ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT. wykorzystania technik Lean w tworzeniu pomysłów optymalizacyjnych oraz Lean leadership.

Transkrypt

1 Departament Zakupów Centralnych ul. Żaryna 2A, Warszawa tel. (22) DZC/AT/325/12 Warszawa, dnia 16 maja 2012 r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Szanowni Państwo, Bank Millennium S.A. jest zainteresowany wyborem wykonawcy szkoleń z zakresu: wykorzystania technik Lean w tworzeniu pomysłów optymalizacyjnych oraz Lean leadership. Szkolenia są współfinasowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Niniejsze Zaproszenie do składania ofert zostało umieszczone w witrynie Internetowej pod adresem: Warunkiem uczestnictwa w postępowaniu mającym na celu wybór wykonawcy ww. szkolenia jest złożenie oferty zgodnie z warunkami Zaproszenia. Oferty przygotowane zgodnie z wytycznymi przedstawionymi w Załączniku nr 2 należy przesłać pocztą elektroniczną na adres agnieszka.tuzimska@bankmillennium.pl, w postaci załącznika w formacie.doc,.pdf lub.xls do dnia 31 maja 2012 r. do godz z tematem wiadomości: Oferta Techniki Lean. Osobą upoważnioną do kontaktów z Oferentami jest: Pani Agnieszka Tuzimska Departament Zakupów Centralnych, tel. (22) , agnieszka.tuzimska@bankmillennium.pl. Do dnia 17 maja br. proszę o potwierdzenie, zwrotnym mailem na adres wskazany powyżej, otrzymania wiadomości zawierającej Zaproszenie do składania ofert, przy czym przesłanie tego potwierdzenia dotyczy wyłącznie tych Oferentów, którzy otrzymali Zaproszenie mailem przesłanym przez Bank bezpośrednio na skrzynkę mailową Oferenta. Wszelkie pytania dotyczące niniejszego Zaproszenia proszę przesyłać na ww. adres mailowy do dnia 22 maja br. Do dnia 25 maja br. odpowiedzi na otrzymane pytania zostaną przesłane do wszystkich Oferentów zaproszonych do składania ofert. Dodatkowo odpowiedzi zamieszczone zostaną na stronie internetowej 1

2 Oferta powinna być ważna minimum 90 dni od terminu składania ofert. Bank zastrzega sobie prawo do: - swobodnego wyboru ofert, - przeprowadzenia dodatkowych negocjacji i uzgodnień z wybranymi Oferentami, - zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert, - odwołania postępowania bądź jego unieważnienia w całości lub części bez podania przyczyny, - zmiany warunków postępowania bądź zmiany jego przedmiotu, w tym jego ograniczenia, - przyjęcia oferty w części i udzielenia zamówienia więcej niż jednemu Oferentowi, - zażądania od jednego lub większej liczby Oferentów dodatkowych informacji, dokumentów lub postawienia dodatkowych warunków co do usług, które mają być świadczone, - weryfikacji zapisów w przedstawionych przez Oferenta dokumentach, w szczególności w zakresie załączonych referencji. Bank informuje, że: - przedstawione przez Oferentów ceny będą obejmować wszystkie koszty i narzuty na cenę, - Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Banku w przypadku odrzucenia jego oferty, - Oferent pokrywa wszelkie koszty poniesione w związku z udziałem w postępowaniu, - prześle Oferentom informacje o rozstrzygnięciu postępowania, - niniejszy dokument jest poufny i stanowi wyłączną własność Banku. - treść i wymagania zawarte w Zaproszeniu są identyczne dla wszystkich potencjalnych kontrahentów, - wszystkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez Oferentów wymagają formy co najmniej mailowej, - w wyniku postępowania z wybranym Oferentem podpisana zostanie umowa na świadczenie przedmiotowych usług, - program szkolenia przedstawiony przez Oferenta w złożonej ofercie, opracowany na podstawie Zaproszenia, będzie szczegółowo ustalony na etapie negocjacji z wyselekcjonowanymi Oferentami. Z poważaniem, /-/ Jerzy Krala Dyrektor Departamentu Zakupów Centralnych Załączniki: Nr 1 Opis Przedmiotu Zaproszenia Nr 2 Warunki uczestnictwa w postępowaniu oraz oceny ofert Nr 3 Formularz oferty Nr 4 Oświadczenie Nr 5 Projekt umowy Bank Millennium Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Stanisława Żaryna 2a, wpisana do Krajowego Rejestru Sadowego prowadzonego przez Sad Rejonowy dla m.st. Warszawy pod numerem KRS Numer identyfikacji podatkowej (NIP): Wysokość kapitału 2 zakładowego całkowicie wpłaconego: ,00 złotych.

3 ZAŁĄCZNIK NR 1 OPIS PRZEDMIOTU ZAPROSZENIA 1) Bank jest zainteresowany ofertą na przeprowadzenie szkoleń warsztatowych z zakresu wykorzystania technik Lean w tworzeniu pomysłów optymalizacyjnych oraz Lean leadership. 2) Wspólny Słownik Zamówień Publicznych (CPV): (Usługi szkolenia w dziedzinie zarządzania). 3) Celem szkoleń jest pogłębienie wiedzy w zakresie wykorzystania narzędzi LEAN, proponowania optymalizacji i ciągłego doskonalenia procesów, jakości obsługi klienta oraz redukcji kosztów poprzez wykorzystanie metodologii Lean. Szkolenia niezbędne z punktu widzenia pełnionych funkcji zarządczych. 4) Forma szkoleń szkolenia powinno być prowadzone w formie warsztatu praktycznego bazującego na aktywnym udziale uczestników poprzez zastosowanie aktywizujących metod szkolenia: np. scenki, studia przypadków, zadania indywidualne i grupowe, itp. Konieczne przeprowadzenie testów wstępnych uczestników (w pierwszych godzinach szkolenia) oraz testów końcowych (w ostatnich godzinach szkolenia). 5) Szczegółowy program szkoleń będzie podlegał ostatecznym uzgodnieniom pomiędzy Bankiem a wybranym Oferentem, przy czym program szkoleń powinien uwzględniać poniższe zagadnienia: I. Warsztat - Wprowadzenie do Lean, 5 podstawowych zasad Lean: 9 typów marnotrawstw w usługach, jak je znaleźć i wyeliminować, przykłady z pracy codziennej uczestników, Lean Game, na przykładzie procesu z gry, techniki Lean do analizy i oceny procesów w Banku - identyfikacja i eliminacja marnotrastwa (takt time, lead time, cycle time, efektywność procesu, jakość, czas dodawania wartości, one piece flow itp.), Przykłady technik pobudzających kreatywność, Ćwiczenia zastosowania technik problem solving na kilku przykładach z rzeczywistych tematów w Departamencie Operacji (uczestnicy wcześniej zostaną poproszeni o przygotowanie przykładów problemów, z którymi borykają się w codziennej pracy). II. Warsztat - Lean leadership: Wybrane rozwiązania LEAN MODEL OFFICE, Budowanie kultury Lean - 6 elementów Lean leadership, Cele wzajemne - ćwiczenie praktyczne kaskadowanie celów strategicznych na operacyjne KPI, Zarządzanie wizualne, audyt zarządzania wizualnego, Efektywne zespoły 5R, Sposób zachowania Lidera, Coaching i Feedback, Model GROW, Performance management (zarządzanie efektywnością pracy), Organizacja codziennych spotkań, Indywidualny plan rozwoju 6 elementów Lean leadership. 3

4 6) Grupa docelowa: łącznie około 50 pracowników Nr Warsztat Liczba dni Liczba grup Lokalizacja 1 Warsztat - wykorzystanie technik Lean w tworzeniu pomysłów optymalizacyjnych 2 2 Warszawa i Gdańsk 2 Warsztat - Lean leadership 2 1 Warszawa Liczebność grupy,,warsztat - wykorzystanie technik Lean w tworzeniu pomysłów optymalizacyjnych osób. Liczebność grupy,,warsztat - Lean leadership do 12 osób. 7) Czas trwania szkolenia dla każdej grupy szkoleniowej 2 dni, przy czym Bank preferuje jego przeprowadzanie w godzinach ) Planowany termin szkolenia czerwiec - wrzesień 2012 r. 9) Miejsce szkolenia: siedziba Banku: Warszawa i Gdańsk 10) Bank oczekuje, że sprzęt audiowizualny niezbędny do przeprowadzania szkolenia (kamera, rzutnik, etc.) będzie każdorazowo zagwarantowany przez kontrahenta. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia sali wykładowej wraz ze sprzętem umożliwiającym realizację szkoleń oraz cateringiem dla uczestników. 11) Bank w ramach rozstrzygnięcia niniejszego postępowania preferuje nawiązanie współpracy z jedną firmą, jednakże nie wyklucza możliwości wyboru większej liczby kontrahentów. Bank dopuszcza możliwość przeprowadzenia szkolenia przez więcej niż 1 trenera. 4

5 ZAŁĄCZNIK NR 2 WARUNKI UCZESTNICTWA W POSTĘPOWANIU ORAZ OCENY OFERT I. Wymagania w stosunku do Oferentów Warunkiem ubiegania się przez Oferenta o udzielenie zamówienia jest: 1) prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem Zaproszenia, 2) znajdowanie się w sytuacji finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu Zaproszenia, 3) niezaleganie z opłacaniem podatków i składek do ZUS, 4) doświadczenie w realizacji szkoleń o porównywalnym przedmiocie i zakresie w okresie 2 ostatnich lat dla branży finansowej, 5) przedstawienie oferty zgodnej z wymaganiami określonymi w Zaproszeniu, 6) nieposiadanie powiązań osobowych lub kapitałowych z Bankiem 1 II. Wymagania w stosunku do ofert Oferta składana przez Oferenta powinna zostać sporządzona w języku polskim. Poszczególne części oferty powinny zawierać następujące dokumenty i oświadczenia: 1. Część handlowo-formalna: 1) formularz oferty zgodnie z Załącznikiem nr 3 Zaproszenia, przesłany w pliku o nazwie: nazwa Oferenta_ formularz oferty 2) oświadczenie zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zaproszenia, przesłane w pliku o nazwie: nazwa Oferenta_Oświadczenie 3) aktualny odpis z właściwego dla Oferenta rejestru lub inne zaświadczenie potwierdzające uprawnienie do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi, a także, że profil działania Oferenta odpowiada przedmiotowi Zaproszenia. przesłany w pliku o nazwie: nazwa Oferenta_KRS 2. Część merytoryczna 1) propozycja wstępnego programu merytorycznego szkolenia, zgodnie z wytycznymi określonymi w Załączniku nr 1, w tym opis metod, metodologii i technik szkoleniowych planowanych do wykorzystania w szkoleniu, moment i sposób aktywizacji uczestników, przesłana w pliku o nazwie: nazwa Oferenta_program 1 Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Bankiem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Banku lub osobami wykonującymi w imieniu Banku czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy. Powiązania osobowe lub kapitałowe polegają w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim lub w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 5

6 2) propozycja listy trenerów przewidzianych do realizacji szkoleń wraz z ich: a) CV, które będą zawierać w szczególności następujące informacje: doświadczenie praktyczne w obszarze, z którego będą realizować szkolenie, w tym w okresie przed wykonywaniem pracy trenera, posiadane kwalifikacje (m.in. certyfikaty, autoryzacje, kursy specjalistyczne itd.), lista firm, dla których trener zrealizował analogiczne (lub zbliżone) szkolenie b) referencjami w realizacji szkoleń objętych zakresem Zaproszenia przesłana w pliku o nazwie: nazwa Oferenta_lista trenerów 4) propozycja realizacji szkoleń, uwzględniająca między innymi informacje o: a) materiałach szkoleniowych, b) narzędziach i pomocach dedykowanych do przeprowadzenia szkoleń przez Oferenta, przesłana w pliku o nazwie: nazwa Oferenta_materiały 5) lista wykonanych przez Oferenta w okresie ostatnich 2 lat usług, tożsamych z przedmiotem Zaproszenia, wraz z listami referencyjnymi ze szczególnym uwzględnieniem branży finansowej. przesłana w pliku o nazwie: nazwa Oferenta_referencje UWAGA! PRZEPUSTWOŚĆ SKRZYNEK MAILOWYCH W BANKU MILLENNIUM WYNOSI 6MB. W ZWIĄZKU Z POWYŻSZYM UPRZEJMIE PROSZĘ O PRZESŁANIE OFERTY (W RAZIE KONIECZNOŚCI) W KILKU MAILACH. TYTUŁ WIADOMOŚCI POWINIEN ZAWIERAĆ INFORMACJĘ O LICZBIE WYSYŁANYCH MAILI (NP. 1/4, 2/4 ITD.) III. Ocena ofert Postępowanie mające na celu wybór wykonawcy zakłada przeprowadzenie trzyetapowej oceny ofert. I ETAP Weryfikacja spełniania wymogów określonych w Zaproszeniu do składania ofert przedstawionych powyżej. Weryfikacji podlegać będą oferty złożone we wskazanym w Zaproszeniu terminie. II ETAP Merytoryczna ocena ofert: Do etapu drugiego oceny zostaną zakwalifikowane oferty spełniające wszystkie wymagania określone powyżej. W ramach drugiego etapu oceny, oferty zostaną ocenione według opisanych poniżej kryteriów w skali 1-3. Skala oceny poszczególnych kryteriów w ramach II etapu oceny ofert Punkty 1 Opis Oferta jest nieadekwatna do potrzeb Banku zawartych w Zaproszeniu do składania ofert lub w ofercie brakuje danych na temat danego kryterium 2 Oferta jest adekwatna do potrzeb Banku zawartych w Zaproszeniu do składania ofert 3 Oferta jest adekwatna do potrzeb Banku zawartych w Zaproszeniu do składania ofert i jednocześnie należy do 20% najlepszych ofert pod względem danego kryterium 6

7 Kryterium Waga Cena 30% Zawartość merytoryczna: Doświadczenie Oferenta: Doświadczenie kadry trenerskiej: 30% 10% 30% Kryterium szczegółowe Pod uwagę będą brane ceny brutto (ogółem) Waga 30% Program 15% Stopień zaawansowania szkolenia w stosunku do poziomu uczestników 6% Metody szkoleniowe 6% Materiały szkoleniowe 3% Szkolenia w ramach środków EFS 2% Referencje rynkowe 8% Doświadczenie trenerskie w ramach tematu szkolenia 10,5% Certyfikaty 3% Doświadczenie zawodowe/praktyczne (pozatrenerskie) w ramach tematu szkolenia Doświadczenie trenerskie i/lub zawodowe w sektorze finansowym 10,5% 6% Uwagi Oferta najtańsza otrzyma 3 punkty. Pozostałym ofertom punkty zostaną przyznane zgodnie ze wzorem: Cena najniższa / Cena badanej oferty * 3 Zgodność przedstawionej oferty z wymaganym zakresem merytorycznym oraz brak elementów zbędnych, z punktu widzenia potrzeb określonych w Zaproszeniu Stopień zaawansowania szkolenia powinien odzwierciedlać poziom zaawansowania oczekiwany przez Bank Adekwatność metod szkoleniowych do potrzeb zawartych w Zaproszeniu do składania ofert; w zależności od specyfiki szkolenia: w przypadku większości szkoleń: metody aktywizujące grupę i pozwalające na praktyczne przećwiczenie nowych umiejętności, w przypadku szkoleń teoretycznych: metody pozwalające na skuteczne przyswojenie wiedzy Ocena zaproponowanej formy, zawartości, innowacyjności, adekwatności do programu szkolenia Firma przeprowadziła co najmniej 1 szkolenie dofinansowane ze środków EFS. Za Oferentów posiadających adekwatne referencje rynkowe zostaną uznani ci, którzy przedstawią referencje oraz Bank nie uzyska żadnych negatywnych opinii na ich temat bezpośrednio z rynku. Preferowane będą referencje z dużych instytucji, w szczególności powiązanych z sektorem finansowym. Liczba szkoleń w ramach przedmiotowego zakresu tematycznego Liczba i poziom zaawansowania certyfikatów w ramach przedmiotowego zakresu tematycznego Doświadczenia zawodowe lub liczba projektów w ramach przedmiotowego zakresu tematycznego Doświadczenia zawodowe/liczba szkoleń w ramach sektora finansowego. Preferowane będą świadczenia wykonane dla firm o zbliżonym charakterze działalności i wielkości. 7

8 III ETAP Negocjacje oraz opcjonalna ocena próbnych szkoleń. Do etapu trzeciego oceny zostaną zakwalifikowane co najmniej 2 najlepiej ocenione w etapie drugim oferty. Firmy, które uzyskały największą ilość punktów zostaną poproszone o przeprowadzenie bezpłatnego szkolenia próbnego lub kilkugodzinnej próby szkolenia. Do ostatecznego etapu negocjacji zostaną zakwalifikowani Oferenci, którzy uzyskają najwyższą ocenę ze szkolenia próbnego w skali 1-3 (szczegóły poniżej). Bank dopuszcza możliwość rezygnacji ze szkolenia próbnego, wówczas wybrani Oferenci zostaną zaproszeni do ostatecznego etapu negocjacji. O wynikach postępowania Bank zawiadomi niezwłocznie wszystkich Oferentów. Jeżeli wybrany Wykonawca uchylać się będzie od podpisania umowy z Bankiem, Bank będzie miał prawo do wybrania kolejnego Oferenta, którego oferta uzyskała najwięcej punktów w ramach 3-etapowej oceny ofert. Skala oceny poszczególnych kryteriów w ramach III etapu postępowania przetargowego ocena szkolenia próbnego lub kilkugodzinnej próby szkolenia Punkty Opis Jakość próbnego szkolenia jest nieadekwatna do potrzeb Banku zawartych w Zaproszeniu do składania ofert Jakość próbnego szkolenia jest adekwatna do potrzeb Banku zawartych w Zaproszeniu do składania ofert Jakość próbnego szkolenia jest adekwatna do potrzeb Banku zawartych w Zaproszeniu do składania ofert i jednocześnie należy do 20% najlepszych szkoleń próbnych pod względem danego kryterium Kryterium Waga Kryterium szczegółowe Waga Wiedza z zakresu tematu zawartego w Zaproszeniu 12,5% Trener/rzy: 50% Odwoływanie się do praktycznych przykładów zastosowania wiedzy 12,5% Aktywizacja grupy 12,5% Umiejętność przekazywania wiedzy 12,5% Zgodność zakresu szkolenia z przedstawioną ofertą 20% Sposób prowadzenia zajęć: 50% Dostosowanie poziomu zaawansowania szkolenia do grupy - reagowanie na potrzeby grupy 20% Jakość i zawartość merytoryczna materiałów szkoleniowych oraz, w przypadku szkoleń prowadzonych w salach zapewnianych przez Oferenta, odpowiedniej infrastruktury 10% 8

9 ZAŁĄCZNIK NR 3 FORMULARZ OFERTY 1. Informacje podstawowe Nazwa Oferenta Siedziba Oferenta Osoba upoważniona do kontaktów z Bankiem Numer telefonu osoby upoważnionej do kontaktów Adres poczty elektronicznej osoby upow. do kontaktów 2. Oferta cenowa: szkolenie z zakresu wykorzystania technik Lean w tworzeniu pomysłów optymalizacyjnych oraz Lean leadership brutto w PLN grupa maksymalnie 20 osób Warsztat - Wprowadzenie do Lean Cena za 1 grupę za 1 dzień szkoleniowy Łączna cena za 2-dniowe szkolenie dla 2 grup szkoleniowych Warsztat Lean leadership grupa maksymalnie 12 osób Cena za 1 grupę za 1 dzień szkoleniowy Łączna cena za 2-dniowe szkolenie dla 1 grupy szkoleniowej 3. Oświadczam, że ceny określone w powyższej tabeli: 1) obejmują wykonanie wszystkich zadań opisanych w Zaproszeniu, w tym przygotowanie programu szkolenia i następnie uzgodnienie go z Bankiem, 2) zawierają wszystkie koszty i narzuty na cenę, w tym w szczególności koszty wynajęcia sali, cateringu dla uczestników, delegacji trenerów, materiałów szkoleniowych oraz narzędzi i pomocy niezbędnych do przeprowadzenia szkoleń itp. (podpis osoby upoważnionej) 9

10 ZAŁĄCZNIK NR 4 OŚWIADCZENIE (pieczątka firmy), dnia OŚWIADCZENIE W imieniu siedzibą w przy ul. będąc uprawnionym do reprezentowania powyższej firmy, oświadczam, że firma : - zobowiązuje się w imieniu swoim, swoich pracowników, podwykonawców i kooperantów do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji na temat Banku Millennium S.A. stanowiących lub mogących stanowić tajemnicę tego przedsiębiorstwa, - zapoznała się z całą dokumentacją dostarczoną jej przez Bank Millennium S.A. w związku z postępowaniem i akceptuje wszystkie warunki wskazane w tej dokumentacji, włączając w to przedstawione ogólne warunki umowne, - nie jest w trakcie postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono jej upadłości, - nie zalega z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS, - składa ofertę ważną przez 90 + dni (termin związania ofertą liczony od daty złożenia oferty lub zmiany części składowej oferty w ramach postępowania); - przedstawiła ostateczne i stałe w całym terminie ważności oferty ceny, - akceptuje termin płatności nie krótszy niż 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, - nie posiada powiązań kapitałowych i osobowych z Bankiem Millennium S.A. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Banku lub osobami wykonującymi w imieniu Banku czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegających na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku pokrewieństwa, opieki lub kurateli. - akceptuje bez zastrzeżeń projekt umowy stanowiący Załącznik nr 5 do Zaproszenia do składania ofert. Podpis i pieczęć osoby upoważnionej 10