Poza ramy ustawy o informatyzacji (o standaryzacji metadanych i instrukcjach kancelaryjnych)

Transkrypt

1 Poza ramy ustawy o informatyzacji (o standaryzacji metadanych i instrukcjach kancelaryjnych) Kazimierz Schmidt Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych seminarium MSWiA pt. Interoperacyjność - wyzwanie dla polskich i europejskich usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną Warszawa, 2 grudnia 2009 r.

2 Uniwersalny, doskonale sprawdzony sposób porządkowania informacji

3 Teczka aktowa uniwersalny interoperacyjny kontener na akta wszelkiego pochodzenia sprawdzona w administracji, wymiarze sprawiedliwości, a nawet w biznesie tylko do niektórych zbiorów (jak np. mapy, nagrania dźwiękowe czy fotografie) nie daje się dobrze wykorzystać ma tylko jedną wadę nie bardzo nadaje się do przechowywania dokumentów elektronicznych jeśli nie teczka to co?

4 nietypowy przerywnik czyli 5 minut o fotografii cyfrowej Exif (Exchangeable Image File Format) standard opracowany przez japońskie stowarzyszenie przemysłowe JEITA na użytek cyfrowych aparatów fotograficznych; standard w wersji 2.2 został ustanowiony w roku 2002 [ Standard Exif ma znaczenie ze względu na możliwość automatyzacji pobierania metadanych technicznych ze zdjęć lub skanów tworzonych przy użyciu zgodnego z nimi sprzętu i oprogramowania

5 Fragment specyfikacji technicznej Exif 2.2 warto zauważyć że w wybranym fragmencie specyfikacji mamy tu aż trzy rodzaje daty (i każdy jest ważny)

6 Exif przykład metadanych efekt zastosowania standardu: tu są także trzy rodzaje dat

7 standaryzacja metadanych 2 efekt zastosowania standardu: system operacyjny potrafi wyodrębnić daty zrobienia zdjęć

8 standaryzacja metadanych 3 standard EXIF w tym przypadku daje mi bez żadnego wysiłku wiedzę kiedy były robione moje zdjęcia - wiadomo kiedy byłem na grzybach

9 siła standaryzacji Powyższy przykład EXIF pokazuje najważniejszą zaletę standaryzacji metadanych: określenie, przyjęcie i stosowanie się do standardu powoduje, że możliwe jest automatyczne porządkowanie dokumentacji wg jakiegokolwiek elementu metadanych. uzgodnienie choć dwóch niezbędnych elementów metadanych umożliwia porządkowanie (i wyszukiwanie) wg tych dwóch elementów niezależnie od tego kto jest producentem oprogramowania, czy twórcą fotografii dokumentacja zawierająca określone standardowe niezbędne elementy struktury staje się automatycznie interoperacyjna, możliwa do przenoszenia pomiędzy różnymi podmiotami i różnymi systemami teleinformatycznymi

10 standard IPTC w pliku rastrowym można zapisać bezpośrednio nie tylko metadane techniczne - czyli np. datę zrobienia zdjęcia, model urządzenia czy nawet miejsce zrobienia zdjęcia (na podstawie GPS) Jeszcze w latach 90-tych ubiegłego wieku największe światowe agencje prasowe porozumiały się w ramach organizacji International Press Telecommunications Council (IPTC) i wspólnie z firmą Adobe wypracowały sposób dopisywania metadanych w nagłówkach plików TIFF i JPEG

11 po co taka standaryzacja Zauważono, że standaryzacja opisu fotografii reporterskiej przyniesie korzyści wszystkim uczestnikom rynku ponieważ: reporter przesyłając dobrze opisane zgodnie ze standardem zdjęcia, będzie miał większe szanse na to aby znalazły się w serwisie agencja nie będzie musiała zatrudniać dodatkowych osób katalogujących i będzie mogła fotografię umieścić w serwisie automatycznie odbiorcy w szybkim tempie otrzymają gotowy, opracowany serwis, opisy zdjęć wykonane przez ich autorów mogą zagwarantować najpełniejszą wiedzę o fotografowanych wydarzeniach (obiektach)

12 i efekty na przykładzie Gazety Wyborczej news z 24 października 2008, a fotografia? Czy tych dwóch uśmiechniętych dżentelmenów się szarpie?

13 sama fotografia w IrfanView (skopiowane do celów naukowych) kliknijmy tu aby zobaczyć metadane

14 we właściwościach pliku data zapisania pliku kliknijmy tu aby zobaczyć metadane IPTC data zapisania pliku (na dysku mojego PC-ta)

15 opis autor opisu tytuł

16 autor zdjęcia

17 tytuł tematu miejscowość data zrobienia zdjęcia kraj (ISO3166) *gdyby nie metadane IPTC (EXIF nie było!) to nie wiedzielibyśmy kiedy i gdzie wykonano ww. fotografię

18 czyli opisana wyżej fotografia uśmiechniętego prezydenta i premiera RP, wykonana była przez Alika Keplicza 5 grudnia 2007 w Warszawie, podczas pierwszego spotkania polityków po wyborach (a więc nie 24 października 2008 jak sugerował artykuł) na podstawie metadanych przyporządkowanych do fotografii wiem kto ją zrobił, kiedy i co przedstawia (znam, twórcę, datę, tytuł i opis)

19 uwaga dla przeglądających tę prezentację w późniejszym terminie: EXIF i IPTC to konkretne przykłady stosowanych z powodzeniem standardów przemysłowych - nie nadających się jednak do opisu dokumentacji urzędowej

20 przenieśmy się teraz do urzędu i wyobraźmy sobie że każdy dokument (nie tylko fotografia) włączony do dokumentacji podmiotów publicznych ma przyporządkowany w sposób standardowy minimalny zestaw metadanych umożliwiający jego wyszukanie niezależnie od zastosowanego do jego wytworzenia wzoru lub formularza i niezależnie od tego czy jest to dokument elektroniczny czy tradycyjny inaczej mówiąc: każdy wzór dokumentu elektronicznego (i w konsekwencji formularz) zapewnia wytworzenie dokumentów mających przyporządkowany minimalny zestaw odpowiednio oznaczonych metadanych zestaw metadanych przypisanych do wzoru może i powinien być uzupełniany w cyklu życia dokumentu (np. w urzędzie przyporządkowanie do sprawy, określenie dostępu, relacja do innych dokumentów) oprogramowanie do opisania (opracowania) dokumentu tradycyjnego umożliwia stworzenie takiego samego minimalnego zestawu metadanych

21 Wyobraźmy sobie, że jest inaczej że każdy dokument włączony do dokumentacji podmiotów publicznych ma inaczej oznaczone metadane, a dokumenty tradycyjne nie mają żadnych indywidualnych opisów (te są porządkowane wg sprawdzonych zasad do teczek rzeczowych) inaczej mówiąc: wzór dokumentu elektronicznego (i w konsekwencji formularz) nie musi zapewniać wytworzenia dokumentów mających choć minimalny zestaw standardowo oznaczonych metadanych (istotne jest aby spełniał tylko bieżące wymagania oprogramowanie do opisania (opracowania) dokumentu tradycyjnego będzie zapewniało jedynie zarządzanie informacją na poziomie teczek o zawartości których będziemy wiedzieli jakie są daty skrajne dokumentów, jaki jest tytuł teczki (czyli hasło klasyfikacyjne wykazu akt) jaka komórka organizacyjna ją wytworzyła i ile teczka zawiera kart/stron.

22 w tym drugim przypadku za 10 lat gdy trzeba będzie przekazać dokumentację elektroniczną do archiwum państwowego ale przecież to jeszcze nie teraz. A może da się przekazać dokumentację nieuporządkowaną w akta spraw bo nasza była wyjątkowo specyficzna? gdy będzie trzeba coś znaleźć w tak nieuporządkowanej dokumentacji wynajmie się firmę specjalizującą się w data mining A w ogóle jakoś to będzie na razie nie bardzo wiadomo jak przekazać dokumentację do organu odwoławczego, albo do sądu ale przecież sąd i tak będzie chciał na papierze

23 Minimum metadanych Czyli co chcielibyśmy ogólnie wiedzieć o każdym dokumencie elektronicznym? Czy każdy dokument elektroniczny ma swojego twórcę (lub więcej twórców) czyli podmiot odpowiedzialny za jego treść? Czy urząd przechowujący dokumenty powinien wiedzieć, jakie podmioty są odpowiedzialne za treść tych dokumentów (i umieć je wyszukać według tego kryterium)? Czy twórcą dokumentu może być osoba fizyczna lub instytucja? Jeśli twórcą jest osoba fizyczna, to czy ma ona jakieś imię i nazwisko? A może posługuje się także pseudonimem lub przydomkiem? A może ma także jakiś identyfikator (np. PESEL, NIP)? Czy jeśli twórcą dokumentu jest instytucja, to czy ma ona jakąś nazwę i jakiś identyfikator (np. KRS, NIP, REGON)?

24 Minimum metadanych 2 Czy jeśli twórcą dokumentu jest instytucja to czy wskazuje ona jednostkę organizacyjną w tej instytucji, która jest podmiotem odpowiedzialnym za treść dokumentu? Czy jeśli wskazanym podmiotem jest jednostka organizacyjna to czy wskazuje także pracownika instytucji, który reprezentował tę jednostką przygotowując, wstępnie akceptując lub podpisując dokument? Czy ten pracownik ma także imię i nazwisko? Czy ten pracownik występuje w przypadku odpowiedzialności za treść dokumentu jako osoba fizyczna czy jednak jako pracownik instytucji? Czy wymieniona wyżej osoba fizyczna lub instytucja ma jakiś adres fizyczny? Czy podmiot przechowujący dokumenty od jakiejś osoby lub instytucji powinien znać ten adres? Czy taki adres fizyczny składa się z nazwy kraju, nazwy miejscowości, kodu pocztowego, nazwy ulicy (placu), numeru budynku i numeru lokalu? Czy adres może wskazywać także na skrytkę pocztową? Czy może tak być, że nazwa miejscowości w adresie jest inna niż nazwa miejscowości w której znajduje się siedziba poczty?

25 minimum metadanych 3 Czy każdy dokument elektroniczny ma datę jego stworzenia (nie ostatniego zapisania). Czy w cyklu życia dokumentu może być więcej dat niż tylko data stworzenia (np. data podpisania, data akceptacji, data modyfikacji)? Czy dokument elektroniczny może należeć do jakiejś większej grupy dokumentów (np. do sprawy, do zbioru zarządzeń, do zbioru zezwoleń)? Czy dokument elektroniczny może pozostawać w relacji do innych dokumentów elektronicznych np. będących załącznikami, odniesieniami, częściami, dekretacjami, opiniami)? Czy dokument elektroniczny może (a może powinien) mieć z góry określony dostęp wskazujący, że jest to dokument publiczny (dostępny dla wszystkich) lub niedostępny publicznie ponieważ jego treść zawiera dane osobowe? A czy może się tak zdarzyć, że treść dokumentu zawiera dane osobowe, ale metadane tego dokumentu już nie?

26 minimum metadanych 4 Czy dla każdego dokumentu elektronicznego można określić typ albo rodzaj wskazujący na to, czy mamy do czynienia z dokumentem tekstowym (takim jak ten artykuł), utrwalonym obrazem (fotografią), zapisem dźwięku, zapisem wideo albo oprogramowaniem? Czy dla każdego dokumentu określonym typie można określić także rodzaj wskazujący, czy mamy do czynienia z podaniem, wnioskiem, skargą, prezentacją multimedialną, fakturą, artykułem, ustawą, rozporządzeniem, zarządzeniem, notatką, itd? Czy dla każdego dokumentu można określić czas jego przechowywania czyli tzw. kwalifikację? Czy dla każdego dokumentu można określić nazwę formatu w jakim został zapisany? Czy jeśli będziemy kiedyś chcieli obejrzeć listę dokumentów powstałych w okresie pomiędzy jedną datą a drugą, których twórcą jest określona instytucja, a adresatem określona osoba, to dobrze byłoby zobaczyć listę tytułów tych dokumentów odnoszących się w sposób zwięzły do ich treści? Cóż by nam było bowiem po liście odnalezionych dokumentów zatytułowanych Dokument 1, Dokument 2, Dokument 3.

27 Więcej Proponowany tekst objaśnień do niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (wzorowany na brytyjskim egms*) dostępny jest na stronie NDAP projekt-objanie-do-elementow-struktury.html *e-government Metadata Standard

28 wszędzie potrzebne są te same ogólne metadane data od kogo (czyli twórca nie nadawca) do kogo (adresat) znak sprawy określenie typu-rodzaju opis-tytuł to dlaczego ich nie standaryzować?

29 I nawet się już za to zabrano produkcję metadnych wymuszają: Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych - Dz.U nr 206 poz (struktura) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U nr 206 poz (postępowanie) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U nr 206 poz (przekazywanie wraz ze standardem oznaczania) problem tylko w tym, że standardowe oznaczanie wymuszane jest dopiero przy przekazaniu do archiwum państwowego czyli za 10 lat czyli a kto by się teraz tym zajmował

30 Przykłady formularzy do opisywania wpływów* *Na podstawie materiałów z seminarium poświęconego praktyce postępowania z dokumentacją przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) - 21 października 2009 w NDAP

31 Kilka pytań do dyskusji Czy metadane mogą dotyczyć dokumentów nie tylko elektronicznych? Czy wzory dokumentów w postaci elektronicznej powinny wymuszać powstawanie jakiegoś minimalnego zestawu standardowo uporządkowanych metadanych (a jeśli tak to jakich?) Czy powinien istnieć standardowy sposób przekazywania całej dokumentacji sprawy w postaci elektronicznej w sposób odzwierciedlający jej załatwienie (np. z urzędu gminy do SKO)? Czy dekretacja elektroniczna to metadane dopisane do dokumentu czy dokument elektroniczny mający własnego twórcę, datę, adresata i treść, pozostający w relacji do dekretowanego dokumentu?

32 to może weźmy najlepszy gotowy standard i już? dziś można mówić o takiej mnogości standardów, że trudno się w tym połapać nawet fachowcom z reguły każdy broni tego standardu, który zna albo uważa go za dedykowany dla swojego typu działalności

33 źródło John McDonough: One size fits all? Metadata for a multimedia virtual library and archive 33

34 Informatyzacja procesów Nawet w przypadkach gdy mamy do czynienia z informatyzacją procesów w celu realizacji konkretnych dedykowanych usług może (choć nie musi) powstawać dokumentacja elektroniczna uporządkowana w akta spraw (por. złożenie PIT 37 i planowane elektroniczne postępowanie upominawcze) Oczywiście udostępnianie kolejnych wyspecjalizowanych usług (mogących automatycznie sięgać po niezbędne do wydania decyzji zasoby znajdujące się w rejestrach publicznych) jest bardzo ważne i oczekiwane, ale myślenie, że w dającym się przewidzieć czasie zastąpią one w całości tradycyjne postępowanie wydaje się bardzo mało prawdopodobne.

35 Informatyzacja podmiotów O istnieniu potrzeby elektronicznego komunikowania się podmiotów - nawet jeśli nie przewidziano konkretnego systemu lub wyspecjalizowanej usługi - świadczy choćby ilość wiadomości poczty elektronicznej którą przesyłane są ważne informacje. Przekazanie informacji em jest bowiem tanie i szybkie, a przekazane w ten sposób teksty są przeszukiwalne i dające się łatwo cytować. Jednak podmioty publiczne nie ukrywają, że przesyłane e są często drukowane i w takiej postaci trafiają do akt Z tego powodu informatyzacja idzie w jeszcze jednym kierunku, a mianowicie nie automatyzowania poszczególnych wyspecjalizowanych procesów, ale całych podmiotów. Nieliczne z nich są już dziś gotowe do tego aby zdecydowaną większością wpływów w postaci papierowej zarządzać elektronicznie. Tak aby całość potrzebnej dokumentacji sprawy potrzebnej do podjęcia decyzji mieć stale dostępną niezależnie od tego czy powstała na papierze czy w postaci elektronicznej. I choćby dlatego jest potrzebna nowa instrukcja kancelaryjna

36 Dlaczego więc do przekazywania dokumentów do i z podmiotów publicznych (zwłaszcza w ramach kontaktów krajowych) używana jest tradycyjna poczta lub goniec? (drogo i powoli) mentalność prawo 4. 1 rozp. Premiera z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (każdy tworzy własne - sobie potrzebne wzory). instrukcje kancelaryjne (po co się męczyć z dokumentem elektronicznym jeśli dokumentacja końcowa załatwiania spraw i tak musi być w rzeczowych teczkach aktowych na papierze) ograniczenia techniczne poczta elektroniczna nie daje pewności, że dokument został dostarczony (choć tradycyjna też nie ) epuap w obecnej wersji, w praktyce nie nadaje się do kontaktów A2A

37 Jak można zmienić mentalność szkolenia i promocja e-administracji? ograniczenia techniczne epuap ma się zmienić w sposób pozwalający jednoczesne doręczanie do wielu podmiotów (tzw. rozdzielnik), a także łatwe udzielenie wnioskującemu odpowiedzi za pomocą tej platformy (funkcjonalności jak w poczcie elektronicznej, ale dające pewność doręczenia*) ograniczenia prawne usunięcie przeszkody własnych wzorów w praktyce uniemożliwiającej wysłanie pisma wg rozdzielnika do kilku podmiotów nowa instrukcja kancelaryjna umożliwiająca udokumentowanie procesu załatwiania spraw wyłącznie w postaci elektronicznej *na podstawie informacji uzyskanej na 2 warsztacie MSWiA pt. Linia współpracy epuap jako element sieci wartości e-administracji 26 listopada 2009

38 Dualizm papierowo-elektroniczny Nawet jeśli zostaną usunięte przeszkody prawne i techniczne to w dokumentacji podmiotów publicznych nadal będą istniały dokumenty papierowe i elektroniczne często dotyczące tych samych spraw. Nowe instrukcje kancelaryjne* muszą to uwzględnić *

39 Kilka kontrowersyjnych slajdów na temat podstawowych tez nowej IK (do dyskusji)

40 ma być ogólnie instrukcja ma być na tyle ogólna, na ile to możliwe aby zapewnić jednolite gromadzenie i porządkowanie dokumentacji Chodzi o kilka rzeczy: aby prawo nie narzucało technologii aby nie wpaść ponownie tak szybko w pułapkę prawa niedostosowanego do technologii szczegółowa instrukcja musiałaby uwzględniać podmioty różnej wielkości

41 będzie wolno nie tworzyć teczek wybrać sposób gromadzenia dokumentacji tak aby, zgodnie z art. 6 ustawy archiwalnej, odzwierciedlała załatwianie spraw: albo tradycyjny w teczkach rzeczowych albo w systemie teleinformatycznym Umożliwienie podmiotom małym radzącym sobie sprawnie na papierze wyboru pracy w sposób tradycyjny a obowiązkową Elektroniczną Skrzynkę Podawczą zapewni im epuap* A jednocześnie podmiotom nowoczesnym przygotowanym do innego sposobu pracy pełne wykorzystanie ich możliwości. w uproszczeniu: - nowocześni będą skanować papiery, - nienowocześni będą drukować dokumenty elektroniczne (jak dotąd większość) *zob. ważna uwaga: na końcu prezentacji (do dokumentu Linia Współpracy?)

42 chronologiczny skład papierów dokumentacja odzwierciedlająca załatwianie spraw tylko w systemie teleinformatycznym do zarządzania dokumentacją (EZD) wymaga m.in. zmiany art. 14 kpa! załatwianie spraw na podstawie odwzorowań cyfrowych (kopii cyfrowych dokumentacji istniejącej na nośniku papierowym, umożliwiających zapoznanie się z jej treścią bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru) a co za tym idzie (rewolucyjne!) gromadzenie napływających dokumentów papierowych w tzw. składzie chronologicznym (układ rzeczowy tylko w EZD) dekretowanie wpływów w EZD (poza ustalonymi wyjątkami).

43 trzy (dopuszczalne) sposoby udokumentowania treści pism wysłanych w postaci papierowej tradycyjna kopia papierowa z własnoręcznym podpisem skan wychodzącego oryginału ze zwykłym podpisem elektronicznym dołączającego skan z innym podpisem elektronicznym (jakim?) podpisany elektronicznie czystopis elektroniczny zwykłym podpisem elektronicznym (tej samej osoby która podpisała wychodzący papier) innym podpisem elektronicznym (jakim?)

44 trzy sposoby przenoszenia dokumentów z elektronicznej skrzynki podawczej do lokalnego systemu teleinformatycznego automatyczne wszczynające proces w EZD (gdy struktura wniosku/pisma jest przez EZD rozpoznawana i interpretowana) wymagające ręcznej rejestracji po skopiowaniu wniosku sporządzonego na podstawie wzoru ogólnego do lokalnego EZD (gdy nieliczne składane tą drogą wnioski nie uzasadniają automatyzacji procesu przenoszenia danych z zawartych we wniosku do tego systemu) automatyczne, wszczynające proces w dedykowanym do załatwiania tylko jednego rodzaju spraw systemie teleinformatycznym (gdy wniosek/pismo na podstawie wyspecjalizowanego wzoru właściwego dla tego rodzaju spraw)

45 inne to też dokument elektroniczny a w związku z tym: decyzja o tym czy kierowany na adres skrzynki referenta odzwierciedla załatwianie spraw - w gestii referenta (na zasadzie podobnej jak sporządzenie notatki z rozmów przeprowadzonych z interesantami por. np. 24 Rozp. Premiera z dnia 22 grudnia 1999 w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych) automatyczne przekazywanie dokumentów na podstawie ustalonych reguł (workflow)

46 Ale co ma wspólnego nowa instrukcja kancelaryjna z metadanymi i To proste: jeśli jej nie będzie to pozostaniemy przy uniwersalnym interoperacyjnym kontenerze zrozumiałym w każdym systemie informacyjnym Polsce interoperacyjnością?

47 Czy coś się zmieni jak już będzie wolno załatwiać sprawy elektronicznie? proszę zwrócić uwagę, że nie rozwijałem problemu mentalności składających wnioski (co papier to papier) pracowników podmiotów publicznych (w tym kadry kierowniczej) sądzę jednak że masowo będzie stosowane drukowanie wniosków złożonych elektronicznie i następnie potwierdzanie wydruku za zgodność* - czy zatem epuap zagwarantuje dla takich podmiotów przechowanie oryginalnych wniosków z postaci elektronicznej? * 7 ust.3 i 4 Rozp. MSWiA z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych

48 Dziękuję za uwagę Kazimierz Schmidt