SEKCJA I. ZAMAWIAJĄCY

Transkrypt

1 Nr zamówienia: 01/07/BRP/2013 ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 31 lipca 2013 r. SEKCJA I. ZAMAWIAJĄCY Wyższa Szkoła Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie Al. Jerozolimskie Warszawa NIP: Adres strony internetowej: Zamawiający działa w imieniu i na rzecz konsorcjum, w skład którego wchodzą: Wyższa Szkoła Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie (Lider Projektu), Wyższa Szkoła Cła i Logistyki w Warszawie oraz Fundacja na Rzecz Wspierania Nauki Campus, jako Partnerzy w Projekcie. SEKCJA II. WPROWADZENIE Wyższa Szkoła Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IV Szkolnictwo wyższe i nauka Działanie 4.2 Rozwój kwalifikacji kadr systemu B+R i wzrost świadomości roli nauki w rozwoju gospodarczym projekty konkursowe, prowadzi projekt p.n.: B + R = Przyszłość, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (zwany w dalszej części Projekt ). Usługi wynikające z wykonywania umowy będącej przedmiotem zapytania ofertowego współfinansowane są ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. SEKCJA III. POSTANOWIENIA OGÓLNE Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim wykonawcom, do których zostały wysłane oferty i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. Strona 1

2 W przypadku braku możliwości wynegocjowania warunków umowy z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę, Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisania umowy z kolejnym Wykonawcą zgodnie z wynikiem oceny przedstawionych ofert. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują, poza wyjątkami przewidzianymi w treści niniejszego zapytania, faksem lub drogą elektroniczną. SEKCJA IV: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wykonanie, kompleksowe wyposażenie, dostawa, montaż oraz demontaż zabudowy targowej dla potrzeb organizacji Sektorowych Targów Innowacji w obszarze rolnictwa we Wrocławiu w dniu 26 września Rodzaj zamówienia: Usługi Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z kodami CPV: montaż i wznoszenie gotowych konstrukcji usługi w zakresie organizacji targów i wystaw usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wykonaniu, kompleksowym wyposażeniu, dostawie, montażu oraz demontażu zabudowy targowej dla potrzeb organizacji Sektorowych Targów Innowacji (dalej jako STI ) w obszarze rolnictwa w ramach projektu B+R=Przyszłość. Data i miejsce targów: Sektorowe Targi Innowacji STI w obszarze rolnictwa odbędą się w dniu 26 września 2013 r. w godz. 09:00 15:00 w holu (Patio Budynku Głównego) Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu przy ul. C. K. Norwida Podstawowe informacje o projekcie: B+R=Przyszłość to ogólnopolski projekt o charakterze informacyjno-promocyjnym. Grupę docelową (grupę odbiorców) stanowią pracownicy naukowi szkół wyższych, instytutów badawczych, instytutów naukowych PAN oraz pracowników jednostek tworzących konsorcja naukowe. Jego celem jest zainicjowanie i pogłębienie współpracy naukowców ze środowiskiem biznesowym oraz przybliżenie im reguł rządzących transferem wiedzy do gospodarki. Więcej informacji o projekcie znajduje się pod adresem Szczegółowy zakres zamówienia Zakres prac związanych z przedmiotem zamówienia obejmuje: 1) Wykonanie zabudowy stoisk: a) Planowane jest zamówienie maksymalnie 30 stoisk, w tym dwudziestu sześciu o powierzchni 3 m2 (stoiska o numerach A1 A26) oraz czterech o powierzchni 6 m2 (stoiska o numerach B1 B4). Plan zabudowy zawiera załącznik nr 1 do zapytania. Planowana łączna powierzchnia zabudowy to 102 m2. Zamawiający zastrzega, że ostateczna liczba stoisk oraz ilość metrów zabudowy uzależniona będzie od liczby wystawców na STI i zostanie zamówiona w terminie do 30 sierpnia 2013 r., Strona 2

3 b) Typ zabudowy: standardowa w systemie ośmiokątnym typu "OCTA", c) Kolor zabudowy: biały, d) Wysokość zabudowy: cm e) Wysokość fryzów: cm f) Nadruk na fryzach: nadruk obejmować będzie nazwy wystawców (nazwy przekazane zostaną Wykonawcy najpóźniej 14 dni przed dniem targów) g) Instalacja elektryczna: wszystkie stoiska muszą być wyposażone w minimum jedno gniazdo sieci elektrycznej oraz w minimum jedno źródło światła (lampa ledowa lub halogenowa), 2) Kompleksowe wyposażenie stoisk w meble: a) Ladę informacyjną z miejscem na materiały reklamowe, b) Stolik i dwa krzesła, c) Kosz na śmieci, d) Stojak na materiały promocyjne, pionowy, 5 kieszonek A4 3) Dostawę, montaż i demontaż zabudowy: a) Oferta musi obejmować koszt transportu wszystkich elementów stoisk. Zamawiający umożliwi Wykonawcy bezpośredni podjazd pod budynek i zapewni bezpłatny parking, b) Oferta musi obejmować koszt montażu i demontażu wszystkich stoisk oraz elementów wyposażenia, przy czym montaż stoisk wraz z wyposażeniem odbędzie się w dniu poprzedzającym otwarcie STI, tj. 25 września 2013 r., natomiast demontaż po zakończeniu STI i uprzątnięciu stoisk przez wystawców, tj. w dniu 26 września 2013 r. oraz w dniu następnym, tj. 27 września 2013 r. 4) Zapewnienie kompleksowego serwisu technicznego przed STI oraz przez cały czas trwania STI (niezwłoczne usunięcie usterek oraz awarii w zabudowie i instalacji elektrycznej), 5) Kontakt z obsługą techniczną Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu celem dostosowania zabudowy targowej oraz instalacji elektrycznej do wymogów i warunków budynku, 6) Zapewnienie co najmniej 3 podajników z wodą dla wystawców (minimum 3 butle po 20 l). Dodatkowe informacje: 1) Zabudowa musi spełniać aktualne normy i standardy dotyczące bezpieczeństwa stawianych konstrukcji, a także przepisy przeciwpożarowe. Wszystkie materiały i elementy muszą posiadać certyfikaty/ atesty. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za trwałość wykonanej konstrukcji oraz bezpieczeństwo jej użytkowania; 2) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia związane z montażem, demontażem i transportem stoisk. 3) Zamawiający dopuszcza uzupełnienie zabudowy targowej o dodatkowe elementy nie ujęte przez Zamawiającego, a mające wpływ na prawidłowe funkcjonowanie stoisk; 4) W przypadku konieczności zmiany terminu targów, Zamawiający uzgodni nowy termin z Wykonawcą. 5) W przypadku innej niż założono pierwotnie liczby wystawców, rozliczenie będzie się odbywać na podstawie cen jednostkowych wskazanych w ofercie przedstawionej w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Strona 3

4 SEKCJA V: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM 1. Opis warunków udziału w postępowaniu: 1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy spełnią poniższe warunki: są osobą fizyczną, osobą prawna albo jednostką organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, które zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym dokumencie (oferta może zostać złożona w konsorcjum składającym się z osób fizycznych i/lub osób prawnych) posiadają odpowiednie doświadczenie w zakresie kompleksowej organizacji stoisk targowych, tj. są w stanie wykazać się wykonaniem w okresie ostatnich trzech lat minimum dwóch usług, z których każda polegała na wykonaniu, kompleksowym wyposażeniu, dostawie, montażu oraz demontażu zabudowy targowej, przy czym wartość brutto każdej z tych usług musiała wynieść nie mniej niż ,00 zł. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przez co rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. Kryterium oceny ofert: Kryterium wyboru oferty w każdej z części zamówienia jest 100% cena. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną ofertową brutto za wykonanie całości zamówienia. 3. Pozostałe warunki realizacji zamówienia: 1) Oferent będzie związany złożoną ofertą przez okres 30 dni od terminu złożenia oferty określonego w pkt 4 ppkt 1) zapytania ofertowego. 2) Z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana, będzie podpisana umowa pomiędzy nim a Zamawiającym, w uzgodnionym przez strony terminie. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy obejmują: a) płatność za świadczoną usługę dokonana zostanie na podstawie poprawnie wystawionej przez Oferenta faktury/ rachunku po wykonaniu przedmiotu zamówienia wskazanego w sekcji IV. b) płatności będą regulowane w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury/rachunku wystawionej/-ego przez Oferenta. c) Oferent zobowiąże się do umożliwienia organom kontrolującym realizację Projektu, wglądu do dokumentów Oferenta związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych. Strona 4

5 4. Opis przygotowania oferty: 1) Ofertę należy złożyć w terminie do 14 sierpnia 2013 r. do godziny 16:00 decyduje data wpływu oferty. Ofertę należy dostarczyć: a) listownie lub kurierem na adres biura projektu: Wyższa Szkoła Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie, Al. Jerozolimskie 200, Warszawa. b) osobiście, w siedzibie Zamawiającego - Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie, Al. Jerozolimskie 200, Warszawa, w dni powszednie od godziny 8.30 do 16:00. 2) Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej danymi Wykonawcy oraz poniższym opisem:,,oferta na wykonanie, kompleksowe wyposażenie, dostawa, montaż oraz demontaż zabudowy targowej dla potrzeb organizacji Sektorowych Targów Innowacji w obszarze rolnictwa w ramach projektu B+R=Przyszłość - nie otwierać przed 14 sierpnia 2013 r.. 3) Oferta powinna zawierać: a) Wypełniony formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. b) Podpisane oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. c) Dokumenty potwierdzające zrealizowanie w okresie ostatnich trzech lat minimum dwóch usług, z których każda polegała na wykonaniu, kompleksowym wyposażeniu, dostawie, montażu oraz demontażu zabudowy targowej, przy czym wartość brutto każdej z tych usług musiała wynieść nie mniej niż ,00 zł (dokumentem mogą być referencje wystawione przez Zamawiającego, protokół odbioru usługi., faktura VAT, itp.). 4) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pod rygorem nieważności w formie pisemnej (na maszynie, komputerze lub czytelnym pismem ręcznym). W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie umocowywać do podpisania oferty. 5) Zaleca się, aby oferta wraz ze wszystkimi załącznikami była trwale spięta, a wszystkie strony oferty i załączników ponumerowane i ułożone wg kolejności przedstawionej w formularzu ofertowym. 6) Dokumenty składające się na ofertę mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. 7) Poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 8) Każdy Wykonawca może złożyć w niniejszym zapytaniu tylko 1 ofertę. Oferty składane są w jednym egzemplarzu. 9) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10) Zamawiający może zwrócić się do Oferentów z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia bądź korekty do oferty lub jej załączników. Oferent jest zobowiązany dostarczyć dodatkowe dokumenty bądź wyjaśnienia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. W innym przypadku oferta może zostać odrzucona. Oferta nie spełniająca wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu. Powodem do odrzucenia oferty będzie także podanie ceny przewyższającej o 20 proc. zaplanowany budżet zamówienia. Strona 5

6 5. Termin związania ofertą 1) Podmiot składający ofertę jest z nią związany przez 30 dni. 2) Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 3) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. 6. Informacja dotycząca wyboru oferty 1) Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie wysłana podmiotom, które złożyły ofertę, w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu postępowania. 2) Jeśli podmiot, który został wybrany uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 7. Udzielanie informacji 1) Wszelkie informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać pod numerem telefonu , mail: info@badaniairozwoj.eu. Zawiadomienia, wyjaśnienia, oświadczenia, wnioski oraz wszelkie inne informacje przekazywane przez Zamawiającego i Wykonawców podczas postępowania wymagają dla zachowania ważności formy pisemnej. Załączniki do zapytania ofertowego: 1. Załącznik Nr 1: Plan zabudowy stoisk, 2. Załącznik Nr 2: Wzór formularza Oferty, 3. Załącznik Nr 3: Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych. Strona 6