Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Załącznik nr 1 do umowy Opis przedmiotu zamówienia 1. Założenia systemu wspieranie procesu zarządzania kwalifikacjami poprzez tworzenie profili kwalifikacyjnych i definiowanie wymagań na poziomie niezbędnym i pożądanym, wspieranie procesu zarządzania kwalifikacjami poprzez tworzenie profili szkoleń/uprawnień i definiowanie wymagań na poziomie niezbędnym i pożądanym, tworzenie Opisów stanowisk pracy i Zakresów czynności zgodnie ze wzorami obowiązującymi w Urzędzie Miasta Lublin. tworzenie bazy ofert szkoleniowych, spływających do UM Lublin w formie listów elektronicznych, plików tekstowych lub plików Excel w określonym formacie, wspieranie procesu analizy potrzeb szkoleniowych, możliwość przeprowadzanie testów wiedzy, definiowania szkoleń, tworzenie planów i budżetów podnoszenia kwalifikacji, wyodrębniania w budżecie szkoleń: obowiązkowych (np. BHP), podstawowych (organizowanych przez Wydział Organizacji Urzędu), szkoleń realizowanych poprzez poszczególne komórki organizacyjne (w ramach przyznanych limitów), rezerwy (przeznaczonej na finansowanie szkoleń niezaplanowanych) oraz środków przeznaczonych na dofinansowanie szkoleń, kursów w tym kursów językowych oraz studiów wyższych, podyplomowych i doktoratów, weryfikacja realizacji szkoleń, wpisywanie uczestników, kosztów (odejmowanie od przyjętych budżetów), tworzenie raportów (według uczestników szkoleń, komórek organizacyjnych, tematów, dat) ewaluacja szkoleń, tworzenie ankiet ewaluacyjnych wspieranie procesu ocen okresowych, w UM Lublin, uwzględniającego: ustalanie - zadań podlegających ocenie, definiowanie kryteriów podlegających ocenie stosowania skali punktowej samoocenę pracownika ocenę przełożonego tworzenie arkuszy służących ocenie drukowanie arkuszy i zapisywania ich w formacie pdf., odt., ods., doc., xls. system musi być dostosowany do ocen okresowych realizowanych na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Lublin nr 933/2009 z dnia 31 grudnia Wymagania funkcjonalne: 2.1. Przegląd kwalifikacji oraz szkoleń i uprawnień ZP.P.I /10 Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ 1/8

2 a) Automatyczne porównanie wymagań kwalifikacyjnych, oraz wymaganych szkoleń i uprawnień zdefiniowanych na stanowisku z profilem wybranego pracownika lub pracowników b) Porównanie kwalifikacji oraz szkoleń i uprawnień pracownika do dowolnego stanowiska pracy w strukturze organizacyjnej, stworzenie bazy danych c) Raport z porównania wymagań co do kwalifikacji, szkoleń i uprawnień stanowiska i szkoleń uprawnień, kwalifikacji pracownika całej organizacji, wybranych jednostek organizacyjnych, wybranych pracowników, wybranych kwalifikacji, wybranych szkoleń/uprawnień 2.2. Ocena kompetencji a) Definicja wymagań kompetencji do oceny dla: wybranego pracownika całej organizacji b) Dokonywanie oceny metodą do 360 stopni c) Stały monitoring przebiegu procesu oceny przez uprawnionych użytkowników d) Automatyczne wysyłanie wiadomości informujących o rozpoczęciu procesu oceny do wyznaczonej grupy respondentów e) Automatyczne generowanie raportów dotyczących wyników oceny (min. według komórek organizacyjnych, stanowisk, dat) f) Identyfikacja luk kompetencyjnych danego pracownika w porównaniu z profilem wymagań na stanowisku zajmowanym oraz docelowym. g) Wskazanie przez system szkoleń likwidujących luki kompetencyjne h) Analiza rozwoju kompetencji pracowników i) Analiza szczegółowych danych dotyczących oceny: j) Analiza poszczególnych odpowiedzi k) Statystyka udzielanych odpowiedzi l) Dostępność elektronicznych wyników własnej oceny dla wszystkich pracowników m) Raporty z kompetencji n) Luki kompetencyjne w podziale na: pracowników komórki organizacyjne organizację o) Kompetencje w organizacji (wyszukiwanie pracowników o wskazanej kompetencji i poziomie jej rozwoju) 2.3. Stworzenie profili indywidualnych kont a) Pracownika zawierającego - nazwa stanowiska, symbol, data zatrudnienia - opis stanowiska pracy - zakres czynności - odbyte szkolenia ZP.P.I /10 Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ 2/8

3 - wyniki oceny okresowej - kryteria, zadania podlegające ocenie - ewaluacja szkoleń - dostęp do ofert szkoleniowych - ocena przełożonego - ocena podwładnych (jeśli posiada) b) Dyrektor zawierającego to co profil Pracownik oraz - ocenę podwładnych - wgląd do wyników ocen w komórce organizacyjnej - wgląd do zrealizowanych szkoleń w komórce organizacyjnej - wgląd do przyznanego budżetu i obserwacja jego realizacji - ewaluację szkoleń z punktu widzenia przełożonego - zgłaszanie potrzeb szkoleniowych - wpisywanie zaleceń wynikających z oceny pracownika w zakresie podnoszenia kwalifikacji i rozwoju pracownika (zalecenia powinny być dostępne dla administratorów systemu) c) Administrator dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu, w szczególności możliwość tworzenia raportów i zestawień oraz modyfikacji szablonów funkcjonujących w systemie Realizacja szkoleń a) Kwalifikacja szkoleń do realizacji b) Ewidencja skanu umowy szkoleniowej z pracownikiem i innych dokumentów w formatach pdf., odt., ods., doc., xls. c) Wsparcie realizacji szkoleń: Rozsyłanie wiadomości informacyjnych o nadchodzącym szkoleniu do: pracowników przełożonych trenerów Rejestracja informacji o odbyciu szkolenia Rejestracja kosztów szkolenia w rozbiciu na poszczególne komórki organizacyjne, uczestników d) Automatyczna aktualizacja kartoteki szkoleń pracownika po zakończeniu szkolenia z wynikiem pozytywnym e) Ocena szkoleń przez uczestnika szkolenia f) Ocena efektywności szkolenia przez przełożonego g) Tworzenie raportów z obszaru szkolenia w różnych przekrojach h) Porównanie budżetu szkoleń z wykonaniem i) Porównanie planu szkoleń z wykonaniem wg różnych kryteriów, np. wg liczby zaplanowanych i przeszkolonych pracowników, struktury organizacyjnej j) Ranking dostawców szkoleń k) Raport o kosztach zrealizowanych szkoleń l) Tworzenie sprawozdania z podnoszenia kwalifikacji w danym roku ZP.P.I /10 Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ 3/8

4 Planowanie szkoleń a) Opis stanowiska pracy od strony wymagań szkoleniowych na poziomie niezbędnym i rozwojowym b) Automatyczne badanie potrzeb szkoleniowych organizacji na poziomie niezbędnym i rozwojowym. c) Ustalenie potrzeb szkoleniowych dla poszczególnych pracowników w oparciu o: terminy ważności szkoleń BHP wnioski rozwojowe wynikające z oceny okresowej pracowników obowiązkowe szkolenia dla pracowników odbywających Służbę przygotowawczą zgłaszane zapotrzebowanie przez komórki organizacyjne d) Wspieranie procesu analizy potrzeb szkoleniowych - możliwość przeprowadzania testów wiedzy i ich zmiany (aktualizacji) e) Tworzenie bazy ofert szkoleniowych, spływających do UM Lublin w formie listów elektronicznych, plików tekstowych lub plików Excel w określonym formacie, f) Tworzenie planów szkoleń i budżetów szkoleniowych g) Wyodrębnianie w budżecie szkoleń: niezbędnych / obowiązkowych / podstawowych (np. BHP), rozwojowych - zalecanych do odbycia po przeprowadzeniu oceny okresowej, szkoleń realizowanych poprzez poszczególne komórki organizacyjne (w ramach przyznanych limitów), rezerwy (przeznaczonej na finansowanie szkoleń niezaplanowanych) oraz środków przeznaczonych na dofinansowanie szkoleń, kursów, w tym kursów językowych oraz studiów wyższych, podyplomowych i doktoranckich h) Dokonywanie zapisów pracowników za pośrednictwem intranetu/lnternetu na poszczególne szkolenia przez przełożonego i) Weryfikacja potrzeb szkoleniowych (nadawanie priorytetów) j) Tworzenie harmonogramów szkoleniowych dla: całej organizacji jednostek organizacyjnych pracowników 2.5. Profile opisujące stanowisko pracy a) Definicja profili dla stanowisk pracy w zakresie: Realizowanych zadań na stanowisku pracy, w tym: Automatyczne generowanie referencyjnego profilu zadań dla ZP.P.I /10 Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ 4/8

5 stanowiska pracy b) Wymaganych kompetencji, w tym definicja kompetencji dla całej organizacji c) Wymaganych kwalifikacji oraz szkoleń i uprawnień na poziomie niezbędnym i pożądanym w zakresie: Wykształcenia Doświadczenia zawodowego Znajomości języków obcych z możliwością podania poziomu znajomości języka Posiadanych certyfikatów i uprawnień Innych kwalifikacji d) Definicja wymagań dla stanowisk pracy na dowolny okres e) Wykonanie systemu formularzy zgodnych z funkcjonującym w Urzędzie Miasta Lublin Opisem stanowisk pracy i Zakresów czynności wraz z możliwością edycji tych formularzy przez administratorów Zamawiającego. f) Stworzenie katalogu wykonywanych czynności umożliwiających poprzez wybór opcji stworzenie dokumentów: Opis stanowiska pracy, Zakres czynności Wymagania ogólne a) Dostępna kartoteka profili pracowników b) Przechowywanie danych archiwalnych dotyczących zatrudnienia pracownika. c) wydruk raportu z oceny-arkusza z wynikami oceny pracownika d) Dostępność elektronicznych wyników własnej oceny dla wszystkich pracowników e) Analiza efektywności w oparciu o wyniki oceny realizacji zadań dla: organizacji jednostek organizacyjnych obszarów funkcjonalnych organizacji pracowników 3. Wymagania techniczne 3.1. Wymagania ogólne a) System musi być narzędziem scentralizowanym i być oparty o serwer aplikacji w systemie operacyjnym Windows Server Enterprise 2008 R2 b) System musi być aplikacją webową dostępną z każdego miejsca znajdującego się w sieci Zamawiającego c) System musi poprawnie pracować z przeglądarkami internetowymi w wersjach co najmniej: Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 3.0. d) Środowiskiem pracy użytkownika końcowego ma być komputer PC z systemem operacyjnym Windows e) System musi umożliwić obsługę lokalnych drukarek atramentowych oraz laserowych drukarek sieciowych ZP.P.I /10 Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ 5/8

6 f) Całość interfejsu użytkownika systemu musi być wykonana w języku polskim. g) Interfejs użytkownika musi być wyposażony w system pomocy w języku polskim, wspomagający prace użytkownika systemu. h) Integracja z Systemem KSAT firmy COIG w zakresie kartoteki pracowniczej pobieranie aktualnej kartoteki pracowników z następującymi informacjami: numer pracownika nazwisko i imię pracownika rodzaj umowy o pracę (czas określony, nieokreślony) data zatrudnienia, data końca umowy o pracę wymiar etatu jednostka organizacyjna stanowisko w strukturze organizacyjnej wyświetlanie aktualnej struktury organizacyjnej urzędu w formie drzewa sygnalizacja w następujących sytuacjach: zatrudnienie nowego pracownika rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem zmiana jednostki organizacyjnej zatrudnienia 3.2. Wymagania skalowalności systemu: a) System nie może posiadać ograniczeń w zakresie ilości zarejestrowanych i aktywnych użytkowników (dowolne zwiększanie ilości użytkowników). b) System musi umożliwić równoczesną pracę, co najmniej 100 użytkowników bez pogorszenia parametrów wydajnościowych Wymagania w zakresie bezpieczeństwa i praw dostępu: a) System musi posiadać mechanizmy chroniące przed nieupoważnionym dostępem. b) System musi umożliwiać elastyczne nadawanie uprawnień do poszczególnych funkcjonalności systemu w rozbiciu na poszczególne działania wykonywane na formatkach. c) System musi umożliwić nadawanie uprawnień oparte o zdefiniowane role i grupy użytkowników. d) System musi umożliwiać nadawanie uprawnień indywidualnie dla użytkowników oraz globalnie z poziomu roli - przypisywanie wielu użytkowników do ról, przypisywanie poszczególnym użytkownikom wybranych ról e) System musi umożliwiać nadawanie użytkownikowi więcej niż jednej roli w systemie f) System musi wspomagać zarządzanie uprawnieniami poprzez narzędzia ukazujące uprawnienia efektywne na poziomie użytkowników, modułów oraz poszczególnych uprawnień g) System musi umożliwiać konfigurację ustawień pocztowych do poprawnego wysyłania powiadomień bezpośrednio z poziomu menu - dostęp do ZP.P.I /10 Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ 6/8

7 funkcjonalności ograniczony uprawnieniami 3.4. Instrukcja obsługi: a) Instrukcja obsługi aplikacji składać sie będzie z następujących części: b) Opis instalacji i konfiguracji systemu; c) Opis standardowych czynności wykonywanych przez administratora; d) Opis nadawania uprawnień użytkownikom. Instrukcje będą dostarczone w 3 egzemplarzach w wersji papierowej i 1 w wersji elektronicznej - w standardzie MS Word lub w formacie PDF. 4. Gwarancja - wymagania ogólne 4.1. Wykonawca udziela 12-miesięcznej gwarancji na dostarczony system informatyczny Gwarancja obejmuje bezpłatne usuwanie wad, usterek oprogramowania, niestabilnej pracy, wynikających z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, w terminie: a) do dwóch dni roboczych następującego po dniu zgłoszenia w przypadku usterek krytycznych, tj. takich które uniemożliwiają korzystanie z systemu informatycznego; b) do pięciu dni roboczych w przypadku usterek niekrytycznych, tj. takich, które nie wstrzymują możliwości korzystania z systemu informatycznego W szczególnie uzasadnionych przypadkach czasy napraw mogą ulec wydłużeniu pod warunkiem zaakceptowania przez Zamawiającego terminów zaproponowanych przez Wykonawcę. Akceptacja terminów powinna zostać przekazana w sposób pisemny Zgłaszanie wad, usterek i niestabilnej pracy może następować pocztą elektroniczną lub telefonicznie. Po każdym zgłoszeniu Wykonawca potwierdzi przyjęcie zgłoszenia pocztą elektroniczną W ramach gwarancji Zamawiający ma prawo do uzyskania telefonicznych konsultacji dotyczących usuwania usterek w oprogramowaniu w godzinach pracy Urzędu przez wykwalifikowanego pracownika W ramach gwarancji Wykonawca wykonywał będzie czynności konserwacyjne, mające na celu zapewnienie stabilnej pracy systemu informatycznego, przy wykorzystaniu zapewnionego przez Zamawiającego zdalnego bezpiecznego dostępu 4.7. Gwarancja nie obejmuje: a) usuwania błędów wynikających z ingerencji przez Zamawiającego w strukturę i zawartość bazy danych lub oprogramowanie systemu informatycznego; b) usuwania błędów wynikających z wadliwego funkcjonowania środowiska operacyjnego serwerów lub wad sprzętowych serwerów Zamawiającego. c) usuwania usterek powstałych wskutek eksploatowania systemu ZP.P.I /10 Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ 7/8

8 informatycznego niezgodnie z jego przeznaczeniem, prawami opisanymi w licencji, podręcznikami, instrukcjami i wskazówkami udzielanymi przez Wykonawcę. 5. System operacyjny do serwera platformy Microsoft Windows 2008 Server Enterprise Edition R2 (P WinSvrEnt 2008R2 OLP NL Gov - w ramach licencji MOLP: ZZG wystawionej na Gminę Lublin) lub równoważny* 1 szt. *) Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający w niniejszym postępowaniu dopuszcza składanie ofert równoważnych, a wszelkie towary określone w niniejszej specyfikacji, pochodzące od konkretnych producentów, określają minimalne parametry funkcjonalne jakościowe i cechy użytkowe, jakim muszą odpowiadać towary, aby spełnić wymagania stawiane przez Zamawiającego. Dostarczone technologie, a w szczególności sprzęt i oprogramowanie, uważane będą za równoważne, jeżeli przy zachowaniu wymaganych parametrów w zakresie wydajności będą w pełni współpracować z infrastrukturą posiadaną przez Zamawiającego. ZP.P.I /10 Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do SIWZ 8/8