PROCEDURY w organizacji pozarządowej

Transkrypt

1 ABC dla III sektora: PRCEDURY w organizacji pozarządowej Poradnik na temat obowiązkowych i fakultatywnych procedur związanych z prowadzeniem organizacji pozarządowych. Poradnik przeznaczony dla organizacji pozarządowych z terenu powiatu ostródzkiego. Publikacja bezpłatna. Publikacja powstała w ramach zdania Prowadzenie Centrum Wspierania rganizacji Pozarządowych realizowanego przez Stowarzyszenie Centrum Wspierania rganizacji Pozarządowych i Inicjatyw bywatelskich w roku 2013 Zadanie współfinansowane ze środków Powiatu stródzkiego Publikacja wyraża wyłącznie poglądy autora i nie może być utożsamiana z oficjalnym stanowiskiem Powiatu stródzkiego. 2013

2 Autorzy: Centrum Wspierania rganizacji Pozarządowych w stródzie Małgorzata Hołubiec Sylwia Wyszyńska Magdalena Wollman Poradnik jest dostępny bezpłatnie na stronie zakładka PRADNIKI Centrum Wspierania rganizacji Pozarządowych udostępnia wzory dokumentów wskazanych w Poradniku lub wskazuje źródło ich pozyskania. W celu pobrania wzorów prosimy o kontakt na cwop@cwop.org.pl 2

3 Spis treści strona CZĘŚĆ I Procedury podstawowe 4 CZĘŚĆ II Procedury władz organizacji 5 Walne Zebranie Członków /Rada 5 Zarząd 5 Komisja Rewizyjna 5 CZĘŚĆ III Polityki wewnętrzne 6 CZĘŚĆ IV Zatrudnianie i angażowanie personelu 7 Dokumenty podstawowe 7 Umowa o pracę 7 Umowa cywilnoprawna 8 Wolontariat 8 CZĘŚĆ V Finanse 9 CZĘŚĆ VI Harmonogram płatności 10 CZĘŚĆ VII Sprawozdania finansowe 11 CZĘŚĆ VIII Harmonogram dla organizacji pożytku publicznego (PP) 14 3

4 I. PRCEDURY PDSTAWWE obowiązkowe F fakultatywnie 1. Statut organizacji 2. Krajowy Rejestr Sądowy dokument rejestracyjny Aktualny wyciąg z KRS jest dostępny bezpłatnie na 3. NIP 4. REGN Konto w banku umowa na prowadzenie rachunku bankowego Siedziba umowa najmu/użyczenia lokalu Pieczęć minimalny zakres: nazwa, adres, NIP, REGN Umowy na usługi obce telefon, Internet itp. F F jeśli dotyczy Niedopuszczalny jest czerwony kolor pieczęci. Kolor czerwony przypisany jest podmiotom publicznym (urzędy, szkoły itp.). Jednocześnie zaleca się stosowanie tuszu innego niż czarny, np. niebieski lub zielony. 9. Strategia rozwoju F 10. Roczny plan działania F 4

5 II. PRCEDURY WŁADZ RGANIZACJI Walne Zebranie Członków/Rada 1. głoszenia / Powiadomienia o Walnym / Spotkaniu Rady obowiązkowe F fakultatywnie 2. Uchwały 3. Protokoły z posiedzeń 4. Listy obecności Zarząd obowiązkowe F fakultatywnie 1. Regulamin pracy Zarządu 2. głoszenia / Powiadomienia o spotkaniach Zarządu 3. Uchwały / Zarządzenia 4. Protokoły z posiedzeń 5. Listy obecności 6. Uchwały Zarządu upoważniające inne osoby zaangażowane w zarządzanie do podejmowania decyzji/zobowiązań/reprezentowania organizacji F Komisja Rewizyjna obowiązkowe F fakultatywnie 1. Regulamin pracy Komisji Rewizyjnej 2. głoszenia / Powiadomienia o spotkaniach Komisji Rewizyjnej 3. Uchwały / Zarządzenia 4. Protokoły z posiedzeń 5. Listy obecności 5

6 III. PLITYKI WEWNĘTRZNE obowiązkowe F - fakultatywnie 1. Polityka rachunkowości 2. Polityka bezpieczeństwa 3. Polityka bezpieczeństwa finansowego / Instrukcja przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz przeciwdziałania terroryzmowi dla fundacji F/ dla stowarzyszeń 4. Polityka archiwizacji F / 5. Instrukcja kontroli wewnętrznej F 6. Instrukcja kancelaryjna / regulamin organizacyjny F bowiązek wynika z Ustawy o rachunkowości. Fundacja, stowarzyszenie prowadzą pełną księgowość. bowiązkowa niezależnie od tego czy organizacja realizuje projekty, czy nie. Polityka obowiązkowa dla stowarzyszeń od momentu przyjęcia wpłaty gotówkowej równej lub większej niż Euro. bowiązkowa dla projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej Wymagane w przypadku realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych np.: obieg dokumentów, przepływ informacji, podległość, obieg korespondencji. W dokumencie można także zawrzeć politykę archiwizacji dokumentów, instrukcję kontroli wewnętrznej. 8. Zasady / procedury dokonywania zakupów F 9. Uchwała o przystąpieniu do projektu jeśli dotyczy Zalecane w przypadku realizacji projektu/zadania współfinansowanego ze źródeł zewnętrznych. 10. Umowa partnerska jeśli dotyczy 6

7 IV. ZATRUDNIANIE I ANGAŻWANIE PERSNELU Dokumenty podstawowe obowiązkowe F - fakultatywnie 1. Regulamin pracy F 2. Regulamin wynagradzania F 3. Regulamin świadczeń socjalnych F / bowiązkowy w przypadku zatrudniania więcej niż 20 pracowników. Umowa o pracę 1. zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia obowiązkowe F - fakultatywnie 2. Zgłoszenie lokalu do Państwowej Inspekcji Pracy F/ bowiązkowe w ciągu 30 dni od dnia zatrudnienia osoby na umowę o pracę w danym lokalu. 3. Umowa o pracę 4. obowiązków 5. Aneks do umowy o pracę jeśli dotyczy 6. Lista płac 7. Lista obecności lub inne dokumenty poświadczające czas pracy 8. Polecenie wyjazdu służbowego jeśli dotyczy 9. Umowa na samochód prywatny wykorzystywany do celów służbowych jeśli dotyczy 10. Badania lekarskie F 11. Akta osobowe 12. Szkolenie BHP, p. poż 13. świadczenie na temat zaangażowania w inne projekty w ramach NSR + szczegółowe ewidencja czasu pracy F / bowiązkowe w przypadku zatrudnienia osoby w więcej niż jednym projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 7

8 Umowa cywilnoprawna (umowa zlecenie, umowa o dzieło) 1. zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia obowiązkowe F - fakultatywnie Dotyczy umów zlecenie oraz niektórych umów o dzieło 2. Umowa zlecenie / dzieło 3. Rachunek do umowy 4. Protokół odbioru F / bowiązkowy w przypadku umowy o dzieło. Zalecany w przypadku umowy zlecenie. 5. Aneks do umowy jeśli dotyczy 6. Rozliczenie kosztów przejazdu / ewidencja km jeśli dotyczy Wolontariat 1. Porozumienie wolontariacie / Umowa wolontariacka obowiązkowe F - fakultatywnie 2. Ubezpieczenie NW wolontariusza / F bowiązkowe w przypadku zaangażowania wolontariusza poniżej 30 dni. 3. Lista obecności lub inna ewidencja czasu pracy 4. Sprawozdanie F / bowiązkowe w przypadku rozliczenia pracy wolontariusza jako wkład własny w projektach 5. Aneks do porozumienia / umowy jeśli dotyczy 6. Rozliczenie kosztów przejazdu / ewidencja km jeśli dotyczy 8

9 V. FINANSE obowiązkowe F fakultatywnie 1. Polityka rachunkowości i zakładowy plan kont Sprawozdanie finansowe: Bilans Rachunek zysków i strat Informacja dodatkowa Dokumenty księgowe: faktury rachunki KP KW inne Jak wyżej Polityki wewnętrzne Więcej w części VII SPRAWZDANIA FINANSWE. 4. Wyciągi bankowe 5. Raporty kasowe jeśli dotyczy 6. Rejestr środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych F 7. Budżety zadaniowe / projektowe F 8. Budżety wieloletnie F 9. Karta wzoru podpisów F Komentarz: Polecamy także ABC dla III sektora: ZDANIA PUBLICZNE, w których doradzamy jak rozliczyć zadania publiczne. 9

10 VI. HARMNGRAM PŁATNŚCI Termin Czynności do 15 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni zapłata naliczonych składek ZUS, jednocześnie do ZUS powinny być przesłane odpowiednie deklaracje, a każdy z pracowników powinien otrzymać deklarację o wpłaconych za niego składkach (RMUA) wpłata zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłaconych w danym miesiącu wynagrodzeń i innych należności do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby organizacji; do 20 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni wpłata zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłaconych w danym miesiącu wynagrodzeń i innych należności do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby organizacji; wpłata zaliczki na podatek dochodowy osób prawnych; jeśli organizacja osiągnęła w miesiącu dochody niepodlegające zwolnieniu podatkowemu, wówczas musi od nich naliczyć 19% podatku dochodowego do 25 dnia danego miesiąca (do 25 dnia następującego po zakończeniu danego kwartału) złożenie deklaracji VAT 7 za miesiąc poprzedni i ewentualna zapłata podatku VAT lub dołączenie wniosku o zwrot podatku związanego z zakupami dokonanymi z bezzwrotnej pomocy zagranicznej. w przypadku rozliczenia kwartalnego - deklaracja VAT-7K składana za cały kwartał kalendarzowy do dnia 25 miesiąca następującego po zakończeniu kwartału 10

11 VII. SPRAWZDANIA FINANSWE I MERYTRYCZNE Termin Czynności PIT-11 organizacja ma obowiązek przygotować deklaracje PIT-11 (dla pracownika oraz urzędu skarbowego). Są to informacje o uzyskanych przez podatnika dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. PIT-11 dotyczy wynagrodzeń osób zatrudnionych na umowę o pracę lub zatrudnionych na umowę zlecenia i o dzieło. 28 luty PIT-8S organizacje, które wypłacają stypendia podlegające opodatkowaniu, sporządzają i wysyłają deklarację PIT-8S. ryginał deklaracji otrzymuje stypendysta, kopię urząd skarbowy. PIT-8C obowiązek złożenia tej deklaracji mają organizacje, które wypłacają osobom indywidualnym m.in. wypłaty niespełniające przesłanek umowy darowizny. Dla organizacji, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia (a zwykle jest to regułą), data ta niesie za sobą najwięcej obowiązków, tj.: 31 marzec Do końca marca powinno być sporządzone sprawozdanie finansowe, a więc bilans, rachunek wyników oraz informacja dodatkowa. Dokumenty te stanowią załączniki do innych deklaracji czy sprawozdań, które mają wyznaczony termin złożenia również na 31 marca. Do końca trzeciego miesiąca następnego roku podatkowego zwykle jest to 31 marca należy złożyć do urzędu skarbowego deklarację CIT-8 wraz załącznikiem CIT-8/. Jest to informacja o podatku dochodowym od osób prawnych. Załącznik CIT D jest zestawieniem darowizn otrzymanych przez organizację. 30 czerwiec W ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego czyli od 31 grudnia roku poprzedniego powinno nastąpić zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, zazwyczaj jest to zarząd (określa to statut organizacji). Zatwierdzenie musi nastąpić poprzez uchwałę oraz podpisanie dokumentów składających się na sprawozdanie finansowe przez wszystkich członków organu zatwierdzającego oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. UWAGA PP!!! rganizacje mające status pożytku publicznego (PP) w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego musza przekazać sprawozdanie finansowe i merytoryczne do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. verte 11

12 10 lipiec W ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający organizacji sprawozdanie to powinno być przesłane do urzędu skarbowego wraz z uchwałą organu zatwierdzającego (może to być np. zarząd lub inny organ wskazany w statucie danej organizacji) o podziale ewentualnej nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe. Jeśli sprawozdanie finansowe będzie zatwierdzone w ostatnim możliwym dniu, czyli 30 czerwca (licząc sześć miesięcy od dnia bilansowego 31 grudnia), to termin wysłania sprawozdania do Urzędu Skarbowego mija 10 lipca. Jeśli jednak zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez organ nadrzędny nastąpi wcześniej, wówczas termin wysłania sprawozdania do urzędu skarbowego upłynie dziesiątego dnia od tej daty zatwierdzenia. UWAGA PP!!! 15 lipca - to ważny termin dla organizacji pożytku publicznego (PP). PP muszą przekazać sprawozdanie merytoryczne i finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego, razem z załącznikami: uchwała zatwierdzająca przyjęcie sprawozdania przez właściwy w organizacji organ (np. zarząd, walne zgromadzenie); wypełniony formularz KRS-Z30 (jeżeli składane jest tylko sprawozdanie i uchwała) lub KRS-Z20 i KRS-ZN (jeśli PP oprócz sprawozdania zgłasza zmiany); opinia audytora (jeśli audyt jest wymagany). stateczny termin zatwierdzenia sprawozdania to 30 czerwca. Sprawozdanie przekazuje się do KRS w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia. Sprawozdania zatwierdzone przed 30 czerwca należy przesłać odpowiednio wcześniej. Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca, to wówczas, mimo braku zatwierdzenia, należy je złożyć w KRS do 15 lipca. Wszystkie podane terminy odnoszą się do organizacji, których rok obrotowy jest równy kalendarzowemu. 15 lipiec PP mają też obowiązek upublicznić swoje sprawozdanie merytoryczne w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią wszystkim zainteresowanym osobom. Może to nastąpić poprzez wyłożenie sprawozdania w siedzibie organizacji, opublikowanie na stronach internetowych, umieszczenie sprawozdania w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego na stronach MPiPS itp. (Uwaga! CWP udostępnia swoją stronę w celu upublicznienia sprawozdań PP) PP nieprowadzące działalności gospodarczej powinny ogłaszać sprawozdania finansowe na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w części tematycznej rganizacje pozarządowe. Jeśli PP prowadzi działalność gospodarczą, ale nie spełnia co najmniej dwóch warunków określonych w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2004, Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), to wówczas może opublikować swoje sprawozdanie finansowe tylko na stronach internetowych MPiPS. Zgodnie z tym artykułem: verte 12

13 głaszaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków: a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób, b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej EUR, c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej EUR. Jeśli jednak PP prowadząca działalność gospodarczą spełnia co najmniej dwa z wcześniej wymienionych warunków, musi wówczas opublikować swoje sprawozdanie finansowe w Monitorze Polskim B, wnosząc odpowiednią opłatę. 31 grudzień Fundacje sprawozdanie z działalności do odpowiedniego ministerstwa: fundacje mają obowiązek złożyć sprawozdanie według określonego wzoru w Rozporządzeniu MS z dn. 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. Nr 50, poz. 529) za rok poprzedni do odpowiedniego ministra wskazanego w swoim statucie, który sprawuje nadzór nad ich działalnością. Ponieważ ani w ustawie o fundacjach, ani w rozporządzeniu dotyczącym przygotowania sprawozdania nie został określony dokładny termin jego złożenia, przyjmuje się, że sprawozdanie trzeba złożyć do końca roku kalendarzowego (np. za 2010 r. do końca 2011 r.). Czasem jednak ministerstwa żądają sprawozdań wcześniej, dlatego warto to sprawdzić, np. na stronie internetowej danego ministerstwa. Ministerstwo Sprawiedliwości: organizacje otrzymujące nawiązki (wpisane do wykazu instytucji, organizacji społecznych, fundacji i stowarzyszeń, o których mowa w art. 47, 49 i art. 57a &2 KK ich wykaz znajduje się na stronie internetowej: mają obowiązek przesłania informacji o aktualnych zadaniach i celach statutowych oraz o zasięgu działania organizacji. 13

14 VIII. HARMNGRAM DLA RGANIZACJI PŻYTKU PUBLICZNEG (PP) 30 listopad To data graniczna, do tego dnia organizacja musi uzyskać status PP (to znaczy wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym o posiadaniu tego statusu), by znaleźć się w wykazie PP uprawnionych do otrzymywania 1% za aktualny rok. 15 grudzień Do tego dnia zostanie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej opublikowana pierwsza wersja wykazu PP zawierająca nazwę, siedzibę PP i jej numer KRS. 31 grudzień Do tego dnia PP może poprawić np. błędnie zapisaną na wykazie PP nazwę. W tym celu powinna złożyć do MPiPS pisemne zastrzeżenie dotyczące poprawności tych danych. 15 styczeń Kolejna wersja wykazu. Zawiera on - prócz nazwy, siedziby PP i jej numeru KRS - także numery kont bankowych organizacji, które otrzymały status PP w poprzednich latach, np r., i wtedy przekazały informację o numerze konta do swojego (właściwego) urzędu skarbowego. 31 styczeń 15 luty 28 luty 15 marzec To ważna data! Do tego dnia PP są obowiązane zgłosić numer konta bankowego (jeśli go nie ma bądź się zmienił) albo poprawić błąd zauważony w podanym na wykazie numerze konta bankowego. Informację dotyczącą tych danych w formie pisemnego oświadczenia PP składa do naczelnika swojego (właściwego) urzędu skarbowego. Trzecia wersja wykazu zawiera informacje o nazwie, siedzibie PP, jej numerze KRS oraz o numerze konta bankowego (te, które byłby opublikowane 15 stycznia, i te, które zostały uzupełnione przez PP do 31 stycznia). Tego dnia upływa ostatnia możliwość poprawienia błędów w numerze konta bankowego. Do tej daty PP mogą zgłosić, oczywiście w formie pisemnego oświadczenia do swojego naczelnika urzędu skarbowego, zastrzeżenie co do poprawności tych danych. Do tego dnia publikowana jest ostateczna wersja wykazu PP uprawnionych do otrzymywania 1% podatku za poprzedni rok. Zawiera ona nazwę, siedzibę PP, jej numer KRS oraz numer konta bankowego przeznaczonego do wpłat 1%. UWAGA!!! d 15 marca do 31 lipca PP nie mogą zmieniać na wykazie numerów rachunków bankowych, chyba że zmiana numeru rachunku nastąpiła z przyczyn niezależnych od PP (np. zmiana systemu w banku. 14