URZĄD MIASTA KĘDZIERZYN KOŹLE KĘDZIERZYN KOŹLE UL.PIRAMOWICZA 32 TEL 077/ FAX 077/

Transkrypt

1 URZĄD MIASTA KĘDZIERZYN KOŹLE KĘDZIERZYN KOŹLE UL.PIRAMOWICZA 32 TEL 077/ FAX 077/ KZ Publiczna Szkoła Podstawowa nr 20 w Kędzierzynie-Koźlu Protokół kontroli przeprowadzonej w dniu 24 kwietnia 2012 r. w Publicznej Szkole Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie-Koźlu oraz w dniach 10-11, 15 maja 2012 w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu przez pracownika Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, głównego specjalistę ds. kontroli zarządczej Mariusza Wiśniewskiego, działającego na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle do przeprowadzenia kontroli nr KZ z dnia 13 kwietnia 2012 r. Określenie tematyki kontroli: Prawidłowość dokonywania wydatków i gromadzenia dochodów budżetowych jednostki. Ustalenia wstępne GŁÓWNY SPECJALISTA DS KONTROLI ZARZĄDCZEJ KĘDZIERZYN KOŹLE UL. PIRAMOWICZA 32 TEL. 077/ Metodyka przeprowadzenia kontroli Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej. Ustalono poszczególne rodzaje wydatków i dochodów budżetowych, na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych zweryfikowano prawidłowość ujęcia wydatków w stosownych sprawozdaniach budżetowych Rb-28S. Sprawdzono również księgową dokumentację źródłową potwierdzającą dokonanie określonych wydatków oraz porównano je z powiązanymi wyciągami bankowymi. Sprawdzono, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły, w zgodzie z przyjętymi przepisami wewnętrznym. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada sformalizowane procedury kontroli wewnętrznej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce. Wybór próby z populacji podlegającej ocenie elementów poddanych badaniom kontrolnym polegał na doborze przypadkowym (wg Glosariusza terminów dotyczących kontroli i audytu w administracji publicznej, NIK lipiec 2005 r. to niestatystyczna technika doboru próby w której kontroler/audytor wybiera elementy populacji w sposób przypadkowy, tj. bez stosowania osądu kontrolera/audytora oraz bez stosowania metod statystycznych). Okres objęty kontrolą ustalono od stycznia 2012 r. do kwietnia 2012 r. włącznie. Czynności kontrolne w jednostce prowadzono w oparciu o postanowienia Regulaminu instytucjonalnej kontroli następczej prowadzonej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta, wprowadzonego Zarządzeniem nr 702/KZ/2012 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 15 marca 2012 r. 1

2 Sprawy organizacyjne Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 20 (PSP nr 20), zwana w dalszej części protokołu szkołą lub jednostką kontrolowaną jest jednostką budżetową, działającą na podstawie: ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591, z późn. zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240, z późn. zm.), ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz.2571, z późn. zm.), Statutu Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie-Koźlu, ujednoliconego uchwałą Rady Pedagogicznej Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 31 sierpnia 2011 r. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest roczny plan finansowy, którego projekt zgodnie z zapisami Statutu Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 ( 11) został zaopiniowany odpowiednio przez Radę Pedagogiczną i Radę Rodziców Szkoły. Organem prowadzącym jednostkę jest Gmina Kędzierzyn Koźle, a nadzór pedagogiczny sprawuje Opolski Kurator Oświaty. Dyrektorem Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie Koźlu jest Pani Halina Korowaj której Zarządzeniem Nr 331/OK/2011 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 21 lipca 2011 r. przedłużono powierzenie stanowiska dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie-Koźlu na okres od 1 września 2011 r. do dnia 31sierpnia 2012 r. Zgodnie z Zarządzeniem nr 2411/OW/06 Prezydenta Miasta Kędzierzyna-Koźla z dnia 30 sierpnia 2006 r. w sprawie udzielenia Pani Halinie Korowaj dyrektorowi jednostki budżetowej Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 20 w Kędzierzynie-Koźlu pełnomocnictwa do jednoosobowego składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Kędzierzyn-Koźle, dyrektor kontrolowanej placówki jest między innymi umocowany do: a) składania oświadczeń woli w imieniu Gminy z zakresu zarządzania mieniem Gminy objętym statutowymi zadaniami jednostki, b) zaciągania zobowiązań do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym na zasadach określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 20 posiada następujące uregulowania wewnętrzne normujące działania w zakresie gospodarki finansowej, przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej oraz w przedmiotowych obszarach poddanych kontroli: a) Statut Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie Koźlu, określający organizację wewnętrzną kontrolowanej jednostki; b) Regulamin kontroli wewnętrznej, wprowadzony Zarządzeniem nr 7/2010 Dyrektora PSP nr 20 z dnia 29 listopada 2010 r.; c) Regulamin kontroli zarządczej, wprowadzony Zarządzeniem nr 6/2010 Dyrektora PSP nr 20 z dnia 29 listopada 2010 r., wraz z: - załącznikiem nr 1 stanowiącym Wykaz posiadanych mechanizmów kontrolnych, - załącznikiem nr 2 stanowiącym Standardy i wskaźniki kontroli zarządczej w PSP nr 20, - załącznikiem nr 3 stanowiącym Plan i harmonogram kontroli zarzadczej; d) Regulamin organizacyjny, wprowadzony Zarządzeniem nr 3/2010 Dyrektora PSP nr 20 z dnia 27 maja 2010 r., w załączniku nr 3 regulaminu zamieszczono Wykaz potencjalnych zastępstw; e) Zarządzenie nr 9/2010 Dyrektora PSP nr 20 z dnia 29 listopada 2010 r., w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej; f) Zarządzenie nr 4/2011 Dyrektora PSP nr 20 z dnia 1 lutego 2011 r., w sprawie wydawania i rejestracji upoważnień; 2

3 g) Regulamin udzielania zamówień publicznych, wprowadzony Zarządzeniem nr 11/2009 Dyrektora PSP nr 20 z dnia 29 listopada 2009 r.; h) Zarządzenie nr 5/2009 Dyrektora PSP nr 20 z dnia 26 listopada 2009 r., w sprawie ustanowienia Kodeksu etycznego dla pracowników PSP nr 20. Obsługę finansowo-księgową Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie - Koźlu prowadzi Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu (MZOiW), na mocy uchwały Nr XVII/212/11 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 28 grudnia 2011 roku w sprawie nadania statutu Miejskiemu Zarządowi Oświaty i Wychowania Kędzierzyn-Koźle. Zgodnie z 5 statutu Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania przedmiotem jego działania jest obsługa finansowo-księgowa placówek oświatowych, w tym przedszkoli, szkół oraz żłobków oraz nadzór i kontrola zarządcza efektywności i celowości wydatkowania powierzonych środków. Zarząd realizuje zadania w porozumieniu z dyrektorami obsługiwanych szkół i placówek, dbając o przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych oraz efektywne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi ( 6 pkt 15 Statutu MZOiW). Obowiązki Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu pełni od dnia 15 września 2011 r. Pani Katarzyna Dysarz, będąca osobą uprawnioną do kierowania Zarządem i reprezentowania go na zewnątrz. Obowiązki Głównego Księgowego z dniem 1 kwietnia 2006 r. powierzono Pani Iwonie Rupnik zatrudnionej na tym stanowisku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Ustalenia szczegółowe W myśl przepisów art. 69 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w jednostce odpowiedzialny jest jej kierownik. Kontrola zarządcza w placówce prowadzona jest w formie samokontroli prawidłowości wykonania własnej pracy oraz w formie kontroli funkcjonalnej sprawowanej z urzędu w ramach obowiązku nadzoru przez dyrektora ( 9 pkt 3). Zgodnie z 16 i 17 przyjętej w jednostce Instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych (zał. nr 7 do Zasad prowadzenia gospodarki finansowej ZOiW) do czynności kontrolnych dowodów księgowych w zakresie merytorycznym uprawniony jest dyrektor jednostki budżetowej. 18 pkt 2 wskazuje natomiast wyznaczonych pracowników ZOiW jako instytucję kontroli formalnorachunkowej. Zgodnie z zapisem 18 pkt 4 zatwierdzenie do wypłaty dokonywane jest przez dyrektora jednostki jako dysponenta środków określonych w planie finansowym jednostki oraz zgodnie z zapisem 18 pkt 6 przez dyrektora ZOiW jako dysponenta rachunku bankowego. W trakcie trwania czynności kontrolnych w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania trwały czynności związane z zawieraniem porozumień ustalających: zakres obowiązków dotyczących rachunkowości obsługiwanych jednostek powierzonych MZOiW, sposób i zasady jego realizacji oraz wzajemnych relacji, w tym obiegu i ewidencjonowania dokumentów. W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego dochody z wynajmu: W ramach kontroli prowadzonej gospodarki finansowej jednostki przeprowadzono czynności sprawdzające w obszarze gromadzonych dochodów budżetowych z tytułu wynajmowania pomieszczeń administrowanych przez PSP nr 20. Ustalono, że jednostka nie zawarła umów najmu, których płatności przypadałyby w okresie objętym kontrolą. W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego - wydatki: W ramach kontroli wydatków rzeczowych Publicznej Szkoły Podstawowej nr 20 w Kędzierzynie Koźlu sprawdzono, czy dokonane wydatki budżetowe pozostają w zgodzie z zasadami legalności i celowości ich ponoszenia. 3

4 Z uzyskanych w trakcie kontroli informacji od Dyrektora jednostki ustalono, iż wszelkie decyzje związane z wykonaniem dyspozycji pieniężnych zmierzają do stosowania obrotu bezgotówkowego, występowanie obrotu gotówkowego zostało ograniczone do niezbędnego minimum i dotyczy tylko finansowania drobnych zakupów i usług, które nie mogą zostać zrealizowane w formie obrotu bezgotówkowego. W ramach kontroli wydatków Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie Koźlu sprawdzono, czy dokonane wydatki budżetowe pozostają w zgodzie z zasadami legalności, gospodarności i celowości ich ponoszenia. W tym celu przejrzano rejestr wydatków placówki prowadzony w kontrolowanej jednostce w formie ewidencji dokumentów otrzymywanych od dostawców towarów i usług na rzecz kontrolowanej jednostki organizacyjnej Gminy. W rejestrze wydatków ujmowane są w ujęciu chronologicznym faktury i rachunki otrzymywane przez kontrolowaną jednostkę, z podziałem na poszczególne paragrafy wydatków budżetowych. Oryginały faktur i rachunków dokumentujących wydatki jednostki przekazywane są następnie do MZOiW, prowadzącego w myśl postanowień statutu kontrolowanej jednostki obsługę finansowo-księgową szkoły. W trakcie kontroli ustalono, iż od osób dysponujących gotówką oraz środkami rzeczowymi Szkoły została pobrana i złożona do akt osobowych deklaracja o odpowiedzialności materialnej. Podczas kontroli prowadzonej w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania pod kątem przestrzegania i realizacji procedur kontroli finansowej sprawdzono, czy księgowe dowody źródłowe dokumentujące dokonane wydatki budżetowe potwierdzają funkcjonowanie procedur kontroli wewnętrznej. Kontroli poddano dowody źródłowe dokumentujące wydatki zrealizowane przez Publiczną Szkołę Podstawową nr 20 w okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia 2012 r. Populację objętą oceną stanowiło 5,00 % planowanych wydatków jednostki na dzień 30 kwietnia 2012 roku. Za zbiór wydatków objęty badaniem przyjęto dokumenty/zapisy z datą księgowania od dnia 1 stycznia 2012 do dnia 30 kwietnia 2012 r. włącznie będące fakturami lub dokumentami równoważnymi fakturom i stanowiące podstawę płatności oraz odpowiadające tym dokumentom zapisy księgowe. Doboru próby dowodów/zapisów księgowych dokonano w sposób niestatystyczny w ramach paragrafów: Kwota skontrolowanych wydatków /zł/ Rozdz , , , , , , ,95 Razem ,51 Na podstawie dokonanej kontroli dowodów księgowych w ramach przyjętej próby badawczej sprawdzono prawidłowość prowadzonej dokumentacji pod względem rachunkowym, formalnym i merytorycznym. Powyższe dokumenty skontrolowano pod kątem kompletności, rzetelności i prawidłowości ujęcia dowodów w ewidencji księgowej. Sprawdzono sposób opisu, ewidencjonowania, dekretowania i księgowania dokonanych wydatków. Uwagę zwracano także na zgodność podpisów, umieszczanych na dokumentach księgowych i dokumentujących sprawdzenie tych dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym z wzorami podpisów osób upoważnionych wg Karty Wzorów Podpisów do kontroli faktur i rachunków. W powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono. 4

5 Ustalenia: dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu w oryginalnej postaci, w podziale na okresy miesięczne, dowody księgowe objęte zakresem kontroli są opisywane w sposób prawidłowy, a ich zatwierdzenia do wypłaty dokonuje osoba do tego uprawniona, dokumenty rachunkowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, księgi rachunkowe prowadzone są systemem komputerowym na programie księgowym Księgowość Optivum wersja VULCAN, księgowanie jest ciągłe chronologicznie wg daty i numerów. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane są co miesiąc narastająco od początku roku, dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S (na dzień 30 kwietnia 2012 r.) z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej są zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną wydatków w rozbiciu na poszczególne podziałki klasyfikacji budżetowej. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych, w ramach przyjętej próby nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania przyjętych procedur kontroli wewnętrznej. Nie stwierdzono również nieprawidłowości w zakresie planowania i dysponowania środkami finansowymi oraz ewidencjonowania środków i bieżącej kontroli wydatków. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli prowadzonej w Publicznej Szkole Podstawowej nr 20, pod numerem 39. Na tym protokół zakończono. Niniejszy protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu przekazano: 1) Pani Halinie Korowaj Dyrektorowi Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie- Koźlu; 2) Pani Katarzynie Dysarz, Dyrektorowi Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu. Poinformowano Dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej Nr 20 w Kędzierzynie-Koźlu oraz Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu o prawie zgłoszenia, w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu umotywowanych zastrzeżeń, co do ujętego w protokole opisu stanu faktycznego oraz złożenia wyjaśnień. Pouczono również o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego pisemnego wyjaśnienia. Kędzierzyn Koźle, dnia 22 maja 2012 r. Główny specjalista ds. kontroli zarządczej Mariusz Wiśniewski /-/... podpis osoby kontrolującej Kędzierzyn Koźle, dnia 23 maja 2012 r. Kędzierzyn Koźle, dnia 28 maja 2012 r. DYREKTOR Halina Korowaj /-/... podpis Dyrektora PSP nr 20 DYREKTOR Katarzyna Dysarz /-/ podpis Dyrektora MZOiW 5