Rozliczanie projektów dofinansowanych w ramach programów transgranicznych na podstawie dobrze przygotowanego budżetu

Transkrypt

1 Rozliczanie projektów dofinansowanych w ramach programów transgranicznych na podstawie dobrze przygotowanego budżetu Małgorzata Rulińska Jelenia Góra, 29 czerwca 2012 r.

2 Podstawy prawne Program oraz Wspólne Uszczegółowienie Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. (Dz. U. L 94, str.10), Rozporządzeniem (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. L 126, str.3) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ( Dz. U. L 371 str.1), Rozporządzenie Rady (WE) nr 1341/2008 z dnia 18 grudnia 2008 r. zmieniające Rozporządzenie (WE) nr 1083/2006 w odniesieniu do niektórych projektów generujących dochody.

3 Podstawy prawne Wytyczne krajowe kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach Rozporządzenie Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) (Dz. U. L 214, str. 3), Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. U. L 379 z , str. 5-10),

4 Podstawy prawne Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1857/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu w odniesieniu do pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorstw prowadzących działalność związaną z wytwarzaniem produktów rolnych oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 70/2001 (Dz.U. L 358 z , str. 3-21). Ponadto wsparcie przyznawane jest zgodnie z 23 i 44 Ustawy Budżetowej Wolnego Kraju Związkowego Saksonia (Sächsische Haushaltsordnung SäHO, SächsGVBl. 2001, str. 154, w obowiązującym brzmieniu), jak również z zapisami odpowiednich przepisów administracyjnych Saksońskiego Ministerstwa Finansów w obowiązującym brzmieniu.

5 Warunki wsparcia Wydatki ponoszone w ramach projektu muszą odpowiadać średnim cenom rynkowym obowiązującym na obszarze wsparcia w okresie realizacji projektu. Wsparcie udzielane jest w postaci częściowego dofinansowania projektu w drodze refundacji w formie bezzwrotnej dotacji. Minimalna wysokość wsparcia o jakie można ubiegać się w Programie wynosi euro przy projektach ze wspólnym finansowaniem oraz euro przy projektach finansowanych jednostronnie. Projekty o wysokości dofinansowania z EFRR niższej mogą być składane jedynie do Funduszu Małych Projektów. Szczegółowe zasady regulują zapisy zawarte we Wspólnym Dokumencie Wdrożeniowym dla Funduszu Małych Projektów. W przypadku polskich partnerów współpracy wkład własny wynosi 15 % wydatków kwalifikowalnych. Wkład niepieniężny może zostać wniesiony w wysokości do 15% wydatków kwalifikowanych.

6 Zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków Podstawą obliczenia wysokości wsparcia są całkowite wydatki kwalifikowalne, niezbędne do realizacji projektu przy zachowaniu zasady gospodarności i oszczędności. Kwalifikowane są jedynie wydatki, które: są niezbędne do realizacji projektu, mają bezpośredni związek z realizacją projektu, są zgodne z zapisami rozporządzeń unijnych oraz przepisami prawa krajowego obowiązującymi w Wolnym Kraju Związkowym Saksonia oraz Rzeczypospolitej Polskiej, można je udowodnić i zweryfikować, zostały zaplanowane w budżecie projektu we wniosku projektowym.

7 Zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków Przyznanie środków wsparcia następuje wraz z zawarciem umowy o dofinansowanie o charakterze cywilnoprawnym pomiędzy Partnerem Wiodącym i SAB, która podlega prawu niemieckiemu. Umowa o dofinansowanie upoważnia do refundacji wydatków kwalifikowalnych pod warunkiem stwierdzenia ich prawidłowości i zgodności z prawem przez kontrolerów z art. 16 Początek okresu kwalifikowalności wydatków rozpoczyna się od 1 stycznia 2007 r. Okres realizacji projektu wynosi co do zasady maksymalnie dwa lata. Co do zasady realizacja projektu powinna zakończyć się do r.

8 Zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków Co do zasady wydatki niezbędne do złożenia wniosku związane z tłumaczeniem oraz z przygotowaniem projektu (wniosek wraz z załącznikami) są kwalifikowalne do łącznej wysokości 5% całkowitych kosztów kwalifikowanych poszczególnych partnerów współpracy, jeżeli powstały po dniu 1 stycznia 2007 r. a przed oficjalną rejestracją projektu w WST i wniosek został zatwierdzony. Zwrot wydatków kwalifikowalnych następuje wyłącznie wówczas, gdy projekt zostanie zatwierdzony przez Komitet Monitorujący. Końcowy termin kwalifikowalności wydatków w projekcie określa termin zakończenia projektu, zawarty w umowie o dofinansowanie. Do tego czasu wszystkie wydatki muszą zostać poniesione.

9 Zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków W przypadku projektów wymagających zlecenia usług podmiotom zewnętrznym, przestrzegać należy krajowych i wspólnotowych przepisów dotyczących zamówień publicznych w aktualnie obowiązującym brzmieniu. Instytucja przyznająca wsparcie i kontrolerzy z art.16 w ramach uprawnień krajowych są upoważnieni do przeprowadzania kontroli udzielanych zamówień. Niedopuszczalne jest zlecanie i wykonywanie usług zewnętrznych pomiędzy partnerami współpracy zaangażowanymi w realizację projektu.

10 Zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków Wydatki publiczne powinny być dokonywane zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157 poz z późn. zm.) do dokonywania wydatków publicznych: w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiąganiu założonych celów w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Jeżeli przepisy dotyczące udzielania zamówień publicznych nie będą przestrzegane, kontroler z art. 16 może nałożyć korektę finansową, zgodnie z dokumentem: Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją.

11 Wydatki związane z przygotowaniem projektu W ramach tej kategorii kwalifikowalne są wydatki powstałe np. w związku z: a) przygotowaniem projektu i wymaganych załączników, w tym m.in.: koszty przygotowania dokumentacji technicznej i finansowej niezbędnej do przygotowania projektu, koszty sporządzenia studium wykonalności, biznes planu, oceny oddziaływania na środowisko, map, szkiców lokalnych sytuujących projekt itp., opłaty związane z koniecznością uzyskania niezbędnych pozwoleń i decyzji administracyjnych, b) pisemnym tłumaczeniem wniosku oraz załączników, (jeśli tłumaczenia załączników są wymagane), c) organizacja spotkań związanych z przygotowaniem i opracowaniem projektów, dotyczy to w szczególności kosztów spotkań partnerów współpracy związanych z przygotowaniem projektu, w tym również kosztów podróży,

12 Wydatki związane z realizacją projektu Koszty ogólne Koszty ogólne kwalifikują się do wsparcia, jeśli można je skalkulować w oparciu o rzeczywiste wydatki związane z realizacją projektu. Muszą być jasno udokumentowane, weryfikowalne oraz kontrolowane w regularnych odstępach czasu przez kontrolerów z art. 16. Należą do nich m.in.: opłaty czynszowe (np. opłaty za wynajem pomieszczeń, miejsc wykorzystywanych do realizacji projektu), koszty eksploatacji (opłaty za energię elektryczną, ogrzewanie, gaz, wodę oraz inne koszty dodatkowe związane z utrzymaniem pomieszczeń), koszty materiałów biurowych oraz koszty usług pocztowych, koszty usług telekomunikacyjnych (telefonicznych9, telegraficznych, telefaksowych internetowych), utrzymanie bieżące i naprawa maszyn i urządzeń.

13 Wydatki związane z realizacją projektu Koszty ogólne Inne rodzaje wydatków nie mogą być rozliczane w ramach kosztów ogólnych. Dotyczy to w szczególności kosztów osobowych, wydatków inwestycyjnych, oraz kosztów związanych z amortyzacją. Do dofinansowania nie kwalifikują się również koszty ogólne wyliczone na podstawie stawek ryczałtowych.

14 Koszty osobowe Kwalifikowalne są koszty związane z zatrudnieniem pracowników do wykonywania zadań związanych z realizacją projektu, obejmujące wynagrodzenie brutto oraz świadczenia pracownicze Stawki płacowe dla personelu realizującego projekt nie mogą przekraczać wartości wynagrodzenia zwykle wypłacanego przez beneficjenta pracownikom na podobnym stanowisku lub średniego wynagrodzenia za podobną pracę. Do tej kategorii można zaliczyć np.: wynagrodzenia zasadnicze brutto, nagrody i premie wynikające z regulaminu wynagrodzeń, dodatek za staż pracy, dodatki funkcyjne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, obciążenia z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych, ewentualnie pozostałe koszty ustawowo związane z wynagrodzeniem np. dodatkowe wynagrodzenia roczne wraz ze składkami płaconymi przez pracodawcę, fundusze pozaubezpieczeniowe płacone przez pracodawcę.

15 Zlecanie usług Kwalifikowalne są wydatki związane ze zlecaniem usług podmiotom zewnętrznym, jeśli praca wykonywana przez nich ma bezpośredni związek z projektem. Przykładowe koszty kwalifikowalne w ramach tej kategorii: Wydatki na tłumaczenia ustne i pisemne, Wydatki na ekspertów i doradców zewnętrznych, honoraria dla prelegentów o udokumentowanych kwalifikacjach specjalistycznych, obowiązuje stawka godzinowa za pracę eksperta aktualnie obowiązująca na lokalnym rynku pracy. Wydatki na studia, koncepcje i ekspertyzy, jeśli są niezbędne do realizacji projektu, wysokość wydatków musi być zgodna z aktualnie obowiązującymi cenami rynkowymi na rynku lokalnym z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

16 Koszty podróży Wydatki w ramach tej kategorii są regulowane przez obowiązujące w tym zakresie przepisy krajowe w Rzeczypospolitej Polskiej i Wolnym Kraju Związkowym Saksonia. Co do zasady do odbycia podróży służbowej należy wykorzystywać najbardziej ekonomiczne środki transportu. Do tej kategorii wydatków zaliczane są standardowe koszty związane z podróżami służbowymi, czyli np.: diety, zakwaterowanie, koszty dojazdu i powrotu (do miejsca/miejscowości i z miejsca/miejscowości, która jest celem podróży służbowej), koszty przejazdu (w obrębie miejscowości, która jest celem podróży służbowej).

17 Wkład niepieniężny Jako wkład niepieniężny uznać można: - udostępnienie pomieszczeń, - wyposażenia, - nieruchomości, - gruntów, - materiałów - lub nieodpłatną dobrowolną pracę (wolontariat). Beneficjent zobowiązany jest w takim przypadku do dołączenia metodologii wyliczenia wysokości wkładu niepieniężnego. Ponadto obowiązują następujące zasady: w przypadku wniesienia wkładu niepieniężnego w postaci gruntu lub nieruchomości, wartość wkładu musi być poświadczona przez niezależnego wykwalifikowanego rzeczoznawcę ds. wyceny lub przez upoważniony podmiot. wolontariat: wysokość stawki za godzinę zależy od stawek aktualnie obowiązujących i porównywalnych na lokalnym rynku pracy z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

18 Zakup nieruchomości Wydatek na zakup gruntu kwalifikuje się do wsparcia, jeśli łącznie spełnione zostaną następujące wymogi: beneficjent przedstawi opinię rzeczoznawcy, koszt przeniesienia własności gruntu nie może przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu ( w projektach związanych z ochroną środowiska może być wyższy procent, jeśli koordynator krajowy uzna). Wydatek związany z zakupem nieruchomości zabudowanej, która zostanie wykorzystana do celów realizacji projektu kwalifikuje się do wsparcia, do wysokości wartości nieruchomości potwierdzonej przez rzeczoznawcę.

19 Koszty budowy i robót dodatkowych Koszty robót dodatkowych są kwalifikowalne, jeśli odnoszą się do zakresu rzeczowego projektu zatwierdzonego umową o dofinansowanie oraz mieszczą się w maksymalnej kwocie wydatków kwalifikowanych określonej w umowie. W przypadku robót dodatkowych wykraczających poza zakres projektu określony umową o dofinansowanie, do czasu ewentualnej zmiany umowy, wydatki związane z wykonaniem takich robót nie mogą być uznane za kwalifikowane.

20 Zakup środków trwałych Wydatek na zakup środka trwałego, który będzie na stałe zainstalowany w projekcie, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków EFRR pod warunkami, że: środek ten będzie ujęty w ewidencji księgowej oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości, środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez beneficjenta. Dokumentem poświadczającym ten fakt może być oświadczenie sprzedawcy. Wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, który nie będzie na stałe zainstalowany w projekcie, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków EFRR w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym środek trwały będzie wykorzystywany do realizacji projektu.

21 Amortyzacja, patenty, licencje Koszty amortyzacji nieruchomości lub urządzeń mogą być uznane za wydatek kwalifikowalny, jeśli ich zakup nie był wydatkiem kwalifikowanym w ramach projektu. Zasady związane z obliczaniem kosztów amortyzacji określa ustawa o rachunkowości (Dz. U. 2002, nr 76, poz. 694 z późn. zm) w aktualnie obowiązującym brzmieniu. Koszty zakupu patentów i licencji są kwalifikowane, jeśli: będą używane przez podmiot/instytucję, które je zakupiły, należy je zaklasyfikować jako aktywa, które podlegają amortyzacji, zostały nabyte u osób trzecich na warunkach rynkowych w ten sposób, że kupujący nie mógłby zgodnie art. 3 rozporządzenia 139/2004 z dnia r. o kontroli nad łączeniem się przedsiębiorstw kontrolować sprzedawcy i na odwrót.

22 Koszty transakcji finansowych, inne koszty prawne i księgowe opłaty za międzynarodowe transakcje finansowe, opłaty bankowe za otwarcie i prowadzenie oddzielnego rachunku lub rachunków bankowych, jeśli realizacja projektu tego wymaga, koszty gwarancji udzielanych przez bank lub inną instytucję finansową, o ile gwarancje te są wymagane przepisami prawa, koszty porad prawnych, opłat notarialnych, koszty porad technicznych i finansowych, jeśli mają bezpośredni związek z realizacją projektu i są niezbędne do jego przeprowadzenia, koszty księgowości i biegłych rewidentów, o ile mają bezpośredni związek z realizacją projektu, są niezbędne do jego przeprowadzenia i dotyczą wymogów jednostki obsługującej przyznawanie wsparcia, opłaty ubezpieczeniowe środków trwałych, w stosunku do których istnieje wymóg prawny zakupu takiego ubezpieczenia.

23 Wydatki związane z organizacją spotkań, konferencji i seminariów Wydatki związane z organizacją spotkań, konferencji i seminariów muszą być ponoszone w sposób efektywny, tj. odpowiadający średnim cenom w miejscu i w czasie, w którym wydatek jest ponoszony. Kwota zawiera wszelkie wydatki związane z organizacją, w szczególności: koszty wynajmu sali, sprzętu multimedialnego, nagłośnienia i wyposażenia, koszty związane z przygotowaniem materiałów roboczych, koszty wyżywienia (catering), koszty opłat za jednokrotne wykorzystanie materiałów w przypadku, gdy nie ma potrzeby nabywania praw autorskich, wynajem środków transportu do przewozu uczestników, niezbędne ubezpieczenia. W uzasadnionych przypadkach kwalifikowalne są również koszty utrzymania uczestników spotkania (w tym uczestników spoza obszaru wsparcia).

24 Wydatki związane z informacją i promocją Beneficjent jest odpowiedzialny za informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy. Bardziej szczegółowe postanowienia na ten temat zawierają zapisy art. 8 i 9 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 (zobacz załącznik nr 2). Wydatki na ten cel są kwalifikowalne. Do wydatków związanych z informacją i promocją należą m.in. wydatki dotyczące publikacji, prowadzenia działalności informacyjno-promocyjnej oraz rozpowszechniania (promocji) efektów projektu. W przypadku materiałów promocyjnych, publikacji, broszur i publikacji prasowych należy zwrócić szczególną uwagę na efektywność wykorzystania środków.

25 Najważniejsze rodzaje wydatków niekwalifikowanych. 25

26 Wydatki niekwalifikowane Podatek obrotowy od towarów i usług podlegający odzyskaniu, Cło, Odsetki karne, odsetki od zadłużenia oraz od debetów, Grzywny, kary pieniężne, koszty procesowe, Zakup niespecjalistycznych pojazdów mechanicznych, w tym: samochodów osobowych, ciężarowych, autobusów, Wartości firmy, nieopatentowane know-how, Wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, który był współfinansowany ze środków wspólnotowych lub z dotacji krajowych w przeciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka trwałego przez beneficjenta, Nabycie przedmiotów z dziedziny sztuki i kolekcjonerstwa, Budowa i rozbudowa oraz modernizacja ośrodków sportowych17, Wynagrodzenia członków organów statutowych beneficjenta projektu wynikające z tytułu pełnienia tych funkcji np. kierownik jednostki, członek zarządu, prezes oraz w przypadku członków stowarzyszeń/związków zwrot nakładów własnych, Koszty związane z likwidacją instytucji beneficjenta, Wydatki na przyznanie nagród w konkursach.

27 Okres przechowywania dokumentów Partnerzy współpracy mają obowiązek przechowywania co najmniej do dnia 31 grudnia 2023 r. oryginałów dowodów i umów, jak również wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu i przyznaniem wsparcia, o ile nie został ustalony inny. Okres przechowywania ww. dokumentów, wynikający z przepisów dotyczących konkurencji, podatkowych lub innych np. dokumenty z udzieleniem pomocy publicznej muszą być przechowywane 10 lat od momentu jej udzielenia. Skrócenie tego okresu w ramach umowy o dofinansowanie nie jest dopuszczalne.

28 Trwałość W przypadku projektów zawierających elementy inwestycyjne (do których należą projekty infrastrukturalne oraz inne projekty, których dokonywany jest zakup sprzętu lub wyposażenia), partnerzy współpracy gwarantują, że przez okres 5 lat od zakończenia projektu zachowane zostaną cele projektu, na realizację których przyznane zostało wsparcie (okres trwałości). Środki trwałe, na które przyznane zostało wsparcie w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia muszą w przeciągu tego okresu pozostać przy partnerze współpracy, do którego dany wydatek został przypisany.

29 Zapewnienie finansowania Partnerzy współpracy muszą każdy w zakresie swojego wkładu dostarczyć potwierdzenie zabezpieczenia wkładu własnego i środków na wydatki niekwalifikowalne. Poza tym w związku z zasadą refundacji muszą potwierdzić dostarczane przez każdego osobno zabezpieczenie środków prefinansowania na łączną kwotę wydatków kwalifikowanych w dwóch kolejnych kwartałach, na które przypada największa część wydatków (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego oraz pozostałych jednostek sektora finansów publicznych).

30 Kwalifikowalność szczegółowa Dz Intensyfikacja wspieranie kontaktów gospodarczych i/lub naukowych Dz Poprawa warunków dla rozwoju przedsiębiorczości Zakup przedmiotów lub ich wykorzystanie jest kwalifikowalne jedynie wówczas, gdy w sposób konieczny służą one współpracy, nie zaś wykonywaniu zadań związanych z bieżącą działalnością Rozwój gospodarczy poprzez wymianę wiedzy (BiR) Wysokość wsparcia wynosi: - na inwestycje: dla średnich przedsiębiorstw zgodnie z definicją MŚP do 40% kosztów kwalifikowalnych, dla małych przedsiębiorstw zgodnie z definicją MŚP do 50% kosztów kwalifikowalnych, - na usługi doradcze do 75% kosztów kwalifikowalnych Górna granica wysokości wsparcia, które może otrzymać wnioskodawca wynosi euro na rok. Dofinansowanie przyznane na usługi doradcze wnioskodawcy nie może w ciągu trzech lat przekroczyć wysokości euro. Biorca technologii lub pośrednik technologii muszą mieć swoją siedzibę na terenie Województwa Lubuskiego i/lub Dolnośląskiego.

31 Kwalifikowalność szczegółowa Działania marketingowe Kwalifikowalne są m.in. koszty zatrudnienia ekspertów zewnętrznych na podstawie umowy zlecenia bądź innej opłaconej na podstawie przedstawionego rachunku lub faktury, koszty usług w postaci specjalistycznej pracy wykonanej przez zewnętrznego eksperta, a także szeroko pojęte koszty związane z konsultacjami, publikacjami i opiniami eksperckimi, koszty przeprowadzenia badań opinii publicznej, koszty zbierania, gromadzenia, przetwarzania i analizowania danych, Opracowanie koncepcji rozwojowych na rzecz turystyki trwałej we wspólnym obszarze przygranicznym Kwalifikowalne są m.in.: wystawianie poza obszarem wsparcia billboardów czy plakatów, których przekaz przynosi bezpośrednią korzyść obszarowi wsparcia, koszty udziału w prezentacji obszaru wsparcia na targach turystycznych odbywających się również poza obszarem wsparcia, koszty promocji integralnie związane z realizacją projektu, koszty organizacji imprez i kampanii promocyjnych, w tym koszty publikacji i dystrybucji materiałów promocyjnych (jeśli będą udostępniane bezpłatnie).

32 Kwalifikowalność szczegółowa Poprawa jakości usług w sektorze turystycznym a) Wprowadzenie wspólnych standardów jakościowych i systemów zarządzania jakością. b) Wymiana doświadczeń, szczególnie w celu zmniejszania deficytów informacji. c) Profesjonalne działania szkoleniowe służące zapewnieniu jakości w turystyce. d) Tworzenie transgranicznych sieci turystycznych. e) Stworzenie wspólnego systemu destination management Oferta turystyczna i system informacyjny Kwalifikowalne są koszty związane m.in. z: przeprowadzeniem badań opinii publicznej, zbieraniem, gromadzeniem, przetwarzaniem i analizowaniem danych, przygotowaniem, modyfikacją i aktualizacją strategii promocji - koszty realizacji działań informacyjno-promocyjnych, w tym: organizacja kampanii promujących, organizacja spotkań, warsztatów, seminariów, szkoleń i konferencji, realizacja i uczestnictwo w programach, spotach i audycjach radiowych, koszty udziału w prezentacji obszaru wsparcia na targach turystycznych, także odbywających się poza obszarem wsparcia;

33 Kwalifikowalność szczegółowa Działania w dziedzinie uzdrowiskowej Kwalifikowalne są m.in. koszty rozbiórki na gruntach będących własnością beneficjenta do wysokości 10% łącznych wydatków kwalifikowalnych. Do wydatków kwalifikowalnych nie zaliczają się: budowa basenów krytych, zwiększanie liczby miejsc noclegowych; inwestycje w zakresie spa; baseny hotelowe do celów wypoczynkowo-rozrywkowych a także wydatki w zakresie, z którego korzystają nie tylko kuracjusze, ale także szeroka publiczność bez skierowania lekarskiego Działania w zakresie struktury transportowo-komunikacyjnej W celu zagwarantowania pełnego efektu transgranicznego obszar wsparcia w części Polskiej dla realizacji przedsięwzięć infrastrukturalnych (infrastruktura drogowa i ochrona środowiska) obejmuje: na terenie województwa dolnośląskiego powiaty położone bezpośrednio przy granicy: zgorzelecki, bolesławiecki, lubański, lwówecki, złotoryjski, jeleniogórski oraz miasto na prawach powiatu Jelenia Góra, na terenie województwa lubuskiego powiaty położone bezpośrednio przy granicy: żarski i żagański.

34 Kwalifikowalność szczegółowa Działania w zakresie społeczeństwa informacyjnego Kwalifikowalne są m.in.: - budowa, modyfikacja, rozwój i utrzymanie portali internetowych, - hosting i utrzymanie domen, - uruchomienie i utrzymanie serwisów informacyjnych, Należy przedłożyć założenia techniczne interfejsu danych Ochrona i poprawa stanu środowiska przyrodniczego Obejmuje wyłącznie: - na terenie województwa dolnośląskiego powiaty położone bezpośrednio przy granicy: zgorzelecki, bolesławiecki, lubański, lwówecki, złotoryjski, jeleniogórski oraz miasto na prawach powiatu Jelenia Góra, - na terenie województwa lubuskiego powiaty położone bezpośrednio przy granicy: żarski i żagański.

35 Kwalifikowalność szczegółowa Projekty kształcenia transgranicznego w kontekście gospodarki i życia społecznego. Wsparcie na cele: mobilność, zakwaterowanie, studia za granicą dla studentów w ramach kooperacyjnych programów studiów zawierających obowiązkowe pobyty zagraniczne w kraju sąsiednim może wynosić do 500 euro przypadających na studenta miesięcznie Transgraniczne projekty edukacyjne - lit. d) i e) W uzasadnionych przypadkach za kwalifikowalne będą uznawane koszty utrzymania i zakwaterowania uczestników spotkania (wyżywienie będzie kosztem kwalifikowalnym jedynie w przypadku, gdy nie zostało ujęte w dietach uczestników). Kwalifikuje się koszt udziału w spotkaniu uczestników spoza obszaru wsparcia. - lit. g) Kwalifikowalne są wydatki rodziców podejmujących uczniów w ramach projektów wymiany do wysokości 10 euro dziennie przypadających na ucznia pod warunkiem, że Beneficjentem projektu jest szkoła lub organ ją prowadzący.

36 Kwalifikowalność szczegółowa Oferta w dziedzinie kultury i sztuki Kwalifikowane są m.in.: wydarzenia kulturalne (np. wystawy, festiwale, spotkania tematyczne) tworzące trwałą współpracę, służą zainicjowaniu cyklu oraz zacieśnieniu współpracy, honoraria artystów do 40 % kosztów kwalifikowalnych wydarzenia z udziałem artysty37 Kwalifikowalne nie są m.in: nagrody, jeśli nie są oznakowane jako finansowane ze środków UE, przyznawanie stypendiów, koszty nabycia praw autorskich, jeśli nie są konieczne dla realizacji celów projektu, materiały z zakresu pedagogiki muzealnej muszą być wykonane w wersji dwu - lub wielojęzycznej (co najmniej w języku polskim i niemieckim), dokumentacje i publikacje należy sporządzać w wersji wielojęzycznej lub opatrzyć je streszczeniem tekstu w tłumaczeniu (co najmniej w języku polskim i niemieckim).

37 Kwalifikowalność szczegółowa Działania transgraniczne w zakresie bezpieczeństwa publicznego Kwalifikowalne są m.in. koszty zakupu pojazdów specjalistycznych, gdy ich zakup ma istotne znaczenie dla powodzenia realizacji projektu i w adekwatny sposób uzupełnia dalsze działania w ramach projektu, ubezpieczenie pojazdu zawarte na okres realizacji projektu, koszty leasingu pojazdów,

38 Kwalifikowalność szczegółowa Transgraniczne koncepcje w dziedzinie ratownictwa, ochrony przed katastrofami i ochrony przeciwpożarowej Kwalifikowalne są m.in. koszty związane z zapewnieniem bezpieczeństwa przesyłania danych (np. systemy firewall, antywirusowe, kontroli dostępu do zasobów systemu), koszty zakupu pojazdów wykorzystywanych przez służby ratownicze i porządkowe przewidziane do celów współpracy transgranicznej, ubezpieczenie pojazdu zawarte na okres realizacji projektu, koszty leasingu pojazdów, Wydatek niekwalifikowalny: zakup niespecjalistycznych samochodów osobowych, busów, autobusów

39 Zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków Dodatkowo w przypadku polskich partnerów współpracy mają zastosowanie Wytyczne krajowe dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach , o ile zawierają one bardziej szczegółowe zapisy lub ograniczenia.

40 Wytyczne krajowe Do dofinansowania w przypadku wszystkich programów współpracy transgranicznej kwalifikują się tylko wydatki bezpośrednio związane z realizacją projektu wykazującego wyraźny efekt transgraniczny. Zgodnie z postanowieniami art. 57 Rozporządzenia Ogólnego trwałość projektu współfinansowanego ze środków funduszy strukturalnych musi być zachowana przez okres pięciu lat od zakończenia projektu. Projekt uznaje się za zakończony jeśli zostały spełnione jednocześnie następujące warunki: a) działania w ramach projektu zostały faktycznie przeprowadzone; b) wszystkie wydatki zostały zapłacone przez beneficjenta; c) wkład publiczny został wypłacony beneficjentowi

41 Wytyczne krajowe Przez zachowanie trwałości projektu rozumie się brak poddawania projektu tzw. znaczącym modyfikacjom tj.: a) modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz b) wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej. Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b. Warunki dotyczą w szczególności projektów infrastrukturalnych oraz projektów, w których dokonywane są zakupy inwestycyjne. Wydatki poniesione na rzecz projektu, który zostanie poddany znaczącym modyfikacjom, będą objęte procedurą odzyskiwania zgodnie z art Rozporządzenia Ogólnego oraz art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

42 Wytyczne krajowe 1) Wydatki uznaje się za kwalifikowalne wyłącznie wtedy, gdy zostały poniesione w związku z realizacją projektu zatwierdzonego do dofinansowania zgodnie z zasadami obowiązującymi w ramach Programu i decyzjami KM. 2) Wnioskodawca powinien zaplanować w swej propozycji projektu realne i faktyczne wydatki, które są niezbędne do przeprowadzenia projektu. 3) Tylko wydatki faktycznie poniesione w trakcie trwania realizacji projektu i udokumentowane mogą zostać uznane za kwalifikujące się do refundacji.

43 Wydatki takie muszą być: Wytyczne krajowe a) uwzględnione w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu oraz zgodne z terminami kwalifikowalności wydatków określonymi w tej umowie/decyzji, b) zgodne z zasadami właściwego zarządzania finansami, szczególnie efektywności kosztów, c) odpowiednio zaksięgowane u beneficjenta (odrębna ewidencja księgowa, np. dla celów projektu należy prowadzić wyodrębnioną ewidencję analityczną opisaną w polityce rachunkowości jednostki), możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz potwierdzone oryginałami dokumentów księgowych. d) W przypadku realizacji projektu przez jednostkę organizacyjną, zakład budżetowy lub gospodarstwo pomocnicze beneficjenta, ww. podmioty powinny być wymienione we wniosku o dofinansowanie projektu i/lub umowie/decyzji o dofinansowanie projektu (obok nazwy beneficjenta) jako podmiot realizujący projekt i prowadzić ewidencję księgową. W przypadku gdy projekt będzie realizowany przez beneficjenta ostatecznego, a część kosztów została poniesiona przez jednostkę organizacyjną, zakład budżetowy lub gospodarstwo pomocnicze, wydatki powinny być refakturowane na Beneficjenta ostatecznego i zarejestrowane w jego wyodrębnionej ewidencji księgowej.

44 Wytyczne krajowe Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta przed złożeniem raportu z postępu realizacji projektu. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Wyjątek stanowią amortyzacja oraz wkład niepieniężny. 1) Wydatek dokonany w drodze kompensaty należności od określonego podmiotu i zobowiązań wobec tego podmiotu uważa się za poniesiony, jeśli podmiot ten uznał kompensatę. 2) Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. W przypadkach, gdy potwierdzenie poniesienia wydatków ww. dokumentami nie jest możliwe, dowodem zapłaty jest dokument określony przez IZ.

45 Wytyczne krajowe Respektowane są dowody księgowe przedkładane przez beneficjenta projektu, wystawione w obcej walucie i w obcym języku, opisane i zatwierdzone przez uprawnionego przedstawiciela beneficjenta. Przewalutowanie dowodu księgowego na PLN w celu rejestracji księgowej powinno nastąpić po kursie zgodnym z prowadzoną u beneficjenta polityką rachunkowości. Tłumaczenia dowodu księgowego wymaga się tylko w uzasadnionych sytuacjach, kiedy jest niezbędne do ustalenia kwalifikowalności poniesionego wydatku Rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe za wydatki ponoszone w ramach projektu wystawiane na jednostkę organizacyjną podległą właściwemu beneficjentowi projektu mogą być uznawane przy raporcie z postępu realizacji projektu, podobnie jak umowa cywilnoprawna zawarta przez taką jednostkę organizacyjną z osobami fizycznymi / pracownikami w ramach realizacji projektu zgodnie z zapisami przyjętego wniosku projektowego.

46 Zakaz podwójnego finansowania Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: a) zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków EFRR, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.); b) zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego z EFRR; c) zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; d) otrzymanie refundacji ze środków EFRR na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki

47 Ocena kwalifikowania wydatków W trakcie realizacji projektu wydatek podlega sprawdzeniu pod kątem zgodności z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy/decyzji o dofinansowanie projektu, bądź z zatwierdzonym budżetem projektu (w tym wcześniej zadeklarowanego stanu), w szczególności w zakresie podwójnego dofinansowania oraz kwalifikowalności VAT, kontrola prowadzona jest w ramach Weryfikacji dokumentacji (po każdorazowym złożeniu przez beneficjenta dokumentów do poświadczenia/refundacji) oraz w ramach kontroli projektu na miejscu realizacji lub w siedzibie beneficjenta (w tym w formie wizyt monitorujących). Po zakończeniu realizacji projektu w ramach kontroli trwałości.

48 Wydatki kwalifikowane a) koszty tłumaczenia dokumentów, które przez IZ wymagane są w języku/ach Programu np. koszty tłumaczenia wniosku projektowego, niektórych wymaganych załączników; umowy partnerskiej/porozumienia partnerskiego, raportów z realizacji postępu projektu, ewentualnie załączonej do nich dokumentacji; b) opłaty pobierane za transakcje finansowe (krajowe i międzynarodowe), szczególnie przy przekazywaniu środków między beneficjentem wiodącym a pozostałymi beneficjentami projektu; c) opłaty bankowe za otwarcie i prowadzenie oddzielnego rachunku bankowego lub rachunków bądź wyodrębnionego subkonta na rachunku bankowym beneficjenta w przypadku, gdy wymaga tego realizacja projektu; d) opłaty za doradztwo prawne, opłaty notarialne, koszty ekspertyz finansowych i technicznych, jeżeli są bezpośrednio związane ze współfinansowanym projektem i niezbędne do jego przygotowania lub realizacji;

49 Wydatki kwalifikowane e) koszty rachunkowości lub audytu, jeżeli wynikają z wymagań nałożonych przez IZ; f) koszty gwarancji świadczonych przez bank lub inną instytucję finansową oraz wydatki poniesione na instrumenty zabezpieczające realizację umowy/decyzji o dofinansowanie projektu kwalifikują się w stopniu, w jakim są wymagane przez krajowe lub wspólnotowe przepisy prawne.

50 Wydatki kwalifikowane Wydatki organów władzy publicznej związane z przygotowaniem lub realizacją projektów: a) koszty profesjonalnych usług świadczonych przez organy władzy publicznej inne niż beneficjent ponoszone w trakcie przygotowania lub realizacji danego projektu; b) koszty świadczenia usług związanych z przygotowaniem i realizacją projektu, ponoszone przez organ władzy publicznej, który sama jest beneficjentem i który realizuje projekt na własny rachunek bez korzystania z pomocy zewnętrznych usługodawców. 3) Organy władzy publicznej poświadcza koszty, o których mowa w pkt 2 lit. a), na podstawie dokumentów, które umożliwiają identyfikację kosztów rzeczywiście poniesionych przez tę jednostkę w odniesieniu do danego projektu. Koszty te są kwalifikowalne, jeżeli są kosztami dodatkowymi i odnoszą się do wydatków rzeczywiście i bezpośrednio poniesionych na współfinansowany projekt lub wydatków na wkłady niepieniężne. Wydatki te muszą być poświadczone odpowiednimi dokumentami, które umożliwiają identyfikację kosztów rzeczywiście poniesionych przez odnośny organ władzy publicznej lub wniesionych przez niego wkładów niepieniężnych

51 Wydatki wspólne Wydatki wspólne kwalifikują się do współfinansowania pod warunkiem, że: 1) rodzaj i typ wydatków został uzgodniony w umowie partnerskiej/porozumieniu partnerskim lub innym porozumieniu; 2) umowa partnerska/porozumienie partnerskie określa jakiego działania lub celu projektu wydatki te dotyczą; 3) podział wydatków wspólnych został dokonany za pomocą transparentnej i sprawiedliwej metody, zaakceptowanej przez kontrolerów I stopnia; 4) zostały spełnione wszystkie inne warunki kwalifikowalności wydatków w tym w szczególności zasady udzielania zamówień publicznych; 5) uprawniony kontroler I stopnia z państwa, w którym wydatki wspólne zostały poniesione i zapłacone wydał certyfikat potwierdzający kwalifikowalność wydatków. Beneficjent wiodący dodaje potwierdzone części kosztów do wydatków każdego z beneficjentów będących płatnikami i sporządza raport z postępu realizacji projektu. Wszystkie wydatki podlegające podziałowi kosztów muszą być umieszczone w Raporcie z postępu realizacji projektu, w okresie płatności dokonanej przez beneficjenta, który poniósł wydatki wspólne.

52 Koszty przygotowawcze a) przygotowaniem wymaganych załączników do wniosku o dofinansowanie (w tym dokumentacji technicznej np. studium wykonalności, oceny oddziaływania na środowisko, map lub szkiców lokalnych sytuujących projekt oraz innej niezbędnej dokumentacji technicznej i finansowej), o ile ich opracowanie jest niezbędne do przygotowania projektu lub wymagane przez prawo krajowe, wspólnotowe lub przez IZ; b) sporządzeniem umowy partnerskiej/porozumienia partnerskiego; c) sporządzeniem tłumaczeń wniosku oraz załączników, które zgodnie z instrukcją sporządzenia wniosku należy złożyć w języku/ach Programu; d) organizacją i udziałem beneficjentów w spotkaniach dotyczących przygotowania i opracowania projektu, np. spotkań poprzedzających złożenie wniosku, jak również spotkań dotyczących przygotowania i podpisania umowy partnerskiej/porozumienia partnerskiego (obejmują koszty organizacji spotkań, podróży służbowych jak również tłumaczeń na spotkaniach), które miały miejsce przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków w projekcie; e) przygotowaniem dokumentacji związanej z wdrażaniem mikroprojektów w ramach Funduszu Małych Projektów i projektów sieciowych.

53 Koszty przygotowawcze Koszt zatrudnienia personelu jest kwalifikowalny pod warunkiem, że pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przy realizacji projektu i kiedy można wykazać, że ich udział w realizacji jest niezbędny i w sposób zasadniczy przyczynia się do osiągnięcia jego rezultatów. Koszty osobowe stanowią wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z projektem. Stawki płacowe dla personelu realizującego projekt i koszty w relacji do projektu nie mogą znacznie przekraczać wartości wynagrodzenia zwykle wypłacanego przez Beneficjenta pracownikowi na podobnym stanowisku, ani średniego wynagrodzenia za podobną pracę.

54 Podstawą uznania kosztu zatrudnienia za kwalifikowalny jest przedłożenie: - umowy o pracę, Koszty przygotowawcze - opisu stanowiska lub zakresu obowiązków, określających obowiązki i wymiar etatu pracownika w zakresie realizacji projektu. Karta czasu pracy (sporządzona zgodnie ze wzorem zawartym w dokumentach programowych wymagana jest w następujących przypadkach: a) gdy opis stanowiska lub zakres obowiązków nie zawiera informacji na temat proporcji w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją zadań w projekcie, b) gdy wynagrodzenie pracownika zostało ujęte w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, c) w celu prawidłowego rozliczenia kosztów zatrudnienia pracownika oddelegowanego, chyba że pracownik został oddelegowany do pracy przy projekcie w pełnym wymiarze godzin.

55 Koszty przygotowawcze W przypadku umów zlecenie/o dzieło na wykonywanie zadań związanych z projektem, także rozliczanych w systemie godzinowym, karta czasu pracy nie jest wymagana. Kwalifikowalne są również (w kategorii usługi zewnętrzne): a) zlecenia zewnętrzne usług podmiotom zewnętrznym, w tym prowadzącym działalność gospodarczą (np. tłumaczenia, ekspertyzy, opracowania); b) zlecenia zewnętrzne usług osobom fizycznym (umowy zlecenia i o dzieło pracowników własnych partnera i zewnętrznych).

56 Koszty przygotowawcze Koszt zakupu środka trwałego nie będzie wydatkiem kwalifikowanym jeśli środek trwały nie będzie stanowił produktu projektu lub jego ekonomiczne wykorzystanie będzie wykraczało poza zakres realizacji projektu. W tej sytuacji kwalifikowany będzie koszt odpisów amortyzacyjnych za okres od daty zakupu środka trwałego do zakończenia projektu Jeżeli projekt generuje dochód należy odjąć wysokość dochodu netto od kosztów kwalifikowanych projektu całkowicie lub proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się projekt realizowany w ramach Programu.

57 Koszty przygotowawcze Jeżeli zapisy dokumentów programowych nie stanowią inaczej środki (wpływy) uzyskane w związku z dofinansowywanym projektem (sprzedaż usług oraz inne równoważne wpływy) nie pomniejszają kwoty całkowitej kosztów kwalifikowanych, jeśli zostały wykorzystane w celu sfinansowania wymaganego wkładu własnego na realizację projektu. Możliwość wniesienia wymaganego wkładu własnego na realizację projektu ze środków wygenerowanych w projekcie istnieje dla projektów nieinwestycyjnych, o całkowitej wartości poniżej 1 mln euro, o ile w projektach tych nie ma miejsca zakup środka trwałego o wartości powyżej 50 tys. EUR oraz wkład własny nie jest zapewniony poprzez wniesienie wkładu niepieniężnego

58 58 Księgowe zasady rozliczania Przepisy art. 60 lit. d) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. L. 210 z , str. 25) wprowadzają wymóg, aby beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków jest warunkiem zawartym w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu

59 59 Księgowe zasady rozliczania Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektem, beneficjentów można podzielić na 2 grupy: 1) beneficjentów prowadzących pełną księgowość; 2) pozostałych beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości

60 60 Księgowe zasady rozliczania W przypadku beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego Kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca: /rok. Zestawienie kumulatywne obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań.

61 61 Księgowe zasady rozliczania Każdy beneficjent jest zobowiązany niezależnie od formy rozliczenia do wykonywania zestawień na podstawie faktycznie zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgowych, a nie na podstawie dokumentów pozostających w postaci roboczej (możliwej do modyfikacji). Zestawienie wykonane na podstawie danych roboczych nie gwarantuje bowiem, że dane te są ostatecznie i trwale ujęte w księgach rachunkowych umożliwiając sprawowanie kontrolnej funkcji rachunkowości w stosunku do środków projektów.

62 62 Zabezpieczenie kontrolnej funkcji rachunkowości Funkcja kontrolna rachunkowości jest możliwa dzięki odpowiednio sporządzonej i archiwowanej dokumentacji zapisów księgowych. Funkcja ta umożliwia określenie w szczególności poniesionych kosztów, wydatków, przychodów, zgodności postępu realizacji dotacji z harmonogramem i budżetem Pomoże wykryć nieprawidłowości i nadużycia w projektach. Umożliwia ciągłą kontrolę rozrachunków z kontrahentami, pracownikami i urzędami publicznymi.

63 63 Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości środków pomocowych Polityka rachunkowości Dokumenty programowe, a wśród nich: Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków Zasady sprawozdawczości Zasady kontroli

64 64 Zasady funkcjonowania kont wykorzystywanych w rachunkowości przez JST Art. 39 UFP Dochody publiczne, wydatki publiczne i przychody oraz środki europejskie klasyfikuje się, z zastrzeżeniem ust. 2, według: 1) działów i rozdziałów określających rodzaj działalności; 2) paragrafów określających rodzaj dochodu, przychodu lub wydatku oraz środków europejskich. 2. Wydatki publiczne klasyfikuje się również według dodatkowej klasyfikacji określającej kody wydatków strukturalnych. Jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w UFP.

65 65 Zasady funkcjonowania kont Na potrzeby każdego projektu tworzy się konta analityczne zgodne z budżetem zadaniowym tego wniosku o dofinansowanie. Należy odróżnić księgowo źródła finansowania zadań projektowych. Środki krajowe, finansowanie z budżetu środków europejskich czy innych źródeł bezzwrotnych dodając czwartą cyfrę do numeru konta.

66 66 Dwuwalutowość ewidencji Co do zasady, niezależnie od źródła finansowania wydatków w projekcie, jednostki sektora finansów publicznych powinny księgować: - wydatki publiczne według proporcji max 85% (finansowanie z funduszy strukturalnych budżet środków europejskich) - z czwartą cyfrą 7 - lub 8 (w przypadku projektów pomocy technicznej), prefinansowanie krajowe, środki Wspólnej Polityki Rolnej, Europejskiego Funduszu Rybackiego z wyłączeniem budżetu środków europejskich, Funduszu Spójności, funduszy strukturalnych - oraz min 15% (współfinansowanie krajowe) - z czwartą cyfrą 9, w przypadku gdy, proporcja wyznaczona w danym projekcie nie jest zachowana na poziomie każdego dokumentu księgowego, proporcja ta powinna zostać zachowana w projekcie na koniec okresu realizacji projektu. Przedmiotowa proporcja powinna być zachowana do dwóch miejsc po przecinku na poziomie projektu.

67 67 Ewidencja czasu pracy, amortyzacji oraz przebiegu pojazdu Ewidencja czasu pracy listy obecności, karty czasu pracy, harmonogramy pracy z wykazaniem liczby godzin pracy, urlopu, zwolnienia chorobowego, zasiłku macierzyńskiego, części etatu, Amortyzacja odpisy zgodne z tabelami ustawowymi lub wynikające z Polityki rachunkowości beneficjenta Ewidencja przebiegu pojazdu o ile dotyczy samochodu służbowego wykorzystywanego na cele projektowe, powinien być wskazany dzień, godziny, przejechane kilometry, miejsca odwiedzane, cel wyjazdu

68 68 Ewidencja środków trwałych Ewidencję środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych prowadzi się w książkach środków trwałych ( ) w sposób umożliwiający: identyfikację każdego przedmiotu miejsc ich użytkowania osób za nie odpowiedzialnych nazwy projektu, z którego zostały zakupione

69 69 Ujęcie przychodów z dotacji projekty generujące dochód Wydatki kwalifikowalne poniesione w związku z realizacją projektu generującego dochód nie mogą przekroczyć bieżącej wartości kosztu inwestycji pomniejszonej o bieżącą wartość dochodu netto z inwestycji w okresie referencyjnym. W przypadku, gdy nie wszystkie koszty inwestycji kwalifikują się do współfinansowania, dochód zostaje przyporządkowany proporcjonalnie do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych części kosztu inwestycji. Kalkulacja oczekiwanego dochodu netto z inwestycji dokonywana jest w studium wykonalności lub biznes planie przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. Metodologia obliczania i monitoringu(odrębne wytyczne dotyczące projektów generujących dochody). Nie dotyczy projektów z pomocą publiczną

70 70 Ujęcie przychodów z dotacji projekty generujące dochód Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów (tj. wpływu środków finansowych w ramach projektu pochodzących ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat nie będących wkładem własnym w projekcie), które powstaną w związku z realizacją projektu. Przychód stanowią również kary umowne z tytułu nieprawidłowej realizacji umowy zawartej z wykonawcą lub innej umowy związanej z realizacją projektu (np. umowy z uczestnikami projektu) w przypadku gdy są zwracane na rachunek beneficjenta. Kwota kary umownej nie stanowi przychodu, gdy służy pokryciu zwrotu środków, dla podmiotu będącego stroną umowy, do którego beneficjent jest zobowiązany w związku z nieprawidłowościami w realizacji umowy przez wykonawcę lub uczestnika projektu

71 71 Ujęcie przychodów z dotacji projekty generujące dochód Ujęcie dotacji w ewidencji bilansowej powinno nastąpić dopiero w momencie faktycznego otrzymania środków pieniężnych. W zależności od przepisów systemowych podmioty gospodarcze otrzymane przychody z tytułu dotacji powinny ewidencjonować albo metodą kapitałową albo metodą wynikową

72 72 Ujęcie przychodów z dotacji projekty generujące dochód Metoda wynikowa dotacje unijne wykazywane są w wyniku finansowym, w pozycji przychodów operacyjnych w jednym lub kilku okresach sprawozdawczych. Metoda kapitałowa księgowanie dotacji unijnych jako zwiększenie kapitału (funduszu) własnego jednostki otrzymującej dotację na podstawie przepisów systemowych regulujących zasady gospodarki finansowej danej grupy jednostek na przykład publicznych zakładów opieki zdrowotnej, instytucji kulturalnych, uczelni wyższych.

73 73 Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są w szczególności: faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty (w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. zapłacono gotówką lub forma płatności gotówka ) lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta;