ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1/11/2013 POKL FREIS

Transkrypt

1 Łódź, dn r. 1. Nazwa i adres zamawiającego. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1/11/2013 POKL FREIS Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Piramowicza 11/13, Łódź NIP: , REGON: , KRS: Tel: krzysztof.kazmierczak@freis.pl Adres do korespondencji: Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Tuwima 22/ Łódź Siedziba ŁARR S.A. VII p. pok Tytuł projektu. "PWP Oni grają, my uczymy - Program aktywizacji zawodowej poprzez kurs na instruktora / trenera II klasy przy współudziale Fundacji Realu Madryt" 3. Nazwa osi priorytetowej i działania. Oś priorytetowa VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy. 4. Tryb udzielenia zamówienia. Zamówienie dotyczy realizacji usługi powyżej EURO netto i jest udzielane w trybie Zasady Konkurencyjności, zgodnie z Zasadami finansowania Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Zapytanie ofertowe jest kierowane, do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców. 5. Opis przedmiotu zamówienia. Wspólny słownik zamówień (kod CPV): Kod CPV usługi w zakresie hotelarstwa Kod CPV usługi restauracyjnie dotyczące podawania posiłków 5.1 Przedmiotem zamówienia jest: Zapewnienie zakwaterowania oraz wyżywienia w mieście Madryt w Hiszpanii, w trakcie szkoleń na instruktora sportu w piłce nożnej i w koszykówce oraz na trenera w piłce nożnej i koszykówce w ramach projektu "PWP

2 Oni grają, my uczymy - Program aktywizacji zawodowej poprzez kurs na instruktora / trenera II klasy przy współudziale Fundacji Realu Madryt" 5.2 Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: zakwaterowanie uczestników szkoleń wraz z opiekunem w czasie 5 wizyt w Madrycie w Hiszpanii a) każda z pięciu wizyt to 5 noclegów w hotelu o standardzie minimum 3*** (trzy gwiazdki) dla 21 osób (20 uczestników + 1 opiekun) b) noclegi powinny odbywać się w 12 pokojach 2-osobowych (11 pokojów + 1 pokój rezerwowy) z ewentualną możliwością pojedynczego wykorzystania c) hotel powinien być zlokalizowany jak najbliżej centrum Madrytu, w miejscu dobrze skomunikowanym z pozostałymi częściami miasta (bliska odległość od stacji metra) wyżywienie uczestników szkoleń wraz z opiekunem w czasie 5 wizyt w Madrycie w Hiszpanii a) każda z wizyt to pełne wyżywienie dla 21 osób (20 uczestników + 1 opiekun), b) przez pełne wyżywienie rozumie się zestaw posiłków: śniadanie + obiad + kolacja, c) śniadanie i kolacja powinny być serwowane w formie stołu szwedzkiego, d) obiad powinien składać się co najmniej z dwóch ciepłych dań (zupa + drugie danie) oraz surówek i deseru, e) do każdego posiłku powinny być serwowane napoje zimne (woda, soki) oraz napoje gorące (herbata, kawa), f) wszystkie posiłki muszą być posiłkami pełnowartościowymi, zgodnie z technologią żywienia człowieka. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca zapewni posiłki wegetariańskie lub inne wymagania uczestników (np. dieta bezglutenowa), g) godziny wszystkich posiłków muszą być ustalone w uzgodnieniu z Zamawiającym i dostosowane do godzin praktyk uczestników projektu. 6. Miejsce i terminy realizacji zamówienia. 6.1 Miejsce realizacji zamówienia: Madryt, Hiszpania. Lokalizacja hotelu, w którym Wykonawca zapewni noclegi i wyżywienie powinien znajdować się jak najbliżej centrum miasta, w miejscu dobrze skomunikowanym z pozostałymi częściami miasta (bliska odległość od stacji metra). 6.2 Terminy realizacji zamówienia: a) I wizyta w dniach od 08 grudnia 2013r. do 13 grudnia 2013r. (pierwsza noc z 8 na 9 grudnia, ostatnia noc z 12 na 13 grudnia); pierwszy posiłek kolacja (lub obiadokolacja) dnia 08 grudnia 2013, ostatni posiłek obiad dnia 13 grudnia 2013 b) II wizyta w dniach od 09 lutego 2014r. do 14 lutego 2014r. (pierwsza noc z 9 na 10 lutego, ostatnia noc z 13 na 14 lutego); pierwszy posiłek kolacja (lub obiadokolacja) dnia 09 lutego 2014r., ostatni posiłek obiad dnia 14 lutego 2014r. c) III wizyta w dniach od 25 maja 2014r. do 30 maja 2014r. (pierwsza noc z 25 na 26 maja, ostatnia noc z 29 na 30 maja); pierwszy posiłek kolacja (lub obiadokolacja) dnia 25 maja 2014r., ostatni posiłek obiad dnia 30 maja 2014r. d) IV wizyta w dniach od 09 listopada 2014r. do 14 listopada 2014r. (pierwsza noc z 09 na 10 listopada, ostatnia noc z 13 na 14 listopada); pierwszy posiłek kolacja (lub obiadokolacja) dnia 09 listopada 2014r., ostatni posiłek obiad dnia 14 listopada 2014r. e) V wizyta w dniach od 01 lutego 2015r. do 06 lutego 2015r. (pierwsza noc z 01 na 02 lutego, ostatnia noc z 05 na 06 lutego); pierwszy posiłek kolacja (lub obiadokolacja) dnia 01 lutego 2015r., ostatni posiłek obiad dnia 06 lutego 2015r.

3 6.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do korekty terminów wizyt w zakresie +/- 14 dni. Zmiana taka nie będzie stanowiła podstawy do zmiany czy rozwiązania umowy. 7. Sposób i terminy płatności. 1. Za świadczone usługi Zamawiający będzie płacił Wykonawcy wynagrodzenia częściowe po zakończeniu każdej z 5 wizyt w Madrycie, wymienionych w paragrafie Do wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT według obowiązującej stawki - dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. 3. Dopuszczalne jest płacenie za usługi częściowe przez Zamawiającego przedpłaty rezerwacyjnej do wysokości 30% wynagrodzenia częściowego za każdą wizytę. W takim przypadku pozostałe wynagrodzenie za daną wizytę Zamawiający zapłaci po jej zakończeniu. 4. Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie jedynym świadczeniem należnym Wykonawcy za świadczone usługi; w szczególności wynagrodzenie to obejmuje wszelkie wydatki Wykonawcy poniesione w celu należytego świadczenia usług. 6. Wynagrodzenie płatne będzie w częściach wskazanych w ust. 1; część należna za daną wizytę będzie płatna w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę faktury VAT/rachunku za tę wizytę na rachunek wskazany na fakturze/rachunku. 7. Wynagrodzenie w formie przedpłaty płatne będzie nie wcześniej niż 30 dni przed planowanym przyjazdem do Madrytu w ramach danej wizyty, na podstawie oficjalnego dokumentu potwierdzającego rezerwację, na rachunek wskazany na tym dokumencie. 8. Termin płatności danej części wynagrodzenia ulega przesunięciu, w przypadku nie przekazania przez Instytucję Wdrażającą (Pośredniczącą II stopnia) w terminie środków pochodzących z dofinansowania, zaplanowanych na sfinansowanie zamówienia, do czasu otrzymania tych środków przez Zamawiającego. 8. Oferty częściowe. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 9. Miejsce i termin składania ofert. Oferty należy przesłać za pośrednictwem poczty, kuriera lub dostarczyć osobiście na adres Biura Projektu: Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Tuwima 22/ Łódź Siedziba ŁARR S.A. - VII piętro, pokój 701 lub przesłać pocztą elektroniczną na adres krzysztof.kazmierczak@freis.pl. Oferty można składać do 03 grudnia 2013r. do godz Oferty przesłane lub doręczone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty uznaje się za całkowite, jeżeli zawierają uzupełnione i wypełnione załączniki od 1 do Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia tych warunków. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:

4 1. Są uprawnieni do wykonywania działalności lub czynności polegających na świadczeniu usług w zakresie przedmiotu zamówienia, potwierdzone odpowiednim dokumentem rejestrowym (załącznik nr 2). 2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia. 3. Nie otwarto ich likwidacji, ani nie ogłoszono ich upadłości. 4. Nie orzeczono wobec nich zakazu ubiegania się o zamówienie. 5. Złożą całkowitą i ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert. 11. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty częściowej Oferta na każdą z pięciu wizyt jest rozpatrywana oddzielnie w ramach ofert częściowych Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty częściowej jest: a) Cena brutto za nocleg i wyżywienie 70 punktów. b) Odległość od najbliższej stacji metra 15 punktów. c) Standard hotelu (liczba posiadanych gwiazdek) 15 punktów. Oferta częściowa może uzyskać maksymalnie 100 punktów obliczanych wg wzoru: Ad a) Cena brutto za nocleg i wyżywienie (A) Oferta częściowa proponująca najniższą cenę otrzyma maksymalnie 70 punktów. Oferty częściowe proponujące wyższą cenę otrzymają odpowiednio mniej punktów, obliczonych następująco: A C 100 0,70 Co gdzie: A liczba otrzymanych punktów przez danego Wykonawcę w ramach danej oferty częściowej C najniższa zaproponowana oferta częściowa Co oferta częściowa danego Wykonawcy Ad b) Odległość od najbliższej stacji metra (M) Oferta częściowa, w której zaproponowany hotel dla każdej z 5 wizyt będzie się znajdował w odległości nie większej niż 1 kilometr od najbliższej stacji metra, otrzyma 15 punktów. Odległość będzie obliczana z wykorzystaniem aplikacji Google Maps, na podstawie najkrótszej drogi pieszej koniecznej do przebycia z punktu A (adres hotelu w ofercie) do punktu B (adres najbliższej stacji metra). Jeśli odległość od najbliższej stacji metra jest mniejsza lub równa 1 kilometr, wówczas M=15. Ad c) Standard hotelu (Q) Oferta częściowa proponująca nocleg w hotelu: - 3*** (trzy-gwiazdkowym) - otrzyma 0 punktów (Q=0), - 4**** (cztero-gwiazdkowym) - otrzyma 10 punktów (Q=10), - 5***** (pięcio-gwiazdkowym) - otrzyma 15 punktów (Q=15),

5 11.3 Za najkorzystniejszą Zamawiający uzna tę ofertę częściową, która będzie spełniała wymogi formalne, nie będzie podlegać odrzuceniu i uzyska najwyższą ilość punktów P = A + M + Q 11.4 W przypadku, jeśli dwóch lub więcej wykonawców złoży oferty częściowe o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do dodatkowych negocjacji. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach W przypadku ofert częściowych przekraczających budżet projektu, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji ceny z Oferentem, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. Jeśli Oferent ten nie dokona zmiany ceny na mieszczącą się w budżecie, Zamawiający podejmie negocjacje z Oferentem, który uzyskał następny w kolejności wynik Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej do dnia 04 grudnia 2013r. roku oraz zamieszczona w siedzibie firmy i biurze projektu w miejscu publicznie dostępnym. Dodatkowo każdy z Wykonawców, który złoży ofertę, będzie poinformowany o wyniku postępowania Po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający zawrze niezwłocznie umowy w sprawie udzielenia zamówienia W przypadku, gdy jeden z Wykonawców złoży najkorzystniejszą ofertę na kilka części zamówienia, dla tego Wykonawcy zostanie sporządzona jedna umowa na te właśnie części. 12. Opis sposobu przygotowania ofert instrukcja dla Oferentów. 1. Cena oferty częściowej musi być podana w polskich złotych w rozbiciu na cenę netto i brutto. 2. Cena oferty częściowej musi być podana z wyszczególnieniem ceny, lokalizacji oraz klasy hotelu dla każdej z 5 wizyt w Madrycie. 3. Cena oferty częściowej brutto jest ceną ostateczną i obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia całego lub częściowego, w tym również koszty dojazdów do Biura Projektu prowadzonego przez Zamawiającego, przy ul. Tuwima 22/26 w Łodzi, celem odbycia spotkań roboczych i przeprowadzenia uzgodnień. 4. Oferty winny być sporządzone w języku polskim lub języku angielskim, na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym. 5. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę. 6. Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę, wraz z pieczątką. 7. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. 13. Warunki wykluczenia z udziału w postępowaniu. Wykluczeni z udziału w postępowaniu zostaną oferenci, którzy: 1. Nie akceptują treści zapytania. Złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania bez zastrzeżeń.

6 2. Nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3. Nie posiadają niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia. 4. Nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. Posiadają powiązania kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu, funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 6. Nie dołączą do oferty oświadczeń (załącznik nr 3 i 4). 14. Modyfikacja treści zapytania ofertowego. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić zapytanie ofertowe. W takim przypadku zmienione zapytanie ofertowe zostanie przekazane niezwłocznie tym Wykonawcom, którym przekazano pierwotne zapytanie oraz podane do publicznej wiadomości. Jeżeli w wyniku zmiany zapytania ofertowego niezbędny będzie dodatkowy czas na przygotowanie nowej oferty lub wprowadzenie zmian w ofercie pierwotnej, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. 15. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia: 1. Jeżeli nie zostanie złożona żadna oferta, 2. Jeżeli zmienią się potrzeby Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia, 3. Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 4. Jeżeli zamawiający stwierdzi zaistnienie innych okoliczności, których nie można było przewidzieć wcześniej, a których zaistnienie spowoduje niemożność zawarcia prawidłowej umowy, 5. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający, na wniosek Wykonawcy, który ubiegał się o udzielenie zamówienia, zawiadomi o wszczęciu kolejnego postępowania, które dotyczy tego przedmiotu zamówienia. Załączniki do zapytania: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Załącznik nr 2 - Dokument rejestrowy potwierdzający możliwość wykonywania usług objętych zapytaniem

7 Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych Załącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu