KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

Transkrypt

1 KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2010

2 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja Katowice Telefon: (0-32) Fax: (0-32) Internet: @kamsoft.pl

3 S P I S T R E Ś C I Poczekalnia 1. Wstęp Praca w trybie standardowym (dla lekarza) Poczekalnia Widok Pasek zadań Praca w trybie rejestracji Poczekalnia Widok Bazy Pasek zadań Wizualizacja kolejek w Poczekalni Opcje iii

4 N O T A T K I iv

5 KS-SOMED Poczekalnia

6 Poczekalnia Moduł Poczekalnia można dodatkowo zamówić, gdy użytkownik wykupił licencję systemu KS-SOMED w pakiecie B. Moduł Poczekalnia dostępny jest bezpłatnie w systemie w pakiecie C. Dla modułu Poczekalnia wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil POCZEKALNIA. Sposób ustawienia profilu szczegółowo opisano w instrukcji Instalacja i aktualizacja systemu KS-SOMED. 1. Wstęp Moduł Poczekalnia ma za zadanie usprawniać pracę przychodni, pozwalając na rejestrację osób oczekujących na wizytę u lekarza. Jest to program zależny od systemu KS-SOMED. Po uruchomieniu aplikacji widoczne jest główne okno programu z nieaktywnymi wszystkimi jego funkcjami. Funkcje te staną się aktywne dopiero po zalogowaniu się pracownika/ operatora do systemu KS-SOMED. Wylogowanie z systemu KS-SOMED lub przelogowanie się na innego pracownika/ lekarza, powoduje automatyczne przełączenie się operatora/ lekarza w Poczekalni. Ważną informacją jest fakt, iż po poprawnym pobraniu danych o operatorze, sprawdzane jest, czy przypadkiem istnieją kolejki z dni poprzednich i jeżeli tak, to kolejki takie zostają automatycznie usunięte. Poczekalnia jest przystosowana do pracy w dwóch trybach: standardowym (dla lekarza) aplikacja uruchamiana jest poprzez plik KSPLPoczekalnia.exe ( ) dostępny w katalogu, w którym zainstalowany jest KS-SOMED. Do pracy w tym trybie niezbędny jest uruchomiony system KS-SOMED z zalogowanym do systemu lekarzem, rejestracji uruchamianej poprzez wywołanie aplikacji z parametrem REJESTRACJA: KSPLPoczekalnia.exe REJESTRACJA. Do pracy w tym trybie niezbędny jest KS-SOMED z zalogowanym operatorem. W katalogu, w którym zainstalowany jest system KS-SOMED, znajduje się tylko plik KSPLpoczekalnia.exe, który może być uruchamiany przez lekarzy. Na stanowiskach rejestracji użytkownik powinien utworzyć samodzielnie plik KSPLpoczekalnia - rejstracja.lnk. W tym celu należy utworzyć skrót do pliku KSPLpoczekalnia.exe, a następnie we właściwościach pliku zmienić jego nazwę, a na zakładce Skrót w polu Element docelowy do istniejacej ścieżki dopisać parametr Restracja. Można również zmienić ikonkę KSPLPoczekalnia rejestracja na inną. W tym celu należy użyć przycisku Zmień ikonę, a w pojawiającym się oknie wskazać nową ikonę i wybrać przycisk OK. Rys. 1. Okno: Właściwości KSPLPoczekalnia rejestracja. W poczekalni ustalono następujące statusy, które mogą określać pacjenta:, oczekujący oznacza pacjenta oczekującego na przyjęcie przez lekarza,, proszony pacjent, który został poproszony przez lekarza do gabinetu,, przyjęty pacjent przyjęty oraz ten, którego wizyta już się zakończyła,, umówiony na inny termin pacjent, któremu zmieniono termin wizyty,, usunięty pacjent usunięty z kolejki. Zmiany statusów pacjenta realizowane są za pomocą komunikatów przesyłanych pomiędzy stanowiskami od rejestracji do lekarza oraz od lekarza do rejestracji. Komunikaty te wymagają ich zaakceptowania lub odrzucenia na stanowisku, do którego zostały przesłane. Przyjście nowego komunikatu do danego stanowiska sygnalizowane jest pojawieniem się w prawym rogu ekranu okienka informacyjnego zawierającego informację o tym, kto przesyła komunikat i ewentualnie jakiego pacjenta komunikat dotyczy. Rys. 2. Okno: Odebrano potwierdzenie. Odczytanie pełnej wiadomości następuje po kliknięciu w pojawiające się okno bądź w znajdującą się w zasobniku systemowym ikonę Poczekalni, na której od momentu odebrania komunikatu mruga ikona koperty. W zależności od tego, jakiego typu komunikat otrzymało stanowisko, istnieje możliwość udzielenia odpowiedzi na taki komunikat poprzez przesłanie tekstu bądź też poprzez zatwierdzenie/ odrzucenie kierowanej prośby. 2

7 Poczekalnia 2.1. Poczekalnia W menu Poczekalnia można znaleźć następujące funkcje: 1. Pokaż kartę pacjenta wyświetla kartę zaznaczonego pacjenta. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F3 2. Poproś następnego pacjenta funkcja powoduje wysłanie komunikatu do rejestracji i po jego potwierdzeniu kolejny pacjent zostaje poproszony do lekarza. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F6 3. Poproś wskazanego pacjenta prosi pacjenta wskazanego przez lekarza. Jak poprzednio do rejestracji wysyłany jest komunikat, a po jego potwierdzeniu pacjent jest proszony do lekarza. Funkcja dostępna także przy pomocy skrótu klawiaturowego Shift+F6 Rys. 3. Okno: Komunikaty. 2. Praca w trybie standardowym (dla lekarza) Po uruchomieniu programu KSPL-POCZEKALNIA pojawia się okno o takiej samej nazwie. Dostępne w nim funkcje stają się aktywne, gdy na tym samym stanowisku uruchomiony jest program KS-SOMED, a użytkownik systemu (lekarz) jest w nim zalogowany. W oknie KSPL-Poczekalnia można ograniczać listę pacjentów do tych: z jednej kolejki po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy rozwijalnej: Dla kolejki, ze zgłoszeń z jednego stanowiska po zaznaczeniu opcji Zgłoszenia tylko tego stanowiska, wysortowanych według po wybaniu odpowiedniej pozycji z pola Sortuj wg: : godziny przyjęcia, priorytetu, godziny przyjęcia, kolejki, priorytetu, kolejki, godziny przyjęcia. 4. Usuń pacjenta z kolejki po użyciu tej funkcji status pacjenta zostaje zmieniony na usunięty. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F8 5. Pacjent został przyjęty zmienia status pacjenta z oczekującego na status przyjęty. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F7 6. Ustawienia wyświetla okno Ustawienia Poczekalni. Okno Ustawienia Poczekalni zostało opisane w rozdziale Praca w trybie rejestracji. 7. Minimalizuj Poczekalnię minimalizuje okno Poczekalni do ikony w zasobniku systemowym. 8. Zamknij Poczekalnię zamyka aplikację Widok Funkcja Odśwież dostępna w menu Widok umożliwia uzupełnienie (odświeżenie) listy pacjentów oraz ich statusów w oknie KSPL-Poczekalnia. Funkcję można wywołać także przy pomocy klawisza funkcyjnego F5 lub klikając na ikonę Pasek zadań W oknie KSPL-Poczekalnia w pasku zadań znajdują się następujące ikony: Przywróć pacjenta zmienia status pacjenta z przyjętego na oczekujący. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F9; Rys. 4. Okno: KSPL-Poczekalnia (Rejestracja). Wyślij komunikat do innego stanowiska - wysyła dowolny komunikat do innego stanowiska. Wyświetla również Kartę wysyłania komunikatów. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F11; 3

8 3. Praca w trybie rejestracji Przejrzyj komunikaty z dzisiejszego dnia wyświetla okno Historia komunikatów z dnia... z listą wszystkich odebranych wiadomości na tym stanowisku. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F Praca w trybie rejestracji Praca z Poczekalnią w trybie rejestracji możliwa jest po uruchomieniu aplikacji z parametrem Rejestracja. Gdy aplikacja wykryje obecność zalogowanego operatora, automatycznie przełączy się w tryb aktywny. Udostępniony zostanie wówczas cały szereg funkcji dostępnych z poziomu menu oraz na pasku zadań w formie ikonek. Każda z nich odpowiada za wykonanie jednego zadania. Ikony na pasku zadań odpowiadają poleceniom z menu głównego programu. Po uruchomieniu programu pojawia się okno KS-Poczekalnia Rejestracja. Dostęp do funkcji systemu możliwy jest również przez użycie skrótów klawiszowych. W lewym dolnym rogu okna widnieje szereg ikon, które symbolizują status pacjenta oraz atrybuty priorytetów. Pozwalają one lokalnie ustalić widoczność na liście danego typu pacjentów bądź też widoczność atrybutów (kolorowania) priorytetów. Rys. 6. Okno: Karta pozycji kolejki dodawanie. Funkcja wyświetla Kartę pozycji kolejki, w której niezbędne jest uzupełnienie następujących pól: Kolejka kolejka może być powiązana z konkretnym lekarzem lub gabinetem. Dany lekarz widzi tylko pacjentów z kolejek skierowanych do niego i tylko takich pacjentów może prosić do gabinetu. Gdy nie podano lekarza lub gabinetu, wówczas pacjenci umieszczeni w takiej kolejce będą widoczni przez wszystkich lekarzy. Wybór kolejki możliwy jest w oknie Wybieranie kolejki. W tym oknie można również dodać nową kolejkę przez użycie przycisku F2 Dodaj. Spowoduje to wyświetlenie Karty kolejki. Rys. 5. Okno: KSPL-Poczekalnia (Rejestracja). Analogicznie jak przy pracy w trybie standardowym, listę osób umieszczonych w kolejce można ograniczyć do pacjentów dodanych do konkretnej kolejki (Pole Dla kolejki ) lub tych, których dodano z aktualnego stanowiska (Opcja Zgłoszenia tylko tego stanowiska ). Listę można też posortować według wybranego kryterium ( Pola Sortuj wg: ) Poczekalnia W menu Poczekalnia dostępne są następujące funkcje: 1. Pokaż kartę pacjenta wyświetla Kartę pacjenta wskazanego na liście. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F3 lub po kliknięciu na ikonę. 2. Podaj pacjenta pozwala dodać pacjenta do kolejki. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F2 lub po kliknięciu na ikonę. Rys. 7. Okno: Karta kolejki poprawnianie. Na Karcie kolejki można uzupełnić: Nazwa nazwa kolejki; Skrót jej skrót; Do pracownika pracownik, do którego kierowana jest kolejka; Do gabinetu gabinet, dla którego przygotowana jest kolejka; Numeracja określa sposób numeracji pacjentów w kolejce: kolejka z własną numeracją pacjentów numeracja pacjentów w kolejce jest niezależna od innych kolejek, 4

9 Poczekalnia globalna numeracja pacjentów jedna numeracja dla wszystkich kolejek, lokalna numeracja pacjentów dla stanowiska rejestracji numeracja uzależniona od numeru stanowiska rejestracji; Pula numerów początkowy numer puli numerów; Stanow. rejestr. wybór stanowiska komputerowego. W oknie Wybieranie kolejki znajduje się przycisk F5 Pula. Jego użycie powoduje wyświetlanie Karty puli kolejki, w którym można ustawić początkowy numer puli oraz następny numer pacjenta na poziomie początkowego numeru puli. Rys. 8. Okno: Karta puli kolejki poprawianie. Na Karcie pozycji kolejki znajdują się również następujące elementy: pole Godzina wpisu godzina dokonania wpisu do poczekalni, domyślnie podawana jest bieżąca godzina; pole Wizyta umówiona na godzina, na jaką pacjent został umówiony; pole Stanowisko rejestracji - stanowisko, z którego dokonano rejestracji; pole Numer pacjenta pole może zostać uzupełnione podanym przez osobę rejestrującą numerem lub kolejnym numerem wynikającym z puli kolejki; pole Uwagi uwagi do wizyty; przycisk Rezerwacje umożliwia pobranie pacjenta z terminarza. 3. Rezerwacja dodaje do kolejki pacjenta posiadającego zaplanowaną wizytę w terminarzu. Funkcja dostępna także przy pomocy skrótu klawiaturowego Shift+F2 lub po kliknięciu na ikonę.wywołuje okno Rezerwacje, w którym widoczna jest lista wszystkich pacjentów umówionych na konkretny dzień. Listę tę można ograniczać do wybranego Pacjenta, Kolejki, Pracownika, Gabinetu. Pacjent wybór z listy pacjentów pacjenta, który ma trafić do kolejki; Priorytet priorytet pozwala określić kolejność, według której pacjenci będą widoczni na liście w poczekalni i proszeni do lekarza. Priorytet można dodać, używając w oknie Wybieranie priorytetu przycisku F2 Dodaj. Spowoduje on wyświetlenie Karty priorytetów. Na karcie tej można podać Nazwę, Skrót, wysokość Priorytetu. Możliwe jest również określenie atrybutów wyświetlania tego priorytetu. Można więc określić Kolor tekstu, styl czcionki ( Wytłuszczenie, Pochylenie, Podkreślenie, Przekreślenie ) i Kolor tła. Rys. 10. Okno: Rezerwacje. 4. Popraw wpis poczekalni umożliwia modyfikację wpisu dokonanego do poczekalni. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F4 lub po kliknięciu na ikonę. 5. Usuń pacjenta z kolejki usuwa zaznaczonego pacjenta z kolejki. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F8 lub po kliknięciu na ikonę. 6. Pacjent został przyjęty oznacza pacjenta jako przyjętego. Funkcja dostępna także przy pomocy klawisza funkcyjnego F7 lub po kliknięciu na ikonę. Rys. 9. Okno: Karta priorytetów dodawanie. 7. Ustawienia wyświetla okno Ustawienia poczekalni, w którym można określić częstotliwość odświeżania, domyślny priorytet pojawiający się na Karcie pozycji kolejki oraz widoczność na liście pacjentów o określonym statusie (oczekujący, proszony, przyjęty, 5

10 3. Praca w trybie rejestracji umówiony na inny termin, usunięty). Umożliwia również określenie, czy na Karcie priorytetów widoczne mają być atrybuty priorytetu. Godz. wpisu domyślnie bieżąca godzina, Data ważności data, do której wiadomość będzie ważna, Do stanowiska stanowisko, do którego wysłana zostanie wiadomość. Użycie przycisku Wyślij powoduje przesłanie wiadomości do wskazanego stanowiska. Rys. 11. Okno: Ustawienia poczekalni. 8. Minimalizuj Poczekalnię minimalizuje aplikację do ikony w zasobniku systemowym. 9. Zamknij Poczekalnię kończy pracę z aplikacją Widok W menu Widok dostępna jest tylko jedna funkcja Odśwież. W przypadku pracy wielostanowiskowej umożliwia ona uzupełnienie (odświeżenie) listy pacjentów i ich statusów. Funkcja umożliwiająca odświeżanie dostępna jest również w Rys. 12. Okno: Karta wysyłanie komunikatów dodawanie. Przejrzyj komunikaty z dzisiejszego dnia (F12) wyświetla okno Historia komunikatów dnia... z listą wszystkich odebranych wiadomości. oknie głównym aplikacji pod ikonką klawisza funkcyjnego F5. lub po użyciu 3.3. Bazy Funkcje Lista kolejek oraz Wyczyść kolejkę dostępne są w menu Bazy a także w pasku zadań pod ikonami i Funkcję Lista kolejek można wywołać również przy pomocy skrótu klawiaturowego Ctrl+K. Pierwsza z tych funkcji wyświetla okno Przeglądanie listy kolejek. Natomiast druga umożliwia usunięcie z okna Poczekalnia wszystkich pacjentów z wybranej kolejki Pasek zadań W pasku zadań znajdują się również trzy ikonki, które nie są dostępne w żadnym menu. Są to: Rezygnacja i przeniesienie wizyt na inny termin (F10) umożliwia przeniesienie wizyty umieszczonej w poczekalni na inny termin. Rezerwacja kolejnej wizyty odbywa się w Terminarzu; Rys. 13. Okno: Historia Komunikatów z dnia... Wyślij komunikat do innego stanowiska (F11) wysyła dowolny komunikat do innego stanowiska. Wyświetla okno Karta wysyłania komunikatów, w którym można uzupełnić następujące pola: Dot. Pacjenta wybór pacjenta, którego wiadomość dotyczy, 6

11 Poczekalnia 4. Wizualizacja kolejek w Poczekalni Program KSPLPoczVis służy do wizualizacji kolejek w Poczekalni. Dostępny jest również w katalogu, w którym zainstalowany jest system KS-SOMED. Program umożliwia wyświetlanie pacjentów oczekujących w danej kolejce, wyświetlanie komunikatów o aktualnie proszonym pacjencie i o następnym, który będzie proszony. Zakładka Ustawienia główne zawiera: Kolejki wybór wyświetlanych kolejek: opcja wszystkie kolejki, opcja wybrana kolejka (wyświetla okno: Wybieranie kolejki ); Rys. 16. Okno: Wybieranie kolejki. Ustawienia dla wyświetlania wszystkich kolejek: 4.1. Opcje Rys. 14. Okno: KSPLPoczVis. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na ikonkę programu KSPLPoczVis i wybranie funkcji Opcje powoduje wyświetlenie okna: Karta opcji KSPLPoczVis poprawianie. czas wyświetlania informacji o jednej kolejce funkcja przydatna przy wyświetlaniu wszystkich kolejek. Pozwala określić jak długo będą wyświetlane informacje o poszczególnych kolejkach, opcja blokuj wygaszacz ekranu umożliwia zachowanie widoku ekranu roboczego nawet przy dłuższym okresie bezczynności; Powiadomienie o proszonym pacjencie: opcja włącz powiadomienie powoduje wyświetlenie następujących komunikatów: NAZWA KOLEJKI: PROSIMY PACJENTA: PACJENT: czas wyświetlania komunikatu, dźwięk pozwala na skojarzenie dźwięku z wyświetlanym komunikatem; Powiadomienie o następnym pacjencie: opcja włącz powiadomienie powoduje wyświetlenie następujących komunikatów: NAZWA KOLEJKI: NASTĘPNY PACJENT: PACJENT: czas wyświetlania komunikatu; Rys. 15. Okno: Karta opcji KSPLPoczVis poprawianie. 7

12 4. Wizualizacja kolejek w Poczekalni Tryb wyświetlania: wyświetlaj cały czas wizualizacja jest wyświetlana cały czas; wyświetlaj przy powiadomieniu podczas normalnej pracy program jest zminimalizowany. Okno Wizualizacja jest wyświetlane tylko w momencie pojawienia się komunikatu o proszonym lub następnym pacjencie (wymagane jest włączenie opcji powiadomienia o proszonym lub następnym pacjencie); wyświetlaj cyklicznie okno z listą pacjentów jest cyklicznie wyświetlane i ukrywane. Jeżeli będzie włączona opcja powiadomienia o następnym lub proszonympacjencie, okno zostanie wyświetlone, nawet jeżeli w danej chwili jest ukryte. Zakładka Ustawienia dodatkowe zawiera: nazwa kolejki ustawienie koloru napisu i tła; informacja ustawienie koloru napisu i tła; osoby oczekujące ustawienia: ustawienie koloru napisu i tła, ustawienie rozmiaru czcionki i atrybutów (pogrubienie, podkreślenie, pochylenie), tło możliwość ustawienia obrazka jako tła dla listy pacjentów w kolejce, ilość liczba osób oczekujących, jaka ma być wyświetlana; osoby proszone ustawienia: ustawienie koloru napisu i tła, ustawienie rozmiaru czcionki i atrybutów (pogrubienie, podkreślenie, pochylenie), ilość powiadomień liczba powiadomień widocznych w jednej chwili. 8