Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego. Umowa nr WZP/WIS/U /16 zawarta w dniu

Transkrypt

1 Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego Umowa nr WZP/WIS/U /16 zawarta w dniu PROJEKT UMOWY pomiędzy: Województwem Mazowieckim Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych z siedzibą:, REGON: NIP: reprezentowanym przez: Pana Mariusza Frankowskiego p.o. Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, zwanym dalej Zamawiającym, a: zwanym dalej Wykonawcą Strony zawierają umowę w ramach zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 39 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.z 2015 r., poz. 2164) 1. Przedmiotem Umowy jest zakup usługi hotelarskiej, noclegowej, restauracyjnej, transportowej oraz wynajmu sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem w celu zorganizowania i przeprowadzenia 30 dwudniowych szkoleń warsztatowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych, dla łącznie maksymalnie 870 osób (w tym 750 uczestników i 120 osób ze strony Zamawiającego) Usługi, o których mowa w 1, zostaną wykonane przez Wykonawcę zgodnie z przedłożoną ofertą cenową stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy oraz zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy. Strona 1 z 8

2 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę z należytą starannością, wymaganą przy usługach tego rodzaju. 3. Usługa, o której mowa w 1 zrealizowana zostanie w terminach ustalonych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w okresie od dnia zawarcia umowy do r Za wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wskazanym w 1 niniejszej Umowy Wykonawca otrzyma całkowite wynagrodzenie w kwocie nie większej niż zł z podatkiem VAT (słownie: ), zgodnie ze złożoną ofertą Wykonawcy z dnia r., stanowiącą Załącznik nr 1 do Umowy. 2. Koszt udziału w szkoleniu jednego uczestnika korzystającego z pokoju 1-osobowego ustala się na kwotę brutto (słownie: ), natomiast koszt udziału w szkoleniu jednego uczestnika korzystającego z pokoju 2-osobowego ustala się na kwotę brutto (słownie: ), zgodnie ze złożoną ofertą Wykonawcy z dnia r. stanowiącą Załącznik nr 1 do Umowy. 3. Koszt udziału w szkoleniu jednej osoby ze strony Zamawiającego ustala się na kwotę (słownie: ), zgodnie ze złożoną ofertą Wykonawcy z dnia r. stanowiącą Załącznik nr 1 do Umowy. 4. Zwiększenie stawki podatku VAT nie powoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy i strony są związane zaproponowaną przez Wykonawcę ceną brutto. Po wejściu w życie zmiany stawki podatku VAT Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktur uwzględniających obowiązującą stawkę podatku poprzez zmniejszenie ceny netto, bez zmiany ceny brutto. Zmniejszenie stawki podatku VAT pomniejszy wynagrodzenie Wykonawcy. Po wejściu w życie zmiany stawki podatku VAT Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktur uwzględniających obowiązującą stawkę podatku poprzez zmniejszenie ceny brutto bez zmiany ceny netto. Powyższe zmiany nie powodują zmiany umowy i konieczności zawierania aneksu. W przypadku błędnie wystawionej faktury termin płatności liczony będzie od daty złożenia faktury korygującej. 5. Zamawiający zgłosi Wykonawcy ostateczną liczbę osób korzystających z transportu oraz noclegu na jeden dzień roboczy przed planowanym terminem szkolenia (najpóźniej do godz. 12:00), która będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. Zgłoszenie przekazywane będzie każdorazowo drogą elektroniczną na adresy mailowe wskazane do kontaktu, o których mowa w 9 ust.1 pkt W sytuacji, gdy w trakcie rekrutacji okaże się, że liczba chętnych do uczestnictwa w szkoleniu jest mniejsza niż 25 osób wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone proporcjonalnie do liczby uczestników. 7. Ostateczna kwota wynagrodzenia Wykonawcy będzie zależeć od liczby uczestników zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym liczby osób zrekrutowanych i osób ze strony Zamawiającego) na Strona 2 z 8

3 jeden dzień roboczy przed terminem każdego szkolenia i zostanie wyliczona na podstawie kwot przedstawionych w Załączniku nr 1 do Umowy. 8. Cena określona w ust. 1 obejmuje wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją przedmiotu umowy, a w szczególności: wynagrodzenia, koszty użytkowania własnego sprzętu i inne opłaty nie wymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy, zysk, narzuty, ewentualne upusty, podatki w tym podatek VAT oraz pozostałe składniki cenotwórcze. 9. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić płatność częściową po zrealizowaniu szkoleń w danym miesiącu, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. 10. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie Protokół podpisany przez obie strony Umowy, przed podpisaniem protokołu Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć raporty ze szkoleń, zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy. 11. Za datę płatności strony uznają dzień wysłania przez Zamawiającego polecenia przelewu do banku prowadzącego rachunek Wykonawcy. 12. Wykonawca zobowiązuje się do złożenia ostatniej faktury VAT do dnia 16 grudnia 2016 r. 13. Faktura w opisie musi zawierać w szczególności daty szkoleń, wyszczególnione usługi wraz z informacją dotyczącą naliczania płatności w odniesieniu do zgłoszonej przez Zamawiającego liczby uczestników. 14. Fakturę VAT należy wystawić wg poniższych danych: Ul. Jagiellońska 74, Warszawa NIP: REGON: Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyznaczenia od jednej do dwóch osób na każde szkolenie, w celu kontroli, w każdym czasie realizacji Umowy w zakresie jej zgodności z przedłożoną ofertą. Ewentualne nieprawidłowości Zamawiający wskaże Wykonawcy w formie elektronicznej ( lub faks). 2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie realizacji szkolenia Wykonawca zobowiązuje się do ich usunięcia w trybie natychmiastowym. 3. Nie usunięcie uchybień oraz nie wywiązywanie się z warunków umowy może skutkować rozwiązaniem umowy z Wykonawcą w trybie natychmiastowym. 4. Zamawiający w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, przed każdym uzgodnionym terminem przeprowadzenia dwudniowego szkolenia, zastrzega sobie prawo do dokonania oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego opisane w Załączniku nr 2 do niniejszej Umowy. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin, na ich usunięcie pod rygorem odstąpienia od Umowy, po którym dokona ponownych oględzin miejsca realizacji przedmiotu Umowy. Strona 3 z 8

4 5. 1. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia każdego etapu, czyli miesiąca kalendarzowego Strony sporządzą protokół odbioru z wykonania danego etapu, zwany dalej protokołem. 2. Protokół powinien zawierać w szczególności: 1) datę i miejsce jego sporządzenia; 2) daty i miejsca szkoleń, które zostały zrealizowane w okresie, którego dotyczy protokół; 3) oświadczenie Zamawiającego o braku albo o istnieniu zastrzeżeń do wykonania zamówienia. 3. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 2 pkt. 3, Zamawiający zgłosi w protokole, jeżeli stwierdzi, że zamówienie wykonano w sposób niezgodny z wymaganiami Zamawiającego, wskazanymi w Załączniku nr 2 do Umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przybycia do siedziby Zamawiającego w terminie uzgodnionym telefonicznie celem odbioru/podpisania protokołu (terminy ustalane będą na podstawie zapisu w 5 ust. 1 Umowy). 5. Protokół będzie podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1) w wysokości 5% łącznej wartości brutto przedmiotu Umowy określonej w 3 ust. 1 Umowy za wadliwą realizację któregokolwiek z elementów Umowy, szczegółowo określonych w Załączniku nr 2 do Umowy; 2) w wysokości 10% łącznej wartości przedmiotu Umowy, określonej w 3 ust. 1 Umowy, w przypadku odstąpienia od Umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca. 2. Postanowienia ust. 1 nie wykluczają prawa Zamawiającego do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu i jego pracownikom, osobom trzecim, spowodowane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej umowy, a także za powstałe w związku z wykonywaną przez niego usługą, jak również powstałe na skutek zdarzeń losowych z wyłączeniem zdarzeń występujących po stronie Zamawiającego. 5. Naprawienie szkody, którą poniósł Zamawiający lub osoby trzecie, z powodu nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, obejmuje wyłącznie rzeczywiste straty Zamawiającego lub osób trzecich. 6. Skutki finansowe wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania usługi ponosić będzie Wykonawca. 7. Za działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie zamówienia, Wykonawca odpowiada jak za własne. Strona 4 z 8

5 8. 1. Stronom przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku naruszenia istotnych zapisów niniejszej Umowy, przez drugą stronę. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części Umowy. 3. Wykonawca zobligowany jest do opracowania w porozumieniu z Zamawiającym harmonogramu realizacji szkoleń. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu minimum 8 wolnych terminów w miesiącu do akceptacji. Zamawiający przedstawi Wykonawcy terminy wybrane na dany miesiąc szkoleniowy. Propozycja terminów powinna zostać przedstawiona każdorazowo, przed danym miesiącem szkoleniowym, z minimum miesięcznym wyprzedzeniem przed pierwszym zaproponowanym w danym miesiącu terminem szkolenia lub każdorazowo na wniosek Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji dwóch szkoleń w tym samym dniu w dwóch różnych salach szkoleniowych. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian w harmonogramie szkoleń, bez ponoszenia kosztów. Zamawiający powiadomi (w formie owej) Wykonawcę o zmianie w terminie 5 dni roboczych przed planowaną datą szkolenia. Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania informacji, poinformuje Zamawiającego o akceptacji proponowanej zmiany lub zaproponuje nowy harmonogram do akceptacji Zamawiającego (w formie owej). 5. Zmiany w harmonogramie szkoleń nie wymagają zmian w Umowie i aneksowania. 6. Ustalony każdorazowo harmonogram szkoleń przekazywany będzie do akceptacji Wykonawcy drogą elektroniczną na wskazany w 9 ust. 1 pkt 2 adres owy. 7. W przypadku braku porozumienia dotyczącego terminu szkolenia, trzeci wskazany termin przez Zamawiającego będzie wiążący. 8. Na minimum jeden dzień roboczy (najpóźniej do godz. 12:00) przed rozpoczęciem każdego szkolenia Zamawiający zgłosi Wykonawcy liczbę osób rekrutowanych oraz liczbę osób reprezentujących Zamawiającego. Zgłoszona liczba uczestników nie może być mniejsza niż 12 osób, ani większa niż 25 osób, a ze strony Zamawiającego mogą zostać zgłoszone maksymalnie 4 osoby. Podane liczby będą podstawą do zapłaty. Zgłoszenie przekazywane będzie każdorazowo drogą elektroniczną na adresy mailowe wskazane do kontaktu, o których mowa w 9 ust. 1 pkt Zamawiający każdorazowo na wniosek Wykonawcy przedstawi informację o postępach w rekrutacji. 10. Zamawiający ma prawo do odwołania szkolenia w przypadku, kiedy nie zrekrutuje zakładanej minimalnej liczby uczestników (12 uczestników). W takim przypadku Zamawiający powiadomi Wykonawcę na 2 dni robocze przed planowanym szkoleniem o odwołaniu szkolenia. Wykonawca ustali w porozumieniu z Zamawiającym nowy termin odwołanego szkolenia. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z maksymalnie 6 szkoleń. Informacja o rezygnacji zostanie przekazana Wykonawcy drogą elektroniczną w terminie 5 dni roboczych Strona 5 z 8

6 przed ustalonym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą terminem szkolenia lub nie później niż na 15 dni roboczych przed terminem zakończenia niniejszej umowy Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy upoważnia się: 1) ze strony Zamawiającego:., nr tel.., .,., nr tel.., .; 2) ze strony Wykonawcy: Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy oraz nie wymaga formy pisemnej Zamawiający powierza Wykonawcy dane osobowe uczestników szkoleń w zakresie: imię i nazwisko uczestnika oraz nazwa instytucji, której jest przedstawicielem. 2. Przetwarzając dane osobowe Wykonawca ma obowiązek przestrzegania obowiązków określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) oraz innych przepisach prawa i postanowień Umowy. 3. Wykonawca przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych ma obowiązek podjąć środki zabezpieczające zbiór danych, w szczególności zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionych, zebraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 4. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. 5. Wykonawca ma obowiązek prowadzić ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, w związku z realizacją Umowy. 6. Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego o: 1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu; 2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją, lub przed sądem. 7. Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Zamawiającemu na każde żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, a w szczególności niezwłocznego przekazania informacji Strona 6 z 8

7 o każdym przypadku naruszania przez swoich pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. 8. Po zakończeniu realizacji Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego przekazania Zamawiającemu danych osobowych zebranych i przetwarzanych w wyniku realizacji niniejszej Umowy oraz usunięcia ich ze swoich nośników. 11. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie: 1) zwiększenia liczby szkoleń: wprowadzenie stosownych zmian możliwe będzie w przypadku niezrekrutowania i niezgłoszenia przez Zamawiającego maksymalnej liczby uczestników szkoleń, określonej w Załączniku nr 2 do Umowy, tj. 750 uczestników. Zamawiający dopuszcza wówczas możliwość zorganizowania dodatkowej liczby szkoleń dla liczby osób nieprzekraczającej różnicy pomiędzy planowaną maksymalną liczą uczestników, a liczbą uczestników ostatecznie zrekrutowanych. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usług przewozu dla wszystkich uczestników dodatkowych szkoleń. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez obie Strony Umowy. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu; 2) miejsca realizacji usługi: zmiana miejsca realizacji usługi może nastąpić w przypadku wystąpienia nagłych, wyjątkowych zdarzeń lub niezwykłych i nieprzewidzianych okoliczności niezależnych od Strony, która się na nie powołuje i których konsekwencji mimo zachowania należytej staranności nie można było uniknąć lub przewidzieć lub nawet w razie przewidzenia nie da się zapobiec ich skutkom, uniemożliwiających Wykonawcy zorganizowanie i przeprowadzenie szkolenia w miejscu wskazanym w ofercie, stanowiącej Załącznik nr 2 do Umowy. Wykonawca jest zobowiązany do pisemnego zawiadomienia Zamawiającego o wystąpieniu danych okoliczności oraz zaproponowania innego, niewymienionego w ofercie cenowej Wykonawcy, stanowiącej załącznik do umowy hotelu o lokalizacji, za którą nowy obiekt (hotel) otrzymałby liczbę punktów nie mniejszą niż ta, którą otrzymał hotel przedstawiony w ofercie cenowej Wykonawcy, stanowiącej załącznik do umowy oraz o standardzie nie gorszym niż hotel zaproponowany w ofercie. Po otrzymaniu pisemnego zgłoszenia o konieczności zmiany miejsca szkolenia Zamawiający rozpatrzy konieczność dokonania zmiany lokalizacji szkoleń, a na podstawie opisu proponowanego nowego hotelu dokona jego oceny (analogicznej do sposobu oceny ofert). Jeżeli nowy obiekt uzyska nie mniej punktów niż obiekt z oferty Wykonawcy, a jego zmiana zostanie uznana przez Zamawiającego za konieczną, Zamawiający wyrazi zgodę na dokonanie zmiany miejsca realizacji szkoleń. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez obie Strony umowy. Powyższa zmiana umowy nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana umowy w powyższym zakresie wymaga zawarcia aneksu do niniejszej Umowy. Strona 7 z 8

8 Strony ustalają zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia Wykonawcy brutto określonego w Umowie, tj. na kwotę. zł.. 2. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. W szczególności z zabezpieczenia Zamawiający ma prawo pokryć kary umowne, koszty niedokonanych przez Wykonawcę napraw gwarancyjnych, odszkodowania za straty na majątku Zamawiającego zawinione przez Wykonawcę. 3. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza zmianę formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy przewidzianą zgodnie z normą przewidzianą w art. 149 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zmiana wymaga zgody Zamawiającego. Zmiana formy zabezpieczenia dokonana będzie z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości. 4. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania Umowy nastąpi w ciągu 30 dni od dnia całkowitego zrealizowania przedmiotu zamówienia, po protokolarnym stwierdzeniu należnego wykonania przedmiotu zamówienia W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Spory mogące wynikać z realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 3. W razie braku możliwości rozstrzygnięcia sporu w wyżej wymieniony sposób, kwestie sporne poddane zostaną rozpatrzeniu sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Zamawiającego. 4. Wszystkie zmiany postanowień niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. 6. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia. 7. Wykonawca nie może dokonać cesji zobowiązań finansowych wynikających z niniejszej umowy na rzecz osoby trzeciej bez pisemnej zgody Zamawiającego. Załączniki: Załącznik nr 1 Oferta cenowa Wykonawcy; Załącznik nr 2 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia; Załącznik nr 3 Opis obiektu ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Strona 8 z 8