Dowiedz się więcej. Dowiedz się więcej

Transkrypt

1 Optymalizacja kosztów - recepta na kryzys, czy długofalowa strategia? Jak Sage ERP X3 może w tym pomóc? Jeden z głównych celów przedsiębiorstw - zwiększanie przychodów - stanowi nie lada wyzwanie. Szczególnie w dobie trudnych czasów, które nastały dla większości firm. Nie ma prostej recepty na kryzys. Najlepiej jest optymalizować koszty. Ale jak to zrobić? Czy zestaw narzędzi zawartych w systemie Sage ERP X3 może w tym pomóc? Najnowsze wiadomości: Certyfikat zgodności z polskimi przepisami Sage ERP X3 otrzymał rekomendacje od Instytutu Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy oraz certyfikat potwierdzający zgodność oprogramowania z polskimi przepisami. Wdrożenie Sage ERP X3 w Nu Air Sp. z o.o. Nu Air Sp. z o.o. dystrybutor szerokiej gamy narzędzi pneumatycznych, kompresorów, elektronarzędzi i maszyn dołączył do grona użytkowników systemu Sage ERP X3.Głównym celem wdrożenia było usprawnienie procesów biznesowych w kluczowych obszarach działalności firmy - finanse, dystrybucja oraz zarządzanie zapasami i gospodarka magazynowa. Sage ERP X3 na torach formuły 1 Marussia F1 Team dołączył do ponad firm w Wielkiej Brytanii używających oprogramowania klasy ERP pochodzącego od Sage. Prostota jest w cenie... Prostota obsługi jest najbardziej oczekiwaną cechą oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem. Sage ERP X3 został zaprojektowany z myślą o użytkowniku - przyjazna nawigacja oraz łatwość dostosowania systemu do konkretnych wymagań sprzyjają efektywnemu szkoleniu i czynią go praktycznym narzędziem pracy. Wdrożenie przebiega znacznie szybciej i sprawniej. Zachęcamy do zapoznania się z tą i innymi korzyściami wynikającymi z użytkowania systemu Sage ERP X3... Zapraszamy do kontaktu KRS: , Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawa, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: , REGON: , Kapitał zakładowy w pełni opłacony: PLN.

2 OPTYMALIZACJA KOSZTÓW RECEPTA NA KRYZYS CZY DŁUGOFALOWA STRATEGIA? JAK SAGE ERP X3 MOŻE W TYM POMÓC? Jeden z głównych celów przedsiębiorstw zwiększanie przychodów stanowi nie lada wyzwanie. Szczególnie w dobie trudnych czasów, które nastały dla większości firm. Nie ma prostej recepty na kryzys. Najlepiej jest optymalizować koszty. Ale jak to zrobić? Czy zestaw narzędzi zawartych w systemie Sage ERP X3 może w tym pomóc? O odpowiedź na to pytanie poprosiliśmy specjalistę ds. systemów ERP i certyfikowanego konsultanta Sage ERP X3, Łukasza Kąpielewskiego. Co oznacza optymalizacja kosztów w kontekście systemów ERP? Żeby można było optymalizować koszty należy zacząć od ich dokładnej identyfikacji, określenia właściwej wagi i wpływu na osiągane przychody. Sage ERP X3 pozwala na szeroką kategoryzację danych wprowadzanych do systemu. Wymiary analityczne pozwalają dokładnie określić centra kosztów oraz wskazać źródła przychodów, na poczet których zostały wygenerowane. Inną ciekawą funkcjonalnością w tym zakresie są grupy statystyczne kartotek. Pozwalają one określić istotne, z punktu widzenia przyszłej analizy, charakterystyki posiadanych danych. Kontrahenci mogą być oznaczeni jednostką branży, kanału sprzedaży czy pozycji rynkowej. Artykuły mogą zostać oznaczone w zależności od źródła pochodzenia, wymiarowania lub linii produktowej. Korzystając z tych funkcjonalności należy również pamiętać, że Sage ERP X3 dostarcza odpowiednie reguły, dzięki którym wszystkie dane analityczne mogą w sposób automatyczny być uzupełniane na rejestrowanej przez użytkownika transakcji. Ale sama wiedza na temat ponoszonych kosztów to jeszcze nie jest ich optymalizacja... Oczywiście, że nie. Odpowiednio przygotowane i skategoryzowane dane są podstawą w procesie rejestracji zdarzeń biznesowych w systemie. Każda rejestrowana transakcja w systemie Sage ERP X3 jest źródłem danych dla szeregu standardowo dostarczanych raportów, zestawień i statystyk prezentujących istotne dla przedsiębiorstwa wskaźniki. Co więcej, wszystkie te dane mogą zostać umieszczone na jednym wspólnym pulpicie, który na bieżąco będzie prezentował aktualne wyniki. Wszystkie bowiem zestawienia pobierają dane z systemu w czasie rzeczywistym. Nie trzeba obawiać się, że uruchomiony 10 minut temu raport może być już nieaktualny. Na tym etapie możemy zatem rozpocząć cięcie kosztów, czy tak? Optymalizacja to nie tylko cięcie kosztów. To przede wszystkim identyfikacja wydatków ponoszonych niezasadnie. Weźmy za przykład wcześniej opisaną kategoryzację kosztów i przychodów. Dodajmy do tego dostępne w systemie Sage ERP X3 rozbudowane narzędzia kontroli, takie jak pulpit planowania MRP, ekrany analizy rentowności produkcji, czy mechanizmy oceny dostawców. Otrzymamy wyniki pozwalające na identyfikację kosztów ponoszonych np. na nierentowne linie produktowe, czy drogie kanały sprzedaży. Ta wiedza pozwoli na realokację wydatków w takie części biznesu, które są kluczowe i przynoszą największy zysk. Co więcej, czasami warto wręcz ponieść dodatkowe nakłady. Rozbudowa zyskownej linii produkcyjnej czy sam zakup systemu ERP pozwalający długofalowo zarządzać kosztami, przekłada się właśnie na ich optymalizację. Które koszty zatem możemy redukować? To oczywiście jest sprawą zależną od rodzaju i charakteru prowadzonej działalności. Może to być chociażby rezygnacja z pewnych obszarów działalności i przeniesienie ich na partnerów. System Sage ERP X3 wspiera funkcjonalnie nawet bardzo zaawansowane procesy kooperacji, pozwalając kontrolować cały proces biznesowy w momencie, gdy zaangażowane są w niego jednostki niezależne. Wspomniana platforma MRP

3 systemu Sage ERP X3, przekazując odpowiednie sugestie na podstawie wcześniej określonych czynników, pozwala ograniczyć koszty magazynowania. Również popularne w ostatnich czasach elektroniczne formy wymiany danych między kontrahentami, takie jak szyna EDI dla składania zamówień czy wymiany faktur VAT, są dobrym źródłem oszczędności. To obszary, które wspiera Sage ERP X3 udostępniając narzędzia Web Services, czy elektroniczne pliki wymiany danych EDI. Mówimy o czynnościach związanych z bieżącymi działaniami, a co z planowaniem i monitorowaniem? To prawda. Często identyfikujemy koszty w momencie zaksięgowania dokumentów świadczących o ich poniesieniu. Sage ERP X3 wychodzi naprzeciw umożliwiając analizowanie i zestawianie wydatków jeszcze zanim faktycznie pojawią się one w firmie. Etap wnioskowania o zakup, czy składania ofert do dostawców to moment, w którym teoretyczne koszty są już odpowiednio alokowane i prezentowane na zestawieniach finansowych. Funkcjonalność budżetów operacyjnych dostarcza pulpit, na którym można śledzić kwoty budżetu w zestawieniu zarówno do kosztów poniesionych, jak i tych wnioskowanych. Dodajmy do tego wbudowane narzędzie workflow pozwalające na autoryzację każdego wniosku przez odpowiednich decydentów i mamy gotowe narzędzie do monitorowania i kontroli ponoszonych w firmie wydatków. Podsumowując, czy optymalizacja kosztów jest skuteczną receptą na kryzys? Oczywiście tak, ale nie tylko. Optymalizacja kosztów to proces ciągły, niezależnie od tego, czy odbywa się on na poziomie strategicznym, czy operacyjnym. System Sage ERP X3 dostarcza informacji będących podstawą do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Optymalizacja kosztów to jednak proces, który powinien stanowić część długofalowej strategii firmy, a Sage ERP X3 jako system niezwykle skalowalny powinien być traktowany również jako inwestycja na przyszłość.

4 POLSKI ODDZIAŁ SAGE WDROŻYŁ SYSTEM ERP X3 W NU AIR Spółka Sage wdrożyła ERP X3 w Nu Air Polska, firmie dystrybucyjnej. Nowy system usprawnił strategiczne procesy biznesowe w obszarach finansów, dystrybucji, zakupów i gospodarki magazynowej. Nu Air Polska sp. z o. o jest częścią Grupy NUAIR, jednego z największych na świecie producentów kompresorów tłokowych. w Polsce Nu Air jest dystrybutorem szerokiej gamy narzędzi pneumatycznych, kompresorów, elektronarzędzi i maszyn. Spółka potrzebowała solidnego rozwiązania ERP obsługującego lokalną działalność, jednocześnie zapewniającego wsparcie dla jej międzynarodowych operacji. Dotychczasowy system informatyczny przestał spełniać nasze wymagania. Działalność NUAIR zarówno na rynkach międzynarodowych, jak i lokalnych determinowała konieczność wyboru takiego systemu, który byłby sprawdzonym rozwiązaniem globalnym, a jednocześnie dostosowanym do konkretnych wymagań rynku polskiego powiedział Paweł Stankiewicz, Główny Księgowy w spółce Nu Air Polska. Wybór padł na produkt Sage ERP X3, którego polska premiera odbyła się wiosną ub. r. z ERP X3 korzysta obecnie na świecie ponad 3300 firm w 55 krajach, co podkreśla jego globalny charakter. Sage, jako wiodący dostawca oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla sektora MSP w Polsce (obsługuje ponad 60 tys. firm i organizacji) jest doświadczonym i wiarygodnym partnerem w zakresie dostoswania swoich rozwiązań do przepisów obowiązujących w Polsce. Wdrażając ERP w Nu Air wykazaliśmy, że możemy szybko sprostać sytuacji, gdy firma potrzebuje wymienić system ERP na rozwiązanie adekwatne do jej dynamiki i perspektywy rozwoju. Jednocześnie pokazaliśmy, jak w konkretny sposób usprawnić wewnętrzne procesy biznesowe i to w różnych, strategicznych obszarach działalności takiej firmy powiedział Paweł Giziński, dyrektor Działu Produktów Globalnych Sage. Optymalizacja procesów biznesowych Sage ERP X3 pozwolił Nu Air na większą swobodę w kształtowaniu polityki cenowej, elastyczną organizację przestrzeni magazynowej oraz automatyzację rozliczania kosztów dodatkowych. Wdrożone rozwiązanie usprawniło kluczowy dla nas proces współpracy z sieciami handlowymi oraz marketami budowlanymi. Ponadto oszczędzamy mnóstwo czasu przy generowaniu raportów i analiz. Uzyskaliśmy też dodatkowe narzędzie wsparcia dla naszej działalności handlowej m.in. w obszarze transakcji międzynarodowych czy też importu towarów dodał Paweł Stankiewicz. Wdrożenie systemu Sage ERP X3 znacznie usprawniło realizowane w Nu Air operacje księgowe, takie jak zamykanie okresu rozliczeniowego, wycenę rozrachunków i rachunków bankowych w walucie. Istotna z punktu widzenia Nu Air okazała się również architektura Sage ERP X3, która pozwala na szybkie i efektywne dostosowanie systemu do zmian stawek podatkowych (VAT, PIT, CIT). Poza tym, w ramach wdrożenia udało się daleko usprawnić procesy masowej obsługi faktur korygujących, zwrotu towarów oraz zbiorczego wystawiania faktur na podstawie zebranych wcześniej zamówień. Zdaniem Nu Air, szczególnie pomocne są mechanizmy śledzenia powiązań pomiędzy dokumentami, transakcjami i zdarzeniami, dzięki którym możliwy jest pełen wgląd w kluczowe procesy zachodzące w firmie. Nu Air zależało także na wysokiej jakości działań w obszarze raportowania finansowego do centrali firmy. Naszym celem było zapewnienie łatwych w użyciu i wydajnych narzędzi do sporządzania raportów i analiz, tak aby ich przygotowywanie skrócić do minimum, a wyniki tych prac były pozbawione błędów dodał Paweł Giziński z Sage. Za sukces można m.in. uznać skrócenie czasu przeprowadzania operacji związanych z zamykaniem okresu rozliczeniowego, które do tej pory były czasochłonne. Do składowania towarów Nu Air wykorzystuje zarówno zewnętrzne, jak i własne magazyny. Taka specyfika wymaga od ERP X3 obsługi magazynów obcych oraz efektywnego planowania w zakresie gospodarki magazynowej. Sage ERP X3 spełnił także to wymaganie, dzięki zaawansowanej konfiguracji powierzchni magazynowej. z kolei, w obszarze zakupów najistotniejszym usprawnieniem okazało się wprowadzenie rozliczania kosztów dodatkowych. Ma to szczególne znaczenie ze względu na fakt, że duża ilość towarów wchodzących w skład ofertowanego przez Nu Air asortymentu pochodzi z importu.

5 Kryteria wyboru Sage ERP X3 Dla Nu Air ważnym kryterium wyboru Sage X3 była jego otwartość technologiczna, oferująca łatwą integrację oraz możliwości rozwoju i rozbudowy w przyszłości. Firma działająca na rynkach międzynarodowych i lokalnych wybrała system, który jest sprawdzonym rozwiązaniem globalnym, a jednocześnie jest w pełni dostosowany do konkretnych wymagań rynku polskiego. Dlatego istotnym argumentem przemawiającym za wyborem ERP X3 był fakt posiadania przez ten system rekomendacji Instytutu Studiów Podatkowych Modzelewscy i Wspólnicy, która stanowi gwarancję zgodności oprogramowania z obowiązującym w Polsce systemem legislacyjnym i tym samym zapewnia bezpieczeństwo prawne w obszarze finansów. Paweł Stankiewicz, podsumowując wdrożenie, dodał: Nowy system ERP usprawnił naszą bieżącą działalność biznesową, a ze względu na swoją skalowalność i możliwości rozbudowy traktujemy go jako doskonałą inwestycję. CERTYFIKAT ZGODNOŚCI Z POLSKIMI PRZEPISAMI DLA SYSTEMU SAGE ERP X3 Sage ERP X3 otrzymał rekomendacje od Instytutu Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy oraz certyfikat potwierdzający zgodność oprogramowania z polskimi przepisami. Wydanie certyfikatu poprzedzone zostało dogłębną analizą przeprowadzoną przez ekspertów Instytutu. Potwierdziła ona, że zastosowane w systemie informatycznym Sage ERP X3 algorytmy obliczeniowe i funkcje umożliwiają prawidłowe rozliczenia podatku dochodowego, zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) według stanu na dzień 1 września 2011 r. oraz prawidłowe dokumentowanie, ewidencjonowanie i rozliczanie podatku od towarów i usług, zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 ze zm.), według stanu prawnego na dzień 1 września 2011 r. Ponadto, przeprowadzony audyt potwierdził także, że Sage ERP X3 jest zgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223), według stanu na dzień 1 września 2011 r. Certyfikat wydany przez Instytut Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy potwierdza nie tylko zgodność systemu Sage ERP X3 z polskimi przepisami, ale wskazuje również na wysoką jakość oprogramowania. Sage ERP X3 jest rozwiązaniem dedykowanym dla przedsiębiorstw i grup firm o złożonych potrzebach. Pozwala na działanie w różnych językach i systemach legislacyjnych. Ponad użytkowników, reprezentujących klientów na całym świecie, już wybrało Sage ERP X3, ponieważ jest prosty w użyciu, szybki we wdrożeniu i przynoszący zyski. Od ponad 10 lat Sage ERP X3 jest sprawdzonym i kompletnym rozwiązaniem ERP, skierowanym do wyższego średniego segmentu i dla dużych przedsiębiorstw. Odpowiada na specyficzne wymagania różnych gałęzi przemysłu, od produkcji, przez dystrybucję, sprzedaż i usługi oraz wiele innych. Sage ERP X3 jest obecny w 53 krajach i skupia sieć 1500 konsultantów Sage i 200 partnerów biznesowych. Jako rozwiązanie dla rynku polskiego, Sage ERP X3 oferuje bezpieczeństwo pracy i dostosowanie do lokalnych wymagań. Wspiera wszystkie obszary biznesowe: finanse, sprzedaż, magazyny, logistykę, produkcję. To globalne rozwiązanie ze wszystkimi atutami nowoczesnych systemów ERP.

6 MARUSSIA VIRGIN RACING PRZYSPIESZA DZIĘKI SAGE ERP X3 Lider wyścigów Formuły 1 - Marussia Virgin Racing inwestuje w rozwiązanie Sage ERP X3, aby zwiększyć skuteczność, usprawnić współpracę w zespole i zyskać lepszy wgląd w działalność. Marussia Virgin Racing, pierwszy angielsko-rosyjski zespół wyścigowy Formuły 1, ogłosił wdrożenie wiodącego globalnego rozwiązania klasy ERP - Sage ERP X3. Głównym celem było usprawnienie podstawowych procesów biznesowych oraz ściślejsze zintegrowanie działalności finansowej i komercyjnej swoich struktur. Rozwiązanie do zarządzania biznesem Sage ERP X3, obsługiwać będzie wszystkie procesy począwszy od inwentaryzacji, poprzez zarządzanie zapasami, finansami i projektami oraz szacowanie kosztów stanowisk pracy. Wynikiem będzie dostarczenie skonsolidowanego obrazu całości działań spółki oraz kompleksowych informacji biznesowych na zupełnie nowym poziomie. System Sage ERP X3 został wybrany w sierpniu 2011 roku, po dwuetapowym procesie przetargowym. Pierwsza faza wdrożenia została ukończona w ciągu 3 miesięcy. System ten został stworzony specjalnie dla firm posiadających złożone wymagania biznesowe. Dzięki swojej intuicyjności, posiadanym funkcjonalnościom oraz faktowi, że dział finansowy spółki korzystał już wcześniej z oprogramowania Sage i był z niego zadowolony, system Sage ERP X3 okazał się rozwiązaniem w naturalny sposób spełniającym wymagania zespołu Marussia Virgin Racing. Kevin Lee, Dyrektor Operacyjny Virgin Racing wyjaśnia: Przed zainwestowaniem w system Sage ERP X3, zespół Marussia Virgin Racing, podobnie jak wiele firm, korzystał z kilku niezależnych systemów informatycznych i potrzebował scentralizowanego rozwiązania ERP, które pozwoliłoby zadbać o cały cykl życia produktów. Oferując kompleksowe i łatwo skalowalne rozwiązanie do zarządzania biznesem, które może przeniknąć przez bariery struktury organizacyjnej i geograficznej, system Sage ERP X3 umożliwi nam zautomatyzowanie złożonych procesów biznesowych oraz znaczące zwiększenie efektywności operacyjnej. Po uruchomieniu rozwiązanie Sage stanie się nowymi silnikiem napędzającym działalność zespołu Marussia Virgin Racing, obsługując wszystko od rejestracji części w systemie, aż po proces wypłaty. Stanowiąc centralny węzeł przetwarzający krytyczne dla działalności informacje i oferujący bogatą oraz w pełni zintegrowaną funkcjonalność dla wielu funkcji biznesowych i działów, platforma Sage zapewnia zintegrowany wgląd w funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz pomaga ograniczać koszty firmowe, czas realizacji projektów i przyspiesza rozwój. Kevin Lee dodaje: W dynamicznym świecie Formuły 1, krytyczne znaczenia ma elastyczność działania, dlatego szybkość wdrożenia była dla nas istotnym kryterium decydującym o wyborze rozwiązania. Dzięki doświadczeniu i zaangażowaniu zespołu Sage oraz solidności technologii zdołaliśmy w pełni przejść na nowe rozwiązanie w ciągu zaledwie trzech miesięcy. Narzędzia, które zwiększają produktywność, dostarczają kompleksowe informacje o działaniu firmy i które wspierają jej rozwój są kluczowymi elementami zapewniającymi sukces rynkowy w obecnych warunkach ekonomicznych dodaje Bob Anderson, Dyrektor Generalny Sage Enterprise Business. W niewielu innych dziedzinach, poza Formułą 1, wyraźnie widać potwierdzenie związku szybkości z sukcesem, a więc szybkość integracji i możliwości współpracy z innymi systemami naszego rozwiązania Sage ERP X3 były prawdziwym atutem dla zespołu Marussia Virgin Racing, który jeszcze przez długi czas będzie czerpać korzyści z jego skalowalności i wydajności.