Arkusz kalkulacyjny Arkusz kalkulacyjny

Transkrypt

1 Arkusz kalkulacyjny Arkusz kalkulacyjny To program komputerowy służący do wykonywania obliczeń i wizualizacji otrzymanych wyników. Microsoft Excel Quattro Pro Lotus Gnumeric KSpread OpenOffice.org Calc Framework

2 Budowa arkusza kalkulacyjnego Arkusz papierowy Arkusz komputerowy A2 Składa się z siatki kolumn i wierszy tworzącej zespół komórek Adres danej komórki jest określany literą kolumny i numerem wiersza Budowa arkusza kalkulacyjnego Obszar arkusza: Liczba kolumn: 2 8 = 256 (A-Z, AA-AZ, BA-BZ,..) Liczba wierszy: 2 16 = Liczba komórek w arkuszu: 2 24 = Liczba arkuszy: ograniczona wielkością pamięci.

3 Zasada pracy Program arkusz kalkulacyjny wykorzystuje przestrzenne związki pomiędzy wielkościami. Strona arkusza podzielona jest na komórki, które pełnią rolę zmiennych. Komórki mogą zawierać nie tylko wartości, lecz również formuły służące do obliczeń. Formuły mogą korzystać z wartości umieszczonych w innych komórkach oraz ze zmiennych zewnętrznych, np. czas, data. Komórka Po co? Arkusz kalkulacyjny umożliwia: tworzenie zestawień, filtrowanie danych, wykonywaniu obliczeń, przetwarzaniu danych, wizualizację wyników. Pozwala m.in. na badanie scenariuszy: co się stanie, jeżeli...?

4 Historia Komputerowy arkusz kalkulacyjny został wymyślony 1970 roku przez Rene Pardo i Remy Landau a, którzy wystąpili o patent. Dostali go dopiero w 1980 roku (pierwszy patent na algorytm) Rene Pardo Historia Koncept arkusza kalkulacyjnego dla PC-ta został ponownie odkryty przez Dana Bricklin a w 1977 r. Pierwszym użytecznym arkuszem kalkulacyjnym był VisiCalc r. Dan Bricklin Tu nie uzyskano patentu Bob Frankston

5 VisiCalc Pierwszy arkusz kalkulacyjny i pierwsze ogłoszenie Typy danych Opisy Stałe Wyrażenia arytmetyczne (formuły) Wszystkie formuły muszą się zaczynać od = Excel jest wyposażony w możliwości programowania w języku Basic

6 Formatowanie komórek Wszystkie wbudowane formaty są podzielone na kategorie. W większości przypadków po wprowadzeniu danych należy im nadać określony wygląd tzw. format Format Komórki Format danych

7 Format danych Operacje matematyczne - formuły Dodawanie = A1+B1 Odejmowanie = A1-B1 Mnożenie = A1*B1 Dzielenie = A1/B1

8 Operatory matematyczne, cd. Potęgowania = A1^3 Procentu = 20% Operatory tekstowe Łączenia tekstu = ala & ma ala ma Zakresu : = A1:A2 Operatory odwołania Składania ; = SUMA(A1:A2;C1:C2) Przecięcia (spacja) =SUMA(A1:C2 B1:B2)

9 Operacje matematyczne - funkcje Excel posiada ok. 200 wbudowanych funkcji, które używa się stosowanie do zapotrzebowania. Obejmują one podstawowe zagadnienia matematyki, statystyki i logiki, operacje na tekstach i bazach danych. Dodatkowo istnieje możliwość rozbudowywania zbioru funkcji o nowe funkcje, zdefiniowane przez użytkownika. Operacje matematyczne - funkcje SUMA:

10 Operacje matematyczne - funkcje ŚREDNIA: Operacje matematyczne inne funkcje

11 Operacje logiczne w arkuszu kalkulacyjnym Jeżeli (IF) =JEZELI (warunek, wartość, gdy prawda, wartość, gdy fałsz) =JEZELI (A2>0, Dodatnia", Ujemna") Zagnieżdżony IF =JEZELI (A2>0, Dodatnia",JEZELI(A2<0, Ujemna, Zero )) Operacje logiczne w arkuszu kalkulacyjnym Dodaj jeżeli -SUMA.JEZELI -SUMIF =SUMA.JEZELI (zakres sprawdzania warunku, warunek, zakres komórek do sumowania) =SUMA.JEZELI(A4:A7;1;B4:B7)

12 Automatyczne dopełnianie/wypełnianie serią Ciągnij Kopiowanie formuł Względne =A6+B6 ciągnij

13 Adresowanie względne i bezwzględne Względne A2 Adres komórki będzie się zmieniał przy kopiowaniu Bezwzględne $A$2 Adres komórki nie będzie się zmieniał przy kopiowaniu Mieszane $A2 Część adresu komórki nie będzie się zmieniać Kopiowanie formuł To się nie zmieniło Względne =A6+B6 Mieszane =A6+$B$2 Bezwzględne =$A$2+$B$2

14 Nazywanie zespołu pól Nazywanie zespołu pól Jezeli(miesiące=5); Użycie elementu miesiące jest równoważne zapisowi A2:A8

15 Praca z wieloma arkuszami Przyciski zmiany arkusza Najechać kursorem myszy na nazwę arkusza i nacisnąć prawy przycisk myszy Częsty błąd przy importowaniu danych Użycie błędnego separatora dziesiętnego Liczba Tekst

16 Gdzie ustala się znak separatora dziesiętnego? Panel sterowania -> Opcje regionalne Tworzenie formatów użytkownika (1) Nietypowe formaty użytkownik musi napisać samodzielnie Format Komórki na zakładce Liczby. Kategorią przeznaczoną do tworzenia własnych formatów jest kategoria Niestandardowe.

17 Tworzenie formatów użytkownika (2) Format liczb można utworzyć wykorzystując kombinacje znaków 0 i # oraz tekstu w cudzysłowie. Znak 0 (zero) powoduje wyświetlanie nieznaczących zer, jeśli liczba ma mniej cyfr niż jest zer w formacie Znak # powoduje, że wyświetlane są tylko zera znaczące. Tekst wpisany w cudzysłowie zostanie wyświetlony jako opis. Bardzo ważne jest, aby cudzysłów wpisać bezpośrednio po liczbie! Nie można wpisać spacji pomiędzy liczbą a cudzysłowem, bo format nie zadziała! Tworzenie formatów użytkownika (3)

18 Formaty użytkownika daty i godziny (1) Nowe formaty dla dat można tworzyć także w kategorii Niestandardowe w menu Format Komórki na zakładce Liczby. Do tworzenia formatów dat należy wykorzystać znaki specjalne: r - rok, m-miesiąc, d-dzień. Przykładowo: rrrr mmm dd wyświetli datę w zapisie: 2006 maj 15, dd mmm rrrr wyświetli datę: 15 maj Formaty użytkownika daty i godziny (2) W formacie daty wszystko będzie zależało od kolejności znaków oraz od ich ilości. Dzień d- 3 lub 12, dd - 03 lub 12 ddd - Pn (skrót nazwy dnia tygodnia) dddd- Poniedziałek - pełna nazwa dnia tygodnia Miesiąc m 5, mm 05 lub 10 mmm sty mmmm styczeń Rok rr 06, rrrr 2006

19 Formaty użytkownika daty i godziny (3) Przy tworzeniu formatów można stosować kolory: czerwony, niebieski, zielony, żółty, biały, czarny, błękitny, purpurowy. Nazwę koloru należy wpisać na początku formatu i zawsze w nawiasach kwadratowych, np. [niebieski]rrrr mmm dd Ciekawy format można uzyskać poprzez format rrrr mmm dd dddd - uzyskując 2006 maj 16 wtorek W podobny sposób można tworzyć formaty godzin. Formaty godzin można zapisać korzystając ze znaków specjalnych: g godzina, m minuta, s - sekunda Formaty użytkownika daty i godziny (4) Format gg:mm:ss wyświetli godzinę 16:57:02 Format "godzina" gg "i" mm "minut" godzinę wpisaną do komórki w postaci 22:15 wyświetli w formie: godzina 22 i 15 minut.

20 Formatowanie warunkowe (1) Jest to typ formatowania danych, który formatuje tylko te komórki, których zawartość spełnia określone warunki. Należy zaznaczyć kolumnę, na którą nakładamy formatowanie. Następnie z menu Format wybierz polecenie Formatowanie warunkowe... Formatowanie warunkowe (2)

21 Formatowanie warunkowe (3) Na tej samej kolumnie można ustalić maksymalnie 3 warunki. Aby dodać kolejny warunek formatowania, zaznacz dane i otwórz okno Formatowanie warunkowe i kliknij przycisk Dodaj>> Formatowanie warunkowe (4) W każdej chwili każdy warunek można usunąć wybierając przycisk Usuń i zaznaczając warunek do usunięcia.

22 Formatowanie warunkowe (5) Formatowanie warunkowe można stosować także do komórek zawierających dane tekstowe. Sortowanie wg miesięcy i dni tygodnia (1)

23 Sortowanie wg miesięcy i dni tygodnia (2) Podczas sortowania należy skorzystać z Opcji, które znajdują się w okienku Dane Sortuj... W oknie Opcje sortowania należy wybrać odpowiedni klucz sortowania. Ja do tabeli wybrałam zaznaczoną opcję. Sortowanie wg miesięcy i dni tygodnia (3)

24 Rysowanie obramowania (1) Do tej pory można było tworzyć obramowanie przy pomocy menu Format Komórki Obramowanie, gdzie należało zaznaczać linie na okienku podglądu W Excelu 2003 istnieje możliwość ręcznego rysowania ramek. Na pasku można ustalić styl i kolor linii, a także rysowanie obramowania lub siatki obramowania. Rysowanie obramowania (2) Ramka po lewej stronie została narysowana przy użyciu opcji Rysuj obramowanie Ramka z prawej to efekt rysowania z ustawioną opcją Rysuj siatkę obramowania. Używając opcji Rysuj siatkę obramowania obrysowywane są wszystkie linie, natomiast opcja Rysuj obramowanie pozwala na obrysowanie tylko niektórych krawędzi. W równie prosty sposób można obramowanie usunąć, używając narzędzia Gumka.

25 Kwerenda sieci Web (1) Kwerenda sieci Web umożliwia pobranie dowolnych danych ze strony internetowej do arkusza w celu dalszych analiz. Do pobierania danych zewnętrznych w Excelu służy polecenie Dane Importuj dane zewnetrzne Nowa kwerenda sieci Web... Kwerenda sieci Web (2) Okno dialogowe Nowa kwerenda sieci Web swoim działaniem przypomina tradycyjne przeglądarki internetowe.

26 Kwerenda sieci Web (3) Dla ściągniętej strony, przy danych do pobrania będą charakterystyczne żółte strzałki Kliknij żółtą strzałkę przy tym fragmencie strony, który chcesz pobrać do Excela. Po wybraniu danych do pobrania należy nacisnąć przycisk Importuj. Kwerenda sieci Web (4) W ostatnim kroku tworzenia kwerendy Web należy wskazać miejsce docelowe, do którego wstawiamy dane.

27 Kwerenda sieci Web (5) W przypadku, gdy chcemy pobrać dane razem z formatowaniem należy w okienku kwerendy kliknąć przycisk Opcje. Następnie na okienku Opcje kwerendy sieci Web w części Formatowanie zaznaczyć opcję Pełne formatowanie HTML, tak jak jest to pokazane na poniższym zrzucie. Tabele przestawne Tabela przestawna to narzędzie służące do tworzenia dynamicznych podsumowań list utworzonych w Excelu lub pobranych z zewnętrznych baz danych. Raporty tabeli przestawnej pozwalają na opracowywanie tabelarycznych zestawień i podsumowań rekordów poprzez łączenie wartości pochodzących z różnych pól. Dane umieszczone w tabeli przestawnej można rozmieszczać na różne sposoby a także stosować różne funkcje do analizy zbioru. Zbudowaną tabelę można dowolnie modyfikować, zmieniając jej układ tak, aby prezentowała dane w innym aspekcie

28 Tworzenie raportu tabeli przestawnej (1) Zaznacz dowolną komórkę należącą do listy, na podstawie której tworzysz tabelę przestawną. Wybierz polecenie Dane Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego Kreator tabel przestawnych Wybierz opcję Lista lub baza danych programu Microsoft Office Excel oraz opcję Tabela przestawna. Aby umieścić raport w nowym arkuszu kalkulacyjnym, wybierz pole opcji Nowy arkusz. Wybierz przycisk Układ.

29 Pola tabeli przestawnej Pole wierszy - pole, któremu przypisano orientację wiersza w raporcie tabeli przestawnej. Pole kolumny - pole, któremu w raporcie tabeli przestawnej przypisano orientację kolumny. Pole strony - pole, które jest przypisane do orientacji strony lub filtru. Gdy klikniesz inny element w polu strony, to cały raport tabeli przestawnej zmieni swój wygląd w ten sposób, że wyświetlane będą wyłącznie podsumowane dane powiązane z tym elementem. Obszar danych - część raportu tabeli przestawnej zawierająca dane podsumowania. Kreator tabel przestawnych - opcja układ Różny układ tabeli, a co za tym idzie różne aspekty analizy danych jest możliwy dzięki umieszczaniu kolumn w tzw. polach tabeli przestawnej

30 Przykład zastosowania opcji układ Analiza tabeli z danymi statystycznymi pod kątem średniej liczby ludności na każdym kontynencie. Przeciągam pola Ludność i Kontynent na pola tabeli tak jak na ilustracji. Kreator tabel przestawnych bez opcji układ W przypadku, kiedy użytkownik nie skorzysta z przycisku Układ otrzyma na arkuszu schemat pustej tabeli przestawnej, na którą należy przeciągnąć pola wierszy, kolumny, danych i strony.

31 Zmiana typu obliczeń pola danych (1) Aby zmienić funkcję podsumowującą kliknij prawym przyciskiem myszy pole zaznaczone na rysunku. Wybierz opcję Ustawienia pola i Zaznacz funkcję Średnia. Zmiana typu obliczeń pola danych (2) Wybierz przycisk Liczby, aby ustawić niezbędne formatowanie liczb.

32 Filtrowanie pola Tabela przestawna umożliwia filtrowanie pól dzięki czemu można przeglądać tylko dane spełniające określone kryteria. Kliknij zaznaczony na czerwono przycisk strzałki widoczny z prawej strony pola, które chcesz przefiltrować. Na ekranie pojawi się okienko listy wszystkich elementów. Zmiana układu tabeli przestawnej Tabele przestawne pozwalają na szybkie dodawanie, przemieszczanie i usuwanie pól z raportu. Aby zmienić układ tabeli należy przesunąć pola do odpowiednich miejsc. Można zamienić miejscami pola wierszy i pola kolumn, a także dodać dodatkowe pola. Dodawanie nowych pól do tabeli umożliwia okno Lista pól tabeli przestawnej. W tym oknie są widoczne wszystkie dostępne pola tabeli, przy czym pola używane obecnie w raporcie są wyróżnione pogrubieniem.

33 Zmiana układu tabeli przykład (1) Do tabeli z danymi o średniej liczbie ludności dodajemy pole powierzchnia w km2. Przeciągane pole należy umieścić w obszarze danych - środkowej części tabeli. Zmiana układu tabeli przykład (2) Tabela wymaga korekty: zamiany funkcji Licznik na Średnia oraz przeformułowania nagłówka Średnia liczba ludności na kontynentach.

34 Zmiana układu tabeli przykład (3) Przykłady tabel przestawnych analizujących bazę krajów pod względem różnych aspektów. Liczba krajów na kontynencie posługujących się wybranym językiem. Zmiana układu tabeli przykład (4) Przykłady tabel przestawnych analizujących bazę krajów pod względem różnych aspektów. Gęstość zaludnienia na każdym kontynencie

35 Zmiana układu tabeli przykład (5) Przykłady tabel przestawnych analizujących bazę krajów pod względem różnych aspektów. Liczba języków urzędowych na każdym kontynencie Pola obliczeniowe w tabelach przestawnych Istnieje możliwość tworzenia dodatkowych pól obliczeniowych w tabeli przestawnej. Ustawiam komórkę aktywną w obszarze tabeli przestawnej i na pasku narzędziowym Tabela przestawna wybieram polecenia: Tabela przestawna Formuły Pole obliczeniowe...

36 Dodawanie pól obliczeniowych przykład (1) Dodawanie pól obliczeniowych przykład (2) W oknie Wstawianie pola obliczeniowego należy wpisać nazwę pola. Wprowadzona nazwa: Łączna wartość. Następnie korzystając z dostępnych nazw pól, należy ułożyć formułę. Nazwy pól do formuły należy wprowadzać kliknięciami.

37 Dodawanie pól obliczeniowych przykład (3) Dodawanie pól obliczeniowych przykład (4) Aby uatrakcyjnić wygląd tabeli przestawnej można zastosować jeden z gotowych formatów z polecenia Format Autoformatowanie.

38 Przygotowanie arkusza do wydruku (1) Marginesy zmiana szerokości marginesów to jedno z podstawowych narzędzi stosowanych przy przygotowaniu arkusza do wydruku. Wybierz przycisk Ustawienia i kliknij kartę Marginesy. Kliknij przycisk Marginesy. Na kartce pojawią się linie marginesów oraz linie nagłówków i stopek. Wykorzystując ten sposób można kształtować szerokości marginesów poprzez ręczne przesunięcie linii marginesu. Po dostosowaniu marginesów należy ponownie kliknąć na przycisk Marginesy. Linie pomocnicze zostaną wyłączone. Przygotowanie arkusza do wydruku (2)

39 Przygotowanie arkusza do wydruku (3) Orientacja strony w przypadku szerokiej tabeli lepszym rozwiązaniem będzie zmiana orientacji strony kartki. Standardowo w każdym programie ustawiona jest orientacja pionowa, a rozmiar kartki na A4 ( mm). Aby zmienić orientację lub formatu papieru należy kliknąć przycisk Ustawienia i kartę Strona. Skalowanie dzięki skalowaniu można zmniejszyć lub zwiększyć przygotowaną tabelę na wydruku bez konieczności ingerowania w wielkość pisma. Przeskalowania dokumentu można dokonać na karcie Strona okna Ustawienia strony. Przygotowanie arkusza do wydruku (4) Nagłówki i stopki Nagłówek to górna, a stopka - dolna część kartki, w których można umieszczać dodatkowe informacje o dokumencie. Mogą to być informacje tekstowe oraz graficzne (np. logo). Nagłówek i stopka jest powtarzany na każdej kolejnej stronie wydruku Aby umieścić na dokumencie nagłówek/stopkę tekstową wybierz przycisk Ustawienia w podglądzie wydruku i następnie przejdź na kartę Nagłówek/Stopka.

40 Przygotowanie arkusza do wydruku (4) Nagłówki i stopki Nagłówek to górna, a stopka - dolna część kartki, w których można umieszczać dodatkowe informacje o dokumencie. Mogą to być informacje tekstowe oraz graficzne (np. logo). Nagłówek i stopka jest powtarzany na każdej kolejnej stronie wydruku Aby umieścić na dokumencie nagłówek/stopkę tekstową wybierz przycisk Ustawienia w podglądzie wydruku i następnie przejdź na kartę Nagłówek/Stopka. W Excelu 2003 istnieje też możliwość wstawienia pliku graficznego do nagłówka lub stopki. Przygotowanie arkusza do wydruku (5) Podział stron Ręczny podział arkusza na strony można wprowadzić klikając przycisk Podgląd podziału stron na Podglądzie wydruku lub wybierając z menu Widok polecenie Podgląd podziału stron. Na podglądzie podziału stron widoczny jest podział arkusza na kolejne strony wydruku. Koniec strony jest zaznaczony niebieską przerywaną linią

41 Przygotowanie arkusza do wydruku (6) Ukrywanie błędów Na karcie Arkusz okna Ustawienia strony znajduje się opcja dostępna od Excela 2003 Błędy komórek jako. Pozwala ona określić sposób drukowania błędów w arkuszu. Przygotowanie arkusza do wydruku (7) Drukowanie fragmentu danych Aby wydrukować tylko część tabeli należy określić tzw. obszar wydruku Najpierw należy zaznaczyć fragment arkusza, a następnie wybrać polecenie z menu Plik Obszar wydruku Ustaw obszar wydruku. Gdy po tej operacji włączymy podgląd wydruku okaże się, że będzie widoczny tylko ten obszar, który został objęty zaznaczeniem. Aby usunąć obszar drukowania należy wybrać polecenie Plik Obszar wydruku Wyczyść obszar wydruku.

42 Tworzenie wykresów Uruchom polecenie z menu Wstaw Wykres lub ikonę Kreator wykresów na Standardowym pasku narzędzi. Tworzenie wykresu będzie przebiegało w 4 etapach. Krok 1 Typ wykresu (oraz podtyp określający, czy wykres ma być płaski, trójwymiarowy, skumulowany) Krok 2 Źródło danych Krok 3 Opcje wykresu Krok 4 Położenie wykresu Typ wykresu

43 Żródło danych Zakres danych dane można pogrupować na wykresie wybierając opcję Kolumny lub Wiersze. Serie - na tej zakładce można samodzielnie zdefiniować nazwy serii w polu zaznaczonym kolorem czerwonym. Opcje wykresu Tytuły tytuł wykresu i tytuły osi Osie - na tej zakładce można samodzielnie zdefiniować nazwy serii, lub można wyłączyć widoczność etykiet na osi X i Y. Linie siatki - można zmieniać liczbę linii siatki, czyli pomocniczych linii ułatwiających odczytywanie wykresu lub całkowicie je wyłączyć Legenda - umożliwia zmianę położenia legendy na wykresie. Etykiety danych - etykiety danych to dodatkowe opisy serii na wykresie. Tabela danych - zaznaczenie opcji Pokazuj tabelę danych wyświetla pod wykresem tabelę, na podstawie której tworzymy wykres.

44 Położenie wykresu Decyduje o umieszczeniu wykresu na nowym arkuszu lub istniejącym. Formatowanie wykresu

45 Formatowanie obszaru kreślenia Zmiana koloru tła, gradientu, tekstury Formatowanie obszaru wykresu Zmiana koloru tła, Na obramowanie obszaru wykresu można nałożyć cień i zaokrąglone rogi. Można zmienić ustawienia czcionki na całym wykresie.

46 Formatowanie legendy Istniej możliwość zmiany rodzaju wypełnienia kolorem i obramowania, a także korekty czcionki Można także zmienić położenie legendy Formatowanie tytułu wykresu Przy formatowaniu wykresu można zmieniać Desenie (jak wyżej), Czcionkę oraz Wyrównanie tytułu.

47 Formatowanie osi Na zakładce Skala można ustalić wartości typu: minimum, maksimum, jednostka główna i pomocnicza oraz punkt przecięcia osi. Wartości w kolejności odwrotnej spowodują odwrócenie wartości na wykresie. Formatowanie serii Kolumny w jednym kolorze to seria danych, natomiast pojedyncza kolumna to punkt. Zakładkę Desenie już znasz, jedyną nowością jest tu opcja Odwróć jeśli ujemne. Jej zaznaczenie spowoduje zmianę koloru serii dla liczb ujemnych.

48 Linia trendu Linia trendu to wykres ruchomej średniej danych z serii, rodzaj prognozy, którą można nanieść na wykres do wybranej serii danych. Dodanie linii trendu zaczynamy od kliknięcia prawym przyciskiem myszy na wybranej serii danych na wykresie. Z menu podręcznego wybieramy polecenie Dodaj linię trendu... Dodawanie linii trendu

49 Transpozycja Transpozycja to zamiana kolumn na wiersze lub wierszy na kolumny. Zaznacz tabelę i naciśnij [CTRL+C], Wybierz z menu Edycja Wklej specjalnie. Zaznacz opcję Transpozycja i naciśnij OK. Sumy częściowe (pośrednie) Narzędzie Sumy częściowe pozwala na tworzenie wierszy podsumowujących dla danych grup listy. Za jego pomocą można prowadzić różne wyliczenia, na przykład: średnie wartości z określonych grup wierszy, liczba elementów w grupie.

50 Przykład średnia cena towaru Pierwszym krokiem musi być przesortowanie tabeli według kolumny Nazwa kategorii, ponieważ dla niej tworzymy podsumowanie. Następnie należy upewnić się, czy komórka aktywna znajduje się w zakresie komórek należących do tabeli. Wybranie polecenia z menu Dane Sumy częściowe. Konspekt Został stworzy konspekt, który można zwijać i rozwijać za pomocą oznaczonych przycisków, a także za pomocą przycisków Plus i Minus widocznych po lewej stronie arkusza. Poziom 1 konspektu pokazuje średnią cenę dotyczącą danych w całej tabeli. Poziom 2 przedstawia tylko wiersze podsumowań dla poszczególnych grup towarów. Poziom 3 wyświetla całą tabelę z wierszami podsumować utworzonymi poniżej każdej grupy towarów.

51 Przywrócenie wyglądu tabeli Aby przywrócić poprzedni wygląd tabeli należy z okna Sum częściowych kliknąć przycisk Usuń wszystko. Przykład liczba towarów w każdej kategorii Przesortuj tabelę według kolumny Nazwa kategorii. Wybierz ustawienia w oknie Sumy częściowe tak jak na poniższym zrzucie. Zastosowana funkcja Licznik może wykonać dodać sumę pośrednią do dowolnej kolumny wybrano kolumnę Nazwa produktu, choć identyczny wynik uzyskałabym wskazując kolumnę Cena jednostkowa czy Rabat.

52 Przykład stan magazynowy w każdej kategorii Wyświetlanie dwóch sum na jednym konspekcie Tabele sortujemy według kolumny Nazwa kategorii i wybieramy poniższe ustawienia w oknie Sumy częściowe: Następnie ponownie otwieramy okno Sum częściowych, zmieniamy funkcję na maksimum i odznaczamy opcję Zamień bieżące sumy pośrednie.

53 Formatowanie konspektu Do zwiększenia czytelności warto zastosować polecenie Format Autoformatowanie. Sprawdzanie poprawności danych Jeśli jeden arkusz współdzielimy w użytkowaniu z wieloma osobami, warto wykorzystywać narzędzie do sprawdzania poprawności wprowadzanych danych. Narzędzie to kontroluje, czy użytkownik wprowadza dane zgodne z narzuconymi kryteriami.

54 Wprowadzanie dodatnich liczb całkowitych (1) Zaznacz fragment arkusza, dla którego ustanawiasz kryteria i wybierz polecenie Dane Sprawdzanie poprawności. Na zakładce Ustawienia ustaw kryteria, tak jak na poniższym zrzucie. Na zakładce Komunikat wejściowy podaj treść komunikatu, jaki pojawi się po wyborze komórki w obszarze kontrolowanym przez sprawdzanie poprawności. Alert o błędzie to komunikat pojawiający się wtedy, gdy użytkownik wpisze liczbę nie spełniającą narzuconych warunków (np. ujemna, ułamek). Wprowadzanie dodatnich liczb całkowitych (2)

55 Wprowadzanie dodatnich liczb całkowitych (3) Oprócz treści alertu o błędzie należy ustawić Styl, czyli sposób reakcji na próbę wpisania wartości niedozwolonej. Program dostarcza trzy style: Zatrzymaj, Informacja, Ostrzeżenie. Tylko styl Zatrzymaj nie dopuści aby użytkownik wpisał nieprawidłową wartość. Natomiast style Informacja i Ostrzeżenie dopuszczają taką możliwość. Wprowadzanie dodatnich liczb całkowitych (4)

56 Wprowadzanie określonej ilości znaków Kiedy użytkownik ma wpisać stałą liczbę znaków. Excel zgłosi błąd, jeśli dostanie wpis dłuższy lub krótszy. Wprowadzanie dat z określonego przedziału czasu Data początkowa i Data końcowa musi być podana w poprawnym zapisie Excela, tzn. rok-miesiąc-dzień (koniecznie z myślnikami!).

57 Wprowadzanie tylko daty bieżącej Jeśli w polu Data zastosujemy funkcję daty =dziś() taki zabieg spowoduje, że użytkownik będzie miał możliwość wprowadzenia tylko daty bieżącej. Jeśli komórki zostaną wypełnione kolejnymi datami za pomocą jakiejkolwiek opcji Kopiuj-Wklej reguły sprawdzania poprawności danych nie zadziałają! Blokada działa tylko na dane wpisywane z klawiatury! Lista wartości do wyboru (1) Jeśli wypełniając arkusz danymi wpisujemy wielokrotnie informacje (np.: dni tygodnia, miesiące) można zastosować sprawdzanie poprawności przy pomocy opcji Lista. Najpierw należy przygotować na boku arkusza listę wszystkich możliwych opcji. Na przykład w komórkach I1:I10 są to nazwy miesięcy. Następnie na zakładce Ustawienia należy wybrać opcję Lista i w polu Źródło zaznaczyć fragment arkusza I1:I10.

58 Lista wartości do wyboru (2) Literatura Excel 2003 PL. Biblia, John Walkenbach, ISBN: , Helion, 2004 ABC Excel 2003 PL. Wydanie II, Maciej Groszek, ISBN: , Helion, 2006 Excel 2003 PL. Ćwiczenia zaawansowane, Krzysztof Masłowski, ISBN: , Helion 2004 Excel 2007 PL. Kurs, Piotr Czarny, ISBN: , Helion, 2007 Excel 2003 PL. Ilustrowany przewodnik, Krzysztof Masłowski, ISBN: , Helion 2005

59 Literatura Excel. Tabele i wykresy przestawne. Przewodnik po tworzeniu dynamicznych arkuszy kalkulacyjnych, Paul McFedries, ISBN: , Helion, 2006 Excel. Analiza danych biznesowych, Gerald Knight, ISBN: , Helion, 2006 Excel. Najlepsze sztuczki i chwyty, John Walkenbach, ISBN: , Helion, 2006