PRZETARG NIEOGRANICZONY

Transkrypt

1 REGULAMIN POSTĘPOWANIA PRZY PRZEPROWADZANIU PRZETARGÓW NA PRACE INWESTYCYJNE, ROBOTY REMONTOWO-BUDOWLANE, DOCIEPLENIOWE I BIEśĄCĄ OBSŁUGĘ ZASOBÓW MIESZKANIOWYCH KARPACKIEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ W BIELSKU-BIAŁEJ 1 Ustala się następujące formy udzielania zamówień na prace inwestycyjne, roboty remontowo-budowlane, dociepleniowe i bieŝącą obsługę zasobów mieszkaniowych: 1. Przetarg nieograniczony - konkurs ofert. 2. Przetarg ograniczony z zastosowaniem imiennych zaproszeń do składania ofert. 3. Zamówienia z wolnej ręki. 2 O wyborze formy udzielania zamówień określonych w l decyduje Zarząd Spółdzielni, kierując się zasadami ujętymi w 3,4,5,6 niniejszego regulaminu. Przy wyborze formy przetargu ograniczonego i z wolnej ręki, Zarząd ustala szczegółowe postępowanie, z uwzględnieniem niniejszego regulaminu. PRZETARG NIEOGRANICZONY 3 1. Przetarg nieograniczony jest przetargiem zasadniczym i stosuje się go w celu wyboru wykonawców na roboty lub usługi realizowane przez Spółdzielnię 2. W celu zaproszenia wykonawców do składania ofert, stosuje się ogłoszenie prasowe, które winno zawierać: 2.1 nazwę i adres zamawiającego, 2.2 dane o przedmiocie zamówienia, ze wskazaniem lokalizacji, 2.3 miejsce i warunki uzyskania specyfikacji zawierającej informację o istotnych warunkach zamówienia, 2.4 miejsce i termin składania ofert, 2.5 wysokość i termin wpłaty wadium (o ile jest wymagane), 2.6 zastrzeŝenie o moŝliwości swobodnego wyboru ofert oraz odstąpienia/odwołania/uniewaŝnienia przetargu bez podania przyczyny Oferty składane w przetargu nieograniczonym powinny być sporządzone na piśmie i zawierać: 1.1 datę sporządzenia oferty, 1.2 dane o oferencie, 1.3 ścisłe określenie przedmiotu oferty, 1.4 oświadczenie, Ŝe oferent zapoznał się z warunkami zamówienia i akceptuje je bez zastrzeŝeń, 1.5 informację o cechach ekonomicznych oferty, w tym w zaleŝności od formy wynagrodzenia: przy wynagrodzeniu ryczałtowym - cenę brutto wyraŝoną cyfrowo i słownie wraz z oświadczeniem, Ŝe uwzględniono wszystkie koszty 1

2 realizacji zamówienia oraz zysk, a wykaz cen brutto poszczególnych robót jest zawarty w załączonym kosztorysie ofertowym wraz ze składnikami kalkulacji ceny, przy wynagrodzeniu wg jednostkowych cen brutto lub wg składników kalkulacyjnych poszczególnych robót lub usług cenę brutto ostateczną wyraŝoną cyfrowo i słownie wraz z oświadczeniem j.w. 1.6 przewidywany termin realizacji zamówienia, 1.7 termin płatności proponowany przez oferenta oraz proponowane okresy gwarancji na przedmiot zamówienia, 1.8 oświadczenie, Ŝe w razie wyboru jego oferty - oferent zobowiązuje się do zawarcia umowy we wskazanym przez zamawiającego terminie pod rygorem utraty wadium, 1.9 dokumenty wskazujące na wiarygodność oferenta, a w szczególności: aktualny wydruk z CEIDG/ odpis z KRS lub informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS, referencje, oświadczenie lub zaświadczenie o nie zaleganiu z płatnościami składek ZUS oraz podatkami, przy czym o formie tego dokumentu (oświadczenia/zaświadczenia) decyduje kaŝdorazowo Zarząd Spółdzielni, oferent, który zostanie wyłoniony w przetargu musi przedstawić zaświadczenia, o których mowa w specyfikacji, 1.10 wykaz sprzętu, kadry i uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac, 1.11 kserokopia uwierzytelnionej polisy ubezpieczeniowej OC lub oświadczenie o jej zawarciu, w przypadku wyboru oferty 1.12 oświadczenie o zapoznaniu się i akceptacji stosowania w procedurze przetargowej niniejszego regulaminu. 2. Do oferty powinny być dołączone: 2.1 dowód wpłaty wadium o wysokości i konieczności zastosowania wadium, o zasadach jego zwrotu - decyduje Zarząd Spółdzielni przed ogłoszeniem przetargu, 2.2 dowody wiarygodności oferenta zawarte w ust.5, a określone kaŝdorazowo przez Spółdzielnię przed ogłoszeniem przetargu. 3. Oferty winny być składane w sekretariacie Spółdzielni lub przesłane na adres KSM w zaklejonych nieopieczętowanych kopertach, z określeniem przedmiotu oferty. 4. Przed upływem dnia wskazanego jako nieprzekraczalny termin składania ofert, kaŝdy oferent ma prawo złoŝyć ofertę zamienną lub złoŝyć zastrzeŝenie o wycofaniu oferty złoŝonej uprzednio. 5. W celu eliminacji z uczestniczenia w przetargu wykonawców nieuczciwych oraz technicznie i ekonomicznie niezdolnych do realizacji zobowiązań, Spółdzielnia ma prawo Ŝądania dowodów lub oświadczeń potwierdzających, Ŝe: 5.1.w stosunku do oferenta nie wszczęto postępowania upadłościowego lub naprawczego bądź nie ogłoszono jego upadłości, 5.2.oferent płaci regularnie podatki i składki ZUS - zaświadczenie o nie zaleganiu z płatnościami składek ZUS oraz podatkami, wystawione nie wcześniej niŝ 3 m-ce, licząc od daty terminu składania oferty, 2

3 5.3 w okresie poprzedzającym realizację zamówienia, ustalonym przez Zarząd Spółdzielni, zlecone roboty zostały przez oferenta wykonane z naleŝytą starannością referencje lub kserokopie protokołów odbioru robót, 5.4 oferent posiada warunki techniczne do realizacji przyjętego zlecenia, a w szczególności pracowników o odpowiednich kwalifikacjach i odpowiedniej liczbie, niezbędny sprzęt itp. wykaz sprzętu, kadry i kserokopię uprawnień niezbędnych do wykonania określonych prac. W celu sprawdzenia, czy oferent nie znajduje się w jednej z powyŝszych sytuacji, jak równieŝ w celu zasięgnięcia informacji o wiarygodności technicznej, jakości i terminowości wykonawcy robót, Spółdzielnia moŝe skorzystać z informacji pochodzących z innych źródeł. PRZETARG OGRANICZONY Z ZASTOSOWANIEM IMIENNYCH ZAPROSZEŃ DO SKŁADANIA OFERT Przetarg ograniczony ze stosowaniem imiennych zaproszeń do składania ofert przeprowadza się gdy: 1.1 istnieje konieczność wyboru zatrudnienia jednego z kilku wyspecjalizowanych wykonawców, o których Spółdzielnia posiada wiedzę, 1.2 przetarg nieograniczony nie dał rezultatu ( nie została wybrana Ŝadna oferta lub nie została zawarta umowa z wykonawcą, którego ofertę wybrano). 2. W sytuacji przetargu ograniczonego Komisja Przetargowa ma obowiązek zbadać wiarygodność oferentów na zasadach określonych w W sytuacji przetargu ograniczonego gdzie oszacowana wartość zamówienia nie przekracza ,-zł (netto) nie powołuje się Komisji Przetargowej. Wiarygodność oferentów na zasadach określonych w 4 bada Zarząd Spółdzielni na podstawie opinii kierownika danego działu, którego dotyczy zamówienie lub wyznaczonego pracownika. 4. Oferent składa oświadczenie, o którym mowa w 4 ust.1 pkt ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI Zamówienia z wolnej ręki polegają na wyborze wykonawcy, po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą i są ograniczone wyłącznie do następujących przedmiotów zamówienia: 1 roboty lub usługi, które ze względu na swoją specyfikę mogą być wykonane wyłącznie przez konkretnego wyspecjalizowanego wykonawcę lub dostawcę, 2 roboty lub usługi, które muszą być natychmiast wykonane ze względu na istniejące nadzwyczajne okoliczności lub ich oszacowana wartość zamówienia nie przekracza 7.000,- zł netto. Ten sam wykonawca moŝe otrzymać w tym trybie zamówienie na daną usługę lub robotę tylko raz w roku kalendarzowym W sytuacji zamówienia z wolnej ręki nie powołuje się Komisji Przetargowej. Wiarygodność oferentów na zasadach określonych w 4 bada Zarząd Spółdzielni na 3

4 podstawie opinii kierownika danego działu, którego dotyczy zamówienie lub wyznaczonego przez niego pracownika tego działu oraz dokonuje wyboru. 2. Procedura udzielenia zamówienia z wolnej ręki jest zatwierdzana przez Zarząd Spółdzielni. Do procedury z wolnej ręki stosuje się odpowiednio zapisy, dot. Komisji Przetargowej, określone w 8 ust. 4-8, 12-17, Oferent składa oświadczenie, o którym mowa w 4 ust.1 pkt PROCEDURY PRZETARGÓW 8 1. Przetarg nieograniczony i ograniczony przeprowadza Komisja Przetargowa powołana przez Zarząd Spółdzielni, która czuwa nad właściwym zorganizowaniem, przebiegiem i zakończeniem przetargu. 2. Komisja składa się z 5-7 osób. 3. W skład Komisji przetargowej powinni wchodzić: 3.1 przedstawiciele Zarządu, 3.2 kierownik działu Administracyjno-Gospodarczego lub jego zastępca, 3.3 kierownik działu Techniczno-Inwestycyjnego lub jego zastępca, 3.4 kierownik działu Ekonomiczno-Finansowego lub jego zastępca, 3.5 pracownicy Spółdzielni wytypowani przez Zarząd. W pracach Komisji mogą równieŝ uczestniczyć jako obserwatorzy wytypowani przedstawiciele Rady Nadzorczej. 4. W pracach Komisji w miarę potrzeb mogą brać udział niezaleŝni biegli lub rzeczoznawcy. 5. W pracach Komisji Przetargowej nie mogą brać udziału osoby, które pozostają z oferentami w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa, do drugiego stopnia włącznie lub pozostają w stosunku pracy z oferentami, bądź pełnią funkcję w jego władzach. 6. Członek Komisji, który stwierdzi w toku postępowania przetargowego, Ŝe taka okoliczność występuje, powinien niezwłocznie wyłączyć się z dalszego postępowania. W takim przypadku Komisja pracuje w zmniejszonym składzie, o ile spełnione są warunki określone w ust.2 7. Posiedzenia Komisji Przetargowej mogą być jawne lub niejawne, o czym decyduje Zarząd Spółdzielni. 8. W posiedzeniu Komisji Przetargowej, na której odbywa się otwarcie ofert mogą uczestniczyć oferenci lub ich upowaŝnieni przedstawiciele. W takim przypadku o czasie i miejscu otwarcia ofert oferenci zostają powiadomieni na piśmie, pocztą elektroniczną lub informacja taka jest zamieszczona w specyfikacji. 9. Podczas posiedzenia jawnego Komisja stwierdza: 9.1 prawidłowość ogłoszenia przetargu, 9.2 ilość otrzymanych ofert, 4

5 9.3 zgodność ofert ze specyfikacją, 9.4 przyjmuje do protokołu wyjaśnienia zgłoszone przez oferentów. 10. Komisja decyduje o dopuszczeniu poszczególnych ofert do dalszego rozpatrywania. 11. Do wiadomości uczestników Komisji podaje się: 11.1 nazwę oferenta, 11.2 czy oferta zawiera komplet wymaganych załączników, 11.3 istotne warunki oferty wynikające ze specyfikacji, podane przez oferenta. Fakty te powinny być odnotowane niezwłocznie w protokole. 12. W zakresie kompletności oferty, zamawiający (Spółdzielnia) moŝe przyjąć wyjaśnienie oferenta i uwzględnić je w trakcie dalszej części przetargu. 13. W części niejawnej przetargu Komisja dokonuje szczegółowej analizy merytorycznej ofert. 14. NajniŜsza proponowana cena powinna być istotnym, ale nie jedynym kryterium oceny. 15. W przypadku wyselekcjonowania ofert o najniŝszych cenach dopuszcza się moŝliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów wyjaśniających z oferentami, a zmierzających do uzyskania dodatkowych informacji o sytuacji technicznej, ekonomicznej i finansowej oferenta, metodach wykonania robót, zaopatrzenia materiałowego. MoŜna równieŝ Ŝądać przedstawienia kalkulacji uzasadniających wysokość oferowanych cen jednostkowych. 16. Komisja Przetargowa moŝe przeprowadzić dodatkowe rozmowy z oferentami w celu uzyskania najkorzystniejszych warunków realizacji zamówienia, po których dokonuje wyboru oferty. 17. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty to: 17.1 cena, 17.2 warunki płatności, 17.3 termin realizacji zamówienia, 17.4 gwarancja, 17.5 wiarygodność oferenta. O zastosowaniu jednego lub więcej z powyŝszych kryteriów w danym przetargu decyduje kaŝdorazowo Zarząd Spółdzielni. 18. W oparciu o powyŝsze punkty, Komisja podejmuje decyzję o wyborze oferenta. 19. W szczególnych przypadkach, po otwarciu ofert i zakwalifikowaniu ich do analizy merytorycznej, Komisja Przetargowa moŝe zaproponować Zarządowi do zatwierdzenia inną ofertę, która w świetle przyjętych kryteriów nie uzyskała najlepszej lokaty. Taki wybór musi mieć uzasadnienie merytoryczne. 20. O wynikach przetargu Zarząd zawiadamia oferentów na piśmie najpóźniej 7 dnia roboczego od daty zatwierdzenia wyników przetargu przez Zarząd Spółdzielni. 21. Rozliczenie wadium następuje poprzez: 21.1 zwrot wadium oferentowi wybranemu w drodze przetargu następuje następnego dnia roboczego po podpisaniu umowy chyba, Ŝe wadium lub jego część zostanie zaliczone na zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy, 5

6 21.2 przepadek wadium od oferenta, który wygrał przetarg i odmówił podpisania umowy, 21.3 zwrot wadium pozostałym oferentom następuje najpóźniej 7 dnia roboczego po zatwierdzeniu wyników przetargu przez Zarząd Spółdzielni, 21.4 zwrot wadium oferentowi, który wycofał się przed otwarciem ofert, następuje najpóźniej 7 dnia roboczego, po otwarciu ofert. 9 Wyniki przetargu lub zamówienia z wolnej ręki, w tym równieŝ zamknięcie przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert, bądź uniewaŝnienie przetargu - powinny być podane do wiadomości wszystkich uczestników najpóźniej 7 dnia roboczego po zatwierdzeniu wyników przetargu przez Zarząd Spółdzielni. 10 Z przeprowadzonych czynności, Komisja Przetargowa lub przeprowadzający zamówienie z wolnej ręki lub przetarg ograniczony sporządza protokół końcowy, który zawiera: 1. nazwę i adres oferentów/ta, 2. rodzaj i przedmiot przetargu/ zamówienia z wolnej ręki, 3. krótką charakterystykę otrzymanych ofert/oferty, 4. ewentualne wnioski z porównania ofert, 5. uzasadnienie odrzucenia oferty, 6. uzasadnienie wyboru wykonawców/cy bądź brak wyboru oferty, 7. powód ewentualnego odwołania (uniewaŝnienia) przetargu lub organizacji dodatkowego przetargu, 8. oświadczenia członków komisji o braku przeszkód do udziału w pracach komisji przetargowej, o których mowa w 8, ust Wyniki przetargu/zamówienia z wolnej ręki, w tym równieŝ zamknięcie przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert, bądź uniewaŝnienie przetargu, zatwierdza Zarząd Spółdzielni w formie uchwały Informacja o wyborze oferenta winna być umieszczona w protokole posiedzenia Zarządu, na którym nastąpiło zatwierdzenie wyników przetargu przez Zarząd Spółdzielni. 2. Oferenta, którego oferta została wybrana, naleŝy powiadomić o wyniku przetargu, najpóźniej 7 dnia roboczego po zatwierdzeniu wyników przetargu przez Zarząd Spółdzielni. 3. W przypadku odmowy podpisania umowy przez oferenta, który został wybrany w drodze przetargu, Zarząd Spółdzielni : 3.1 moŝe zawrzeć umowę z oferentem, którego oferta była kolejną najkorzystniejszą w ocenie Komisji Przetargowej, chyba, Ŝe Zarząd Spółdzielni uzna, iŝ przyjęcie tej oferty byłoby niekorzystne dla Spółdzielni lub 3.2 moŝe przetarg uniewaŝnić i ogłosić nowy. 6

7 13 Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą w dniu r. uchwałą nr 6/2013(protokół RN nr 2/2013) z mocą obowiązującą od r. 7