Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Fundusze europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.

Transkrypt

1 Łódź, dnia r. Dotyczące: ZAPYTANIE OFERTOWE Opracowania i uruchomienia portalu, w tym: Prace projektowe, programistyczne i wdrożeniowe związane z portalem Prace projektowe, programistyczne i wdrożeniowe związane z modułem sklepu Opracowanie zawartości portal i moduł sklepu (aplikacja zarządzająca). W ramach projektu: Wdrożenie e-technologii w firmie MiJ sp. j. Umowa o dofinansowanie projektu: UDA-RPLD /10-00 realizowanego w ramach: Działanie IV.3 E-technologie dla przedsiębiorstw Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Dane zamawiającego FIRMA "MIJ" J. KUSIAK SPÓŁKA JAWNA ul. Puszkina Łódź 2. Przedmiot zamówienia Opracowanie i uruchomienie portalu, w tym: Prace projektowe, programistyczne i wdrożeniowe związane z portalem Prace projektowe, programistyczne i wdrożeniowe związane z modułem sklepu Opracowanie zawartości portal i moduł sklepu (aplikacja zarządzająca). Strona 1 z 13

2 3. PARAMETRY Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Prace projektowe, programistyczne i wdrożeniowe związane z portalem Dostęp do portalu powinien być możliwy dla wszystkich użytkowników po odwiedzeniu strony utworzonej dla Zamawiającego w związku z realizacją projektu. Rozwiązanie ma zostać zainstalowane na serwerze lokalnym dostarczanym przez Zamawiającego. Aplikacja ma wspierać i zapewnić bezproblemową pracę, dla co najmniej tysiąca użytkowników jednocześnie przeglądających zawartość portalu. Aplikacja powinna zostać zbudowana w oparciu o technologie wykorzystywane komercyjnie i rozwiązania posiadające wsparcie techniczne producenta obejmujące okres do 3 lat po zakończeniu projektu. W przeciwnym wypadku Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług wsparcia technicznego dla stworzonego systemu przez wyżej wymieniony okres czasu. Poszczególni użytkownicy powinni mieć dostęp do następujących funkcjonalności: Użytkownik anonimowy Dostęp do treści portalu (Aktualności, Artykuły techniczne, Blog, Forum itp.). Dostęp do forum wymiany wiedzy technicznej. Przeglądania dostępnych usług warsztatowych. Możliwość sprawdzenia potrzebnych części do wykonania danej naprawy wraz z cenami. Możliwość sprawdzenia dostępności usług warsztatowych z uwzględnieniem harmonogramu warsztatowego opisanego w sekcji dotyczącej aplikacji zarządzającej. Możliwość sprawdzenia cen usług warsztatowych ustalanych na podstawie wartości wprowadzonych przez administratorów dotyczących zarówno cen części jak i kosztu wykonania samej usługi. Możliwość estymacji długości czasu trwania naprawy na podstawie danych dotyczących czasów wykonywania usług (wprowadzonych przez administratora) oraz aktualnego harmonogramu prac warsztatowych opisanego w sekcji dotyczącej aplikacji zarządzającej. Strona 2 z 13

3 Możliwość rejestracji. Użytkownik musi mieć możliwość wprowadzenia danych takich jak: o Imię i nazwisko o Adresy i telefony kontaktowe o Marki i modele posiadanych samochodów wraz z modelem silnika i rodzajem wykorzystywanego paliwa Średnia liczba rocznie przejechanych kilometrów. Daty nadchodzących przeglądów technicznych Użytkownik zarejestrowany Funkcjonalność użytkownika anonimowego. Możliwość publikacji wiadomości na forum wymiany wiedzy technicznej. Dostęp do kalendarza pozwalającego na rezerwację terminu naprawy z uwzględnieniem harmonogramu prac warsztatowych. Złożona rezerwacja musi zostać potwierdzona w systemie przy pomocy aplikacji zarządzającej. Możliwość zamówienia usług warsztatowych niestandardowych za pomocą formularza kontaktowego. Możliwość sprawdzania statusu zleconej naprawy. Dostęp do systemu powiadomień: o Informacja mailowa o zakończeniu zleconej naprawy o Informacja mailowa o zbliżającym się przeglądzie sezonowym / technicznym / innym o Informacja mailowa o promocjach na produkty / usługi Dostęp do panelu użytkownika pozwalającego na: o Administrowanie danymi kontaktowymi użytkownika o Administrowanie danymi samochodów użytkownika o Przeglądanie historii napraw serwisowych o Przeglądanie historii zakupów w sklepie o Możliwość drukowania historii napraw / zakupów Strona 3 z 13

4 Moderator Funkcjonalność użytkownika anonimowego. Zarządzanie treścią forum Redaktor Funkcjonalność użytkownika anonimowego. Zarządzanie treścią portalu (Aktualności, Informacje techniczne, Blog itp.) Administrator Funkcjonalność użytkownika Moderator. Funkcjonalność użytkownika Redaktor. Zarządzanie rolami użytkowników Prace projektowe, programistyczne i wdrożeniowe związane z modułem sklepu Sklep musi umożliwić obsługę, co najmniej tysiąca użytkowników jednocześnie przeglądających dostępne artykuły. Aplikacja ma zostać zainstalowana lokalnie na serwerze dostarczonym przez Zamawiającego. Aplikacja powinna zostać zbudowana w oparciu o technologie wykorzystywane komercyjnie i rozwiązania posiadające wsparcie techniczne producenta obejmujące okres do 3 lat po zakończeniu projektu. W przeciwnym wypadku Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług wsparcia technicznego dla stworzonego systemu przez wyżej wymieniony okres czasu. Rozwiązanie musi realizować funkcjonalność opisaną poniżej: Dokonanie zakupu jednej lub wielu części, dostępnej w bazie danych poprzez zintegrowany system płatności internetowych przy pomocy kart VISA i MasterCard lub szybkim przelewem internetowym (obsługującym minimalnie 25 polskich banków). Strona 4 z 13

5 Oznaczenia sposobu wysyłki zamówienia w czasie dokonywania płatności. System musi uwzględniać możliwości wysyłki kurierskiej, wysyłki pocztowej odbioru osobistego lub montażu na miejscu. Posiadającej własny front-end, poprzez który użytkownik anonimowy będzie w prosty i intuicyjny sposób mógł wybrać część pasującą do wytypowanego modelu auta. Umożliwiającej integrację z portalem online, będącym pierwszą częścią niniejszej specyfikacji, w zakresie oferowania zestawów części potrzebnych do wykonania usług serwisowych zdefiniowanych w portalu, kiedy odwiedzający portal dokonuje rezerwacji takich usług. Zapewniającej bezpieczeństwo dokonywanych transakcji. Minimalne wymagania dotyczące zawartości merytorycznej sklepu internetowego są następujące: Baza danych sklepu musi zawierać informacje o częściach zamiennych od przynajmniej 200 producentów części, z czego przynajmniej 75% musi być producentami europejskimi. Dla każdej części zamiennej dostępnej w bazie muszą być dostępne opisy techniczne oraz lista pojazdów, w których część ta może być zastosowana. Musi istnieć możliwość wyszukania części zamiennej w bazie danych po podaniu jej numeru katalogowego pochodzącego od producenta części (numer producenta części) jak również po podaniu oryginalnego numeru części nadanego przez producenta pojazdu, dla którego część ta jest przeznaczona (numer OEM). Musi istnieć możliwość wyszukania odpowiedniej części po podaniu marki, modelu, wersji silnikowej, oraz rocznika pojazdu, dla którego część ma być przeznaczona. Po wyborze pojazdu, części przeznaczone dla niego muszą być zaprezentowane w kategoriach ułatwiających wybranie konkretnego interesującego nas elementu. Funkcjonalność ta powinna zostać zaprezentowana w sklepie internetowym w postaci 'drzewa wyszukiwania' z powyżej opisanymi kategoriami części i kryteriami wyboru pojazdu. Dla każdego wybranego modelu pojazdu, dla którego wyszukiwane są części, baza danych musi posiadać dodatkowe informacje, pozwalające na jego dokładną identyfikację. Dane te muszą zawierać przynajmniej: marka, model, rok produkcji, Strona 5 z 13

6 pojemność silnika, moc silnika, liczbę cylindrów i liczbę zaworów silnika, kod silnika, rodzaj wykorzystywanego paliwa. W bazie danych powinny znajdować się kompleksowe informacje o dostępnych częściach dla przynajmniej modeli pojazdów, sprzedawanych pod przynajmniej 150 markami. W sumie liczba poszczególnych części dostępnych w bazie powinna wynosić przynajmniej 2 mln. Dla każdej części baza powinna zawierać dodatkowe dane, przynajmniej takie jak opisy techniczne, informacje o wytwórcy, numer odpowiadającej części oryginalnej (w przypadku zamienników), oraz listę pojazdów, w których dana część może być zastosowana. Dla przynajmniej 30% części zamiennych powinny być dodatkowo dostępne ich zdjęcia, ilustracje, bądź graficzne instrukcje montażowe. Wszystkie informacje w bazie danych muszą być dostępne w języku polskim. Wykonawca musi zobowiązać się do uaktualniania informacji o produktach dostępnych w sklepie nie rzadziej niż raz na kwartał przez okres 17 miesięcy od momentu wdrożenia sklepu internetowego. Poprzez uaktualnienie rozumie się uzupełnienie wszystkich danych przechowywanych w bazie sklepu internetowego tak, aby odpowiadały one stanowi faktycznemu z dnia wprowadzenia uaktualnienia. Jednocześnie oczekuje się od Wykonawcy zintegrowania baz hurtowni z bazą sklepu (połączenia numeracji produktów z naszej bazy z bazami hurtowni, poprawienia błędów operatorów hurtowni, podopinanie merytoryczne towarów zamiennych), aktualizacji informacji o dostępności produktów w hurtowniach on-line lub tez w przypadku braku możliwości, co najmniej raz na dobę.. Wybrane hurtownie zostaną wskazane przez Zamawiającego, W pierwszym okresie prac nad projektem tj. do roku ma to być 5 największych dystrybutorów części w Polsce, a potem sukcesywnie jak największa ilość hurtowni. Po zakończeniu niniejszego projektu, Wykonawca będzie miał obowiązek świadczenia usług aktualizacji opisanej powyżej przez okres minimalnie 36 miesięcy. Będzie to przedmiotem aneksu do podpisanej umowy. Strona 6 z 13

7 3.3. Opracowanie zawartości portal i moduł sklepu (aplikacja zarządzająca). Zaproponowane rozwiązanie musi integrować obecnie istniejący w firmie system z nową aplikacją, będącą jego rozwinięciem. Będzie ono pozwalało na zarządzanie sklepem oraz portalem opisanymi w poprzednich punktach niniejszego zapytania ofertowego. Aplikacja zarządzająca powinna być dostępna dla pracowników firmy i wyznaczonych przez nich użytkowników. W zależności od przydzielonych przez Administratora systemu użytkownikowi uprawnień, użytkownicy powinni mieć dostęp do różnych usług udostępnianych przez aplikację oraz wgląd do różnych danych. Rozwiązanie musi umożliwiać jednoczesną obsługę, bezproblemową i koherentną pracę, co najmniej 20 pracowników firmy. Aplikacja powinna zostać zbudowana w oparciu o technologie wykorzystywane komercyjnie i rozwiązania posiadające wsparcie techniczne producenta obejmujące okres do 3 lat po zakończeniu projektu. W przeciwnym wypadku Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług wsparcia technicznego dla stworzonego systemu przez wyżej wymieniony okres czasu. Strona 7 z 13

8 Wymagania w zakresie zarządzania dostępem do aplikacji Możliwość wyboru ról definiujących poziom dostępu użytkowników. Wbudowane predefiniowane role minimalne wymagane role to: o Administratorzy użytkownicy posiadający możliwość definiowania uprawnień innych użytkowników, oraz posiadający dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu. o Recepcjoniści użytkownicy zajmujący się zarządzaniem działaniami serwisowymi, harmonogramami, oraz informacjami o klientach. o Pracownicy serwisu użytkownicy mający dostęp do informacji dotyczących działań serwisowych i informacji o pojazdach klientów, do których są przydzieleni. o Koordynatorzy prac serwisowych użytkownicy mający dostęp do szerszego zestawu informacji dotyczących działań serwisowych i informacji o pojazdach klientów, umożliwiającego obsługę i koordynację działań innych Pracowników. System musi umożliwiać Administratorowi przypisywanie użytkowników do poszczególnych ról dostępu do systemu. System musi zapewnić bezpieczny sposób logowania użytkowników za pomocą loginu i hasła alfanumerycznego. System musi umożliwiać samodzielną zmianę hasła przez użytkowników systemu, po wcześniejszym podaniu dotychczasowego hasła Funkcjonalności dostępne dla użytkowników systemu System musi umożliwiać uprawnionemu użytkownikowi ustalanie wydarzeń serwisowych dla klientów oraz zarządzanie nimi. W tym: Otwieranie, modyfikowanie i zamykanie zleceń serwisowych. Każda operacja tego typu musi być zapisana w systemie i odpowiednio wpływać na jego dalsze funkcjonalności związane z obsługą zlecenia. Zapisywanie i uzupełnianie danych klientów, pojazdów oraz wydarzeń serwisowych. Musi istnieć możliwość zapisywania danych identyfikacyjnych pojazdów, danych Strona 8 z 13

9 technicznych pojazdów, danych eksploatacyjnych związanych z pojazdami, danych dotyczących dokonywanych działań serwisowych i operacji związanych z wymianą i zakupem części, jak również informacji dotyczących planowanych przyszłych operacji tego typu. Zapisywanie informacji dotyczących planowanego źródła części i innych materiałów niezbędnych do wykonania czynności serwisowych w ramach danego zlecenia (np. części pochodzące od usługobiorcy lub części zakupione w serwisie w czasie naprawy). System musi umożliwiać użytkownikowi o odpowiednim poziomie uprawnień zarządzanie harmonogramem serwisu, w szczególności: Zarządzanie sprzętem i innymi zasobami niezbędnymi do przeprowadzania czynności serwisowych na zasadzie przypisywania ich do konkretnych zleceń serwisowych. Przypisywanie czasu pracy pracowników serwisu do zadań serwisowych. Wgląd do harmonogramu zaprezentowanego w postaci kalendarza, układu dnia, bądź w innej wygodnej formie. Automatyczne harmonogramowanie w zależności od dostępności zasobów ludzkich i warsztatowych oraz obłożenia zadaniami. Automatyczne optymalizowanie zadań pod kątem dostępnych zasobów. Ostrzeganie przy zadaniach wykluczających się wzajemnie lub wykorzystujących ten sam zasób. Ostrzeganie w wypadku braku lub zmiany dostępności wymaganego zasobu. Zapewniać możliwość zmiany harmonogramu celem jego optymalizacji bądź uwzględnienia zmian w dostępności zasobów niezbędnych do wykonania zleceń serwisowych. System musi udostępniać mechanizm automatycznych powiadomień, który może być zarządzany przez użytkowników o odpowiednim poziomie uprawnień nadanym przez administratora. System powinien wyświetlać w odpowiednich momentach (z góry określonych datach, bądź datach obliczonych na podstawie algorytmów związanych z danymi obsługiwanych klientów) informacje dla użytkowników, sugerujące podjęcie działań związanych z obsługą klienta. Użytkownik będzie mógł w łatwy sposób podjąć zasugerowane przez system akcje, na przykład poprzez wysłanie wiadomości informacyjnej Strona 9 z 13

10 do klienta. W szczególności system musi obsługiwać następujące rodzaje informacji i wydarzeń: Związane z konkretnym klientem, w szczególności wyznaczone na podstawie informacji o historii świadczonych mu usług oraz informacji technicznych i eksploatacyjnych dotyczących jego pojazdu. Niezwiązane z konkretnym klientem, a wynikające z prowadzonych akcji reklamowych bądź serwisowych, skierowanych do wszystkich klientów bądź grup klientów. Daty powiadomień lub algorytmy wyliczania dat mają być konfigurowalne przez użytkownika o odpowiednim poziomie uprawnień. System w łatwy sposób będzie umożliwiał wybór grupy klientów, do której zostanie skierowana informacja marketingowa. Kryteriami wyboru grupy będą minimalnie dane dostępne w systemie takie jak: marka, model samochodu, rodzaj silnika, historia wcześniej dokonywanych napraw. System musi zapewniać możliwość przechowywania i obsługi danych dotyczących klientów, ich pojazdów, oraz świadczonych im usług w postaci teczek klientów. Dane te muszą obejmować przynajmniej: Imię i nazwisko klienta, jego adres korespondencyjny, adres poczty elektronicznej, oraz numer telefonu kontaktowego. Marki modele pojazdów posiadanych przez klienta. Dane techniczne pojazdów, w tym m.in. pojemność i model silnika, rodzaj używanych paliw, informacje dotyczące używanych płynów eksploatacyjnych. Dane statystyczne dotyczące sposobu wykorzystywania pojazdów przez klienta, w tym m.in. średnia liczba kilometrów przejeżdżanych w ciągu roku, daty przeglądów technicznych, częstotliwość dokonywanych napraw. Historię działań serwisowych pojazdów i operacji związanych z wymianą części, zarówno dokonywanych przez Zleceniodawcę, jak i innymi drogami (tj. w innych warsztatach samochodowych, samodzielnie przez klienta musi istnieć możliwość wprowadzenia takich danych do systemu). Historia może być wypełniona informacjami dotyczącymi dat działań serwisowych, ich zakresu, pracochłonności, użytych części i narzędzi, stanu technicznego pojazdu przed oraz po naprawie. Strona 10 z 13

11 Możliwość wzbogacenia teczek o notatki dokonywane przez użytkowników aplikacji bądź przekazanych przez dokonujących napraw. Dodatkowe informacje mogą mieć postać przynajmniej dowolnej formy tekstowej. Historię zakupów części, w szczególności związanych z dokonywanymi działaniami serwisowymi. System musi umożliwiać: Przedstawienie informacji dotyczących historii działań serwisowych klienta w postaci pozwalającej na wydrukowanie takiego zestawienia. Oglądanie harmonogramu dnia pracy danego użytkownika w postaci: o Rozkładu dnia o Szczegółów każdego zlecenia o Harmonogramów na zarówno obecny dzień jak i poprzednie oraz kolejne dni. Zaznaczenie startu wykonywania zlecenia. Przeglądanie historii napraw dla konkretnego klienta/samochodu. Użytkownikowi podgląd statystyk pracy oraz dostęp do forum wymiany wiedzy. Modyfikowanie (uzupełnianie) opisów usług oraz zgłoszeń. Tworzenie podsumowań napraw składających się z: danych technicznych pojazdu, diagnozy, dokonanych napraw, wymienionych części, notatek, notatek w postaci mini-przeglądu, notatek w postaci planowanych działań serwisowych Oglądanie statystyk: pracy mechaników, wykorzystania sprzętu i stanowisk. Wygenerowanie listy części niezbędnych do napraw w najbliższym czasie. Konfigurację w postaci: zarządzania mechanikami, zarządzania sprzętem i stanowiskami. Zarządzania urlopami / nieobecnościami personelu poprzez możliwość wprowadzenia informacji do systemu i uwzględnienia ich w harmonogramie. Umożliwiać edycję, uzupełnianie i zarządzanie bazą danych usług serwisowych. Pod pojęciem statystyki rozumie się dane zgromadzone w bazie danych aplikacji zarządzającej, przedstawione w postaci wartości liczbowych ich sum, średnich, udziałów procentowych wraz z przedstawieniem ich na wykresach. Statystyki te muszą przynajmniej dotyczyć: Strona 11 z 13

12 Liczby godzin pracy mechanika w ciągu dnia Liczby wykonanych zleceń przez każdego mechanika oraz sumarycznie Wartości zleceń Wykorzystania zasobów sprzętowych w warsztacie Wykorzystania stanowisk Ostateczny termin realizacji zamówienia: R. z zachowaniem następującego harmonogramu prac: Część projektu 1. Prace projektowe, programistyczne i wdrożeniowe związane z portalem 2. Prace projektowe, programistyczne i wdrożeniowe związane z modułem sklepu 3. Opracowanie zawartości portal i moduł sklepu (aplikacja zarządzająca) Ostateczny termin wdrożenia Maksymalnie do 31 marca 2012 Maksymalnie do 30 czerwca 2011 Maksymalnie do 30 listopada 2012 Zamawiający wymaga kompleksowej realizacji usługi i nie dopuszcza częściowego składania ofert na poszczególne elementy zamówienia. 4. Kryteria wyboru oferty Udzielenie zamówienia nastąpi w oparciu o wybór najkorzystniejszej oferty. Kryterium wyboru oferty jest: cena (wartość netto dla całości przedmiotu zamówienia). Sposób wyboru oferty - ofertom będą przyznawane punkty w skali od 0 do 100; największa ilość punktów zostanie przyznana ofercie, w której zaproponowana cena będzie najniższa wg następującego wzoru: Liczba punktów = 5. Sposób przygotowania i składania ofert Oferta powinna zostać przedstawiona na Formularzu Odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe będącego załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna być Strona 12 z 13

13 opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta. Ofertę należy złożyć do dnia r. osobiście w siedzibie firmy lub przesłać pocztą na adres: FIRMA "MIJ" J. KUSIAK SPÓŁKA JAWNA, ul. Puszkina 82, Łódź. Decydująca jest data wpływu oferty do siedziby firmy. Firmy, które złożą oferty zostaną powiadomione o wyborze najkorzystniejszej oferty za pomocą poczty elektronicznej. Ogłoszenie o wyniku postępowania ofertowego zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania postępowania ofertowego bez podania przyczyny. Załączniki: 1. Formularz Odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe. Osoba do kontaktu: Jarosław Kusiak tel ; jaroslaw.kusiak@mij.pl Strona 13 z 13