ZARZĄDZENIE Nr 29/2015 Burmistrza Gminy Żukowo z dnia r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 29/2015 Burmistrza Gminy Żukowo z dnia r. w sprawie powołania Zespołu Zarządzającego projektem pt. Budowa rekreacyjnoedukacyjnych placów zabaw w Babim Dole i Glinczu współfinansowany w zakresie Odnowy wsi w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata Na podstawie art. 31 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r poz. 594 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 Zespół Zarządzający Projektem Powołuje się Zespół Zarządzający, zwany dalej Zespołem, w celu realizacji projektu pt. Budowa rekreacyjno-edukacyjnych placów zabaw w Babim Dole i Glinczu współfinansowanego w zakresie Odnowy wsi w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata w składzie określonym w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2 Zadania Zespołu Zarządzającego Projektem Do zadań poszczególnych członków Zespołu należy: 1. Kierownik Zespołu: a) planowanie projektu: planowanie zadań do realizacji zgodnie z opracowanym wstępnym harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu, opracowanie i aktualizowanie planów i harmonogramów poszczególnych etapów; b) nadzór nad realizacją i wdrożeniem projektu: ścisła współpraca i regularna komunikacja oraz nadzór nad pracą wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu, nadzór nad realizacją kolejnych etapów projektu, w tym zgodności z planami, harmonogramami, umowami oraz innymi dokumentami dotyczącymi realizacji projektu, uczestnictwo w odbiorach poszczególnych etapów projektu; opracowanie i aktualizacja harmonogramów płatności, harmonogramów składania wniosków o płatność oraz bieżąca prognoza wydatków; c) analiza ryzyka raportowanie o zauważonych nieprawidłowościach oraz przygotowywanie scenariuszy działań naprawczych; d) monitoring monitorowanie, nadzorowanie i kontrolowanie pracy członków zespołu; koordynacja monitoringu jakości działań i pomiaru rezultatów, pomiar i monitorowanie wskaźników produktów, rezultatów i oddziaływania projektu, wskazanych we wniosku o dofinansowanie, sporządzanie raportów monitoringowych,

2 e) sprawozdawczość i ewaluacja: nadzorowanie przygotowywania wszystkich dokumentów, sprawozdań i raportów wymaganych przez instytucje zarządzające PROW 2. Zespół obsługi finansowo-księgowej: A. Zadania wspólne. a) obsługa finansowo - księgowa prowadzi dla projektu wyodrębnioną ewidencję księgową oraz przechowuje i archiwizuje dokumentację przez wymagane w projekcie okresy, b) przygotowanie dokumentów finansowych niezbędnych do przeprowadzenia audytu, stosowanie wytycznych związanych z obsługą finansową projektu zgodnie z 5 umowy o dofinansowanie, c) stała współpraca z Zespołem Zarządzającym Projektem. B. Zadania szczegółowe. a) Lucyna Cybula nadzór na finansowaniem projektu oraz zabezpieczeniem środków finansowych na realizację Projektu, kontrola finansowa Projektu, b) Krystyna Wronska sprawdzanie zgodności zobowiązań z planem finansowym oraz harmonogramem wydatków Projektu, ewidencja zaangażowań w ramach Projektu, przygotowanie do księgowania oraz księgowanie wpływów dotacji oraz przekazywanie środków na rachunek Projektu, c) Anna Ojowska przygotowanie do księgowania dokumentów Projektu, nadawanie numerów dowodom księgowym Projektu w księgach rachunkowych (oznaczenie BRE/kolejny numer), bieżące ewidencjonowanie dowodów księgowych Projektu, sporządzanie wydruków komputerowych z ksiąg rachunkowych Projektu, sporządzanie sprawozdań budżetowych z wykonania planu wydatków dot. projektu, przechowywanie dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, kserowanie dowodów księgowych Projektu oraz przekazywanie ich do Kierownika Zespołu Projektowego do 10 dnia każdego miesiąca do czasu zakończenia projektu (w jednym egzemplarzu). Dowody księgowe powinny być poukładane chronologicznie wg dat zapłaty wraz z wymaganymi do nich załącznikami m.in. dowodami zapłaty, protokołami odbioru itp. aktywna współpraca z kierownikiem zespołu w finansowym rozliczeniu projektu (w tym przygotowanie rozliczenia końcowego oraz przygotowywanie wniosków o płatność); d) Iwona Skierka sprawdzanie dokumentów finansowo-księgowych pod względem formalnym i rachunkowym, przygotowanie przelewów należności za wykonane w ramach projektu zadania, przechowywanie i archiwizacja oryginałów umów związanych z realizacją projektu. e) Lucyna Konc obsługa kadrowo płacowa projektu

3 3. Zespół ds. zamówień publicznych: Udzielanie i kontrola zamówień publicznych odbywać się będą w zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych. a) stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych oraz zachowanie przejrzystości wydatkowania środków w ramach Projektu zgodnie z 6 umowy o dofinansowanie, b) koordynowanie całokształtu prac związanych z systemem udzielania zamówień publicznych i dbanie o zachowanie zgodności procedur z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych, c) prowadzenie rejestru umów, zamówień, bieżąca ewidencja rachunków, d) przygotowanie i opracowanie materiałów niezbędnych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, e) prowadzenie dokumentacji związanej z prowadzonymi postępowaniami, f) archiwizacja dokumentacji prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień, g) koordynacja planowanych postępowań w ramach projektu, trybów w jakich zostaną udzielone zamówienia publiczne, h) stała współpraca z Zespołem Zarządzającym Projektu 4. Obsługa informacyjno promocyjna projektu: a) przygotowanie i prowadzenie strony internetowej z informacjami nt. projektu, b) bieżąca promocja Projektu; c) opracowywanie, przygotowywanie, zamieszczanie, publikacja i dystrybucja materiałów informacyjno promocyjnych, d) monitoring i kontrola obowiązków informacyjnych i promocyjnych, e) organizacja spotkań informacyjno promocyjnych Projektu, f) stała współpraca z mediami lokalnymi mająca na celu rozpropagowanie informacji nt projektu, g) współpraca z Koordynatorem przy promocji projektu: opracowanie koncepcji promocji, opracowanie materiałów promocyjnych, kontakt z mediami regionalnymi. h) Informowanie społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami, tj. Księgą wizualizacji oraz Zasadami stosowania logo Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata i) stała współpraca z Zespołem Zarządzającym Projektu. 5. Zespół inwestycji: a) realizacja zadania zgodnie z opracowanym wstępnym harmonogramem rzeczowofinansowym, b) przygotowanie i realizacja umów z Wykonawcami na przeprowadzenie inwestycji, c) opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, d) planowanie środków finansowych dla zadań w ramach realizacji projektu, e) kontrola bieżąca i koordynowanie realizacji projektu pod kątem zgodności zakresu rzeczowego i finansowego z zawartymi umowami, f) archiwizacja dokumentacji powykonawczych dla zadań zrealizowanych w ramach Projektu, g) opracowanie, aktualizowanie planów i harmonogramów poszczególnych etapów, h) prowadzenie dokumentacji bieżącej związanej z prowadzonymi robotami budowlanymi i) nadzór nad prawidłową realizacją umów,

4 j) uzyskiwanie wszelkich pozwoleń na przeprowadzenie inwestycji oraz na oddanie do użytku nowopowstałych obiektów, k) współpraca z Kierownikiem Zespołu oraz obsługą finansową w celu rozliczenia finansowego inwestycji. 3 Kontrola dokumentów księgowych 1. Dokumenty księgowe podlegają sprawdzaniu i zbadaniu ich legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. 2. Każdy dokument księgowy powinien przed księgowaniem zostać sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, celowości i efektywności, zgodności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych. 3. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy przedstawione w dokumencie księgowym zdarzenie i operacja gospodarcza jest zgodna ze stanem faktycznym oraz mieści się w zaplanowanym na ten cel budżecie. Kontrolę merytoryczną przeprowadza Kierownik Referatu Inwestycji i Rozwoju lub jego zastępca. 4. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy odpowiada stawianym mu wymogom co do formy i czy zawiera: określenie wystawcy dowodu, np. przez odciśnięcie pieczęci, określenie podmiotów biorących udział w operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu, jak również datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, właściwe określenie przedmiotu realizacji oraz jej ilości i wartości, własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie. Kontrola formalno-rachunkowa prowadzona jest przez pracownika obsługi finansowoksięgowej. 5. Kontrola celowości polega na zbadaniu, czy wykazana w dowodzie księgowym operacja gospodarcza jest celowa, zgodna z zatwierdzonym planem oraz zgodna z obowiązującymi przepisami. Kontroli celowości dokonuje Kierownik Zespołu Inwestycji i Rozwoju lub jego zastępca. 6. Kontrola efektywności polega na badaniu, czy operacje lub zdarzenia gospodarcze oraz działalność jednostki są prowadzone zgodnie z zasadą racjonalnego gospodarowania, to znaczy efektywnego wykorzystania aktywów trwałych i obrotowych pozostawionych do jej dyspozycji. Kontrola efektywności przeprowadzana jest głównie do dowodów księgowych dotyczących środków trwałych powstałych z przedsięwzięć inwestycyjnych. Kontroli efektywności dokonuje Kierownik Zespołu Inwestycji i Rozwoju lub jego zastępca. 7. Kontrola zamówień publicznych polega na sprawdzeniu czy wskazana w dowodzie księgowym operacja została udzielona w zgodności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych. 8. Dokonanie kontroli w przedstawionych powyżej aspektach musi być odpowiednio uwidocznione w formie podpisu osób sprawdzających na druku Realizacja wydatków stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia. 9. Dokumenty, które nie zostały poddane kontroli, jak również niespełniające wymogów, nie mogą zostać zadekretowane i dopuszczone do ewidencji księgowej.

5 4 Zastępstwa Pracami Zespołu kieruje Kierownik Zespołu, a w czasie jego nieobecności jego zastępca. 5 Współpraca w zakresie realizacji Projektu Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy Żukowo oraz Kierowników Referatów Urzędu Gminy Żukowo do współpracy z Zespołem w zakresie realizacji zadań, o których mowa w 2 i 3 oraz do udzielania potrzebnych informacji i pomocy w pracach zespołu, a w szczególności do udostępniania żądanych dokumentów, informacji, wyrażania opinii, a także do uczestniczenia na zaproszenie zespołu w jego posiedzeniu. 6 Opis, obieg i archiwizacja dokumentów 1. Załącznik nr 2 do zarządzenia stanowi druk "Wstępna ocena celowości" świadczący o zaangażowaniu środków na realizację projektu. 2. Do każdej faktury/rachunku należy dołączyć druk Realizacja wydatków, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 3. Faktury/rachunki, do których nie dołączono druku Realizacja wydatków, czyli nie zostały poddane kontroli, jak również niespełniające przedstawionych na druku wymogów, nie mogą zostać zadekretowane i dopuszczone do ewidencji księgowej. 4. Druk Realizacja wydatków powinien być trwale złączony z opisywanym dokumentem księgowym poprzez sklejenie przeźroczystą taśmą klejącą i opatrzenie pieczęcią z nazwą Gminy Żukowo zgiętych lewych, górnych rogów złączonych dokumentów, zgięcia należy dokonać na tylną część dokumentu. Pieczęć powinna zajmować część zagiętego rogu oraz tylnej części dokumentu księgowego. Przykładowy sposób złączenia dokumentów przedstawiono na zdjęciu stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. 5. Czas przygotowania dokumentów do ostatecznego księgowania nie może przekraczać terminu płatności. 6. Ustala się następujący obieg i sposób przechowywania dokumentacji Projektu, z zastrzeżeniem zasad obiegu dokumentów finansowo księgowych obowiązujących w Urzędzie Gminy w Żukowie: 1) oryginały umów o dofinansowanie Projektu przechowuje Zespół Rozwoju Gminy, 2) oryginały dokumentacji finansowo-księgowej przechowuje Referat Budżetu Księgowości i Rozliczeń UG Żukowo, który prowadzi wyodrębnioną dla Projektu ewidencję księgową, 3) oryginały dokumentacji związanych z przeprowadzonymi postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych przechowuje się w Referacie Zamówień Publicznych, 4) oryginały innych dokumentów związanych z projektem przechowuje Zespół Rozwoju Gminy i Współpracy Zagranicznej, 5) kopie dokumentów sprawozdawczych przygotowywanych dla instytucji właściwych dla danego programu, w tym kopie składanych wniosków o płatność oraz korespondencji istotnej dla przebiegu realizacji Projektu przechowuje Zespół Rozwoju Gminy 7. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz w umowie o dofinansowanie Projektu. Segregatory z przechowywaną dokumentacją powinny być

6 opatrzone odpowiednimi logo zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia. 8. Wszystkie dokumenty związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu (oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem) należy przechowywać do dnia 31 grudnia 2020 r. 7 Wykonanie Zarządzenia powierza się Kierownikowi Zespołu. 8 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

7 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 29/2015 Burmistrza Gminy Żukowo z dnia r. ZESPÓŁ ZARZĄDZAJĄCY PROJEKTEM Lp. Stanowisko w Zespole Zarządzającym Projektem Imię i nazwisko Zastępca 1. Kierownik Zespołu Iwona Niedzielska Magdalena Markiewicz 2. Kontrola finansowa Projektu Lucyna Cybula Małgorzata Lewandowska 3. Krystyna Wronska Żaneta Leonarczyk 4. Anna Ojowska Elżbieta Witt Zespół obsługi finansowoksięgowej Projektu 5. Iwona Skierka Małgorzata Lewandowska 6. Lucyna Konc Iwona Skierka 7. Izabela Pleszyniak Alicja Turzyńska 8. Zespół ds. zamówień publicznych Alicja Turzyńska Marta Stencel Izabela Pleszyniak Bernadeta Mathea 9. Wiesław Pałka Barbara Mielewczyk Zespół inwestycji 10. Iwona Jakóbczak-Kostuch Barbara Mielewczyk 11. Obsługa informacyjno - promocyjna Projektu Sylwia Kubryńska Mirosław Burak

8 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 29/2015 Burmistrza Gminy Żukowo z dnia r. Umowa nr UM /14 z dnia r. Projekt: Budowa rekreacyjno-edukacyjnych placów zabaw w Babim Dole i Glinczu Europejski Fundusz Rolny na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie. Zadanie współfinansowane w zakresie Odnowy wsi w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata WSTĘPNA OCENA CELOWOŚCI: Rodzaj zobowiązania: Uzasadnienie celowości: Rozdział Wartość w zł Przewidywany termin realizacji wydatków Netto Brutto Uzasadnienie celowości pobrania zaliczki: Sposób oszacowania wartości zamówienia: Stosowanie ustawy prawo zamówień publicznych zwaną dalej ustawą PZP: a) Nie stosuje się ustawy PZP* - podstawa prawna * W przypadku wyłączenia stosowania ustawy PZP zamówienia nie podlegają rejestracji w ewidencji zamówień publicznych (należy opuścić pkt 2 niniejszej celowości) z wyjątkiem zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy PZP na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP (wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty EURO), które podlegają rejestracji w ewidencji zamówień publicznych. b) stosuje się ustawę PZP podstawa prawna.. c) zastosowano ustawę PZP i dotyczy udzielonego zamówienia **: poz. nr ewidencji zamówień publicznych nr zawartej umowy.... ** W przypadku gdy wstępna ocena celowości dotyczy zamówienia, które zostało zarejestrowane w ewidencji zamówień publicznych/ zawarto umowę przed dniem sporządzenia niniejszej celowości należy opuścić pkt 2 i 4 niniejszej celowości NIE / POTWIERDZAM CELOWOŚĆ / I: Data: Sporządził: Data:.podpis: Rejestracja zamówienia w ewidencji zamówień publicznych Numer ewidencji zamówień publicznych Numer sprawy..... Data: Podpis:. NIE ZGŁASZAM zastrzeżeń/ ZGŁASZAM ZASTRZEŻENIA (jakie?):.. Podpis Kierownika Referatu Zamówień Publicznych lub osoby upoważnionej. 3. Stwierdzam zgodność wydatku z planem finansowym Urzędu Gminy w Żukowie: Wprowadzono do ewidencji zaangażowania wydatków: Nr Data: Podpis: 4. Umowa nr.... data... Podpis.

9 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 29/2015 Burmistrza Gminy Żukowo z dnia r. Umowa nr UM /14 z dnia r. Projekt: Budowa rekreacyjno-edukacyjnych placów zabaw w Babim Dole i Glinczu Europejski Fundusz Rolny na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie. Zadanie współfinansowane w zakresie Odnowy wsi w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata Nr ewidencyjny dowodu księgowego w księgach rachunkowych: BRE/ REALIZACJA WYDATKÓW dotyczy poz. Nr.. w ewidencji zaangażowania wydatków 1. Dowód Nr..... z dnia.. Kwota w tym : Rozdział & całkowita wydatki wydatki kwalifikowalne dowodu niekwalifikowalne kwalifikowalny w tym. VAT niekwalifikowalny potrącenia:... Do wypłaty:... Słownie ( brutto ):... Składka ZUS : rozdz....& 4110: Składka na FP: rozdz....& 4120: KLASYFIKACJA WYDATKÓW STRUKTURALNYCH:... kwota:...;... kwota:...; Termin płatności wg umowy:... Opis wydatku bieżącego/inwestycyjnego 1 : Sprawdzono pod względem merytorycznym, zgodności z prawem, celowości i efektywności: data:...podpis: Sprawdzono pod względem zgodności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych, wydatek poniesiony zgodnie z... data:...podpis: Wprowadzono do ewidencji zamówień publicznych : poz. Nr...data:...podpis: Sprawdzono pod względem kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów: data:... podpis:... Wprowadzono korektę w ewidencji zaangażowania wydatków Nr... Data:... podpis: Nie zgłaszam zastrzeżeń - Skarbnik lub osoba przez niego upoważniona: data:...podpis:... W przypadku odmowy podpisania dokumentu osoba wymieniona w zdaniu poprzednim zawiadamia pisemnie Burmistrza Gminy. 7. DECYZJA A GMINY ( lub osoby przez niego upoważnionej ): a) ZATWIERDZAM DO WYPŁATY: data:... podpis:... b) Nakazuję wstrzymać realizację operacji: data:... podpis: SPOSÓB ZAPŁATY: przelew w dniu.../czek Nr... podpis:... Wstępna ewidencja wydatków: data:... podpis: Ujęto we wniosku o płatność z dnia.. 1 Niepotrzebne skreślić

10 Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 29/2015 Burmistrza Gminy Żukowo z dnia r. Przykład złączenia dokumentów księgowych

11 Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 29/2015 Burmistrza Gminy Żukowo z dnia r. OPIS NA SEGREGATOR UM /14 Budowa rekreacyjno-edukacyjnych placów zabaw w Babim Dole i Glinczu Gmina Żukowo Zawartość:.... Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w zakresie Odnowy wsi w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata Przechowywać nie krócej niż do