4. Wykaz stosowanych programów ksi gowych znajduje si w poni szej tabeli

Transkrypt

1 Opis systemu informatycznego, zawieraj cy wykaz programów wraz z opisem systemu s cego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów ksi gowych, ksi g rachunkowych i innych dokumentów stanowi cych podstaw dokonanych w nich zapisów a ponadto okre lenie wersji oprogramowania i daty rozpocz cia jego eksploatacji 1. ównym elementem systemu informatycznego rachunkowo ci jest oprogramowanie FKB+B, WIP+B, POGRUN+A, POST+A, P ACE, przez ), sk adaj ce si z modu ów wzajemnie ze sob wspó pracuj cych. Integracja polega na jednolitej klasyfikacji odnosz cych si do danych zdefiniowanych w cz ci wspólnej systemu tj. w danych wspólnych i parametrach. W konstrukcji systemu wydzielono zbiory wspólne, wykorzystywane przez wszystkie modu y. Zbiory te tworz ce wspóln baz danych, pe ni obok funkcji informacyjnej, równie funkcj kontroln. 2. Integracja modu ów umo liwia jednokrotne wprowadzenie danych z mo liwo ci u ytkowania tych danych przez wielu u ytkowników w danej formie i przyspiesza proces przetwarzania danych. Przep yw informacji pomi dzy oprogramowaniem FKB+, WIP+ a stosowanymi jeszcze systemami dziedzinowymi (p ace) odbywa si metod tradycyjn poprzez r czne wprowadzenie dokumentu zawieraj cego dekrety ksi gowe do modu u. Integracja modu ów obejmuje swoim zakresem, tak e takie zagadnienia jak opracowanie wspólnych procedur dotycz cych ochrony danych i zabezpieczenia przed nieuprawnionym dost pem. 3. Ksi gi pomocnicze prowadzone w systemie informatycznym dla rodków trwa ych- SPUTNIK-Software, stanowi zapisy uszczegó awiaj ce dla wybranych kont ksi gi g ównej. System ten umo liwia: 1) prowadzenie pe nej ewidencji rodków trwa ych zawieraj cej mi dzy innymi ich warto pocz tkow, aktualn, naliczone umorzenia i amortyzacje roczne i narastaj ce, miejsce ytkownika, 2) tworzenie dla potrzeb programu finansowo-ksi gowego raportów o naliczonych umorzeniach i amortyzacji. Dla ka dej z kartotek mo na uzyska szereg zestawie pozwalaj cych w atwy sposób ledzi ich stan oraz dokonuj ce si w nich zmiany.

2 Lp. 4. Wykaz stosowanych programów ksi gowych znajduje si w poni szej tabeli Nazwa programu (systemu) Charakterystyka i wersja oprogramowania 1 FKB+B Program ksi gowy, obs uguj cy konta zarz du (bud etu) i jednostki bud. UmiG 2. WIP+B Program ksi gowy, obs uguj cy konta ksi gowo ci podatkowej 3. rodki trwa e Program ksi gowy, obs uguj cy wykaz kont pomocniczych rodków trwa ych 4 ACE+A Program naliczaj cy p ace i rozrachunki ZUS i US 5. POGRUN+A System naliczania podatków od gruntów i nieruchomo ci 6. KADRY Program rejestruj cy wersja SQL 7. POST+A Naliczanie podatku od rodków transportowych Data rozpocz cia eksploatacji r r r. Producent SPUTNIK- SOFTWARE atnik -ZUS System przekazywania ZUS 5.. Opis procedur i funkcji: 1) system informatyczny FKB i WIP sk ada si z modu ów o wysokim stopniu integracji, tworz cych baz danych, mi dzy którymi istniej zdefiniowane powi zania i które s zorganizowane w sposób pozwalaj cy wykorzystywa je wielu u ytkownikom w ró nych cz ciach systemu. Wszelkie sk adniki tego oprogramowania komunikuj si wzajemnie i wspó dzia aj ze sob przy wykonywaniu wi kszo ci operacji. Ka dy z modu ów odpowiedzialny jest jednak za szczegó owy zakres ewidencji obj tej tym modu em, 2) w dokumentacji systemu FKB i WIP opisano g ówne modu y systemu, ich podstawowe funkcje, sposoby dzia ania i inne czynno ci wykonywane w programie, z uwzgl dnieniem wzajemnych powi za integracyjnych, 3) Szczegó owy opis algorytmów i parametrów danych sta ych, a tak e wykaz zbiorów danych tworz cych ksi gi rachunkowe na komputerowych no nikach danych zawieraj instrukcje u ytkownika poszczególnych programów, znajduj ce si przy stanowiskach pracy wyposa onych w poszczególne programy. 2

3 Wykaz instrukcji do programów ksi gowych znajduj cych si na poszczególnych stanowiskach pracy w jednostce. Nr za c znik a 1 FKB+B Nazwa programu (systemu) System komputerowy Na stanowisku 2. WIP+B 3. rodki trwa e SPUTNIK-SOFTWARE 4 ACE+A 5. POGRUN+A 6. POST+A 7. Kadry r. Z-cainsp. Skarbnika ins.ds ksi g podatk r. Windykacja podatków r. Obs uga kasowa r. Wynagrodze i r. Ksi gow.podat. -wymiar r. Ksi gowo podatkowa - rodki transpor Wynagrodze i 8. P atnik ZUS ZUS Wynagrodze i 6. Ochrona zbiorów ksi g rachunkowych Ochrona danych prowadzona jest w dwojaki sposób, tzn. jako ochrona przed osobami nieupowa nionymi oraz jako ochrona systemu przetwarzania danych wprowadzonych do systemów, 1) Programowe zasady ochrony: a) bezpiecze stwo u ytkowania systemu zapewnione jest poprzez funkcj administratora systemu oraz zdefiniowanie praw dost pu poszczególnym u ytkownikom systemu poprzez system SERWER2008 RZ -. Prawa dost pu definiowane s przez u ytkowników kluczowych. Ka demu ytkownikowi definiuje si sesje, do których mo e mie dost p jak i wygl d ekranu. U ytkownicy ko cowi maj dost p tylko do sesji operacyjnych s cych do wprowadzania danych i raportowania oraz do danych sta ych poszczególnych modu ów systemu (w ograniczonym zakresie). b) Wszelkie dane zawarte w powy szych programach zabezpieczone s w nast puj cy sposób: - aby zalogowa si do serwera, trzeba wprowadzi nazw u ytkownika i has o do niego przypisane, co uprawnia konkretnego u ytkownika do korzystania z okre lonych zasobów udost pnionych na serwerze, - po uruchomieniu odpowiedniego programu u ytkownik musi poda swoja nazw a nast pnie has o, co pozwala na wej cie do programu i korzystanie z niego w ramach, które wcze niej zosta y ustalone przez administratora programu (poprzez okre lenie uprawnie dost pu dla ka dego zalogowanego u ytkownika), a) wszelkie has a, wykorzystane do powy szych czynno ci, znane s tylko uprawnionym pracownikom urz du, raz w miesi cu nast puje zmiana hase na inne. 3

4 2) Ochrona zbiorów ksi g rachunkowych przed osobami nieupowa nionymi Ochron przed dost pem osób nieupowa nionych zapewniaj sprawdzone zabezpieczenia pomieszcze, w których przechowuje si zbiory ksi gowe. S to atestowane zamki zamontowane. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów s odpowiednie zamykane codziennie po zako czeniu pracy szafy. Szczególnej ochronie poddane s : - sprz t komputerowy u ytkowany w wydziale finansowym - ksi gowy system informatyczny, - kopie zapisów ksi gowych, - dowody ksi gowe, - dokumentacja inwentaryzacyjna, - sprawozdania bud etowe i finansowe, - dokumentacja rachunkowa opisuj ca przyj te przez jednostk zasady rachunkowo ci. Dla prawid owej ochrony ksi g rachunkowych stosuje si : - regularne wykonywanie kopii bezpiecze stwa, tzw. backupów - np. na p yty CD, inne dyski twarde na koniec ka dego dnia pracy, - odpowiedni poziom zarz dzania dost pem do danych pracowników na ró nych stanowiskach (imienne konta ytkowników z bezpiecznie przechowywanymi has ami dost pu), - profilaktyk antywirusow - opracowane i przestrzegane odpowiednich procedur oraz stosowane programów zabezpieczaj cych, - systemy podtrzymywania napi cia w razie awarii sieci energetycznej (UPS). Kompletne ksi gi rachunkowe drukowane s nie pó niej ni na koniec roku obrotowego. Za równowa ne z wydrukiem uznaje si przeniesienie tre ci ksi g rachunkowych na inny komputerowy no nik danych, zapewniaj cy trwa zapisu informacji, przez czas nie krótszy ni 5 lat. 7. Przechowywanie zbiorów W sposób trwa y (nie krótszy ni 50 lat) przechowywane s zatwierdzone sprawozdania finansowe, a tak e dokumentacja p acowa (listy p ac, karty wynagrodze albo inne dowody, na podstawie których nast puje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), licz c od dnia, w którym pracownik przesta pracowa u danego p atnika sk adek na ubezpieczenia spo eczne (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. Nr 39, póz. 353 z pó n. zm.). Okresowemu przechowywaniu podlegaj : - dowody ksi gowe dotycz ce po yczek, kredytów i innych umów, roszcze dochodzonych w post powaniu cywilnym, karnym i podatkowym - przez 5 lat od pocz tku roku nast puj cego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i post powanie zosta y ostatecznie zako czone, sp acone, rozliczone lub przedawnione, 4

5 - dokumentacja przyj tego sposobu prowadzenia rachunkowo ci - przez okres nie krótszy ni 5 lat od up ywu ich wa no ci, - dokumenty dotycz ce r kojmi i reklamacji - l rok po terminie up ywu r kojmi lub rozliczeniu reklamacji, - ksi gi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozosta e dowody ksi gowe i dokumenty -przez okres 5 lat. oblicza si od pocz tku roku nast puj cego po roku obrotowym, którego dane zbiory (dokumenty) dotycz. 8. Udost pnianie danych i dokumentów Udost pnienie sprawozda finansowych i bud etowych oraz dowodów ksi gowych, ksi g rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowo ci jednostki ma miejsce: - w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upowa nionej przez niego osoby, - poza siedzib jednostki po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawieraj cego spis wydanych dokumentów. Udost pnianie zbiorów ksi gowych nie mo e narusza obowi zuj cych przepisów prawnych, w szczególno ci ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy- Ordynacja podatkowa. Burmistrz Miasta i Gminy Zenon Ceg a 5