Badanie ankietowe PIFS kryteria w przetargach i konkursach

Transkrypt

1 Badanie ankietowe PIFS kryteria w przetargach i konkursach Badanie ankietowe członków PIFS 2012 Badanie miało na celu poznanie opinii członków PIFS na temat dokumentów konkursowych oraz wytycznych, branych pod uwagę przy przetargach. Badanie pokazało, które z kryteriów powinny być brane pod uwagę przy wyborze najlepszej oferty, a które z nich należy wyeliminować. Na podstawie 45 ankiet przesłanych od członków PIFS Pytanie 1: Jakie kryteria oprócz ceny powinny być brane pod uwagę w przetargach i konkursach: a. doświadczenie firmy szkoleniowej w realizacji określonego rodzaju szkoleń b. program szkolenia i jego wartość merytoryczna c. posiadane certyfikaty d. posiadana kadra dydaktyczna e. zaplecze logistyczne f. inne, jakie. Z 45 ankietowanych firm - 4 firmy wskazały tylko 1 kryterium, 12 firm wskazało 2 kryteria, natomiast 29 firm wskazało 3 kryteria: Odpowiedź Liczba firm % udział ankietowanych Program szkolenia i jego wartość merytoryczna 36 80% Doświadczenie firmy szkoleniowej w realizacji określonego rodzaju szkoleń 33 73,3% 1

2 Posiadana kadra dydaktyczna 28 62,2% Posiadane certyfikaty 7 15,5% Zaplecze logistyczne 4 8,8% Inne: 8 17,7% - jakość szkolenia, - mierzalne gwarancje rezultatów - jakość materiałów szkoleniowych, metody szkoleniowe, - efektywność w podobnych szkoleniach, - program odpowiadający na potrzeby uczestników, - doświadczenie firmy szkoleniowej w realizacji określonego rodzaju szkoleń lub posiadana kadra dydaktyczna będąca w dyspozycji podczas realizacji zamówienia/projektu, - gwarancja należytego wykonania zadania, np. odpowiedzi na pytania i wątpliwości uczestników/- czek do 1 m-ca od zakończenia realizacji zadania, - program szkolenia i jego wartość merytoryczna, w tym materiały dla uczestników, - pozyskanie powyższych wszystkich lub niektórych informacji o oferencie absolutnie nic nie wnosi; są to informacje zastępcze i doskonale mogą służyć do wyboru dowolnej, z góry wybranej firmy, - zgodność oferty z zapytaniem i potrzebami, - innowacyjność oferty. 2

3 Pytanie 2: Czy umieszczanie wymogu dokumentowania doświadczenia kadry dydaktycznej (obok doświadczenia firmy) w dokumentacji przetargowej czy konkursowej: a. działa na korzyść firmy szkoleniowej, startującej w przetargu b. wpływa na jakość szkoleń i bezpieczeństwo realizacji projektu c. nie ma to znaczenia dla firmy szkoleniowej, startującej w przetargu d. zmusza firmę szkoleniową do podwójnego udowadniania tego samego faktu e. podraża koszty przygotowania przetargu nie wnosząc nic do jego jakości f. powoduje wędrówkę trenerów po firmach z tymi samymi referencjami g. doświadczenie trenerów, jako kryterium przetargowe jest niesprawiedliwe, jednak nie jest uciążliwe h. doświadczenie trenerów, jako kryterium przetargowe jest niedopuszczalne i. inne, jakie.. j. nie mam zdania na ten temat Odpowiedź Liczba firm % udział ankietowanych Powoduje wędrówkę trenerów po firmach z tymi 21 46,6% samymi referencjami Zmusza firmę szkoleniową do podwójnego 20 44,4% udowadniania tego samego faktu Wpływa na jakość szkoleń i bezpieczeństwo 18 40% realizacji projektu Działa na korzyść firmy szkoleniowej, startującej w 16 35,5% przetargu Podraża koszty przygotowania przetargu nie 16 35,5% wnosząc nic do jego jakości Nie ma to znaczenia dla firmy szkoleniowej, 6 13,3% startującej w przetargu Doświadczenie trenerów, jako kryterium 3 6,6% przetargowe jest niedopuszczalne Doświadczenie trenerów, jako kryterium 1 2,2% przetargowe jest niesprawiedliwe, jednak nie jest uciążliwe Inne: - wszystkie powyższe zjawiska mogą wystąpić w 6 13,3% dowolnej kombinacji. Listę można dowolnie wydłużyć. W sytuacji, gdy jedyna żądaną informacją o szkoleniu (obok ceny) jest info o efektach, jakimi sie ono zakończyło (jakie przyniosło), przy tym - skwantyfikowanych efektach, info o doświadczeniu trenerów, ich talentach i tym podobna publicystyka nie ma znaczenia, - doświadczenie instytucji szkoleniowej (nie tylko 3

4 firmy!) należy udokumentować 1) doświadczeniem instytucji 2) doświadczeniem kadry będącej w dyspozycji zgłaszającego się w przetargu, - jakość kadry szkoleniowej jest kluczowym elementem przewagi konkurencyjnej oraz najcenniejszym zasobem firmy szkoleniowej! Właściwy dobór doświadczonych trenerówpraktyków jest gwarancją efektywności szkoleń, dlatego ta kwestia powinna szczególnie być badana w wyborze oferty. Jednakże pojawia się pewien problem związany ze skutecznym zabezpieczeniem tych aktywów firmy w procedurach zamówień publicznych. Mimo orzeczeń w tej sprawie (UZP, sadowych i zespołów arbitrów), sankcjonujących możliwość obejmowania tych elementów oferty tajemnicą przedsiębiorstwa, spotkaliśmy się z sytuacją, że zamawiający (sic!) odtajnił wykaz osób uczestniczących w realizacji zamówienia. Jest to, naszym zdaniem, działanie na szkodę firmy szkoleniowej, która ma bardzo wysoce doświadczony skład trenerski, który Firma konkurencyjna mogłaby podkupić, dzięki dostępowi do oferty konkurenta. W wielu przetargach istotne jest spełnienie przez konkretnych trenerów wymogu zrealizowanych np. 500h szkoleń z danego specjalistycznego tematu. I chociaż wielu trenerów freelancerów ogłasza się w Internecie oraz współpracuje z różnymi firmami, to posiadanie całego zespołu spełniającego w szczególności bardzo wysokie wymagania zamawiającego stanowi o przewadze konkurencyjnej oraz nie jest łatwo dostępna wiedzą! Zagregowane dane o takich trenerach są najcenniejszym zasobem wykonawcy. Należy więc w działaniach PIFS dążyć do Edukacji zamawiających w zakresie szanowania praw wykonawców w obszarze chronienia tajemnicy przedsiębiorstwa uczestniczącego w postępowaniu o zamówienie publiczne, - w przypadku Sp. z o.o. nie ma imiennych referencji dla trenerów, co jest oczywiste z racji promowania marki firmy a nie poszczególnych nazwisk trenerów. Bardzo trudno jest potwierdzić pisemnie wcześniejsze doświadczenie trenerów np.: z firm gdzie pracowali jako etatowi pracownicy, - może czasami powodować: "naciąganie" dokumentacji na potrzeby przetargu oraz skupienie się bardziej na papierach a nie na celu przetargu, 4

5 - UWAGA: zaznaczyłem "wpływa na jakość i bezpieczeństwo", chciałem zaznaczyć też zapis mówiący o podrażaniu kosztów, ale nie zgadzam się z jego drugą częścią - podsumowując podraża koszty, ale wpływa pozytywnie na jakość i bezpieczeństwo (skończmy w naszej branży opowiadać bajki, że mercedes może być tani...) Nie mam zdania na ten temat 0 0 Pytanie 3: Wymień jakie kryteria oprócz ceny winny być umieszczane w dokumentacji przetargowej lub konkursowej: Wśród 45 firm, które udzieliło odpowiedzi na w/w pytanie, odpowiedzi pokrywają się: Odpowiedź Liczba firm % udział ankietowanych Jakość szkoleń, certyfikat, referencje 20 44,4% Doświadczenie firmy szkoleniowej 18 40% Program szkoleń, merytoryka 9 20% 5

6 Poniżej odpowiedzi zawierające szczegółowe treści: 1. Zamawiający powinni badać (i dodatkowo punktować), to czy firma posiada certyfikat jakości ISO, czy ma wpisy do Rejestru instytucji Szkoleniowych i/lub do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (to warunek niezbędny w przypadku powiązania usług szkoleniowych z poradnictwem zawodowym oraz aktywizacją społeczno-zawodową - jest to tzw. działalność regulowana, a nagminne jest wyłanianie ofert firm nie posiadających wpisu do KRAZ, co nota bene dla zamawiającego skutkuje nieważnością umowy i ewentualną koniecznością zwrotu dotacji UE), a także czy wykonawca należy do organizacji typu PIFS, czy posiada ubezpieczenie OC i NNW w DG itp. 2. Należy przede wszystkim dążyć, by cena stanowiła 20-30% wagi w ocenie ofert, zaś pozostałe kryteria dotyczyły aspektów jakościowych oceny oferty (to trudne do opisu w SIWZ i potem - do oceny, więc urzędnicy dla "dupochronu" oraz z powodu lenistwa wolą dać kryterium cena = 100%). Z kolei dobrą praktyka jest, iż zamawiający podają kwotę oszacowania wartości zamówienia, która jest punktem wyjścia do kalkulacji oferty (chodzi o to, by tej, często bardzo zaniżonej kwoty, nie przekroczyć, by oferta była ważna i mogła uczestniczyć w postępowaniu). Jest to również punkt odniesienia do oceny, czy kontroferty nie są rażąco nisko skalkulowane (zachęcanie urzędników do odwagi w korzystaniu z możliwości odrzucenia oferty z powodu rażąco niskiej ceny wpłynęłoby pozytywnie na faktyczną konkurencyjność ofert oraz na jakość szkoleń - często przegrywamy ze szkoleniopodobnymi produktami, nierzadko skalkulowanymi przez nieuczciwych wykonawców na poziomie 1/3 lub 1/2 wartości średniorynkowej zamówienia - stanowi to plagę, zwłaszcza gdy kryterium ceny = 100%. Tak wydatkowane środki publiczne są, niestety, marnotrawstwem publicznych pieniędzy i czasu uczestników pseudoszkoleń. 6

7 3. Status Placówki Edukacyjnej do szkoleń dzieci i młodzieży lub Placówki Kształcenia Ustawicznego do szkoleń zawodowych. Ponadto Statusy Ośrodków Egzaminacyjnych czy Szkoleniowych czy Akademii Edukacyjnych czy Parterów np. w takich szkoleniach jak CISCO, Microsoft, VCC gdzie ważna jest jakość i profesjonalizm oraz skuteczność w procesie walidacji. 4. Przychody firmy w ciągu kilku poprzednich lat (duże przychody, świadczą o tym, że wielu klientów zaufało firmie i nie zawiodło się) 5. Celowe doświadczenie kadry dydaktycznej w obszarach: kwalifikacje i doświadczenie - może to być zestawienie, może być przygotowana formatka, Informację o realizacji działań rozwojowych kadry dydaktycznej w ciągu ostatnich 3 lat (zestawienie zawierające aktywności i wszędzie tam, gdzie jest to uzasadnione również zaświadczenia itp)- chodzi o sprawdzenie czy Trener, Coach również dba o swój rozwój Program a aktualna wiedza - to kryterium może warto uwzględniać przy ambitnych i strategicznych projektach; chodzi o sprawdzenie w jakim zakresie dany program zawiera nową i światową wiedzę z danego obszaru ( pisząc kolokwialnie- żeby nie był to kolejny "odgrzewany kotlet programowy") 6. Know-how użyty w projekcie 7. Elastyczność w odniesieniu do terminów szkoleń oraz dysponowanie liczbą trenerów pozwalającą na zastąpienie trenerów oddelegowanych do wykonania zadania w razie ich niedyspozycji czy zdarzeń losowych 8. Pomysłowość 9. Znajomość dziedziny i uprawnienia do wykonywania danej pracy 10. W dokumentacjach konkursowych za dużo jest kryteriów. Opracowała: Jolanta Mejszutowicz Data: r. 7