Narzędzia informatyczne do zarządzania uczelnią

Transkrypt

1 Człowiek najlepsza inwestycja Narzędzia informatyczne do zarządzania uczelnią

2 Zintegrowany system informatyczny Uczelnie są pod wieloma względami normalnymi podmiotami życia gospodarczego. Oczywiście, tak jak każda inna branża, szkolnictwo wyższe charakteryzuje się pewnymi specyficznymi wymaganiami i uwarunkowaniami. Doświadczenia krajowe i zagraniczne wskazują, że niezbędnym elementem dobrze działającej uczelni jest system informatyczny, który wspiera działanie instytucji w sposób całościowy zintegrowany. Tego typu systemy informatyczne należą do klasy systemów ERP (ang. Enterprise Resource Planning) Zintegrowanych Systemów Zarządzania Przedsiębiorstwem.

3 Zintegrowany system informatyczny Systemy klasy ERP są oprogramowaniem modułowym,to znaczy składają się z odrębnych aplikacji realizujących funkcje w określonym obszarze zarządzania. Pomimo odrębności aplikacje systemu ERP ściśle ze sobą współpracują, na bieżąco wymieniają dane, często zgromadzone w centralnej bazie danych. Wspomaganie funkcji zarządzania odbywa się głównie poprzez automatyzację procesów, zbieranie informacji i prognozowanie na podstawie dostępnych danych. Systemy klasy ERP wywodzą się z przedsiębiorstw produkcyjnych, w których początkowo wspierały tylko procesy planowania zamawiania materiałów i komponentów (MRP), a w następnej fazie rozwoju (MRP II) również planowanie produkcji i harmonogramowanie operacyjne.

4 Zintegrowany system informatyczny - wymagania System informatyczny do zarządzania uczelnią wyższą musi uwzględniać obowiązujące przepisy prawne, a w szczególności: Ustawę o szkolnictwie wyższym, Kodeks pracy, Ustawę o rachunkowości, Ustawę o podatku VAT, Ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych, przepisy związane z ZUS, GUS, MNiSW i innymi instytucjami, Ustawę o ochronie danych osobowych, Ustawę Prawo zamówień publicznych, Ustawę o finansach publicznych, inne przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego, rozporządzenia związane z ww. ustawami, przepisy prawa unijnego obowiązujące w Polsce. Źródło: Modele zarządzania uczelniami w Polsce, Uniwersytet Jagielloński, 2011

5 Moduły zintegrowanego systemu informatycznego Modelowy system ERP dla uczelni powinien składać się z następujących modułów: 1. Ustrój uczelni, jej wizja, misja i strategia rozwoju 2. Procesy dydaktyczne 3. Procesy badawcze 4. Zarządzanie kadrami 5. Zarządzanie wiedzą 6. Zarządzanie jakością kształcenia i pracy uczelni 7. Zarządzanie zasobami materialnymi 8. Zarządzanie finansami 9. Zarządzanie ryzykiem Źródło: Modele zarządzania uczelniami w Polsce, Uniwersytet Jagielloński, 2011

6 Cele zintegrowanego systemu informatycznego Zintegrowany system informatyczny musi obsługiwać wszystkie istotne procesy działalności uczelni. Każdy z procesów musi być zdefiniowany, zarejestrowany, a tam gdzie to potrzebne, wspomagany przez mechanizmy automatyzacji, parametryzacji, a także symulacji. Celem wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego w uczelni jest zapewnienie: obsługi wskazanych obszarów działalności uczelni, zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi, sprawnych narzędzi do administrowania i zmiany funkcjonalności systemu. Źródło: Modele zarządzania uczelniami w Polsce, Uniwersytet Jagielloński, 2011

7 Funkcjonalność ERP Analizując listę funkcji realizowanych przez standardowe systemy ERP należy stwierdzić, że nie zapewniają w standardzie pełnego wsparcia dla obszarów działalności stricte uczelnianej. O ile dostosowanie modułów finansowo- księgowych, kadr-płac itp. do specyficznych potrzeb placówek akademickich jest możliwe, to wsparcie na przykład działalności dydaktycznej zapewniają zazwyczaj dodatkowe, dedykowane moduły lub osobne systemy. Źródło: Modele zarządzania uczelniami w Polsce, Uniwersytet Jagielloński, 2011

8 Funkcje nie realizowane przez systemy ERP Rekrutacja elektroniczna Planowanie zajęć Obsługa toku studiów Rozliczenia ze studentami, pomoc socjalna, domy studenckie Badania naukowe Źródło: Modele zarządzania uczelniami w Polsce, Uniwersytet Jagielloński, 2011

9 Rozwiązanie wdrożenie kliku systemów Rozwiązaniem przedstawionego problemu jest wdrożenie na uczelni co najmniej dwóch systemów informatycznych: systemu klasy ERP, dedykowanego systemu do obsługi zadań typowych dla uczelni. Należy zwrócić w takim przypadku uwagę na stopień integracji obu systemów, tzn. poziom ich wzajemnej komunikacji i dostępu do danych.

10 Wdrażanie zintegrowanych systemów informatycznych Trzy podejścia do wdrażania systemów zintegrowanych: 1. Implementacja i jednoczesna integracja gotowego systemu klasy ERP oraz gotowego systemu dedykowanego do obsługi uczelni. 2. Wdrożenie niezależnych dedykowanych systemów z koniecznością ich późniejszej integracji. 3. Zaprojektowanie i napisanie systemu całkowicie dedykowanego danej uczelni, który uwzględnia wszystkie wymagania funkcjonalnoprawne.

11 Systemy ERP w polskich uczelniach SAP Politechnika Warszawska, Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Śląski i Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. Microsoft Dynamics Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie TETA Constellation Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, Akademia Sztuk Pięknych w Poznaniu, Politechnika Białostocka

12 Systemy ERP w polskich uczelniach Impuls 5 BPSC S.A. Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej, Instytut Biologii Doświadczalnej. SIMPLE.ERP Uniwersytet Medyczny w Poznaniu, Wyższa Szkoła Zarządzania i Marketingu w Sosnowcu

13 Dedykowane systemy dla uczelni USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studentów) Ponad 40 uczelni: Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Śląski, Uniwersytet w Białymstoku, Politechnika Koszalińska. Uczelnia.XP Partners in Progress Ponad 60 uczelni: Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie, Uniwersytet Medyczny w Poznaniu, Akademia Morska w Szczecinie, Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecine. HMS Solutions Kalasoft Systemy Informatyczne Ponad 40 uczelni: Uniwersytet Warszawski, Politechnika Krakowska, Akademia Ekonomiczna w Katowicach, Politechnika Lubelska.

14 Dedykowane systemy dla uczelni Bazus Highcom Kilkanaście uczelni: Akademia Muzyczna w Katowicach, Europejska Szkoła Hotelarstwa, Turystyki i Przedsiębiorczości w Sopocie, Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Skierniewicach. Sokrates Instytut Informatyki Politechniki Poznańskiej Kilkanaście uczelni: Politechnika Poznańska, Państwowa Wyższa Szkoła Filmowa w Łodzi, Wojskowa Akademia Techniczna w Warszawie.

15 Problemy przy wdrażaniu systemów informatycznych 1. Przekroczenie zakładanego czasu wdrożenia. 2. Nieodpowiedni dobór aplikacji do potrzeb organizacji. 3. Niedostosowanie organizacyjne do wdrażanego rozwiązania. Jarosław Maślanek, Systemy ERP i problemy z nimi, wnp.pl,

16 Przekroczenie zakładanego czasu wdrożenia Przekroczenie zakontraktowanego czasu wdrożenia wynika przeważnie z powodu zbyt optymistycznie przyjętych harmonogramów. We wdrożenie muszą być zaangażowani pracownicy zarówno uczelni, jak i firmy wdrożeniowej. Pracownicy uczelni oprócz przygotowywania projektu muszą również wykonywać codzienne obowiązki, stąd czasami ich dostępność jest niewystarczająca. Firmy wdrożeniowe z kolei często nie posiadają wystarczającej liczby konsultantów. Rozwiązaniem może być oprócz przyjęcia nowych terminów oraz przekazania części obowiązków na firmę wdrożeniową, podzielenie projektu na kilka etapów.

17 Nieodpowiedni dobór aplikacji do potrzeb organizacji Złe zdefiniowanie potrzeb uczelni może prowadzić do wyboru systemu ERP, który jest przewymiarowany, to znaczy jest zbyt duży jak na potrzeby uczelni. Stąd rozczarowania, kiedy okazuje się, że system, za który zapłacono sporą sumę, wykorzystywany jest w niewielkim zakresie. Równie złym rozwiązaniem jest wybór zbyt prostego systemu ERP, który nie jest w stanie wesprzeć wszystkich wymaganych procesów w uczelni. Często firmy wdrożeniowe deklarują gotowość dopisania wymaganej przez zamawiającego funkcjonalności, jednak nie zawsze kończy się to pełnym sukcesem.

18 Niedostosowanie organizacyjne do wdrażanego rozwiązania Wdrożenie tak dużego i skomplikowanego systemu informatycznego jak ERP wymaga dostosowania się w pewnym stopniu uczelni do wdrażanego oprogramowania. Uczelnie, szczególnie państwowe, są organizacjami o dość ograniczonej zdolności wprowadzania szybkich zmian organizacyjnych, które często są wymagane w związku z wdrożeniem systemu ERP. Na przykład gdy część procesów przetwarzanych do tej pory ręcznie lub półautomatycznie zostanie całkowicie zautomatyzowana,trzeba przebudować również obieg dokumentów oraz inaczej rozdzielić zadania pracownikom administracyjnym. Powodzenie wdrożenia uzależnione jest bowiem od dwóch podstawowych czynników -doboru rozwiązania oraz przeprowadzenia niezbędnych zmian wewnątrz firmy.

19 Dobre wdrożenie systemu ERP O sukcesie wdrożeniowym zintegrowanego systemu informatycznego decyduje między innymi: Wybór systemu wynikający ze strategii rozwoju uczelni. Funkcjonalność systemu oraz doświadczenia realizatorów wdrożenia (lepszy partner lepiej wdroży słabszy system, niż gorszy partner lepszy system). Modelowo powinno się najpierw wybrać system, a potem partnera wdrożeniowego. Przekonanie pracowników uczelni, że wdrożenie systemu leży także w ich interesie, bo od tego zależy przyszłość uczelni. Adamczewski, A. (2003) Zintegrowane systemy informatyczne, MIKOM, Warszawa.

20 Etapy wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych 1. Szkolenia wprowadzające 2. Formowanie zespołów projektowych 3. Analiza wymagań 4. Określenie wizji i misji 5. Szkolenia dla zespołu projektowego 6. Zapytania informacyjne 7. Analiza zwrotu z inwestycji 8. Zapytania ofertowe 9. Przegląd referencji 10. Wymiarowanie sprzętu 11. Przegląd dostawców ERP 12. Przykładowe scenariusze Źródło: Marek Mika, Cykl życia systemu ERP,

21 Etapy wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych 13. Prezentacje oprogramowania 14. Sesje wczesnego planowania 15. Proces wyboru ostatecznego dostawcy 16. Negocjowanie kontraktu 17. Instalacja oprogramowania 18. Sesja planowania projektu 19. Szczegółowy plan projektu 20. Wyznaczenie sztabu wdrożeniowego 21. Szkolenia ERP 22. Pytania konfiguracyjne 23. Opracowanie polityki wdrożenia 24. Dopasowanie raportów Źródło: Marek Mika, Cykl życia systemu ERP,

22 Etapy wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych 25. Odwzorowanie funkcjonalne 26. Testowanie i opracowanie prototypu 27. Modyfikacje oprogramowania 28. Konwersja bazy danych 29. Planowanie reakcji na nieprzewidziane problemy 30. Dokumentacja 31. Szkolenia dla użytkowników końcowych 32. Audyty 33. Pomiary wydajności 34. Start produktywny 35. Wsparcie powdrożeniowe 36. Bieżące szkolenia i pielęgnacja systemu Źródło: Marek Mika, Cykl życia systemu ERP,

23 Modele zarządzania uczelniami w Polsce Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zleciło przygotowanie raportu nt. Modele zarządzania uczelniami w Polsce". Raport został opracowany przez Centrum Badań nad Szkolnictwem Wyższym Uniwersytetu Jagiellońskiego Raport jest dostępny na stronie: