Objaśnienia do formularza wniosku o wgląd do akt 1

Transkrypt

1 URZĄD HARMONIZACJI RYNKU WEWNĘTRZNEGO (UHRW) Znaki towarowe i wzory przemysłowe Objaśnienia do formularza wniosku o wgląd do akt 1 1. Uwagi ogólne 1.1 Korzystanie z formularza Formularz można otrzymać bezpłatnie na miejscu w UHRW lub pobrać z witryny internetowej UHRW ( Formularz można powielać bez ograniczeń. Wnioskodawcy lub ich pełnomocnicy mogą także złożyć wniosek na formularzach o podobnej strukturze lub formacie, wygenerowanych elektronicznie w oparciu o informacje zawarte w formularzu urzędowym. W przypadku korzystania z elektronicznie generowanych formularzy można uniknąć dodawania załączników, odpowiednio wydłużając poszczególne części wersji elektronicznej. Zaleca się możliwie kompletne wypełnienie formularza w chwili złożenia wniosku. Ułatwi to i przyspieszy proces jego rozpatrywania. W celu uzyskania dodatkowych informacji należy kontaktować się z UHRW pod poniższym numerem telefonu: (34) Przesyłanie formularzy Wypełnione formularze należy przesłać bezpośrednio na adres UHRW w Alicante. Formularze oraz jakąkolwiek inną korespondencję związaną z wnioskiem należy wysyłać pocztą na poniższy adres: Office for Harmonization in the Internal Market Receiving Unit Avenida de Europa, 4 E Alicante, Hiszpania Korespondencję wysyłaną faksem należy przesyłać na poniższy numer UHRW: (+34) W przypadku przesyłania korespondencji faksem nie jest konieczne i nie jest zalecane przesyłania kopii potwierdzających. UHRW zwróci się o nadesłanie dalszych informacji, jeśli dokumentacja otrzymana faksem okaże się niewystarczająca. 1.3 Języki Jeśli wniosek o wgląd do akt dotyczy wspólnotowego znaku towarowego lub wzoru wspólnotowego będącego na etapie postępowania rejestracyjnego (tzn. znak lub wzór nie został jeszcze zarejestrowany), językiem wniosku o wgląd do akt jest język, w którym zgłoszono wspólnotowy znak towarowy lub wzór wspólnotowy, którym to językiem może być jeden z języków urzędowych Unii Europejskiej, lub w drugim języku wskazanym przez 1 Wgląd do akt obejmuje następujące czynności: wniosek o uwierzytelnione i nieuwierzytelnione kopie lub wyciągi zgłoszeń lub dokumentacji rejestracyjnej wspólnotowych znaków towarowych lub wzorów; uwierzytelnione i nieuwierzytelnione kopie dokumentów z akt; uzyskanie informacji; wgląd do akt na miejscu. Avenida de Europa, 4, E Alicante, Spain Tel. (+34) Fax: (+34)

2 zgłaszającego wspólnotowy znak towarowy lub wzór przemysłowy, którym to językiem jest koniecznie jeden z pięciu języków urzędowych UHRW. Wniosek o wgląd do akt dotyczący zarejestrowanego wspólnotowego znaku towarowego lub wzoru wspólnotowego jest składany w jednym z pięciu języków urzędowych UHRW. 2. Formularz 2.1 Wnioskodawca w sprawie wglądu do akt Jeżeli wnioskodawcy w sprawie wglądu do akt został uprzednio nadany przez UHRW numer identyfikacyjny, wystarczy podać ten numer wraz z imieniem i nazwiskiem. W przeciwnym razie wnioskodawca jest zobowiązany do podania danych takich, jak imię i nazwisko oraz adres i obywatelstwo i (lub) kraj rejestracji osoby prawnej. Wniosek o wgląd do akt może złożyć zgłaszający/właściciel wspólnotowego znaku towarowego, zgłaszający/właściciel wzoru wspólnotowego lub pełnomocnik którejś ze stron w każdej chwili w trakcie trwania postępowania rejestracyjnego lub po dokonaniu rejestracji. Strona trzecia może zwrócić się z wnioskiem o wgląd do akt pod warunkiem, że: akta będące przedmiotem wniosku nie dotyczą wyłączenia lub zastrzeżeń odnośnie do osoby z UHRW biorącej udział w postępowaniach; akta będące przedmiotem wniosku nie dotyczą dokumentów przeznaczonych do przygotowania decyzji i opinii; akta będące przedmiotem wniosku nie są oznaczone jako poufne. W przeciwnym razie, osoba wnioskująca o wgląd do akt musi wykazać, iż ma uzasadniony interes w uzyskaniu wglądu do nich; zgłoszenie wspólnotowego znaku towarowego opublikowano w Części A Biuletynu Wspólnotowych Znaków Towarowych lub wzór wspólnotowy nie podlega odroczeniu publikacji. Jeśli zgłoszenie znaku jeszcze nie zostało opublikowane lub publikacja wzoru została odroczona, wnioskodawca może uzyskać wgląd do akt pod warunkiem dostarczenia dowodów, potwierdzających że: - zgłaszający wspólnotowy znak towarowy lub wspólnotowy wzór wyraził zgodę na wgląd do akt; - zgłaszający wspólnotowy znak towarowy lub wspólnotowy wzór oświadczył, iż po rejestracji znaku lub wzoru skorzysta on z praw przyznanych mu rejestracją przeciwko stronie domagającej się wglądu do akt. Wnioskodawca powinien podać, czy jest osobą prawną lub podobną (np. spółka kapitałowa, spółka osobowa, itd.), czy osobą fizyczną. Nazwa osoby prawnej powinna zawierać formę prawną ( Limited, Sociedad Anónima, Aktiengesellschaft, itp.) podaną w zwyczajowo przyjętym skrócie ( Ltd., S.A., AG, itd.). Pole dotyczące formy prawnej jest obowiązkowe dla osób prawnych. Jednakże, aby forma prawna pojawiła się w publikacjach urzędowych, należy ją zamieścić jako część nazwy w polu powyżej. W przeciwnym przypadku forma prawna nie pojawi się w publikacjach ani świadectwach. Adres pocztowy (np. numer skrzynki pocztowej) należy podać tylko wówczas, jeśli jest inny niż adres podany dla wnioskodawcy o wgląd do akt. 2.2 Pełnomocnik 2

3 Pełnomocnictwo nie jest konieczne do złożenia wniosku o wgląd do akt. 2.3 Całkowita liczba stron Należy podać całkowitą liczbę stron przesyłanych do UHRW, z uwzględnieniem arkuszy dodatkowych, załączników, harmonogramów i pierwszej strony formularza wniosku o wgląd do akt, oraz wpisać sumę w polu w lewym górnym rogu pierwszej strony formularza. 2.4 Numer referencyjny wnioskodawcy/pełnomocnika W odpowiednim polu wnioskodawcy lub pełnomocnicy mogą wskazać swój własny numer referencyjny składający się z nie więcej niż 20 znaków; np.: inicjały, ciąg liter, itp. UHRW będzie się posługiwał tym numerem referencyjnym do sprawdzania wniesionych opłat (tj. sprawdzenia, czy opłaty odpowiadają danemu wnioskowi) Sygnatura akt Należy wpisać tylko jeden numer sygnatury akt w celu wskazania, czy wniosek dotyczy wglądu do akt zgłoszenia lub dokumentacji rejestracyjnej wspólnotowego znaku towarowego czy też zgłoszenia lub dokumentacji rejestracyjnej wzoru wspólnotowego. Należy używać odrębnego formularza dla każdego wniosku o wgląd do akt złożonego w UHRW. 2.6 Rodzaj dokumentu(-ów)/wniosku W lewej kolumnie należy wpisać liczbę kopii, wyciągów lub wniosków o informacje dotyczących akt będących przedmiotem wniosku. Po prawej stronie arkusza należy podać, zaznaczając odpowiednie pole, czy UHRW ma uwierzytelnić odpowiednie kopie, wyciągi lub informacje, czy też wystarczą dokumenty nieuwierzytelnione. Jeżeli wniosek obejmuje kopie zarówno uwierzytelnione, jak i nieuwierzytelnione, należy odpowiednio oznaczyć obie pola Uwierzytelnione i Nieuwierzytelnione, znajdujące się po prawej stronie arkusza. Obok oznaczenia pola należy wpisać odpowiednią liczbę kopii (np. obok wniosku o 10 kopii formularza zgłoszeniowego wspólnotowego znaku towarowego można wpisać 5 przy Uwierzytelnione i 5 przy Nieuwierzytelnione ). Należy zwrócić uwagę, że pod względem technicznym rejestr WZT lub RWW wchodzi w życie jedynie po zarejestrowaniu danego WZT lub RWW. Przed tą chwilą istotne dane i informacje z akt są przechowywane w odpowiedniej elektronicznej bazie danych (Euromarc lub Eurodesign). W rzeczywistości różnica między bazą danych a rejestrem jest jedynie semantyczna, ponieważ istotna część elektronicznej bazy danych, w której przechowuje się wniosek i akta jego dotyczące, jest po prostu określana jako rejestr po zarejestrowaniu danego WZT lub RWW. To objaśnia, dlaczego formularz odnosi się do wyciągu z bazy danych i wyciągu z rejestru. Pole oznaczone jako szczegółowe określenie należy wypełnić w celu wskazania jakichkolwiek szczególnych wymagań dotyczących następujących elementów: - dane zawarte w wyciągu; - kopie dokumentów z akt (szczegółowe określenie, które dotyczy wniosek); - informacje w aktach (szczegółowe określenie, jakiego typu informacje są wymagane); - wgląd do akt na miejscu (zwłaszcza jeśli wniosek dotyczy materiałów potwierdzających używanie, które mogą być w posiadaniu UHRW); - wszelkie inne wnioskowane dokumenty. 3

4 Można korzystać z dodatkowych arkuszy, zaznaczywszy odpowiednie pole Uwierzytelnienie podpisu Niektóre kraje stron trzecich wymagają uwierzytelnienia legalności podpisu ich uwierzytelnionych kopii, aby mogły je zaakceptować jako podstawę do zastrzeżenia pierwszeństwa w ich odpowiednich krajowych urzędach lub jako podstawa do jakiegokolwiek zastrzeżenia przed ich władzami. Szef Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Hiszpanii kieruje wymienionym powyżej procesem uwierzytelniania. Należy zgłosić konieczność dokonania uwierzytelnienia dokumentów wraz z informacją o tym, dla którego kraju lub krajów będzie to dokonane, ponieważ UHRW wyśle dokumenty do Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Hiszpanii w celu przeprowadzenia odpowiednich procedur uwierzytelnienia. 2.7 Opłaty Wszystkie wnioski o wgląd do akt podlegają opłacie. Opłaty należy uiścić możliwie najwcześniej, gdyż wniosek uznawany jest za złożony i jego rozpatrzenie rozpoczyna się w chwili wniesienia opłaty. Skala opłat przedstawia się następująco: - uwierzytelnione kopie lub wyciągi zgłoszenia lub dokumentacji rejestracyjnej wspólnotowego znaku towarowego lub wzoru wspólnotowego: 30 EUR - uwierzytelnione kopie lub wyciągi zgłoszenia lub dokumentacji rejestracyjnej wspólnotowego znaku towarowego lub wzoru wspólnotowego: 10 EUR - uwierzytelnione kopie dokumentów z akt: 30 EUR dodatkowa opłata za stronę powyżej 10 1 EUR - nieuwierzytelnione kopie dokumentów z akt: 10 EUR dodatkowa opłata za stronę powyżej 10 1 EUR - przekazanie informacji znajdującej się w aktach: 10 EUR Opłata za wgląd do akt w przypadku wniosków dotyczących wspólnotowego znaku towarowego. Wpłaty (wszelkie koszty operacji bankowych ponosi płatnik, odpowiednio powiadając o tym fakcie swój bank) można dokonywać w następujący sposób: - poprzez zezwolenie obciążenia rachunku bieżącego prowadzonego przy UHRW, podając numer tego rachunku. - przelewem w euro na rachunek bankowy UHRW, podając nazwę (imię i nazwisko), adres i numer referencyjny wnioskującego lub pełnomocnika oraz wgląd do akt, którego dotyczy płatność, jak również datę dokonania przelewu; Opłata za wgląd do akt w przypadku wniosków dotyczących wzoru wspólnotowego. Wpłaty można dokonywać w następujący sposób (wszelkie koszty operacji bankowych poniesie płatnik, który zawiadomi bank o tym fakcie): - wydając zgodę na obciążenie rachunku bieżącego prowadzonego przy UHRW, podając numer tego rachunku. - przelewem w walucie euro na rachunek bankowy UHRW, podając nazwę (imię i nazwisko), adres i numer referencyjny wnioskującego lub pełnomocnika oraz wgląd do akt, którego dotyczy płatność, jak również datę dokonania przelewu; Rachunek bieżący można otworzyć, wysyłając pisemny wniosek do UHRW na poniższy adres: Office for Harmonization in the Internal Market 4

5 Finance Department Avenida de Europa, 4 E Alicante, Hiszpania Tel.: (34) Faks: (34) Przelewów należy dokonywać na jeden z poniższych rachunków bankowych UHRW: Banco Bilbao Vizcaya Argentaria Kod Swift (BIC): BBVAESMM XXX IBAN ES La Caixa Kod Swift (BIC): CAIXESBB XXX IBAN ES Podpis Formularz wniosku musi być podpisany oraz należy podać imię i nazwisko podpisującego. 3. Wysyłka UHRW prześle wszelką dokumentację, o którą się zwrócono, pocztą zwykłą. Wnioskodawcy, którzy zechcą otrzymać dokumenty w trybie pilnym, muszą we własnym zakresie zorganizować alternatywną formę przesyłki (np. pocztą kurierską). 5