Wnioski studenckie w USOSweb

Transkrypt

1 Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji USOS 5.3 Wnioski studenckie w USOSweb Podręcznik dla koordynatorów Paweł Posielężny Kamil Olszewski Uniwersytet Warszawski Lipiec 2012

2 Spis treści Wstęp 1 1 Podstawowe informacje Koordynatorzy i komisje Cykl dydaktyczny, jednostka, jednostka dydaktyczna Typ wniosku i aplikowanie Dostęp członków komisji do wniosków złożonych w ramach aplikowania Tury aplikowania Automatyczne rozpatrywanie wniosków Wymagane dokumenty w formie elektronicznej Przyjmowanie podań w formie papierowej Wiele serwisów USOSweb na jednej uczelni Strona główna koordynatora Lista typów wniosków, dla których aktualnie trwają akcje aplikowań Wyszukiwarka wnioskodawców Zestawienie wniosków Filtr wniosków Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora Szczegóły wniosku 21

3 Wstęp Jeszcze do niedawna wnioski studenckie związane ze sprawami finansowymi (stypendia naukowe i socjalne, prośby o zapomogę lub zwolnienie z opłat za miejsce w akademiku itp.) na polskich uczelniach, które wdrożyły Uniwersytecki System Obsługi Studiów, musiały być wypełniane w sposób tradycyjny z użyciem papierowych formularzy. Z tradycyjnymi wnioskami wiąże się szereg problemów, wynikających nie tylko ze specyfiki podań o pomoc socjalną, ale występujących zawsze przy wypełnianiu papierowych formularzy. Przede wszystkim, nawet jeśli wzory podań oraz procedury ich składania zostały bardzo dobrze przygotowane, samodzielne wypełnianie wniosku może wiązać się z wątpliwościami dotyczącymi tego, co powinno zostać wpisane do konkretnych rubryk. Jak w każdym formularzu papierowym, osobom wypełniającym wnioski zdarza się też popełniać błędy, które, siłą rzeczy, często pozostają przeoczone aż do momentu rozpatrzenia wniosku. Wiele z tych problemów rozwiązuje przeniesienie podań do Internetu. Jak pokazuje przykład funkcjonujących od kilku lat w USOSweb elektronicznych podań kierowanych do prodziekanów ds. studenckich, cyfrowy obieg dokumentów sprawdza się doskonale w realiach akademickich. Obecnie w USOSweb dostępny jest moduł służący do elektronicznego składania wniosków o pomoc socjalną, zapomogę, miejsce w akademiku, stypendium rektora lub w dowolnej innej sprawie, która może wymagać formalnego aplikowania ze strony studenta. Elektroniczna obsługa wniosków wiąże się z wieloma korzyściami dla organów je rozpatrujących. Ich członkowie obsługują wnioski logując się do tego samego serwisu USOSweb, w którym studenci złożyli podania. Tym samym mają zapewnioną weryfikację wszelkich danych dotyczących przebiegu studiów wnioskodawcy. Możliwość weryfikacji na tym się nie kończy. w przypadku tradycyjnych wniosków jednym z ważniejszych problemów jest na przykład utrudniona sprawdzalność poprawności informacji podanych przez osoby składające podania. Zazwyczaj niedozwolone jest chociażby ubieganie się o stypendium socjalne jednocześnie na wielu wydziałach, lecz osoba studiująca na dwóch wydziałach może słabo orientować się w przepisach, 1

4 SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI w związku z czym spróbuje na wszelki wypadek złożyć papierowy wniosek na obu. Zdarzają się też, niestety, umyślne działania studentów, mające na celu niezgodne z prawem pobieranie stypendium w kilku jednostkach. Wykrywanie tego typu sytuacji wymaga sporo zachodu. Natomiast w przypadku wniosków elektronicznych USOSweb po prostu nie pozwoli na ponowne złożenie podania, które wolno złożyć tylko raz. Niestety, przynajmniej jeszcze przez jakiś czas (do momentu zmiany przepisów państwowych i/lub uczelnianych) w przypadku większości spraw związanych z pomocą socjalną studenci zmuszeni są dostarczać wniosek i stosowne załączniki również w formie papierowej, która tworzona jest poprzez wydrukowanie z poziomu USOSweb wniosku wypełnionego elektronicznie. Natomiast samą decyzję (pozytywne lub negatywne rozpatrzenie wniosku) można wprowadzić z poziomu USOSweb lub zlecić ją automatycznemu algorytmowi, a student pozna ją logując się systemu. Ponadto członkowie organów rozpatrujących wnioski mogą przez Internet dokonać akceptacji formalnej poprawności wniosku, zgłosić studentowi konieczność wniesienia poprawek lub doniesienia brakujących załączników, a także korygować wprowadzone przez studenta dane. 2

5 Rozdział 1 Podstawowe informacje Uwaga! Przed dalszą lekturą zalecane jest zapoznanie się z pozycją Wnioski studenckie w USOSweb. Podręcznik dla studentów, która stanowi odpowiednik niniejszego podręcznika dedykowany osobom składającym wnioski studenckie. 1.1 Koordynatorzy i komisje W Uniwersyteckim Systemie Obsługi Studiów i serwisie USOSweb koordynatorzy obsługujący wnioski studenckie pogrupowani są w komisje. Odzwierciedla to najczęściej spotykany formalny status grupy koordynatorów związanych z konkretnym wnioskiem na przykład wnioski o stypendia socjalne rozpatrywane są przez komisje ds. pomocy socjalnej. w związku z tym w niniejszym podręczniku określenie koordynator będzie używane zamiennie z określeniem członek komisji. Komisje wraz z ich składem osobowym definiowane są w USOS (przez wyznaczonego przez uczelnię administratora), a następnie automatycznie przenoszone do USO- Sweb. 1.2 Cykl dydaktyczny, jednostka, jednostka dydaktyczna Cyklem dydaktycznym nazywamy formalnie określony odcinek czasu, w ramach którego odbywają się zajęcia na uczelni. Cyklem dydaktycznym może być np. konkretny rok akademicki lub semestr. Jednostką nazywamy na uczelni każdy podmiot, który oficjalnie należy do struktury tej uczelni. Jednostka dydaktyczna to taka jednostka, która prowadzi zajęcia dydaktyczne (w przeciwieństwie do jednostek administracji, odpowiedzialnych np. za sprawy kadrowe lub finansowe). Tak więc jednostką dydaktyczną jest wydział, instytut, katedra, ale i cała uczelnia. Jednostki te tworzą hierarchię na przykład 3

6 1.3 Typ wniosku i aplikowanie często tzw. nadjednostką dla instytutu jest jego macierzysty wydział, a uczelnia jest nadjednostką zarówno dla tego wydziału, jak i dla podległego mu instytutu. Jednostkami dydaktycznymi studenta nazwiemy wszystkie te jednostki, które odpowiadają za programy, na których on studiuje. Zazwyczaj mamy w tym przypadku do czynienia z jedną jednostką, która jest opiekunem jedynego programu, na którym student studiuje. Może być jednak tak, że dany program studiów jest efektem współpracy kilku jednostek lub po prostu ktoś studiuje równolegle na wielu programach. 1.3 Typ wniosku i aplikowanie Wszystkie wnioski w USOSweb dotyczące tej samej sprawy są wnioskami tego samego typu. Mówimy na przykład, że typ danego wniosku to Wniosek o miejsce w Domu Studenta lub Wniosek o stypendium socjalne. Żeby wnioski danego typu były dostępne dla studentów (a następnie dla członków komisji), muszą zostać publicznie udostępnione w ramach tzw. aplikowania. Aplikowanie definiowane jest w USOSweb (przez wyznaczonego przez uczelnię administratora) dla konkretnego cyklu dydaktycznego oraz dla konkretnej jednostki lub zestawu programów. Oznacza ono tyle, że wnioski danego typu są dostępne do złożenia w danym cyklu dydaktycznym i są dedykowane albo konkretnym programom (student ma do nich dostęp, jeżeli na nich studiuje), albo konkretnym jednostkom (student ma do nich dostęp, jeżeli studiuje na programach, którymi zarządzają te jednostki). 1.4 Dostęp członków komisji do wniosków złożonych w ramach aplikowania Każdej komisji przypisany jest kod jednostki dydaktycznej. Oznacza to, że członkowie komisji są przedstawicielami tej jednostki od strony koordynacyjnej. Komisja może mieć przyznany dostęp do wniosków danego studenta, jeśli przypisana jej jednostka jest jednostką studenta lub nadjednostką jednostki studenta, czyli jeżeli student studiuje w tej samej jednostce, w ramach której działa komisja. Prześledźmy to na poniższym przykładzie: Wyższa Szkoła Sportowa posiada wśród swoich wydziałów Wydział Sportów Wodnych, który dzieli się na Instytut Żeglarstwa i Instytut Kajakarstwa. Rozważmy następujące przypadki: Komisji nadano kod Wydziału Sportów Wodnych. w USOSweb zdefiniowano aplikowanie dla wszystkich studentów Wydziału Sportów Wodnych. Członkowie komisji mogą otrzymać dostęp do obsługi wszystkich złożonych tu wniosków. 4

7 1.5 Tury aplikowania Komisji nadano kod Wydziału Sportów Wodnych. w USOSweb zdefiniowano aplikowanie dla wszystkich studentów Instytutu Żeglarstwa. Jako że instytut jest podjednostką Wydziału Sportów Wodnych, członkowie komisji mogą otrzymać dostęp do obsługi wszystkich złożonych tu wniosków. Komisji nadano kod kod Instytutu Kajakarstwa. w USOSweb zdefiniowano aplikowanie dla wszystkich studentów Instytutu Żeglarstwa. Jako że instytuty te są od siebie niezależne, członkowie komisji nie mogą otrzymać dostępu do obsługi żadnego ze złożonych tu wniosków. Komisji nadano kod Wydziału Sportów Wodnych. w USOSweb zdefiniowano wniosek dostępny dla wszystkich studentów na całej uczelni. Jako że Wydział Sportów Wodnych jest podjednostką całej uczelni, członkowie komisji mogą otrzymać dostęp do obsługi wniosków ale tylko tych złożonych przez studentów Wydziału Sportów Wodnych. W powyższym przykładzie cały czas podkreślano, że członkowie komisji mogą (lub nie) otrzymać dostęp do obsługi wniosków, a nie, że automatycznie go otrzymują. Aby członkowie komisji otrzymali dostęp do konkretnego aplikowania, muszą zostać do niego przypisani w USOSweb (przez wyznaczonego przez uczelnię administratora). Dla każdego członka komisji definiowany jest odrębny zestaw uprawnień w ramach aplikowania może to być np. prawo do zaakceptowania poprawności złożonego wniosku lub jego pozytywne/negatywne rozpatrzenie. Członek komisji może też nie otrzymać żadnych uprawnień i w związku z tym nie będzie mógł obsługiwać wniosków. W ramach uczelni może istnieć wiele komisji z przypisanym tym samym kodem jednostki. Zależnie od konkretnych ustaleń, członkowie tych komisji mogą otrzymać uprawnienia w ramach tych samych lub odrębnych aplikowań. Jeden koordynator może być członkiem wielu komisji, nawet jeśli mają one przypisane różne kody jednostki. Taki koordynator będzie posiadał dostęp do wniosków złożonych w ramach wszystkich aplikowań, dla których nadano mu uprawnienia związane z ich obsługą. 1.5 Tury aplikowania W ramach każdej akcji aplikowania definiowane są (przez wyznaczonego przez uczelnię administratora) tury, czyli przedziały czasowe, w trakcie których można dokonywać konkretnych czynności związanych z aplikowaniem. Tury dzielą się na: tury studenckie w trakcie których studenci mogą wypełniać i składać wnioski, tury administracyjne w trakcie których koordynatorzy mogą obsługiwać złożone wnioski. 5

8 1.6 Automatyczne rozpatrywanie wniosków W każdym terminie, który mieści się w przedziale czasowym wyznaczonym przez turę, mówimy, że ta tura jest aktualnie otwarta. Przed i po tym terminie tura jest zamknięta. Niektóre wnioski mogą być dostępne do złożenia (czyli mieć otwartą turę studencką) przez cały rok, inne tylko w określonym czasie (zazwyczaj w październiku) może to zależeć np. od przepisów państwowych lub indywidualnych ustaleń na danej uczelni. Dla jednego rodzaju wniosku może istnieć wiele tur studenckich, przy czym ich terminy nie pokrywają się. Student nie może złożyć wniosku, jeśli żadna tura studencka nie jest otwarta. Podobnie może istnieć w ramach konkretnego aplikowania jedna lub więcej niepokrywających się czasowo tur administracyjnych. Turom administracyjnym, tak samo jak członkom komisji, przypisuje się uprawnienia. Członek komisji może dokonać konkretnej czynności względem wniosku wtedy i tylko wtedy, gdy zarówno on posiada uprawnienia do tej czynności, jak i istnieje, otwarta w danym momencie, tura administracyjna, w ramach której dopuszczalna jest ta czynność (poprzez związanie z turą uprawnień do tej czynności). Przykładowo: Dla akcji aplikowania o stypendium zostały zdefiniowane dwie tury administracyjne. Pierwsza tura, trwająca przez cały październik, służy do akceptowania formalnej poprawności wniosku. Druga tura, trwająca przez cały listopad, służy do rozpatrywania wniosków. Czyli przez cały październik wnioski studentów oceniane są pod kątem poprawności, a w listopadzie spośród autorów poprawnie złożonych wniosków zostają wybrane osoby, którym stypendium najbardziej się należy. Członek komisji Jan Kowalski otrzymał uprawnienia do formalnego akceptowania poprawności wniosków oraz do pozytywnego i negatywnego rozpatrywania wniosków w ramach tego aplikowania. Pomimo tak szerokich uprawnień, w październiku Jan Kowalski nie będzie mógł rozpatrywać wniosków, gdyż uprawnień do rozpatrywania nie związano z turą październikową. 1.6 Automatyczne rozpatrywanie wniosków W zależności od decyzji podjętej na uczelni, wnioski składane w ramach niektórych aplikowań mogą być rozpatrywane automatycznie, przez tzw. algorytm stypendialny. Nie oznacza to, że wnioski te w ogóle nie są obsługiwane przez koordynatora. w takim przypadku rola koordynatora może się jednak ograniczyć na przykład do akceptowania formalnej poprawności wniosków, czyli do przygotowania wniosków do poprawnego ich zanalizowania przez algorytm stypendialny. Koordynator może też wspierać i uzupełniać działanie algorytmu stypendialnego. Korzystając z przykładu przedstawionego w rozdz. 1.5 można sobie wyobrazić sytuację, w której przez cały październik trwa tura administracyjna służąca do akceptowania formalnej poprawności wniosków, następnie zamiast tury listopadowej zostaje uruchomiony rozpatrujący wnioski algorytm stypendialny, a w grudniu otwarta zostaje tura administracyjna, w trakcie której koordynatorzy rozpatrują wnioski, które nie 6

9 1.7 Wymagane dokumenty w formie elektronicznej zostały rozpatrzone przez algorytm, czyli szczególne przypadki, których rozpatrzenie z pewnych względów nie było możliwe w sposób automatyczny. 1.7 Wymagane dokumenty w formie elektronicznej Niektóre wnioski wymagają uprzedniego złożenia stosownych dokumentów w formie elektronicznej, takich jak na przykład oświadczenie o dochodach lub deklaracja programu studiów, w ramach którego składany będzie wniosek. Dokumenty te wypełniane i składane są przez studenta z poziomu modułu wniosków studenckich dokładnie na tej samej zasadzie, co zwykłe wnioski i wymagają niemal takiej samej obsługi przez koordynatora, również z poziomu modułu wniosków. Jednak w przeciwieństwie do zwykłych wniosków dokumenty te, jako że są oświadczeniami, a nie prośbami, zazwyczaj są co najwyżej akceptowane pod względem formalnym przez koordynatora, ale nie są rozpatrywane pozytywnie lub negatywnie. 1.8 Przyjmowanie podań w formie papierowej W związku z przepisami państwowymi lub lokalnymi przepisami na konkretnych uczelniach, w przypadku wielu rodzajów wniosków dostępnych w USOSweb, złożenie wniosku przez studenta w systemie nie jest wystarczające, by wniosek mógł zostać uznany przez komisję za oficjalnie złożony. w takich przypadkach wniosek powinien zostać wydrukowany, podpisany i wraz z ewentualnymi niezbędnymi papierowymi załącznikami złożony w odpowiednim miejscu (np. dziekanat lub siedziba komisji stypendialnej). Przykładowy wydruk dokumentu widoczny jest na rys Uwaga! Studenci mają możliwość wydrukowania niezłożonego wniosku w celu jego wizualnej weryfikacji. Zdarza się, że ktoś pomyłkowo dostarcza komisji taki wydruk zamiast wydruku wniosku już złożonego. Niezweryfikowany dokument nie może zostać przyjęty. Można go rozpoznać po dużym napisie w formie znaku wodnego: NIEZATWIERDZONE (rys. 1.2). 1.9 Wiele serwisów USOSweb na jednej uczelni Na niektórych uczelniach działa więcej niż jeden serwis USOSweb (na przykład pewne wydziały mogą mieć własne lokalne serwisy USOSweb). Może się w ich przypadku okazać, że składanie przez studentów niektórych lub wszystkich wniosków, a następnie ich obsługa przez koordynatorów odbywa się tylko w jednym z tych serwisów czyli, być może, w innym serwisie USOSweb niż ten, z którego koordynator korzysta na co dzień (np. jako student lub nauczyciel akademicki). Należy uważnie czytać ogłoszenia na stronie głównej własnego serwisu USOSweb, gdyż powinna ona zawierać stosowne informacje o ewentualnej konieczności wypełniania (a więc i obsługi) wniosków z poziomu innego serwisu USOSweb. 7

10 1.9 Wiele serwisów USOSweb na jednej uczelni Rysunek 1.1: Wydruk wniosku o przyznanie zapomogi 8

11 1.9 Wiele serwisów USOSweb na jednej uczelni Rysunek 1.2: Fragment wydruku niezatwierdzonego wniosku 9

12 Rozdział 2 Strona główna koordynatora Do strony głównej koordynatora modułu wniosków studenckich można przejść (po uprzednim zalogowaniu do serwisu USOSweb) wybierając w górnym menu dział DLA PRACOWNIKÓW, a następnie wskazując w podmenu z lewej strony ekranu pozycję KOORDYNOWANIE WNIOSKÓW (rys. 2.1). Rysunek 2.1: Pozycja w menu i podmenu USOSweb strony koordynatora Strona główna koordynatora zawiera listę typów wniosków, dla których aktualnie trwają akcje aplikowań obsługiwanych przez koordynatora, oraz wyszukiwarkę wnioskodawców, którzy mogą zostać obsłużeni przez koordynatora (rys. 2.2). 10

13 2.1 Lista typów wniosków, dla których aktualnie trwają akcje aplikowań Rysunek 2.2: Lista aplikowań obsługiwanych przez koordynatora 2.1 Lista typów wniosków, dla których aktualnie trwają akcje aplikowań Lista opatrzona nagłówkiem Wszystkie wnioski, których jesteś koordynatorem, będąca zestawieniem typów wniosków, dla których aktualnie trwają akcje aplikowań obsługiwanych przez koordynatora (rozdz. 1.3), stanowi zasadniczą część strony głównej koordynatora. Pełni ona rolę filtru, dzięki któremu członek komisji może przejść do strony, na której przedstawione są możliwe do obsłużenia przez niego wnioski złożone w ramach danego aplikowania (rozdz. 3). Na liście nie są uwzględnione aplikowania archiwalne, czyli takie, które administracyjnie zostały uznane za zakończone. Lista ma postać tabeli (rys. 2.2), której wiersze reprezentują poszczególne akcje aplikowania dla konkretnych typów wniosków (rozdz. 1.3). Tabela składa się z następujących kolumn: Lp. liczba porządkowa. Nazwa typ wniosku (rozdz. 1.3). Organizator jednostka dydaktyczna (rozdz. 1.2), której dedykowane jest aplikowanie (rozdz. 1.3). 11

14 2.2 Wyszukiwarka wnioskodawców Cykl cykl dydaktyczny (rozdz. 1.2), w ramach którego odbywa się aplikowanie (rozdz. 1.3). Stan tury administracyjnej informacja o tym, czy istnieje obecnie otwarta tura administracyjna dla danego aplikowania (rozdz. 1.5). Liczba wniosków: Złożonych liczba wniosków, które wymagają akceptacji pod względem ich poprawności. Zaakceptowanych liczba wniosków, które zostały zaakceptowane pod względem poprawności, ale jeszcze nie zostały rozpatrzone. Odnośnik wyświetl, umożliwiający przejście do strony, na której przedstawione są możliwe do obsłużenia przez koordynatora wnioski złożone w ramach danego aplikowania (rozdz. 3). Z prawej strony ekranu pod tabelą znajduje się odnośnik wyświetl wszystkie wnioski, umożliwiający przejście do strony, na której przedstawione są wszystkie wnioski możliwe do obsłużenia przez koordynatora (rozdz. 3). 2.2 Wyszukiwarka wnioskodawców Na stronie głównej koordynatora pod listą typów wniosków, dla których aktualnie trwają akcje aplikowań obsługiwanych przez koordynatora, znajduje się wyszukiwarka wnioskodawców opatrzona nagłówkiem Znajdź wnioskodawcę (rys. 2.2). Pozwala ona na na podanie imienia i nazwiska lub numeru indeksu studenta, by w wyniku wyświetlić stronę, na której znajdują się wszystkie wnioski szukanej osoby (lub osób jeżeli więcej niż jeden wnioskodawca nosi podane imię i nazwisko) możliwe do obsłużenia przez koordynatora (rozdz. 3). 12

15 Rozdział 3 Zestawienie wniosków Na stronę z zestawieniem obsługiwanych wniosków, dostępną z poziomu strony głównej koordynatora (rozdz. 2), składają się filtr wniosków oraz właściwa lista wniosków, opatrzone nagłówkiem Lista złożonych wniosków (rys. 3.1). Rysunek 3.1: Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora 13

16 3.1 Filtr wniosków 3.1 Filtr wniosków Filtr wniosków, znajdujący się na górze strony z zestawieniem obsługiwanych wniosków (rys. 3.1), służy do ustawiania kryteriów wyświetlania wniosków na liście umiejscowionej poniżej filtru. Stanowi tym samym odpowiednik i rozszerzenie strony głównej koordynatora (rozdz. 2), gdyż pozwala na zmianę kryteriów wyświetlania bez konieczności powrotu do strony głównej. Filtr składa się z dwóch okien: OPCJE FILTRU odpowiednik i rozszerzenie listy typów wniosków, dla których aktualnie trwają akcje aplikowań, ze strony głównej koordynatora (rozdz. 2.1). Pozwala na ustawienie następujących kryteriów wyświetlania: Stan wniosku stany wniosków opisane są w rozdz Typ wniosku określenie przedmiotu wnioskowania (rozdz. 1.3). Cykl dydaktyczny cykl (rozdz. 1.2), w ramach którego odbywają się aplikowania, z którymi związane są wyświetlane wnioski (rozdz. 1.3). Organizator jednostka dydaktyczna (rozdz. 1.2), której dedykowane są aplikowania, z którymi związane są wyświetlane wnioski (rozdz. 1.3). Wybrane kryteria wyświetlania należy zatwierdzić przyciskiem ZASTOSUJ. Anulowanie kryteriów wyszukiwania dostępne jest pod przyciskiem WYCZYŚĆ FILTRY. KONKRETNY STUDENT odpowiednik wyszukiwarki wnioskodawców ze strony głównej koordynatora (rozdz. 2.2). Pozwala na na podanie imienia i nazwiska lub numeru indeksu studenta, którego wnioski mają zostać wyświetlone. w przypadku wpisania imienia i nazwiska mogą zostać wyświetlone dane większej liczby osób, jeżeli więcej niż jeden wnioskodawca nosi podane imię i nazwisko. Wybrane kryteria wyświetlania należy zatwierdzić przyciskiem ZA- STOSUJ. Anulowanie kryteriów wyszukiwania dostępne jest pod przyciskiem WYCZYŚĆ. Kryteria wyświetlania z obu okien kumulują się. Przykładowo: jeżeli w jednym z okien ustawimy wyświetlanie wniosków, których typ (rozdz. 1.3) to Wniosek o zapomogę, a w drugim oknie wpiszemy imię i nazwisko Adam Nowak, to w efekcie na liście wniosków zobaczymy wnioski o zapomogę jedynie dla osób o personaliach Adam Nowak. 3.2 Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora Zasadnicza część obsługi wniosków odbywa się z poziomu listy wniosków, znajdującej się na stronie z zestawieniem obsługiwanych wniosków. 14

17 3.2 Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora Lista ma postać tabeli (rys. 3.1), której wiersze reprezentują poszczególne wnioski. Domyślnie wyświetla się naraz trzydzieści wniosków. Można zwiększyć tę liczbę klikając w znajdujący się nad tabelą odnośnik pokaż więcej. do wyświetlenia wszystkich wniosków naraz na jednej stronie służy odnośnik nad tabelą pokaż wszystko. Nawigowanie pomiędzy zestawami wyświetlonych wniosków możliwe jest przy pomocy odnośników znajdujących się pod tabelą. Kliknięcie w nagłówek niemal każdej kolumny pozwala posortować wnioski z wartością tej kolumny jako kryterium sortowania. Liczba i postać kolumn tabeli może zależeć od ustawionego w filtrze typu (rozdz. 1.3) wyświetlanych wniosków. Część kolumn jest wspólna dla każdego typu wniosku, natomiast wnioski niektórych typów mogą mieć dodatkowe kolumny (może to być np. kolumna Dochód dla typu Wniosek o zapomogę). Te dedykowane konkretnym typom kolumny wyświetlane są tylko wtedy, gdy w filtrze ustawione jest wyświetlanie wniosków jedynie tego typu. Jeżeli w tabeli widoczne są naraz wnioski różnych typów, to dodatkowe kolumny nie będą widoczne. Kolumny wspólne dla wszystkich typów wniosków, czyli takie, które są zawsze wyświetlane w tabeli, to: Lp. liczba porządkowa. Nazwisko, Imię personalia wnioskodawcy. Organizator jednostka dydaktyczna (rozdz. 1.2), której dedykowane jest aplikowanie, z którym związany jest wniosek (rozdz. 1.3). Typ wniosku określenie przedmiotu wnioskowania (rozdz. 1.3). Program program studiów, w ramach którego student składa wniosek. Niektóre wnioski mogą być złożone np. na dowolnym z wydziałów studenta (jeśli studiuje on na wielu programach), ale student może złożyć tylko jeden taki wniosek w ramach programu wyświetlonego w tej kolumnie. Jako że istnieją typy wniosków, w przypadku których wniosek nie jest powiązany z programem studiów, kolumna ta może być pusta. Cykl dydaktyczny cykl (rozdz. 1.2), w ramach którego odbywa się aplikowanie, z którym związany jest wniosek (rozdz. 1.3). Graficzny symbol reprezentujący stan wniosku z kolumny Stan. Po naprowadzeniu kursora na symbol zostaną wyświetlane dodatkowe informacje dotyczące stanu wniosku. Stan wniosek w każdym momencie znajduje się w tzw. stanie, który określa, co w danej chwili dzieje się z wnioskiem albo jakie działania względem wniosku student powinien podjąć. Najczęściej spotykane stany wniosków: Wypełniany student zaczął wypełniać wniosek, ale jeszcze go nie złożył (uwaga wnioski w tym stanie są widoczne tylko dla studentów i nigdy nie wyświetlają się na stronach koordynatora!), 15

18 3.2 Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora Złożony wniosek oczekuje na weryfikację przez koordynatora, Cofnięty do poprawy koordynator stwierdził, że podane zostały błędne dane (np. niezgodne z załącznikami), student ma prawo ponownej edycji wniosku w celu naniesienia poprawek, Poprawiany student zaczął poprawiać wniosek cofnięty do poprawy, ale jeszcze nie złożył go ponownie (jeżeli wniosek znajduje się w tym stanie, to koordynator nie może anulować decyzji o cofnięciu do poprawy czynności koordynatora opisane są dalej w tym rozdziale), Cofnięty do uzupełnienia koordynator stwierdził, że brakuje jednego lub więcej załączników do wniosku, student musi dostarczyć odpowiednie dokumenty, Odrzucony wniosek nie został dopuszczony przez koordynatora do rozpatrzenia z powodu formalnych błędów lub braków (np. student nie doniósł w określonym czasie brakujących załączników), odpowiednik pozostawienia wniosku bez rozpoznania, stosowanego w kodeksie postępowania administracyjnego, Zaakceptowany wniosek uznany został za formalnie poprawny (nie oznacza to jeszcze pozytywnego rozpatrzenia wniosku, a jedynie to, że jest on kompletny i nie zawiera błędów) informacji o tym, czy wniosek w stanie jest pozytywnie lub negatywnie rozpatrzony, należy szukać w szczegółach wniosku (rozdz. 4), Rozpatrzony pozytywnie podjęto pozytywną decyzję dotyczącą wniosku studenta, Rozpatrzony negatywnie podjęto negatywną decyzję dotyczącą wniosku studenta. Ważne! Należy tu zwrócić szczególną uwagę na ostatnie trzy z wyżej wymienionych stanów. Może się wydawać, iż są one nieco niekonsekwentne, to znaczy mamy stan Zaakceptowany, który nie musi, jakkolwiek może oznaczać rozpatrzenie wniosku, ale również istnieją stany Rozpatrzony pozytywnie i Rozpatrzony negatywnie, które tożsame są z rozpatrzeniem wniosku. Są to po prostu dwa odrębne sposoby informowania (zarówno studenta, jak i koordynatora) o rozpatrzeniu. Wynikają one z różnic w konstrukcji różnych wniosków. Najczęściej stan Zaakceptowany wraz z dodatkowymi informacjami o rozpatrzeniu jest efektem współpracy koordynatora (akceptacja poprawności wniosku) i algorytmu stypendialnego (rozdz. 1.6). Natomiast stany Rozpatrzony pozytywnie i Rozpatrzony negatywnie są na ogół efektem czynności podjętych bezpośrednio przez koordynatora. Opcje czynności, jakie koordynator może przeprowadzić w ramach obsługi wniosku. Zestaw tych czynności może być inny dla każdego wniosku, gdyż zależy on od: typu wniosku (rozdz. 1.3), 16

19 3.2 Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora uprawnień koordynatora dotyczących aplikowania, z którym związany jest wniosek (rozdz. 1.4), istnienia lub nieistnienia aktualnie otwartej tury aplikowania, z którym związany jest wniosek, oraz uprawnień związanych z tą turą (rozdz. 1.5), stanu, w jakim znajduje się wniosek, stanów, w jakich znajdują się inne wnioski i/lub elektroniczne dokumenty składane z użyciem modułu wniosków np. zaakceptowanie poprawności wniosku o pomoc socjalną może wymagać uprzedniego zaakceptowania poprawności oświadczenia o dochodach złożonego przez tego samego studenta (rozdz. 1.7). Wszystkie czynności (oprócz czynności szczegóły) wiążą się ze zmianą stanu wniosku, np. akceptacja poprawności typowego wniosku jest równoważna ze zmianą stanu wniosku ze Złożony na Zaakceptowany. Po wybraniu konkretnej czynności wyświetlane jest tzw. okno zmiany stanu. w zależności od czynności oraz typu wniosku (rozdz. 1.3) okno to może zawierać różne elementy, o czym będzie mowa dalej. Zasadniczo każde okno pozwala na opatrzenie zmiany stanu stosownym komentarzem, wyświetlanym potem w szczegółach wniosku (rozdz. 4), oraz udostępnia (domyślnie włączoną) opcję powiadomienia wnioskodawcy o zmianie stanu wiadomością (rys. 3.2). Rysunek 3.2: Okno zmiany stanu Najbardziej typowe czynności koordynatora: szczegóły otwarcie strony ze szczegółami wniosku, na której dostępne są informacje o wniosku, wnioskodawcy, danych wpisanych we wniosku oraz historii zmian. Jeżeli koordynator może przeprowadzić jakiekolwiek opisane tu czynności względem danego wniosku (poza samą czynnością szczegóły), to są one możliwe do przeprowadzenia również z poziomu strony ze szczegółami wniosku. Strona ze szczegółami wniosku jest szerzej opisana w rozdz

20 3.2 Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora Akceptowanie stwierdzenie formalnej poprawności wniosku. Standardowo wiąże się to z przejściem ze stanu Złożony do stanu Zaakceptowany. Akceptowanie wniosków niektórych typów (rozdz. 1.3) może się też wiązać z dodatkowymi czynnościami w oknie zmiany stanu np. w Oświadczeniu o dochodach należy przeliczyć dochody studenta oraz można wprowadzić ewentualne poprawki (rys. 3.3). Rysunek 3.3: Oświadczenie o dochodach: akceptowanie ANULUJ: Akceptowanie anulowanie stwierdzenia formalnej poprawności wniosku. Standardowo wiąże się to z powrotem do stanu Złożony. Odrzucanie podjęcie decyzji o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania. Standardowo wiąże się to z przejściem ze stanu Złożony do stanu Odrzucony. ANULUJ: Odrzucanie anulowanie decyzji o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania. Standardowo wiąże się to z powrotem do stanu Złożony. Cofanie do uzupełnienia poinformowanie wnioskodawcy o konieczności dostarczenia brakujących załączników. Standardowo wiąże się to z przejściem ze stanu Złożony do stanu Cofnięty do uzupełnienia. ANULUJ: Cofanie do uzupełnienia zdjęcie informacji o konieczności dostarczenia brakujących załączników (np. gdy student dokonał wymaganych uzupełnień). Standardowo wiąże się to z powrotem do stanu Złożony. Cofanie do poprawy poinformowanie wnioskodawcy o konieczności naniesienia poprawek w danych wprowadzonych do wniosku. Standardowo wiąże się to z przejściem ze stanu Złożony do stanu Cofnięty 18

21 3.2 Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora do poprawy. Student uzyskuje możliwość ponownego wypełnienia wniosku w USOSweb (z domyślnie widocznymi danymi wprowadzonymi uprzednio). ANULUJ: Cofanie do poprawy zdjęcie informacji o konieczności wprowadzenia poprawek w danych wprowadzonych do wniosku. Standardowo wiąże się to z powrotem do stanu Złożony. Uwaga! Jeżeli student zacznie poprawiać wniosek będący w stanie Cofnięty do poprawy, to stan wniosku natychmiast zmieni się na Poprawiany, a koordynator straci możliwość przeprowadzenia czynności ANULUJ: Cofanie do poprawy. Jeżeli student wprowadzi poprawki i ponownie złoży wniosek, to natychmiast nastąpi przejście (bez udziału koordynatora) do stanu Złożony. Rozpatrywanie pozytywne pozytywne rozpatrzenie wniosku. Standardowo wiąże się to z przejściem ze stanu Zaakceptowany do stanu Rozpatrzony pozytywnie. Pozytywne rozpatrywanie wniosków niektórych typów (rozdz. 1.3) może się też wiązać z dodatkowymi czynnościami w oknie zmiany stanu np. z wpisaniem kwoty przydzielonej w ramach zapomogi (rys. 3.4). Rysunek 3.4: Wniosek o zapomogę: rozpatrywanie pozytywne ANULUJ: Rozpatrywanie pozytywne anulowanie pozytywnego roz- 19

22 3.2 Lista wniosków obsługiwanych przez koordynatora patrzenia wniosku. Standardowo wiąże się to z powrotem do stanu Zaakceptowany. Rozpatrywanie negatywne negatywne rozpatrzenie wniosku. Standardowo wiąże się to z przejściem ze stanu Zaakceptowany do stanu Rozpatrzony negatywnie. ANULUJ: Rozpatrywanie negatywne anulowanie negatywnego rozpatrzenia wniosku. Standardowo wiąże się to z powrotem do stanu Zaakceptowany. Należy mieć na uwadze, że wymienione w tym rozdziale stany wniosków (wraz z określającymi je graficznymi symbolami) oraz czynności możliwe do wykonania przez koordynatora (wraz z wyglądem i funkcjami okien zmiany stanu) są standardowym zbiorem, charakterystycznym dla wielu typowych wniosków używanych na większości uczelni korzystających z modułu wniosków w USOSweb. Istnieją jednak wnioski, które nie korzystają z całości tego zbioru na przykład Oświadczenie o dochodach może być jedynie formalnie zaakceptowane (czyli przejść do stanu Zaakceptowany), ale nie zostanie nigdy pozytywnie lub negatywnie rozpatrzone, gdyż samo w sobie nie stanowi prośby, a jedynie deklarację. Przykładem innego szczególnego przypadku jest standardowo dostępny w USOSweb Wniosek o stypendium socjalne, który w stanach Cofnięty do poprawy i Cofnięty do uzupełnienia pozwala na przeprowadzenie czynności Odrzucanie i Akceptowanie. Co więcej, uczelnie mają prawo do definiowania własnych rodzajów wniosków lub modyfikowania wniosków standardowych wraz z zupełnie nowymi stanami i czynnościami koordynatora. Może się więc na przykład okazać, że na pewnej uczelni wspomniany Wniosek o stypendium socjalne został tak zmodyfikowany, że jednak nie pozwala na przeprowadzenie czynności Odrzucanie i Akceptowanie w stanach Cofnięty do poprawy i Cofnięty do uzupełnienia. 20

23 Rozdział 4 Szczegóły wniosku Strona ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi konkretnego wniosku dostępna jest po kliknięciu odnośnika szczegóły w kolumnie Opcje w wierszu reprezentującym ten wniosek w tabeli wniosków obsługiwanych przez koordynatora (rozdz. 3.2). Strona szczegółów wniosku składa się z następujących sekcji: WNIOSKODAWCA (rys. 4.1) imię, nazwisko, PESEL, adres , odnośnik do strony w USOSweb z informacjami o wnioskodawcy, odnośnik do strony z zestawieniem wszystkich wniosków wnioskodawcy (rozdz. 3.2). Dane wniosku (rys. 4.1) wyszczególnienie w jednym miejscu wszystkich danych podanych przez studenta podczas wypełniania wniosku wraz z ewentualnymi danymi wprowadzonymi lub poprawionymi przez koordynatora. WNIOSEK (rys. 4.2) stan wniosku (rozdz. 3.2), data ostatniej zmiany stanu, lista czynności możliwych do przeprowadzenia względem wniosku. Ta ostatnia pozycja wyświetlana jest w formie aktywnych odnośników jeżeli koordynator może przeprowadzić jakiekolwiek opisane w rozdz. 3.2 czynności względem wyświetlanego wniosku (poza czynnością szczegóły), to są one możliwe do przeprowadzenia również dzięki odnośnikom zgromadzonym w tej sekcji. TYP WNIOSKU (rys. 4.2): Organizator jednostka dydaktyczna (rozdz. 1.2), której dedykowane jest aplikowanie, z którym związany jest wniosek (rozdz. 1.3), Nazwa typ wniosku, czyli określenie przedmiotu wnioskowania (rozdz. 1.3), Cykl dydaktyczny cykl (rozdz. 1.2), w ramach którego odbywa się aplikowanie, z którym związany jest wniosek (rozdz. 1.3), Twoje uprawnienia zestaw uprawnień koordynatora dotyczących wniosku (rozdz. 1.4), które przekładają się na zbiór czynności możliwych do przeprowadzenia względem wniosku (rozdz. 3.2). 21

24 Szczegóły wniosku Rysunek 4.1: Szczegóły: informacje o wnioskodawcy, dane wpisane we wniosku TURY (rys. 4.2) lista tur administracyjnych aplikowania wniosku (rozdz. 1.5) wraz z informacją o ich przedziałach czasowych, otwartości/zamkniętości oraz związanych z daną turą uprawnieniach, przekładających się na zbiór czynności możliwych do przeprowadzenia względem wniosku (rozdz. 3.2). HISTORIA ZMIAN STANÓW WNIOSKU (rys. 4.2) wykaz zmian stanów wniosku (rozdz. 3.2) wraz z informacją o dacie i autorze zmiany oraz opcjonalnym komentarzem autora zmiany. 22

25 Szczegóły wniosku Rysunek 4.2: Szczegóły: stan, typ i tury wniosku, dostępne czynności, historia zmian 23