SPRAWOZDANIE Z WYNIKÓW SAMOOCENY

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z WYNIKÓW SAMOOCENY Niniejszy dokument stanowi podsumowanie informacji zebranych w wyniku przeprowadzenia samooceny w Urzędzie. Proces samooceny został zrealizowany zgodnie z metodą CAF Urząd poddano ocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie wyników oceny określono działania wymagające poprawy oraz mocne strony Urzędu. GRUPA SAMOOCENY Lp. Imię nazwisko 1 Małgorzata Mróz 2 Urszula Lech 3 Aleksandra Kwaśniak 4 Stanisława Piekarz 5 Sabina Turek 6 Dariusz Lech 7 Józef Kuboń 8 Wojciech Kasperowicz 9 Anna Guzy Stanowisko Sekretarz Gminy Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością Kierownik Referatu Inwestycji Gminnych i Gospodarki Kierwonik USC/ Inspektor ds. kadr Inspektor ds. obsługi organów gmin Inspektor ds. informatyki i promocji Inspektor ds. ochrony środowiska Inspektor ds. księgowości budżetowej Kierownik Referatu Organizacyjno Administracyjnego i SPIS TREŚCI Wyniki oceny punktowej poszczególnych kryteriów 2. Obszary wymagające usprawnień 3. Mocne strony

2 POWRÓT WYNIKI OCENY PUNKTOWEJ POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW Nr Przywództwo Kryterium Ocena kryetrium szczeg. 1 Wytyczanie kierunków działania urzędu poprzez sformułowanie jego misji, wizji i wartości 85 2 Rozwijanie i wdrażanie systemu zarządzania urzędem, jego działaniami i zmianą 80 3 Motywowanie i wspieranie pracowników w urzędzie oraz inspirowanie ich własnym przykładem 85 4 Zarządzanie relacjami z politykami i innymi stronami zainteresowanymi w celu rozbudzenia (osiągnięcia) wspólnego poczucia odpowiedzialności 2 Strategia i planowanie 2.1 Uzyskiwanie informacji o obecnych i przyszłych potrzebach zainteresowanych stron Opracowanie strategii i planów oraz dokonywanie ich przeglądu i aktualizacji z uwzględnieniem potrzeb stron zainteresowanych i dostępnych zasobów 2.3 Realizowanie strategii i planów w całym urzędzie Planowanie, realizowanie i analizowanie działań modernizacyjnych i innowacyjnych Pracownicy Planowanie, zarządzanie i doskonalenie zasobów ludzkich w zakresie strategii i planowania w sposób przejrzysty Określanie, rozwijanie i wykorzystywanie kompetencji pracowników przez dopasowanie celów indywidualnych i organizacyjnych 3.3 Angażowanie pracowników przez rozwój dialogu i upodmiotowienia Partnerstwo i zasoby 4.1 Rozwijanie i realizowanie stosunków z kluczowymi partnerami Rozwijanie relacji i współpracy z obywatelami/klientami Zarządzanie finansami Gospodarowanie wiedzą Zarządzanie technologią Zarządzanie budynkami i majątkiem Procesy 5.1 Określanie, kształtowanie, zarzadzanie i bieżące usprawnianie procesów Opracowywanie i dostarczanie produktów i usług nakierowanych na klientów/obywateli Wprowadzanie innowacji do procesów z udziałem klientów/obywateli Ocena kryterium 82,5 84,5 85,0 83,3 84,0 Ocena Potencjału/ Wyników

3 Kryterium POTENCJAŁU - podsumowanie 83,87 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 6.1 Wyniki pomiarów satysfakcji obywateli/ klientów Wyniki innych pomiarów relacji z obywatelami/ klientami Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 7.1 Wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników Wyniki innych pomiarów relacji z pracownikami Społeczne wyniki działalności 8.1 Wyniki pomiarów postrzegania przez zainteresowane strony rezultatów urzędu w zakresie wpływu na społeczeństwo 8.2 Ustanowione przez urząd wskaźniki oddziaływania na społeczeństwo Kluczowe wyniki działalności 9.1 Wyniki zewnętrzne: porównanie osiągniętych rezultatów i efektów do zakładanych celów Wyniki wewnętrzne ,5 68,5 68,0 70,5 Kryterium WYNIKÓW - podsumowanie 69,13 PUNKTACJA ŁĄCZNA: 152,99

4 Przywództwo 100,0 82,5 Kluczowe wyniki działalności 70,5 84,5 Strategia i planowanie Społeczne wyniki działalności 68,0 0,0 85,0 Pracownicy Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 68,5 83,3 Partnerstwo i zasoby 69,5 Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 84,0 Procesy Przywództwo 82,5 Strategia i planowanie 84,5 Pracownicy 85,0 Partnerstwo i zasoby 83,3 Procesy 84,0 Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 69,5 Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 68,5 Społeczne wyniki działalności 68,0 Kluczowe wyniki działalności 70,5 suma 695,83

5 2. OBSZARY WYMAGAJACE USPRAWNIEŃ Nr kryterium Lp. Obszary wymagające usprawnień Świadectwa Propozycje działań doskonalących szczegółowego Przywództwo Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Ustalanie priorytetów działań Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet Nr planu doskonalenia Samoocena dowody w kryterium 2, 2.2 Ponowna samoocena CAF wysoki 2. System antykorupcyjny dowody w kryterium 1 Okreslenie obszrów konfliktu interesów, budowa systemu antykorupcyjnego wysoki 3. Zarządzania jakością dowody w kryterium 2, 5.1 Recertyfikacja ISO wysoki 2. Startegia i planowanie Strategia Rozwoju Gminy Wierzchosławice dowody w kryterium 1 Poprawa monitorowania średni 2. Plan Zagospodarowania Przestrzennego dla Gminy Wierzchosławice dowody w kryterium 1 Brak planu zagospodarowania dla całej Gminy niski 3. Pracownicy Kompetencje pracowników dowody w kryterium 3.2, 3.3 Szkolenia ogólne i specjalistyczne 2. Pomieszczenie socjalne dla pracowników dowody w kryterium 3.1 zagospodarowanie wolnego pomieszczenia biurowego na pomieszczenie socjalne dla pracowników 3. Punkt Obsługio Klienta dowody w kryterium 3.2 Przeszkolenie pracownika z zakresu obsługi języka migowego Dostęp do wiedzy dowody w kryterium Modernizacja urządzeń technicznych dowody w kryterium 4.5, Partnerstwo i zasoby Dostęp do portali specjalistycznych licencja na oprogramowanie typu LEX Nagłośnienie, kamera HD, elektroniczny obieg dokumentów wysoki 3. Modernizacja wyposażenia budynku urzędu dowody w kryterium 4.6 Klimatyzacja, modernizacja serwerowni i infrastruktury sieciowej 4. Komunikacja zewnętrzna dowody w kryterium 4.2 Opracowanie systemu jednolitej identyfikacji wizualnej

6 5. Poprawa gospodarowania majątkiem dowody w kryterium 4.6 Komputerowa inwentaryzacja środków trwałych 5. Procesy Usługi skierowane do obywateli dowody w kryterium 5.2, 5.3 Uruchomienie dodatkowych dwóch usług na platformie epuap 2. Usługi skierowane do obywateli dowody w kryterium 5.2 Modernizacja techniczna punktu obsługi klienta 3. Usługi skierowane do obywateli dowody w kryterium 5.2 Uruchomienie punktu potwierdzania profilu zaufanego 4. Kontrola zarządcza dowody w kryterium 5.1 Zarządzanie ryzykiem 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami Badanie klientów zewnętrznych dowody w kryterium 6.1 Zmiana (modernizacja) ankiety wysoki 2. Komunikacja zewnętrzna dowody w kryterium 5.2 Aktualizacja informatora dla obywateli 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami Badanie satysfakcji pracowników dowody w kryterium Społeczne wyniki działalności Ankieta elektroniczna umieszczona w sieci wewnętrznej średni Ochrona środowiska dowody w kryterium 8.2 Zbieranie śmieci wielkogabarytowychj 2. Kampanie społeczne dowody w kryterium 8.1 Udział w kampaniach społecznych z zakresu przeciwdziaania alkoholizmowi, narkomanii i przeciwdziałania przemocy w rodzinie wysoki 3. Programy zdrowotne dowody w kryterium 8.2 Zakup szczepionek np. przeciw grypie niski 9. Kluczowe wyniki działalności Poprawa w dostępie mieszkańcow gminy do korzystania z elektronicznych uslug w urzędzie dowody w kryterium 9.2 Powiększenie liczby podpisow certyfikowanych, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentow

7 POWRÓT 3. MOCNE STRONY Lp. Mocne strony Świadectwa Nr kryterium szczegółowego Opis dobrej praktyki Tytuł/ nazwa dobrej praktyki Przywództwo Pięć umów partnerskich tj. trzy z Gminami zagranicznymi (Węgry, Czechy, Słowacja) i dwie z polskimi Gminami (Gmina Postomino woj. zachodniopomorskie i Gmina Gizałki woj. wielkopolskie). Celem partnerstwa jest przyjacielska, równoprawna współpraca polegająca na wymianie doświadczeń na gruncie społecznym i gospodarczym podczas spotkań przedstawicieli władz lokalnych, samorządów, szkół, organizacji społecznych, grup zawodowych i lokalnej społeczności. M.in. wymiany kulturalnej i promocyjnej Zespołów Pieśni i Tańca ale również organizacji kolonii letnich dla dzieci szkół podstawowych i młodzieży gimnazjalnej nad polskim morzem oraz na Węgry Startegia i planowanie Aktualna Strategia Rozwoju Gminy Wierzchosławice na lata przyjęta Uchwałą Rady Gminy Wierzchosławice Nr XXXII/200/09 z dnia Aktualna Strategia Integracji i Rozwiązywania Problemów Społecznych w Gminie Wierzchosławice na lata przyjęta Uchwałą Rady Gminy Wierzchosławice Nr XXXVII/218/09 z dnia r Aktualny Program Ochrony Środowiska dla Gminy Wierzchosławice na lata przyjęty Uchwałą Rady Gminy Wierzchosławice Nr XXXIV/185/05 z dnia r. 1

8 4. Aktualny Plan Gospodarki Odpadami dla Gminy Wierzchosławice na lata przyjęty Uchwałą rady Gminy Wierzchosławice Nr XXXV/195/05 z dnia r Aktualny Gminny Program PrzeciwdziaPrze,ocy w Rodzinie i Ochrony Ofiar Przemocy w Gminie Wierzchosławice na lata przyjęty Uchwałą Rady Gminy Wierzchosławice Nr XLI/ z dnia r. 3. Pracownicy 1 Do istniejącego budynku urzędu dobudowano windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych. Winda wyjeżdża z poziomu parkingu na każdą kondygnację i jest ogromnym udogodnieniem dla osób, które poruszają się na wózkach i wszystkie urzędowe sprawy musiały do tej pory załatwiać przez pełnomocników. Wybudowanie windy to główny etap likwidacji barier architektonicznych dla osób niepełnosprawnych ale także starszych, mających problem z poruszaniem się. Winda to jeden z celów jakości jakie realizuje Urząd dla zadowolenia klientów. 4. Partnerstwo i zasoby 4.6

9 5. Procesy Kącik Malucha dla dzieci, których opiekunowie załatwiają sprawy urzędowe w Gminie. Pomysł utworzenia zrodził się z obserwacji faktu, że Urząd Gminy odwiedza wielu rodziców, dziadków i opiekunów z małymi dziećmi załatwiając urzędowe sprawy, wypełniając wnioski bądź dokonując opłat często zmuszeni są skupiać uwagę na swoich pociechach, co nie sprzyja koncentracji i załatwieniu szybko swojej sprawy, a niejednokrotnie powoduje stres. Został on wyposażony w mebelki z odpowiednim atestem, zabawki i inne. Powstanie kącika dla dzieci i jego wyposażenie jest jednym z wielu celów jakości w celu podniesienia jakości obsługi i zadowolenia klientów. Ponadto na życzenie rodziców, opiekunów można zgłosić zapotrzebowanie na opiekę malucha pozostawionego w Kąciku przez osobę dorosłą podczas załatwia spraw w urzędzie gminy. 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 8. Społeczne wyniki działalności Posiadanie od 2002 roku Certyfikatu Systemu Jakości zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2001 wykonywanie zadań publicznych o znaczeniu lokalnym, wynikających z powszechnie obowiązujących aktów prawa, w celu doskonalenia jakoracy i zaspokojenia zbiorowychh potrzeb wspólnoty dla rozwoju Gminy Wierzchosławice. Wdrożony system jest utrzymywany do dnia dzisiejszego zgodnego z normą ISO 9001:

10 2. Otwartość na wdrażanie rozwiązań innowacyjnych poprzez zastosowanie nowoczesnego rozwiązania technicznego i możliwości pozyskiwania energii ze źrodnawialnych - Budowa farmy fotowoltaicznej tj. montaż 4 tyś paneli fotowoltaicznych o łącznej mocy 1 MW, przyłączenie ich do 2 samodzielnych układów przetwornic prądowych oraz wykananie przyłączaa energetycznego do sieci publicznej Kluczowe wyniki działalności