Dopasowanie do potrzeb. Wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej

Transkrypt

1 Dopasowanie do potrzeb Wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej

2 Agenda prezentacji Przedstawienie bohatera prelekcji Założenia Jak wybrać i wdrożyć najlepszy system? Przebieg projektu Osiągnięte korzyści Podsumowanie

3 Tam gdzie (d)dżemią owoce... Materne-Polska Sp. z o.o. Od roku 2000 w Materne-Polska korzystano z systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP. Jak na tamte czasy, było to rozwiązanie funkcjonalne i elastyczne, ale system nie obejmował obszaru produkcyjnego. Materiały były wydawane na produkcję na podstawie dokumentów RW, a gotowe produkty były przyjmowane do magazynu na podstawie dokumentów PW. Brakowało zapisu operacji produkcyjnych na bieżąco. Ruchy były rejestrowane z opóźnieniem, co często powodowało błędy i zmuszało do ręcznego sprawdzania stanów magazynowych. Materne-Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Łopatkach rozpoczęła swoją działalność w 1992 r. Jest częścią francuskiej grupy Andros europejskiego lidera rynku owocowego. Materne-Polska jest: jedną z największych firm skupujących i przetwarzających owoce w Polsce, nowoczesną zamrażalnią wyposażoną w trójstopniowy system sortowania owoców, ważnym eksporterem owoców do krajów Unii Europejskiej.

4 Tam gdzie (d)dżemią owoce... Materne-Polska Sp. z o.o. Kolejne powody, dla których zaczęto rozważać w firmie wymianę systemu ERP, to brak wsparcia ze strony dostawcy oraz brak możliwości wprowadzania dostosowań systemu w odpowiedzi na zmieniające się przepisy prawne. W roku 2006, po decyzji zarządu, rozpoczęto poszukiwania nowego systemu ERP, który spełniałby zdefiniowane wymagania. Głównym celem było usprawnienie procesów biznesowych związanych z planowaniem i rozliczaniem produkcji, a także pełna integracja produkcji i logistyki. Materne-Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Łopatkach rozpoczęła swoją działalność w 1992 r. Jest częścią francuskiej grupy Andros europejskiego lidera rynku owocowego. Materne-Polska jest: jedną z największych firm skupujących i przetwarzających owoce w Polsce, nowoczesną zamrażalnią wyposażoną w trójstopniowy system sortowania owoców, ważnym eksporterem owoców do krajów Unii Europejskiej.

5 Jak wybrać i wdrożyć najlepszy system? Dlaczego? Definicja wymagań Co? Wybór systemu Jak? Wdrożenie Dlaczego chcemy wdrożyć nowy system? Który system najlepiej spełni nasze potrzeby i wymagania? Jak powinno przebiegać sprawne wdrożenie?

6 Jak wybrać i wdrożyć najlepszy system? Z punktu widzenia partnera wdrożeniowego idealny klient to taki, który jest przygotowany do współpracy jeszcze przed jej rozpoczęciem. Dlatego przedstawiciele firmy produkcyjnej powinni dokładnie określić swoje potrzeby, zanim spotkają się z dostawcą.

7 Definicja wymagań traceability czyli śladowanie produktu od dostawcy owocu świeżego po każdy użyty komponent dokładne rozliczanie kosztów wytworzenia wyrobów z dokładną informacją o odchyleniach tak by można było wskazać ich przyczynę zarządzanie niejednorodnymi paletami operacje magazynowe obsługiwane za pomocą czytników terminalowych rozliczanie opakowań zwrotnych z kontrahentami sprawny system przyjęcia owocu świeżego (nawet 500 ton w ciągu jednej nocy) kontrola jakości na każdym etapie dostawcy i produkcji bieżąca informacja dla zarządu i kierowników działów raportowanie danych finansowych do Zarządu grupy Andros

8 Wybór systemu zapytania ofertowe przesłane zostały do 11 dostawców rozwiązań systemów ERP ocena ofert pod kątem zgodności z wymaganiami 7 dostawców dokonało prezentacji kluczowych procesów zdefiniowanych w definicji wymagań zostały wykonane 4 wizyty referencyjne zespół wdrożeniowy przedstawił Sponsorowi projektu krótką listę 3 dostawców negocjacje umów wybór dostawcy i podpisanie umowy Czas trwania od decyzji do podpisania umowy wdrożeniowej: 4 miesiące

9 O IFS I IFS APPLICATIONS Firma IFS (OMX STO: IFS), założona w 1983 r., to globalny dostawca IFS Applications, systemu klasy ERP opartego na architekturze komponentowej oraz technologii SOA. IFS koncentruje się na elastycznych przedsiębiorstwach, dla których strategiczne znaczenie ma jeden z czterech głównych procesów biznesowych: zarządzanie majątkiem i usługami, produkcja, łańcuch dostaw oraz projekty. Na świecie IFS posiada 2000 klientów i jest obecna w ponad 50 krajach. W rankingach zachodnich dostawców systemów klasy ERP w Polsce IFS jest w pierwszej trójce. IFS obsługuje na terenie Polski ponad 200 klientów z czterech biur własnych. Do grupy klientów IFS w Polsce należą m.in.: Grupa Paradyż, Slovnaft SA, Kopex SA, PGE Elektrownia Bełchatów SA, Międzynarodowe Targi Poznańskie SA, Południowy Koncern Energetyczny SA, Nestle Waters Polska SA, Hutmen SA, PRM Mosty Łódź SA, Mostostal Zabrze Holding SA, MPWiK Sp. z o.o. we Wrocławiu, Śnieżka SA, Materne-Polska Sp. z o.o. i wiele innych firm.

10

11 Wdrożenie IFS Implementation opis metodyki wdrożenia IFS Applications Ogólnym celem stosowania metodyki IFS Implementation jest zakończone sukcesem dostarczenie Klientowi IFS Applications a co za tym idzie, wsparcie realizacji zakładanych celów biznesowych Klienta. Ogólnie mówiąc metodyka koncentruje się na poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie Jak to należy wykonać? Podstawowe korzyści stosowania metodyki IFS Implementation: umożliwia przyspieszenie procesu wdrożenia a wynik i czas stają się przewidywalne w celu osiągnięcia celów biznesowych Klienta zapewnia jakość rozwiązania w trakcie jak i po zakończeniu wdrożenia jest dostosowana do naszej koncepcji biznesu w tym do IFS Applications zawiera praktyczne rozwiązania sprawdzone we wcześniejszych projektach

12 Wdrożenie Podstawą metodyki IFS Implementation jest zastosowanie podziału projektu wdrożenia na pięć faz. Są nimi podane w kolejności realizacji: Przygotowanie Projektu W tej fazie powstaje szczegółowa definicja projektu na podstawie ogólnych założeń projektowych określonych w Umowie. Projektowanie Rozwiązania W fazie tej określony zostaje przyszły zakres zastosowania systemu IFS Applications u Klienta zgodnie z jego celami biznesowymi. Przygotowanie Rozwiązania Realizacja zadań tej fazy ma na celu przygotowanie zarówno organizacji przedsiębiorstwa jak również samej aplikacji do realizacji opisanych w fazie Projektowanie Rozwiązania procesów biznesowych. Przygotowanie Uruchomienia Głównym celem fazy jest przygotowanie przedsiębiorstwa do rozpoczęcia produkcyjnej eksploatacji rozwiązania. Uruchomienie Produkcyjne Celem tej fazy jest doprowadzenie do rozpoczęcia produkcyjnej eksploatacji rozwiązania.

13 Przebieg projektu ETAP I Pierwszy etap wdrożenia rozpoczął się w marcu 2007 r., a już 15 maja nastąpił start produkcyjny systemu w zakresie ewidencji obrotu owoców świeżych. Pierwszy etap wdrożenia zakończył się z sukcesem. Surowiec został zarejestrowany zarówno w starym, jak i nowym systemie, w trybie pracy równoległej. ETAP II Po przerwie sezonowej, w lipcu 2007 r., przystąpiono do prac wdrożeniowych w ramach drugiego etapu projektu. Wdrożone moduły: Finanse Produkcja Dystrybucja (Sprzedaż, Zakupy, Magazyn) Kadry i Płace Start produkcyjny 2 stycznia 2008 r. nastąpił start produkcyjny w nowym systemie. Trzy miesiące asysty powdrożeniowej.

14 OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI Główną korzyścią są dla nas usprawnienia w zakresie produkcji. Wcześniej to był jedyny obszar nie objęty systemem informatycznym. Obecnie w czasie rzeczywistym mamy dostęp do danych i dysponujemy na bieżąco pełną informacją na temat wszystkich procesów produkcyjnych. Ze względu na wymogi identyfikowalności towaru obowiązujące w branży spożywczej producent musi mieć dokładne informacje na temat każdej partii produktów. W poprzednim systemie śledzenie partii odbywało się przy użyciu niezaawansowanych narzędzi typu Excel. Zważywszy, że przez lata firma się rozrosła i mamy dużych klientów zagranicznych, odbiorców naszych produktów, to metoda taka stała się bardzo uciążliwa i mało efektywna. Obecnie, aby poznać pełną historię produktu, wystarczy wpisać numer partii do systemu. Od strony aspektów czysto kontrolingowych zyskaliśmy możliwość śledzenia i analizowania odchyleń. To dla nas podstawa, gdyż pracujemy na koszcie standardowym, a nie na rzeczywistym, i możliwość analizy finalnych zależności kosztu rzeczywistego od kosztu standardowego jest dla nas bardzo istotna. Wiedza o tym, gdzie są ewentualne odstępstwa od naszych normatywów i z czego wynikają, na przykład czy to błędy ludzkie, czy można coś poprawić technologicznie, jest korzyścią, którą niewątpliwie chcieliśmy uzyskać. Jolanta Żuber Dyrektor Finansowy Materne-Polska Sp. z o.o.

15 Eksploatacja wdrożonego systemu Prawidłowe przeprowadzenie wdrożenia systemu ERP pozwala uzyskać (ale niestety nie gwarantuje) optymalne efekty jego eksploatacji. Sprawdź standardowe koszty serwisu i rozbudowy systemu. Wyróżnić można następujące trzy podstawowe grupy działań: konserwacyjne - przywracające walory użytkowe systemu lub utrzymujące je na niezmienionym poziomie, modernizacyjne - zwiększające sprawność działania systemu i jego wydajność, rozwojowe - polegające na sukcesywnym powiększaniu funkcjonalnego obszaru systemu, stopnia integracji systemu oraz usprawnianiu jego organizacji

16 Podsumowanie Czynniki minimalizujące ryzyko porażki wdrożenia nowego systemu ERP: zaangażowanie ścisłego kierownictwa przedsiębiorstwa spisanie wymagań dla docelowej aplikacji za funkcjonalności systemu odpowiadają liderzy poszczególnych obszarów realne oszacowanie kosztów wdrożenia oraz wprowadzanych modyfikacji jasno zdefiniowane role w projekcie oraz przypisanie do nich kompetentnych osób prawidłowe wdrożenie zmniejszy koszty związane z jego użytkowaniem

17 Tomasz Zuchowicz