v INSTRUKCJA KONFIGURACJI I OBSŁUGI PLATFORMY SHEEPLA

Transkrypt

1 v INSTRUKCJA KONFIGURACJI I OBSŁUGI PLATFORMY SHEEPLA

2 Spis treści 1. Wstęp Rejestracja i wybór planu taryfowego Pierwsze logowanie i konfiguracja Przewoźnicy Szablony przesyłek Źródła przesyłek Wydruki Szybka konfiguracja Wizytówki Ustawienia wyświetlania Sesje odbioru Edycja konta Sheepla Dane konta Organizacja Użytkownicy Książka adresowa Przygotowywanie zamówień Nowe zamówienie Tabela zamówień Przygotowywanie przesyłek Nowa przesyłka Statusy przesyłek Tabela przesyłek Zlecenia Instalacja i obsługa Sheepla Desktop App Wygląd i instalacja aplikacji Konfiguracja aplikacji Korzystanie z aplikacji Strona 1 z 46

3 8.3.1 Ekran: Dokumenty przewozowe Ekran: Raporty zbiorcze Ekran: Wydruk raportów Ekran: Ustawienia Obsługa konta Sheepla zintegrowanego z platformą Allegro Konfiguracja konta w integracji pasywnej Parametryzowane tworzenie przesyłek Obsługa zamówień i generowanie dokumentów przewozowych Strona 2 z 46

4 1. Wstęp Drogi Użytkowniku! Właśnie czytasz Instrukcję Konfiguracji i Obsługi Platformy Sheepla. Dowiesz się z niej, jak wybrać plan taryfowy odpowiadający potrzebom e-biznesu, a także jak założyć i poprawnie skonfigurować konto Sheepla. Ponadto, nauczysz się, prawidłowo tworzyć przesyłki oraz drukować dokumenty przewozowe, generować raporty zbiorcze i zamawiać kuriera. Dzięki instrukcji zobaczysz, jak prawidłowo przeprowadzić integrację Sheepla z platformą Allegro. Przygotowaliśmy informację dotyczącą aplikacji Sheepla Desktop App, która służy do drukowania dokumentów przewozowych w punktach wydania paczek. Jeżeli masz pytania lub wątpliwości dotyczące poprawnej instalacji i konfiguracji Sheepla, zachęcamy do kontaktu owego: contact-pl@sheepla.com Zespół Sheepla Strona 3 z 46

5 2. Rejestracja i wybór planu taryfowego Krok 1 Wchodzimy na stronę i wybieramy Plan Taryfowy dostosowany do miesięcznego wolumenu przesyłek. Przy wybranym planie abonamentowym klikamy przycisk Rys. 1 Plan taryfowy Sheepla Krok 2 Po wybraniu odpowiedniego planu taryfowego, należy zarejestrować się podając dane użytkownika i organizacji oraz zaakceptować regulamin. Rys. 2 Formularz rejestracyjny Strona 4 z 46

6 Krok 3 Na adres podany podczas zakładania konta zostanie wysłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym potwierdzającym rejestrację. Po kliknięciu w link konto będzie aktywne i gotowe do konfiguracji. 3. Pierwsze logowanie i konfiguracja Podczas pierwszego logowania do platformy Sheepla należy skonfigurować ustawienia dotyczące przewoźników, szablonów oraz źródeł. Konfigurację można przeprowadzić na dwa sposoby: poprzez wypełnienie formularza, który automatycznie pojawia się w formie okienka lub w menu w zakładce Konfiguracja. Rys. 3 Okienko formularza konfiguracji konta Sheepla Po zakończonej konfiguracji należy pamiętać, aby zaznaczyć opcję Nie pokazuj mi tego okna przy następnym logowaniu (patrz: pomarańczowa ramka). Do widoku można powrócić klikając na zakładkę Konfiguracja Szybka konfiguracja. W menu w zakładce Konfiguracja, dostępne są dodatkowe opcje: Wydruki, Wizytówki, Ustawienia wyświetlania, Sesje odbioru. Strona 5 z 46

7 Rys. 4 Zakładka Konfiguracja w menu 3.1 Przewoźnicy W celu wysyłania paczki przez operatora logistycznego, z którym podpisaliśmy umowę, za pośrednictwem Sheepla, należy skonfigurować jego konto (w przypadku niektórych przewoźników takich jak Ruch, nie ma konieczności podpisywania umowy z przewoźnikiem). Konto zakładamy, podając login i hasło używane do logowania w systemie przewoźnika. W niektórych przypadkach należy podać więcej danych, takich jak klucz integracyjny, ID kuriera czy numer klienta. Krok 1 Logujemy się do panelu Sheepla używając login i hasło podane podczas rejestracji. Krok 2 Dodawanie przewoźnika. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Przewoźnicy, a następnie klikamy na Po pojawieniu się formularza wypełniamy go zgodnie z danymi uzyskanymi od przewoźnika. WAŻNE: Dane integracyjne konta powinny być takie same jak te, które służą do logowania w systemie przewoźnika. Strona 6 z 46

8 Rys. 5 Dodawanie nowego przewoźnika Krok 2 Po podaniu niezbędnych informacji należy zatwierdzić przewoźnika, klikając Jeżeli kurier wymaga walidacji danych, należy także kliknąć na przycisk Funkcja ta sprawdza poprawność wprowadzonych danych do systemu zgodnie z kryteriami ustalonymi przez przewoźnikach np. login nie może zawierać znaków specjalnych takich jak #, $, &, %, *, etc. WAŻNE: Należy zaznaczyć wszystkie usługi przewoźnika, które będą używane w sklepie. Pamiętaj, że w dowolnej chwili możesz edytować wprowadzone ustawienia. 3.2 Szablony przesyłek Szablony służą do zdefiniowania indywidualnych metod dostawy dostępnych w e-sklepie. Dla każdej usługi wraz z usługami dodatkowymi należy stworzyć oddzielny szablon, który będzie połączony z utworzoną metodą dostawy w sklepie internetowym. WAŻNE: Dla każdej usługi przewoźnika oferowanej przez sklep należy utworzyć osobny szablon przesyłki. Np. jeżeli sklep oferuje usługi kuriera UPS dla metod płatności: pobranie i przedpłata, należy dodać szablony: UPS pobranie oraz UPS przedpłata. Strona 7 z 46

9 Krok 1 Dodawanie szablonu przesyłki. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Szablony przesyłek, a następnie klikamy na Rys. 6 Dane odbiorcy i nadawcy Krok 2 Nadajemy domyślną nazwę dla szablonu, która ma pomóc w identyfikacji. Krok 3 W danych odbiorcy należy zaznaczyć Utwórz szablon przesyłki bez zdefiniowanego odbiorcy, dzięki czemu pobierane będą dane z zamówienia. Krok 4 Wybieramy dane nadawcy, które będą drukowane na liście przewozowym lub etykiecie termicznej. Jeżeli chcemy edytować listę lub dodać nowy kontakt, należy przejść do Książki adresowej. Krok 5 Definiujemy przewoźnika oraz usługę, której dotyczy szablon. Z tego poziomu dodajemy także usługi dodatkowe. W zależności od oferty operatora logistycznego może to być np. COD (pobranie), przesyłka ekspresowa, dodatkowe ubezpieczenie i inne. Strona 8 z 46

10 Rys. 7 Dane usługi WAŻNE: W przypadku niektórych usług dodatkowych przewoźnik może naliczać dodatkowe opłaty. Przed zdefiniowaniem takiego szablonu rekomendujemy zapoznanie się z ofertą cenową przewoźnika. Krok 6 Wybór wizytówki nadawcy. Wizytówka zawiera dane sklepu wraz z logotypem, które ułatwiają komunikację pomiędzy nadawcą a odbiorcą. Jest ona dodawana automatycznie do treści i wysyłanych przez Sheepla, które informują o aktualnym statusie przesyłki. Krok 7 Wybór opcji powiadomienia. Powiadomienia są wysyłane automatycznie do nadawcy oraz odbiorcy poprzez lub SMS. Informują odbiorców o aktualnym statusie przesyłki. WAŻNE: Powiadomienia SMS są dodatkowo płatne. Ich koszt ustalany jest na podstawie cennika Sheepla lub indywidualnie. Strona 9 z 46

11 WAŻNE: W przypadku InPost Paczkomaty należy zaznaczyć opcję Samodzielne dostarczenie do paczkomatu, jeżeli sami będziemy dostarczać przesyłki. Natomiast, jeżeli chcemy, aby kurier odbierał paczki należy zdefiniować Punkt odbioru przy edycji źródła w zakładce Konfiguracja Przewoźnicy. Krok 8 Definiujemy parametry paczek. Jeżeli chcemy na sztywno pobierać wagę z zamówienia, dla każdego szablonu przesyłki należy ustawić Dane paczek. Takie ustawienia obowiązują dla niektórych przewoźników np. DHL i Apaczka. Natomiast, jeżeli potrzebują Państwo dynamicznego pobierania wag z zamówienia, np. 1,000, należy odznaczyć Dane paczek oraz w informacji o wadze wpisać 1,000. Rys. 8 Dane przesyłki i paczki WAŻNE: Jeżeli zamówienia wysyłane są z poziomu sklepu, wagi i wymiary są wpisywane zgodnie z informacjami zawartymi w zamówieniu. Jednostki wpisywanych wymiarów to kilogramy i centymetry. 3.3 Źródła przesyłek Na tym etapie dodajemy źródło, z którego Sheepla będzie pobierać dane dotyczące przesyłki. Źródłami mogą być sklepy internetowe, konta Allegro, pliki Excel/CSV. Sheepla umożliwia zdefiniowanie więcej niż jednego źródła (liczba źródeł jest ograniczona abonamentem wybranym podczas rejestracji). Dzięki tej funkcji możliwe jest zarządzanie Strona 10 z 46

12 przesyłkami z różnych gałęzi sprzedaży w jednym miejscu, przy zachowaniu jednolitego interfejsu. Krok 1 Dodawanie źródła. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Źródła przesyłek, a następnie klikamy na Krok 2 Wybór typu źródła. Wybieramy platformę sklepową, na której pracuje e-sklep lub inny kanał sprzedaży, który będziemy konfigurować, w tym przypadku Shoper. Rys. 9 Wybór źródła przesyłki Krok 3 Uzupełniamy nazwę źródła, dzięki której będziemy mogli zidentyfikować kanał sprzedaży, np. nazwę sklepu. Znajdujące się poniżej klucz administracyjny oraz klucz publiczny nadawane są automatycznie. Klucze należy wkleić do zainstalowanego modułu Sheepla w sklepie internetowym. Aby zresetować klucze, należy kliknąć na a następnie Automatycznie utwórz przesyłkę dla nowego zamówienia Po wpłynięciu zamówienia Sheepla tworzy przesyłkę, która przechodzi w stan do zatwierdzenia. Przed zatwierdzeniem przesyłki możemy ją jeszcze edytować np. poprawić dane odbiorcy, zmienić szablon przesyłki bądź wielkość paczki. Strona 11 z 46

13 Automatyczne zatwierdzanie przesyłki Dzięki tej opcji wszystkie przesyłki są automatycznie zatwierdzane. Kolejnym krokiem jest wydrukowanie dokumentów przewozowych (listu przewozowego lub etykiety termicznej oraz raportu zbiorczego). Zatwierdzone przesyłki można anulować lub skopiować, aby móc je edytować i zatwierdzić ponownie. WAŻNE: Anulowanie przesyłki nie oznacza anulowania jej w systemie przewoźnika. Krok 4 Jednostki miar. Aby utworzyć prawidłowo przesyłkę w systemie przewoźnika poprzez Sheepla, należy określić, jakie jednostki miar produktów są wysyłane ze sklepu wraz zamówieniem, tj., jeśli produkty mają parametry podane w gramach i milimetrach, to ustawiamy Gram i Milimetr. Odpowiednio, jeśli są to kilogramy i centymetry Kilogram i Centymetr. Zapisujemy zmiany. Prawidłowe ustawienie tych parametrów zabezpieczy nadawcę przed poniesieniem dodatkowych kosztów związanych z nieprawidłową wagą lub wymiarami paczek. WAŻNE: Jeżeli Państwa sklep nie wysyła informacji o jednostkach miar, prosimy ustawić Kilogram i Centymetr. Jeżeli w panelu posiadają Państwo więcej niż jedno źródło, prosimy edytować jednostki w każdym źródle osobno. Krok 5 Parametry źródła. W przypadku platform sklepowych wpisujemy adres www sklepu. 3.4 Wydruki Zakładka Wydruki służy do skonfigurowania ustawień drukowania dokumentów przewozowych. W celu ustawienia parametrów prosimy o kontakt z Działem Obsługi Klienta. Strona 12 z 46

14 Rys. 10 Aktywowanie Klienta Drukowania Sheepla 3.5 Szybka konfiguracja Zakładka Szybka konfiguracja pozwala na konfigurację ustawień konta Sheepla w jednym okienku (tym samym, które pojawia się przy pierwszym logowaniu). 3.6 Wizytówki Zakładka Wizytówki służy do ustawienia wizytówki firmy, która będzie widoczna w e- mailach wysyłanych do klientów, np. w wiadomości informującej o nadaniu przesyłki. Rys. 11 Widok wizytówki załączonej w mailu do klienta sklepu Strona 13 z 46

15 Po kliknięciu w link znajdujący się w u, klient jest przekierowany do strony zawierającej szczegóły przesyłki. Rys. 12 Widok szczegółów przesyłki Krok 1 Dodawanie wizytówki. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Wizytówki, a następnie klikamy na Strona 14 z 46

16 Rys. 13 Dodawanie nowej wizytówki Krok 2 Następnie należy dodać logo wizytówki, wpisać nazwę nadawcy i nazwę wizytówki. Należy także podać niezbędne dane, które będą widoczne dla klienta, takie jak nazwa firmy, adres , numer telefonu czy strona www sklepu internetowego. Krok 3 Zaznaczamy opcję Wyświetl w powiadomieniach owych logo Sheepla. Krok 4 Na koniec klikamy Wizytówka zostaje automatycznie dodana. 3.7 Ustawienia wyświetlania Zakładka Ustawienia wyświetlania pozwala na konfigurację widoku tabeli przesyłek i zamówień. W obu przypadkach można wybrać listę wierszy na stronie, elementy, które mają być wyświetlane oraz to, w jakiej kolejności pojawiają się w tabeli. Strona 15 z 46

17 Rys. 14 Konfiguracja ustawień wyświetlania tabeli przesyłek i zamówień Po wybraniu opcji wyświetlania obu tabel należy kliknąć 3.8 Sesje odbioru Sesja odbioru to zbiór przesyłek przypisanych do konkretnej transzy. Domyślna sesja odbioru w aplikacji jest jedna. Liczbę i nazwę sesji można ustawić w zakładce w panelu Sheepla. Sesje odbioru mogą być wykorzystane w sytuacji, kiedy jest dużo przesyłek, a wysłanych ma być tylko ich część. Tej części przypisujemy określoną sesję odbioru, co pozwala na wyodrębnienie konkretnych przesyłek i wygenerowanie raportu zbiorczego tylko dla tej partii. Krok 1 Dodawanie sesji odbioru. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Sesje odbioru, a następnie klikamy na Krok 2 Następnie nadajemy nazwę sesji odbioru. Strona 16 z 46

18 Rys. 15 Dodawanie sesji odbioru Krok 3 Na zakończenie klikamy Sesja odbioru zostaje automatycznie dodana. Sesję odbioru definiujemy przy zatwierdzaniu przesyłki. Rys. 16 Wybór sesji odbioru przy zatwierdzaniu przesyłki Sesje odbioru można wykorzystać przy generowaniu raportu zbiorczego. W zakładce Przesyłki należy najechać na przycisk Raport zbiorczy i kliknąć na przewoźnika. Następnie można wybrać, dla której sesji odbioru dokument ma zostać utworzony. Rys. 17 Wybór sesji odbioru przy generowaniu raportu zbiorczego 4. Edycja konta Sheepla Strona 17 z 46

19 4.1 Dane konta Zakładka Dane konta daje użytkownikowi możliwość edycji danych przypisanych do konta Sheepla. W zakładce można zmienić wszystkie dane poza adresem . Ponadto, można także zmienić hasło konta. Po kliknięciu na dwa dodatkowe okienka, w których należy wpisać nowe hasło. pojawią się Na koniec należy kliknąć i zmiany zostaną automatycznie zapisane. Rys. 18 Edycja danych właściciela konta 4.2 Organizacja Zakładka Organizacja posiada dwie funkcje. Pierwszą z nich jest tworzenie oddziałów organizacji, które odpowiadają poszczególnym filiom danej firmy. W ten sposób przesyłki mogą być wysyłane do wewnętrznych podmiotów przedsiębiorstwa. Oddziały organizacji mogą również służyć, jako stacjonarne punkty odbioru przesyłek. W celu ustawienia parametrów prosimy skontaktować się z Działem Obsługi Klienta. Krok 1 Dodawanie nowego oddziału organizacji. Wchodzimy do zakładki Konto Organizacja, a następnie klikamy na Krok 2 Następnie nadajemy nazwę oddziału organizacji. Strona 18 z 46

20 Rys. 19 Dodawanie nowego oddziału organizacji Krok 3 Na koniec klikamy Oddział organizacji zostaje automatycznie dodany. 4.3 Użytkownicy Zakładka Użytkownicy pozwala na udostępnienie danego konta Sheepla kolejnemu użytkownikowi poprzez stworzenie dla niego nowego konta, które ma ograniczone funkcje. Rys. 20 Widok panelu Użytkownika przypisanego do konta Sheepla (brak zakładki Konto) Krok 1 Dodawanie nowego użytkownika. Wchodzimy do zakładki Konto Użytkownicy, a następnie klikamy na Krok 2 Następnie należy podać adres , hasło oraz imię i nazwisko nowego użytkownika. Rys. 21 Dodawanie nowego użytkownika Strona 19 z 46

21 Krok 3 Na koniec klikamy bazy. Nowy użytkownik zostaje automatycznie dodany do 5. Książka adresowa W zakładce Książka adresowa znajdują się dane klientów. Można edytować, usuwać oraz dodawać kontakty czy przypisać nowy adres istniejącemu już kontu. Dane z książki adresowej mogą być potem wykorzystane podczas tworzenia zamówienia bądź przesyłki. Rys. 22 Wygląd kontaktu w książce adresowej 6. Przygotowywanie zamówień 6.1 Nowe zamówienie Krok 1 Nowe zamówienie można utworzyć na dwa sposoby: bezpośrednio wchodząc w zakładkę Zamówienia Nowe zamówienie lub wchodząc w zakładkę Zamówienia, a następnie klikając na przycisk Krok 2 Dane odbiorcy można wypełnić ręcznie lub posługując się funkcją Szukaj, która wykorzystuje kontakty zapisane w Książce adresowej. Następnie należy sprawdzić czy dane odbiorcy zgadzają się z danymi osoby kontaktowej. Strona 20 z 46

22 Rys. 23 Dodawanie danych odbiorcy Krok 3 Następnie podajemy dane zamówienia. Po ich wpisaniu klikamy na przycisk Rys. 24 Dodawanie danych zamówienia Krok 4 Po dodaniu danych odbiorcy i zamówienia należy zdefiniować metody i koszty dostawy. Źródło i szablony są wybierane ze wcześniej skonfigurowanych opcji w menu. Strona 21 z 46

23 Rys. 25 Wybieranie metod i kosztów dostawy Krok 5 Jeżeli zamówione produkty nie mieszczą się w jednej paczce, należy ustawić opcję Wielopaczkowości. W takim przypadku definiujemy parametry paczki, a następnie klikamy na Rys. 26 Wybieranie opcji Wielopaczkowości Krok 6 Na zakończenie klikamy lub jeśli chcemy stworzyć kolejne zamówienie. Zamówienie zostaje automatycznie zapisane i można potem zobaczyć jego szczegóły, edytować, czy też usunąć w zakładce Zamówienia. 6.2 Tabela zamówień Wszystkie zamówienia są widoczne w zakładce Zamówienia. Podzielone są one na osiem kategorii: Wszystkie, Nowe, Dostarczany, Dostarczony do punktu, Zakończone, Szczególne, Anulowane i Usunięte. Strona 22 z 46

24 Rys. 27 Tabela zamówień Zamówienia można też filtrować. Wystarczy kliknąć na Filtry i pojawi się okienko filtrowania. Rys. 28 Okienko filtrowania zamówień Zamówienia mogą być wyszukiwane po ich numerze ID, typie źródła lub przedziale czasowym (od dnia do dnia ). Po wybraniu odpowiednich opcji należy kliknąć Strona 23 z 46

25 7. Przygotowywanie przesyłek 7.1 Nowa przesyłka Krok 1 Aby utworzyć nową przesyłkę, należy wejść do zakładki Przesyłki Nowa przesyłka. Krok 2 Następnie należy wybrać szablon przesyłki (z szablonów, które zostały wcześniej skonfigurowane) oraz podać dane odbiorcy, które mogą być pobrane z książki adresowej. Dane nadawcy są wpisane domyślnie. Rys. 29 Dodawanie danych odbiorcy i nadawcy Krok 3 Po wpisaniu danych odbiorcy i nadawcy należy wybrać przewoźnika, wizytówkę oraz określić ustawienia powiadomień. Strona 24 z 46

26 Rys. 30 Wybieranie danych usługi Krok 4 Ostatnim krokiem jest określenie danych przesyłki, to jest wybór typu paczki zamówienia i ewentualnie dodanie opisu. Rys. 31 Definiowanie danych przesyłki i paczki Krok 5 Po kliknięciu pojawi się podsumowanie przesyłki zawierające wszystkie wcześniej podane informacje. Jeżeli chcemy od razu zatwierdzić przesyłkę, należy nacisnąć lub Strona 25 z 46

27 Rys. 32 Podsumowanie przesyłki 7.2 Statusy przesyłek Przesyłki w Sheepla mogą posiadać jeden z pięciu statusów: W przygotowaniu, Do wysyłki, Doręczona, Oczekuje na raport zbiorczy lub Odrzucenie zgłoszenia. Najważniejszym statusem jest ten ostatni, ponieważ wskazuje na problemy z wygenerowaniem przesyłki. Jeżeli przesyłka po zatwierdzeniu otrzyma status Odrzucenie zgłoszenia, należy wykonać następujące czynności: Krok 1 W panelu administracyjnym Sheepla wchodzimy do zakładki przesyłki i klikamy na szczegóły zamówienia. Krok 2 Jeżeli przyczyna błędu nie została podana, należy sprawdzić, czy wszystkie dane przesyłki (adres, numer telefonu, adres , parametry przewoźnika) są wpisane poprawnie. Krok 3 Jeżeli jakieś dane zostały wpisane w nieprawidłowym formacie, należy kliknąć na Krok 4 W skopiowanej przesyłce zmieniamy błędne dane na poprawne. Krok 5 Na koniec zapisujemy, a następnie zatwierdzamy przesyłkę. Strona 26 z 46

28 Jeżeli dla nowo utworzonej i zatwierdzonej przesyłki ponownie pojawi się komunikat Odrzucenie zgłoszenia, prosimy o kontakt z Działem Obsługi Klienta. 7.3 Tabela przesyłek Wszystkie przesyłki są widoczne w zakładce Przesyłki. Dzielą się na: Wszystkie, Tworzone, W transporcie, Oczekujące w punkcie, Doręczone, Szczególne, Anulowane i Usunięte. Rys. 33 Tabela przesyłek Przesyłki można filtrować. Wystarczy kliknąć na Filtry, a pojawi się okienko filtrowania. Rys. 34 Okienko filtrowania przesyłek Przesyłki mogą być wyszukiwane po rodzaju przewoźnika, statusie lub typie źródła. Po wybraniu odpowiednich opcji należy kliknąć Pod tabelą znajdują się przyciski: Zatwierdź, Przypisz kategorię, Drukuj, Usuń, Dokument przewozowy, Raport zbiorczy, Zamów kuriera. Strona 27 z 46

29 Rys. 35 Przyciski znajdujące się na dole tabeli przesyłek Funkcja służy do zatwierdzania przesyłek. Po wybraniu przesyłek do zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk. Następnie system przekieruje nas do nowego okna, gdzie również trzeba nacisnąć przycisk Jeżeli przesyłka została prawidłowo utworzona, numer CTN zostanie wygenerowany i pojawi się widok wszystkich przesyłek. Rys. 36 Zatwierdzanie przesyłki Przycisk służy do przydzielenia danej przesyłki do określonej kategorii. Dzięki temu łatwo znaleźć przesyłki, które mają takie same cechy i należą do tej samej kategorii. Aby ikony kategorii były widoczne w zakładce Przesyłki, należy zaznaczyć wyświetlanie Kategorii w Tabeli przesyłek w zakładce Konfiguracja Ustawienia wyświetlania. Rys. 37 Widok tabeli przesyłek z włączoną funkcją wyświetlania kategorii Aby przypisać kategorię, należy najpierw zaznaczyć wybrane przesyłki, a następnie kliknąć na przycisk Po przekierowaniu na nową stronę należy zaznaczyć odpowiednią kategorię. Znaczenie i cechy kategorii określane są przez użytkownika konta Sheepla. Strona 28 z 46

30 Rys. 38 Przypisywanie kategorii przesyłce Przycisk służy do wygenerowania etykiety grupowej. Po kliknięciu na przycisk pojawi się komunikat, gdzie należy wybrać OK. Następnie dokument zostanie wygenerowany i automatycznie pobrany w formacie PDF. Rys. 39 Komunikat generowanie etykiety grupowej Jeżeli chcemy usunąć przesyłkę, należy najpierw zaznaczyć daną przesyłkę, a następnie kliknąć przycisk Na koniec, w okienku komunikatu, należy kliknąć OK. Rys. 40 Komunikat usunięcia przesyłki Aby wydrukować etykiety termiczne DPD lub Ruchu, należy najechać na przycisk a następnie wybrać odpowiedniego przewoźnika. Po Strona 29 z 46

31 przekierowaniu na nową stronę należy kliknąć wygenerują się automatycznie., dzięki czemu etykiety termiczne Rys. 41 Drukowanie etykiety termicznej Ruchu Aby wygenerować raport zbiorczy, należy najechać na przycisk a następnie wybrać odpowiedniego przewoźnika. Po przekierowaniu na nową stronę należy wybrać przesyłki, dla których ma być wygenerowany raport, a następnie kliknąć na formacie PDF. Po kliknięciu na przycisk raport jest automatycznie pobrany w Rys. 42 Generowanie raportu zbiorczego Aby zamówić kuriera, należy kliknąć na przycisk a następnie wybrać odpowiedniego przewoźnika. Po przekierowaniu na nową stronę, należy wybrać przesyłki, które mają zostać wysłane (inne można usunąć z listy za pomocą czerwonego krzyżyka). Następnie należy ustawić adres, datę i czas odbioru oraz dopisać ewentualne uwagi dla kuriera. Ostatnim krokiem jest kliknięcie na przycisk Strona 30 z 46

32 Rys. 43 Zamawianie kuriera 7.4 Zlecenia Zakładka Zlecenia zawiera spis zleceń odbioru przesyłek, które są wygenerowane po zamówieniu kuriera w panelu Sheepla. Aby zobaczyć zlecenia, należy wejść do zakładki Przesyłki Zlecenia. Rys. 44 Tabela zleceń W tabeli zleceń można sprawdzić, czy zlecenie zostało potwierdzone przez kuriera (patrz: Numer potwierdzenia). Ponadto, można także zobaczyć szczegóły zamówienia, które są dostępne po kliknięciu na ikonę znajdującą się przy prawej krawędzi tabeli (patrz: pomarańczowa ramka). Strona 31 z 46

33 Rys. 45 Widok szczegółów zamówienia Z tej zakładki można także zobaczyć szczegóły poszczególnych przesyłek wchodzących w skład zlecenia. Po kliknięciu na ich numer EDTN zostaniemy przekierowani na stronę przesyłki. 8. Instalacja i obsługa Sheepla Desktop App 2.0 Sheepla Desktop App 2.0 jest aplikacją desktopową, czyli taką, która jest instalowana na komputerze jej użytkownika. Aplikacja służy do drukowania dokumentacji przewozowej. Umożliwia także wydruk raportów na podstawie przesyłek. 8.1 Wygląd i instalacja aplikacji Dostęp do aplikacji jest możliwy po bezpośrednim kontakcie z Działem Obsługi Klienta, który prześle skompresowane pliki w formacie RAR. Można je rozpakować za pomocą programów 7-Zip, WinRAR, itp. Aby włączyć aplikację, należy kliknąć na plik «sheepla.client.shop2_0» [typ pliku: Aplikacja] znajdujący się w folderze Klient. Do prawidłowej pracy z aplikacją Sheepla Desktop App 2.0 konieczna jest instalacja programu: Microsoft SQL Server Compact 4.0 darmowy program Microsoft służący do obsługiwania aplikacji, dostępny pod oficjalnym linkiem Microsoft Strona 32 z 46

34 Aby usprawnić pracę aplikacji, sugerujemy jeszcze instalację programu Sumatra PDF, który jest darmowym, szybkim czytnikiem do obsługi formatów PDF, ebook (epub, Mobi), XPS, DjVu, CHM, komiksy (CBZ i CBR). Program jest dostępny pod tym linkiem Dzięki niemu można wyświetlać, edytować oraz drukować pliki PDF pobrane z aplikacji Sheepla. Aplikacja składa się z 4 widoków: Dokumenty przewozowe ekran edycji danych odczytanych z kodu kreskowego ID zamówienia i ich drukowania w postaci dokumentacji przewozowej Raporty zbiorcze ekran tworzący i drukujący raporty zbiorcze wybranych przewoźników (numer zamówienia, numer przesyłki, odbiorca) na podstawie danych Drukowanie raportów ekran wyświetlający szczegółowe dane raportów (przewoźnik, numer raportu, sesja odbioru 1, liczba przesyłek) przygotowanych do druku Ustawienia - ekran ustawień głównych (klucze administracyjne i API do komunikacji z platformą Sheepla, wybór drukarki termicznej, wersja językowa) 1 Sesja odbioru to zbiór przesyłek przypisanych do konkretnej transzy. Domyślna sesja odbioru w aplikacji jest jedna. Liczba i nazwa sesji pobierane są z konta Sheepla użytkownika. Strona 33 z 46

35 Rys. 46 Ekran startowy aplikacji Sheepla 8.2 Konfiguracja aplikacji Krok 1 Aby skonfigurować aplikację Sheepla Desktop App 2.0, należy najpierw otworzyć program i wejść w ekran Ustawienia. Rys. 47 Widok ekranu Ustawienia Strona 34 z 46

36 Krok 2 Następnie w części Komunikacja należy wkleić w odpowiednie okienka następujące dane: Klucz administracyjny znajdujący się w danych o źródle dodanym na platformie Sheepla w zakładce Źródła przesyłek (klucz jest automatycznie generowany przez Sheepla) Rys. 48 Kopiowanie klucza administracyjnego z panelu Sheepla Klucz administracyjny etykiet znajdujący się w panelu Sheepla w zakładce Konfiguracja Wydruki przy zaznaczonej opcji Aktywuj zdalne drukowanie dokumentów przewozowych (klucz wygeneruje się automatycznie) Rys. 49 Kopiowanie klucza administracyjnego etykiet z panelu Sheepla Strona 35 z 46

37 Adres WebAPI ( oraz Klucz API Etykiet są automatycznie wpisane do danych w Ustawieniach aplikacji i nie ma potrzeby ich edycji. Resztę ustawień należy skonfigurować zgodnie ze swoimi preferencjami i potrzebami. Krok 3 W następnej kolejności należy podłączyć drukarkę termiczną do swojego komputera i zainstalować wymagane sterowniki. Jeśli aplikacja wykryje drukarkę, należy ją wybrać spośród drukarek wyświetlanych w Ustawieniach i określić jej język (EPL, ZPL). WAŻNE: Sheepla Desktop App 2.0 umożliwia wydruk etykiet na drukarkach termicznych Zebra i Epson. Aby aplikacja mogła automatycznie komunikować się z panelem Sheepla i drukować etykiety, należy ustawić etykietę termiczną, jako rodzaj dokumentu przewozowego w panelu Sheepla w zakładce Przewoźnicy. Rys. 50 Ustawienia dokumentów przewozowych w zakładce Przewoźnicy w panelu Sheepla 8.3 Korzystanie z aplikacji Ekran: Dokumenty przewozowe Ekran Dokumenty przewozowe służy do wyświetlania danych przesyłki, którą wyszukujemy po numerze identyfikacyjnym zamówienia. Aby zobaczyć szczegóły przesyłki, klikamy na ekran Dokumenty przewozowe, a następnie skanujemy ID zamówienia za pomocą skanera kodów kreskowych lub wpisujemy numer ręcznie. Aby pobrać dane zamówienia, klikamy na strzałkę znajdującą się w okienku. Strona 36 z 46

38 Rys. 51 Widok ekranu Dokumenty przewozowe Na ekranie wyświetlą się dane przesyłki, między innymi: imię i nazwisko odbiorcy, adres, liczba paczek oraz informacja o możliwości sortowania. Aplikacja zasygnalizuje każdą zmianę treści w okienkach poprzez zmianę koloru obramowania z szarego na niebieski. W prawym oknie wyświetlane są właściwości przesyłki takie jak typ dokumentacji, obsługujący ją przewoźnik oraz oferowana przez niego usługa Ekran: Raporty zbiorcze Aby wygenerować raport zbiorczy, należy najpierw wybrać przewoźnika, którego raport ma dotyczyć, oraz sesję odbioru. Następnie pojawi się lista przesyłek z danymi takimi jak: numer zamówienia, numer przesyłki, odbiorca. Po lewej stronie w kolumnie Wydruk można odznaczyć te przesyłki, których nie chcemy umieścić w raporcie zbiorczym. Aby zapisać raport zbiorczy, klikamy Utwórz i Drukuj. Raport zbiorczy zostanie automatycznie wydrukowany i zapisany. Jego podgląd jest dostępny w ekranie Wydruk raportów oraz w dedykowanym folderze, którego lokalizację została określona w Ustawieniach. Strona 37 z 46

39 Rys. 52 Widok ekranu Raporty zbiorcze Ekran: Wydruk raportów W tym ekranie dostępna jest lista wszystkich zapisanych raportów, które zostały utworzone w ekranie Raporty zbiorcze. Można uzyskać tu wszystkie dane dotyczące raportu (numer raportu, przewoźnik, sesja odbioru, liczba przesyłek) po kliknięciu na raport wyświetlą się w okienku po prawej stronie. WAŻNE: Dostęp do raportu jest dostępny tylko przez 14 dni. Po tym czasie podgląd będzie możliwy wyłącznie w dedykowanym Folderze. Strona 38 z 46

40 Rys. 53 Widok ekranu Drukowanie raportów Ekran: Ustawienia W ekranie Ustawienia, poza wprowadzeniem kluczy administracyjnych, można dokonać wyboru drukarki i obsługiwanego przez nią języka (ZPL, EPL), szerokości marginesów, etykiet, lokalizacji folderów, w których będą zapisywane pliki z raportami zbiorczymi oraz wersji językowej (angielski, polski). Strona 39 z 46

41 Rys. 54 Widok ekranu Ustawienia 9. Obsługa konta Sheepla zintegrowanego z platformą Allegro Sheepla oferuje dwa typy integracji z platformami sklepowymi: aktywną oraz pasywną. Integracja Sheepla z platformą Allegro jest pasywna i polega na okresowej synchronizacji bazy danych danej platformy z bazą platformy Sheepla. Dzięki temu dane w obu bazach są spójne. W każdym cyklu pracy dla danej platformy e-commerce platforma Sheepla porównuje dane udostępnione przez zewnętrzny system z danymi przechowywanymi w swojej własnej bazie. Następnie na podstawie pobranych danych tworzone są przesyłki. Wszystko odbywa się automatycznie bez ingerencji użytkownika. Wymagana jest jedynie odpowiednia konfiguracja konta Sheepla. 9.1 Konfiguracja konta w integracji pasywnej Krok 1 Zakładanie konta w panelu Sheepla. Po wybraniu planu taryfowego (dostępny na należy zarejestrować się oraz zaakceptować regulamin. Strona 40 z 46

42 Krok 2 Konfiguracja przewoźników. Logujemy się do panelu Sheepla i w zakładce Konfiguracja Przewoźnicy klikamy na przycisk uzupełniamy dane integracyjne przewoźnika takie jak login i hasło. a następnie Krok 3 Konfiguracja szablonów przesyłek. W celu pełnej automatyzacji należy stworzyć wszystkie szablony, z których będziemy korzystać. W panelu wchodzimy w zakładkę Konfiguracja Szablony przesyłek, a następnie klikamy na przycisk oraz uzupełniamy wszystkie dane. Krok 4 Konfiguracja źródła. W panelu wchodzimy do zakładki Konfiguracja Źródła przesyłek, a następnie klikamy na wypełniamy pola w okienkach Edycja oraz Jednostki miar. Następnie ustawiamy typ oraz Rys. 55 Konfiguracja źródła przesyłek w panelu Sheepla Krok 5 Następnie wpisujemy login oraz hasło używane do logowania się w sklepie Allegro, wybieramy kraj z dostępnej listy oraz podajemy klucz WebAPI, który znajduje się w panelu administracyjnym Allegro w zakładce Moje Allegro Moje konto WebAPI Generowanie klucza lub, jeżeli klucz został już wygenerowany, w zakładce WebApi Informacje i ustawienia w oknie Środowisko produkcyjne. Strona 41 z 46

43 9.2 Parametryzowane tworzenie przesyłek Opcja Parametryzowane tworzenie przesyłek pozwala powiązać metody dostawy dostępne w sklepie Allegro z szablonami istniejącymi na platformie Sheepla. Każde z zamówień składanych poprzez Allegro będzie przypisywane do konkretnego szablonu dostawy i przetwarzane przez Sheepla. Krok 1 Logujemy się do panelu Sheepla i wchodzimy w zakładkę Konfiguracja Źródła przesyłek, a następnie przechodzimy do edycji źródła. Krok 2 W oknie Parametryzowane tworzenie przesyłek klikamy na ustawione sposoby dostawy z szablonami przesyłek utworzonymi w Sheepla. aby połączyć Rys. 56 Tworzenie powiązań sklepu Allegro z platformą Sheepla Krok 3 W okienku Sposób dostawy pojawiają się pozycje dostępne dla sklepu Allegro. Po wybraniu sposobu dostawy i sposobu płatności należy wybrać odpowiedni szablon przesyłki z tych utworzonych podczas konfiguracji konta Sheepla. Dzięki temu każde z zamówień składanych w sklepie Allegro będzie przypisywane do konkretnego szablonu dostawy i przetwarzane przez Sheepla. Krok 4 Następnie zapisujemy dane powiązanie poprzez kliknięcie na ikonę zapisz. Rys. 57 Zapisywanie powiązań w panelu Sheepla Strona 42 z 46

44 Krok 5 Aby zautomatyzować proces obsługi zamówień ze sklepu Allegro, należy w oknie Edycja zaznaczyć Automatycznie pobierz nowe zamówienia oraz Automatycznie utwórz przesyłkę dla nowego zamówienia. Dzięki temu zamówienia ze sklepu Allegro będą automatycznie przekształcane i znajdziemy je w zakładce Przesyłki. Krok 6 Na koniec klikamy 9.3 Obsługa zamówień i generowanie dokumentów przewozowych Zamówienia złożone w sklepie Allegro pobierają się do Sheepla automatycznie. Jeżeli chcemy, aby zamówienia pobrane zostały natychmiast po ich złożeniu w sklepie, należy zalogować się do panelu Sheepla. Krok 1 Następnie wchodzimy do zakładki Konfiguracja Źródła przesyłek i przechodzimy do strony źródła. Krok 2 Klikamy zamówień można też znaleźć w zakładce Zamówienia. i zamówienia zostaną automatycznie pobrane. Zestawienie Rys. 58 Pobieranie zamówienia ze sklepu Allegro do panelu Sheepla Krok 3 Jeżeli opcja Automatycznie utwórz przesyłkę dla nowego zamówienia nie jest zaznaczona, należy wejść w zakładkę Zamówienia i następnie wybrać opcję Dodaj (ikona plus, zaznaczone na rysunku). Rys. 59 Tworzenie przesyłki dla zamówienia Strona 43 z 46

45 Krok 4 Następnie pojawi się komunikat Utworzono przesyłkę na podstawie zamówienia, gdzie należy kliknąć OK. Rys. 60 Komunikat utworzenia przesyłki Krok 7 Jeżeli opcja Automatycznie utwórz przesyłkę dla nowego zamówienia jest zaznaczona, a klikniemy na ikonę plusa w zakładce Zamówienia, wyświetli się następujący komunikat. Rys. 61 Komunikat dla zamówienia z już utworzoną przesyłką Krok 8 Po utworzeniu przesyłek należy je zatwierdzić. W tym celu wchodzimy do zakładki Przesyłki, a następnie zaznaczamy zamówienia do zatwierdzenia i klikamy Rys. 62 Zatwierdzanie przesyłek Krok 9 Następnie ustawiamy sesję odbioru i jeszcze raz klikamy Strona 44 z 46

46 Rys. 63 Zatwierdzanie przesyłek Krok 10 Drukowanie dokumentów przewozowych. Wchodzimy do zakładki Przesyłki i zaznaczamy pozycje, dla których chcemy wydrukować listy przewozowe. Następnie klikamy pobrany. a plik z wybranymi listami przewozowymi zostanie automatycznie WAŻNE: Szczegółowe informacje dotyczące drukowania dokumentów przewozowych, generowania raportów zbiorczych oraz zamawiania kuriera można zaleźć w rozdziale 7 Przygotowywanie przesyłek. Jeżeli masz pytania lub wątpliwości dotyczące poprawnej instalacji i konfiguracji Sheepla, zachęcamy do kontaktu owego: contact-pl@sheepla.com. Strona 45 z 46