Szkolenie Microsoft Lync Połączenia głosowe i wideokonferencje

Transkrypt

1 Szkolenie Microsoft Lync 2010 Połączenia głosowe i wideokonferencje

2 Cele Szkolenie obejmuje następujące zagadnienia: Wykonywanie połączeń Odbieranie połączeń Zarządzanie połączeniami Przekazywanie połączeń Zarządzanie połączeniami nieodebranymi i pocztą głosową Dołączanie do telekonferencji Dołączanie do rozmowy wideo Akceptowanie rozmowy wideo

3 Video Objectives Połączenia głosowe Ta sekcja zawiera opis następujących zagadnień: Wykonywanie połączenia Odbieranie połączenia Zarządzanie ustawieniami konwersacji i urządzeń Przekazywanie połączeń Zarządzanie połączeniami nieodebranymi i pocztą głosową Dołączanie do telekonferencji

4 Połączenia głosowe za pomocą Microsoft Lync Microsoft Lync 2010 oferuje użytkownikom pełną funkcjonalność systemu telefonii głosowej. Przy pomocy systemu Lync użytkownicy mogą rozmawiać z dowolnymi osobami, zarówno z wewnątrz, jak i zewnątrz swojej Organizacji. Lync pozwala wykonywać połączenia równie wygodnie, jak za pomocą standardowego telefonu, dodając wiele przydatnych funkcji i ułatwień nieosiągalnych w tradycyjnych systemach telefonii głosowej. Lync pozwala na wykonywanie połączeń: Komputer-komputer Komputer-telefon Telefon-komputer Komputer-telekonferencja Połączenia telekonferencyjne i wideokonferencyjne Urządzenia końcowe

5 Wykonywanie połączeń Aby odnaleźć osobę, do której chcesz zadzwonić, możesz użyć wyszukiwarki lub ręcznie przejrzeć listę osób, które masz dodane do swoich kontaktów. Wyszukaj Menu Połącz, wraz z dodatkowymi opcjami 1. Otwórz aplikację Lync. 2. Wpisz nazwę osoby lub jej numer telefonu w wyszukiwarce lub wybierz ją z listy swoich kontaktów. 3. Kliknij przycisk Połącz obok wybranego kontaktu Lync zadzwoni na domyślny numer telefonu dla wybranego kontaktu. 4. Aby zadzwonić na inny numer telefoniczny, rozwiń menu Połącz i wybierz numer z listy. Menu Połącz jest dokładniej omówione na następnym slajdzie.

6 Szybkie nawiązywanie połączeń Aplikacja Lync 2010 pozwala na wykonanie połączenia telefonicznego za pomocą jednego kliknięcia myszką. Kiedy klikniesz na przycisku Połącz, Lync automatycznie zadzwoni na domyślny numer wybranego kontaktu. Kliknij, aby zadzwonić Aby zadzwonić na inny numer, kliknij w strzałkę obok przycisku Połącz i z listy wybierz inny numer. Jeśli posiadasz urządzenie współpracujące z systemem Lync (np. telefon biurkowy Lync Phone Edition), to połączenie telefoniczne może być zrealizowane za jego pomocą. Jeżeli takiego urządzenia nie posiadasz, połączenie zostanie rozpoczęte przy pomocy Twojego komputera i aplikacji Lync. Kliknij, aby rozwinąć listę numerów telefonicznych

7 Korzystanie z klawiatury numerycznej Użyj klawiatury numerycznej, aby ręcznie wpisać numer telefonu: Kliknij zakładkę Telefon, aby przejść do klawiatury 1. W głównym oknie aplikacji Lync kliknij zakładkę Telefon. 2. Wpisz numer na klawiaturze Twojego komputera lub wybierz go na ekranie przy pomocy myszki. 3. Kliknij przycisk Połącz. Klawiaturę obsługuj myszką bądź klawiszami numerycznymi komputera Kliknij Połącz lub naciśnij Enter, aby nawiązać połączenie

8 Odbieranie rozmowy Połączenia przychodzące mogą być odbierane w następujący sposób: Jeśli posiadasz urządzenie współpracujące z systemem Lync, to połączenie może być odebrane przy jego pomocy (np. przy użyciu słuchawki telefonu biurkowego Lync Phone Edition czy zestawu słuchawkowego). Jeżeli nie posiadasz urządzenia współpracującego z systemem Lync, to połączenie jest odbierane przez Twój komputer z wykorzystaniem jego głośników i mikrofonu. Kliknij powiadomienie, aby odebrać połączenie Odbieranie połączenia: 1. Kliknij w okienko powiadomienia o przychodzącej rozmowie, które pokaże się w prawym dolnym rogu Twojego ekranu. 2. Automatycznie otworzy się okno konwersacji i nawiązane zostanie połączenie. Okno konwersacji pojawia się po odebraniu połączenia Przekierowanie lub odrzucenie połączenia: 1. Kliknij przycisk Przekieruj, aby przekierować i odebrać rozmowę na innym telefonie, np. na komórce. 2. Kliknij przycisk Odrzuć, aby odrzucić rozmowę lub przekierować ją do poczty głosowej.

9 Akceptowanie połączeń w trakcie trwającej konwersacji tekstowej W czasie konwersacji tekstowej możesz w każdej chwili rozpocząć głosową rozmowę telefoniczną z pozostałymi uczestnikami konwersacji. Nawiązanie połączenia telefonicznego Kliknij Połącz, aby zadzwonić. 1. W okienku aktywnej konwersacji kliknij na przycisku Połącz. 2. Automatycznie zostanie nawiązane połączenie głosowe ze wszystkimi osobami uczestniczącymi w konwersacji. Odebranie rozmowy Jeżeli w czasie konwersacji ktoś do Ciebie zadzwoni, zobaczysz w oknie konwersacji nowy pasek. Wybierz jedną z poniższych opcji: Zaakceptuj połączenie odebranie połączenia i rozpoczęcie rozmowy. Przekieruj przekazanie połączenia na inny numer. Odrzuć odrzucenie połączenia i przekierowanie go na pocztę głosową. Kliknij Zaakceptuj połączenie, Przekieruj lub Odrzuć.

10 Zarządzanie trwającym połączeniem W czasie trwania rozmowy możesz zmienić urządzenie, przez które rozmawiasz, zawiesić połączenie, czy też przenieść je na inny numer. Użyj menu przekierowywania, aby przekazać połączenie na inny telefon Możesz korzystać z następujących opcji w oknie aktywnej konwersacji: Zmiana aktywnego urządzenia audio, którego używasz do prowadzenia rozmowy (np. zestaw słuchawkowy, słuchawka bezprzewodowa, telefon biurkowy czy głośnik i mikrofon komputera). Kliknij przycisk Zmień urządzenie dla tego połączenia i wybierz nowe urządzenie z listy. Zawieszenie połączenia kliknij w przycisk Zawieś. Przeniesienie połączenia na inny numer. Użyj tej opcji, jeśli chcesz przełączyć rozmowę na inny telefon bez przerywania jej (np. chcesz odejść od komputera i nadal rozmawiać przy pomocy telefonu komórkowego). Kliknij przycisk przekierowywania i z menu wybierz numer, na który chcesz przekazać połączenie. Rozmowę możesz także przekazać do innej osoby. Zmień urządzenie audio podczas rozmowy

11 Zarządzanie połączeniami przychodzącymi Lync 2010 pozwala na przekierowanie przychodzących połączeń na inny telefon (np. komórkowy) lub jednoczesne dzwonienie wielu urządzeń na raz (np. komputera, telefonu stacjonarnego i komórki). Możliwe jest także określenie zaawansowanych reguł przekazywania połączeń, np. w zależności od godziny czy dnia tygodnia. Ustawienia przekazywania połączeń Powiadomienie o przekierowywaniu połączenia

12 Przekierowanie połączenia Połączenie przychodzące możesz przekierować bezpośrednio na Twoją pocztę głosową lub też do dowolnej osoby, która w Twoim imieniu będzie odbierać połączenia. Przycisk przekazywania połączeń Ustawienie przekazywania połączeń: 1. Na dolnym pasku okna aplikacji Lync kliknij przycisk Przekazywanie połączeń. 2. Wybierz z menu opcję Przekazuj połączenia do. 3. Wybierz numer lub kontakt, do którego będą przekazywane połączenia. 4. Opcjonalnie: przejdź do opcji aplikacji Lync, następnie do sekcji Przekazywanie połączeń i wybierz jedną z opcji: Wyłącz przekazywanie połączeń Przekazuj połączenia do włączenie przekazywania połączeń na pocztę głosową lub inny numer. Jednocześnie zadzwoń włączenie równoczesnego dzwonienia wielu numerów telefonicznych.

13 Sprawdzanie połączeń nieodebranych i wiadomości głosowych Przy pomocy aplikacji Lync 2010 możesz: Sprawdzić, czy masz nieodebrane połączenia i wiadomości głosowe. Odsłuchać wiadomości poczty głosowej. Szybko odpowiedzieć na pocztę głosową używając telefonu lub wiadomości błyskawicznych. Zakładka Telefon pozwala na odsłuchanie poczty głosowej. Odsłuchanie poczty głosowej: 1. Kliknij zakładkę Telefon w aplikacji Lync. 2. Wybierz wiadomość głosową i wykonaj jedną z akcji: Kliknij przycisk Odtwórz, aby odsłuchać wiadomość z poczty głosowej. Kliknij przycisk Połącz, aby oddzwonić. Kliknij wiadomość prawym przyciskiem myszy, aby rozwinąć menu dodatkowych akcji (np. odpowiadanie przy pomocy wiadomości błyskawicznej lub maila)

14 Dołączanie do telekonferencji Lync 2010 pozwala na wiele sposobów dołączyć do zaplanowanej konferencji: korzystając z okna przypomnienia o spotkaniu, z maila z zaproszeniem na spotkanie lub też poprzez wdzwonienie się telefonem. Sposób 2: Otwórz mail z zaproszeniem na spotkanie i w jego treści kliknij odnośnik Dołącz do spotkania online. Sposób 1: Gdy Outlook wyświetli przypomnienie o spotkaniu, to zaznacz spotkanie, do którego chcesz dołączyć i kliknij przycisk Dołącz online. Sposób 3: Zadzwoń z dowolnego telefonu na podany w zaproszeniu numer telekonferencji.

15 Zaproszenie na spotkanie online Wiadomość pocztowa z zaproszeniem na spotkanie online umożliwia dołączenie do konferencji na różne sposoby: Odnośnik Dołącz do spotkania online. Kliknięcie go powoduje automatyczne nawiązanie połączenia z konferencją za pomocą aplikacji Lync. Ten wariant pozwala w pełni uczestniczyć w spotkaniu, słyszeć innych oraz widzieć udostępnioną zawartość, np. obraz z kamery, czy współdzielone aplikacje. Odnośnik do spotkania. Podany tu jest pełny adres dostępowy do konferencji, który można wpisać w przeglądarkę internetową lub wysłać komuś innemu. Dołącz z telefonu. Podany tutaj jest numer telefoniczny konferencji, na który można wdzwonić się przy pomocy dowolnego telefonu. Identyfikator konferencji. Podany tu identyfikator potrzebny będzie w przypadku wdzwaniania się do konferencji przy pomocy telefonu.

16 Ćwiczenie 1 To ćwiczenie pokazuje, jak szybko zorganizować połączenie telekonferencyjne. Scenariusz zakłada przeprowadzanie rozmowy w pokoju konferencyjnym z użyciem telefonu jako podstawowego urządzenia głosowego. Zaplanowanie spotkania online: 1. Otwórz aplikację Outlook 2010 i na wstążce kliknij przycisk Nowy, a następnie Nowe spotkanie online. 2. Uzupełnij zaproszenie wpisując kolejno: Adresatów Temat Lokalizację Planowany początek i koniec spotkania Dołączenie do spotkania: 1. Otwórz mail z zaproszeniem na spotkanie i kliknij odnośnik Dołącz do spotkania online. 2. W oknie dialogowym Dołącz do konferencji audio kliknij opcję Użyj następujących. 3. Rozwiń listę i wprowadź numer Twojego telefonu w pokoju konferencyjnym. 4. Kliknij przycisk OK.

17 Ćwiczenie 2 Przećwicz kontrolowanie trwającego połączenia przy pomocy poleceń tonowych. Polecenia tonowe (tzw. Dual Tone Multi-Frequency, DTMF) wydaje się przy pomocy klawiatury numerycznej Twojego telefonu. Pozwalają one zarządzać trwającym połączeniem konferencyjnym, np. dodawać lub wyciszać rozmówców czy też wyłączać powiadomienia. 1. Dołącz do telekonferencyjnego spotkania online używając telefonu stacjonarnego. 2. Użyj klawiatury numerycznej telefonu aby wydać następujące polecenia tonowe: *6 Wycisz lub włącz ponownie swój mikrofon; *4 Wycisz lub włącz ponownie mikrofony innych uczestników; *7 Zablokuj lub odblokuj połączenie konferencyjne; *9 Aktywuj lub wyłącz powiadomienia dla uczestników dołączających i rezygnujących z konferencji; *8 Wpuść do spotkania wszystkich uczestników przebywających w poczekalni. *1 Wysłuchaj opisu dostępnych poleceń tonowych.

18 Rozwiązania typowych problemów Zdarza się, że użytkownicy tuż przed dołączeniem do konferencji spotykają się z nieoczekiwanym problemem. Wskazówki zawarte na tym slajdzie pomogą uporać się z typowymi problemami. Problem: Uczestnicy konferencji nie mogą wdzwonić się do spotkania online przy pomocy telefonu. Rozwiązanie: Użyj opcji Zaproś przy użyciu telefonu, aby samemu zadzwonić do innych osób i dołączyć ich do rozmowy. 1. W oknie aktywnej konwersacji kliknij menu Osoby, a następnie Zaproś za pomocą nazwiska lub numeru telefonu. 2. Wpisz numer telefonu i kliknij przycisk Zadzwoń. Problem: Głos uczestnika powoduje echo. Rozwiązanie: sytuacja może wystąpić, jeżeli uczestnik połączy się ze spotkaniem za pomocą kilku urządzeń audio na raz (np. komputera, telefonu stacjonarnego czy komórki). Problem ten może również występować w dużych pomieszczeniach konferencyjnych. 1. Uczestnik powinien wyciszyć głośniki i mikrofon swojego komputera. 2. Wyciszyć głośnik telefonu stacjonarnego i sprawdzić, czy echo ustało. 3. Włączyć głośnik urządzenia audio, które ma być wykorzystane jako główne źródło głosu do prowadzenia rozmowy.

19 Video Objectives Wideo Ta sekcja zawiera opis następujących zagadnień: Dołączanie do rozmowy wideo Akceptowanie rozmowy wideo

20 Połączenia wideokonferencyjne Prowadząc spotkania online możesz skorzystać z możliwości przekazywania obrazu przy pomocy kamery Twojego komputera. Podłącz kamerę pod port USB, a system Windows samodzielnie zainstaluje sterowniki Użyj swojej kamery, aby pokazać się innym uczestnikom spotkania. Większość urządzeń wideo jest automatycznie rozpoznawana przez system Windows i nie będzie potrzebna ich specjalna instalacja. Aby widzieć innych uczestników spotkania online nie ma potrzeby posiadania swojej kamery. Konfiguracja swojej kamerki: 1. Podłącz swoją kamerę do komputera i poczekaj na jej zainstalowanie przez system Windows. 2. W głównym oknie aplikacji Lync 2010 kliknij przycisk Narzędzia, a następnie wybierz Opcje. 3. Przejdź do sekcji Urządzenie wideo, gdzie możesz zmienić ustawienia swojej kamery.

21 Dołączanie do wideokonferencji Jeżeli skonfigurowałeś swoją kamerę, możesz teraz podczas spotkania online włączyć swój obraz. Kliknij Wideo, aby rozpocząć połączenie wideo i włączyć swoją kamerę Twój obraz nigdy nie będzie transmitowany automatycznie bez Twojej akceptacji. Dołączanie do rozmowy wideo: 1. W oknie aktywnej konwersacji kliknij przycisk Wideo. Kliknij prawym klawiszem myszy na obrazie z kamery aby ustawić opcje

22 Akceptowanie połączenia wideo Nie potrzebujesz własnej kamery, aby akceptować połączenia wideo od innych osób. Kliknij Uruchom moje wideo, aby włączyć swoją kamerę. Jeżeli nie posiadasz kamery, możesz podczas spotkania wideokonferencyjnego oglądać obraz innych uczestników. Inni nie zobaczą Cię dopóki nie podłączysz swojej kamery i nie zezwolisz na nadawanie swojego obrazu. Akceptowanie połączenia wideo 1. Inna osoba rozpoczyna połączenie wideo. 2. Jej obraz wideo jest automatycznie wyświetlany w oknie konwersacji. 3. W lewym górnym rogu okna z obrazem wideo kliknij Uruchom moje wideo, aby włączyć swoją kamerę i pokazać innym Twój obraz. 4. Użyj przycisków w prawym górnym rogu okna z obrazem wideo aby zmienić ustawienia wyświetlania. 5. Kliknij prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu obrazu z kamery, aby skorzystać z dodatkowych opcji. Kliknij prawym klawiszem myszy na obrazie z kamery aby ustawić opcje Kliknij Pełny ekran, aby powiększyć widok z kamery na cały ekran komputera.

23 Podsumowanie To szkolenie obejmowało następujące zagadnienia: Wykonywanie połączeń Odbieranie połączeń Zarządzanie połączeniami Przekazywanie połączeń Zarządzanie połączeniami nieodebranymi i pocztą głosową Dołączanie do telekonferencji Dołączanie do rozmowy wideo Akceptowanie rozmowy wideo

24 2011 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Exchange ActiveSync, Excel, Lync, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server, and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the United States and/or other countries/regions. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION. BACK TO OBJECTIVES