MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ. WP-VIII Protokół

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP-VIII Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej 16 października 2014 r. w utworzonym przez podmiot leczniczy Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej ARSMEDICA Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, Trzciana 336, Trzciana, przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego NZOZ ARSMEDICA Sp. z o. o., Trzciana 336, Trzciana. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: starszy inspektor Elżbieta Bielaszka, starszy inspektor Barbara Gąsior na podstawie upoważnienia nr 256/14 z dnia 2 października 2014 r. wydanego przez Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej, z upoważnienia Wojewody Małopolskiego. Ilekroć w dalszej części protokołu jest mowa o: 1. Podmiocie należy przez to rozumieć podmiot leczniczy: Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej ARSMEDICA Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością. 2. Przedsiębiorstwie należy przez to rozumieć przedsiębiorstwo podmiotu leczniczego: NZOZ ARSMEDICA Sp. z o. o. Kierownik Przedsiębiorstwa lek. Lucyna Janeczek (powołana Uchwałą Zarządu Spółki nr 1/2/2010 z 18 października 2010 r.). Przedmiot i zakres kontroli: prawidłowość funkcjonowania podmiotu leczniczego zgodnie z wpisem do rejestru, ze szczególnym uwzględnieniem podstawowej opieki zdrowotnej, w tym opieki pediatrycznej i medycyny szkolnej oraz poprawność prowadzenia dokumentacji medycznej. Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Czynności kontrolne zostały przeprowadzone i zakończone 16 października 2014 r. W toku kontroli materiały udostępniała i informacji udzielała: 1. Lucyna Janeczek Kierownik Przedsiębiorstwa, 2. Anna Wojas Główna księgowa. W toku kontroli ustalono, co następuje: Ustalenia wstępne: 1. Podmiot działa w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 217 z późn. zm.). 2. Podmiot jest wpisany do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą prowadzonego przez Wojewodę Małopolskiego pod numerem i rozpoczął działalność 1 stycznia 2011 r., co jest zgodne z wpisem do księgi rejestrowej. 3. Wspólnicy Spółki, tj. Pani Katarzyna Janeczek i Pani Lucyna Janeczek utworzyli 18 października 2010 r. Spółkę z Ograniczoną Odpowiedzialnością, pn. Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej ARSMEDICA Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością. Na Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników Spółki, stanowisko Prezesa Zarządu powierzono Pani Katarzynie Janeczek (Akt notarialny Repertorium A numer 15308/2010 z 9 grudnia 2010 r.).

2 4. Podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem (stan na 14 października 2014 r.) w zakresie przedmiotu działalności, m.in.: praktyka lekarska ogólna, praktyka lekarska specjalistyczna, praktyka pielęgniarek i położnych i pozostała działalność w zakresie opieki zdrowotnej gdzie indziej niesklasyfikowana. Ustalenia szczegółowe: 1. Zgodnie z wpisem w księdze rejestrowej Podmiotu, w Przedsiębiorstwie funkcjonuje jednostka organizacyjna pod nazwą NZOZ ARSMEDICA Sp. z o.o. wraz z komórkami organizacyjnymi udzielającymi świadczeń w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej, tj.: Poradnią lekarza POZ, Gabinetem pielęgniarki środowiskowo-rodzinnej, Gabinetem medycyny szkolnej, Gabinetem zabiegowym, Punktem szczepień i Punktem poboru materiału do badań. 2. W trakcie kontroli przedstawiony został regulamin organizacyjny podpisany przez Kierownika Przedsiębiorstwa 25 sierpnia 2014 r., obowiązujący w Przedsiębiorstwie od 1 września 2014 r. Struktura organizacyjna zawarta w regulaminie jest zgodna z wpisem do rejestru oraz ze stanem faktycznym. Regulamin zawiera m. in. zapisy odnośnie zadań realizowanych przez Podmiot w zakresie udzielania świadczeń w ramach podstawowej opieki zdrowotnej. Do regulaminu organizacyjnego dołączone są cenniki: badań analitycznych, usług medycznych. Regulamin opracowano zgodnie ze stanem prawnym. 3. W kontrolowanym okresie Podmiot posiadał zawarte umowy ubezpieczenia OC z TUiR ALLIANZ Polska SA, Agencja ALLIANZ w Nowym Sączu: polisa nr z 12 grudnia 2012 r. na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. i polisa nr z 2 grudnia 2013 r. na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Aktualna polisa została złożona do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą. W trakcie kontroli poinformowano o konieczności składania kontynuacji ubezpieczenia wraz z wnioskiem o wpis zmian ze stosownym oświadczeniem, w momencie wygaśnięcia umowy oraz zawarcia nowej. 4. Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Bochni wydał dla Podmiotu: Decyzję pismo znak: PSE.N.NZ /31/12, z 19 czerwca 2012 r., stwierdzającą na podstawie przedstawionego programu dostosowania Podmiotu, w skład którego wchodzą komórki organizacyjne, tj.: Poradnia lekarza POZ, Gabinet pielęgniarki środowisko-rodzinnej, Gabinet medycyny szkolnej, Gabinet zabiegowy, Punkt szczepień, Punkt pobrań materiałów do badań, opracowanego na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać pod względem fachowym i sanitarnym pomieszczenia i urządzenia zakładów opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2011 r. Nr 31, poz.158), że w/w placówka medyczna spełnia warunki: ogólnoprzestrzenne, sanitarne i instalacyjne określone w ww. wymienionym rozporządzeniu. 5. Podmiot leczniczy zawarł 18 listopada 2010 r. z Gminą Trzciana, umowę najmu części działki oraz części budynku ośrodka zdrowia o łącznej powierzchni 170 m 2, w tym: powierzchnia parteru wynosi 156 m 2, a powierzchnia piwnic 14 m 2, na okres od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2020 r. 6. Podmiot w kontrolowanym okresie posiadał podpisane umowy z podwykonawcami: a) Diagnostyką Spółką z Ograniczoną Odpowiedzialnością Spółką Komandytową z siedzibą w Krakowie, na badania analityczne i mikrobiologiczne, umowa zawarta 10 grudnia 2010 r. na okres od 10 grudnia 2011 r. na czas nieokreślony, b) Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej w Bochni Szpital Powiatowy, m.in. na badanie USG jamy brzusznej i RTG, umowa Nr VI-S-95/12 zawarta 11 grudnia 2012 r. wraz z aneksem, na okres od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2014 r. 2

3 7. Przedstawiono umowę Nr 4/11 zawartą 3 stycznia 2011 r. z Małopolską Kolumną Transportu Sanitarnego Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tarnowie, na odpłatne świadczenie usług transportowych na wywóz odpadów medycznych o kodzie i ich spalanie. Umowa zawarta została na czas nieokreślony począwszy od 3 stycznia 2011 r. 8. Transport sanitarny w podstawowej opiece zdrowotnej do 31 grudnia 2014 r. dla populacji pacjentów zadeklarowanych do Podmiotu realizowany jest przez Małopolską Kolumnę Transportu Sanitarnego Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tarnowie. 9. W Przedsiębiorstwie świadczenia zdrowotne w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej udzielane są bezpłatnie pacjentom ubezpieczonym oraz uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów zgodnie z zawartą z Narodowym Funduszem Zdrowia Umową Nr 065/200140/POZ/05/2011 z 25 stycznia 2011 r. wraz z aneksami, na okres od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2015 r. o udzielanie świadczeń gwarantowanych w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej (świadczenia: lekarza, pielęgniarki i pielęgniarki szkolnej). Za świadczenia zdrowotne inne niż finansowane ze środków publicznych pacjenci wnoszą opłaty zgodnie z ustalonym cennikiem opłat stanowiącym załącznik nr 1 i nr 2 do regulaminu organizacyjnego. 10. W Przedsiębiorstwie świadczenia zdrowotne w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej, w tym opieki pediatrycznej i medycyny szkolnej, udzielane są przez: a) 3 lekarzy medycyny, w tym: 1 z I specjalizacji z dziedziny pediatrii (Wspólnik Spółki tworzącej Podmiot/Kierownik Przedsiębiorstwa), umowa o pracę w wymiarze 0,53 etatu (20 godz. 5 min. tyg.), 1 specjalistę medycyny rodzinnej, umowa o pracę w wymiarze ¾ etatu (28 godz. 30 min. tyg.), 1 z I specjalizacji z dziedziny pediatrii, umowa zlecenie (5 godz. tyg.), b) 3 pielęgniarki dyplomowane, zatrudnione na umowy o pracę w wymiarach etatów, w tym: 1 posiadającą kurs specjalistyczny w zakresie szczepień ochronnych, 1 posiadającą kurs kwalifikacyjny w dziedzinie pielęgniarstwa środowiskowego, kurs specjalistyczny w zakresie szczepień ochronnych, 1 lic. pielęgniarstwa posiadającą kurs kwalifikacyjny w dziedzinie pielęgniarstwa środowiskowego, kurs kwalifikacyjny w dziedzinie pielęgniarstwa środowiska nauczania i wychowania, kurs specjalistyczny w zakresie szczepień ochronnych, kurs specjalistyczny w zakresie resuscytacji krążeniowo-oddechowej, kurs specjalistyczny w zakresie wykonywania i interpretacji zapisu EKG. W kontrolowanym okresie, tj. w 2013 r. i od stycznia do sierpnia 2014 r. świadczenia zdrowotne udzielane były również przez higienistkę szkolną, która od 1 września 2014 r. uzyskała świadczenia emerytalne. W trakcie kontroli przedstawiono kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe personelu medycznego, aktualnie udzielającego świadczeń zdrowotnych, tj.: dyplomy ukończenia szkół lub studiów, prawa wykonywania zawodu oraz aktualne zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku. 11. Organizacja udzielania świadczeń zdrowotnych w kontrolowanych komórkach organizacyjnych funkcjonujących w ramach podstawowej opieki zdrowotnej. Przedsiębiorstwo mieści się w wolnostojącym dwukondygnacyjnym podpiwniczonym budynku, dostosowanym dla potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez podjazdy. Kontrolowane komórki mieszczą się na parterze, w skład których wchodzą: 1 gabinet lekarski (posiadający wewnętrzne połączenie z gabinetem zabiegowym), 3

4 1 pomieszczenie wspólne dla: Gabinetu zabiegowego, Punktu szczepień i Punktu pobrań materiału do badań, 1 pomieszczenie wspólne dla pielęgniarek środowiskoworodzinnych i pielęgniarki szkolnej (z WC dla personelu), rejestracja, poczekalnia wspólna dla wszystkich zajmowanych pomieszczeń, WC dla pacjentów (przystosowane dla potrzeb osób niepełnosprawnych) oraz wiatrołap-wózkownia. W piwnicy budynku mieści się pomieszczenie, w którym przechowywane są odpady medyczne. Przedsiębiorstwo czynne jest codziennie (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w poniedziałki, wtorki i czwartki od 8.00 do oraz środy i piątki od 7.30 do Harmonogram pracy komórek organizacyjnych stanowi Załącznik Nr 1 do Listy kontrolnej. Na dzień kontroli do lekarza podstawowej opieki zdrowotnej zadeklarowanych było 2619 osób, w tym w wieku od 0 do 18 r. ż osoby. Pacjenci mogą się rejestrować osobiście, telefonicznie lub przez osoby trzecie w godzinach pracy Przedsiębiorstwa. W harmonogramie pracy lekarzy podstawowej opieki zdrowotnej zachowany jest rozdział czasowy przyjęć dzieci zdrowych i chorych. Lekarze udzielają świadczeń zdrowotnych w gabinecie lekarskim, a w razie potrzeby w domu pacjenta (wizyty domowe realizowane są w dniu zgłoszenia lub w terminie uzgodnionym z pacjentem). Patronaże lekarskie realizowane są po uzyskaniu zgłoszenia o urodzeniu i powrocie matki z noworodkiem ze szpitala, w uzgodnionym z nią terminem. Punkt pobrań materiału do badań czynny jest w środy i piątki od 7.30 do Szczepienia ochronne dzieci i młodzieży wykonywane są w poniedziałki od do 11.00, wtorki od do 16.00, środy od do 12.00, czwartki od do i piątki od do przez 2 pielęgniarki posiadające kwalifikacje do wykonywania szczepień ochronnych, po uprzednim badaniu lekarskim kwalifikującym do szczepienia ochronnego. Szczepienia osób dorosłych wykonywane są w godzinach pracy gabinetu zabiegowego. Opiekę pielęgniarską w środowisku pacjenta w roku 2013 i od stycznia do sierpnia 2014 r. sprawowały 2 pielęgniarki środowiskowe od poniedziałku do piątku od 8.00 do 18.00, a od września br. opiekę sprawuje 1 pielęgniarka środowiskowa w poniedziałki, środy i piątki od do oraz we wtorki i czwartki od Czas pracy pielęgniarki dzielony jest na pracę w środowisku i w gabinecie oraz inne komórki organizacyjne Przedsiębiorstwa, a harmonogramy pracy pielęgniarki pokrywają się ze sobą. Kierownik Przedsiębiorstwa złożyła pisemne oświadczenie (stanowiące akta kontroli str. 39 do 40), że od 1 września 2014 r. prowadzi rozmowy z pielęgniarkami w celu zatrudnienia pielęgniarki na stanowisko pielęgniarki środowiskowo-rodzinnej, a o fakcie jej zatrudnienia poinformuje pisemnie organ kontrolujący. Pielęgniarka środowiskowa pełni opieką nad 2170 osobami, które łożyły deklarację wyboru do Podmiotu. Pielęgniarka sprawuje opiekę pielęgniarską nad pacjentami, podejmując działania z zakresu świadczeń pielęgnacyjno-higienicznych, leczniczych, diagnostycznych, socjalno-bytowych oraz rehabilitacyjnych, promocji zdrowia oraz profilaktyki. W roku szkolnym 2013/2014 opieką higienistki szkolnej objętych było 750 uczniów. W roku szkolnym 2014/2015 środowiskowa pielęgniarka obejmuje opieką 747 uczniów uczęszczających do 8 szkół, w tym: 5 szkół podstawowych (529) i 3 gimnazjum (218). Pielęgniarka pracuje codziennie od poniedziałku do piątku od 8.00 do 15.35, zgodnie z harmonogramem. 12. W trakcie wizytacji pomieszczeń stwierdzono, że poradnia i gabinety, w których udzielane są świadczenia gwarantowane z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej spełniają wymogi dotyczące wyposażenia w sprzęt, aparaturę medyczną i produkty lecznicze. Skontrolowano 1 neseser pielęgniarki środowiskowej i przenośną apteczkę pierwszej pomocy pielęgniarki szkolnej wyposażenie zgodnie z wymogami prawnymi. Wykaz wyposażenia stanowi Załącznik Nr 4, 4a i 4c do Listy kontrolnej. 4

5 13. Aparatura medyczna znajdująca się na wyposażeniu kontrolowanych komórek organizacyjnych udzielających świadczeń w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej, to: 1 aparat EKG Aspel Mr RED (serwisowanie ww. sprzętu odbyło się 10 czerwca 2014 r.) i waga osobowa ze wzrostomierzem elektroniczna WPT60/150 OW. Obsługę techniczną aparatu EKG realizuje dla Podmiotu Zakład Techniki Medycznej, z siedzibą w Krakowie, po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym. 14. Dokumentacja medyczna indywidualna i zbiorcza prowadzona jest w wersji papierowej, za wyjątkiem Księgi przyjęć Poradni lekarza POZ, która prowadzona jest w wersji elektronicznej. Dokumentacja medyczna znajdująca się w rejestracji jest zabezpieczona przed dostępem osób nieupoważnionych. Skontrolowano dokumentację zbiorczą obejmującą: Księgę przyjęć do Poradni lekarza POZ (przechowywana jest po wydrukowaniu z wersji elektronicznej w segregatorach), Księgę zabiegów, Rejestr pobranego materiału do badań analitycznych, Listy klasowe oraz Książkę pracy terenowej pielęgniarki środowiskowej. Ponadto skontrolowano prowadzoną Księgę ewidencji noworodków i badań profilaktycznych dzieci i Dziennik pielęgniarki szkolnej (odrębnie dla każdej szkoły). Księga Gabinetu zabiegowego nie zawierała numeru kolejnego wpisu (numeracja miesięczna), w większości wpisów brak było numeru PESEL pacjenta, pełnego oznaczenia lekarza zlecającego zabieg oraz pełnego oznaczenia osoby wykonującej zabieg (widniały jedynie parafki). Książka pracy terenowej pielęgniarki środowiskowej nie zawierała numeru kolejnego wpisu (numeracja miesięczna). Skontrolowano dokumentację indywidualną prowadzoną w postaci: Historii zdrowia i choroby (40 historii dorosłych i dzieci), Karty uodpornienia, Zlecenia na wykonywanie zabiegów, Karty indywidualnej opieki pielęgniarskiej oraz Karty zdrowia ucznia. W 20 skontrolowanych Kartach uodpornienia brak było w większości numeru PESEL, a w kilku brak było identyfikatora komórki organizacyjnej. Skontrolowana zbiorcza i indywidualna dokumentacja medyczna posiadała prawidłowe identyfikatory podmiotu za wyjątkiem historii zdrowia i choroby, które w większości posiadały identyfikator Przedsiębiorstwa, który nie zawierał nazwy komórki organizacyjnej oraz VII części systemu resortowych kodów identyfikacyjnych. Ponadto brak jest identyfikatora dla funkcjonującej komórki organizacyjnej, tj. Punktu pobrań materiału do badań. Dokumentacja medyczna prowadzona jest niezgodnie ze stanem prawnym. 15. Na tablicach informacyjnych i wywieszkach podana jest do wiadomości publicznej informacja o zakresie i rodzaju udzielanych w Przedsiębiorstwie świadczeń zdrowotnych oraz dane podmiotu leczniczego udzielającego świadczeń w ramach nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej pacjentom zadeklarowanym do Podmiotu. Ponadto umieszczone są informacje o: możliwości złożenia skarg i wniosków, udostępnianiu dokumentacji medycznej, Rzeczniku praw pacjenta oraz karta praw pacjenta. 16. Kierownik Przedsiębiorstwa w sprawach skarg i wniosków przyjmuje w poniedziałki od do i w piątki od do Książka skarg i wniosków znajduje się w rejestracji. W okresie objętym kontrolą do Podmiotu nie wpłynęły skargi dotyczące podstawowej opieki zdrowotnej. 17. Poinformowano o konieczności powiadamiania organu rejestrowego o wszelkich zmianach stanu faktycznego i prawnego oraz o zmianach zakresu udzielanych świadczeń, powstałych po wpisie do rejestru, które podmiot wykonujący działalność leczniczą zobowiązany jest zgłosić organowi prowadzącemu rejestr stosownie do postanowień art. 107 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 217 z późn. zm.). Lista kontrolna podpisana przez Kierownika Podmiotu, stanowi załącznik do protokołu. 5

6 W wyniku przeprowadzonej kontroli, kontrolowana działalność została oceniona pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie: 1. Prowadzenia dokumentacji medycznej niezgodnie ze stanem prawnym w ww. opisanym zakresie. Wynik kontroli będzie zamieszczony w księdze rejestrowej. Inne zagadnienia: W Książce Kontroli z datą 16 października 2014 r. pozostawiono wpis o przeprowadzonej kontroli problemowej. Pouczenie Kierownikowi podmiotu wykonującego działalność leczniczą przysługuje na podstawie art. 112 ust. 6 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 217 z późn. zm.) prawo do wniesienia zastrzeżeń co do sposobu przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu. Do ustaleń zawartych w protokole wniesiono/nie wniesiono zastrzeżeń.* Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden po przeczytaniu i podpisaniu przekazano Kierownikowi jednostki kontrolowanej, drugi pozostaje w komórce przeprowadzającej kontrolę. Podpis i pieczątka Kierownika Podpisy osób kontrolujących jednostki kontrolowanej KIEROWNIK Starszy Inspektor Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej (-) Elżbieta Bielaszka ARSMEDICA Sp. z o.o. w Trzcianie Starszy Inspektor (-) lek. med. Lucyna Janeczek (-) Barbara Gąsior Pieczęć firmowa jednostki kontrolowanej Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej ARSMEDICA Sp. z o.o. NZOZ ARSMEDICA Sp. z o.o Trzciana 336 tel REGON NIP / Trzciana, dnia 7 listopada 2014 r. * niepotrzebne skreślić 6