Zasady gospodarowania składnikami majątkowymi w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym 1.

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 Zasady gospodarowania składnikami majątkowymi w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym Środek trwały to składnik aktywów o przewidywanym okresie uŝytkowania dłuŝszym niŝ jeden rok, kompletny i zdatny do uŝytku w momencie jego przejęcia do eksploatacji, przeznaczony na własne potrzeby jednostki lub oddany do uŝywania innym jednostkom na podstawie najmu, dzierŝawy lub innej umowy o podobnym charakterze. 2. Do środków trwałych zalicza się: nieruchomości, maszyny, urządzenia, sprzęt techniczny, środki transportu, ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz inne przedmioty o wartości początkowej wyŝszej od 3,5 tys. zł brutto zgodnie z ustawą pdop. 3. Pozostałe środki trwałe (wyposaŝenie) oraz pozostałe wartości niematerialne i prawne to składniki majątku o wartości do 3,5 tys. zł brutto. Składniki majątkowe to środki trwałe i pozostałe środki trwałe. 4. Składniki majątkowe oddane do uŝywania innym jednostkom na podstawie umowy najmu, dzierŝawy lub innej umowy o podobnym charakterze, zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 5. Obrót składnikami majątkowymi podlega udokumentowaniu następującymi dowodami: 1) OT - przyjęcie środka trwałego wraz z dowodem zakupu (faktura, rachunek); 2) PT - przekazanie/przejęcie środka trwałego (dotyczy podmiotu zewnętrznego); 3) MT - zmiana miejsca uŝytkowania składnika majątkowego; 4) LT - likwidacja środka trwałego; 5) OT zw - zwiększenie wartości środka trwałego wraz z dowodem zakupu (faktura, rachunek); 6) LT cz likwidacja częściowa środka trwałego. 6. Dowody, o których mowa w ust. 5, z wyłączeniem pkt 3, sporządzane są przez Departament Logistyki CBA i podpisywane przez uprawnione osoby z jednostek merytorycznych. Wystawiając kaŝdy z wymienionych dowodów naleŝy nadać mu kolejny numer od nr 1 narastająco w kaŝdym roku budŝetowym. 7. Podstawę sporządzenia dowodu OT i OT zw stanowią: 1) przy obrocie nieruchomościami - decyzje administracyjne, akty notarialne, umowy kupna - sprzedaŝy, umowa darowizny; 2) przy zakupie rzeczy ruchomych - faktura lub rachunek (z wpisanym numerem dokumentu gwarancyjnego) wraz z protokołem odbioru jeśli został sporządzony; 3) w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji - zestawienie zbiorcze spisów z natury z wyciągiem protokołu rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną, zawierającego wartość inwentarzową i umorzenie ujawnionego środka. 8. Dowód OT i OT zw wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do uŝytkowania przez pracownika Departamentu Logistyki CBA odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód wypełniany jest w 2 egzemplarzach, z których: 1) oryginał przekazuje się do Departamentu Finansów CBA; 2) kopię pozostawia się w Departamencie Logistyki CBA.

2 Dowód OT i OT zw podpisywany jest przez Dyrektora Departamentu Logistyki CBA na podstawie protokołu odbioru i/lub faktury. W przypadku zwiększenia wartości danego środka trwałego jednostka nadzorująca merytorycznie wykonywane zadanie jest ponadto zobowiązana do określenia kwot zwiększeń poszczególnych środków trwałych, których zwiększenie dotyczy. 1. Protokół odbioru słuŝy do udokumentowania kompletności i jakości zakupionego środka trwałego i stanowi załącznik do dowodu OT. Protokół sporządzany jest komisyjnie z udziałem przedstawicieli odpowiedniej komórki organizacyjnej CBA nadzorującej merytorycznie wykonane zadanie i wykonawcy. 2. W odniesieniu do zakupu teleinformatycznych składników majątkowych w opisie faktury naleŝy podać informację, jakie elementy z zakupionego sprzętu wchodzą w skład poszczególnych zestawów ze wskazaniem wartości jednostkowej i numeru seryjnego. 3. Podstawą sporządzenia dowodu PT jest decyzja Szefa CBA lub osoby upowaŝnionej. 1) dowód PT wystawia upowaŝniony pracownik Departamentu Logistyki CBA odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi po uzgodnieniu jego wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia z pracownikiem Departamentu Finansów CBA; 2) dowód PT wystawiany jest w 4 egzemplarzach, z przeznaczeniem: a) 2 egz. do jednostki Przyjmującego, b) 1 egz. do Departamentu Finansów CBA, c) 1 egz. do Departamentu Logistyki CBA, pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę środkami trwałymi; 3) dowód PT (przekazania/przejęcia) podpisuje Szef CBA lub osoba przez niego upowaŝniona. 12. Podstawą sporządzenia dowodu MT jest konieczność przesunięcia składnika majątkowego do innego miejsca uŝytkowania. 13. Dowód MT sporządzany jest przez przekazującego i przyjmującego w dniu faktycznej zmiany miejsca uŝytkowania składnika majątkowego, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zasad gospodarowania składnikami majątkowymi w CBA. W przypadku przekazywania teleinformatycznych składników majątku niezbędny jest udział funkcjonariusza Departamentu Teleinformatyki CBA lub osoby upowaŝnionej. Dowód MT sporządza się w 3 egzemplarzach po jednym dla: 1) przekazującego; 2) przyjmującego; 3) Departamentu Logistyki CBA. Przekazujący odpowiada za przekazanie 1 egz. do Departamentu Logistyki CBA. 14. Dowód MT stanowi podstawę do wydania, zmiany miejsca uŝytkowania wszystkich składników majątkowych stanowiących majątek CBA. 15. Podstawą wystawienia dowodu LT i LT cz jest protokół z przeprowadzonej oceny środka trwałego sporządzony przez komisję likwidacyjną i zatwierdzony przez Szefa CBA, a następnie protokół z przeprowadzonej likwidacji danego środka trwałego sporządzony przez komisję likwidacyjną. 16. Komisję Likwidacyjną powołuje Szef CBA lub osoba przez niego upowaŝniona. 17. Komisja Likwidacyjna moŝe zasięgnąć opinii rzeczoznawcy odnośnie oceny technicznego zuŝycia składnika majątkowego. 18. Dowód LT i LT cz jest wystawiany przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem:

3 1) 1 egz. dla księgowości; 2) 1 egz. dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. 19. Do dowodu LT i LT cz powinien być załączony protokół z przeprowadzonej oceny środka trwałego zatwierdzony przez Szefa CBA oraz protokół z przeprowadzonej likwidacji środka trwałego, do którego moŝe być dołączony jeden z poniŝszych dokumentów: 1) protokół oceny technicznej wykonany przez rzeczoznawcę, serwis lub producenta; 2) umowa sprzedaŝy, kwit przyjęcia złomu; 3) inny dokument umoŝliwiający jednoznacznie stwierdzić nieprzydatność danego środka trwałego. 20. Likwidacji pozostałych składników majątkowych, z wyłączeniem środków trwałych, stanowiących majątek CBA dokonuje się na podstawie protokołu z przeprowadzonej likwidacji składników majątkowych sporządzonego przez komisję likwidacyjną. 21.Dowody LT i LT cz są sporządzane przez Departament Logistyki CBA. Dowód LT i LT cz jako zatwierdzający podpisuje Szef CBA lub osoba przez Niego upowaŝniona, zaś w miejscu Zespołu Likwidacyjnego podpisuje Przewodniczący Komisji Likwidacyjnej. 22.Ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych (wyposaŝenia) oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest przez Departament Logistyki CBA przy wykorzystaniu technik informatycznych, według klasyfikacji środków trwałych oraz według asortymentu. 23. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest dla kaŝdej grupy rodzajowo osobno i zawiera w szczególności: 1) numer inwentarzowy, 2) nazwę środka trwałego i jego charakterystykę, 3) numer i datę dowodu zakupu (faktura, rachunek), 4) numer i datę dowodu OT, 5) numer i datę dowodu OT zw, 6) wartość środka trwałego, 7) numer i datę dowodu LT, 8) numer i datę dowodu LT cz, 9) numer i datę dowodu PT. 24. Księgę pomocniczą tj. ewidencję ilościowo - wartościową prowadzi Departament Logistyki CBA, który raz na kwartał oraz na koniec kaŝdego roku uzgadnia zapisy w księdze z ewidencją księgową. 25. Departament Logistyki CBA po wprowadzeniu na ewidencję ilościowo-wartościową zakupionego składnika majątkowego dokonuje jego ocechowania w sposób trwały odpowiednim numerem inwentarzowym, z wyłączeniem sprzętu teleinformatycznego (m.in. jednostki centralne, monitory, laptopy, urządzenia drukujące i skanujące, modemy, przełączniki, telefony stacjonarne, faksy, pamięci masowe, urządzenia sieciowe i serwerowe), licencji i oprogramowania, dla których przekazuje do Departamentu Teleinformatyki CBA etykiety w celu ocechowania w sposób trwały odpowiednim numerem inwentarzowym danego składnika majątkowego. Przez ocechowanie naleŝy rozumieć fizyczne umieszczenie, przyklejenie nalepki z kodem kreskowym na dany składnik majątkowy lub w razie niemoŝliwości umieszczenia

4 etykiety jednoznacznie przyporządkować dany nr inwentarzowy do danego składnika majątkowego. 26. Składniki majątkowe obce otrzymane do uŝytkowania na podstawie umów lub innych dokumentów od podmiotów zewnętrznych oraz składniki majątkowe CBA przekazane do uŝytkowania na podstawie umów lub innych dokumentów do podmiotów zewnętrznych - podlegają ewidencji ilościowej w Departamencie Logistyki CBA. Jednostki organizacyjne są obowiązane do przekazywania dokumentów tzn. umów oraz protokołów odbioru dotyczących przyjętych do uŝytkowania obcych składnikach majątkowych do Departamentu Logistyki CBA. W odniesieniu do teleinformatycznych składników majątkowych odpowiednie dokumenty muszą zostać przekazane do Departamentu Teleinformatyki CBA 27. Departament Logistyki CBA odpowiada za gospodarkę składnikami majątkowymi, z wyłączeniem teleinformatycznych składników majątkowych, licencji i oprogramowania, za które jest odpowiedzialny Departament Teleinformatyki CBA. Wydanie do uŝytkowania środka trwałego następuje po jego ocechowaniu i wpisaniu w kartę osobistego wyposaŝenia pracownika/funkcjonariusza, który ten sprzęt ma uŝytkować. Ww. karty przechowuje Departament Logistyki CBA. Gwarancje teleinformatycznych składników majątkowych, licencji i oprogramowania przechowuje Departament Teleinformatyki CBA, a pozostałe gwarancje na zakupiony sprzęt przechowuje Departament Logistyki CBA. 28. Departament Teleinformatyki CBA niezwłocznie informuje Departament Logistyki CBA o wydaniu lub o zmianie uŝytkownika teleinformatycznego składnika majątkowego, licencji i oprogramowania. 29. Wszelkie zmiany miejsca uŝytkowania sprzętu teleinformatycznego naleŝy uprzednio pisemnie uzgodnić z Departamentem Teleinformatyki CBA. 30. Ewidencję wartościową środków trwałych prowadzi się w Departamencie Finansów CBA, w programie księgowość budŝetowa. 31. Ustala się dolną granicę ceny jednostkowej składników majątkowych w wysokości 500 zł brutto, dla których Departament Logistyki CBA prowadzi ewidencję ilościową. 32. NiezaleŜnie od wartości ewidencję ilościową prowadzi się dla: sprzętu biurowego tj. bindownic, gilotyn, laminatorów; narzędzi tj. wiertarek, wkrętarek, lutownic, prostowników, wiertarko-wkrętarek, dalmierzy; drabin, testerów banknotów, ekranów projekcyjnych, obiektywów, lamp błyskowych, sprzętu teleinformatycznego takiego jak: pendrive y, czytniki, głośniki, słuchawki, dyski przenośne, kamery internetowe, aparaty telefoniczne. 33. NiezaleŜnie od wartości: nie prowadzi się ewidencji na: artykuły biurowe takie jak kalkulatory, tablice; proste narzędzia gospodarcze m.in. klucze, wiertła; odzieŝ i umundurowanie, ksiąŝki, dywany i wykładziny podłogowe, wertykale, Ŝaluzje, rolety, lampy, zegary, lustra i lusterka specjalistyczne, przedłuŝacze, kosze na śmieci, lampki, kasetki metalowe, maszyny do szycia, młynki do kawy, półki wiszące, wieszaki, szafki na klucze, grzejniki, czajniki, wózki transportowe, odkurzacze ręczne, wentylatory, apteczki (plecaki), gaśnice, pojemniki, myjki ciśnieniowe; akcesoria telefoniczne: ładowarki, kable, karty, słuchawki; sprzęt sportowy i turystyczny m.in. piłki, worki treningowe, materace, rękawice, karimaty, śpiwory, łóŝka polowe, latarki, noŝe specjalistyczne; sprzęt informatyczny m.in. dyski do zabezpieczenia dowodów przekazywanych podmiotom zewnętrznym, myszki, klawiatury, nagrywarki CD i DVD zewnętrzne i wewnętrzne, stacje dyskietek zewnętrzne i wewnętrzne, czytniki kart zewnętrzne i wewnętrzne, przedłuŝacze/kable USB, kable sieciowe, karty pamięci, karty graficzne, procesory; wyroby szklane i porcelanowe, galanteria stołowa.

5 34. NiezaleŜnie od wartości ewidencję ilościową-wartościową prowadzi się m.in. dla: sprzętu RTV i AGD, z zastrzeŝeniem ust. 34 i 35, telefonów komórkowych, zestawów komputerów stacjonarnych i komputerów przenośnych, głośnomówiących zestawów samochodowych, modemów. 35. Składniki majątkowe, za które bezpośrednio odpowiada dany funkcjonariusz/ pracownik wpisuje się na kartę wyposaŝenia danego funkcjonariusza/pracownika, którą to kwituje własnoręcznym podpisem. 36. Karty osobistego wyposaŝenia uŝytkownika, prowadzi Departament Logistyki CBA. W kartach tych bieŝąco odnotowuje się wszystkie zmiany, na podstawie dokumentu MT, dotyczące ww. składników majątkowych. Departament Teleinformatyki CBA przekazuje bezzwłocznie informacje w formie pisemnej do Departamentu Logistyki CBA o wydanych funkcjonariuszom i pracownikom teleinformatycznych składnikach majątkowych. 37. Rejestr ksiąŝek, literatury fachowej prowadzi dana jednostka organizacyjna na rzecz, której dokonano zakupu. 38. W przypadku zwolnienia ze słuŝby funkcjonariusza lub rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem, zobowiązani są oni do rozliczenia się z pobranych: 1) składników majątkowych w Departamencie Logistyki CBA, zaś w odniesieniu do teleinformatycznych składników majątkowych w Departamencie Teleinformatyki CBA; 2) ksiąŝek w macierzystej jednostce organizacyjnej. 39. W razie zgubienia, zniszczenia (trwałego lub częściowego) umyślnego lub nieumyślnego, kradzieŝy składnika majątkowego, ksiąŝki pracownik/funkcjonariusz zostaje obciąŝony kwotą równą wartości początkowej zakupionego przedmiotu, chyba Ŝe obowiązujące przepisy stanowią inaczej lub Szef CBA bądź osoba przez niego upowaŝniona, na wniosek tej osoby, zadecyduje inaczej. 40. Przekazane do uŝywania środki trwałe podlegają umorzeniu, ujmowanemu w księgach rachunkowych na podstawie: 1) dowodu wewnętrznego (PK), w którym podana jest wysokość umorzenia przypadającego wg ustalonych stawek amortyzacyjnych; dotyczy to środków trwałych o wartości początkowej powyŝej kwoty określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych; 2) dowodu zakupu przyjęcia do uŝywania środka trwałego o wartości poniŝej kwoty określonej w przepisach o amortyzacji środków trwałych, który finansowany jest ze środków na wydatki bieŝące i umarzany w pełnej wartości w miesiącu przyjęcia do uŝywania; umorzenie to wnosi się w koszty danego miesiąca. 41. Kontrola stanu materiałów promocyjnych prowadzona jest w ilościowej ewidencji pozaksięgowej przez Gabinet Szefa CBA. 42. W razie wątpliwości co do zaszeregowania składnika majątkowego w ewidencję ilościowo-wartościową, czy w ewidencję ilościową, czy jednorazowego umorzenia poprzez spisanie w koszty w miesiącu ich przyjęcia do uŝywania decyzję wspólnie podejmują Departament Finansów CBA i Departament Logistyki CBA Do wartości niematerialnych i prawnych naleŝą nabyte przez jednostkę i zaliczone do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej uŝyteczności dłuŝszym niŝ rok, przeznaczone do uŝywania na potrzeby jednostki. Są nimi w szczególności: autorskie

6 prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje na zakupione programy komputerowe, koncesje itd. 2. Do udokumentowania wartości niematerialnych i prawnych sporządza się dowody obrotu składnikami majątkowymi, stosowane dla środków trwałych. 3. Podstawą wprowadzenia do ewidencji księgowej zakupionych licencji na zakupione programy komputerowe jest faktura opisana przez komórkę merytoryczną dokonującą zakupu. 4. Licencje lub inne dokumenty potwierdzające prawo legalnego uŝytkowania są rejestrowane i przechowywane w Departamencie Teleinformatyki CBA. 5. Za prawidłową gospodarkę majątkiem odpowiada jednostka uŝytkująca oprogramowanie. 6. Na koniec roku obrachunkowego upowaŝniony funkcjonariusz Departamentu Teleinformatyki CBA uzgadnia posiadane licencje z ewidencją księgową prowadzoną w Departamencie Finansów CBA. 7. Właściwe merytoryczne jednostki organizacyjne CBA, które mają w swoim budŝecie zaplanowane wydatki na zakup licencjonowanego oprogramowania, mają obowiązek systematycznie przekazywać dokumenty, o których mowa w ust. 4, do Departamentu Teleinformatyki CBA.