WÓJT GMINY ŁYSKI ul Dworcowa i A ŁYSKI

Transkrypt

1 WÓJT GMINY ŁYSKI ul Dworcowa i A ŁYSKI Zarządzenie Nr 0151/W/27/2006 Wójta GminyLyski z dola 27 marca 2006r. w sprawie robiegu kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Urzędzie Gminy Łyski. Na podstawie art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości /Dz.U. z 2002r.Nr 76 póz 694 z późniejszymi zmianami/,art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych /Dz.U.z 2005r. Nr 249 póz z późniejszymi zmianami/ postanawiam: 1. Ustalić zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Urzędzie Gminy Łyski. 2. Przekazać instrukcję, o której mowa w ust. l zainteresowanym pracownikom Urzędu Gminy celem stosowania. 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy Łyski. 4. Traci moc decyzja nr 5/2002 Wójta Gminy Łyski z dnia r: w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Urzędzie Gminy Łyski. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem O l r.

2 -2- INSTRUKCJA obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych Urzędzie Gminy Łyski z dnia r. 1 Instrukcja została opracowana na podstawie: 1. ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości /Dz.U.z 2002r.Nr 76 póz 694 z późniejszymi zmianami/ 2. ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług /Dz.U.z 2004r.Nr 54 póz 535 z późniejszymi zmianami/ 3. ustawy z dnia 30 czerwca 2005r.o finansach publicznych /Dz.U.z 2005r.Nr 249 póz 2104 z późniejszymi zmianami/ 4. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów usług/dz.u.z 2004r.Nr 97 póz 970/ 2 Instrukcja reguluje zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Gminy Łyski Dokumentem finansowo - księgowym nazywa się część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księ_gowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty finansowo - księgowe, poza spełnieniem podstawowej roli jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych, mają za zadanie a) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności Urzędu, szczególnie z punktu widzenia gospodarności i celowości dokonywanych operacji gospodarczych, b) stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowodnienia dopełnienia obowiązków

3 Za prawidłowy uważa się dowód księgowy zawierający elementy określone w art 21 ustawy cytowanej w l pkt l niniejszej instrukcji. 2. Dowody księgowe dzieli się na: 1) obce - rachunki, faktury, noty księgowe 2) własne zewnętrzne - noty księgowe, faktury 3) własne wewnętrzne - polecenie księgowania, zestawienia dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zapisem zbiorczym. 3. Zestawienia dowodów księgowych, o których mowa w ust. 2 pkt 3 powinny; 1) składać się z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczy, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej, 2) obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym. 3) zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami na podstawie których zostały sporządzane. 4. Polecenie księgowania sporządza się dla wysortowania błędnego zapisu, otwarcia ksiąg, naliczenia kosztów w zakresie płac. 5. Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. Może być sporządzony w języku obcym jeżeli kontrahent to obcokrajowiec. Na żądanie organów kontroli należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie treści na język polski. Dowód opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską. 6. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpis na dowodach składa się odręcznie atramentem lub długopisem. Dane na dowodach nie mogą być zamazywane, przepisywane, wycierane. 7. Dowody księgowe powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym i na dowód tego sprawdzenia podpisanie przez osoby do tego upoważnione. - wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania, sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz osoby dokonujące kontroli zgodności operacji finansowych z planem finansowym a także kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji zawiera załącznik Nr l do niniejszego zarządzenia.

4 Zapis w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecającej tę czynność. 2. Stwierdzone błędy w wprowadzonych zapisach komputerowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywanie tylko zapisami dodatnimi lub ujemnymi. 3. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dozwolone są tylko korekty dokonywane w sposób określony w punkcie Zapisy w dzienniku prowadzone przy użyciu komputera muszą zapewnić: 1) ujmowanie w dzienniku wyłącznie zapisów sprawdzonych. 2) niedostępność zbioru do modyfikacji poza wprowadzeniem danych bieżących lub korekt dowodów księgowych. 3) automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów. 4) wydruk dziennika w postaci kolejno numerowanych stron nie rzadziej niż na koniec każdego kolejnego miesiąca. 5) zapisy dokonane na kontach księgi głównej prowadzonej przy użyciu komputera sporządza się na koniec każdego miesiąca zestawienia obrotów i sald Faktury - rachunki kontrahentów wpływają drogą pocztową bądź przynoszone są do Urzędu (sekretariat) skąd przekazywane bezpośrednio do odpowiednich referatów z zamieszczoną datą wpływu. Referaty te wpisują otrzymane rachunki do ewidencji zeszytów" oraz dokonują ich sprawdzenia zamieszczając niezbędny opis tych rachunków. 2. Opis faktur, rachunków kontrahentów powinien zawierać: 1) adnotację o sprawdzeniu dowodu pod względem merytorycznym i formalnym 2) informacje dotyczące tego, czy zakup usługi lub towaru jest dokonany w oparciu o umowę, decyzję lub o irme postanowienie, które należy wpisać w informację, 3) adnotację o sposobie realizacji zamówień w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych w formie pieczątek przybijanych na fakturę w sekretariacie. uzupełnianych w komórkach urzędu realizujących dany plan budżetowy oraz przez Pracownika merytoryczny ds. zamówień publicznych.po sprawdzeniu dowodów w komórkach Urzędu oraz Inspektora ds. zamówień publicznych dowody przekładane są w Referacie Finansowym a następnie Skarbnikowi Gminy lub innej osobie zgodnie z upoważnieniem,

5 -5- celem kontrasygnaty. Referat Finansowy dokonuje sprawdzenia dowodów pod względem formalno-rachunkowym. 3. Do potrzeb dokumentowania zaangażowania środków sporządzane będą dowody wewnętrzne przez: -Pracownika merytorycznego w zakresie zawartych umów cywilno-prawnych wynikających z rejestru za m-c, który upłynął do dnia 3 następnego miesiąca. - Pracownika merytorycznego w zakresie sporządzania umów zlecenia i umów o dzieło zgodnie z rejestrem tych umów za m-c, który upłynął do dnia 3 następnego miesiąca - Pracownika merytorycznego ds. Kadr w zakresie umów o pracę z pracownikami Urzędu jednorazowo za pełny rok. Dowody wewnętrzne opracowane będą w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej. W przypadku zarządzenia Wójta Gminy Łyski w sprawie zmiany budżetu na dany rok w odniesieniu do jednostek organizacyjnych gminy wymagane jest potwierdzenie odbioru dokumentu. Potwierdzenie przechowywane jest u Skarbnika Gminy. 4. Polecenie wyjazdu służbowego-delegacje podpisywane są przez Wójta lub Z-cę Wójta, Sekretarza Gminy lub Kierowników referatów i rejestrowane w rejestrze delegacji na stanowisku ds. Kadr. Użycie własnego samochodu pracownika do celów służbowych poza obręb wymaga akceptacji Wójta lub Z-cę Wójta, Sekretarza Gminy Łyski lub Kierowników referatów poprzez wyrażenie zgody na wniosku pracownika o zezwolenie na odbycie podróży własnym samochodem. Rozliczenie się pracownika z odbytej podróży winno nastąpić w ciągu l miesiąca od jej zakończenia. Po zatwierdzeniu pod względem merytorycznym przez Wójta lub Z-cę Wójta lub Sekretarza Gminy Łyski lub Kierowników referatów, składa sieje w Referacie Finansowym, gdzie po sprawdzeniu jej pod względem formalnym i rachunkowym następuje wypłata. 5. Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Podstawowym źródłem do sporządzania listy płac są: 1) umowa o pracę 2) umowa zlecenie, umowa o dzieło 3) zmiana umowy o pracę 4) rozwiązanie umowy o pracę 5) karta czasu pracy i zarobków 6) zlecenie na pracę 7) rachunek za wykonane prace zlecone 8) wnioski o nagrody i premie

6 -6- Dokumenty wymienione w ust. 5 pkt 1,3 i 4 sporządza Pracownik merytoryczny na stanowisku ds. Kadr w trzech egzemplarzach po jednym dla: - pracownika -kadr - księgowości budżetowej Umowę zlecenia i umowę o dzieło sporządza pracownik właściwy merytorycznie. Umowy zlecenie i o dzieło składane są w Referacie Finansowym, gdzie pracownik merytoryczny ds. Płac dokonuje zgłoszenia ubezpieczonego do ZUS. Rachunki za wykonaną umowę zlecenie lub o dzieło powinny zawierać adnotację o Sprawdzeniu dowodu pod względem merytorycznym i formalnym oraz informację Dotyczącą ponoszonego wydatku tzn. określenia klasyfikacji budżetowej/dz. rozdz. /. Umowy podpisuje Wójt Gminy Łyski jednoosobowo lub Z-ca Wójta Gminy Łyski jednoosobowo oraz zleceniobiorca, kontrasygnuje Skarbnik Gminy lub inna osoba upoważniona przez Skarbnika Gminy. 6. Listy płac sporządza pracownik Referatu Finansowego jednym egzemplarzu, na podstawie indywidualnych kart pracownika. Karty wynagrodzeń pracownika sporządza się w oparciu o dokumenty źródłowe przygotowane przez Pracownika merytorycznego ds. Kadr. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: 1. sumy egzekwowane na mocy tytułu wykonawczego na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych 2. sumy egzekwowane na mocy tytułu wykonawczego na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne 3. zaliczki pieniężne udzielane pracownikowi 4. kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za wyrażoną na piśmie zgodą praco wnika. W przypadku powtarzających się potrąceń wystarczy zgoda pracownika /bezterminowa/. 7. Listy płac powinna być podpisana przez: - osobę sporządzającą - Skarbnika Gminy lub upoważnioną osobę - Wójta Gminy (Z-cę Wójta Gminy, Sekretarza) 8. Listy płac po podpisaniu przez wyżej wymienione osoby służą do dokonania w księgowości budżetowej wypłaty bezgotówkowej, poprzez przygotowanie przelewów na rachunki oszczędnościowo - rozliczeniowe pracowników. 9. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS-U.

7 Dokumentami kasowymi są takie dowody, które stanowią podstawę do wypłacenia gotówki z kasy lub potwierdzenia przyjęcie gotówki przez kasjera z banku /czeki/. Dowodami kasowymi są: - listy płatnicze (z tyt. Umów zlecenia, o dzieło) - faktury, rachunki - wnioski o zaliczki - rachunki kosztów podróży - bankowe dowody wpłaty Wypłaty gotówkowe z kasy następują na podstawie źródłowych dowodów kasowych (oryginałów). 2. Dowodami bankowymi są: 1. dowód wpłaty 2. dowód wypłaty 3. czek 4. polecenie przelewu - pobrania 5. wyciągi z rachunków bankowych 6. zrealizowane przez bank polecenie przelewu własne lub obce 3. Wszystkie wpłaty na rachunek własny lub obcy do banku dokonywane są przy pomocy specjalnych druków "Dowód wpłaty". Dowód wpłaty wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach przy wpłatach na rachunek w tym samym oddziale banku. Dowód wpłaty ujmowany jest w raporcie kasowym. 4. Dowody wypłaty (KW) i czeki gotówkowe winny być wystawione w księgowości budżetowej w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w księdze druków ścisłego zarachowania. Czek rozrachunkowy wystawia i podpisuje osoba upoważniona. Odbiór czeku winien być potwierdzony w księdze druków ścisłego zarachowania przez instytucje otrzymującą czek. 5. Podstawą do wystawienia przelewu powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie lub polecenie przelewu pobrania. Polecenie przelewu dokonywane jest drogą elektroniczną sporadycznie poprzez polecenie przelewu wystawione przez pracownika służby finansowo-księgowej w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby składa się w banku. Po zrealizowaniu przelewu Urząd otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz przelewu. 6. Otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych są sprawdzane przez pracownika referatu finansowego. co do zgodności z załącznikami do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy pisemnie je uzgodnić z oddziałem banku finansującego.

8 -8- Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji, co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniu j ej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy: 1) segregacja dokumentów 2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów 3) właściwa dekretacja polega na: - nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod względem którymi zostaną one zaewidencj onowane - podaniu kont syntetycznych - wskazanie rejestrów i analityki, w którym maj ą być ujęte, - określeniu daty, jeżeli ma być zaksięgowana pod inną datą niż data wystawienia, - podpisaniu przez Skarbnika Gminy lub inną osobę upoważnioną do dekretacji przez Skarbnika Gminy W celu zmniejszenia pracochłonności dekretacji należy stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami Pracownikom mogą być udzielane zaliczki na zakup materiałów wyposażenia oraz dokonania opłat w związku z wykonywanymi czynnościami służbowymi. 2. Rozliczenie zaliczki za zakup musi nastąpić w terminie 30 dni od daty pobrania. 3. Zaliczki udzielane na podróże służbowe winny być rozliczane w terminie 14 dni po zakończeniu podróży służbowej. 9 Ewidencja środków trwałych i wyposażenia Urzędu Gminy Łyski prowadzi się na kartach Środki trwałe". Zapisów w ewidencji dokonuje się na podstawie uprzednio zaksięgowanych w syntetyce dowodów księgowych. Inwentaryzacja oraz obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji określone zostały w odrębnym zarządzeniu Wójta Gminy. 10 Mienie Urzędu Gminy powinno być zabezpieczone przed kradzieżą. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamloiiete na klucz, a klucze odpowiednio zabezpieczone. Po zakończeniu pracy budynek Urzędu, a także wszystkie pomieszczenia powinny być odpowiednio zabezpieczone. Na przebywanie w budynku po godzinach pracy konieczna jest zgoda Sekretarza Gminy lub Kierownika Referatu Administracyjno Organizacyjny oraz wpisanie do odpowiedniej ewidencji. Pieczątki oraz dokumenty powinny być po zakończeniu pracy umieszczone w pozamykanych szafach.

9 -9- Gotówka w czasie godzin pracy oraz po jej zakończeniu powinna być przechowywana w kasetce umieszczonej w kasie pancernej lub tylko w kasetce w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu. Nadzór nad ochroną i zabezpieczeniem mienia w Urzędzie sprawuje Sekretarz Gminy lub Kierownik Referatu Administracyjno Organizacyjnego. 11 Dokumenty księgowe - płacowe przechowywane są w Urzędzie Gminy Łyski wg Kategorii archiwizowania określonych w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych Referaty Urzędu dokonujące transakcji sprzedaży lub świadczące usługi podlegające opodatkowaniu VAT, zobowiązane są do wystawienia faktur prowadząc rejestry pomocnicze wystawionych dokumentów. 2. Fakturę VAT wystawi się nabywcy, który jest podatnikiem podatku VAT. Osobie fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej wystawiane są faktury na ich żądanie. 3. Faktury wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru., sprzedaży lub wykonania usługi. 4. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać: 1) Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy lub nadawcy oraz ich adresy 2) Numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy lub nabywcy /NIP,REGON/. 3) Dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury 4) Nazwa towaru lub usługi 5) Jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług 6) Cenę j ednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena netto) 7) Wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość netto) 8) Stawki podatku 9) Kwotę podatku 10) Suma wartości sprzedaży netto towarów i usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku l l) Wartość sprzedanych towarów i usług wraz z kwotą podatku (wartość brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych z podatku.

10 -10-12) Czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawiania i otrzymania faktur.faktura nie musi zawierać danych nabywcy jeżeli nabywca złoży sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważni go do wystawienia faktur bez podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury. 5. Faktury wystawiane są w trzech egzemplarzach przy czym oryginał otrzymuj e nabywca, l kopie przekazuje się do Referatu Finansowego, 2 kopia pozostaje w Referacie który ją wystawił. 6. Osoby wystawiające faktury VAT winny posiadać stosowne upoważnienie, którego kopia przechowywana jest w Referacie Administracyjno-Organizacyjnym. Oryginał upoważnienia jest w posiadaniu osoby upoważnionej. 7. Faktury po wystawieniu przez osoby upoważnione przekazywane są do Referatu Finansowego, gdzie prowadzona jest kontrola wstępna wystawionego dokumentu. 13 Obowiązek podatkowy, w zakresie sprzedaży oraz wykonania usług podlegających opodatkowaniu potwierdzonej fakturą powstaje z chwilą wystawienia faktury. Referat Finansowy zobowiązany jest do: 14 1) prowadzenia zbiorczych rejestrów w zakresie działalności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT a) sprzedaży b) zakupów, w których wpisywane są wszystkie faktury. 2) do wypełniania i składania w Urzędzie Skarbowym w Rybniku deklaracji podatkowych dla podatku od towarów usług za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy na druku VAT-7 Deklaracja dla podatku od towarów i usług. 15 Instrukcje obiegu i kontroli dokumentów Urzędu Gminy Łyski przyjmują do wiadomości wszyscy pracownicy Urzędu Gminy potwierdzając swoim podpisem.

11 Załącznik Nr l do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Wzory Podpisów osób odpowiedzialnych za sprawdzenie I zatwierdzenie dowodów księgowych Osoby zatwierdzające dowody księgowe: Nazwisko i imię Osoby sprawdzające dowody księgowe pod względem merytorycznym: Nazwisko i imię Dudek Joanna Niewrzoł Kornelia Swoboda Weronika Kies Urszula Rutkowski Zbigniew Raszczyk Małgorzata Mrusek Patrycja Nowak Monika Dronszczyk Beata Górecka Elżbieta Sobeczko Ewelina Siodmok Kornelia Czogała Katarzyna Wawlpczny Katarzyna Puzynowska Alina Martuszewska Irena Miera Krzysztof Porwoł Grzegorz Mrozek Krzysztof Lipińska Zofia Podpis ATV- -;..' m. JiOvbc4^ 1 ^ 'iv\i{ J ^ 55. ^i/_)syo ^>.Vc ii/^l. /", / [M 3 T U?Wói ; X. > ^ ^ -v Jr2ft'a^C J^O uj<. (Ji^^-1 '1 J (^/...t-jtictł-fc, M -f/ JJlbjJłwY fevv^' ^Sitr 7 ś< f-^j?\j^r.-fc 'V <?^0t^ AX{.,.;

12 Zachlod Grażyna Hajzyk Bernadeta Wiechuła Bogusława Pszczółka Bronisława Machnik Janina Zdziebczok Weronika Mańka Alicja Jezusek Barbara Kondziołka Bożena Skwarski Jerzy Kies Iwona 3. Mł 3/ti^yk_ M&ćfa&fa \J^C / <?i U u-^-vx <ŚU4*? : ^jtfjp! ł&ilim^- 'Aó t*&rx^ &t\ Osoby sprawdzające dowody księgowe pod względem formalno-rachunkowym: Nazwisko i imię Zdziebczok Weronika Machnik Janina Mańka Alicja Jezusek Barbara Zachlod Grażyna Podpis AJULJ ~<_ Ofc-W^ 1 Osoby dokonujące wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych z planem finansowym a także kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji: Nazwisko i imię Duda Jadwiga Osoby upoważnione przez Skarbnika Gminny Podpis