OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Spis treści 1. Podstawa prawna zamówienia Poddziałania i Działanie RPO WP powierzone do realizacji Instytucji Pośredniczącej Prognozowana liczba projektów oraz czynności w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do realizacji Instytucji Pośredniczącej Zakres zadań Instytucji Pośredniczącej Czynności przygotowawcze Zapewnienie odpowiednich standardów w trakcie realizacji umowy przez Instytucję Pośredniczącą Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu procedury oceny i wyboru projektów Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu przygotowywania, podpisywania, egzekwowania realizacji i aneksowania umów o dofinansowanie z beneficjentami Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu kontroli i rozliczania projektów Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu gospodarowania środkami przeznaczonymi na realizację projektów przez beneficjentów Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu wykrywania nieprawidłowości i odzyskiwania środków Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu monitorowania i sprawozdawczości Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu informacji i promocji Poddanie się Instytucji Pośredniczącej kontroli i audytom Udział Instytucji Pośredniczącej w czynnościach z zakresu ewaluacji Czynności kończące realizację umowy Podstawa prawna zamówienia Celem przeprowadzenia procedury jest udzielenie zamówienia na pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej w zakresie zadań związanych z wdrażaniem Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy (wyłącznie Poddziałanie Ekspansja przez innowacje - wsparcie dotacyjne i Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki) oraz Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa (wyłącznie Poddziałanie Inwestycje profilowane - wsparcie dotacyjne) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata (RPO WP ) jest jednym z instrumentów realizacji Umowy Partnerstwa określającej strategię interwencji funduszy europejskich w Polsce w latach RPO WP jest także jednym z narzędzi realizacji Strategii Rozwoju Województwa Pomorskiego Instytucją Zarządzającą dla RPO WP odpowiedzialną za przygotowanie i realizację tego programu operacyjnego jest Zarząd Województwa Pomorskiego. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2014 poz ze zmianami) instytucja zarządzająca może powierzyć instytucji pośredniczącej, w drodze porozumienia albo umowy, zadania związane z realizacją programu operacyjnego. Instytucja pośrednicząca podlega procedurze uzyskania desygnacji, o której mowa w art. 15 ww. ustawy, udzielanej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. Warunkiem uzyskania Strona 1 z 26

2 desygnacji jest spełnienie kryteriów desygnacji określonych w załączniku XIII do rozporządzenia ogólnego 1, odpowiednich do zakresu realizowanych zadań, potwierdzone pozytywną opinią i sprawozdaniem Instytucji Audytowej, którą jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej. Zamówienie ujęte jest we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) pod numerami: , , , , Poddziałania i Działanie RPO WP powierzone do realizacji Instytucji Pośredniczącej Instytucja Pośrednicząca realizować będzie zadania dotyczące następujących dwóch Poddziałań i jednego Działania w ramach dwóch Osi Priorytetowych RPO WP : w Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy, wyłącznie: Poddziałanie Ekspansja przez innowacje - wsparcie dotacyjne, Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki, w Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa, wyłącznie: Poddziałanie Inwestycje profilowane - wsparcie dotacyjne. Planowana wartość środków przeznaczonych w latach na realizację przez beneficjentów projektów w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do wdrażania Instytucji Pośredniczącej wynosi: Poddziałanie/Działanie Poddziałanie Działanie 1.2. Poddziałanie RAZEM: Alokacja EUR EUR EUR EUR Instytucja Zarządzająca może podejmować decyzje o przesuwaniu alokacji pomiędzy wszystkimi Poddziałaniami/Działaniem. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do wykonywania czynności związanych z wdrażaniem powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP w sposób, który zapewni pełne wykorzystanie alokacji przeznaczonej na te Poddziałania i Działanie. W szczególności, jeśli w projektach realizowanych przez beneficjentów powstają oszczędności i są zwracane do alokacji, środki te przeznaczane są na dofinansowanie kolejnych projektów. Obowiązujące w tym zakresie reguły zawarte będą w m.in. w umowach o dofinansowanie zawieranych z beneficjentami i wytycznych Instytucji Zarządzającej. 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z r.). Strona 2 z 26

3 Szczegółowe informacje na temat Osi Priorytetowych 1 i 2, w tym opis poszczególnych Działań i Poddziałań, typy projektów i kategorie beneficjentów oraz wskaźniki określone są w SzOOP RPO WP , a kontekst interwencji i jej istotne uwarunkowania opisane są w treści RPO WP Prognozowana liczba projektów oraz czynności w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do realizacji Instytucji Pośredniczącej Dane dotyczące prognozowanej liczby projektów, które będą składane w odpowiedzi na konkursy oraz prognozowanej liczby projektów, które po przejściu wszystkich etapów oceny będą wybrane do dofinansowania i realizowane przez beneficjentów w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do realizacji Instytucji Pośredniczącej wraz z prognozowaną liczbą czynności z zakresu wdrażania, które będzie przeprowadzać Instytucja Pośrednicząca, zostały przedstawione w poniższej tabeli. Prognozowana liczba projektów ma charakter indykatywny, a rzeczywista liczba projektów, które zobowiązana będzie obsłużyć Instytucja Pośrednicząca zależeć będzie w szczególności od liczby i wartości (wysokości budżetu) projektów składanych przez wnioskodawców w odpowiedzi na nabory wniosków w trybie konkursowym. Prognozowana liczba czynności z zakresu wdrażania również ma charakter indykatywny, w rzeczywistości zależeć będzie m.in. od planowanego przez beneficjentów czasu realizacji projektów (przeważnie projekty przedsiębiorców trwają 1-2 lata), ich złożoności, sprawności realizacyjnej beneficjentów (jej niski poziom powoduje problemy i opóźnienia w projektach). Prognoza Instytucji Zarządzającej wynika z dotychczasowych doświadczeń i oparta jest na średniej liczbie czynności danego rodzaju, której można się spodziewać w przewidywanych typach projektów. Instytucja Pośrednicząca obsłuży wszystkie złożone przez beneficjentów projekty na wszystkich etapach wdrażania i wykona wszystkie niezbędne czynności, bez względu na to, czy ich rzeczywista liczba okaże się zgodna z szacowaną, z zastrzeżeniem, że podstawowy zakres zamówienia obejmuje wykonywanie wszystkich niezbędnych czynności z zakresu wdrażania aż do wyczerpania łącznej liczby Punktów Kosztowych. W ramach tej liczby Punktów Kosztowych Instytucja Pośrednicząca może rozliczać dowolne czynności z etapów wdrażania od I do X, które okażą się konieczne do prawidłowej realizacji zadań. Po wyczerpaniu łącznej liczby Punktów Kosztowych, jeśli będzie to niezbędne do pełnej realizacji celów i wykorzystania łącznej alokacji powierzonych Instytucji Pośredniczącej Poddziałań i Działania (w tym w szczególności obsłużenia wszystkich projektów zgłoszonych w konkursach do końca ich cyklu życia) Instytucja Zarządzająca może skorzystać z prawa opcji, którego warunki zostały dokładnie określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Podejmując decyzję o realizacji prawa opcji Instytucja Zarządzająca oszacuje, ile jeszcze czynności na poszczególnych etapach wdrażania będzie konieczne do wykonania, aby można było w pełni zrealizować cele i wykorzystać łączną alokację powierzonych Instytucji Pośredniczącej Poddziałań i Działania. Zidentyfikowane w ten sposób czynności zostaną przeliczone na liczbę Punktów Kosztowych, która zostanie zlecona Instytucji Pośredniczącej do realizacji w ramach wykonania prawa opcji. Po wyczerpaniu nowego limitu Punktów Kosztowych, opisana powyżej procedura korzystania z prawa opcji może być ponawiana aż do osiągnięcia ostatecznego limitu opcji w wysokości Punktów Kosztowych. Prognozowana liczba projektów, które będą składane przez wnioskodawców w odpowiedzi na konkursy (= Etap I) 1521 Strona 3 z 26

4 Prognozowana liczba projektów, które po przejściu wszystkich etapów oceny będą wybrane do dofinansowania i realizowane przez beneficjentów na podstawie umowy o dofinansowanie (= Etap V) 377 Prognozowana liczba czynności z zakresu wdrażania, którą wykona Instytucja Pośrednicząca: Nr etapu Kluczowa czynność w ramach etapu Prognozowana przez Instytucję Zarządzającą liczba czynności w całym okresie wdrażania Liczba punktów kosztowych, którą Instytucja Zarządzająca określiła dla danej czynności Liczba punktów kosztowych przypadająca na prognozowane czynności na danym etapie I Weryfikacja wymogów formalnych w części podstawowej w części opcjonalnej w części podstawowej w części opcjonalnej A B C A x C B x C II Ocena formalna III Ocena wykonalności IV Ocena strategiczna V VI VII VIII IX Umowa o dofinansowanie (z weryfikacją dokumentów przed umową) Aneks do umowy o dofinansowanie Weryfikacja ex-ante zamówień publicznych/zasady konkurencyjności Weryfikacja wniosku o płatność zakończona jego zatwierdzeniem Kontrola na dokumentach X Kontrola na miejscu Suma wszystkich punktów kosztowych w danej części zamówienia w części podstawowej w części opcjonalnej Suma wszystkich punktów kosztowych w całym zamówieniu Zakres zadań Instytucji Pośredniczącej Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna będzie za kompleksową realizację powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP , wykonując wszystkie niezbędne czynności wynikające z mających zastosowanie przepisów prawa oraz dokumentów programowych, z wyjątkiem Strona 4 z 26

5 czynności zastrzeżonych do realizacji przez Instytucję Zarządzającą. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana będzie działać w ścisłej współpracy z Instytucją Zarządzającą. Zadania Instytucji Pośredniczącej będą obejmować w szczególności przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów w trybie konkursowym, kilkustopniową ocenę tych wniosków, realizację procedury odwoławczej (rozpatrywanie protestów wnioskodawców), podpisywanie umów i aneksów do umów z beneficjentami, szczegółową weryfikację wniosków o płatność składanych przez beneficjentów w toku realizacji projektów oraz składanie zleceń płatności na rzecz beneficjentów w trybie refundacji lub zaliczki za pośrednictwem Płatnika Banku Gospodarstwa Krajowego, monitorowanie postępu rzeczowego i finansowego poszczególnych projektów oraz Poddziałań i Działania zleconych Instytucji Pośredniczącej do realizacji, rozpatrywanie zmian w projektach, przeprowadzanie kontroli projektów, zarówno na dokumentach jak i na miejscu ich realizacji, w tym kontroli trwałości, wykrywanie, zgłaszanie i usuwanie nieprawidłowości, wykonywanie czynności z zakresu informacji i promocji, sprawozdawczości i ewaluacji. Szczegółowy zakres zadań Instytucji Pośredniczącej określony jest w kolejnych rozdziałach niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do realizacji celów pośrednich i końcowych Osi Priorytetowych 1 i 2 poprzez osiągnięcie odpowiednich wartości wskaźników finansowych i wskaźników produktu. Instytucja Pośrednicząca od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2023 r. wykonywać będzie czynności z zakresu wdrażania powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP , w tym czynności przygotowawcze (opisane w dalszej części). W okresie od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. Instytucja Pośrednicząca wykonywać będzie czynności kończące realizację umowy (opisane w dalszej części). Instytucja Pośrednicząca jest zobowiązana wykonywać powyższe zadania z należytą starannością, zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami programowymi, w szczególności zgodnie z: Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającym wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającym rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, zwanym rozporządzeniem ogólnym, Rozporządzeniami delegowanymi i wykonawczymi Komisji Europejskiej wydanymi na podstawie rozporządzenia ogólnego, Wytycznymi Komisji Europejskiej dotyczącymi Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych na lata , Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006, Strona 5 z 26

6 Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającym rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002, Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu, Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis, Ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz.U poz ze zmianami), zwaną ustawą wdrożeniową, Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2013, poz. 885 ze zmianami), Rozporządzeniami Ministra Infrastruktury i Rozwoju wydanymi na podstawie art. 27 ust. 4 ustawy wdrożeniowej (tzw. programami pomocy publicznej/programami pomocowymi), Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju wydanymi na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej (opublikowanymi na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju), w szczególności: Wytycznymi w zakresie procesu desygnacji na lata , Wytycznymi w zakresie trybów wyboru projektów na lata , Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata , Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata , Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata , Wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata , Wytycznymi w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata , Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości na lata , Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata , Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata , Strona 6 z 26

7 Wytycznymi w zakresie dokumentowania postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych, Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Pomorskiego na lata , przyjętym uchwałą nr 196/20/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 3 marca 2015 r. w związku z decyzją nr C(2015)908 Komisji Europejskiej z dnia 12 lutego 2015 r., zwanym RPO WP , Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , przyjętym uchwałą nr 434/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 r. ze zmianami, zwanym SzOOP RPO WP , Zasadami Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , przyjętymi uchwałą nr 432/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 r. ze zmianami, zwanymi Zasadami Wdrażania RPO WP , Kontraktem Terytorialnym dla Województwa Pomorskiego, zawartym między Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Instytucją Zarządzającą, zatwierdzonym uchwałą Nr 234 Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2014 r. oraz kolejnymi aneksami do niego. Wykaz najważniejszych dokumentów związanych z realizacją RPO WP (w tym niewymienionych powyżej) znajduje się w części 5 SzOOP RPO WP Teksty RPO WP , SzOOP RPO WP oraz Zasad Wdrażania RPO WP dostępne są na stronie internetowej a tekst Kontraktu Terytorialnego dla Województwa Pomorskiego na stronie Instytucja Pośrednicząca podczas realizacji powierzonych zadań zobowiązana jest do stosowania wytycznych wydawanych przez Instytucję Zarządzającą, jak również przekazywanych w trakcie realizacji zamówienia zaleceń i rekomendacji Instytucji Zarządzającej. 5. Czynności przygotowawcze W celu przygotowania do realizacji zadań związanych z właściwym wdrażaniem powierzonych Poddziałań i Działania RPO WP , Instytucja Pośrednicząca ustanowi system zarządzania i kontroli zgodny z wymaganiami określonymi w Wytycznych w zakresie procesu desygnacji na lata wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju. W tym celu Instytucja Pośrednicząca w szczególności podejmie następujące czynności: 1) utworzy lub dostosuje odpowiednią bazę lokalową z wyposażeniem, która w zakresie kompleksowej obsługi wnioskodawców i beneficjentów usytuowana będzie w jednym z trzech miast Trójmiasta stanowiącego rdzeń obszaru metropolitalnego w województwie pomorskim: Gdańsku lub Gdyni lub Sopocie (z racji najlepszej dostępności komunikacyjnej z obszaru całego województwa pomorskiego), gwarantować będzie dostęp dla osób z niepełnosprawnościami i umożliwi wnioskodawcom i beneficjentom załatwienie wszystkich spraw związanych z kontaktem z Instytucją Pośredniczącą w jednej lokalizacji; 2) stworzy/dostosuje strukturę organizacyjną tak, aby zapewniała rozdział funkcji, przejrzyste określenie obowiązków i poziomów zarządzania oraz prawidłową i efektywną realizację powierzonych zadań; Strona 7 z 26

8 3) opracuje procedury dotyczące realizacji umowy obowiązujące Instytucję Pośredniczącą w formie Instrukcji wykonawczej oraz przedłoży je do zatwierdzenia Instytucji Zarządzającej w terminie nie dłuższym niż do połowy okresu przeznaczonego na wykonanie czynności przygotowawczych. W formie Instrukcji wykonawczej zostaną określone m.in.: schemat struktury organizacyjnej oraz opis podziału zadań pomiędzy komórkami organizacyjnymi, zakres czynności i odpowiedzialności na stanowiskach związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań oraz procedury nadzoru (weryfikowania i zatwierdzania czynności), szczegółowy opis procedur związanych z wykonywaniem wszystkich zadań wraz z terminami ich realizacji, odpowiedzialnymi komórkami/stanowiskami, wzorami dokumentów stosowanych przy wykonywaniu czynności (w tym listami kontrolnymi określającymi szczegółowy tryb weryfikacji stanu faktycznego z pożądanym), zasady obiegu dokumentów programowych oraz finansowych, zasady prowadzenia baz danych i instrukcje użytkowania systemów teleinformatycznych, w tym ogólnokrajowego systemu SL2014, o którym mowa w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju, zasady przygotowywania i aktualizacji rocznego planu kontroli, zasady przygotowywania i aktualizacji planu szkoleń pracowników, opis systemu rejestracji i archiwizacji dokumentów, zasady przygotowywania rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. Instrukcja wykonawcza przygotowywana jest zgodnie z wzorem i wytycznymi przekazanymi przez Instytucję Zarządzającą, a jej zmiany wymagają zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą. 4) będzie dysponowała niezbędną do realizacji zadań liczbą odpowiednio przygotowanych pracowników (co najmniej minimalną liczbą 20 kluczowych osób o określonych kwalifikacjach, których wykazanie było wymagane na etapie postępowania w sprawie zamówienia publicznego, oraz dodatkowymi osobami niezbędnymi do właściwego wykonania zadań na tym etapie realizacji umowy); 5) przygotuje plan szkoleń pracowników oparty na analizie potrzeb szkoleniowych i przedstawi go Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; 6) opracuje zasady zarządzania ryzykiem i przedstawi je Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; 7) opracuje skuteczne i proporcjonalne zasady zwalczania nadużyć, oparte na przeprowadzonej analizie ryzyka, i przedstawi je Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; 8) przygotuje na podstawie założeń przekazanych przez Instytucję Zarządzającą roczny plan kontroli i przedstawi go Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; Strona 8 z 26

9 9) przygotuje na podstawie założeń przekazanych przez Instytucję Zarządzającą roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych i przedstawi go Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; 10) wyodrębni na swojej stronie internetowej część poświęconą powierzonym Poddziałaniom i Działaniu RPO WP i zamieści w niej informacje wymagane zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju; 11) określi procedury i zasady archiwizacji dokumentów zapewniające właściwą ścieżkę audytu. Archiwizacji podlegać będą w szczególności: wnioski o dofinansowanie projektu, umowy o dofinansowanie projektu zawarte z beneficjentami wraz z aneksami do tych umów, dokumenty związane z oceną projektów, dokumenty związane z procedurą odwoławczą, przedłożone przez beneficjentów wnioski o płatność i dokumenty związane z ich weryfikacją, dokumenty związane z kontrolą projektów, wszelka korespondencja z wnioskodawcami i beneficjentami oraz instytucjami zewnętrznymi, dokumentacja finansowo-księgowa, Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do przechowywania wszelkiej dokumentacji określającej jej ustrój, sposób jej funkcjonowania, stosowane procedury, w tym: Instrukcji dotyczących obiegu dokumentów księgowych, Procedur w zakresie bezpieczeństwa dokumentacji finansowo-księgowej oraz bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego, Instrukcji kancelaryjnych, Procedur archiwizacji, Statutu i Regulaminu Organizacyjnego, Instrukcji kontroli wewnętrznej i audytu. Instytucja Pośrednicząca w terminie określonym w ofercie (który nie może być krótszy niż 4 tygodnie i dłuższy niż 10 tygodni od dnia podpisania umowy) wykona czynności przygotowawcze i przedstawi Instytucji Zarządzającej deklarację gotowości do poddania się ocenie dotyczącej spełniania kryteriów desygnacji, będącą potwierdzeniem jej gotowości do wykonania czynności związanych z wdrażaniem powierzonych Poddziałań i Działania RPO WP Wzór deklaracji gotowości stanowi załącznik do Wytycznych w zakresie procesu desygnacji na lata wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju. Gotowość Instytucji Pośredniczącej do poddania się ocenie dotyczącej spełniania kryteriów desygnacji zostanie zweryfikowana przez Instytucję Zarządzającą w formie pre-audytu. Ocenę mającą na celu weryfikację skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli przeprowadza w formie audytu desygnacyjnego Instytucja Audytowa, którą jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej umiejscowiony w Ministerstwie Finansów. Audyt przeprowadzany jest w trybie określonym w ustawie o kontroli Strona 9 z 26

10 skarbowej. Badania audytowe w poszczególnych jednostkach, w tym w Instytucji Pośredniczącej, przeprowadzają Urzędy Kontroli Skarbowej. Ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku audytu desygnacyjnego ujmowane są we wstępnym sprawozdaniu z audytu desygnacyjnego, które jest przekazywane do audytowanych jednostek w celu ustosunkowania się do stwierdzonych ustaleń i wydanych zaleceń. Audytowana jednostka w odpowiedzi na wstępne sprawozdanie przesyła również informację jakie działania naprawcze zostaną podjęte oraz w jakim terminie. O wdrożeniu wydanych zaleceń audytowana jednostka bezzwłocznie powiadamia audytora, który przeprowadza audyt sprawdzający stan wdrożenia zaleceń. Po przeprowadzeniu audytu sprawdzającego sporządzane jest sprawozdanie z audytu desygnacyjnego i opinia Instytucji Audytowej. Na podstawie opinii Instytucji Audytowej i po uzyskaniu rekomendacji Komitetu do spraw desygnacji Minister Infrastruktury i Rozwoju udziela desygnacji poszczególnym podmiotom. Spełnianie kryteriów desygnacji jest monitorowane przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju m.in. poprzez przeprowadzanie kontroli w desygnowanych jednostkach oraz w oparciu o wyniki przeprowadzanych w nich corocznych audytów Instytucji Audytowej. W przypadku niespełniania kryteriów desygnacji, desygnacja może zostać zawieszona, a następnie wycofana. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do spełniania kryteriów desygnacji przez cały czas realizacji umowy. 6. Zapewnienie odpowiednich standardów w trakcie realizacji umowy przez Instytucję Pośredniczącą 1) Instytucja Pośrednicząca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich do skali przedsięwzięcia zasobów kadrowych o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu. Instytucja Pośrednicząca będzie stale dysponowała 20 kluczowymi osobami o określonych kwalifikacjach, których wykazanie było wymagane na etapie postępowania w sprawie zamówienia publicznego, oraz dodatkowymi osobami niezbędnymi do właściwego wykonania zadań na każdym etapie realizacji umowy. Instytucja Zarządzająca szacuje, że w miarę przechodzenia obsługiwanych projektów w ramach poszczególnych konkursów przez kolejne fazy cyklu życia projektu, tj. naborów wniosków, ich oceny, kontraktowania, rozliczania i kontroli niezbędne może być nawet 2-3 krotne zwiększanie liczby osób w komórkach odpowiedzialnych za poszczególne zadania (w stosunku do minimalnych wymagań, które były konieczne do spełnienia na etapie postępowania w sprawie zamówienia publicznego). 2) Instytucja Pośrednicząca zapewni do wykonania zadań odpowiednią bazę lokalową, o której mowa w części 5 pkt 1. 3) Instytucja Pośrednicząca zapewni wyposażenie pomieszczeń biurowych w odpowiedni sprzęt biurowy potrzebny do realizacji zadań, w szczególności komputery z wydajnym i stabilnym dostępem do Internetu, drukarki, skanery, kserokopiarki, telefony, faksy itp.. 4) Instytucja Pośrednicząca będzie gromadzić i przetwarzać dane w ogólnokrajowym systemie SL2014 oraz zapewni wsparcie dla beneficjentów w korzystaniu z tego systemu, w zakresie określonym w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju. Informacja na temat systemu SL2014 podana jest poniżej. Strona 10 z 26

11 5) Instytucja Pośrednicząca zapewni odpowiednią obsługę finansowo-księgową, w ramach której zobowiązana będzie do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej powierzonych zadań. Ewidencja musi umożliwiać identyfikację projektów, dokonanych poszczególnych operacji bankowych oraz rejestrowanie i przechowywanie zapisów księgowych dla każdej operacji. Zapewnione zostanie odpowiednie bezpieczeństwo dokumentacji finansowo księgowej, w tym procedury w zakresie bezpieczeństwa dokumentacji finansowoksięgowej oraz bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego. 6) Instytucja pośrednicząca zapewni system archiwizacji i właściwą ścieżkę audytu, w szczególności poprzez dokumentowane wszystkich wykonywanych czynności za pomocą formularzy, list sprawdzających, pism i notatek, w formie papierowej lub elektronicznej w systemie SL2014. Dokumenty otrzymywane od wnioskodawców, beneficjentów i innych podmiotów będą odpowiednio rejestrowane. Na tych samych zasadach rejestrowane będą dokumenty wychodzące. 7) Instytucja Pośrednicząca zapewni terminowe i prawidłowe opracowywanie i aktualizowanie stosownych dokumentów potrzebnych do realizacji RPO WP , wynikających w szczególności z przepisów prawa, wytycznych, zaleceń Instytucji Zarządzającej i podmiotów upoważnionych do przeprowadzania audytu i kontroli, i przedstawianie ich do zatwierdzenia Instytucji Zarządzającej, a w razie potrzeby terminowe aktualizowanie procedur dotyczących powierzonych zadań i przekazywanie ich do zatwierdzenia Instytucji Zarządzającej. 8) Instytucja Pośrednicząca będzie regularnie aktualizować na stronie internetowej RPO WP , na swojej stronie internetowej oraz na Portalu Funduszy Europejskich informacje wymagane zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju; 9) Instytucja Pośrednicząca będzie przekazywać na żądanie Instytucji Zarządzającej wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją powierzonych zadań, informować Instytucję Zarządzającą o wszelkich napotkanych problemach bądź pojawiających się możliwościach zwiększenia efektywności realizowanych zadań oraz na bieżąco współdziałać z Instytucją Zarządzającą, mając na względzie prawidłowe i terminowe osiągnięcie celów realizacji wdrażanych Poddziałań i Działania oraz niedopuszczenie do utraty rezerwy wykonania (dodatkowej alokacji dostępnej pod warunkiem osiągnięcia celów pośrednich do 2018 r.) w Osiach Priorytetowych 1 i 2 RPO WP Informacja na temat systemu SL2014 W celu zapewnienia elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania szczegółowych danych dotyczących każdego projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie, niezbędnych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, został stworzony centralny system teleinformatyczny, za który odpowiada Minister Infrastruktury i Rozwoju. Instytucja Pośrednicząca, jak każda z instytucji zaangażowanych we wdrażanie programów operacyjnych, będzie miała dostęp do tego systemu (w tym do jego aplikacji głównej SL2014) i będzie zobowiązana do jego wykorzystywania poprzez wprowadzanie danych m.in. w zakresie naborów wniosków o dofinansowanie, umów o dofinansowanie, wniosków o płatność, kontroli. W związku z wykorzystywaniem systemu SL2014 Instytucja Pośrednicząca zobowiązana będzie do posiadania wewnętrznych procedur, uzupełniających horyzontalne procedury określone w obowiązujących ją Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata Strona 11 z 26

12 Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest zapewnić, że dane wprowadzane do SL2014 będą zgodne z dokumentami źródłowymi oraz że następować to będzie nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od wystąpienia zdarzenia warunkującego konieczność wprowadzenia lub modyfikacji danych. Instytucja Pośrednicząca odpowiada za jakość danych wprowadzonych do SL2014 i jest zobowiązana realizować odpowiednie procedury gwarantujące wprowadzanie danych zgodnie z obowiązującymi instrukcjami, w szczególności, prowadzić audyt jakości danych. Ponieważ wszystkie wnioski beneficjentów o płatność będą przez nich składane w formie elektronicznej za pośrednictwem SL2014 Instytucja Pośrednicząca zapewni obsługę beneficjentów w tym zakresie, m.in. poprzez nadawanie i zarządzanie uprawnieniami dostępu dla beneficjentów, szkolenie beneficjentów z zasad korzystania z systemu, bieżące wsparcie beneficjentów podczas korzystania przez nich z systemu. 7. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu procedury oceny i wyboru projektów Ocena i wybór projektów dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy wdrożeniowej, Wytycznymi w zakresie trybów wyboru projektów na lata wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju, zapisami SzOOP RPO WP , Zasadami Wdrażania RPO WP oraz Regulaminami Konkursów. Wybór projektów w Poddziałaniach i Działaniu powierzonym do realizacji Instytucji Pośredniczącej odbywa się w trybie konkursowym. Konkursy ogłaszane są na stronie internetowej RPO WP i stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej oraz na portalu funduszy europejskich przez Instytucję Pośredniczącą na podstawie decyzji Instytucji Zarządzającej, zgodnie z harmonogramem naborów wniosków o dofinansowanie projektów w trybie konkursowym, przyjmowanym przez Instytucję Zarządzającą na kolejne lata kalendarzowe. Pierwsze konkursy w Poddziałaniach i Działaniu powierzonym do realizacji Instytucji Pośredniczącej zaplanowane są na koniec roku 2015 z możliwością przesunięcia na początek roku 2016, a ostatnie konkursy mogą się odbyć w roku Rzeczywista liczba konkursów, która zostanie ogłoszona zależy m.in. od podaży projektów zgłaszanych przez wnioskodawców w relacji do dostępnej alokacji środków i pojawiania się oszczędności w toku realizacji projektów (np. w wyniku rozstrzygnięć postępowań mających na celu wyłonienie wykonawców, nakładania korekt finansowych w związku z nieprawidłowościami). Regulaminy Konkursów opracowywane są przez Instytucję Pośredniczącą i zatwierdzane przez Instytucję Zarządzającą. W razie potrzeby Instytucja Pośrednicząca dostosowuje swoje procedury i dokumenty związane z oceną i wyborem projektów (w tym listy kontrolne) do szczegółowych rozwiązań przyjętych w danym regulaminie konkursu. Instytucja Pośrednicząca co najmniej od dnia ogłoszenia konkursu do dnia jego rozstrzygnięcia udziela wnioskodawcom szczegółowych i wyczerpujących informacji na temat warunków udziału w konkursie i sposobów przygotowania oraz składania wniosków o dofinansowanie wraz z załącznikami, w szczególności poprzez zapewnienie wsparcia wnioskodawców obejmującego co najmniej konsultacje elektroniczne (w szczególności owe lub poprzez formularz www), za pomocą faksu, telefoniczne i bezpośrednie. W razie potrzeby organizuje spotkania informacyjne lub szkolenia dla wnioskodawców. Formularz wniosku o dofinansowanie projektu sporządzany jest przez wnioskodawców w aplikacji internetowej Generator Wniosków Aplikacyjnych, którą zapewnia Instytucja Zarządzająca. Wnioski o dofinansowanie składane są do Instytucji Pośredniczącej, która je przyjmuje oraz rejestruje. Strona 12 z 26

13 Instytucja Pośrednicząca przeprowadza ocenę złożonych w konkursie wniosków o dofinansowanie projektów oraz poprzedzającą ją weryfikację wymogów formalnych. Na ocenę projektów w trybie konkursowym w ramach Poddziałań i Działania RPO WP powierzonych Instytucji Pośredniczącej składają się: 1) ocena formalna, 2) ocena merytoryczna, w tym: a) ocena wykonalności, b) ocena strategiczna. Ocena projektów prowadzona jest etapami odpowiadającymi, co do zasady, poszczególnym rodzajom oceny. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest dokonanie więcej niż jednego rodzaju oceny w ramach jednego etapu. Informacje dotyczące obowiązujących etapów oceny zamieszczane są każdorazowo w regulaminie konkursu. Po każdym etapie oceny Instytucja Pośrednicząca umieszcza na stronie internetowej RPO WP oraz na swojej stronie internetowej listę projektów po ocenie zakwalifikowanych do następnego etapu. Oceny spełnienia kryteriów wyboru projektów przez projekty uczestniczące w konkursie dokonuje Komisja Oceny Projektów w podkomisjach odpowiadających etapom oceny określonym w regulaminie konkursu. Szczegółowe zasady pracy Komisji Oceny Projektów określa odrębny regulamin, który przygotowuje Instytucja Pośrednicząca, a zatwierdza Instytucja Zarządzająca. Instytucja Pośrednicząca powołuje Komisję Oceny Projektów, w której skład wchodzą pracownicy Instytucji Pośredniczącej. Eksperci wpisani do wykazu kandydatów na ekspertów prowadzonego przez Instytucję Zarządzającą mogą również wchodzić w skład Komisji Oceny Projektów: na wniosek Instytucji Pośredniczącej, za zgodą Instytucji Zarządzającej w takim przypadku ich wynagrodzenie pokrywa Instytucja Pośrednicząca; na podstawie decyzji Instytucji Zarządzającej w takim przypadku ich wynagrodzenie pokrywa Instytucja Zarządzająca. Instytucja Zarządzająca może zdecydować o współuczestniczeniu w organizacji konkursu razem z Instytucją Pośredniczącą i wyznaczeniu do prac w Komisji Oceny Projektów własnego pracownika lub pracowników. Za organizację i prowadzenie prac Komisji Oceny Projektów odpowiada Instytucja Pośrednicząca. Wszystkie osoby wchodzące w skład Komisji Oceny Projektów muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie, które pozwolą na wnikliwą, prawidłową i niepodważalną ocenę każdego z projektów. Wnioskodawcy, których projekty zostaną nieprawidłowo ocenione mają możliwość skorzystania z przewidzianej w ustawie wdrożeniowej procedury odwoławczej, w ramach której mogą wnosić protesty do Instytucji Pośredniczącej, a w razie niepowodzenia przysługuje im skarga do sądu administracyjnego. Ocena projektów w ramach wszystkich etapów dokonywana jest w oparciu o kryteria wyboru projektów zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WP , właściwe dla danego Działania/Poddziałania. Strona 13 z 26

14 Na wszystkich etapach oceny członkowie Komisji Oceny Projektów, w przypadku stwierdzenia nowych okoliczności mogących mieć wpływ na wynik jednego z poprzedzających etapów oceny, mają prawo cofnąć wniosek do właściwego etapu oceny celem ponownej weryfikacji. Weryfikacja wymogów formalnych Weryfikacja wymogów formalnych wniosków złożonych w ramach naboru dokonywana jest przez pracowników Instytucji Pośredniczącej przed rozpoczęciem oceny formalnej. Zgodnie z art. 43 ustawy wdrożeniowej, w przypadku stwierdzenia we wniosku o dofinansowanie projektu braków formalnych, wnioskodawca zostaje wezwany do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych. W trakcie weryfikacji wymogów formalnych sprawdzeniu podlegać będzie: kompletność wypełnienia formularza wniosku, kompletność załączników, kompletność podpisów i pieczęci, zgodność sumy kontrolnej. W przypadku niezłożenia przez wnioskodawcę uzupełnienia w wyznaczonym terminie, wniosek zostaje pozostawiony bez rozpatrzenia. Wnioski zweryfikowane pozytywnie pod względem spełniania wymogów formalnych przekazywane są do oceny formalnej. Szczegółowe zasady weryfikacji wymogów formalnych są każdorazowo zamieszczane w regulaminie konkursu. Zgodnie z art. 43 ustawy wdrożeniowej, weryfikacja wymogów formalnych nie stanowi etapu oceny projektów, w związku z czym nie podlega procedurze odwoławczej. Ocena formalna Ocena formalna ma na celu weryfikację spełniania przez projekt podstawowych warunków formalnych uprawniających do udziału w konkursie. Ocena formalna dokonywana jest w oparciu o kryteria formalne zatwierdzone dla danego Działania/Poddziałania przez Komitet Monitorujący RPO WP: 1. podstawowe wspólne dla wszystkich Działań i Poddziałań, 2. specyficzne uwzględniające specyfikę Działań i Poddziałań. Ocena formalna jest oceną zerojedynkową (z przypisanymi wartościami logicznymi Tak/Nie). Niespełnienie któregokolwiek z kryteriów skutkuje uzyskaniem przez wniosek negatywnej oceny formalnej. W przypadku spełnienia wszystkich kryteriów formalnych wniosek uzyskuje pozytywną ocenę formalną i zostaje zakwalifikowany do oceny merytorycznej. Z uwagi na fakt, iż ocena formalna ma charakter dopuszczalności, na tym etapie nie ma możliwości składania przez wnioskodawców wyjaśnień bądź uzupełnień. Po zakończeniu oceny formalnej wszystkich wniosków w ramach naboru Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o wyniku oceny wniosku (spełnieniu lub niespełnieniu kryteriów oceny) wraz z uzasadnieniem. W przypadku uzyskania przez wniosek oceny negatywnej, informacja o wyniku oceny zawiera pouczenie o możliwości wniesienia protestu zgodnie z art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej. Strona 14 z 26

15 Ocena formalna wniosków powinna zostać przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia weryfikacji wymogów formalnych wszystkich wniosków złożonych w ramach naboru. W uzasadnionych przypadkach czas przeznaczony na dokonanie oceny wniosków w ramach danego naboru może zostać wydłużony. Decyzję o zmianie terminu zakończenia oceny podejmuje upoważniony przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej. Informacja o zmianie terminu zakończenia oceny zamieszczana jest niezwłocznie na stronie internetowej RPO WP oraz na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej. Ocena merytoryczna - ocena wykonalności Ocena wykonalności jest częścią oceny merytorycznej i polega na weryfikacji zasadności i wewnętrznej logiki projektu, m.in. jego: zakresu rzeczowego, aspektów technicznych i środowiskowych, aspektów finansowych, aspektów ekonomicznych (w tym potencjału biznesowego), aspektów instytucjonalnych. Ocena wykonalności dokonywana jest przez Komisję Oceny Projektów w oparciu o zatwierdzone dla danego Działania/Poddziałania przez Komitet Monitorujący RPO WP kryteria wykonalności. Ocena wykonalności jest oceną zerojedynkową (z przypisanymi wartościami logicznymi Tak/Nie). Niespełnienie któregokolwiek z kryteriów skutkuje uzyskaniem przez projekt negatywnej oceny wykonalności. W przypadku spełnienia wszystkich kryteriów wykonalności wniosek uzyskuje pozytywną ocenę wykonalności i zostaje zakwalifikowany do oceny strategicznej. Jeśli na etapie oceny wykonalności zostaną stwierdzone braki lub niejasności w informacjach zamieszczonych we wniosku, członkowie Komisji Oceny Projektów mogą zwrócić się pisemnie do wnioskodawcy o dodatkowe wyjaśnienia, które wnioskodawca powinien złożyć w formie pisemnej w terminie wskazanym przez Instytucję Pośredniczącą, nie krótszym jednak niż 7 dni kalendarzowych. W przypadku, gdy wnioskodawca nie złoży wyjaśnień we wskazanym terminie, projekt podlega dalszej ocenie wykonalności w oparciu o informacje zawarte w pierwotnie złożonej dokumentacji. Po zakończeniu oceny wykonalności wszystkich projektów, Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o wyniku oceny wraz z uzasadnieniem. W przypadku uzyskania negatywnej oceny informacja o wyniku oceny zawiera pouczenie o możliwości wniesienia protestu zgodnie z art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej. Ocena wykonalności powinna zostać przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 45 dni kalendarzowych od dnia zakończenia oceny formalnej. W uzasadnionych przypadkach czas przeznaczony na dokonanie oceny w ramach danego naboru może zostać wydłużony. Decyzję o zmianie terminu zakończenia oceny podejmuje upoważniony przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej. Informacja o zmianie terminu zakończenia oceny zamieszczana jest niezwłocznie na stronie internetowej RPO WP oraz na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej. Ocena merytoryczna - ocena strategiczna Ocena strategiczna jest częścią oceny merytorycznej i polega na ocenie stopnia wpisywania się projektu w: Strona 15 z 26

16 cele, założenia, preferencje, określone dla poszczególnych Działań i Poddziałań. Ocena strategiczna dokonywana jest w oparciu o zatwierdzone dla danego Działania/Poddziałania przez Komitet Monitorujący RPO WP kryteria strategiczne. W trakcie oceny strategicznej dokonywanej kolegialnie członkowie Komisji Oceny Projektów mają prawo do: zgłoszenia potrzeby indywidualnych spotkań z wnioskodawcami w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień odnośnie ocenianych projektów. Decyzję o organizacji ww. spotkań podejmuje upoważniony przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej. weryfikacji adekwatności zakresu rzeczowego projektu do celów danego Działania/Poddziałania oraz sformułowania zaleceń odnośnie ograniczenia wybranych kosztów lub ich wyłączenia z katalogu wydatków kwalifikowalnych. Realizacja ww. zaleceń nie może skutkować koniecznością ponownej oceny projektu i zmianą przyznanej punktacji. W przypadku wybrania projektu przez Zarząd Województwa Pomorskiego do dofinansowania, jego wnioskodawca zobowiązany jest do niezwłocznego wypełnienia tych zaleceń przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. W przypadku niewypełnienia zaleceń w terminie, decyzja o wyborze do dofinansowania zostaje anulowana, a uwolnione w ten sposób środki zostają przeznaczone na dofinansowanie pozostałych projektów niewybranych do dofinansowania w związku z wyczerpaniem alokacji w ramach konkursu. Ocena strategiczna ma, co do zasady, charakter punktowy z uzasadnieniem. W wyniku oceny powstaje lista projektów uszeregowanych według procentu uzyskanych punktów w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwych do uzyskania dla danego typu projektu. Projekty, które uzyskały określone w regulaminie konkursu minimum procentowe (punktowe), otrzymują ocenę pozytywną i zostają przekazane przez Instytucję Pośredniczącą do zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Pomorskiego. Wnioski, które nie uzyskały minimum procentowego (punktowego) otrzymują ocenę negatywną. Ocena strategiczna powinna zostać przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia poprzedniego etapu oceny. W uzasadnionych przypadkach czas przeznaczony na dokonanie oceny może zostać wydłużony. Decyzję o zmianie terminu zakończenia oceny podejmuje upoważniony przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej. Informacja o zmianie terminu zakończenia oceny zamieszczana jest niezwłocznie na stronie internetowej RPO WP oraz na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej. Rozstrzygnięcie konkursu następuje poprzez zatwierdzenie przez Zarząd Województwa Pomorskiego, w drodze uchwały, wyników ostatniego etapu oceny. O przyznaniu dofinansowania decyduje końcowy procent/liczba punktów uzyskany/ych przez projekt. Kolejność wyboru do dofinansowania projektów o takim samym procencie/liczbie punktów jest każdorazowo określana w regulaminie konkursu przy uwzględnieniu jego specyfiki oraz specyfiki Działania/Poddziałania. Zarząd Województwa Pomorskiego, co do zasady, przyznaje dofinansowanie do wysokości kwoty alokacji dostępnej w ramach konkursu. W uzasadnionych przypadkach, wskazanych w regulaminie konkursu, Zarząd Województwa Pomorskiego może podjąć decyzję o zwiększeniu kwoty Strona 16 z 26

17 przeznaczonej na dofinansowanie projektów lub przyznaniu dofinansowania dla projektu w kwocie niższej niż wnioskowana. Pisemna informacja o wyniku ostatniego etapu oceny i rozstrzygnięciu konkursu wraz z uzasadnieniem przekazywana jest wnioskodawcy przez Instytucję Pośredniczącą niezwłocznie po posiedzeniu Zarząd Województwa Pomorskiego, na którym dokonano wyboru wniosków do dofinansowania. W przypadku uzyskania przez projekt negatywnej oceny strategicznej lub niewybrania projektu do dofinansowania informacja ta zawiera pouczenie o możliwości wniesienia protestu zgodnie z art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej. Lista wniosków, które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, uszeregowanych według liczby uzyskanych punktów z wyróżnieniem projektów, które otrzymały dofinansowanie zamieszczana jest przez Instytucję Pośredniczącą na stronie internetowej RPO WP i na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej oraz na portalu funduszy europejskich nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia rozstrzygnięcia konkursu. Przedstawione powyżej procedury oceny i wyboru projektów do dofinansowania, w zakresie który nie wynika z obowiązujących przepisów prawa, mogą być w uzasadnionych przypadkach modyfikowane przez Instytucję Zarządzającą, również w odniesieniu do poszczególnych konkursów. Modyfikacje będą również dokonywane, o ile będzie to wynikało ze zmian w prawie. Procedura odwoławcza uregulowana jest w Rozdziale 15 ustawy wdrożeniowej. Protesty wnioskodawców rozpatrywane są przez Instytucję Pośredniczącą zgodnie z art. 55 pkt 2 ustawy wdrożeniowej - Instytucja Zarządzająca powierza Instytucji Pośredniczacej zadania w tym zakresie. W przypadku nieuwzględnienia protestu, negatywnej ponownej oceny projektu lub pozostawienia protestu bez rozpatrzenia wnioskodawcom przysługuje możliwość wniesienia skargi do sądu administracyjnego. W przypadku wniesienia skargi Instytucja Pośrednicząca dalej prowadzi sprawę do prawomocnego zakończenia postępowania sądowo-administracyjnego w imieniu Instytucji Zarządzającej (w I i II instancji) i ponosi wszelkie związane z tym koszty. 8. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu przygotowywania, podpisywania, egzekwowania realizacji i aneksowania umów o dofinansowanie z beneficjentami Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna będzie za przygotowywanie, a następnie podpisywanie (na podstawie udzielonego przez Instytucję Zarządzającą pełnomocnictwa) umów z beneficjentami, których wnioski zostały wybrane do dofinansowania. Przed podpisaniem umowy beneficjenci będą wzywani do dostarczenia dodatkowych dokumentów określonych w regulaminie konkursu, które będą podlegały weryfikacji przez Instytucję Pośredniczącą (w zależności od typu projektu i rodzaju beneficjenta mogą to być przykładowo oświadczenia, zaświadczenia, pełnomocnictwa, dokumenty związane z pomocą publiczną i statusem MŚP). Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna będzie za dokonywanie czynności dotyczących przyjmowania, weryfikowania, właściwego przechowywania, jak również zwrotu zabezpieczeń złożonych w celu prawidłowej realizacji umowy (w tym weksli in blanco). Do zadań Instytucji Pośredniczącej należeć będzie monitorowanie i egzekwowanie od beneficjentów realizacji zapisów umów o dofinansowanie projektów. Monitorowanie postępów i realizacji projektów zgodnie z zapisami umowy następuje w szczególności na podstawie bieżącej analizy informacji sprawozdawczych i finansowych zawartych w składanych przez beneficjentów wnioskach o płatność. W razie nieterminowego składania wniosków o płatność, opóźnień lub Strona 17 z 26