Fundusze pozaksięgowe szkolenie

Transkrypt

1 Fundusze pozaksięgowe szkolenie

2 Spis treści Fundusze pozaksięgowe definicja Przykłady Najczęściej zadawane pytania Podsumowanie Kontakt

3 Fundusze pozaksięgowe definicja Dlaczego prosimy Partnerów o realizację tego szkolenia? Jak wiadomo, ład korporacyjny to kluczowy element w naszej strategii wejścia na rynek. Tak jak Twoja firma, tak i Cisco musi prawidłowo prowadzić księgi i rejestry, by dokładnie i w pełni odzwierciedlały transakcje i pozycję finansową przedsiębiorstwa. Czym są fundusze pozaksięgowe i dlaczego stanowią problem? Fundusze pozaksięgowe to wszelkie środki niewłaściwie pozyskane lub przechowywane poza kontem Cisco, a których sposób wykorzystania jest określany przez pracowników Cisco bez właściwej przejrzystości, autoryzacji, udokumentowanych warunków i zasad oraz prawidłowej, zgodnej z zasadami przedsiębiorstwa, obsługi księgowej w księgami i rejestrach Cisco. OK, ale jak w ogóle tworzy się takie fundusze? Fundusze pozaksięgowe można tworzyć na wiele sposobów z klientami, Partnerami, marketingowcami i innymi dostawcami. Mogą one obejmować niestandardowe obniżki, nieodzyskiwane rabaty i kredyty, niewłaściwe wykorzystanie funduszy zachęt związanych z działaniami sprzedażowymi/marketingowymi, nadmierne płatności dla dostawców (w tym przedpłaty) i inne działania skutkujące kontrolowaniem środków firmy poza obowiązującymi w przedsiębiorstwie procesami rejestrowania czynności finansowych.

4 Przykład 1 Fundusz marketingowy Przypadek: zespoły obsługi klienta Cisco zapewniają dodatkowy rabat, by umożliwić utworzenie nieudokumentowanego funduszu marketingowego obsługiwanego przez Partnera. Wykorzystanie środków ma pozostać pod kontrolą Cisco. Zespół obsługi klienta Cisco nakazuje wykorzystanie wszystkich środków na działania marketingowe Partnera, czynności zwiększające sprzedaż, dedykowane HC i inne działania związane z realizacją sprzedaży produktów Cisco przez Partnera. Problem: Mimo właściwego wykorzystania środków, określanie przez Cisco bez odpowiedniej dokumentacji wykorzystania środków będących w posiadaniu Partnera jest zakazane. Wykorzystanie funduszy będących w posiadaniu Partnera nie może być kierowane przez Cisco. Co należy zrobić: Przedstawienie zespołom Cisco i Partnera dostępnych programów dla Partnerów, które dostarczając zachęt do zwiększenia sprzedaży oraz działań marketingowych. Inne rozwiązanie polega na wykorzystaniu przez Partnera własnych funduszy na te cele, nie pod kierownictwem Cisco.

5 Przykład 2 Partnerzy Cisco fundują wyjazdy i imprezy Cisco Problem: Partner Cisco funduje wewnętrzne spotkania Cisco w zamian za dodatkowe rabaty pokrywające wydatki Partnera na te cele. Możliwe, że kontaktowałeś się z Cisco z tą samą prośbą. Problem: Zasady Cisco zabraniają tworzenia wszelkiego rodzaju funduszy poza księgami i rejestrami finansowymi Cisco. Zakazują też pracownikom Cisco decydowania o sposobie wykorzystania takich środków pozaksięgowych. Kosztami wyjazdów i imprez Cisco muszą być obciążane odpowiednie konta w księgach Cisco. Co należy zrobić: Odmawiaj realizacji wszelkich próśb o utworzenie lub przechowanie funduszy na wszelkie cele określane przez Cisco (np. wewnętrzne wyjazdy/imprezy Cisco, działania marketingowe).

6 Najczęściej zadawane pytania Co zrobić gdy pracownik Cisco żąda ode mnie utworzenia funduszy? Odmawiaj realizacji wszelkich próśb o utworzenie lub przechowanie funduszy na wszelkie cele określane przez Cisco (np. wewnętrzne wyjazdy/imprezy Cisco, działania marketingowe). Zgłoś tę sytuację kierownictwu Cisco lub użyj tego łącza: cisco.partner.finance.inquiry@cisco.com Dlaczego środki pozaksięgowe są sprzeczne z zasadami Cisco? Cisco musi prawidłowo prowadzić księgi i rejestry, by dokładnie i w pełni odzwierciedlały transakcje i pozycję finansową przedsiębiorstwa. Fundusze pozaksięgowe mogą spowodować przechowywanie środków Cisco na kontach nienależących do Cisco bez odpowiedniej przejrzystości finansowej, udokumentowanych warunków i zasad, co powoduje niedokładne postępowanie księgowe w księgach i rejestrach Cisco.

7 Podsumowanie Tworzenie, zachowywanie i używanie funduszy pozaksięgowych (a także wszelkie próby pominięcia lub manipulowania procesami, systemami lub danymi powiązanymi z funduszami pozaksięgowymi) celowe lub przypadkowe nawet przeznaczonych na właściwe biznesowo cele i wydatki, stanowi poważne naruszenie Kodeksu postępowania biznesowego Cisco oraz Globalnych zasad antykorupcyjnych Cisco dla Partnerów. Kodeks postępowania biznesowego Cisco Zasady antykorupcyjne

8 Kontakt Masz dodatkowe pytania? Prosimy o kontakt: cisco.partner.finance.inquiry@cisco.com

9