UCHWAŁA NR LII/1065/2015 ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO. z dnia 25 sierpnia 2015 r.

Transkrypt

1 UCHWAŁA NR LII/1065/2015 ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO z dnia 25 sierpnia 2015 r. w sprawie ustanowienia procedury obiegu, przechowywania oraz anulowania i niszczenia dokumentów stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umów finansowanych lub współfinansowanych ze środków europejskich oraz umów finansowanych środkami krajowymi Na podstawie art. 41 ust. 1, ust. 2 pkt 2 i art. 55 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r. poz. 596, z późn. zm.) oraz art. 25 i art. 26 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r. poz. 1649, z późn zm.) - Zarząd Województwa Lubelskiego uchwala, co następuje: Rozdział 1 Przepisy wstępne Uchwała określa procedurę obiegu, przechowywania oraz anulowania i niszczenia dokumentów wystawionych w celu zabezpieczenia wierzytelności Województwa Lubelskiego: 1) stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umów finansowanych lub współfinansowanych ze środków europejskich lub innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych; 2) stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umów finansowanych środkami krajowymi. 2. Procedura ma zastosowanie również do innych dokumentów, które ze względu na swoją specyfikę (np. wartość) powinny być przechowywane w depozycie bankowym oraz do dokumentów wystawionych przez Województwo Lubelskie stanowiących zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. 3. Procedura określona niniejszą uchwałą może być stosowana przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, po odpowiednim dostosowaniu do struktury organizacyjnej tych jednostek. 2. Ilekroć w uchwale jest mowa o: 1) samorządzie należy przez to rozumieć Samorząd Województwa Lubelskiego lub Województwo Lubelskie; 2) procedurze należy przez to rozumieć procedurę obiegu, przechowywania oraz anulowania i niszczenia dokumentów stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umów finansowanych lub współfinansowanych ze środków europejskich lub innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umów finansowanych środkami krajowymi; 3) beneficjencie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub osobę nieposiadającą osobowości prawnej będącą, stroną umowy, która jest wystawcą dokumentu

2 zabezpieczającego lub w imieniu której upoważniony podmiot wystawia dokument zabezpieczający należyte wykonanie umowy; 4) umowie - należy przez to rozumieć umowę, w przypadku której jako zabezpieczenie należytego wykonania umowy wystawiany jest dokument zabezpieczający; 5) dokumencie należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w 1 ust. 1 i 2 niniejszej uchwały; 6) dokumencie zabezpieczającym - należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w 1 ust. 1 niniejszej uchwały, w tym: m.in. weksel in blanco deklaracja wekslowa, oświadczenie o poddaniu się egzekucji, gwarancja bankowa / ubezpieczeniowa, itp.; 7) depozycie bankowym należy przez to rozumieć formę przechowywania dokumentów przez uprawniony podmiot (np. bank), który na podstawie umowy z samorządem zobowiązuje się do zapewnienia ogólnie przyjętych wymogów bezpiecznego przechowywania dokumentów, w tym do przechowywania dokumentów w stanie nienaruszonym; 8) depozycie należy przez to rozumieć dokumenty, przedmioty, które zostały zabezpieczone w formie zaakceptowanej przez bank zapewniającej bezpieczeństwo i identyfikację depozytu; 9) banku należy przez to rozumieć podmiot, który został wybrany do prowadzenia obsługi bankowej budżetu Województwa Lubelskiego i dodatkowo świadczy usługę depozyt bankowy lub inny bank, z którym samorząd zawarł umowę na prowadzenie depozytu bankowego; 10) departamencie merytorycznym lub DM należy przez to rozumieć departament, kancelarię, biuro, oddział, zespół, filię lub jednostkę organizacyjną województwa lubelskiego, która w zakresie swoich kompetencji przyjmuje dokumenty określone 1 ust. 1 i 2; 11) departamencie finansów lub DF departament, który w zakresie swoich kompetencji prowadzi na bieżąco ewidencję dokumentów znajdujących się w depozycie bankowym oraz bezpośrednio współpracuje z bankiem w zakresie prowadzenia depozytu bankowego; 12) skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Województwa Lubelskiego; 13) radcy prawnym należy przez to rozumieć radcę prawnego, który w zakresie swoich obowiązków zapewnia obsługę prawną DM; 14) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie; 15) upoważnionym pracowniku należy przez to rozumieć pracownika DM, który w zakresie swoich obowiązków jest uprawniony do współpracy z DF w zakresie przekazywania i odbioru dokumentów z depozytu bankowego, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przekazanych dokumentów i uzgadniania jej stanu z DF oraz pracownika DM, który jest upoważniony do anulowania weksli in blanco uchwałą Zarządu Województwa Lubelskiego oraz w zakresie swoich obowiązków jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji anulowanych weksli in blanco; 16) pracowniku DM należy przez to rozumieć pracownika DM, który w zakresie swoich obowiązków współpracuje z wystawcą dokumentu zabezpieczającego i informuje upoważnionego pracownika o możliwości anulowania dokumentów zabezpieczających; 17) pracowniku DF należy przez to rozumieć pracownika DF, który w zakresie swoich obowiązków zajmuje się prowadzeniem ewidencji depozytu bankowego i współpracą z bankiem w ramach świadczonej usługi. Strona 2 z 8

3 3. 1. Do czasu przekazania dokumentu zabezpieczającego do DF, DM ponosi pełną odpowiedzialność za skutki nieprawidłowego przechowania dokumentu. 2. Dokumenty zabezpieczające do czasu ich przekazania do DF powinny być przechowywane w sejfie, kasie pancernej lub w szafie metalowej znajdującej się w DM. Rozdział 2 Przyjęcie dokumentów do depozytu Departamenty merytoryczne zajmujące się bezpośrednim nadzorem nad realizacją projektów będących przedmiotem umów, ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowość sporządzonych dokumentów zabezpieczających. 2. Upoważniony pracownik DM, po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu terminu, niezwłocznie przekazuje do pracownika DF wniosek o przechowanie w depozycie bankowym dokumentów, podpisany przez dyrektora lub zastępcę dyrektora DM, 3 egzemplarze protokołu zdawczo-odbiorczego oraz dokumenty. 3. Protokół zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 2, zawiera zestawienie dokumentów, które są przekazywane. Dane zawarte w protokole powinny pozwalać na identyfikację dokumentu oraz umowy, których dotyczą (w szczególności powinny one zawierać: nr oraz datę pisma przewodniego / wniosku, nazwę i siedzibę beneficjenta, numer identyfikacyjny umowy, wartość zobowiązania, na jaką wystawiony jest dokument, informację dotyczącą terminu lub warunku zwrotu dokumentu). 4. Pracownik DM zobowiązany jest do przekazania protokołu zdawczo-odbiorczego pracownikowi DF również w wersji elektronicznej w formacie xls najpóźniej w dniu przekazania oryginału wniosku wraz z protokołem. 5. Protokół zdawczo-odbiorczy ze strony przekazującego podpisuje dyrektor lub z-ca dyrektora i upoważniony pracownik DM, natomiast ze strony przyjmującego, protokół jest podpisywany przez skarbnika lub dyrektora / z-cę dyrektora Departamentu Finansów i pracownika DF. 6. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje DM jako potwierdzenie przekazania dokumentów do depozytu bankowego, drugi egzemplarz otrzymuje z-ca dyrektora nadzorującego oddział departamentu finansów, odpowiedzialny za obsługę finansową zadania będącego przedmiotem umowy, trzeci egzemplarz zatrzymuje pracownik DF. 7. DM na podstawie podpisanych protokołów zdawczo-odbiorczych prowadzą własną ewidencję dokumentów przekazanych do DF Na podstawie otrzymanych protokołów zdawczo - odbiorczych, o których mowa w 4 ust. 2 pracownik DF sporządza w 2 egzemplarzach zestawienie zawierające dane dotyczące przekazanych dokumentów, nadając każdej pozycji ujętej w zestawieniu numer identyfikacyjny (według kolejności przyjęcia). Na zestawieniu umieszcza również symbol oznaczający rodzaj dokumentów, poprzedzony kolejnym numerem paczki, w której dokumenty się znajdują. Zestawienie podpisuje sporządzający oraz przełożony sporządzającego. 2. W zależności od rodzaju dokumentów lub przedmiotów przechowywanych w depozycie bankowym wyróżnia się trzy rodzaje depozytu: 1) weksle, deklaracje wekslowe, oświadczenia o poddaniu się egzekucji oraz inne dokumenty, które Samorząd ma prawo wykorzystać przy dochodzeniu swoich wierzytelności oznaczone w zestawieniach symbolem W; Strona 3 z 8

4 2) akcje, odcinki zbiorowe akcji, oraz inne dokumenty, które stanowią o nadzorze właścicielskim oznaczone w zestawieniach symbolem A; 3) pozostałe dokumenty oznaczone na zestawieniach symbolem P. 3. Zestawienie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje wykaz dokumentów znajdujących się w jednym depozycie. Na zestawieniu pracownik DF umieszcza numer identyfikacyjny, który jest tożsamy z numerem identyfikacyjnym umieszczanym w sposób trwały na opakowaniu depozytu, w którym będą znajdowały się dokumenty. Jeden egzemplarz zestawienia jest umieszczany razem z dokumentami w depozycie, drugi wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym oraz oryginałem/kopią pisma przewodniego/wniosku jest dołączany do dokumentacji ewidencji depozytu bankowego prowadzonej w DF. 4. Informacje dotyczące numerów identyfikacyjnych nadanych przez pracownika DF poszczególnym dokumentom są przekazywane bezpośrednio upoważnionemu pracownikowi DM w formie uzgodnionej z tym pracownikiem. Upoważniony pracownik DM ujmuje przekazane numery identyfikacyjne dokumentów we własnej ewidencji Pracownik DF zabezpiecza przekazane dokumenty, poprzez umieszczenie ich w bezpiecznej kopercie lub w innej formie uzgodnionej z bankiem oraz umieszcza na depozycie informacje dotyczące depozytu oraz składa podpis. Tak zabezpieczone dokumenty stanowią depozyt. 2. Na podstawie warunków określonych w umowie na prowadzenie depozytu bankowego, pracownik DF sporządza odpowiedni wniosek depozytowy, który jest podpisywany przez osoby upoważnione do reprezentowania samorządu. Na wniosku pracownik DF umieszcza te same informacje, które zostały umieszczone na depozycie. 3. Pracownik DF niezwłocznie przekazuje depozyt wraz z wnioskiem depozytowym do banku. Bank wydaje potwierdzenie przyjęcia do depozytu, które jest dołączane do protokołu zdawczo-odbiorczego znajdującego się w ewidencji w DF. Dowód przyjęcia do depozytu zawiera numer, który stanowi identyfikację depozytu przez bank. Numer jest umieszczany w ewidencji depozytowej prowadzonej przez DF. 4. Do czasu przekazania depozytu do banku, depozyt jest przechowywany w sejfie lub w szafie metalowej znajdującej się w DF. Rozdział 3 Odbiór dokumentów z banku Odbiór dokumentów z banku może odbyć się wyłącznie po spełnieniu następujących przesłanek: 1) realizacja umowy, której dotyczy dokument została całkowicie rozliczona, upłynął okres wskazany w umowie lub w innych przepisach przewidziany na kontrolę realizacji przedmiotu umowy i nie występują przesłanki do wystąpienia zobowiązań w stosunku do Samorządu z tytułu realizacji tych umów; 2) beneficjent zrezygnował z realizacji umowy, a beneficjent całkowicie rozliczył się z przekazanych środków finansowych; 3) następuje wymiana dokumentu zabezpieczającego. 2. Odbiór dokumentów z banku odbywa się na wniosek właściwego DM. Wniosek taki zawiera zestawienie dokumentów, które jest podpisane przez dyrektora / z-cę dyrektora Strona 4 z 8

5 DM i radcę prawnego. We wniosku należy wskazać osobę uprawnioną do odbioru dokumentów z DF. 3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, dołącza się protokół zdawczo-odbiorczy w 3 egzemplarzach. Protokół zdawczo-odbiorczy zawiera zestawienie dokumentów zabezpieczających, które mają być odebrane z depozytu bankowego. Dane zawarte w protokole powinny pozwalać na identyfikację depozytu (w szczególności powinny zawierać: numer oraz datę pisma przewodniego/wniosku przekazującego do DF, nazwę i siedzibę beneficjenta, numer identyfikacyjny umowy, wartość zobowiązania na jaką wystawiony jest dokument zabezpieczający, informację dotyczącą terminu lub warunku zwrotu dokumentu oraz numer identyfikacyjny dokumentu, który został nadany zgodnie z 5. ust. 1). 4. W przypadku, gdy nie występują przesłanki do odmowy wydania dokumentów zabezpieczających, wniosek jest dekretowany do realizacji pracownikowi DF. 5. O przyczynach odmowy wydania dokumentów zabezpieczających DF pisemnie informuje DM. 6. Osoby podpisujące zestawienie dokumentów, o którym mowa w ust. 2, ponoszą odpowiedzialność za właściwą ocenę spełnienia przesłanek, o których mowa w ust Na podstawie złożonego wniosku, pracownik DF, w oparciu o warunki zawarte w umowie na prowadzenie depozytu bankowego, przygotowuje pełnomocnictwo uprawniające do odbioru depozytu, w którym znajdują się wnioskowane dokumenty. Pełnomocnictwo podpisywane jest przez osoby reprezentujące samorząd. 8. Podstawą wydania depozytu z banku jest potwierdzenie przyjęcia do depozytu wydanego przez bank jako dowód złożenia depozytu oraz pełnomocnictwo wskazujące osobę (pracownika DF) uprawnioną do odbioru depozytu Po otrzymaniu depozytu z banku pracownik DF kontaktuje się z DM w celu ustalenia czasu i miejsca przekazania dokumentów oraz podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego. Do tego czasu depozyt jest przechowywany w sejfie lub w szafie metalowej znajdującej się w DF. 2. Przekazania dokumentów następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez pracownika DF oraz pracownika DM wskazanego we wniosku. 3. Jeden egzemplarz protokołu zdawczo odbiorczego otrzymuje pracownik DM, który podpisał protokół, drugi egzemplarz otrzymuje z-ca dyrektora oddziału DF, odpowiedzialnego za obsługę finansową zadania będącego przedmiotem umowy, trzeci egzemplarz zatrzymuje pracownik DF, który na podstawie protokołu dokonuje zmian w ewidencji dokumentów złożonych do depozytu bankowego. 4. Pozostałe dokumenty, które nie były przedmiotem wniosku DM, a znajdujące się w tym samym depozycie, są ponownie przekazywane do banku według procedury określonej w 5 i 6 niniejszej uchwały, z tym że pracownik DF na zestawieniach znajdujących się w depozycie oraz w ewidencji DF umieszcza przy odpowiedniej pozycji informację o odbiorze dokumentu z depozytu bankowego. Rozdział 4 Anulowanie i niszczenie dokumentów zabezpieczających Przed przystąpieniem do zastosowania procedury w zakresie anulowania i niszczenia dokumentów zabezpieczających, a po zakończeniu o ostatecznym rozliczeniu Strona 5 z 8

6 projektu, należy poinformować Beneficjenta w formie pisemnej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, o możliwości wystąpienia z pisemnym wnioskiem o zwrot dokumentu w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zawiadomienia o takim uprawnieniu. 2. Jednocześnie informuje się Beneficjenta, że w przypadku braku złożenia wniosku o zwrot dokumentu zabezpieczającego w terminie, o którym mowa w ust. 1 albo w przypadku nieodebrania dokumentu zabezpieczającego w terminie ustalonym z przedstawicielem Urzędu nastąpi jego anulowanie, a następnie zniszczenie zgodnie z procedurą przyjętą niniejszą uchwałą. 3. Zwrot oryginału dokumentu zabezpieczającego możliwy jest wyłącznie w przypadku osobistego odbioru dokumentu zabezpieczającego przez jego wystawcę lub osobę do tego upoważnioną. Przy odebraniu dokumentu zabezpieczającego wystawca / upoważniony odbiorca potwierdza jego odbiór poprzez umieszczenie odpowiedniej adnotacji na kserokopii dokumentu zabezpieczającego pozostającego w aktach Urzędu. Oświadczenie o odbiorze dokumentu stanowiącego zabezpieczenie należytego wykonania umowy powinno zawierać: numer umowy i dzień jej podpisania, datę odbioru oraz podpis wystawcy / upoważnionego odbiorcy dokumentu zabezpieczającego. 4. Z czynności przekazania oryginałów dokumentów zabezpieczających sporządza się protokół, w którym wymienia się wszystkie dokumenty przekazane wystawcy / upoważnionemu odbiorcy dokumentu W przypadku braku możliwości zwrotu dokumentów zabezpieczających na warunkach określonych w 9 niniejszej uchwały przystępuje się do anulowania i niszczenia dokumentów zabezpieczających. 2. Departamenty merytoryczne, zajmujące się bezpośrednim nadzorem nad realizacją projektów będących przedmiotem umów, ponoszą pełną odpowiedzialność za anulowane dokumenty stanowiące zabezpieczenie należytego wykonania umów. 3. W razie potrzeby pracownicy upoważnieni do anulowania dokumentów zabezpieczających odrębną uchwałą Zarządu Województwa Lubelskiego, w oparciu o informacje od pracowników ds. obsługi i monitorowania projektów, sporządzają wykaz dokumentów zabezpieczających przeznaczonych do anulowania. Dane zawarte w wykazie powinny pozwalać na identyfikację dokumentów zabezpieczających oraz umów których dotyczą (w szczególności powinny zawierać: numer umowy, dzień podpisania umowy, nazwę Beneficjenta lub wystawcy dokumentu, tytuł projektu, adres siedziby Beneficjenta lub wystawcy dokumentu). 4. Upoważniony pracownik przedkłada dyrektorowi bądź zastępcy dyrektora Departamentu Merytorycznego Urzędu w celu akceptacji wykaz dokumentów zabezpieczających przeznaczonych do anulowania wskazując planowaną datę anulowania. Wykaz dokumentów zabezpieczających przeznaczonych do anulowania wymaga parafki radcy prawnego. 5. Dyrektor bądź zastępca dyrektora Departamentu Merytorycznego Urzędu akceptuje przedłożony wykaz, o którym mowa w ust. 4 i wyznacza dwóch pracowników upoważnionych do dokonania anulowania dokumentów zabezpieczających Na podstawie zaakceptowanego wykazu, o którym mowa w 10 ust. 4 w terminie 14 dni od dnia akceptacji, dwóch wyznaczonych upoważnionych pracowników dokonuje anulowania dokumentów zabezpieczających. 2. Anulowanie dokumentów stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umowy dokonywane jest poprzez przekreślenie dokumentu zabezpieczającego na krzyż Strona 6 z 8

7 i napisanie na jego przedniej stronie drukowanymi literami ANULOWANO lub opatrzenie pieczęcią o tej treści. Pracownicy dokonujący anulowania składają czytelne podpisy na anulowanym dokumencie zabezpieczającym wraz z datą anulowania oraz sporządzają wykaz dokumentów anulowanych. 3. Pracownicy, którzy anulowali dokumenty zabezpieczające niezwłocznie przekazują dokumenty anulowane wraz z wykazem pracownikom ds. obsługi i monitorowania projektów w celu dołączenia ich do dokumentacji projektowej wystawcy dokumentu i przechowywania wraz z tą dokumentacją zgodnie z odrębnymi przepisami. Osoby, którym przekazano anulowane dokumenty zabezpieczające potwierdzają ich odbiór. 4. Pracownicy, o których mowa w ust. 3, zobowiązani są przesłać Beneficjentowi za zwrotnym potwierdzeniem odbioru kserokopię anulowanego dokumentu zabezpieczającego. W sytuacji, gdy doręczenie tej kserokopii nie jest możliwe z przyczyn nieleżących po stronie Urzędu (np. śmierć Beneficjenta, likwidacja firmy, itp.), dołącza się ją wraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru z odpowiednią adnotacją do dokumentacji projektowej wystawcy dokumentu zabezpieczającego. 5. Anulowany dokument zabezpieczający jest przechowywany, archiwizowany, a następnie niszczony łącznie z dokumentacją projektową wystawcy dokumentu zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o dofinansowanie danego projektu oraz zasadami określonymi w polskim prawie archiwalnym. 6. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, po upływie 2 lat od zakończenia i rozliczenia danego projektu, całość dokumentacji projektowej przekazuje się do archiwum zakładowego Urzędu. Rozdział 5 Postanowienia końcowe Dokumenty zabezpieczające, przekazane do DF podlegają corocznej inwentaryzacji na zasadach określonych w obowiązujących przepisach. DM, które przekazały dokumenty do DF są zobowiązane przynajmniej raz w roku do uzgadniania z DF przekazanych dokumentów zabezpieczających pod kątem ich ilości oraz wartości, na jaką zostały wystawione. 2. Do dnia 15 stycznia roku następującego po okresie sprawozdawczym (przyjmuje się roczne okresy sprawozdawcze zgodne z rokiem kalendarzowym) DM przekazują do DF w dwóch egzemplarzach zestawienia zawierające sumę ilości dokumentów złożonych do depozytu bankowego oraz sumę wartości, na jaką zostały wystawione według stanu na początek i na koniec okresu sprawozdawczego. Zestawienie powinno zawierać również ilość i wartość odebranych oraz przekazanych dokumentów w okresie sprawozdawczym. 3. Zgodność ilości oraz wartości przekazanych dokumentów potwierdzane jest poprzez złożenie przez pracownika DF na zestawieniach podpisu wraz z adnotacją uzgodniono. Jeden egzemplarz zestawienia przekazywany jest DM, drugi dołączany jest do dokumentacji ewidencji depozytu bankowego, o której mowa w 5 ust. 3, prowadzonej przez DF. 13. Traci moc uchwała Nr CCVI/2406/09 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 17 lutego 2009 r. w sprawie w sprawie ustanowienia procedury obiegu i przechowywania dokumentów oraz przedmiotów w depozycie bankowym. Strona 7 z 8

8 14. Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Lubelskiego. 15. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Wicemarszałek Marszałek Województwa /-/Krzysztof Grabczuk /-/Sławomir Sosnowski Strona 8 z 8