KREATYWNA EUROPA. Podprogram MEDIA WSPARCIE DYSTRYBUCJI ONLINE WYTYCZNE

Transkrypt

1 KREATYWNA EUROPA Podprogram MEDIA WSPARCIE DYSTRYBUCJI ONLINE WYTYCZNE

2 SPIS TREŚCI 1. WSTĘP - WPROWADZENIE 2. CELE - TEMATY - PRIORYTETY 2.1. Cele 2.2. Projekty celowe 3. HARMONOGRAM 4. BUDŻET 5. KRYTERIA DOPUSZCZALNOŚCI 6. KRYTERIA KWALIFIKUJĄCE 6.1. Kwalifikujący się wnioskodawcy 6.2. Kwalifikujące się działania 7. KRYTERIA WYKLUCZAJĄCE 7.1. Wykluczenie z udziału 7.2. Wykluczenie z przyznania dotacji 7.3. Dokumentacja towarzysząca 8. KRYTERIA WYBORU 8.1. Możliwości finansowe 8.2. Możliwości operacyjne 9. KRYTERIA PRZYZNAWANIA DOTACJI 10. ZOBOWIĄZANIA PRAWNE 11. POSTANOWIENIA FINANSOWE Zasady ogólne Formy finansowania Ustalenia dotyczące płatności Zabezpieczenie płatności zaliczkowych 12. JAWNOŚĆ Ze strony beneficjentów Ze strony Agencji i/lub Komisji Komunikacja i rozpowszechnianie informacji 13. OCHRONA DANYCH 14. PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW Publikacja Rejestracja na portalu dla uczestników Złożenie wniosku Procedura oceny Decyzja o przyznaniu dotacji Obowiązujące zasady Dane kontaktowe Aneksy: Wszystkie aneksy są dostępne na stronie EACEA/MEDIA: 2

3 WYTYCZNE - EACEA 16/2014 Wsparcie dystrybucji online 1. WSTĘP - WPROWADZENIE Niniejsze wytyczne są oparte na rozporządzeniu nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 grudnia 2013 r. w sprawie wdrożenia programu wsparcia europejskiego sektora kulturalnego i kreatywnego ( Kreatywna Europa ). 1 Komisja Europejska odpowiada za wdrożenie programu Kreatywna Europa i za decyzje dotyczące przyznawania indywidualnego dofinansowania z funduszy Unii Europejskiej. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA), dalej zwana Agencją, zarządza podprogramem Kultura i MEDIA w imieniu i pod nadzorem Komisji Europejskiej. Wdrożenie niniejszego zaproszenia do składania wniosków nastąpi pod warunkiem: ostatecznego przyjęcia decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej zmieniającej Decyzję C(2013)8314 na temat rocznego programu prac na 2014 rok na rzecz wdrożenia programu Kreatywna Europa. Ogólne informacje wstępne na temat programu Kreatywna Europa można znaleźć na stronie: 2. CELE - TEMATY - PRIORYTETY 2.1. Cele Podprogram MEDIA ma na celu promocję obiegu produkcji audiowizualnych w skali międzynarodowej, a jego priorytetem jest: wsparcie transnarodowego marketingu, budowania marki i dystrybucji produkcji audiowizualnych na platformach innych niż kinowe; promocja nowych sposobów dystrybucji mających na celu umożliwienie powstania nowych modeli biznesowych. Podprogram MEDIA zapewni wsparcie dla następujących działań: opracowania systemów wsparcia dla dystrybucji zagranicznych filmów europejskich w kinach i za pośrednictwem innych platform, a także dla działań umożliwiających sprzedaż międzynarodową, w szczególności przygotowywania napisów, dubbingu oraz audiodeskrypcji do produkcji audiowizualnych; innowacyjnych działań testujących nowe narzędzia i modele biznesowe na obszarach, na które może wpłynąć wprowadzenie technologii cyfrowych Projekty celowe Program dystrybucji online zapewni wsparcie dla następujących działań: Działanie 1: Europejskie usługi VOD mające na celu zwiększenie obecności, widoczności i globalnej grupy odbiorców europejskich produkcji audiowizualnych; Działanie 2: gromadzenie i dostarczanie pakietów cyfrowych ułatwiających komercjalizację europejskich produkcji audiowizualnych na platformach VOD w państwach, gdzie produkcje te są niedostępne; Działanie 3: projekty eksperymentujące z równoczesną lub niemal równoczesną publikacją filmów europejskich na różnego rodzaju platformach dystrybucji (festiwale, filmy, DVD, 1 Opublikowano w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej dnia 20 grudnia 2013 r. (Dziennik Urzędowy UE L347/221). 3

4 VOD, kanały telewizyjne itd.) i w różnych państwach Europy. Osoby zgłaszające swoje projekty dotyczące różnych działań powinny złożyć osobne zgłoszenia dla każdego działania. Wspierane działania będą podzielone w następujący sposób: Umowy ramowe o partnerstwie na trzy lata (tylko w przypadku Działania 1) Umowy na jeden rok (Działanie 2 i Działanie 3). Umowa ramowa o partnerstwie formalizuje partnerstwo pomiędzy Agencją a wybranymi beneficjentami na trzy lata, aby umożliwić im osiągnięcie długoterminowych celów. Ustanawia ona warunki uproszczonej procedury selekcji i podpisywania umów (zob. sekcja 10). 3. HARMONOGRAM Etapy Data i termin lub przewidywany okres a) Ogłoszenie zaproszenia do składania wniosków maj 2014 r. b) Ostateczny termin składania wniosków 11 lipca 2014 r. 12:00 (południe, czas brukselski) c) Okres oceniania lipiec - październik 2014 r. d) Informacje dla wnioskodawców październik 2014 r. e) Podpisanie umowy o udzielenie dotacji listopad 2014 r. f) Data rozpoczęcia działania/program prac g) Maksymalny czas trwania działania/okres kwalifikowalności wydatków 1 stycznia 2015 r. lub 1 września 2014 r. (w przypadku uruchamiania nowych serwisów VOD w ramach Działania 1 zob. 6.2) 12 miesięcy lub 16 miesięcy (w przypadku uruchamiania nowych serwisów VOD w ramach Działania 1 zob. 6.2) 4. BUDŻET Całkowita szacowana wysokość środków przeznaczonych na współfinansowanie projektów wynosi 5,15 mln euro. Agencja zastrzega sobie prawo do rozdysponowania jedynie części wszystkich dostępnych środków. Orientacyjny podział na trzy rodzaje działań będzie następujący: - Działanie 1: orientacyjna kwota 3,65 mln euro - Działanie 2: orientacyjna kwota 0,5 mln euro - Działanie 3: orientacyjna kwota 1 mln euro 4

5 5. KRYTERIA DOPUSZCZALNOŚCI Składane wnioski muszą spełniać następujące wymagania: - muszą zostać wysłane nie później niż w ostatnim dniu składania wniosków określonym w sekcji 3 niniejszych wytycznych; - muszą zostać złożone na piśmie (zob. sekcja 14 niniejszych wytycznych) za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego online; - muszą być sporządzone w jednym z oficjalnych języków Unii Europejskim, najlepiej w języku angielskim lub francuskim. Aby złożyć wniosek, wnioskodawcy i partnerzy muszą podać w formularzu zgłoszeniowym swój kod identyfikacyjny uczestnika - PIC (Participant Identification Code). Kod PIC można uzyskać poprzez zarejestrowanie organizacji w systemie indywidualnej rejestracji (Unique Registration Facility, URF) za pośrednictwem Portalu Edukacji, Sektora audiowizualnego, Kultury, Obywatelstwa i Wolontariatu (Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal). System indywidualnej rejestracji to narzędzie, z którego wspólnie korzystają także inne serwisy Komisji Europejskiej. Jeżeli wnioskodawca lub partner ma już kod PIC, którego używał na potrzeby innych programów (na przykład programów badawczych), ten sam PIC jest ważny w przypadku niniejszego zaproszenia do składania wniosków. Wspominany portal umożliwia wnioskodawcom i partnerom umieszczanie i aktualizowanie informacji związanych z ich statusem prawnym oraz załączanie wymaganych dokumentów prawnych i finansowych (więcej informacji znajduje się w sekcji 14.2). 6. KRYTERIA KWALIFIKUJĄCE Wnioski spełniające kryteria podanie poniżej będą podlegały dokładnej ocenie Kwalifikujący się wnioskodawcy Program jest otwarty dla podmiotów (spółek prywatnych, organizacji non-profit, stowarzyszeń, organizacji charytatywnych, fundacji, władz samorządowych/rad miejskich itd.) utworzonych w jednym z państw biorących udział w podprogramie MEDIA (patrz poniżej), których bezpośrednimi lub większościowymi właścicielami są obywatele tych państw. Wnioski składane przez podmioty prawne utworzone w jednym z państw podanych poniżej kwalifikują się do programu, jeżeli spełniają wszystkie warunki wymienione w art. 8 rozporządzenia ustanawiającego program Kreatywne Europa i Komisja rozpoczęła negocjacje z danym państwem. Do tych państw należą: państwa członkowskie Unii Europejskiej; kraje przystępujące, kraje kandydujące oraz potencjalni kandydaci korzystający ze strategii przedakcesyjnej, zgodnie z ogólnymi zasadami i ogólnymi warunkami dotyczącymi udziału tych krajów w programach unijnych określonymi w poszczególnych umowach ramowych, decyzjach rady stowarzyszeniowej lub podobnych umowach; kraje należące do EFTA, które są członkami EOG, zgodnie z postanowieniami Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym; kraje sąsiadujące z Europą, według procedur ustalonych z tymi krajami i pozostających w zgodności z umowami ramowymi określającymi zasady ich udziału w programach Unii Europejskiej. Agencja może wybrać zgłoszenia wnioskodawców spoza państw członkowskich Unii Europejskiej, jeżeli w dniu podjęcia decyzji o przyznaniu dotacji podpisano umowy przygotowujące do przystąpienia tych państw do programu Kreatywna Europa. (Aktualna lista państw spełniających te warunki oraz państw, z którymi Komisja rozpoczęła negocjacje znajduje się pod adresem: 5

6 W przypadku wniosków złożonych w ramach Działania 1: żaden wnioskodawca lub grupa wnioskodawców nie może podlegać kontroli większościowej (ani pod względem liczby posiadanych udziałów, ani pod względem handlowym) nadawcy ani firmy telekomunikacyjnej. Kontrola większościowa ma miejsce, gdy pojedynczy nadawca lub firma telekomunikacyjna posiada ponad 25% kapitału zakładowego spółki (lub 50%, jeżeli wspólnikami spółki jest kilku nadawców lub firm telekomunikacyjnych). W przypadku gdy działanie polega na ułatwianiu uruchomienia serwisów VOD w krajach, w których europejska oferta VOD jest ograniczona, zasada ta nie dotyczy partnerów niebędących koordynatorami w grupie wnioskodawców. Osoby fizyczne nie mogą ubiegać się o dotację. 6.2 Kwalifikujące się działania Za wnioski kwalifikujące się zostaną uznane wyłącznie wnioski odpowiadające jednemu z trzech Działań opisanych poniżej: Działanie 1: Wsparcie dla usług VOD Działania kwalifikujące się obejmują działania wdrażane przez europejskie serwisy VOD w celu zwiększenia obecności, widoczności i światowej grupy odbiorów europejskich produkcji audiowizualnych na tych platformach. Działanie 1 obejmuje także czynności zwiększające/utrzymujące konkurencyjność tych serwisów VOD, polegające na zwiększeniu dostępności usług VOD na istniejących i nowych urządzeniach, a w efekcie również optymalizacji potencjalnych odbiorców. Czynności podejmowane w ramach Działania 1 mogą również mieć na celu ułatwienie uruchomienia serwisów VOD w krajach, w których europejska oferta VOD jest ograniczona. Taki rozwój opierałby się w szczególności na współpracy pomiędzy istniejącymi europejskimi serwisami VOD i podmiotami lokalnymi. Wsparcie będzie miało formę umowy ramowej o partnerstwie zawartej na 3 lata oraz umów szczegółowych na każdy rok (więcej szczegółów znajduje się w sekcji 10). Wideo na żądanie (VOD) - definicja: Usługa umożliwiająca indywidualnym użytkownikom wybór produkcji audiowizualnych z centralnego serwera, które zostaną wyświetlone na zdalnym ekranie poprzez strumieniowanie i/lub pobieranie. Minimalny wymiar europejski: Zaproponowane działania muszą mieć wymiar europejski, co oznacza, że oferowane treści muszą obejmować produkcje audiowizualne z przynajmniej pięciu krajów uczestniczących w podprogramie MEDIA reprezentujących przynajmniej pięć różnych oficjalnych języków Unii Europejskiej. Z jednego kraju nie może pochodzić więcej niż 40% treści (licząc czas programów). To kryterium musi zostać spełnione na samym początku oraz przez cały czas trwania działania. Treść kwalifikująca się: europejskie produkcje audiowizualne: Treść główna, czyli filmy fabularne, animacje i kreatywne filmy dokumentalne, w tym pełnometrażowe filmy fabularne, filmy telewizyjne, seriale i filmy krótkometrażowe, Treść alternatywna (reportaże z planu, opery, koncerty, występy...). Potencjalni beneficjenci powinni zachować odpowiednią równowagę pomiędzy dwoma rodzajami treści. Zawartość filmów europejskich katalogu VOD MUSI składać się z treści głównej przynajmniej w 60%. Produkcje europejskie powinny spełniać następujące warunki: większość musi być wyprodukowana przez producenta lub producentów z krajów 6

7 uczestniczących w podprogramie MEDIA. Za producentów uznaje się wyłącznie firmy produkcyjne wskazane w napisach końcowych jako producenci. Przy określaniu, kto jest rzeczywistym producentem można wziąć pod uwagę również inne elementy, takie jak kontrola kreatywna, własność praw do eksploatacji i podział zysków; muszą być wyprodukowane przy znaczącym udziale profesjonalistów będących obywatelami/mieszkańcami krajów uczestniczących w podprogramie MEDIA. Znaczący udział oznacza uzyskanie ponad 50% punktów na podstawie tabeli przedstawionej poniżej (np. co najmniej 10 punktów w przypadku produkcji fabularnych lub największy udział punktów, jeżeli suma punktów jest mniejsza niż 19, co zazwyczaj zdarza się w przypadku filmów dokumentalnych lub animowanych, w których nie wszystkie kategorie są uwzględnione w napisach końcowych): Obywatele/mieszkańcy państw uczestniczących w podprogramie MEDIA Punkty Reżyser 3 Scenarzysta 3 Kompozytor 1 Aktor 1 2 Aktor 2 2 Aktor 3 2 Dyrektor artystyczny/scenografia 1 Kierownictwo zdjęć 1 Montaż 1 Dźwięk 1 Lokalizacja planu zdjęciowego 1 Laboratorium 1 Razem 19 Działania nie mogą rozpocząć się przed 1 stycznia 2015 r. Muszą zostać zakończone do 31 grudnia 2015 r. Maksymalny czas trwania projektów wynosi 12 miesięcy. Przypadek szczególny W przypadku czynności podejmowanych w ramach Działania 1, których celem jest uruchomienie nowych serwisów VOD w krajach, gdzie europejska oferta VOD jest ograniczona (patrz powyżej), okres kwalifikowalności może rozpocząć się 1 września 2014 r. (najwcześniej) i skończyć się 31 grudnia 2015 r. Dlatego w celu uwzględnienia ewentualnych kosztów związanych w uruchomieniem nowych serwisów okres kwalifikowalności za pierwszy rok takiego uruchomienia może wynosić 16 miesięcy. W każdym przypadku serwis musi zostać uruchomiony najpóźniej 1 marca 2015 r. Przy przyznawaniu dotacji będą brane pod uwagę wyłącznie wnioski spełniające kryteria kwalifikowalności. W przypadku gdy wniosek nie spełni kryteriów kwalifikowalności, wnioskodawca otrzyma pismo uzasadniające. Działanie 2: Wsparcie dla opracowania gotowych pakietów online Działania kwalifikujące się polegają na gromadzeniu i dostarczaniu cyfrowych pakietów europejskich produkcji audiowizualnych. Ma to na celu zwiększenie ich dostępności i widoczności, w szczególności w serwisach VOD oferowanych w krajach, gdzie produkcje te nie są dostępne za pośrednictwem żadnych platform dystrybucyjnych. Z tego względu działania te powinny wspierać komercjalizację europejskich produkcji audiowizualnych na platformach VOD dostępnych w krajach, do których skierowany jest projekt. Katalog powinien skoncentrować się na europejskich produkcjach audiowizualnych, które 7

8 wykazały potencjał komercyjny: katalog musi obejmować tytuły, które zostały sprzedane do dystrybucji kinowej lub telewizyjnej w przynajmniej pięciu krajach uczestniczących w podprogramie MEDIA. Katalog powinien być z godny z jasno sprecyzowaną linią wydawniczą oraz powinna mu towarzyszyć konkretna strategia marketingowa. Przygotowanie pakietów powinno obejmować następujące elementy: kodowanie, przygotowywanie napisów, dostarczenie metadanych, opracowanie międzysektorowych/wieloterytorialnych strategii marketingowych i materiałów. Minimalny wymiar europejski: W przypadku Działania 2 obowiązują następujące kryteria: Treść oferowana w ramach projektu musi zawierać katalog minimum 30 europejskich produkcji audiowizualnych; Katalog musi obejmować filmy z przynajmniej pięciu krajów uczestniczących w podprogramie MEDIA reprezentujących przynajmniej pięć różnych oficjalnych języków Unii Europejskiej. Każdy film w katalogu powinien być udostępniony na platformach VOD w przynajmniej 5 krajach uczestniczących w podprogramie MEDIA. Treść kwalifikująca się: Europejskie produkcje audiowizualne Filmy fabularne, filmy animowane i twórcze filmy dokumentalne, w tym pełnometrażowe filmy fabularne, filmy telewizyjne lub seriale Treści europejskie powinny spełniać następujące warunki: większość musi być wyprodukowana przez producenta lub producentów z krajów uczestniczących w podprogramie MEDIA. Za producentów uznaje się wyłącznie firmy produkcyjne wskazane w napisach końcowych jako producenci. Przy określaniu, kto jest rzeczywistym producentem można wziąć pod uwagę również inne elementy, takie jak kontrola kreatywna, własność praw do eksploatacji i podział zysków; muszą być wyprodukowane przy znaczącym udziale profesjonalistów będących obywatelami/mieszkańcami krajów uczestniczących w podprogramie MEDIA. Znaczący udział oznacza uzyskanie ponad 50% punktów na podstawie tabeli przedstawionej poniżej (np. 10 lub więcej punktów w przypadku produkcji fabularnych lub największy udział punktów, jeżeli łączna liczba jest mniejsza niż 19, co zazwyczaj zdarza się w przypadku filmów dokumentalnych lub animowanych, w których nie wszystkie kategorie są uwzględnione w napisach końcowych): Obywatele/mieszkańcy państw uczestniczących w podprogramie MEDIA Punkty Reżyser 3 Scenarzysta 3 Kompozytor 1 Aktor 1 2 Aktor 2 2 Aktor 3 2 Dyrektor artystyczny/scenografia 1 Kierownictwo zdjęć 1 Montaż 1 Dźwięk 1 Lokalizacja planu zdjęciowego 1 Laboratorium 1 Razem 19 8

9 Działania nie mogą rozpocząć się przed 1 stycznia 2015 r. Muszą zostać zakończone do 31 grudnia 2015 r. Maksymalny czas trwania projektów wynosi 12 miesięcy. Jeżeli po podpisaniu umowy i rozpoczęciu projektu beneficjent nie może ukończyć projektu w wyznaczonym terminie z powodów w pełni uzasadnionych i będących poza kontrolą beneficjenta, możliwe jest uzyskanie zgody na wydłużenie okresu kwalifikowalności. W przypadku złożenia prośby o przedłużenie okresu przed upływem terminu wyznaczonego w umowie możliwe jest przyznanie maksymalnie 6 dodatkowych miesięcy. W takim wypadku maksymalny czas trwania projektu wynosi 18 miesięcy. Przy przyznawaniu dotacji będą brane pod uwagę wyłącznie wnioski spełniające kryteria kwalifikowalności. W przypadku gdy wniosek nie spełni kryteriów kwalifikowalności, wnioskodawca otrzyma pismo uzasadniające. Działanie 3: Wsparcie dla innowacyjnych publikacji na wielu platformach Działanie to ma na celu wsparcie innowacyjnych projektów dotyczących publikacji jednego lub kilku filmów europejskich na wielu platformach. Każdy film musi zostać opublikowany w przynajmniej trzech krajach uczestniczących w podprogramie MEDIA. Projekty muszą zawierać propozycje eksperymentów dotyczących równoczesnej lub niemal równoczesnej publikacji filmów europejskich za pośrednictwem różnego rodzaju platform dystrybucji (festiwale, filmy, DVD, VOD, kanały telewizyjne itd.) i w różnych państwach Europy. Muszą one mieć na celu rozwój nowych modeli biznesowych. Kluczową rolę w działaniu będzie odgrywać transparentność. Z tego względu wnioski powinny starać się przedstawić osiągnięte wyniki władzom publicznym, państwom członkowskim i podmiotom przemysłu audiowizualnego. Treść kwalifikująca się: film europejski Film musi być fabularny (włączając filmy animowane) lub dokumentalny. Jego minimalny czas trwania powinien wynosić 60 minut. Ponadto film powinien spełniać następujące warunki: większość musi być wyprodukowana przez producenta lub producentów z krajów uczestniczących w podprogramie MEDIA. Za producentów uznaje się wyłącznie firmy produkcyjne wskazane w napisach końcowych jako producenci. Przy określaniu, kto jest rzeczywistym producentem można wziąć pod uwagę również inne elementy, takie jak kontrola kreatywna, własność praw do eksploatacji i podział zysków; filmy muszą być wyprodukowane przy znaczącym udziale profesjonalistów będących obywatelami/mieszkańcami krajów uczestniczących w podprogramie MEDIA. Znaczący udział oznacza uzyskanie ponad 50% punktów na podstawie tabeli przedstawionej poniżej (np. 10 lub więcej punktów w przypadku produkcji fabularnych lub największy udział punktów, jeżeli łączna liczba jest mniejsza niż 19, co zazwyczaj zdarza się w przypadku filmów dokumentalnych lub animowanych, w których nie wszystkie kategorie są uwzględnione w napisach końcowych): Obywatele/mieszkańcy państw uczestniczących w podprogramie MEDIA Punkty Reżyser 3 Scenarzysta 3 Kompozytor 1 Aktor 1 2 Aktor 2 2 Aktor 3 2 Dyrektor artystyczny/scenografia 1 9

10 Kierownictwo zdjęć 1 Montaż 1 Dźwięk 1 Lokalizacja planu zdjęciowego 1 Laboratorium 1 Razem 19 Działania nie mogą rozpocząć się przed 1 stycznia 2015 r. Muszą zostać zakończone do 31 grudnia 2015 r. Maksymalny czas trwania projektów wynosi 12 miesięcy. Jeżeli po podpisaniu umowy i rozpoczęciu projektu beneficjent nie może ukończyć projektu w wyznaczonym terminie z powodów w pełni uzasadnionych i będących poza kontrolą beneficjenta, możliwe jest uzyskanie zgody na wydłużenie okresu kwalifikowalności. W przypadku złożenia prośby o przedłużenie okresu przed upływem terminu wyznaczonego w umowie możliwe jest przyznanie maksymalnie 6 dodatkowych miesięcy. W takim wypadku maksymalny czas trwania projektu wynosi 18 miesięcy. Przy przyznawaniu dotacji będą brane pod uwagę wyłącznie wnioski spełniające kryteria kwalifikowalności. W przypadku gdy wniosek nie spełnia kryteriów kwalifikowalności, wnioskodawca otrzyma pismo uzasadniające. 7. KRYTERIA WYKLUCZAJĄCE 7.1. Wykluczenie z udziału Wnioskodawcy będą wykluczeni z uczestnictwa w procedurze składania wniosków w przypadku zaistnienia którejkolwiek w poniższych sytuacji: (a) znajdują się w stanie upadłości lub likwidacji, ich sprawami zarządza sąd, zawarli porozumienie z wierzycielami, zawiesili działalność biznesową, toczy się wobec nich postępowanie dotyczące tego typu spraw lub są w analogicznej sytuacji wynikającej z podobnej procedury określonej ustawodawstwem lub przepisami krajowymi; (b) wnioskodawcy lub osoby upoważnione do ich reprezentacji, podejmowania decyzji lub sprawowania kontroli na wnioskodawcami zostali skazani za wykroczenie dotyczące ich działań zawodowych wyrokiem, który uzyskał powagę rzeczy osądzonej wydanym przez odpowiednie organy państw członkowskich; (c) dopuścili się poważnego naruszenia zasad etyki zawodowej udowodnionego w jakikolwiek sposób, co może uzasadnić urzędnik upoważniający, w tym poprzez decyzje EBI i organizacji międzynarodowych; (d) nie przestrzegają obowiązków dotyczących płatności składek na ubezpieczenie społeczne lub podatków zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w kraju, w której podmiot został utworzony lub w kraju odpowiedzialnego urzędnika upoważniającego lub w kraju, w którym realizowana jest umowa o dotację; (e) wobec wnioskodawcy lub osób uprawnionych de reprezentacji, podejmowania decyzji lub sprawowania kontroli nad wnioskodawcą wydano wyrok, który uzyskał powagę rzeczy osądzonej za oszustwo, korupcję, działalność w organizacji przestępczej, pranie brudnych pieniędzy lub inną działalność niezgodną z prawem, w przypadku gdy taka działalność szkodzi interesom finansowym Unii Europejskiej; (f) podlegają obecnie karze administracyjnej określonej w art rozporządzenia finansowego Wykluczenie z przyznania dotacji Wnioskodawcom nie zostanie przyznane wsparcia finansowe, jeżeli w trakcie procedury przyznawania dotacji: (a) podlegają konfliktowi interesów; 10

11 (b) przedstawili Agencji niezgodne z prawdą informacje wymagane jako warunek dopuszczenia do udziału w procedurze przyznawania dotacji lub nie dostarczyli takich informacji; (c) znaleźli się w jednej z sytuacji powodujących wykluczenie z udziału opisanych w sekcji 7.1 powyżej. Na wnioskodawców lub podmioty afiliowane można nałożyć kary administracyjne i finansowe, jeżeli wnioskodawcy lub podmioty afiliowane przedstawiły niezgodne z prawdą informacje lub poważnie naruszyły swoje obowiązki umowne wynikające z wcześniejszej procedury przyznawania dotacji Dokumentacja towarzysząca Wnioskodawcy ubiegający się o dotację przekraczającą euro mają obowiązek podpisać honorowe oświadczenie potwierdzające, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji opisanych w sekcjach 7.1. i 7.2 powyżej. W tym celu muszą wypełnić odpowiedni formularz i dołączyć go do formularza zgłoszeniowego w odpowiedzi na zgłoszenie do składania wniosków. Formularz znajduje się w sekcji Annexes (Aneksy) na stronie: 8. KRYTERIA WYBORU Wnioskodawcy mają obowiązek złożyć wypełnione i podpisane honorowe oświadczenie potwierdzające ich status osoby prawnej oraz możliwości finansowe i operacyjne związane z przeprowadzeniem proponowanych działań Możliwości finansowe Wnioskodawcy muszą posiadać stabilne źródła finansowania, które będą wystarczające, aby utrzymać działalność w okresie realizacji działania lub w roku, na który przyznano dotacje oraz uczestniczyć w finansowaniu projektu. Możliwości finansowe wnioskodawców zostaną ocenione na podstawie następującej dokumentacji towarzyszącej złożonej wraz z wnioskiem: a) Dotacje o niskiej wartości ( euro): honorowe oświadczenie. b) Dotacje > euro: honorowe oświadczenie; sprawozdanie finansowe (w tym bilans, rachunek zysków i strat oraz aneksy) z dwóch ostatnich lat obrotowych, dla których zamknięto księgi rachunkowe; formularz dotyczący możliwości finansowych uwzględniony we wniosku zgłoszeniowym, w którym przedstawione zostaną odpowiednie ustawowe dane księgowe w celu wyliczenia współczynników określonych w formularzu. c) Dotacje na działania > euro lub umowy ramowe o partnerstwie, dodatkowo do dokumentów wymienionych powyżej: raport z audytu przygotowany przez upoważnionego zewnętrznego audytora potwierdzający księgi rachunkowe za ostatni dostępny rok obrotowy (dla dotacji > euro) lub za ostatnie dwa lata (w przypadku ramowych umów o partnerstwie); W przypadku złożenia wniosku przez grupę kilku wnioskodawców (konsorcjum) progi wspomniane w podpunkcie c) dotyczą każdego wnioskodawcy. Jeżeli na podstawie złożonych dokumentów Agencja uzna możliwości finansowe wnioskodawcy za niewystarczające, może: poprosić o przedstawienie dalszych informacji; 11

12 zaproponować umowę o udzielenie dotacji bez płatności zaliczkowych; zaproponować umowę o udzielenie dotacji z płatnością zaliczkową objętą gwarancją bankową (zob. sekcja 11.4 poniżej); zaproponować umowę o udzielenie dotacji bez płatności zaliczkowej, ale z płatnościami okresowymi dokonywanymi w oparciu o poniesione koszty; odrzucić wniosek. 8.2 Możliwości operacyjne Wnioskodawcy muszą mieć odpowiednie kompetencje zawodowe i kwalifikacje niezbędne do realizacji zaproponowanego działania lub programu prac. W związku z tym wnioskodawcy muszą złożyć honorowe oświadczenie, a wnioskodawcy ubiegający się o dotację powyżej euro muszą dodatkowo dostarczyć następującą dokumentację towarzyszącą: podsumowanie działań wnioskodawcy z ostatnich dwóch lat (jeżeli nie jest w pełni dostępne, należy udostępnić schemat organizacyjny wnioskodawcy przedstawiający strukturę organizacji i funkcje głównych pracowników); curriculum vitae lub opis profilu głównych osób odpowiedzialnych za zarządzanie i wdrażanie działań w każdej instytucji partnerskiej. 9. KRYTERIA PRZYZNAWANIA DOTACJI Kwalifikujące się wnioski/projekty będą oceniane na podstawie następujących kryteriów: Kryteria Definicje Maksymalna liczba punktów 1 Istotność i europejska wartość dodana To kryterium ocenia istotność działania, w tym wymiar europejski, w kontekście celów zaproszenia do składania wniosków Jakość działań To kryterium ocenia dobór metodologii do celów, w tym grupę docelową, metody selekcji, strategię marketingową, wykonalność i opłacalność Rozpowszechnianie wyników projektu, jego wpływ i zrównoważony charakter To kryterium ocenia wpływ dostarczonego wsparcia na dostępność, widoczność i potencjalnych odbiorców europejskich produkcji audiowizualnych Jakość zespołu i grup To kryterium ocenia zakres partnerstwa i wymianę wiedzy w ramach partnerstwa w celu osiągnięcia celów działania 10 Szczegółowy opis kryteriów przyznawania dotacji i rozkład punktów: Istotność i europejska wartość dodana (30 punktów) To kryterium weźmie pod uwagę następujące elementy: Wymiar i zakres programów w katalogu oraz linia wydawnicza katalogu (10 punktów), Dystrybucja transgraniczna i transjęzykowa (10 punktów), Dystrybucja treści z krajów o niskich możliwościach produkcyjnych (10 punktów). Jakość działań (40 punktów) 12

13 To kryterium weźmie pod uwagę następujące elementy: Jakość i spójność strategii wdrażanych na rzecz zwiększenia dostępności, widoczności i globalnej grupy odbiorów europejskich produkcji audiowizualnych w serwisach internetowych (10 punktów), Jakość strategii promocyjnych i marketingowych w celu dotarcia do odbiorców i obszarów docelowych, a także zastosowanych technik i narzędzi (10 punktów), Jakość modelu biznesowego i opłacalność zgłoszonego planu działań (10 punktów), Innowacyjny aspekt działania (10 punktów). Rozpowszechnianie wyników projektu, jego wpływ i zrównoważony charakter To kryterium weźmie pod uwagę następujące elementy: Liczba obszarów docelowych oraz wielkość docelowej grupy odbiorców (10 punktów), Zaproponowana metodologia w zakresie gromadzenia, analizy i rozpowszechniania uzyskanych wyników (10 punktów). Jakość zespołu i grup (10 punktów) To kryterium weźmie pod uwagę następujące elementy: Spójność i komplementarność zespołu/konsorcjum, w tym podział obowiązków, proces podejmowania decyzji oraz wymiana wiedzy (10 punktów). 10. ZOBOWIĄZANIA PRAWNE W przypadku przyznania dotacji przez Agencję do beneficjenta wysłania zostanie umowa o przyznanie dotacji (Działanie 2 i Działanie 3) lub umowa ramowa o partnerstwie (Działanie 1) zawierająca kwoty w euro i szczegółowe informacje na temat warunków i poziomu finansowania, a także informacje na temat procedury mającej na celu formalizację obowiązków stron. Umowa może dotyczyć jednego beneficjenta (dla pojedynczych wnioskodawców) lub kilku beneficjentów (w przypadku gdy wielu wnioskodawców nawiązuje współpracę i składa wspólny wniosek), przy czym w takim przypadku umowa podpisywana jest z koordynatorem projektu. Należy pamiętać, że przyznanie dotacji nie jest równoznaczne z upoważnieniem do otrzymania dotacji w kolejnych latach. Dwie kopie oryginalnej umowy muszą najpierw zostać podpisane przez beneficjenta w imieniu konsorcjum i niezwłocznie przekazane Agencji. Agencja podpisze umowy jako ostatnia. Umowa ramowa o partnerstwie (wyłącznie dla Działania 1): W przypadku ostatecznego zatwierdzenia zgłoszonego działania przez Agencję do beneficjenta wysłana zostanie umowa ramowa o partnerstwie na 3 lata. Umowa ramowa o partnerstwie formalizuje partnerstwo pomiędzy Agencją a beneficjentami na 3 lata, aby umożliwić im osiągnięcie długoterminowych celów. Jest ona skierowana do organizacji, których działania są stabilne, w szczególności pod względem celów, formatu, grupy docelowej i metodologii. Do umowy zostanie dołączony globalny plan działania. Następnie beneficjent otrzyma szczegółową umowę określającą warunki i poziom finansowania w pierwszym roku. Program prac na pierwszy rok będzie stanowił podstawę przyznania rocznej dotacji na prowadzenie działań w tym konkretnym roku. Umowa może dotyczyć jednego beneficjenta (dla pojedynczych wnioskodawców) lub kilku beneficjentów (w przypadku gdy wielu wnioskodawców nawiązuje współpracę i składa wspólny wniosek), przy czym w takim przypadku umowa podpisywana jest z koordynatorem projektu. 13

14 Informacje na temat finansowania działania w kolejnych latach W 2015 r. wnioskodawcy wybrani w ramach umowy ramowej o partnerstwie wypełnią uproszczony wniosek o dotację na działania prowadzone w 2016 r. Procedura ta zostanie zastosowana również w 2016 r. w odniesieniu do działań podejmowanych w 2017 r. Uproszczony wniosek o dotację, który będzie zawierał roczny program prac i szczegółowy budżet przewidziany na prowadzenie działań w danym roku, powinien być zgodny z globalnym planem działań i będzie stanowił podstawę do przyznania dotacji. W przypadku działania polegającego na uruchomieniu nowego serwisu VOD dotacja będzie ograniczona do maksymalnego dofinansowania na poziomie 50% wszystkich kosztów kwalifikowalnych w ciągu trzech lat obowiązywania umowy ramowej o partnerstwie. We wszystkich innych przypadkach planowanie jest stopniowe zmniejszanie wkładu finansowego Unii Europejskiej w kolejnych latach zgodnie z następującym schematem: Pierwszy rok: dotacja z Unii Europejskiej jest ograniczona do maksymalnego dofinansowania na poziomie 40% wszystkich kosztów kwalifikowalnych; Drugi rok: dotacja z Unii Europejskiej jest ograniczona do maksymalnego dofinansowania na poziomie 30% wszystkich kosztów kwalifikowalnych; Trzeci rok: dotacja z Unii Europejskiej jest ograniczona do maksymalnego dofinansowania na poziomie 20% wszystkich kosztów kwalifikowalnych. Wdrożenie konkretnej umowy o przyznanie dotacji za każdy rok odbywa się z zastrzeżeniem przyjęcia rocznego budżetu Unii Europejskiej przez władzę budżetową. 11. POSTANOWIENIA FINANSOWE Zasady ogólne a) Brak możliwości kumulacji środków Na dane działanie można otrzymać wyłącznie jedną dotację z budżetu UE. Te same koszty nie mogą być dwukrotnie finansowane z budżetu UE. Aby zagwarantować zgodność z tym zapisem, w formularzu zgłoszeniowym wnioskodawcy mają obowiązek wskazać źródła i kwoty finansowania z UE, jakie otrzymali lub o jakie ubiegali się w związku z tym samym działaniem lub jego częścią lub w związku z działalnością wnioskodawcy w tym samym roku obrotowym, a także wszelkie inne finansowanie, jakie otrzymali lub o jakie ubiegali się za to samo działanie. b) Brak mocy wstecznej 2 Nie ma możliwości otrzymania dotacji z mocą wsteczną za już ukończone działania. Dotację na działanie, które już się rozpoczęło można przyznać jedynie w przypadku gdy wnioskodawca wykaże konieczność rozpoczęcia działania przed podpisaniem umowy o przyznanie dotacji lub ogłoszeniem decyzji o przyznaniu dotacji. Aby w takim wypadku koszty kwalifikowały się do finansowania, nie mogą zostać poniesione przed datą złożenia wniosku o przyznanie dotacji. 2 Art. 130 rozporządzenia finansowego 14

15 c) Współfinansowanie Współfinansowanie oznacza, że środki niezbędne do przeprowadzenia działania lub realizacji programu prac nie mogą pochodzić w całości z dotacji unijnej. Współfinansowanie działania lub programu prac może przyjąć formę: środków własnych beneficjenta, dochodu z realizacji działania lub programu prac, wkładu finansowego osób trzecich. d) Zrównoważony budżet Do formularza zgłoszeniowego należy dołączyć szacowany budżet działania lub programu prac. Budżet musi być zrównoważony pod względem dochodów i wydatków. Plan budżetu musi zostać sporządzony w euro. Jeżeli wnioskodawcy przewidują, że koszty nie będą ponoszone w euro, mają obowiązek wykorzystać kurs wymiany walut opublikowany na stronie Infor-euro pod adresem: obowiązujący w dniu publikacji zaproszenia do składania wniosków. e) Umowy wdrożeniowe/podwykonawstwo Jeżeli realizacja działania wymaga udzielenia zamówień publicznych (umów wdrożeniowych), beneficjent musi udzielić zamówienia oferentowi proponującemu najlepszy stosunek jakości do ceny lub najniższą cenę (stosownie do sytuacji), unikając konfliktu interesów, oraz musi zachować dokumentację na wypadek audytu. Podwykonawstwo, czyli zlecanie wykonawcom zewnętrznym realizacji konkretnych działań lub zadań stanowiących część działania/programu prac opisanego we wniosku, których beneficjent nie może zrealizować samodzielnie, musi spełniać warunki obowiązujące w przypadku jakichkolwiek umów wdrożeniowych (zgodnie z opisem powyżej) oraz dodatkowo następujące warunki: musi obejmować jedynie ograniczoną część działania; koszty podwykonawstwa mogą obejmować maksymalnie 60% sumy kosztów działania; musi być uzasadnione pod względem charakteru działania i elementów niezbędnych do wdrożenia go; musi być wyraźnie wymienione we wniosku lub należy uzyskać uprzednie pisemne upoważnienie od Agencji. f) Wsparcie finansowe dla osób trzecich Wnioski nie mogą przewidywać wsparcia finansowego dla osób trzecich Formy finansowania Dotacje finansowane poprzez zwrot kosztów kwalifikowalnych w połączeniu ze stałą opłatą ryczałtową są wyliczane na podstawie szczegółowego szacowanego budżetu jasno wskazującego koszty kwalifikujące się do finansowania z Unii Europejskiej. Maksymalna wnioskowana kwota: Dotacja z Unii Europejskiej jest ograniczona do maksymalnej kwoty współfinansowania na następującym poziomie: Działanie 1: 40% kosztów kwalifikowalnych lub 50% w przypadku gdy działanie polega na uruchomieniu nowego serwisu VOD (zob. 6.2); Działanie 2: 50% kosztów kwalifikowalnych; 15

16 Działanie 3: 50% kosztów kwalifikowalnych. W związku z tym część sumy kosztów kwalifikowalnych uwzględnionych w szacowanym budżecie musi być sfinansowana ze środków niepochodzących z dotacji unijnej. Kwota dotacji nie może być wyższa niż koszty kwalifikowalne ani wnioskowana kwota. Kwoty są podane w euro. Akceptacja wniosku przez agencję wykonawczą nie oznacza zobowiązania się do przyznania dotacji w wysokości odpowiadającej kwocie wnioskowanej przez beneficjenta. Koszty kwalifikowalne Koszty kwalifikowalne to koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta dotacji, które spełniają następujące kryteria: są poniesione w okresie realizacji działania/programu prac określonym w umowie o przyznanie dotacji, za wyjątkiem kosztów związanych z raportami końcowymi i certyfikatami. Okres kwalifikowalności kosztów rozpocznie się 1 stycznia 2015 r. i zakończy się 31 grudnia 2015 r. W przypadku działań polegających na uruchomieniu nowych serwisów VOD w krajach, gdzie europejska oferta VOD jest ograniczona (patrz 6.2), okres kwalifikowalności może rozpocząć się 1 września 2014 r. (najwcześniej) i skończyć się 31 grudnia 2015 r. są uwzględnione w szacowanym całkowitym budżecie działania/programu prac; są poniesione w związku z działaniem objętym dotacją i są niezbędne do wdrożenia działania/programu prac; są możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, przede wszystkim są zarejestrowane w dokumentacji księgowej beneficjenta i opisane zgodnie z obowiązującymi standardami prowadzenia dokumentacji księgowej w kraju beneficjenta oraz standardowymi praktykami beneficjenta w zakresie księgowania kosztów; są zgodne z wymogami podatkowymi i prawem socjalnym; są rozsądne, uzasadnione i zgodne z zasadami rozsądnego zarządzania finansami, w szczególności w odniesieniu do ekonomii i efektywności; wewnętrzne procedury dotyczące rachunkowości i audytu muszą umożliwiać bezpośrednie uzgodnienie kosztów i dochodów zadeklarowanych w związku z działaniem/projektem z odpowiadającymi sprawozdaniami rachunkowymi i dokumentacją towarzyszącą. Bezpośrednie koszty kwalifikowalne: Bezpośrednie koszty kwalifikowalne poniesione w ramach realizacji działania/programu prac oznaczają koszty, które spełniają warunki kwalifikowalności wymienione powyżej oraz są możliwe do zidentyfikowania jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją działania lub programu prac i w związku z tym mogą zostać uznane za bezpośrednie koszty realizacji, takie jak: koszty zatrudnienia personelu pracującego na podstawie umowy o pracę zawartej z wnioskodawcą lub ustaleń stanowiących ekwiwalent umowy, przypisanych do realizacji działania/projektu, obejmujące rzeczywiste wynagrodzenie wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne oraz inne koszty ustawowe uwzględnione w wynagrodzeniu pracowników, pod warunkiem że koszty te są zgodne ze standardową polityką wynagrodzeń stosowaną przez beneficjenta lub jego partnerów (jeśli dotyczy). Uwaga: koszt ten musi stanowić rzeczywisty koszt poniesiony przez beneficjenta/współbeneficjenta. Koszt zatrudnienia pracowników przez inne organizacje jest kwalifikowalny wyłącznie wtedy, gdy jest pokrywany bezpośrednio przez beneficjenta lub przez niego zwracany. Koszty te mogę obejmować dodatkowe 16

17 wynagrodzenie, w tym płatności z tytułu umów uzupełniających niezależnie od ich charakteru, pod warunkiem, że są opłacane w sposób jednolity za każdym razem, gdy wymagany jest ten sam rodzaj pracy lub wiedzy specjalistycznej i niezależnie od wykorzystanego źródła finansowania. Koszty zatrudnienia personelu nie mogą przekroczyć 40% sumy kosztów kwalifikowalnych; diety (na spotkania, w tym spotkania inaugurujące projekt - jeśli dotyczy, konferencje europejskie itp.) pod warunkiem, że koszty te są zgodne ze standardowymi praktykami beneficjenta i nie przekraczają kwot zatwierdzanych co roku przez Komisję; koszty podróży (na spotkania, w tym spotkania inaugurujące projekt - jeśli dotyczy, konferencje europejskie itp.) pod warunkiem, że koszty te są zgodne ze standardowymi praktykami beneficjenta i nie przekraczają kwot zatwierdzanych co roku przez Komisję; koszty amortyzacji sprzętu (nowego lub używanego) - Agencja weźmie pod uwagę wyłącznie część kosztów amortyzacji odpowiadającą okresowi prowadzenia działania/projektu i rzeczywisty stopień wykorzystania na potrzeby działania, za wyjątkiem sytuacji, gdy charakter i/lub okoliczności użytkowania stanowią podstawę do innego traktowania przez Agencję; koszty materiałów eksploatacyjnych i zaopatrzenia, jeżeli są możliwe do zidentyfikowania i przypisane do działania/projektu; koszty wynikające z innych umów podpisanych przez beneficjenta lub jego partnerów w celu realizacji działania/projektu, jeżeli zostaną spełnione warunki określone w umowie o przyznanie dotacji; koszty wynikające bezpośrednio z wymagań związanych z realizacją działania/projektu (rozpowszechnianie informacji, konkretna ocena działania/projektu, tłumaczenie, powielanie itd.); koszty związane z zabezpieczeniem płatności zaliczkowych poniesione przez beneficjenta, jeśli zaistnieje taka konieczność; koszty związane z audytami zewnętrznymi, jeżeli są konieczne w związku z wnioskami o płatność; podatek od towarów i usług (VAT) niepodlegający odliczeniu z tytułu wszystkich działań, które nie należą do działań podejmowanych przez władze publiczne państw członkowskich. Pośrednie koszty kwalifikowalne (koszty ogólne) kwota ryczałtowa odpowiadająca 7% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych związanych z działaniem kwalifikuje się jako koszty pośrednie stanowiące ogólne koszty administracyjne poniesione przez beneficjenta, które można uznać za wydatki obciążające działanie/projekt. Koszty pośrednie nie mogą obejmować kosztów wpisanych jako inna pozycja w budżecie. Wnioskodawcy powinni zwrócić uwagę na fakt, iż w przypadku organizacji otrzymujących dotację na działalność koszty pośrednie nie są kwalifikowalne w ramach konkretnych działań. Koszty niekwalifikowalne Do kosztów niekwalifikowalnych należą: zwrot z kapitału; zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia; rezerwy na straty lub zadłużenie; należne odsetki; należności wątpliwe; straty wynikające z wymiany walut; koszty realizacji przelewu od Agencji naliczone przez bank beneficjenta; koszty zadeklarowane przez beneficjenta i pokryte przez inne działanie otrzymujące dotację unijną. Ponadto koszty pośrednie nie są kwalifikowalne w ramach dotacji przyznanej beneficjentowi na realizację działania, jeżeli w tym samym okresie 17

18 beneficjent otrzymuje dotację na działalność z budżetu Unii Europejskiej; wkłady niepieniężne; zbyt duże lub nieprzemyślane wydatki; wszelkie koszty poniesione przez beneficjenta, ale refakturowane na osoby trzecie; koszty nabycia praw do filmów. Katalog może zawierać filmy spoza Europy, ale konkretne koszty związane z takimi produkcjami (takie jak cyfryzacja, bezpieczeństwo, przygotowanie napisów) nie będą kwalifikowalne. Wyliczenie końcowej kwoty dotacji - dokumentacja towarzysząca Ostateczna kwota dotacji przyznanej beneficjentowi jest określona po ukończeniu działania lub programu prac, po zatwierdzeniu wniosku o płatność zawierającego następujące dokumenty: raport końcowy zawierający szczegóły dotyczące wdrożenia i wyniki działania/programu prac; ostateczny raport finansowy obejmujący faktycznie poniesione koszty. W przypadku dotacji na działanie poniżej euro beneficjent ma obowiązek złożyć, na potwierdzenie kwoty końcowej, Raport na temat faktycznych ustaleń z analizy ostatecznego raportu finansowego - typ I sporządzony przez upoważnionego audytora lub, w przypadku organów publicznych, przez kompetentnego i niezależnego funkcjonariusza publicznego. Procedura i format, jakie powinien stosować upoważniony audytor lub, w przypadku organów publicznych, kompetentny i niezależny funkcjonariusz publiczny, są szczegółowo opisane w następujących wytycznych: Należy obowiązkowo sporządzić raport w formie określonej w wytycznych. W przypadku dotacji na działanie o wartości minimum euro, kiedy kwota łączna wniosków o płatność wynosi minimum euro, beneficjent ma obowiązek złożyć, na potwierdzenie kwoty końcowej, Raport na temat faktycznych ustaleń z analizy ostatecznego raportu finansowego - typ II sporządzony przez upoważnionego audytora lub, w przypadku organów publicznych, przez kompetentnego i niezależnego funkcjonariusza publicznego. Certyfikat ma zaświadczyć, zgodnie z metodologią zatwierdzoną przez Agencję, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w sprawozdaniu finansowym, w oparciu o które wystosowano wniosek o płatność, są zgodne ze stanem faktycznym, właściwie udokumentowane i kwalifikowalne zgodnie z umową o przyznanie dotacji. Procedura i format, jakie powinien stosować upoważniony audytor lub, w przypadku organów publicznych, kompetentny i niezależny funkcjonariusz publiczny, są szczegółowo opisane w następujących wytycznych: Należy obowiązkowo sporządzić raport w formie określonej w wytycznych. Jeżeli faktyczne koszty kwalifikowalne poniesione przez beneficjenta są niższe niż przewidywano, Agencja zastosuje stawkę współfinansowania określoną w umowie o przyznanie dotacji do faktycznie poniesionych kosztów. W przypadku niewykonania lub wyraźnie nienależytego wykonania działania zaplanowanego we wniosku dołączonym do decyzji/umowy o przyznanie dotacji, ostateczna kwota dotacji zostanie odpowiednio pomniejszona. Zasada non-profit 18

19 Dotacje unijne nie mogą mieć na celu ani prowadzić do generowania zysku w ramach działania lub programu prac beneficjenta. Zysk oznacza nadwyżkę przychodów nad kwalifikowalnymi kosztami poniesionymi przez beneficjenta w przypadku złożenia wniosku o dokonanie płatności. W związku z tym w przypadku osiągnięcia zysku Agencji przysługuje prawo do odzyskania części procentowej zysku odpowiadającej wkładowi poniesionemu przez Unię Europejską na koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta w ramach realizacji działania lub programu prac Ustalenia dotyczące płatności Płatność zaliczkowa odpowiadająca 50% kwoty dotacji zostanie przekazana beneficjentowi w terminie 30 dni od daty podpisania umowy przez ostatnią ze stron, pod warunkiem otrzymania wszystkich wymaganych gwarancji. Jeżeli tak określono w umowie o przyznanie dotacji, beneficjentowi wypłacona zostanie płatność okresowa. Płatność okresowa służy pokryciu wydatków poniesionych przez beneficjenta na podstawie wniosku o płatność, gdy działanie zostało częściowo zrealizowane. W celu ustalenia kwoty należnej stanowiącej płatność okresową, stopa zwrotu kosztów kwalifikowalnych zatwierdzonych przez Komisję wynosi 50%. Agencja określi ostateczną kwotę, jaka zostanie wypłacona beneficjentowi na podstawie wyliczenia kwoty końcowej dotacji (zob. sekcja 11.2 powyżej). Jeżeli suma wcześniejszych płatności jest wyższa niż kwota końcowa dotacji, beneficjent będzie zobowiązany zwrócić nadwyżkę wypłaconą przez Komisję w oparciu o nakaz zwrotu środków Zabezpieczenie płatności zaliczkowych W przypadku gdy możliwości finansowe wnioskodawcy nie są satysfakcjonujące, może zostać poproszony o przedstawienie zabezpieczenia płatności zaliczkowych do kwoty wnioskowanych płatności zaliczkowych w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z płatnością zaliczkową. Gwarancja finansowa w euro powinna zostać przedstawiona przez zatwierdzony bank lub instytucję finansową założoną w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej. Jeżeli beneficjent ma siedzibę w państwie trzecim, odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający może zgodzić się na dostarczenie odpowiedniej gwarancji przez bank lub instytucję finansową w tym państwie trzecim, jeżeli uzna, że dany bank lub instytucja finansowa ma cechy i oferuje zabezpieczenie stanowiące ekwiwalent cech i zabezpieczeń oferowanych przez bank lub instytucję finansową z siedzibą w państwie członkowskim. Gwarancji finansowej nie mogą stanowić kwoty zablokowane na rachunkach bankowych. 12. JAWNOŚĆ Ze strony beneficjentów Beneficjenci mają obowiązek w jasny sposób potwierdzać wkład Unii Europejskiej we wszystkie publikacje lub w związku ze wszystkimi działaniami, dla których wykorzystano dotację. W związku z tym beneficjenci mają obowiązek uwydatnienia nazwy i kogo programu na wszystkich publikacjach, plakatach, programach i innych produktach stworzonych w ramach współfinansowanego projektu. W tym celu muszą wykorzystać tekst, logo i klauzulę dostępne na stronie które zostaną udostępnione przez Agencję. 3 Zapis ten nie obowiązuje w przypadku dotacji mniejszych lub równych euro. 19

20 Jeżeli beneficjent nie zastosuje się do tego wymogu, przyznana dotacja może ulec zmniejszeniu zgodnie z postanowieniami umowy o przyznanie dotacji lub decyzji o przyznaniu dotacji Ze strony Agencji i/lub Komisji Za wyjątkiem stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego rodzaju bezpośredniego wsparcia wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym, wszelkie informacje związane z dotacjami przyznanymi w danym roku obrotowym są publikowane na stronach internetowych instytucji Unii Europejskiej nie później niż dnia 30 czerwca w roku następującym po roku obrotowym, w którym przyznano dotację. Agencja i/lub Komisja opublikują następujące informacje: nazwę beneficjenta; lokalizację beneficjenta; przyznaną kwotę; charakter i cel dotacji. Na racjonalny i należycie uzasadniony wniosek beneficjenta możliwe jest odstąpienie od upublicznienia podanych informacji, jeżeli takie ujawnienie niesie ryzyko zagrożenia praw i wolności jednostek, które są chronione przez Kartę praw podstawowych Unii Europejskiej lub może zaszkodzić interesom handlowym beneficjentów Komunikacja i rozpowszechnianie informacji W celu maksymalizacji efektu projektom powinna towarzyszyć jasna i mocna strategia dotycząca komunikacji i rozpowszechniania informacji na temat działań podjętych w ramach projektów i osiągniętych efektów, a wnioskodawcy muszą poświęcić wystarczająco dużo czasu i środków, aby zapewnić komunikację i interakcję z podmiotami prowadzącymi podobną działalność, odbiorcami i lokalnymi społecznościami, w zależności od przypadku. Zgodnie z umową o przyznanie dotacji beneficjenci będą mieli obowiązek sporządzić publiczne podsumowanie/raport w języku angielskim, w którym przedstawią informacje na temat swojej pracy i wyników projektu. Publiczne podsumowanie/raport należy dołączyć do raportu końcowego przedstawionego Agencji. Komisja może wykorzystać raport w celu przekazywania informacji na temat wyników projektów. Komisja wraz z Agencją mogą wskazywać dobre praktyki i przygotowywać odpowiednie materiały do rozpowszechniania, które zostaną udostępnione wszystkim krajom uczestniczącym i innym. Dane i wyniki projektów będą ogólnie dostępne i możliwe do wykorzystania na wiele sposobów przez podmioty zainteresowane, decydentów i inne podmioty. Beneficjenci mogą być zobowiązani do uczestnictwa w wydarzeniach zorganizowanych przez Komisję Europejską lub Agencję, aby podzielili się swoim doświadczeniem z innymi uczestnikami i/lub decydentami. 13. OCHRONA DANYCH Wszystkie dane osobowe (takie jak imiona, nazwiska, nazwy, adresy, CV itd.) będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych. 4 Za wyjątkiem odpowiedzi na pytania oznaczone jako opcjonalne, wszystkie odpowiedzi udzielone przez wnioskodawców na pytania w formularzu zgłoszeniowym są niezbędne do przeprowadzenia oceny i dalszego przetwarzania zgłoszenia zgodnie ze specyfikacją zaproszenia do składania wniosków. Dane osobowe będą przetwarzane przez departament lub dział odpowiedzialny za dany 4 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 8, 12 stycznia 2001 r. 20