Rekomendacje w zakresie udzielania zwolnienia od pracy zawodowej pracownikom PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. pełniącym funkcje w związkach zawodowych

Transkrypt

1 Rekomendacje w zakresie udzielania zwolnienia od pracy zawodowej pracownikom PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. pełniącym funkcje w związkach zawodowych (dla zwolnień doraźnych) Warszawa, sierpień

2 I. Cel wprowadzenia rekomendacji. Niniejszy dokument określa rekomendacje oraz dobre praktyki w zakresie udzielania zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia wynikającego z pełnionej funkcji związkowej mającego charakter doraźny, w tym poza zakładem pracy, oraz określenie ról i odpowiedzialności osób zaangażowanych w udzielenie zwolnienia. II. Zakres obowiązywania. 1. Rekomendacje znajdują zastosowanie we wszystkich jednostkach organizacyjnych PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. 2. Przez zwolnienie doraźne należy rozumieć zwolnienia od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej lub z funkcji związkowej pełnionej poza zakładem pracy, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy (art. 25 ust. 2 oraz art. 31 ust. 3 Ustawy z dnia 23 maja 1991r. o związkach zawodowych). III. Zwolnienie doraźne - warunki udzielenia. 1. Wniosek o zwolnienie doraźne podlega weryfikacji w oparciu o następujące zasady: 1) doraźna czynność związkowa rozumiana jest jako działanie o charakterze dorywczym lub okolicznościowym, które służy realizacji funkcji pełnionej przez pracownika w związkach zawodowych, z tym, że zasady sprawowania funkcji związkowych ustalają statuty i uchwały statutowych organów związkowych oraz właściwe w tym zakresie przepisy prawa, 2) istnieje związek pomiędzy dokonywaną czynnością, a funkcją związkową, 3) czynność nie może być wykonana poza godzinami pracy. 2. Pracodawca udziela zwolnienia w terminie umożliwiającym skorzystanie z tego uprawnienia, w oparciu o obiektywne przesłanki określone w pkt. 1. Zwolnienia udziela się na cały dzień lub część dnia pracy, biorąc pod uwagę system czasu pracy którym objęty jest pracownik oraz szczególne okoliczności związane z możliwością powrotu w tym dniu do pracy. W przypadku zwolnienia na część dnia pracy pracownik powinien stawić się do pracy na pozostałe godziny. 3. W przypadku braku przesłanek zwolnienia lub gdy przyczyny zwolnienia zostały sformułowane zbyt ogólnie pracodawca jest uprawniony do wystąpienia do organizacji związkowej o uzupełnienie wniosku, a przy braku reakcji lub odmowy uzupełnienia wniosku, jest uprawniony do nieudzielenia zwolnienia. 4. Zwolnienie od pracy jest możliwe jedynie pod warunkiem wcześniej uzyskanej zgody pracodawcy, o ile dana czynność jest incydentalna i jednorazowa, pozostaje w związku z funkcją związkową i nie może być wykonywana poza rozkładem czasu pracy pracownika. 5. Obowiązek pracodawcy odpłatnego zwolnienia pracownika od pracy zawodowej nie jest traktowany jako obowiązek bezwzględny, niezależny od możliwości udzielenia pracownikowi zwolnienia w określonym przez niego czasie i od podlegającego ochronie interesu pracodawcy, wymagającego w szczególnie wyjątkowych okolicznościach obecności pracownika w pracy. IV. Zwolnienie doraźne wniosek. 1. Wniosek o zwolnienie doraźne należy złożyć bezpośrednio na piśmie lub mailowo zawierając: a) dane pracownika, któremu zwolnienie ma być udzielone, b) dokładny czas trwania zwolnienia, z godzinami od/do, c) wskazanie okoliczności uzasadniających udzielenie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w kontekście pełnionej funkcji związkowej. 2

3 2. Wzór wniosku o udzielenie zwolnienia doraźnego przedstawia się następująco: Wniosek o zwolnienie od pracy zawodowej z 3. Wnioski dotyczące zwolnienia doraźnego, należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby nieobecność pracownika nie powodowała dezorganizacji pracy, w terminie nie krótszym niż 5 dni kalendarzowych przed wnioskowaną datą takiego zwolnienia, a w przypadku pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, dla których ustalany jest harmonogram czasu pracy najpóźniej do dnia 23 poprzedniego miesiąca. W przypadku złożenia wniosku tuż przez datą wskazanej czynności, jeżeli złożenie wniosku nie było możliwe wcześniej bowiem czynność ma charakter nagły, pracodawca rozpatruje wniosek, z zastrzeżeniem regulacji wskazanych w rozdziale III pkt Wnioski dotyczące zwolnienia doraźnego należy przekazywać do kierownika macierzystej jednostki organizacyjnej, z zastrzeżeniem ust Wnioski dotyczące pracowników Centrali, IR, ID, IJ i IG należy przekazywać do Biura Spraw Pracowniczych Centrali Spółki. 6. Decyzja o wyrażeniu zgody na zwolnienie doraźne przekazywana jest na złożonym wniosku zainteresowanym: organizacji związkowej, pracownikowi, przełożonemu oraz osobom rozliczającym czas pracy pracowników. 7. Decyzja o braku zgody na udzielenie zwolnienia doraźnego przekazywana jest, wraz z uzasadnieniem, organizacji związkowej. V. Zwolnienie doraźne przykłady i rekomendacje. Przyczyna zwolnienia doraźnego Rekomendacja Udział w Komisji BHP Udział w Komisji Socjalnej Udział w szkoleniu zorganizowanym przez wyższą instancję związkową Posiedzenie Zarządu/Komisji Rewizyjnej/Zjazd Delegatów Udział członka związku w zespole roboczym/komisji ds., w charakterze eksperta/rzeczoznawcy powołanego przez właściwy statutowo organ związku Udziału w imprezie o charakterze socjalnym, rekreacyjnym lub wydarzeniu sportowym Spotkanie organizowane przez pracodawcę z udziałem organizacji związkowych Udział w manifestacji/pikiecie Brak uzasadnienia dla zwolnienia doraźnego, nie jest to doraźna czynność wynikająca z funkcji związkowej. Zadanie realizowane w ramach godzin pracy, przy uwzględnieniu zasad dotyczących podróży służbowych (jeśli to uzasadnione). Brak uzasadnienia dla zwolnienia doraźnego, nie jest to doraźna czynność wynikająca z funkcji związkowej. Zadanie realizowane w ramach godzin pracy, przy uwzględnieniu zasad dotyczących podróży służbowych (jeśli to uzasadnione). Należy zbadać związek zakresu szkolenia z wykonywaną funkcją związkową, czas trwania szkolenia (czy szkolenie może odbyć się poza godzinami pracy). Czynnością doraźną nie jest spotkanie kilkudniowe, z wyjątkiem sytuacji, w których szczegółowy program szkolenia uzasadnia długotrwałe zwolnienie. Należy zbadać związek danej czynności z wykonywaną funkcją związkową członek Zarządu/Komisji Rewizyjnej/Delegat, czas trwania posiedzenia (czy posiedzenie może odbyć się poza godzinami pracy). Czynnością doraźną nie jest spotkanie kilkudniowe, z wyjątkiem sytuacji, w których szczegółowy program spotkania uzasadnia długotrwałe zwolnienie. Należy zbadać podstawy powołania do zespołu/komisji (czy spotkanie może odbyć się poza godzinami pracy). Brak uzasadnienia dla zwolnienia doraźnego w związku z tym, że nie istnieje związek czynności doraźnej z funkcją związkową. Brak uzasadnienia dla zwolnienia doraźnego, na czas spotkania pracodawca zwalnia uczestnika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (symbol V ), bez prawa do świadczeń wynikających z podróży służbowej (nie jest to podróż służbowa zgodnie z art kodeksu pracy). Brak uzasadnienia dla zwolnienia doraźnego w związku z tym, że 3

4 nie istnieje związek czynności doraźnej z funkcją związkową. 4

5 VI. Postanowienia końcowe. 1. Odpowiednio, kierujący Zespołem ds. Dialogu Społecznego w Biurze Spraw Pracowniczych Centrali Spółki oraz kierujący właściwymi komórkami ds. pracowniczych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, prowadzą stały monitoring realizacji Rekomendacji oraz dokonują okresowej kontroli kosztów udzielonych zwolnień doraźnych. 2. Wnioski dotyczące zwolnień doraźnych podlegają rejestracji, z uwzględnieniem powodu, terminu i czasu udzielonego zwolnienia. Powyższa procedura jest niezbędna do comiesięcznego rozliczenia ilości godzin i kosztów ponoszonych przez Spółkę z tytułu takich zwolnień. 5