Tworzenie dokumentu korespondencji seryjnej MS Word

Transkrypt

1 Tworzenie dokumentu korespondencji seryjnej MS Word Cele lekcji 1. a) Wiadomości 1. Uczeń potrafi wyjaśnić pojęcie korespondencja seryjna. 2. Uczeń zna sposoby tworzenia korespondencji seryjnej. 3. Uczeń potrafi wymienić zastosowania korespondencji seryjnej. 2. b) Umiejętności 1. Uczeń potrafi tworzyć dokumenty korespondencji seryjnej. 2. Uczeń potrafi zaadresować koperty, korzystając z kreatora. 3. Uczeń potrafi zapisywać dokumenty korespondencji seryjnej Metoda i forma pracy pogadanka, prezentacja, objaśnienie, ćwiczenia, instruktaż, praca z całą klasą, praca indywidualna Środki dydaktyczne - komputer (z edytorem tekstu Word) - projektor - karty pracy dla uczniów - tablica - zeszyty Przebieg lekcji 1. a) Faza przygotowawcza Nauczyciel zapoznaje uczniów z tematem i etapami jego realizacji. Uświadamia uczniom cele lekcji. Prosi o włączenie komputerów i uruchomienie edytora tekstu MS Word. 2. b) Faza realizacyjna 1. Nauczyciel uruchamia prezentację multimedialną: Korespondencja seryjna (korespondencja.doc). 2. Wraz z prezentacją omawia zagadnienia dotyczące tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej: - Co to jest korespondencja seryjna? - Podstawy i zasady tworzenia korespondencji seryjnej.

2 - Kolejna część prezentacji to instruktaż wg, którego uczniowie wraz z nauczycielem stworzą przykładowy dokument korespondencji seryjnej. - W kolejnej części prezentacji następuje zebranie wszystkich podstawowych informacji dotyczących tworzenia korespondencji (załącznik c). - Końcowa część prezentacji to dwa ćwiczenia dla uczniów do samodzielnego wykonania (załącznik a). 3. Nauczyciel kontroluje pracę uczniów. 3. c) Faza podsumowująca Nauczyciel sprawdza i ocenia samodzielnie wykonane ćwiczenia. W końcowej części lekcji następuje podanie pracy domowej (załącznik b) Bibliografia M. Sławik, A. Bremer, Elementy informatyki dla szkół średnich. VIDEOGRAF II, Katowice Załączniki 1. a) Karta pracy ucznia (dołączono rozwiązania) Ćwiczenie 1. Pracujesz w dużej firmie handlowej Mirage. Dyrektor poprosił Cię o przygotowanie życzeń z okazji Świąt Bożego Narodzenia do wszystkich klientów. Korzystając z edytora tekstu Word, opracuj dokument korespondencji seryjnej. Ćwiczenie 2. Przygotowane życzenia świąteczne trzeba rozesłać do klientów. Korzystając z edytora tekstu, przygotuj Koperty. Skorzystaj z kreatora kopert. Rozwiązanie ćwiczenia Otwórz nowy dokument i zapis go pod nazwą Korespondencja seryjna. 2. Wybierz czcionkę TNR o rozmiarze 20.pt i stylu Pogrubiona kursywa po czym wpisz do dokumentu następujący tekst: Wszystkiego najlepszego z okazji Świąt Bożego Narodzenia Naszemu Drogiemu Klientowi życzy firma Mirage. Mamy nadzieję, że nasza współpraca nadal będzie się dobrze układać. 3. Wybierz opcję menu Narzędzia / Korespondencja Seryjna. Zostanie wyświetlone okno dialogowe: Pomocnik korespondencji seryjnej. 4. Wybierz opcję Utwórz. 5. Z wyświetlonej listy wybierz Listy seryjne. 6. W pojawiającym się oknie dialogowym wskaż jako dokument korespondencji aktualnie edytowany dokument. Zauważ, że po dokonaniu wyboru, uaktywniony zostanie przycisk: Pobierz dane. 7. Kliknij myszką przycisk: Pobierz dane. 8. Wybierz opcję: Utwórz źródło danych. 9. W wyświetlonym oknie dialogowym Utwórz źródło danych za pomocą przycisku Usuń nazwę pola

3 pozbądź się pól z wyjątkiem: Imię, Nazwisko, Firma, Adres, Miasto, KodPocztowy. 10. Po utworzeniu struktury źródła danych kliknij przycisk OK. W oknie Zapisz jako podaj nazwę pliku z danymi, np. Klienci. 11. Zapamiętaj nazwę i miejsce zapisu tego pliku. 12. W kolejnym wyświetlonym oknie wybierz opcję: Edytuj źródło danych. 13. Korzystając z wyświetlonego Formularza danych, wpisz dane dotyczące pięciu klientów. Po wprowadzeniu pierwszego klienta naciśnij przycisk Dodaj Nowy, aby wpisać następnego. Po wprowadzeniu wszystkich klientów kliknij przycisk OK. Po zamknięciu okna Formularz danych w oknie programu Word pojawi się nowy pasek narzędzi Korespondencja seryjna. Pasek zawiera przyciski poleceń wykorzystywanych przy tworzeniu tego typu dokumentów. 14. Ustaw kursor w prawym górnym rogu dokumentu i kliknij myszką na wspomnianym pasku przycisk: Wstaw pole korespondencji seryjnej. 15. Z wyświetlonej listy wybierz pole Imię. Wybrane pole pojawi się w dokumencie w charakterystycznych znaczkach [<<>>] 16. W taki sam sposób wstaw do dokumentu pola: Nazwisko, Firma, KodPocztowy, Miasto, Adres1. Sformatuj pola i tekst korespondencji seryjnej. Teraz przystąpisz do scalenia dokumentu ze źródeł danych. 17. Na pasku narzędzi Korespondencja seryjna kliknij przycisk o tej samej nazwie. Pojawi się okno Scalaj do, w którym określasz, gdzie mają zostać wysłane scalone dane: do dokumentu, na drukarkę lub jako poczta Wybierz opcję Nowy dokument. Powstał dokument, w którym Word umieścił tekst życzeń i dane każdego z klientów na oddzielnej stronie. 19. Wybierz opcję menu Plik / Podgląd wydruku. Informacje o każdym kliencie są przechowywane w źródle w postaci tzw. rekordu, dlatego utworzony dokument zawiera tyle stron, ile jest rekordów. 20. Zapisz dokument pod nazwą Życzenia.doc oraz zmiany w dokumencie Korespondencjaseryjna_listy. doc.

4

5 Rozwiązanie ćwiczenia Otwórz Nowy dokument. 2. Z okna dialogowego wybierz zakładkę Listy i faksy, zaznacz Kreator kopert. 3. Z pomocy wybierz Utwórz koperty dla listy wysyłkowej. 4. Z okna dialogowego wybierz Utwórz / Koperty. 5. Pobierz dane / Otwórz źródło danych / Wybierz Klienci / Otwórz. 6. W oknie dialogowym Adres na kopercie skorzystaj z Wstaw pole korespondencji seryjnej i wybierz dane, które powinny znaleźć się na kopercie. 7. W oknie Pomocnik Korespondencji Seryjnej / Scalaj /Nowy dokument / Scalaj. 8. Na końcu dokument zapisz koperty do firm.

6

7 2. b) Zadanie domowe (dołączono rozwiązanie) Zadanie 1. Korzystając z programu Word, przygotuj wzór dyplomu, np. za udział w Quzie komputerowym z informatyki. Zadbaj o estetyczny wygląd dyplomu. Dokument zapisz pod nazwą dyplom.doc. Zadanie 2. Rozwiąż krzyżówkę

8 1. Jest to dokument lub jego fragment, który będzie podlegał przenoszeniu z aplikacji źródłowej do aplikacji docelowej, np. z Painta do MS Worda. 2. Wstawianie do aplikacji docelowej obiektu (z udziałem, bądź bez udziału schowka), pochodzącego z aplikacji źródłowej. 3. Niepowtarzalny identyfikator pliku lub usługi serwera. 4. Nadanie dokumentowi właściwego wyglądu (m.in.: rozmiaru strony, szerokości marginesów, rodzaju czcionki, wyrównywania akapitu, stosowania obramowań itp.). 5. Tym pojęciem określa się krój znaku drukarskiego (litery, cyfry itp.). W tym przypadku jest to zestaw znaków drukarskich zapisanych w jednym pliku na dysku. 6. Wskaźnik na ekranie komputera, w kształcie kreski (znaku podkreślenia) lub prostokąta, pokazujący bieżące miejsce pisania. 7. Obrys obiektu. 8. Inaczej wstawianie, jedna z operacji redagowania. 9. Jeden z pakietów do edycji tekstu. 10. Siatka punktów, które mogą być wykorzystane przy projektowaniu grafiki na ekranie. 11. Różne sposoby przedstawiania czcionki. 12. Jest to rodzaj czcionki o stałej szerokości (zwany także krojem nieproporcjonalnym), który charakteryzuje się tym, że każda litera zajmuje dokładnie tyle samo miejsca w wierszu. Rozwiązanie zadania Otwórz Nowy dokument. 2. Za pomocą Wstaw Obiekt WordArt daj tytuł Dyplom. 3. Format Obramowanie i cieniowanie (wybierz rodzaj obramowania dla strony). 4. Wstaw obiekt ClipArt, np. komputer. 5. Napisz, dla kogo ma być dyplom i za co, napisz datę, miejscowość itp. 6. Dokument zapisz pod nazwą dyplom.com.

9 Rozwiązanie zadania 2.

10 Hasło: Edytor Tekstu 3. c) Notatki dla nauczyciela Jak zacząć tworzenie korespondencji seryjnej? Można użyć pomocnika korespondencji seryjnej do tworzenia listów seryjnych, etykiet adresowych, kopert lub katalogów. Pomocnik korespondencji seryjnej prowadzi przez kolejne kroki organizowania danych adresowych, scalania ich z dokumentem ogólnym i drukowania spersonalizowanych dokumentów wynikowych. 1. Otwórz lub utwórz dokument główny zawierający informacje ogólne, które mają zostać powtórzone we wszystkich listach seryjnych, etykietach adresowych, koperatach lub pozycjach katalogu. 2. Otwórz lub utwórz źródło danych, które zawiera dane mające się różnić w scalanych dokumentach np. nazwiska i adresy adresatów poszczególnych listów seryjnych. Źródłem danych może być istniejący arkusz kalkulacyjny, baza danych, plik tekstowy lub tabela programu Word, które się tworzy z użyciem pomocnika korespondencji seryjnej. 3. W dokumencie głównym wstaw pola korespondencji seryjnej, które są wskazówkami mówiącymi programowi Microsoft Word, gdzie mają być wstawiane dane ze źródła danych. 4. Scal dane ze źródła danych z dokumentem głównym. Każdy wiersz (lub rekord) źródła danych da w wyniku jeden list seryjny, etykietę adresową, kopertę lub pozycję katalogu. Scalone dokumenty można wysyłać bezpośrednio na drukarkę, do adresów poczty lub pod numery faksów. Można też zebrać scalone dokumenty w jeden nowy dokument, aby później je przejrzeć i wydrukować. Tworzenie nowego źródła danych w programie Word 1. Wybierz i skonfiguruj dokument główny. 2. Jeśli okno dialogowe Pomocnik korespondencji seryjnej nie jest widoczne, kliknij w dowolnym miejscu dokumentu głównego, a następnie kliknij polecenie Korespondencja seryjna w menu Narzędzia. 3. W sekcji Źródło danych kliknij przycisk Pobierz dane, a następnie kliknij polecenie Utwórz źródło danych. 4. Na liście Nazwy pól w wierszu nagłówkowym określ pola danych, które mają zostać uwzględnione w źródle danych: - Aby usunąć pole danych, kliknij nazwę pola na liście Nazwy pól w wierszu nagłówkowym i kliknij przycisk Usuń nazwę pola. - Aby dodać pole danych, wpisz nową nazwę w polu Nazwa pola i kliknij przycisk Dodaj nazwę pola. - Aby zmienić kolejność pól danych, kliknij nazwę pola na liście Nazwy pól w wierszu nagłówkowym i przemieszczaj ją, klikając przyciski strzałek. 5. Po zakończeniu wybierania pól danych kliknij przycisk OK. 6. Odszukaj folder, w którym źródło danych ma zostać zapisane, nadaj nazwę pliku i kliknij przycisk Zapisz. 7. Kliknij przycisk Edytuj źródło danych.

11 8. W oknie dialogowym Formularz danych wpisz informacje w każdym z rekordów danych: - Aby wypełnić rekord, wpisuj informacje w polach danych i naciskaj klawisz ENTER, by przechodzić do następnych pól. Jeśli dane pole ma pozostać puste, naciśnij ENTER by to pole pominąć. Nie należy w polu wpisywać samych spacji. - Aby rozpocząć nowy rekord danych, kliknij przycisk Dodaj nowy. 9. Po skończeniu wprowadzania rekordów danych zapisz źródło danych, klikając przycisk Pokaż źródło, a następnie klikając przycisk Zapisz na Standardowym pasku narzędzi. 10. Aby powrócić do dokumentu głównego, kliknij przycisk Dokument główny korespondencji seryjnej na pasku narzędzi Baza danych. Jakich typów źródeł danych można używać? Można właściwie użyć dowolnego źródła danych, m.in. tabeli programu Word, listy kontaktów programu Microsoft Outlook, arkusza programu Excel, bazy danych programu Microsoft Access lub pliku tekstowego w formacie ASCII. Jeżeli nie masz jeszcze informacji zgromadzonych w źródle danych, program Word poprowadzi Cię przez kolejne czynności konfigurowania tabeli programu Word zawierającej nazwiska, adresy i inne dane. Jak można dostosować korespondencję seryjną? Aby dostosować korespondencję seryjną, można określić, które dane mają być scalane, dokonać podglądu scalonych dokumentów oraz dostrajać rezultaty. Można skierować korespondencję seryjną do określonych klientów, np. mieszkających w danym okręgu kodów pocztowych. Można też ustawić program Word, aby monitował wprowadzanie godzin i dat spotkań z klientami. 45 minut Czas trwania lekcji Uwagi do scenariusza Do scenariusz dołączona jest prezentacja multimedialna Korespondencja seryjna