną kwalifikacją. 11. Walidacja kompetencji społecznych etap procesu walidacji kwalifikacji Kandydata, realizowany przez Komisję walidacyjną. Ukierunkowany jest na ocenę zdolności Kandydata do zastosowania posiadanej wiedzy i umiejętności z uwzględnieniem zinternalizowanego (uwewnętrznionego) systemu wartości. Etap realizowany w oparciu o badanie i analizę złożonych dokumentów oraz rekomendacji. 12.Komisja akredytacyjna zespół złożony z przedstawicieli Jednostki Reprezentującej ACI w Polsce oraz ekspertów właściwych dla danej kwalifikacji, którego zadaniem jest ocena spełnienia przez Jednostkę Edukacyjną wymagań akredytacyjnych. 3. HEURESIS CERTYFIKOWANI TRENERZY I KONSULTANCI ZARZĄDZANIA - INFORMACJE OGÓLNE 3.1. Podstawy prawne działalności akredytacyjnej Heuresis Certyfikowani Trenerzy i Konsultanci Zarządzania Sp. z o.o. prowadzi działalność na podstawie wpisu do Rejestru Przedsiębiorców KRS nr Na podstawie umowy z American Certification Instytut posiada na wyłączność w Polsce prawo walidowania kwalifikacji w programach American Certification Institute. Posiada status Wyłącznego Reprezentanta American Certification Institute w Polsce. System akredytacji prowadzony przez HEURESIS jest dostępny dla wszystkich jednostek zainteresowanych kształceniem i walidacją kwalifikacji w programach American Certification Institute. Dostępny jest dla instytucji lub ich części, które zajmują się rozwojem kwalifikacji osób dorosłych niezależnie od ich wielkości, statusu prawnego oraz uczestnictwa w jakiejkolwiek organizacji lub grupie organizacji Zakres działalności akredytacyjnej Na mocy umowy z Jednostką Potwierdzającą Kwalifikacje - American Certification Institute do HEURESIS należy między innymi: akredytowanie jednostek realizujących programy przygotowania do certyfikacji i walidujących kwalifikacje, sprawowanie nadzoru nad nimi w zakresie przestrzegania przez nie warunków akredytacji oraz prowadzenie wykazu STRONA 4/13

5 akredytowanych jednostek potwierdzających kwalifikacje. Szczegółowy zakres działalności akredytacyjnej HEURESIS, w obszarze którego jednostki oceniające zgodność mogą ubiegać się o akredytację opublikowany jest na stronie internetowej HEURESIS, oraz W przypadku wystąpienia potrzeby akredytacji nowych rodzajów kwalifikacji, HEURESIS może podjąć się rozszerzenia prowadzonej działalności akredytacyjnej. 4. WYMAGANIA ORAZ PROCES KSZTAŁCENIA I WALIDACJI KWALIFIKACJI 4.1. Wymagania akredytacyjne Wymagania akredytacyjne dla jednostek prowadzących kształcenie w zakresie przygotowania do certyfikacji. Jednostki zainteresowane akredytacją w zakresie Kursów Przygotowawczych do Potwierdzenia Kwalifikacji muszą wykazać się: posiadaniem udokumentowanego systemu zarządzania procesem edukacyjnym, zgodnego z wymaganiami i przepisami prawa oraz opartego o powszechnie obowiązujące systemy zarządzania jakością, posiadaniem i /lub współpracą z wykwalifikowanym personelem w tym minimum dwoma Instruktorami ACI kompetentnymi w zakresie poszczególnych programów kształcenia kwalifikacji, posiadaniem infrastruktury zapewniającej przeprowadzanie procesu kształcenia kwalifikacji w warunkach komfortowych dla uczestników procesu oraz spełniającej wymagania odnośnych rozporządzeń, udokumentowanym minimum 5 letnim doświadczeniem w zakresie kształcenia kwalifikacji w tym realizacją programów rozwoju kwalifikacji, zgodnych z zakresem akredytacji. Wymagania akredytacyjne dla jednostek Walidacji Kwalifikacji i Egzaminowania Jednostki zainteresowane akredytacją w zakresie Walidacji Kwalifikacji i Egzaminowania muszą wykazać się: posiadaniem udokumentowanego systemu zarządzania procesem walidacji kwalifikacji, z uwzględnieniem zachowania bezstronności, niezależności oraz spełnienia wymagań bezpieczeństwa informacji osobowych, zgodnego z wymaganiami i przepisami prawa oraz opartego o powszechnie obowiązujące systemy zarządzania jakością, posiadaniem infrastruktury zapewniającej przeprowadzanie procesu walidacji, i egzaminowania z zachowaniem bezstronności i niezależności oraz zapewnienia bezpieczeństwa informacji danych osobowych, posiadaniem wykwalifikowanego personelu kompetentnego w zakresie prowadzenia walidacji kwalifikacji oraz egzaminowania, udokumentowanym minimum 3 letnim doświadczeniem w zakresie prowadzenia egzaminów. STRONA 5/13

6 4.2. Proces akredytacji a) Zasady ogólne procesu akredytacji Zakres oceny w procesie akredytacji określają niniejsze wymagania akredytacyjne oraz wnioskowany zakres akredytacji. HEURESIS ocenia możliwości jednostki pod względem kompetencji w zakresie systemu zarządzania, technicznym oraz osobowym mając na uwadze zapewnienie rzetelności świadczonych usług edukacyjnych oraz zachowanie przez jednostki bezstronności i niezależności w zakresie, odpowiednio: kształcenia kwalifikacji i w procesie ich walidacji. Proces akredytacji obejmuje zawsze: - przegląd dokumentacji systemu jakości, - ocenę na miejscu realizowaną w siedzibie Jednostki, - audyt / monitoring realizacji usług prowadzony w warunkach rzeczywistych. b) Czas trwania procesu akredytacji Podstawą rozpoczęcia procedury akredytacyjnej jest złożenie wniosku o akredytację (wraz z wymaganą dokumentacją) oraz wniesienie opłaty wstępnej. HEURESIS - w terminie nie dłuższym niż 1 miesiąc od dnia złożenia wniosku o udzielenie akredytacji - jest zobowiązana do zawiadomienia wnioskującej jednostki o udzieleniu lub odmowie udzielenia akredytacji. Za dzień złożenia wniosku przyjmuje się dzień, w którym zostały dostarczone do HEURESIS wszystkie dokumenty wymienione we wniosku, w tym pełna dokumentacja dotycząca systemu zarządzania oraz dotycząca świadczenia usług w zakresie kształcenia i/lub walidacji kwalifikacji. Etapy i harmonogram procesu akredytacji obejmuje: Przygotowanie procesu akredytacji i powołanie zespołu akredytacyjnego, Przegląd nadesłanej dokumentacji Przeprowadzenie wizyty akredytacyjnej na miejscu oraz monitoring prowadzonych usług (obligatoryjnie dla Akredytacji Inicjującej: superwizja trenerska całego procesu kształcenia kwalifikacji od oferty, poprzez identyfikację i analizę potrzeb szkoleniowych, projektowanie procesu, prowadzenie procesu i ewaluację), Ocena wdrożenia korekcji/działań korygujących w odniesieniu do uwag z minionego procesu akredytacji (jeśli dotyczy), Podsumowanie wyników akredytacji, Planowany nadzór i ponowna akredytacja, Przegląd wniosku i analiza zebranego materiału, Decyzja o udzieleniu akredytacji oraz o jej zakresie lub o odmowie udzielenia akredytacji. c) Wniosek o akredytację. Dokumentacja akredytacyjna Wnioskująca o akredytację jednostka składa wniosek o akredytację wraz z odpowiednimi załącznikami. Wniosek o akredytację wraz z opłatą wstępną jest formalnym zleceniem dla HEURESIS na przeprowadzenie procesu akredytacji i zawiera zobowiązanie jednostki aplikującej do wniesienia opłat za proces akredytacji, wynikających z ustaleń. Wraz z wnioskiem należy wnieść opłatę wstępną, a potwierdzenie wpłaty załączyć do wniosku. HEURESIS przyjmuje dokumentację w języku polskim lub angielskim. HEURESIS przyjmuje dokumentację w formie elektronicznej lub papierowej. W przypadku przekazywania dokumentacji w wersji elektronicznej, wymagane jest: STRONA 6/13

7 zapewnienie łatwości drukowania dokumentów w wersji elektronicznej; stosowanie plików w następujących formatach: Portable Document Format (*.pdf), Microsoft Word Document Format (*.doc), Rich Text Format (*.rtf), plain text (txt), Open Document Format (*.odt); sprawdzenie plików przez jednostkapod kątem obecności wirusów z zaznaczeniem jakim programem dokonano sprawdzenia (z podaniem wersji); dokumenty nie mogą zawierać makr oraz nie mogą być plikami wykonywalnymi (np..exe,.com); w przypadku przesyłania pocztą elektroniczną dokumentów o dużych rozmiarach, pliki muszą być poddane kompresji (zmniejszeniu objętości) za pomocą popularnych programów kompresujących: 7-Zip, Zip, Rar. całkowity rozmiar przesyłki nie powinien przekraczać 20 Mb; nazwy stosowane dla załączników poczty elektronicznej nie mogą zawierać podwójnych spacji, kropek oraz nie mogą posiadać podwójnego oznaczenia typu pliku (np. *.doc.doc, *.doc.zip); dostateczne zabezpieczenie przez jednostkę plików przed odczytem przez osoby postronne (w szczególności podczas przesyłania pocztą elektroniczną). HEURESIS zapewnia ochronę przekazanych dokumentów, udostępnia je tylko wyznaczonym pracownikom HEURESIS i członkom Komisji Akredytacyjnych na potrzeby przeprowadzania procesu akredytacji i podejmowania decyzji. Po zakończonym procesie akredytacji, dokumenty są zwracane do podmiotu aplikującego oraz bezpowrotnie kasowane z zasobów HEURESIS. W przypadku przekazywania dokumentacji w wersji papierowej, wymagane jest uzgodnienie z HEURESIS liczby kopii poszczególnych dokumentów dla członków zespołu akredytacyjnego. Z uwagi na ochronę informacji wraz z przekazywaną dokumentacją (bez względu na formę) należy załączyć wykaz przekazywanych do HEURESIS dokumentów (z zaznaczeniem liczby poszczególnych kopii, jeśli dotyczy). d) Przegląd wniosku HEURESIS dokonuje przeglądu wniosku pod względem jego poprawności w zakresie formalnym i merytorycznym (m. in. kompletności informacji zamieszczonych we wniosku i załączonej dokumentacji) oraz przeprowadza analizę własnych możliwości do przeprowadzenia procesu akredytacji w odniesieniu do terminu i zakresu. Po pozytywnym przeglądzie wniosku, HEURESIS informuje jednostkę jego przyjęciu. Przyjęcie wniosku skutkuje rozpoczęciem procesu akredytacji. Dla procesu akredytacji sporządzany jest harmonogram uwzględniający poszczególne etapy procesu akredytacji. W przypadku, gdy wniosek nie jest kompletny, HEURESIS występuje do podmiotu aplikującego z prośbą o jego uzupełnienie. Nieuzupełnienie wniosku w terminie 20 dni roboczych od daty otrzymania informacji o jego niekompletności powoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia, a HEURESIS zawiadamia jednostkę o odmowie udzielenia akredytacji w związku ze złożeniem niekompletnego wniosku o akredytację. Z chwilą zawiadomienia następuje zwrot dostarczonych dokumentów do podmiotu aplikującego oraz ich bezpowrotnie kasowanie z zasobów HEURESIS. Uiszczona opłata wstępna nie podlega zwrotowi. Ponowne ubieganie się o akredytację przez podmiot, wymaga złożenia nowego wniosku o akredytację wraz z opłatą wstępną. W przypadku wniosku, który dotyczy nieakredytowanego dotąd zakresu działalności, podmiot zostaje poinformowany o odmowie przeprowadzenia procesu akredytacji we wnioskowanym zakresie i ewentualnym podjęciu działań - związanych z rozszerzeniem zakresu działalności akredytacyjnej HEURESIS. STRONA 7/13

8 e) Powołanie zespołu akredytacyjnego Skład zespołu akredytacyjnego ustalany jest na podstawie wnioskowanego zakresu akredytacji. Zespół liczy od 2 do 6 osób w zależności od wnioskowanego zakresu, wielkości podmiotu i czasu niezbędnego dla dokonania rzetelnej oceny. Skład zespołu ustalany jest spośród osób, których wiedza i doświadczenie zapewniają obiektywną i fachową ocenę kompetencji podmiotu. Jednostka aplikująca, o składzie zespołu akredytacyjnego, w tym kwalifikacjach poszczególnych członków zespołu informowana jest w terminie do 7 dni przez planowaną datą akredytacji. W każdym zespole wyznacza się przewodniczącego zespołu akredytacyjnego. Przed akredytacją jednostka ma prawo zakwestionować proponowanych członków zespołu akredytacyjnego, w przypadku zaistnienia wątpliwości, co do bezstronności i niezależności danego członka oraz jeżeli uzna, że może to zagrozić jej interesom - w odniesieniu do prawa własności i ochrony informacji. Sprzeciw wobec proponowanego członka zespołu wymaga pisemnego uzasadnienia. W uzasadnionych przypadkach, HEURESIS będzie poszukiwać ekspertów poza granicami Polski. Jeżeli w trakcie procesu akredytacji HEURESIS stwierdzi potrzebę dokonania zmian w zespole akredytacyjnym, wówczas uzgadniane są one z podmiotem. Obserwatorami prowadzonych przez HEURESIS akredytacji mogą być: obserwatorzy HEURESIS (oceniający przeprowadzanie ocen przez komisja akredytacyjna lub jego poszczególnych członków); ewaluatorzy organizacji międzynarodowych oceniający HEURESIS. HEURESIS może zwrócić się do ocenianej jednostki o wyznaczenie pracownika do pomocy. Osoba ta będzie działała, zgodnie z życzeniem przewodniczącego zespołu akredytacyjnego. Do zadań tej osoby może należeć, między innymi: zapoznanie członków zespołu akredytacyjnego z procedurami bezpieczeństwa i ochrony na danym terenie oraz zapewnienie ich przestrzegania; pełnienie roli świadka w imieniu ocenianego; dostarczenie wyjaśnień lub pomoc w zbieraniu informacji. Obserwatorzy nie ingerują w przebieg oceny, a ich zachowanie nie może w żaden sposób zakłócać działań zespołu akredytacyjnego. Uczestnictwo obserwatorów oraz przedstawicieli HEURESIS, nie obciąża finansowo ocenianego podmiotu. f) Przegląd dokumentacji Komisja akredytująca dokonuje przeglądu dokumentacji ocenianej jednostki. Na podstawie wyników przeglądu dokumentacji HEURESIS rozstrzyga w sprawie przeprowadzenia wizyty akredytacyjnej. HEURESIS przekazuje podmiotowi raport z przeglądu dokumentacji. W przypadku negatywnego wyniku przeglądu dokumentacji, jednostka jest zobowiązana do nadesłania poprawionej dokumentacji lub wniosku o przerwanie procesu akredytacji w ciągu maksymalnie 2 miesięcy od otrzymania ww. raportu z przeglądu dokumentacji. Jeżeli w wyznaczonym terminie jednostka nie nadeśle poprawionej dokumentacji, HEURESIS powiadamia jednostkę odmowie udzielenia akredytacji, w związku z przerwaniem procesu akredytacji. Poprawiona dokumentacja podlega ponownemu przeglądowi przez komisję akredytacyjną w zakresie wprowadzonych zmian. Jednostka ponosi koszty związane z ponownym przeglądem dokumentacji. W przypadku negatywnych wyników ponownego przeglądu dokumentacji, HEURESIS powiadamia jednostkę o odmowie udzielenia akredytacji, w związku z przerwaniem procesu akredytacji. STRONA 8/13

9 g) Wizyta akredytacyjna HEURESIS przesyła do podmiotu plan przebiegu wizyty akredytacyjnej. Jednostka ma prawo zgłosić do niego ewentualne uwagi. Wizyta obejmuje komórki i osoby odpowiedzialne za świadczenie usług w zakresie akredytacji. W trakcie wizyty odbywa się zadawanie pytań i prowadzenie rozmów, przegląd dokumentów oraz obserwacja działań w obszarach objętych zakresem akredytacji. Obserwacje (superwizja) realizowane są w celu oceny praktycznego wykonywania działań prowadzonych przez personel podmiotu ubiegającego się o akredytację. Zespół akredytacyjny audytujący realizację konkretnej usługi: nie ingeruje w jej przebieg, a jego zachowanie nie może w żaden sposób zakłócać działań ocenianego podmiotu/personelu; ma prawo do zadawania pytań i uzyskiwania dodatkowych wyjaśnień; jest zobowiązany do niewyrażania opinii na temat jednostki, w obecności klientów ocenianej jednostki. W tej sytuacji wszelkie rozmowy pomiędzy członkami zespołu akredytacyjnego HEURESIS i personelem ocenianego podmiotu, powinny odbywać się na osobności, w celu zachowania poufności wyników wizyty. W przypadku akredytacji usług kształcenia kwalifikacji wizytę przeprowadza się obligatoryjnie w miejscu realizacji procesu kształcenia. Po zakończeniu wizyty dokonuje się prezentacji ustaleń. W procesie prezentacji ustaleń biorą udział przedstawiciele zespołu akredytacyjnego oraz jednostki ubiegającej się o akredytację, w tym obowiązkowo osoba świadcząca bezpośrednio usługę podlegająca obserwacji podczas wizyty akredytacyjnej. h) Decyzja w procesie akredytacji Warunkiem udzielenia akredytacji jest stwierdzenie, że wnioskująca jednostka spełnia wszystkie wymagania akredytacyjne. W przypadku wątpliwości, co do spełnienia wymagań akredytacyjnych, na etapie podejmowania decyzji, HEURESIS informuje jednostkę o tym fakcie, prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień i lub uzupełnień. Po udzieleniu akredytacji, HEURESIS przesyła jednostce do podpisu kontrakt, ustalający zasady współpracy oraz prawa i obowiązki stron wynikające z akredytacji. Po podpisaniu kontraktu akredytowana jednostka otrzymuje: egzemplarz kontraktu podpisanego przez obie strony, certyfikat akredytacji wraz z zakresem akredytacji. i) Przerwanie procesu akredytacji HEURESIS podejmuje decyzję o przerwaniu procesu akredytacji w następujących przypadkach: jednostka ubiegająca się o akredytację nie wywiązuje się ze zobowiązań wobec HEURESIS, wynikających z deklaracji zawartej we wniosku o udzielenie akredytacji; jednostka nie przekazała do HEURESIS w wymaganych i uzgodnionych z HEURESIS terminach, uzupełniających dokumentów bądź informacji niezbędnych do kontynuowania procesu; proces akredytacji nie został zakończony w ciągu 12 miesięcy z przyczyn leżących po stronie jednostki. Przerwanie procesu akredytacji może nastąpić również na wniosek jednostki. STRONA 9/13

10 HEURESIS informuje jednostkę o odmowie udzielenia akredytacji w wyniku przerwania procesu akredytacji wraz z uzasadnieniem oraz zwraca przekazaną do HEURESIS dokumentację Nadzór a) Ogólne zasady prowadzenia nadzoru Akredytacja udzielana jest na okres 3 lat (od dnia zawarcia kontraktu przez HEURESIS z akredytowaną jednostką). Po udzieleniu akredytacji i po przedłużeniu akredytacji HEURESIS monitoruje działalność akredytowanych jednostek, w celu upewnienia się, że stale spełniają one wymagania akredytacyjne oraz warunki zawarte w kontrakcie. W każdym roku akredytacji przeprowadzana jest 1 wizyta monitorująca. Pierwsza wizyta monitorująca przeprowadzana jest nie później niż przed upływem 12 miesięcy od daty zakończenia ostatniej oceny na miejscu w procesie akredytacji. Planowane odstępy pomiędzy kolejnymi wizytami monitorującymi nie mogą przekraczać 12 miesięcy. Akredytowane jednostki informowane są przez HEURESIS o terminie i formie planowanej wizyty w terminie do dwóch tygodni przed planowaną wizytą. Wizyta monitorująca obejmuje: audyt na miejscu oraz przeglądy dokumentacji. b) Wizyta monitorująca planowana Wizyta monitorująca planowana przeprowadzana jest w oparciu o ustalony program, który przesyłany jest do Jednostki Akredytowanej ACI w terminie do dwóch tygodni przed planowanym terminem wizyty. Celem wizyty jest ocena, czy: jednostka spełnia aktualne wymagania akredytacyjne w odniesieniu do zakresu akredytacji; akredytowana jednostka wypełnia warunki kontraktu kompetencje akredytowanej jednostki są stale doskonalone. Planowana wizyta prowadzona jest w formie audytu na miejscu oraz przeglądów dokumentacji. Rezultatem jest protokół zawierający raport oraz spostrzeżenia z wizyty monitorującej. c) Zmiany zakresu akredytacji W okresie ważności, zakres akredytacji może ulegać zmianom polegającym na rozszerzeniu, ograniczeniu lub uaktualnieniu. Proces rozszerzenia zakresu akredytacji odbywa się na wniosek Jednostki. HEURESIS dokonuje przeglądu wniosku o rozszerzenie, pod kątem jego kompletności oraz możliwości HEURESIS do przeprowadzenia oceny (tak jak dla procesu akredytacji). Analiza wniosku i dokumentacji dostarczonej wraz z wnioskiem jest podstawą do podjęcia decyzji o formie oceny. Celem procesu rozszerzenia zakresu akredytacji jest: ocena, czy kompetencje techniczne wnioskującej jednostki pozwalają na uzyskiwanie wiarygodnych wyników działania w nowych obszarach działalności, zgodnie z wnioskiem o rozszerzenie zakresu akredytacji; ocena, czy wdrożony system zarządzania w wystarczającym stopniu uwzględnia nowe obszary działalności; ocena, czy jednostka posiada kompetentną w zakresie certyfikacji kadrę. Ocena w procesie rozszerzenia zakresu akredytacji jest realizowana na zasadach jak w procesie akredytacji, z tym, że bierze się pod uwagę doświadczenia zebrane podczas wcześniejszych ocen w posiadanym zakresie. Prowadzona jest ona w formie przeglądu dokumentacji lub jako pełna STRONA 10/13

11 ocena kompetencji, polegająca na wykonaniu audytu na miejscu. d) Kontrola Kontrola może wynikać z: analizy skargi na działalność akredytowanej jednostki, analizy dowodów, potwierdzających że akredytowana jednostka nie wypełnia warunków kontraktu. Kontrola prowadzona jest w formie audytu w siedzibie oraz przeglądu dokumentacji, w celu oceny czy akredytowana jednostka nadal spełnia wymagania akredytacyjne. Plan kontroli na miejscu jest przesyłany akredytowanej jednostce nie później niż na 5 dni przed jego planowanym rozpoczęciem, z informacją, że wyrażenie sprzeciwu wobec terminu, zakresu lub składu zespołu akredytacyjnego, bez merytorycznego uzasadnienia może spowodować zawieszenie akredytacji Ponowna akredytacja Ponowna akredytacja następuje na wniosek akredytowanej Jednostki, złożony nie później niż 3 miesiące przed datą upływu ważności certyfikatu akredytacji. Do wniosku należy dołączyć aktualną dokumentację wraz z informacją na temat zmian w organizacji i w dokumentacji dokonanych w okresie od poprzedniej wizyty akredytującej. HEURESIS organizuje ponowną wizytę przed upływem ważności akredytacji w celu: oceny, czy akredytowana jednostka nadal spełnia wszystkie wymagania akredytacyjne; oceny skuteczności doskonalenia systemu zarządzania i kompetencji technicznych. Ponowna ocena zawsze obejmuje wizytę akredytacyjną, z uwzględnieniem wyników ocen prowadzonych w nadzorze Zawieszenie akredytacji Zawieszenie akredytacji może być następstwem: a) niewywiązywania się ze zobowiązań wynikających z kontraktu zawartego z HEURESIS; b) zgłoszenia przez jednostkę czasowej rezygnacji z akredytacji. Akredytacja zawieszana jest na okres do 6 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach okres ten może zostać wydłużony. a) Wznowienie akredytacji po zawieszeniu Proces wznowienia akredytacji po zawieszeniu jest prowadzony na wniosek jednostki, złożony najpóźniej 1 miesiąc przed upływem terminu zawieszenia. Ocena w procesie wznowienia akredytacji po zawieszeniu, może być prowadzona w formie: wizyty monitorującej lub przeglądu dokumentacji. Celem oceny jest sprawdzenie czy jednostka trwale i skutecznie usunęła problemy, które były powodem zawieszenia akredytacji i spełniła warunki wznowienia akredytacji, podane w decyzji o zawieszeniu Cofnięcie akredytacji Cofnięcie akredytacji następuje w przypadku: poważnego naruszenia przez akredytowaną jednostkę wymagań akredytacyjnych, w odniesieniu do rzetelności, bezstronności oraz świadomego naruszenia praw lub nadużycia zaufania klienta akredytowanej jednostki; STRONA 11/13

12 niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu akredytacji; zgłoszenia przez akredytowaną jednostkę rezygnacji z akredytacji Wygaśnięcie akredytacji Po upływie terminu ważności certyfikatu, akredytacja wygasa. HEURESIS usuwa jednostkę z wykazu akredytowanych jednostek oraz informuje ją o wygaśnięciu akredytacji. Ponowne ubieganie się o akredytację przez jednostkę, którego akredytacja wygasła lub została cofnięta jest związane ze złożeniem wniosku o akredytację, a tryb postępowania jest taki, jak dla procesu akredytacji. 5. KOMUNIKACJA Z INTERESARIUSZAMI HEURESIS publikuje na stronie internetowej oraz www. heuresis.pl wykaz akredytowanych jednostek oraz wykaz jednostek, których akredytacja została zawieszona, cofnięta lub wygasła. W przypadku cofnięcia, wygaśnięcia akredytacji lub zawieszenia akredytacji w całości lub HEURESIS niezwłocznie aktualizuje informacje w Rejestrze i na stronach internetowych Ochrona informacji i praw własności Klientów Cały personel HEURESIS, w tym zatrudniany personel zewnętrzny, jest zobowiązany do nieujawniania żadnych informacji i ochrony praw własności Klientów HEURESIS. Pracownicy HEURESIS są odpowiednio przeszkoleni, pouczeni i podpisali stosowne zobowiązanie. Zobowiązanie takie podpisują także członkowie Komisji Akredytacyjnych. Wszelkich informacji HEURESIS udziela tylko wskazanym przez jednostki przedstawicielom. HEURESIS jest odpowiedzialna za zabezpieczenie dokumentacji i zapisów dotyczących prowadzonych i zakończonych procesów akredytacji i nadzoru Umowy długoterminowe z auditorami, ewaluatorami i ekspertami zawierają klauzulę o nieujawnianiu informacji oraz wymagane jest podpisanie przez nich stosownego zobowiązania przed każdorazowym powołaniem do oceny i uzyskaniem dostępu do jakichkolwiek informacji. Wymóg ten dotyczy także obserwatorów. 6. SKARGI HEURESIS rozróżnia dwa rodzaje skarg: dotyczące działań HEURESIS; dotyczące działań akredytowanej jednostki. Każda skarga jest rejestrowana i rozpatrywana. W przypadku skargi ustnej HEURESIS wymaga jej pisemnego potwierdzenia. HEURESIS przekazuje odpowiedź na zgłoszoną skargę w ciągu miesiąca od daty jej otrzymania. Jeżeli ostateczne wyjaśnienie skargi nie jest w tym terminie możliwe, HEURESIS przekazuje informację o już podjętych działaniach i przybliżonym terminie ostatecznego rozpatrzenia skargi. Skarga na akredytowaną jednostkę powinna zostać najpierw złożona w tej jednostce, zanim zostanie wniesiona do HEURESIS. W przypadku niezadowalającej odpowiedzi lub braku odpowiedzi od akredytowanej jednostki, HEURESIS podejmuje kroki, mające na celu rozpatrzenie skargi, pod warunkiem, że skarga dotyczy akredytowanej działalności. W przypadku wątpliwości co do spełniania wymagań akredytacyjnych, HEURESIS przeprowadza ocenę jednostki w ramach nadzoru specjalnego, zgodnie z punktem 4.3 niniejszego dokumentu. Skargi należy składać pisemnie na adres HEURESIS. STRONA 12/13

13 7. OPŁATY Opłaty za czynności związane z akredytacją są kalkulowane i wnoszone zgodnie z ustaleniami zawartymi w ofercie. Wnoszenie opłat za czynności związane z akredytacją jest jednym z warunków udzielenia/utrzymania akredytacji. 8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Niniejszy dokument wchodzi w życie z dniem 12 września 2012 r. 9. ZAŁĄCZNIKI ZAŁĄCZNIK NR 1. STANDARDY DLA AKREDYTOWANYCH JEDNOSTEK EDUKACYJNYCH ACI KONIEC STRONA 13/13