Madar 7. Instrukcja obsługi modułu Karty Pracy MADAR

Transkrypt

1 Madar 7 Instrukcja obsługi modułu Karty Pracy MADAR 6 lipca 2013

2 Spis treści 1 Rozliczanie czasu pracy Karty pracy Wykorzystanie kart pracy Wydruki Rejestracja za pomocą sterownika Limity Zdalna rejestracja Test duplikatów Adaptacje Kontrola dostępu Powiązania z innymi modułami Katalogi Pracownicy Dane personalne - zakładka identyfikacja Dane personalne zakładka kadry Dane personalne zakładka płace Dane personalne - zakładka notatki Kategorie Dopisywanie kategorii Rodzaje kategorii kadrowych Towary Okienko do wprowadzania danych Cennik złotówkowy Cennik dewizowy Ustalanie cen dla kontrahenta Cenniki zewnętrzne Formaty prezentacji cenników Rodzaje towarów Funkcje Import danych Centralna dystrybucja katalogu Inne opcje Remanent Wypełnienie listy remanentu Zmiana informacji o towarze Wydruk remanentu Przyjęcie lub korekta stanu magazynu Porównanie remanentu Uzupełnianie danych Adaptacje Skorowidz 35

3 Wstęp Program pozwala, niezależnie od wsparcia działu kadr i płac, na ewidencję i rozliczanie czasu pracy w module karty pracy. W kartach pracy ewidencjonuje się wykonywanie czynności przez poszczególnych pracowników z podziałem na kontrahenta oraz temat. W zależności od zestawienia w opcji można rejestrować: czas pracy z podziałem na rodzaj (godziny zwykłe, nadliczbowe, nocne), czas pracy urządzenia, czas pracy przy określonym zadaniu / kontrakcie / w dziale, wykonane czynności, pobrane surowce, dwa pola na temat: oznaczenie kontraktu oraz działu, status wykonania i akceptacji. Moduł umożliwia również prowadzenie rejestracji czynności za pomocą kodów kreskowych w opcji sterownik. Istnieje możliwość przygotowania aplikacji do obsługi zdalnej - przez przeglądarkę. Pozwala to na rejestrację danych oraz dostęp do informacji z różnych lokalizacji, niezależnie od miejsca pobytu i używanego komputera.

4 1. Rozliczanie czasu pracy 1.1 Karty pracy W kartach pracy ewidencjonuje się wykonywanie czynności przez poszczególnych pracowników z podziałem na kontrahenta(zleceniodawcę) oraz temat??. Moduł może być zintegrowany z aplikacją internetową rejestrującą dane. Można również prowadzić rejestrację czynności za pomocą kodów kreskowych w opcji sterownik. Karty pracy są ściśle powiązane z bazą tematów??. Mogą być podstawą do naliczania wynagrodzenia, rozliczania zaplanowanego budżetu (w poszczególnych kategoriach, odpowiadających kategoriom w temacie). W zależności od zestawienia w opcji Karty pracy można rejestrować: rodzaj kosztów: fundusz osobowy (lista płac), bezosobowy (umowa zlecenie), usługi obce, czas wykonywania z podziałem na rodzaj (godziny zwykłe, nadliczbowe, nocne), czas pracy urządzenia, wykonane czynności, pobrane surowce 1.1.1, dwa pola na temat: oznaczenie kontraktu oraz działu, status wykonania i akceptacji Wykorzystanie kart pracy Rysunek 1.1: Karty pracy - lista Rozliczanie czasu pracy dla konkretnego zlecenia Jednym z zadań kart pracy jest umożliwienie rejestracji i analizy czasu pracy poszczególnych pracowników, z uwzględnieniem działów oraz konkretnego zlecenia (kontraktu). Przy takim wykorzystaniu kart pracy należy wejść w opcję Kadry Karty pracy i nacisnąć przycisk dopisz i wypełnić następujące pola: pracownik z dnia pozycja temat dział praca wybierany z listy pracowników, data wykonania prac, numer karty pracy nadawany przez program, kontrakt wybierany z listy tematów, dział wybierany z listy tematów, rodzaj godzin: normalne, nadliczbowe, nocne,

5 godzin stawka razem ilość godzin, stawka za godzinę, ilość * stawka - wyliczane przez program. Rysunek 1.2: Rejestrowanie czasu pracy konkretnego pracownika Rysunek 1.3: Zestawienie czasu pracy nad konkretnym zleceniem Wydruk zestawienie sumy przepracowanych godzin dostępne jest w opcji sumy - suma godzin, gdzie po wybraniu konkretnego tematu (zlecenia) wyświetla się zestawienie czasu pracy nad konkretnym zleceniem. Zestawienie godzinowe dla konkretnego produktu Karty pracy mogą służyć do rejestrowania ilości przepracowanych godzin nad danym produktem. W takim przypadku należy wejść do opcji Kadry - Karty pracy i nacisnąć przycisk dopisz, a następnie wypełnić następujące pola: pracownik surowiec godzin stawka wartość wybierany z listy pracowników; wybierany z katalogu towarów; ilość godzin pracy; stawka godzinowa; wyliczona przez program wartość. 4

6 Rysunek 1.4: Wydruk historii palety / partii Zestawienie dotyczące partii towaru możliwe jest do uzyskania w opcji historia - historia karty podając w polu paleta odpowiedni numer. Rejestracja czynności dotyczących partii towarów W przypadku, gdy konieczne jest zarejestrowanie czynności wykonanych z partią towaru można wykorzystać do tego numer transakcji, nadawany przez program podczas przyjęcia danego surowca / produktu. Numer rejestrowany w karcie pracy w polu paleta. Według niego możliwe jest następnie stworzenie historii operacji na danej partii (palecie). Rozliczanie współczynnikiem Rozliczanie współczynnikiem służy do rozksięgowywania kont wg ilości przepracowanych godzin zarejestrowanych w kartach pracy. Pozwala na ustalenie ile czasu (godzin) zajmują poszczególne etapy realizacji danego przedsięwzięcia. Rozliczanie współczynnikiem znajduje się w opcji księgowość - narzędzia - rozliczanie współczynnikiem. Pola znajdujące się w opcji: okres księgowania konto razem konto współczynnik kwota okres księgowania, konto do wyboru z planu kont, suma wszystkich godzin, nazwa konta, ilość przepracowanych godzin nad danym tematem zadania, stosunek współczynnika i sumy godzin (pole razem) automatycznie obliczane przez program. Uwaga: W kartach pracy muszą zostać zarejestrowane tematy, w których są uzupełnione konta im odpowiadające. W przeciwnym wypadku poszczególne współczynniki wg godzin pracy nie będą się zgadzały z zarejestrowanymi godzinami pracy w kartach pracy. Można to sprawdzić porównując wartość współczynnika z sumą godzin przepracowanych za dany miesiąc Karty pracy - sumy - wg kont. Aby wygenerować zestawienie współczynników wg kart pracy należy w polu okres księgowania wybrać miesiąc, za który ma być sporządzone zestawienie. Następnie wejść do opcji księgowanie - wg kart pracy. Spowoduje to wygenerowanie wszystkich godzin zarejestrowanych w kartach pracy w wybranym miesiącu. Następnie podobnie jak w przypadku generowania współczynnika wg sald kont?? wybrać analizowane konto i wpisać jego saldo, co spowoduje rozłożenie godzin pracy proporcjonalnie na wpisane konto. 5

7 Rysunek 1.5: Rozliczanie współczynnikiem Wydruki Suma godzin Zbiorcze zestawienie godzin wykonuje się w opcji suma godzin. Po wybraniu funkcji pojawia się okienko, w którym można ustawić okres, za jaki tworzone jest zestawienie, temat, pracownika czy kontrahenta. Nie wypełnienie pól powoduje, że zestawienie będzie tworzone dla wszystkich. W zależności od pola rodzaj zestawienie może być tworzone w układzie według: tematów zbiorcze zestawienie godzin i wartości dla poszczególnych tematów, pracowników zestawienie przepracowanych godzin w podanym okresie dla poszczególnych pracowników, kontrahentów przepracowane godziny i wartości dla kontrahentów, grup pozycji przepracowane godziny i wartości zsumowane według grup towarowych??, daty przepracowane godziny i wartości w układzie dziennym. W okienku wyboru parametrów wydruku suma godzin znajdują się następujące pola: praca od do selekcja rodzaj temat pracownik kontrahent produkt od jakiej daty mają być sumowane godziny, do jakiej daty mają być sumowane godziny, czy sumowanie ma obejmować sumę godzin: niezleconych, niewykonanych czy nieodebranych, względem czego będą sumowane godziny (np. względem pracowników lub tematów), nazwa zlecenia (kontraktu), wybór pracownika, dla którego mają być sumowane godziny, sumowanie godzin przepracowanych pod konkretnego zleceniodawcy, sumowanie godzin przepracowanych nad wyrobem danego produktu, 6

8 Rysunek 1.6: Zestawienie suma przepracowanych godzin z podziałem na konkretnego pracownika Suma pozycji Zestawienie czynności wykonanych przy realizacji konkretnego zlecenia znajduje się w opcji suma pozycji. Okienku wyboru parametrów wydruku jest taki samo jak przy zestawieniu sumy godzin Rysunek 1.7: Zestawienie suma pozycji z podziałem na konkretny produkt Suma czynności Zestawienie sumy godzin wykonywania konkretnej czynności znajduje się w suma czynności. Okienku wyboru parametrów wydruku jest taki samo jak przy zestawieniu sumy godzin Zestawienie Zestawienie jest dostępne w opcji historia. W porównaniu do zestawień dostępnych w sumy na wydruku znajdują się wartości niezagregowane z podziałem na kolejne dni. Karta limitowa Karta limitowa jest dostępna w opcji historia. Dzięki tej opcji uzyskuje się zestawienie karty limitowej. Historia operacji Ilość przepracowanych godzin przez poszczególnych pracowników przy danym produkcie jest dostępna również w opcji historia - karta operacji. Po wybraniu opcji uzyskuje się zestawienie wszystkich operacji z podziałem na datę operacji i pracownika. 7

9 Rysunek 1.8: Zestawienie suma czynności z podziałem na konkretny produkt Rysunek 1.9: Karty pracy - historia - zestawienie 8

10 Rysunek 1.10: Karty pracy wydruk historii operacji Historia karty Historia karty jest dostępna w opcji historia. Jak sama nazwa wskazuje umożliwia ona uzyskanie zestawienia wszystkich operacji wykonanych w kartach pracy z uwzględnieniem wszystkich pracowników, czynności wykonanych przez nich i godzin pracy itp. Po wybraniu odpowiednich parametrów w okienku wyboru właściwości wydruku uzyskuje się zestawienie. Rysunek 1.11: Karty pracy - wydruk historii karty 9

11 Lista obecności Lista obecności podobnie, jak historia karty, dostępna jest w opcji historia. Dzięki tej opcji tworzone jest zestawienie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy konkretnego pracownika, lub dla wszystkich pracowników Rejestracja za pomocą sterownika Możliwa jest rejestracja kart prac, wykorzystując kody paskowe, opisujące pracowników, maszyny (gniazda produkcyjne) oraz czynności wykonywane na maszynach. Więcej informacji w opcji sterownik??. W pierwszej fazie wykonywana jest operacja START - w celu rozpoczęcia rejestracji - zakładana jest wtedy karta pracy, w której wprowadzona jest pracownik, godzina rozpoczęcia, czynność, paleta oraz gniazdo. W kolejnej fazie rejestrowana jest operacja STOP - po której karta pracy uzupełniana jest o: godzinę zakończenia, odpad i wykonane ilości (godziny) czynności. Więcej informacji w instrukcji dotyczącej sposobu obsługi sterownika?? Limity Dane rejestrowane w kartach pracy dotyczące realizacji kontraktów można uzupełnić o zdefiniowanie limitów godzin, przeznaczonych w danym miesiącu na realizację kontraktu Uwaga: Jeśli dany kontrakt trwa dłużej niż jeden miesiąc należy na każdy miesiąc wprowadzać oddzielnie limit. Umożliwi to uzyskanie zestawienia zarówno miesięcznie, jak i za dłuższe okresy - w takim przypadku limity z poszczególnych miesięcy będą sumowane. Rejestracja limitów Limity godzin dla poszczególnych kontraktów można rejestrować w opcji brygadzista - limity. data dotyczy temat kontrahent dział pozycja limit data oznaczająca miesiąc, na który jest wprowadzany limit. Jeśli dany kontrakt trwa dłużej - na każdy miesiąc limit trzeba wprowadzać oddzielnie, dodatkowy opis, kontrakt wybierany z listy tematów, wybierany z listy kontrahentów jeśli potrzebny podział według odbiorców, dział wybierany z listy tematów, czynność wprowadzana w kartach pracy, ilość godzin limitu. Zestawienia realizacji wg limitów Po wprowadzeniu limitów oraz kart pracy można uzyskać zestawienie w opcji karty pracy - jako zestawienie sumy - suma pozycji. Należy zaznaczyć pole limity Zdalna rejestracja Możliwa jest rejestracja kart pracy przez przeglądarkę WWW lub komórkę. Pozwalają na to funkcje generuj - czytaj HTTP oraz generuj - zapisz HTTP. Udostępnienie tej możliwości wymaga zainstalowania na serwerze odpowiedniego programu współpracującego z MADAR-em. Dane dotyczące serwera wprowadza się w konfiguracji??. 10

12 Rysunek 1.12: Wprowadzanie limitów Rysunek 1.13: okienko konfiguracji zestawienia suma pozycji 11

13 Istnieje aplikacja internetowa, która umożliwia wprowadzanie danych przez WWW. W programie wprowadzono dwie funkcje zapisz HTTP i czytaj HTTP, służące wymianie danych z taką aplikacją??. kartyprmiesiac=1 numeracja składająca się z oznaczenia miesiąca i kolejnej pozycji w ramach miesiąca Test duplikatów Program pozwala na wykonanie testu duplikatów tz. sprawdzenie czy wprowadzone karty nie powtarzają się i czy nie występuje sytuacja, że jeden pracownik ma wprowadzonych kilka kart z pokrywającymi się godzinami pracy w tym samym dniu. Wykonanie testu duplikatów jest możliwe dzięki funkcji generuj - test duplikatów. Należy podać okres, dla którego będzie wykonany test duplikatów kart pracy. Można ustawić sposób selekcji a także wybrać konkretnego pracownika. Na zakończenie należy wybrać przycisk start co spowoduje wygenerowanie listy w pliku pdf dubujących się kart pracy Adaptacje W celu przeniesienia z ewidencji kart pracy do naliczenia pensji rozliczenia poszczególnych tematów do danych systemu dopisujemy wczytajakord=1. kartypracywarunek=1 kontrola poprawności wpisywania dział,temat,kontrahent Kontrola dostępu Pola w uprawnieniach użytkownika Karta obca, to jest taki wpis, w którym nie występujemy jako jeden z operatorów. czytanie obcych prawo do podglądu kart obcych, pisanie obcych prawo do modyfikacji kart obcych, pisanie przyjętych jeżeli kartę zadekretowano na nas, to czy mamy prawo go modyfikować. edycja bieżące prawo poprawy dokumentów ±3 dni w stosunku do bieżącej daty, edycja stare prawo modyfikacji do dokumentów starszych, kasowanie prawo kasowania dokumentów Oznaczenie zakresu wprowadzania Możliwość zdefiniowania praw wprowadzania tylko do określonego zakresem daty. Prawo do wypełniania tylko pracowników przydzielonych danemu operatorowi Powiązania z innymi modułami Ewidencja godzin może być zasilana z kart pracy, w tym celu umożliwiono przeniesienie danych. 12

14 2. Katalogi 2.1 Pracownicy Po wybraniu ikony Personel pojawia się okienko z listą pracowników zatrudnionych w firmie, zarówno z tytułu umowy o pracę, jak i umów-zleceń. Stąd pobierane są dane podczas przesyłu do Płatnika czy wystawianiu deklaracji, np. PIT-11. Wprowadza się, oprócz danych ewidencyjnych: imię, nazwisko, NIP, Pesel, data i miejsce urodzenia, również dane dotyczące: ulgi podatkowej, kosztów, składników pensji. Nie wprowadza się natomiast kodów tytułu ubezpieczenia do ZUS. Szczegółowe dane można uzupełnić również w terminie późniejszym. Po wybraniu opcji otwiera się okienko zawierające imiona i nazwiska wszystkich wpisanych do tej pory pracowników. Sposób obsługi jest taki sam, jak pozostałych katalogów. Wszelkich operacji dokonuje się za pomocą przycisków u dołu okienka lub klawiszy funkcyjnych. Rysunek 2.1: Lista pracowników Dane dotyczące pracowników zapisywane są w dwóch osobnych okienkach: dane personalne adres zamieszkania, NIP, PESEL, numer konta bankowego okienko w zakładce, dane dotyczące płac dotyczące m.in. stawki wynagrodzenia, przydzielonych kwot zasiłków okienko w zakładce.

15 Uwaga: Można wczytać pracowników z plików *.KDU, które zawierają deklaracje zgłoszeniowe z Programu Płatnika. Pozwala na to opcja import wczytaj z KDU Dane personalne - zakładka identyfikacja Każdego pracownika należy dopisać do listy pracowników i wypełnić podstawowe informacje personalne. Dane te są wykorzystywane przy wydrukach deklaracji, zestawień, zaświadczeń, wystawianiu przelewów dla pracownika, drukowaniu rachunków przy umowach zlecenie. Rysunek 2.2: Dane pracownika - zakładka identyfikacja Poniżej podane są nazwy pól oraz ich znaczenie. nazwisko, imię1, imię2 imię ojca, imię matki nazwisko rodowe urodzony w, data kraj miejscowość telefon pesel, NIP dowód, wydany przez płeć nazwisko, imiona pracownika, imiona rodziców, nazwisko rodowe pracownika, data i miejsce urodzenia, województwo, gmina, ulica, dom, numer, miejscowość, poczta, adres, składa się z dwóch części: pierwszej przeznaczonej na kod pocztowy oraz drugiej, na nazwę miejscowości, numer telefonu pracownika, numery: pesel, NIP, numer dowodu, przez kogo wydany dowód, K kobieta, M mężczyzna, 14

16 bank konto numer urząd skarb kolor skrót bank dopisywany i wybierany z listy kontrahentów, numer rachunku bankowego, nazwę urzędu wybiera się z listy kontrahentów. Należy pamiętać o wypełnieniu pól przy urzędzie dotyczących numeru rachunku i banku na tej podstawie będzie możliwe wydrukowanie przelewu. kolor wyświetlania nazwiska na liście. dodatkowy symbol wg którego następuje ułożenie pracowników Klawisz test kont służy do przetestowania zgodności numerów. Sprawdza on numer konta bankowego, PESEL i NIP pracownika. Przy koncie bankowym sprawdza zgodność cyfr wraz z sumą kontrolną. Jeżeli jedno jeden z tych numerów jest niepoprawnie wpisany pojawi się komunikat zły PE- SEL/NIP/konto, a jeżeli numer konta nie będzie wpisany pojawi się komunikat bank: nieznany format.?? Dane personalne zakładka kadry Ważniejsze pola znajdujące się w zakładce kadry: tytuł wykształcenie nr akt numer pracownika numer renty konto FK data od... do operator temat MPK kod karty wysługa od lat temat Tytuł uzyskanego wykształcenia (np. inż, mgr, dr itd). Nazwa uzyskanego wykształcenia. Numer akt. numer pracownika, wykorzystywany przy RCP numer renty pracownika Jest to konto, pod którym pracownik jest ewidencjonowany w rejestrze VAT. początek i koniec okresu. Do wyboru z listy operatorów przypisanie pracownika do działu-kontraktu, miejsce powstawania kosztów, służy do właściwego generowania dokumentu księgowania rozliczenia kosztów numer karty, wykorzystywany przy RCP z użyciem czytników kart Od kiedy dana osoba pracuje. Ilość przepracowanych lat Do wyboru z listy tematów Dane personalne zakładka płace Pola w zakładce [place] wykorzystywane są przy prowadzeniu listy płac. Pola w tym okienku są ściśle powiązane z polami na liście płac??. Użytkownik powinien najpierw zapoznać się ze sposobem tworzenia i wypełniania listy płac ponieważ pozwoli to na zrozumienie idei działania opisywanego okienka. W pola płacowe można wprowadzić wartości stałych składników występujących w płacy danego pracownika, które każdorazowo będą przepisywane podczas tworzenia listy płac na nowy miesiąc. Pola te zorganizowane są w ten sam sposób jak pola w okienku listy płac. zatrudnienie poprzednio zatrudniony od zwolniony lista płac w pola należy wpisać lata, miesiące, dni. Służy do podania czasu przepracowanego przez dana osobę w poprzednim miejscu zatrudnienia. data, od kiedy pracownik jest zatrudniony data kiedy wygasa zatrudnienie pracownika numer listy płac w przypadku prowadzeniu kilku list jednocześnie. Wpisując każdemu pracownikom odpowiedni numer listy można skorzystać z funkcji automatycznego wypełniania listy. 15

17 Rysunek 2.3: Dane pracownika - zakładka kadry Rysunek 2.4: Lista pracowników - zakładka płace 16

18 stały urlop drugi etat przelew kiedy dla tego pracownika nie naliczane jest wynagrodzenie za urlop i nie obniżane wynagrodzenie za czas nieobecności z tytułu urlopu, pracowników o tym samym NIP będzie łączył w deklaracjach do Płatnika. Wykorzystywane przy jednoczesnym zatrudnianiu tego samego pracownika w kilku pododdziałach. zaznacza się w przypadku, gdy rozliczenie płac z pracownikami następuje przy pomocy przelewu bankowego. Na liście płac wypełniane jest pole 63 do przelewu Należy zwrócić uwagę, że w programie ZMIENIONO sposób naliczania i wyboru kosztów uzyskania oraz ulgi dla PRACOWNIKÓW. W miejsce wprowadzania kwoty WYBIERA się odpowiednio stawkę (u dołu ekranu), koszty oraz uwzględnianie (bądź) nie kwoty wolnej od podatku. Kwoty i stawki są zaszyte w programie. Rysunek 2.5: Dane pracownika - zakładka płace Jeżeli występuje kwota w dotychczasowych polach - program nie uwzględnia ustawień nowych pól Dane personalne - zakładka notatki Rysunek 2.6: Dane pracownika - zakładka notatki W zakładce notatki znajdują się dane pracownika dot. podpisanych umów o pracę (data rozpoczęcia, miejsce, stanowisko, wymiar pracy itp.), stażu pracy, wynagrodzenia. 2.2 Kategorie Ogólnie kategorie można podzielić je na kilka grup, związanych z: zatrudnieniem: np. rodzaj umowy, stanowisko, stawka, wykształcenie planem pracy: dniówki 2.2.2, godziny pracy itp

19 listą płac: powiązane z wypełnianymi polami, również polami obliczeniowymi??, absencjami: urlopy, chorobowe, badania 2.2.2, zwolnieniem, innymi ewidencjami: np. szkolenia BHP, Dopisywanie kategorii Kategorie wprowadzane na listę mając na celu możliwość zgrupowania wszystkich informacji np. rodzaju zawartych umów z pracownikami oraz dat ustania umów okresowych, i przedstawieniu ich w sposób zbiorczy. Dlatego ilość i rodzaje kategorii należy dostosować do wielkości i potrzeb przedsiębiorstwa. Rysunek 2.7: Dodawanie nowej kategorii - 8 godzin pracy w normalny dzień pracy Kategorię można dopisać w opcji Kadry - kategorie po naciśnięciu klawisza. Kategorie kadrowe związane są z planem pracy??. Można je podzielić ze względu na rodzaj kategorii: dni pracy, nieobecności itp. Okienko do wprowadzana kategorii posiada 3 zakładki: 1. Kadry 2. RCP 3. Wydruki Kategoria kadry Zakładka pozwala na określenie rodzaju kategorii oraz definicję danych o godzinach i dniach dla kategorii ABSENCJE oraz PRACA danych dotyczących ilości dni oraz godzin wykorzystywanych w ewidencjach czasu pracy. Poszczególne pola w opcji oznaczają: Zakładka kadry grupa Nazwa rodzaju kategorii np. absencje, zawód, umowa. Rodzaj wybiera się z listy rozwijanej. Dla całej grupy rodzajowej powinna być założona kategoria główna, w której jest zaznaczone pole grupa syntetyczna. Pozwala to na tworzenie zestawień dla całej grupy. Dla 18

20 synte- grupa tyczna skrót nazwa kod Rodzaj 1/2/3 ilość przykładu pokazanego w okienku na liście powinna znajdować się ABSENCJE ---gł---- Absencje grupa syntetyczna ABSENCJE chorobowe Chorobowe 80% grupa syntetyczna ABSENCJE opieka Opieka nad dzieckiem grupa syntetyczna Zaznaczenie oznacza, że dana kategoria będzie główna dla wszystkich kategorii o takiej samej nazwie w polu grupa. Wybierając w zestawieniach tę kategorię będzie można uzyskać analizę całej grupy. Nazwa skrócona kategorii (w powyższym przykładzie: chorobowe, opieka) Nazwa szczegółowa kategorii. Może zawierać np. czas (godziny) pracy, nazwę urlopu itp. Dodatkowy opis kategorii. Pole umożliwia współpracę kadr i płac. Należy wpisać oznaczenie literowe rodzaju (patrz tabela 2.1). Należy wspomnieć, że 4 linie można wykorzystać do ewidencji zarówno ilości dni (danego rodzaju) jak i godzin. Dla pracy 8-godzinnej będzie to wyglądało tak: Rodzaj 1 p ilość 1 Rodzaj 2 h ilość 8 Kategoria RCP Rysunek 2.8: Kategorie RCP Zakładka pozwala definicję danych dotyczących dokładnych godzin przyjścia i wyjścia. Dane te wykorzystywane są przy Rejestracji Czasu Pracy - RCP??. Poszczególne pola w opcji oznaczają: RCP ubranie robocze trwałość dni plan pracy czas rozpoczęcia, czas zakończenia wykorzystywane dla kategorii do rozliczeń ubrania roboczego trwałość przysługującego ubrania roboczego podawana w dniach kategoria związana z planem pracy Godziny: 19

21 Kategoria wydruk rozpoczęcia pracy zakończenia pracy Należy pamiętać, że obowiązuje system dziesiętny! Czyli: 7 30 = 7 : = 6 : = 2 : 75 itp. W zakładce definiuje się jak ma wyglądać wydruk tej kategorii. Rysunek 2.9: Kategorie wydruk Rodzaje kategorii kadrowych Kategorie można też podzielić ze względu na jednostkę czasu, w jakiej są mierzone: 1. Kategorie mierzone w dniach. 2. Kategorie mierzone w godzinach Kategorie dotyczące dni Tabla 2.1 przedstawia spis ważniejszych kategorii kadrowych związanych z rodzajami nieobecności pracowników oraz symbol danej kategorii symbol należy wpisać w polu rodzaj 1 w okienku dodawania lub edycji kategorii. Wykaz wszystkich kategorii, które dostępne są w programie można znaleźć w programie w opcji kadry - kategorie - wykaz kodów. Kategorie kadrowe - rodzaje godzin pracy Godziny pracy wpisuje się w ten sam sposób jak kategorie dotyczące dni. Przy wprowadzaniu niektórych rodzajów godzin należy pamiętać o wpisaniu symbolu dnia pracy. 20

22 Rysunek 2.10: Dodawanie nowej kategorii - urlop wypoczynkowy Tabela 2.1: Kategorie kadrowe - wykaz kodów nieobecności grupa kategorii nazwa symbol numer pola na liście płac ABSENCJE chorobowe płatne przez pracodawcę - 80% c 161 i 176 ABSENCJE chorobowe płatne przez ZUS 70% C 161 i 176 ABSENCJE chorobowe za pobyt w szpitalu (zakład pracy) t ABSENCJE chorobowe za pobyt w szpitalu (ZUS) T ABSENCJE chorobowe z FGŚP F ABSENCJE urlop wypoczynkowy u 162 i 179 ABSENCJE urlop zaległy Z 52 ABSENCJE macierzyński m 168 ABSENCJE urlop bezpłatny B 175 ABSENCJE wyrównawczy w ABSENCJE opieka nad dzieckiem (2 dni urlopu) o 163 ABSENCJE wychowawczy a 159 ABSENCJE badania b 167 ABSENCJE urlop szkoleniowy E 174 ABSENCJE urlop dodatkowy D 173 ABSENCJE urlop okolicznościowy K 164 ABSENCJE nieobecność usprawiedliwiona niepłatna U 169 ABSENCJE nieobecność nieusprawiedliwiona N 165 ABSENCJE wolne za pracę w dzień świąteczny W 178 ABSENCJE wolne w dzień świąteczny H ABSENCJE delegacja X 21

23 Tabela 2.2: Kategorie kadrowe - wykaz kodów związanych z dniami pracy grupa kategorii nazwa symbol numer pola na liście płac PRACA normalny dzień pracy p 166 PRACA praca w dzień świąteczny S 177 PRACA praca w sobotę Ś PRACA dyżur Y 171 PRACA dyżur świąteczny Ż 172 Tabela 2.3: Kategorie kadrowe - rodzaje godzin pracy grupa kategorii nazwa symbol w planie pracy numer pola na liście płac PRACA godziny pracy (normalne) h 67 i 122 PRACA godziny nadliczbowe 50% i 66 PRACA godziny nadliczbowe 100% j 64 PRACA godziny nocne g 65 PRACA godziny druga zmiana (popołudniowa) r 68 PRACA godziny pracy w dzień świąteczny k 70 PRACA godziny pracy w dniu wolnym l 69 PRACA godziny nadrabiane f PRACA godziny wolne odrabiane x PRACA godziny dyżuru d 71 PRACA godziny dyżuru w dzień świąteczny ż Towary nazwa wycena opis obraz parametry zapas Katalog towarów pozwala na zebranie informacji o sprzedawanych towarach takie jak nazwa wraz z nazwami obcojęzycznymi, parametry towaru, fotografie. Na ich podstawie można wystawiać faktury czy zamówienia, tworzyć receptury na potrzeby produkcji, drukować cenniki itp. Do katalogu towarów wpisujemy również nazwy wyrobów, usług, kompletów??. Każdy towar na liście jest opisywany poprzez kilka rodzajów okienek dostępnych w zakładkach: zawierające podstawowe dane o towarze: nazwę, indeks, jednostkę miary, stawkę VAT, służy do definicji cen: poziomy cen, cenniki dewizowe, marża, stan minimalny, maksymalny, opakowanie, dodatkowe informacje: masa, rozmiar, producent, status, nazwy angielska i niemiecka, miejsce na dołączone zdjęcie bądź rysunek, atrybuty towarów związane m.in. z dostawą, okresem ważności czy gwarancją. podgląd aktualnego stanu na poszczególnych magazynach. Nazwa pliku towar.dat towar.idx Poszczególne właściwości towarów mogą być później wykorzystywane w sklepie internetowym?? Okienko do wprowadzania danych Po wejściu do katalogu towarów aktywne jest okienko dotyczące podstawowych danych. Okienko podstawowe - nazwa W okienku tym każdy towar opisywany jest przez następujące pola: nazwa Nazwa towaru. Pierwsza linia pola pojawia się na liście towarów, na wydrukach dokumentów oraz w sklepie internetowym. Można stosować również nazwy wielo- 22

24 Rysunek 2.11: Wprowadzanie towarów liniowe. W drugą linii nazwy towaru można wpisać numer PKWiU dla towarów objętych stawką podatku VAT niższą niż 23%. Pierwszą oraz drugą nazwę twoaru można wyświetlać w sklepie internetowym. Opis wszystkich kodów towarów w sklepie internetowym -??. Istnieje również możliwość wprowadzania dodatkowych informacji w kolejnych liniach (podobnie jak PKWIU), jako linie specjalne, takie jak: masa towaru, kod opakowania, gwarancja. Oznaczane one są jednakowymi skrótami np. MAG= pole magazynowe MASAN=450,12 - masa netto Skróty można wybrać rozwijając pole +, znajdujące się pod polem nazwa. index Numer towaru (można stosować w sklepie internetowym??). VAT cena zakupu Stawka procentowa VAT. Wpisanie 23 oznacza 23%. Towar ze stawką 0% musi mieć wpisane 0, natomiast dla towarów zwolnionych w pole to należy wpisać 99 (można stosować w sklepie internetowym??). Katalogowa cena zakupu. cena sprzedaży Katalogowa cena sprzedaży (można stosować w sklepie internetowym??). cechy grupa miara Cechy towaru. Sposób wpisywania i obsługi jest taki sam jak w przypadku katalogu kontrahentów. Grupa towarowa, możliwe jest tworzenie 128 grup, wybieranych również na zestawieniach. Jednostka miary. Pojawia się ona na fakturze sprzedaży (można stosować w sklepie internetowym??). Dla towarów posiadających stawkę VAT mniejszą niż 23% należy wpisać dodatkowo PKWiU. Można wpisać je w: w nazwie np.,,papier ksero A3 Kwidzyn PKWiU drugiej linii wtedy dla towarów posiadających PKWiU będą drukowane dwie linie, trzeciej lub czwartej przy projektowanej fakturze będzie drukowane w odpowiedniej kolumnie. Należy jednak pamiętać, by zawsze wpisywać skrót PKWiU. 23

25 Okienko wycena W katalogu towarów zapisywane są ceny zakupów i sprzedaży towarów - na ich podstawie można tworzyć cennik. Cenniki mogą być zarówno złotówkowe jak i dewizowe, przy czym jeżeli jest prowadzony cennik dewizowy to ceny podawane są według niego. Nie wszystkie towary muszą być wyceniane w ten sam sposób - program dopuszcza stosowanie różnych walut dla różnych towarów oraz mieszanie sposobu określania ceny sprzedaży. W okienku wycena zawarte są dane dotyczące towarów, wykorzystywane przy sprzedaży z różnymi poziomami cen oraz przy prowadzeniu cennika dewizowego. Pola ogólne: nazwa Nazwa towaru kopiowana z okienka podstawowego z katalogu towarów. miara Jednostka miary kopiowana z okienka podstawowego z katalogu towarów (w sklepie internetowym symbol. VAT PCN Stawka procentowa VAT. cennik numer cennika cena 1,... cena6 zakup NETTO, BRUTTO sprzedaż NETTO, BRUT- TO zysk marża stan min stan max kolor Numer kolejny PCN z katalogu nadawany automatycznie przy korzystaniu z importu. cena w cenniku 1, cena w cenniku 2 itd. Cena zakupu początkowo jest przepisywana z ostatniej PZ, która zawierała dany towar, a w przypadku wpisania ceny dewizowej i kursu uaktualniana i wyliczana na podstawie kursu. Cena BRUTTO jest wyliczana na podstawie wpisanej stawki VAT. Ceny złotówkowe. Aktualna cena sprzedaży złotówkowa. Może być podawana z katalogu towarów. Jeżeli są wpisane ceny do poziomów cen pobierana jest z odpowiedniego poziomu (poziom wybiera pole cennik wypełnione dla wybranego kontrahenta lub pole taryfa w okienku sprzedaży). Jeżeli dodatkowo wpisana jest waluta i kurs - program traktuje cenę z odpowiedniego poziomu jako ceną w walucie i przelicza według kursu. Cena BRUTTO jest wyliczana na podstawie wpisanej stawki VAT. Zysk liczony według różnicy między ceną sprzedaży, a ceną zakupu obliczoną odpowiednio w każdej kolumnie. Marża wyliczana na podstawie ceny zakupu (z wyceny) i ceny sprzedaży. Minimalny stan towaru na magazynie - wykorzystywany przy generacji zamówień. Maksymalny stan towaru na magazynie. Oznaczenie kolorem towarów na liście. dostawca domyślny dostawca towaru, użyteczne do generowania zamówień??. rodzaj Umożliwienie rozróżnienia na towary, surowce, zestawy 2.3.7, usługi S/N opakowanie sklep internetowy Zakładka Obraz Wprowadzanie numerów seryjnych przy towarach. Numer opakowania. zaznaczenie tego znacznika spowoduje, że towar będzie dostępny w sklepie internetowym??. W tej zakładce przedstawione jest zdjęcie towaru. Wprowadzanie zdjęcia odbywa się poprzez wywołanie funkcji operacje - wczytaj zdjęcie z menu listy towarów. Zdjęcia zapamiętywane są w odrębnych plikach w podkatalogu towary/*.dat. W zakładce tej istnieje możliwość dodawania zdjęcia danego towaru. Zdjęcie towaru można wykorzystać w sklepie internetowym??. 24

26 Rysunek 2.12: Fotografia towarów Zakładka Opis W tym okienku umożliwiono dodanie szeregu innych informacji do towaru. Opisy te zapamiętywane są w odrębnych plikach, tych samych co zdjęcia. Należy więc wziąć pod uwagę nieco dłuższy czas dostępu do tych informacji. Istnieje możliwość wykorzystania opisu w sklepie internetowym - symbol NO. W programie można też stosować alternatywne nazwy towarów w obcych językach, wpisane w polach: nazwa angielska nazwa niemiecka opis można stosować w sklepie internetowym??. Na fakturach (dokumentach) drukowanych w obcych językach, bądź na dokumentach WDT pojawia się wtedy opis towaru w obcym języku. W zakładce opis znajdują się następujące pola: masa netto masa brutto objętość szerokość wysokość długość masa netto towaru - w sklepie internetowym oznaczone symbolem Nn, masa brutto towaru - w sklepie internetowym oznaczone symbolem Nb, objętość towaru - w sklepie internetowym oznaczone symbolem No szerokość towaru, wysokość towaru, długość długość, link link do opisu towaru (można stosować w sklepie internetowym??), atest atest (można stosować w sklepie internetowym??), producent producent towaru (można stosować w sklepie internetowym??), status status danego towaru do wyboru: nowość, promocja, obniżka, podwyżka, wyprzedaż lub nieaktualne (można stosować w sklepie internetowym??). Zakładka parametry Możliwość dodania załączników rodzaj i termin gwarancji dostawcy

27 rodzaj i termin gwarancji klienta wielkość partii przy dostawie minimalny czas dostawy towaru Zakładka zapas W zakładce otwarte można zobaczyć ile wybranego towaru jest w obecnej chwili jest na stanie magazynowym, na którym magazynie dany towar się znajduje, a także datę przyjęcia na stan magazynowy oraz dokument, którym przyjęto towar. Bardziej szczegółową historię operacji dotyczącą danego towaru można uzykać wybierając odpowiedni magazyn (1... 7). W zakładce zapas można przejrzeć również stan zamówień złożonych na dany towar Rysunek 2.13: Zapas towarów Dodatkowe pola W kolejnych liniach nazwy towarów można umieścić dodatkowe pola. Mają one postać kilkuliterowego napisu, po którym występuje właściwy tekst. Program obsługuje: MAG miejsce magazynowe, patrz?? DOS PKWIU ROZMIAR EAN kod dostawcy PKWiU kod paskowy, jeżeli nie jest wpisany w polu indeks Jeżeli nazwa towaru jest wpisana w wielu liniach to aby wszystkie zostały wydrukowane na fakturze należy ustawić drugaliniatowaru=1. W fakturach projektowanych zawartość tych pól można umieścić w osobnych kolumnach Cennik złotówkowy Program umożliwia prowadzenie sprzedaży towarów z wykorzystaniem kilku poziomów cen (maksymalnie do 6), ustalanych dla danego odbiorcy. Pozwalają na to pola: cena cena podstawowa. Jest to cena obowiązująca dla odbiorcy dla którego nie stosuje się rozliczeń według poziomów cen. Jest ona kopiowana z pola cena sprzedaży z okienka podstawowego. Jest to zawsze cena złotówkowa. 26

28 cena1..6 cena ustalona dla pierwszego.. szóstego poziomu cen. Rysunek 2.14: Cenniki dla towarów W prawym dolnym rogu znajdują się pola pozwalające na wycenę towaru, odpowiednio w kolumnach NETTO, BRUTTO: zakup sprzedaż zysk opakowanie cena zakupu wpisana ręcznie, bądź pobierana z ceny zakupu dewizowej, cena sprzedaży wyświetlana zgodnie z wybraną liczbą w polu cennik, jeżeli nie są wprowadzone ceny dewizowe odpowiednio 1..6; przy określonej walucie i kursie oraz wprowadzonych cenach dewizowych ceny 1..6 są przeliczane wg kursu, bez przeliczenia są wyświetlane wtedy dla cennika , różnica pomiędzy ceną zakupu i wybraną ceną sprzedaży, cena za opakowanie (ilość wpisana w pole opakowanie) Cennik dewizowy Program pozwala na prowadzenie cennika w dewizach oraz automatyczne przeliczanie cen sprzedaży według kursu. Ceny dewizowe można wpisywać ręcznie. W przypadku korzystania z programu import oraz przyjmowania dostaw importowych wpisywane są automatycznie. Aby było możliwe korzystanie z cennika dewizowego należy po wejściu do okienka wycena wpisać do pola waluta 3 literowy skrót waluty, w której będą rozliczane transakcje związane z wybranym towarem. Do przeliczenia na PLN konieczne jest również wprowadzenia aktualnego kursu w pole kurs. Uwaga: Zmiana kursu przy jednym towarze powoduje automatyczne przeliczenie cen towarów w tej samej walucie. Następnie należy wpisać w odpowiednie pola w kolumnie <dewizy >: zakup w pole to wpisuje się cenę zakupu towaru w wybranej walucie. Na tej podstawie program oblicza cenę zakupu towaru w przeliczeniu na złotówki i umieszcza w polach zakup NETTO, BRUTTO, 27

29 sprzedaż katalog w pole to wpisuje się cenę sprzedaży towaru w wybranej walucie. Na tej podstawie program oblicza cenę sprzedaży i umieszcza w polach sprzedaż NETTO, BRUTTO, w pole to wpisuje się cenę katalogową towaru podaną w walucie. Wpisanie w te pola jakiejś wartości spowoduje przejście programu w tryb rozliczenia według cennika dewizowego. Podobnie jak w przy cenniku złotówkowym możliwe jest wycenianie towarów (według wpisanego kursu) w polach w prawym dolnym rogu, odpowiednio w kolumnach NETTO, BRUTTO: zakup sprzedaż zysk opakowanie cena złotówkowa zakupu pobierana z ceny zakupu dewizowej, cena złotówkowa sprzedaży dla cennika 0 cena pobierana z pola sprzedaż (dewizy) cenniki 1..6 pozwalają na przeliczenie cen 1..6 wg kursu, różnica pomiędzy ceną zakupu i wybraną ceną sprzedaży, cena za opakowanie (ilość wpisana w pole opakowanie) Ustalanie cen dla kontrahenta Program pozwala na automatyzację fakturowania poprzez automatyczne ustalanie cen. Do kontrahenta wprowadzanego w pole cennik danego kontrahenta??. Poniżej wypisano znaczenie poszczególnych numerów cenników. 0 cena podstawowa, jeżeli wypełnione pole waluta oraz cena dewizowa to podana wartość przeliczana po wskazanym kursie; 1-6 cenniki pomocnicze, jeżeli wypełnione pole waluta oraz cena dewizowa to podana wartość przeliczana po wskazanym kursie, jeżeli wpisana cena jest ujemna, z zakresu < 2, 0) to traktowana jest jako współczynnik w stosunku do ceny podstawowej, jeżeli wpisana cena jest z zakresu < 2100, 1900 > to traktowana jest jako współczynnik w stosunku do ceny zakupu cennik podstawowy i pomocniczy, lecz bez przeliczenia, w przypadku jeżeli bruttonetto=1 to wskazana cena jest obniżana o VAT. 8 cena zakupu 9 cena zakupu z transakcji 19 cena zakupu z transakcji brutto 29 cena sprzedaży z transakcji brutto 23 cena katalogowa 22 dewizy sprzedaż 21 dewizy zakup 24 cena sprzedaży 18 zakup importowy cennik zewnętrzny pobierany z plików *.rem 80 ilość opakowań 81 stan minimalny (patrz zamawianie?? ) 82 stan maksymalny Cenniki zewnętrzne Cenniki zewnętrzne tworzone są w osobnej bazie, w której wprowadza się towar, kontrahenta i obowiązującą cenę. cennik promocyjny tworzony w opcji magazyn - operacje - cennik promocyjny??, 28

30 cenniki w plikach cen*.rem wtedy numer określa numer cennika, Formaty prezentacji cenników cennik zwykły cennik trójkolumnowy eksport cennika w postaci strony HTML eksport cennika w postaci XML na potrzeby EDI cenniki towarów będących na stanie?? Rodzaje towarów W programie istnieje wspólny słownik towarów, produktów i surowców katalog towarów. Wprowadzono jednak rozgraniczenie według rodzaju na: towar, produkt, półprodukt, surowiec, opakowanie, komplet, usługa. Jest to szczególnie ważne przy korzystaniu z modułu produkcja, oraz przy fakturowaniu wspólnie towarów i usług. Pozycje oznacza się w zakładce wycena w polu rodzaj. Usługi Umożliwienie dodania do faktury pozycji nie rozliczanych magazynowo. Pozycja musi być oznaczona jako usługa, jeśli będzie wpisywana do faktury jako wstaw usługę??. Komplet Komplet jest to towar, który składa się z kilku elementów (np. zestaw, sprzedaż wiązana). Zamiast jednak wprowadzania kompletacji lub zleceń produkcyjnych możliwe jest następujące działanie: przy sprzedaży zestawu w rzeczywistości program nie pobiera tej pozycji z magazynu, tylko zapisane w recepturach?? elementy składowe. Na fakturze wyceniany jest zestaw. Umożliwia to kompletację w locie Produkt Ważne szczególnie przy tworzeniu zapotrzebowania na surowce i korzystaniu ze zleceń produkcyjnych. Surowiec, półprodukt Z surowców wytwarzane są produkty i półprodukty. Ważne szczególnie przy tworzeniu zapotrzebowania na surowce, tworzeniu receptur i zleceń produkcyjnych Funkcje U góry okienka znajduje się menu z następującymi funkcjami: Baza Cennik Schowek Po jej wybraniu pojawia się lista funkcji, tych samych co wybieranych za pomocą przycisków na dole Możliwe jest drukowanie cennika towarów (tworzonego na podstawie wpisanych cen) według parametrów zestawienia. Przy współpracy z innymi programami możliwe jest przepisywanie danych o towarach przez schowek. Ponadto z prawej strony na liście dostępne są klawisze: karta zestawienie operacji (karta towarowa) na magazynie, stan zestawienie stanu na magazynie. 29

31 2.3.9 Import danych Program posiada możliwość zaimportowania danych z zewnętrznej bazy. Akceptowalne formaty to DBF, TXT, EXCEL, XML. W opcji wykaz kodów importu pokazane są nazwy pól akceptowalne w procesie importu. Niektóre znaczenia się powtarzają, dzięki czemu program elastycznie reaguje na zmieniające się formaty plików. W przypadku formatu XLS i TXT istnieją komplementarne funkcje eksportu, które można wykorzystać do testów. Wystarczy wygenerować cennik w zadanym formacie a następnie wczytać po dokonaniu zmian Centralna dystrybucja katalogu W przypadku wykorzystania programu w oddziałach tej samej firmy możliwe jest przesyłanie dokumentów i wspólna analiza stanów i transakcji magazynowych dla całego przedsiębiorstwa. Warunkiem koniecznym jest używanie tego samego katalogu towarów przez wszystkie oddziały. Oznacza to, że wszystkie modyfikacje towarów, dopisanie nowych, zmiany nazwy są wykonywane w jednym miejscu - najczęściej centrali. Do innych oddziałów katalog jest natomiast KOPIOWANY. Program wspiera centralne zarządzanie katalogiem towarów, moduł istotny dla przedsiębiorstw wielozakładowych. Zawiera funkcje pozwalające na przekazywanie katalogu z poziomu programu w oparciu o serwer emadar.pl. Operacje te jednak są dostępne po uprzednim zarejestrowaniu w naszej firmie i założeniu konta na serwerze. W menu administracja/operacje umieszczono kilka funkcji: pakowanie rozpakowanie pokaż zmiany cen tworzony jest skompresowany plik zawierający bazę danych towarów, z możliwością przekazania wskazanym medium, wczytanie bazy z pliku utworzonego funkcją powyżej, raport o zmianach cen: tworzy raport o zmienionych cenach w stosunku do poprzedniego wykonania tego raportu. Funkcje te są włączane parametrami wpisanymi do opcji dane systemu. Parametry opcjonalne: wspolnykat=1 uwspólnienie katalogu dla wielu firm używanych w tym samym katalogu głównym, zapisanych jako podkatalogi i dostępnych poprzez opcję zmiana firmy. 30

32 3. Inne opcje 3.1 Remanent W celu ułatwienia wpisywania i sporządzania remanentu stworzono w programie specjalną funkcję remanent. Jest ona dostępna w menu magazyn - narzędzia-remanent new. Funkcja ta pozwala na wpisanie a następnie wydrukowanie remanentu z dowolnymi informacjami (ceny zakupu, sprzedaży, vat). Remanenty zapamiętywane są w osobnych zbiorach - każdy remanent posiada inną nazwę. Uwaga: Opcja ta ma charakter pomocniczy zmiana jakichkolwiek pozycji w remanencie nie spowoduje zmiany na stanie lub w katalogach magazynu. Po wejściu do opcji pojawia się okienko do wpisania lub wyboru nazwy zbioru, w którym zostanie zapamiętany remanent. Jeżeli tworzymy nowy remanent należy wpisać nową nazwę w podświetlone pole. W przypadku modyfikacji już założonego remanentu należy wybrać odpowiedni zbiór a następnie nacisnąć przycisk Otwórz lub nacisnąć Enter. Po wybraniu zbioru pojawia się specjalna lista z nazwą, ilością oraz katalogową ceną zakupu towaru. Lista ta może być tworzona na podstawie katalogu towarów (znajdują się na niej wszystkie towary i w takiej kolejności jak w katalogu) lub stanu w magazynie na stoisku Wypełnienie listy remanentu W przypadku wpisywania nowego remanentu należy w pierwszej kolejności określić na jakiej podstawie tworzony jest remanent. Do określenia tego służą opcje dostępne w menu. Wypełnianie według towarów / towarów na stanie działaniu: przepisywanie-rozpoczęcie o następującym przepisz towary przepisz stoisko wypełnienie listy na podstawie katalogu towarów, wypełnienie listy na podstawie stanu na wybranym stoisku. Wypełnienie na podstawie stanu umożliwia zachowanie informacji o dostawcy. Pobieranie z magazynu na podstawie kodu Innym sposobem wypełnienia listy remanentu jest dopisywanie pojedynczych towarów. Pomocna jest w tym funkcja operacja - pobieranie z magazynu o następującym działaniu: pobieranie z magazynu, po uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat teraz pobieranie towaru na podst. kodu, następuje dopisywanie według kodu. Oznacza to, że towar do remanentu można wpisywać poprzez naciśnięcie F2 (lub wybór z menu baza-dopisywanie) i podanie jego kodu. Jeżeli towar ten znajduje się na stanie pozostałe dane zostaną uzupełnione. Funkcja ta jest szczególnie przydatna przy korzystaniu z czytnika kodów kreskowych. Wczytywanie towarów za pomocą czytnika kodów funkcja operacja-wczytaj czytnikiem. Do dopisywania towarów czytnikiem służy

33 Rysunek 3.1: Remanent - opcja wczytaj czytnikiem 32

34 3.1.2 Zmiana informacji o towarze Po znalezieniu i wybraniu właściwego towaru należy nacisnąć przycisk lub klawisz F4. Pojawi się wtedy okienko, w którym można zmienić (dla potrzeb remanentu - zmiany te nie będą miały bezpośredniego wpływu na katalog towarów) cene zakupu i sprzedaży, stawkę podatku VAT - elementy, które mogą pojawić się na wydruku. W okienku tym modyfikujemy ilości. Jeżeli przed przystąpieniem do wpisywania chcemy wyzerować wszystkie ilości można skorzystać z funkcji przepisywanierozpoczęciekasuj ilości. Uwaga: Jeżeli lista towarów zawiera więcej towarów, niż wykazanych w remanencie i na liście występują pozycje, których ilości są zerowe można takie towary wykasować korzystając z funkcji przepisywanierozpoczęciekasuj zerowe Wydruk remanentu Po wpisaniu remanentu możliwe jest jego wydrukowanie za pomocą funkcji zestawienia-wydruk. Po wybraniu funkcji pojawia się na ekranie okno wyboru parametrów wydruku. Zaznaczenie odpowiednich opcji oznacza, że drukowane będą na zestawieniu kolumny zawierające: zakupu sprzedaży vat ceny zakupu ceny sprzedaży ewidencyjna stawkę oraz wartość podatku vat zerowe wydruk wraz ze stanami zerowymi (towarami z listy, które mają ilość 0) bez ilości kod towaru odchylenia VAT cena S tytuł dł.strony cechy brak ilości towarów na zestawieniu (np. wydruk do spisania remanentu) kod (index) towaru przy każdym towarze podaje marżę (procentowo i kwotę) oraz kwotę VAT cena sprzedaży linia opisu nagłówka remanentu ilość linii na stronie - wydruk remanentu będzie wtedy stronicowany. Długość kartki wynosi zwykle ok. 60 na wydruku będą umieszczone towary o określonej cesze Można sporządzić wydruk tylko dla grupy towarów wypełniając pola od towaru... do towaru Przyjęcie lub korekta stanu magazynu Po wprowadzeniu remanentu należy przyjąć na stan, bądź w całości bądź jedynie różnice pomiędzy stanem w komputerze a remanentem. Jeżeli w firmie nie jest prowadzony magazyn nie trzeba wykonywać żadnego przyjęcia remanentu. Wystarczy jedynie sporządzenie wydruku. Przyjęcie remanentu na stan magazynu Jeżeli jest to początkowy remanent wystarczy wykonać przyjęcie towaru na stan za pomocą funkcji przepisywanie-zakończenie-dopisz dostawę. Po jej wybraniu należy podać numer stoiska, na które przyjmowany jest towar z remanentu. Następnie należy poprawnie wypełnić następujące pola: dokument nr data dostawy data remanentu numer PW (przyjęcia wewnętrznego) data remanentu (przyjęcia do magazynu) 33

35 Dostawę wykonuje się poprzez naciśnięcie przycisku. Program zapyta się, czy wykonać dostawę. Po potwierdzeniu towary zostaną przyjęte na stan. W przypadku, gdy remanent jest sporządzany w późniejszych okresach różnice między remanentem i stanem w komputerze należy skorygować poprzez wystawienie dokumentów RW (w przypadku braków) i PW (dla nadwyżek) lub korzystając ze specjalnej opcji w programie. Korekta stanu - różnice remanentowe Dużym ułatwieniem przy sporządzaniu i sprawdzaniu remanentu jest możliwość porównania go ze stanem magazynu. Może się zdarzyć, że przy wprowadzaniu sprzedaży lub zakupów nastąpiła pomyłka w kodzie towaru lub nazwie, stąd przed korektą remanentu należy sprawdzić wykazane różnice. porównanie z aktualnym stanem Można je uzyskać uruchamiając opcję operacja - porównaj remanent. Tworzony jest wtedy dodatkowy plik roz.rem o strukturze remanentu, zawierający różnice pomiędzy stanem i magazynem (o różnym kodzie, nazwie lub ilości). Po uruchomieniu opcji na ekranie pojawia się zestawienie nadwyżek i niedoborów, z podziałem na towary. porównanie na dzień (z zapasem) Można je uzyskać uruchamiając opcję przepisywanie - rozpoczęcie - porównaj na dzień. Po podaniu daty utworzą się różnice obliczane pomiędzy remanentem a zapasem na dzień. Podobnie jak w poprzednim przypadku tworzony jest dodatkowy plik o nazwie zawierającej datę, na który dzień jest porównywany zapas rozrrrrmmdd-w.rem np. roz rem. Plik ten ma strukturę remanentu, zawierający różnice pomiędzy zapasem i magazynem (o różnym kodzie, nazwie lub ilości). Po uruchomieniu opcji na ekranie pojawia się zestawienie nadwyżek i niedoborów, z podziałem na towary. Uwaga: Należy koniecznie przed przystąpieniem do wyjaśniania różnic wykonać archiwizację danych. Po przyjęciu wszelkie zmiany dokonywane w opcji remanent nie spowodują zmian na stanie magazynu. Należy więc ręcznie nanieść zmiany na stan najlepiej za pomocą dokumentów RW lub następnego PW. W celu automatycznego przyjęcia różnic należy wywołać odpowiedni remanent z różnicami roz.rem" bądź rozrrrrmmdd-w.rem" i następnie uruchomić opcję przepisywanie odejmij różnice, wypełnić pola tabelki tak, jak w przypadku dopisania dostawy Porównanie remanentu Celem porównania jest uzyskanie informacji o odchyleniach pomiędzy stanem spisanym a tym w komputerze. Program automatycznie zestawia wskazane zbiory (bieżący remanent i określony numer magazynu) i przygotowuje raport o różnicach. Jednocześnie tworzy plik remanentu roz.rem, w którym zapisane są operacje potrzebne do skorygowania stanu komputerowego. Wydruk różnic sort Funkcja tworzy raport syntetyczny o różnicach remanentowych. Należy ją wywoływać po wybraniu remanentu zawierającego różnice roz.rem, utworzonego funkcją Porównaj remanent Remanent częściowy Jeżeli remanent obejmuje jedynie część towaru, to proste porównanie nie zda egzaminu. Komputer jako różnice wyrzuci wszystkie niespisane pozycje. W takim przypadku należy wykonać Kasowanie wg grupy. Należy otworzyć plik z różnicami roz.rem. Podajemy grupę lub cechy, które to towary podlegały spisowi. Program usunie z porównania wszystkie pozycje nie odpowiadające szablonowi. 34