Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice

Transkrypt

1 Załącznik nr 8 do SIWZ Nr sprawy BZP Projekt: Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice Wersja: 2.30 Autor: Zespół 4pi sp. z o.o. Data: pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) ,

2 Spis treści SPIS TREŚCI Spis treści... 2 Spis ilustracji... 5 Spis tabel... 6 Streszczenie dla Kierownictwa Wprowadzenie Kontekst Cel i zakres dokumentu Słownik Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT Metoda przeprowadzenia inwentaryzacji zasobów IT Faza I Wstępne zbieranie danych inwentaryzacyjnych Faza II - Weryfikacja jakości danych inwentaryzacyjnych Faza III - Poprawa jakości danych inwentaryzacyjnych Faza IV - Zasadnicza inwentaryzacja wizyty w jednostkach Zakres inwentaryzowanych danych Wyniki inwentaryzacji Synteza inwentaryzacji Liczba komputerów i serwerów Systemy wspierające zarządzanie Zbiory danych Koszty utrzymania IT Metoda analizy Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych Procesy w obszarach biznesowych Sposób opisu procesów Opis procesów obszaru Budżet i Sprawozdawczość Opis procesów obszaru Finanse i Księgowość Opis procesów obszaru Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac Opis procesów obszaru Podatki i Opłaty Lokalne Opis procesów obszaru Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Opis procesów obszaru Zarządzanie Obiegiem Dokumentów Architektura Systemu Architektura logiczna Mapowanie modułów systemu na procesy Zakres wdrożenia Systemu w UM Katowice Moduły Systemu ERP rekomendowane do wdrożenia w jednostkach organizacyjnych Podział grup jednostek pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 2

3 Spis treści Potrzeby informacyjne (jednostki miejskie) Potrzeby informacyjne (jednostki oświatowe, kulturalne, pomocy społecznej i pozostałe) Podział użytkowników w ujęciu systemowym Podział liczby licencji wraz z lista wymaganych uprawnień Moduły Systemu ERP dostępne z poziomu urządzeń mobilnych Specyfikacja wymagań funkcjonalnych Sposób opisu wymagań Opis wymagań ogólnych Opis wymagań obszaru Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli Opis wymagań obszaru Budżet i Sprawozdawczość Opis wymagań obszaru Finanse i Księgowość Opis wymagań obszaru Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac Opis wymagań obszaru Podatki i Opłaty Lokalne Opis wymagań obszaru Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Opis wymagań obszaru Raportowanie i Analizy Zarządcze Opis wymagań obszaru Zarządzanie Obiegiem Dokumentów Specyfikacja wymagań niefunkcjonalnych Wymagania organizacyjno-prawne Wymagania techniczne Wymagania bezpieczeństwa i ochrony Wymagania wydajnościowe Wymagania dostępności Założenia w zakresie integracji danych Koncepcja współdzielenia i separacji danych jednostek w systemie ERP. Koncepcja konsolidacji danych jednostek na poziomie UM Katowice (ujednolicone rejestry) Specyfikacja zbiorów danych używanych w istniejących systemach zarządzania, które muszą zostać przeniesione do systemu ERP Specyfikacja wymagań związanych z rozmiarem danych, które będą przechowywane w Systemie ERP Koncepcja współpracy biznesowej systemu ERP z istniejącymi systemami informatycznymi w UM Katowice Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) Koncepcja rozwiązań technicznych Wielowariantowa koncepcja sposobu udostępnienia usług systemu ERP Wariant - wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice Wariant 2a. Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS Wariant 2b. Wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI) Wariant 3. Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS Docelowy stan zasobów IT UMK i JO pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 3

4 Spis treści 4.3. Techniczna koncepcja integracji oraz migracji danych z istniejących systemów informatycznych do systemu ERP Techniczna koncepcja integracji Techniczna koncepcja migracji Koncepcja wdrożenia Systemu Harmonogram wdrożenia Zaprojektowanie i wdrożenie Systemu Wytyczne dotyczące sposobu roll-out u Systemu Propozycja wyboru jednostek do wdrożenia pilotażowego Testy Systemu Migracja danych Szkolenia Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Zastrzeżenia szacowania Estymacja kosztów wykonania (dostosowania) Systemu Szacowanie kosztów analizy Podział kosztów dostarczenia oprogramowania Estymacja rynkowych kosztów zakupu licencji Szkolenia Zakup sprzętu Koszty utrzymania Utrzymanie i rozwój oprogramowania Wewnętrzne koszty utrzymania Utrzymanie infrastruktury sprzętowej wariant CPD UM Katowice Utrzymanie infrastruktury sprzętowej wariant wykorzystania zewnętrznych CPD Podsumowanie szacowania kosztów Koszty realizacji Koszty dodatkowe Koszty utrzymania Koszty realizacji i utrzymania pilotaż Koszty realizacji i utrzymania na jednostkę Korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP Rola Systemu w organizacji Korzyści pozafinansowe wynikające z wdrożenia Systemu ERP Korzyści finansowe wynikające z wdrożenia Systemu ERP Korzyści społeczne z wdrożenia Systemu ERP Korzyści związane z eliminacją bieżących kosztów, wynikających z wdrożenia Systemu ERP Analiza wariantowa osiągnięcia stanu docelowego Założenia dla wariantów Oszacowanie korzyści finansowych pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 4

5 Spis ilustracji SPIS ILUSTRACJI Rysunek. Liczba jednostek deklarujących posiadanie serwerów Rysunek 2. Liczba jednostek deklarujących posiadanie systemu informatycznego wspierającego zarządzanie Rysunek 3. Liczba zbiorów danych Rysunek 4. Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych Rysunek 5. Diagram procesu Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej miasta Rysunek 6. Diagram procesu Planowanie budżetu na dany rok Rysunek 7. Diagram procesu Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym... 4 Rysunek 8. Diagram procesu Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa Rysunek 9. Diagram procesu Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów Rysunek 0. Diagram procesu Sprawozdawczość finansowa Rysunek. Diagram procesu Rekrutacja pracowników Rysunek 2. Diagram procesu Zatrudnianie pracowników Rysunek 3. Diagram procesu Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac Rysunek 4. Diagram procesu Ocena okresowa pracowników Rysunek 5. Diagram procesu Ustalanie wymiaru podatków i opłat Rysunek 6. Diagram procesu Pobór podatków i opłat Rysunek 7. Diagram procesu Windykacji i egzekucji Rysunek 8. Diagram procesu Planowanie rozwoju miasta Rysunek 9. Diagram procesu Zarządzanie inwestycjami Rysunek 20. Diagram procesu Gospodarowanie mieniem Rysunek 2. Diagram procesu Zarządzanie Gospodarką Magazynową Rysunek 22. Diagram procesu Definiowanie przebiegów Rysunek 23. Diagram procesu Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów Rysunek 24. Architektura logiczna Systemu Rysunek 25. Zakres wdrożenia modułów w jednostkach oświatowych, kulturalnych, pomocy społecznej i pozostałych Rysunek 26. Diagram kluczowych użytkowników Rysunek 27. Koncepcja współdzielenia i separacji danych Rysunek 28 - Warstwy systemu ERP Rysunek 29 - przewidywana architektura fizyczna systemu ERP Rysunek 30. Szczegółowy harmonogram wdrożenia Etap I i II Rysunek 3. Szczegółowy harmonogram wdrożenia Etap III i IV Rysunek 32. Koszty realizacji w podziale na kategorie Rysunek 33. Szacunkowa wartość Systemu błąd szacowania Rysunek 34. Koszty utrzymania w podziale na kategorie w okresie do 2 lat od wdrożenia Systemu Rysunek 35. Szacunkowa wartość usług utrzymania w okresie do 2 lat od wdrożenia Systemu błąd szacowania pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 5

6 Spis tabel SPIS TABEL Tabela. Proces Nazwa procesu Tabela 2. Proces Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta Tabela 3. Proces Planowanie budżetu na dany rok Tabela 4. Proces Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym Tabela 5. Proces Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa Tabela 6. Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów Tabela 7. Sprawozdawczość finansowa Tabela 8. Proces Rekrutacja pracowników Tabela 9. Proces Zatrudnianie pracowników" Tabela 0. Proces Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac Tabela. Proces Ocena okresowa pracowników" Tabela 2. Proces Ustalanie wymiaru podatków i opłat Tabela 3. Proces Pobór podatków i opłat Tabela 4. Proces Windykacja i egzekucja Tabela 5. Proces Planowanie rozwoju miasta Tabela 6. Proces Zarządzanie inwestycjami Tabela 7. Proces Gospodarowanie mieniem" Tabela 8. Proces Zarządzanie Gospodarką Magazynową Tabela 9 Proces Definiowanie przebiegów Tabela 20. Proces Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów Tabela 2. Mapowanie modułów systemu na procesy Tabela 22. Liczba jednostek w grupach Tabela 23. Zakres wdrożenia - jednostki miejskie Tabela 24. Liczba i rodzaj licencji - Urząd Miasta Katowice Tabela 25. Liczba i rodzaj licencji - jednostki Tabela 26. Liczba i rodzaj licencji podsumowanie Tabela 27. Liczba użytkowników w ujęciu systemu... 0 Tabela 28. Definicja informacji w tabelach wymagań Tabela 29. Opis wymagań ogólnych Tabela 30. Opis wymagań obszaru Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli Tabela 3. Opis wymagań obszaru Budżet i Sprawozdawczość Tabela 32. Opis wymagań obszaru Finanse i Księgowość Tabela 33. Opis wymagań obszaru Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac... 7 Tabela 34. Opis wymagań obszaru Podatki i Opłaty Lokalne Tabela 35. Opis wymagań obszaru Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Tabela 36. Opis wymagań obszaru Raportowanie i Analizy Zarządcze Tabela 37. Opis wymagań obszaru Zarządzanie Obiegiem Dokumentów Tabela 38. Wymagania organizacyjno-prawne Tabela 39. Wymagania techniczne Tabela 40. Wymagania bezpieczeństwa i ochrony... 4 Tabela 4. Wymagania wydajnościowe Tabela 42. Wymagania dostępności pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 6

7 Spis tabel Tabela 43. Charakterystyka danych współdzielonych i separowanych Tabela 44. Integracja / zastąpienie istniejących systemów UMK Tabela 45. Wyliczenie wymiaru danych Tabela 46. Lista proponowanych wskaźników wydajności (KPI) Tabela 47. Analiza SWOT wykorzystania centrum przetwarzania danych UM Katowice Tabela 48. Analiza SWOT wykorzystania zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych; Tabela 49. Analiza SWOT wykorzystania Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych i / lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej... 6 Tabela 50. Analiza SWOT wykorzystania zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS Tabela 5. Wymagania sprzętowe do szaf i serwerowni, długoterminowych warunków wilgotnościowych i temperaturowych, specyfikacji energetycznej sprzętu, interfejsów fizycznych wewnętrznej serwerowni Tabela 52. Dodatkowe wymagania techniczne Tabela 53. Wymagania dot. kolokacji warianty IIa, IIb, III Tabela 54. Przewidziany zakres informacyjny integrowanych danych Tabela 55. Przewidziany zakres informacyjny migrowanych danych Tabela 56. Ogólny harmonogram wdrożenia Tabela 57. Szczegółowy harmonogram wdrożenia Tabela 58. Wytyczne roll-out u dla Systemu Tabela 59. Pracochłonność przeprowadzenia analizy Tabela 60. Czasochłonność analizy w zakresie migracji danych w podziale na komponenty Tabela 6. Czasochłonność analizy w zakresie migracji danych Tabela 62. Stawki analityczne brutto Tabela 63. Koszty brutto przeprowadzenia analizy w podziale na komponenty Tabela 64. Założenia podziału i przewidywanych kosztów usług Tabela 65. Koszty dostarczenia Systemu ERP Tabela 66. Koszty usług analizy i wdrożenia/zarządzania w podziale na lata Tabela 67. Przewidywana liczba licencji Tabela 68. Przewidywane koszt zakupu licencji [zł] brutto Tabela 69. Koszty zakupu licencji w podziale na lata [zł] brutto Tabela 70. Przewidywana liczba użytkowników objętych szkoleniem organizowanym przez dostawcę rozwiązania Tabela 7. Koszt przeprowadzenia szkoleń [zł] brutto Tabela 72. Koszt przeprowadzenia szkoleń w podziale na lata [zł] brutto Tabela 73. Koszt zakupu elementów infrastruktury [zł] brutto Tabela 74. Koszt utrzymania/serwisu i rozwoju w podziale na lata [zł] brutto... 2 Tabela 75. Wewnętrzne koszty brutto utrzymania... 2 Tabela 76. Koszt utrzymania/serwisu nowej infrastruktury sprzętowej w podziale na lata [zł] brutto Tabela 77. Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej z wykorzystaniem zewnętrznych CPD (IaaS) w podziale na lata [zł] brutto Tabela 78. Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej z wykorzystaniem zewnętrznych CPD (SaaS) w podziale na lata [zł] brutto pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 7

8 Spis tabel Tabela 79. Całkowity koszt realizacji [zł] brutto Tabela 80. Rozkład kosztów w zakresie dostarczenia Systemu w ujęciu rocznym [zł] brutto Tabela 8. Błąd szacowania kosztów realizacji [zł] brutto Tabela 82. Łączny koszt utrzymania w ujęciu rocznym [zł] brutto Tabela 83. Błąd szacowania kosztów utrzymania w okresie do 2 lat od wdrożenia Systemu [zł] brutto Tabela 84. Rozkład kosztów w zakresie wdrożenie i utrzymania Systemu (w zakresie pilotażu) w ujęciu rocznym [zł] brutto Tabela 85. Rozkład kosztów w zakresie wdrożenia i utrzymania Systemu w jednej jednostce w ujęciu rocznym [zł] brutto Tabela 86. Założenia ilościowe oraz oszacowania wartości dla korzyści Zmniejszenie kosztów pozyskania informacji przez mieszkańców i przedsiębiorców Tabela 87. Założenia ilościowe oraz oszacowania wartości dla korzyści Zmniejszenie efektywności (pracochłonności) świadczenia usług (wykonywania zadań) Tabela 88. Koszty zatrudnienia pracowników IT w okresie 3 lat od wdrożenia Systemu ERP [zł] brutto Tabela 89. Koszty zatrudnienia pracowników IT w okresie 3 lat od wdrożenia Systemu ERP [zł] brutto Tabela 90. Koszty utrzymania systemów zarządzania w jednostkach w okresie 3 lat od wdrożenia Systemu ERP [zł] brutto Tabela 9. Wariant 0 cechy wdrożenia Tabela 92. Wariant cechy wdrożenia Tabela 93. Wariant 2 cechy wdrożenia Tabela 94. Zestawienie kosztów wytworzenia i utrzymania dla wariantu Tabela 95. Zestawienie kosztów wytworzenia i utrzymania dla wariantu Tabela 96. Różnica kosztów wariantów i pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 8

9 Streszczenie dla Kierownictwa STRESZCZENIE DLA KIEROWNICTWA Dokument przedstawia rekomendowaną koncepcję wdrożenia Systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach. Dokumentacja została opracowana w ramach Umowy, zawartej pomiędzy Urzędem Miasta Katowice oraz firmą 4pi sp. z o.o, Rola Systemu w organizacji Wprowadzenie jednolitego i spójnego systemu dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta Katowice służy ujednoliceniu oraz znacznej automatyzacji procesów biznesowych. Jednocześnie jeden system spajający procesy pozwoli na ich znaczną optymalizację. Wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie kluczowymi obszarami działania miasta umożliwi lepsze zarządzanie zasobami, kosztami, przychodami i wdrożenie profesjonalnego controlingu finansowego, a w pozostałych obszarach znacznie usprawni czynności związane z bieżącą obsługą mieszkańców, podnoszeniem poziomu jakości świadczonych usług, gromadzeniem informacji oraz jej rozpowszechnianiem. System zapewni również bieżącą komunikację z otoczeniem zewnętrznym, co pozwoli na ciągłą synchronizację m.in. oczekiwań mieszkańców oraz spełnienie zobowiązań statutowych i prawnych. Zakres wsparcia realizowanych zadań System będzie wspierał następujące procesy realizowane przez UM Katowice oraz jednostki organizacyjne Miasta.. Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli 2. Budżet i Sprawozdawczość 3. Finanse i Księgowość 4. Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac 5. Podatki i Opłaty Lokalne 6. Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami 7. Raportowanie i Analizy Zarządcze 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 9

10 Streszczenie dla Kierownictwa 8. Zarządzanie Obiegiem Dokumentów (opcjonalnie w przypadku nie wykorzystania obecnego systemu) Architektura logiczna Systemu Architektura logiczna, przedstawiona na poniższym rysunku, definiuje zakres realizacji Systemu, z wyszczególnieniem komponentów logicznych (ogólnych możliwości funkcjonalnych) i ich kluczowych powiązań wewnętrznych. cmp Architektura Logiczna Portale System Zarządzania Treścią - CMS Portal Pracow nika Portal Mieszkańca Katalog Usług Silnik (Formularze) personalizacj i System ERP System ERP Moduł Budżet i Sprawozdawczość Moduł Podatki i Opłaty Lokalne Moduł Finanse i Księgowość Moduł Windykacja i Egzekucja Moduł Kadry i Płace Moduł Infrastruktura i Zasoby Moduł Raporty i Analizy Zarządcze System Obiegu Dokumentów Koncepcja techniczna Systemu Architektura techniczna Systemu będzie uwzględniać następujące podstawowe zasady: W przypadku wykorzystania obecnych zasobów UMK, system zostanie uruchomiony na fizycznych serwerach typu BLADE; 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 0

11 Streszczenie dla Kierownictwa System ERP będzie administrowany centralnie przez uprawnionych administratorów; System ERP będzie działał w architekturze z centralną bazą danych, Komunikacja w ramach systemu ERP odbywać się będzie z wykorzystaniem sieci SilesiaNET; dostęp z sieci publicznej odbywać się będzie za pomocą protokołów szyfrowanych ; Minimalna przepustowość sieci do Jednostek Organizacyjnych wynosi 40 Mb/s.; Minimalna przepustowość sieci do Urzędu Miasta Katowice wynosić będzie 00 Mb/s.; W przypadku wykorzystania obecnych zasobów UMK, system będzie uruchomiony w środowisku zwirtualizowanym; Przewidywane są trzy szczególne przypadki, kiedy obciążenie systemu będzie wyższe: o okres wrzesień-październik, ze względu na przygotowywanie projektu planu budżetu na kolejny rok, o okres grudzień-styczeń, ze względu na zamykanie roku; o okres styczeń-luty: ze względu na przygotowywanie decyzji wymiarowych. Dodatkowo, system będzie nierównomiernie obciążony dobowo: o Praca: 7-6; o Niskie obciążenie: 6-7. Poniższy rysunek podglądowy przedstawia przewidzianą architekturę fizyczną systemu: 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) ,

12 Streszczenie dla Kierownictwa Podstawowa koncepcja sposobu udostępniania usług systemu ERP polega na wykorzystaniu Centrum Przetwarzania danych UM Katowice. W poniższej tabeli przestawiono wyniki analizy SWOT dla rekomendowanego wariantu. Mocne strony Słabe strony Wewnętrzne Zmniejszone uzależnienie od Wykonawcy. Zmniejszenie ryzyka wystąpienia zjawiska Vendor Lock-In. Zmniejszenie kosztów długoterminowych. Rozszerzenie wykwalifikowanej kadry w zakresie systemów IT. Osoby obsługujące system mogą być pomocne przy innych projektach/inicjatywach UM Katowice. Zwiększenie możliwości świadczenia własnych usług wsparcia. Wymagane jest zatrudnienie większej liczby pracowników do obsługi infrastruktury; Konieczność wprowadzenia dojrzałych mechanizmów zapewnienia ciągłości działania infrastruktury; Konieczność ciągłej modernizacji infrastruktury. Większe koszty krótkoterminowe. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 2

13 Streszczenie dla Kierownictwa Szanse Zagrożenia Zewnętrzne Możliwość finansowania zakupu potrzebnego sprzętu z funduszy europejskich. Możliwość pozyskania doświadczeń z podobnych projektów rozbudowy centrów przetwarzania. Konieczność zapewnienia kompatybilności i efektywnego funkcjonowania obecnie posiadanej infrastruktury z zakupioną w ramach realizacji Projektu. Konieczność utrzymania wysoko kwalifikowanej kadry inżynierskiej, w tym trudność zatrudnienia wysokospecjalizowanej obsługi technicznej za wynagrodzenie oferowane przez UMK. Zwiększona bezpośrednia odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego. Koncepcja wdrożenia Systemu Zakres usług wdrożeniowych obejmie w szczególności:. Dostosowanie systemu ERP (oferowanego przez Wykonawcę) i wykonanie dodatkowych modułów/elementów Systemu, według założeń, opisu procesów i wymagań funkcjonalnych oraz niefunkcjonalnych, określonych w niniejszym dokumencie oraz zgodnie z dokumentacją techniczną opracowaną przez Wykonawcę i zatwierdzoną przez Zamawiającego; 2. Dostarczenie i instalacja niezbędnych do prawidłowego i efektywnego działania elementów infrastruktury technicznej; 3. Migrację danych do Systemu ERP na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę projektu migracji danych zatwierdzonego przez Zamawiającego; 4. Integrację Systemu ERP z systemami: SMSAPI, FINN, Kataster WZ, Płatnik, MIDAS II, AA_USC, CEIDG, SELWIN - System Ewidencji Ludności, System Informacji Oświatowej, ŹRÓDŁO, Besti@, System Obsługi Obywatela - Dowody Osobiste. 5. Wdrożenie Pilotażowe Systemu w UM Katowice oraz wybranych jednostkach organizacyjnych miasta, na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę planu pilota, zatwierdzonego przez Zamawiającego. Zaangażowanie w pilotażu reprezentatywnej grupy jednostek ma na celu weryfikację mechanizmów integracyjnych, współdzielenia i wymiany danych pomiędzy jednostką organizacyjną a UM Katowice. Zakłada się, że wdrożenie pilotażowe będzie realizowane w pierwszej kolejności w wydziałach UM Katowice, a następnie po osiągnięciu odpowiedniego 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 3

14 Streszczenie dla Kierownictwa zaawansowania prac (w tym np. zaprojektowaniu interfejsów do wymiany danych) również w jednostkach organizacyjnych. Dla przyspieszenia prac zakłada się częściowe zrównolegnienie działań wdrożeniowych. Wykonawca powinien tak zaplanować wdrożenie w UM Katowice oraz jednostkach, aby zminimalizować okres równoległego funkcjonowania obecnych systemów i wdrażanego Systemu ERP. 6. Wdrożenie właściwe Systemu w pozostałych jednostkach organizacyjnych miasta, po wprowadzeniu zmian i akceptacji Wdrożenia Pilotażowego przez Zamawiającego. W przypadku wdrożenia w jednostkach zakładać należy równoległe prace wdrożeniowe w wielu jednostkach, tak aby okres zaplanowany na wdrożenie we wszystkich jednostkach (Etap III) był wystarczający oraz aby zapewnić wymagany, adekwatny do wielkości i złożoności (potrzeb) jednostki, czas na wdrożenie. Harmonogram wdrożenie Harmonogram ogólny wdrożenia Systemu przedstawia poniższa tabela: Lp. Nazwa etapu/zadania lub kamienia milowego Termin wykonania (w miesiącach) Termin zakończenia (od terminu podpisania umowy) I Etap I Analiza i projekt techniczny Systemu 0 miesięcy 0 miesięcy II Etap II Wykonanie i przeprowadzenie Pilotażu Systemu 4 miesięcy 24 miesiące III Etap III - Wdrożenie Systemu 24 miesiące 48 miesięcy IV Etap IV Eksploatacja Systemu 24 miesiące 72 miesięcy Termin wykonania zamówienia Okres świadczenia usług gwarancyjnych i wsparcia utrzymania po zakończeniu Etapu IV 4 lata 2 lata Korzyści z wdrożenia Systemu 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 4

15 Streszczenie dla Kierownictwa Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, systemu klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning), w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych Miasta przyniesie szereg korzyści dla mieszkańców oraz przedsiębiorców, korzystających z usług administracji samorządowej w obrębie miasta Katowice. Analiza obecnej sytuacji i doświadczenia z innych regionów kraju oraz dużych miast Unii Europejskiej wskazują, że wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, wspieranego system klasy ERP, jest warunkiem koniecznym dla podniesienia jakości usług miasta i jego zrównoważonego rozwoju. Do kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia Systemu ERP należy zaliczyć: podniesienie poziomu jakości świadczenia usług na rzecz mieszkańców oraz przedsiębiorców (klientów urzędu oraz jednostek organizacyjnych miasta), m.in. poprzez: o standaryzację procesów biznesowych, o zwiększenie dostępności, jakości i aktualności danych gromadzonych i przetwarzanych przez UK Katowice i jednostki organizacyjne miasta, o zmniejszenie ryzyka podejmowania niewłaściwych (nieoptymalnych) decyzji przez osoby decyzyjne, zwiększenie efektywności realizacji świadczonych usług na rzecz mieszkańców oraz przedsiębiorców, poprzez o usprawnienie procesów wewnętrznych UMK i jednostek organizacyjnych, o usprawnienie wymiany i obiegu informacji pomiędzy urzędem, a jednostkami organizacyjnymi miasta, o zwiększenie automatyzacji realizowanych w UM Katowice i jednostkach organizacyjnych miasta procesów biznesowych, zapewnienie dostępności do skonsolidowanej informacji na temat prowadzonej działalności oraz mieszkańcach, obniżenie kosztów operacyjnych działalności, poprzez eliminację wykonywanych ręcznie powtarzalnych i nadmiarowych czynności, zmniejszenie kosztów zapewnienia i utrzymania IT. Powyższe korzyści w dłuższej perspektywie skutkować będą: podniesieniem jakości życia mieszkańców, rozwojem przedsiębiorczości i efektowności finansowej przedsiębiorców, 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 5

16 Streszczenie dla Kierownictwa zwiększeniem konkurencyjności Katowic wśród miast w Polsce oraz UE, co może przełożyć się na wzrost liczby mieszkańców oraz zwiększenie liczby i skali inwestycji w Mieście i jego otoczeniu. Wyliczone korzyści finansowe z wdrożenia Systemu Wdrożenie Systemu ERP przyniesie realne korzyści, związane z eliminacją bieżących kosztów utrzymania obecnie funkcjonujących systemów w jednostkach organizacyjnych Miasta, w tym: koszty własne zatrudnienia - oszczędności w wysokości ok. 2,3 mln zł. w przeciągu 3 lat od wdrożenia Systemu ERP, koszty świadczenia usług zewnętrznych - oszczędności w wysokości ok.,7 mln zł. w przeciągu 3 lat od wdrożenia Systemu ERP, koszt utrzymania systemów zarządzania - oszczędności w wysokości ok. 5 mln zł. w przeciągu 3 lat od wdrożenia Systemu ERP. Ponadto wdrożenie Systemu przyniesie realne korzyści społeczne: zmniejszenie kosztów pozyskania informacji przez mieszkańców i przedsiębiorców - oszczędności oszacowano na ok. 2,2 mln zł rocznie, zmniejszenie efektywności (pracochłonności) świadczenia usług (wykonywania zadań pracowników) - oszczędności oszacowano na ok. 2,9 mln zł rocznie. Koszty wdrożenia Systemu Całkowity szacunkowy koszt dostarczenia Systemu ERP dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych Miasta to zł brutto. Błąd szacowania to 30%. Kwota (w zł) Kategoria wg UE Wielkość błędu wynika z czynników związanych z różną kwotą licencji dla oferowanych rozwiązań rynkowych jak i błędem szacowania przede wszystkim kosztów analizy i zarządzania. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 6

17 Streszczenie dla Kierownictwa Koszt analizy i zarządzania Zakup licencji Zakup sprzętu Szkolenia Łącznie Kwota (w zł) Kategoria wg UE Usługi związane z przygotowaniem, wdrożeniem i utrzymaniem systemów Zakup i modernizacja oprogramowania Zakup sprzętu komputerowego Koszty szkoleń N/D W uzupełnieniu do powyższych kosztów wykonania, należy mieć na uwadze dodatkowe koszty związane z zapewnieniem odpowiedniej wydajności i wysokiego poziomu bezpieczeństwa stacji roboczych w jednostkach organizacyjnych. W rekomendowanym wariancie należy zakupić: ok. 245 sztuk nowych komputerów, co daje szacunkowy koszt zł brutto (245 x 3500 zł brutto) oraz 3232 sztuk licencji na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt zł brutto (3232 x 300 zł brutto). Powyższe koszty nie są ujęte w zakresie zamówienia na System ERP i w związku z tym zostały wyodrębnione z szacowania kosztów wdrożenia Systemu. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 7

18 Streszczenie dla Kierownictwa Koszty utrzymania Systemu Łączny szacunkowy koszt utrzymania Systemu w okresie do 2 lat od wdrożenia (obowiązywania umowy z dostawcą) to zł brutto. Do posumowania przyjęto wariant rekomendowany wykorzystania CPD UM Katowice. Błąd szacowania to 30% 2. Należy pamiętać, że zwłaszcza koszty utrzymania i rozwoju systemu, w zależności od sformułowań SIWZ, jak i innych czynników, mogą zostać przeniesione przez oferenta na inne elementy wyceny. Ponadto w długofalowych kosztach utrzymania należy uwzględnić koszty amortyzację sprzętu oraz jego wymiany w przypadku zużycia. Dodatkowym kosztem, nie ujętym w szacowaniu, jest dostosowanie/doposażenie obecnej serwerowni lub uruchomienie nowej, spełniającej wysokie wymagania bezpieczeństwa. Przy wykorzystaniu własnego CPD UM Katowice dodatkowo należy rozważyć koszt utworzenia centrum zapasowego. Utrzymanie i rozwój oprogramowa nia (usługi obce) Utrzymanie infrastruktury sprzętowej (usługi obce) Wewnętrzne koszty utrzymania Łączny koszt utrzymania Kategoria 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok Usługi związane z przygotowanie m, wdrożeniem i utrzymaniem systemów Usługi serwisu sprzętu komputeroweg o Wynagrodzenia N/D Wielkość błędu wynika z czynników związanych z różną kwotą licencji dla oferowanych rozwiązań rynkowych jak i błędem szacowania przede wszystkim kosztów analizy i zarządzania. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 8

19 Streszczenie dla Kierownictwa Zestawienie kosztów wykonania i utrzymania Zakres wdrożenia Koszt brutto wdrożenia Koszty dodatkowe brutto Koszt brutto utrzymania Koszt całkowity brutto Całościowe wdrożenie (6 lat) (4 lata wykonania i 6 lat utrzymania) Pilotaż Brak (6 lat) (4 lata wykonania i 6 lat utrzymania) Pojedyncza jednostka organizacyjna ( rok) 66 7 (wykonanie i rok utrzymania) 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 9

20 Wprowadzenie. WPROWADZENIE.. Kontekst Dokument niniejszy pt. Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach jest częścią dokumentacji, która powstała w ramach realizacji zamówienia Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice. Zamówienie przeprowadzone zostało w ramach Umowy, zawartej pomiędzy Urzędem Miasta Katowice, zwanym w dalszej części dokumentu UM Katowice lub Zamawiającym oraz firmą 4pi sp. z o.o, zwaną w dalszej części dokumentu 4pi lub Wykonawcą..2. Cel i zakres dokumentu Celem dokumentu jest przedstawienie rekomendowanej koncepcji wdrożenia Systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach. Dokument niniejszy stanowi wynik (produkt) przeprowadzonych prac, na które składają się następujące produkty pośrednie:. Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT, 2., 3. Koncepcja rozwiązań technicznych, 4. Koncepcja wdrożenia Systemu, 5. Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania Systemu, 6. Korzyści wynikające z wdrożenia Systemu..3. Słownik 4pi - firma 4pi sp. z o.o. Wykonawca zamówienia Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice. UM Katowice, UMK - Urząd Miasta Katowice - Zamawiający projektu Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice. Ankieta - ankieta dotycząca zasobów IT, stworzona na potrzeby Projektu. COTS (ang. Commercial off-the-shelf) - gotowe oprogramowanie z półki. CPD Centrum Przetwarzania Danych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 20

21 Wprowadzenie IaaS (ang. Infrastructure as a Service) infrastruktura jako usługa - usługa umożliwiająca użytkownikowi zapewnienie przetwarzania, przechowywania sieci lub innych zasadniczych zasobów przetwarzania, w której użytkownik może uruchomić i stosować dowolne oprogramowanie, które może obejmować systemy operacyjne i aplikacje. Użytkownik nie zarządza źródłową infrastrukturą chmury i nie kontroluje jej, lecz ma kontrolę nad systemami operacyjnymi, przechowywaniem i uruchomionymi aplikacjami; a także możliwie ograniczoną kontrolę nad wybranymi elementami sieci (np. firewallem gospodarza). Jednostki - jednostki podlegające UM Katowice uwzględnione w projekcie. Komponent - część systemu informatycznego, wyróżniona logicznie ze względu na realizację określonych funkcji biznesowych. MF Ministerstwo Finansów PRINCE 2 - metodyka zarządzania projektami (przedsięwzięciami). Nazwa metodyki wywodzi się z angielskiego PRojects IN Controlled Environments (Przedsięwzięcia Realizowane w Kontrolowanych Środowiskach). Pilotaż element zakresu wdrożenia Systemu ERP, obejmujący wdrożenie pełnej funkcjonalności w UM Katowice oraz wybranych jednostkach organizacyjnych Miasta. Projekt - Projekt Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Miasta Katowice. RIO Regionalna Izba Obrachunkowa Roll-out metoda wdrożenia polegająca na wypracowaniu wzorca wdrożenia na podstawie reprezentatywnej grupy jednostek i następnie realizacji kolejnych wdrożeń w jednostkach zgodnie z wypracowaną metodą i założeniami. SaaS (ang. Software as a Service) - oprogramowanie jako usługa - usługa umożliwiająca użytkownikowi korzystanie z aplikacji dostawcy działających w infrastrukturze chmury. Aplikacje są dostępne z różnych urządzeń klienta za pomocą interfejsu, na przykład przeglądarki internetowej (np. poczta elektroniczna na stronie internetowej). Użytkownik nie zarządza źródłową infrastrukturą chmury i nie kontroluje jej, w tym sieci, serwerów, systemów operacyjnych, przestrzeni przechowywania, a nawet poszczególnych funkcji aplikacji, z ewentualnym wyjątkiem ograniczonych ustawień konfiguracji aplikacji przez danego użytkownika. SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. SOD System Obiegu Dokumentów. System - System ERP służący wspomaganiu zarządzania danymi. Testy systemowe - testy organizowane i przygotowywane przez Wykonawcę obejmujące testy całego systemu, w tym: testy komponentów oprogramowania 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 2

22 Wprowadzenie (modułów) z udziałem użytkownika końcowego. Wykonanie TS ma zapewnić użytkownikom końcowym możliwość oceny funkcjonalności przygotowanego oprogramowania, wykrycia błędów w oprogramowaniu na wczesnym etapie i zgłoszenia uwag, zmian i uzupełnień do założonej funkcjonalności. Testy akceptacyjne - przeprowadzone przez Zamawiającego testy wytworzonego systemu informatycznego. Wykonanie TA ma potwierdzić, że system jest przygotowany do pracy, spełnia założone kryteria jakości, w tym jego funkcjonalność jest zgodna z wymaganiami użytkowników, dokumentacją i nie zawiera błędów uniemożliwiających jego użycie. Umowa - umowa pomiędzy UM Katowice oraz firmą 4pi sp. z o.o. Zasoby IT zasoby komputerowe jednostek uwzględnione do potrzeb Projektu. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 22

23 Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT 2. INWENTARYZACJA STANU BIEŻĄCEGO ZASOBÓW IT 2.. Metoda przeprowadzenia inwentaryzacji zasobów IT Na potrzeby inwentaryzacji stanu bieżącego zasobów IT UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice zastosowano metodę ankietową oraz bezpośrednie wizyty w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych miasta. Inwentaryzacja została zrealizowana w podziale na 3 główne fazy: Faza I: Wstępne zbieranie danych inwentaryzacyjnych ankiety, Faza II Weryfikacja jakości danych inwentaryzacyjnych, Faza III: Zasadnicza inwentaryzacja wizyty w jednostkach, Faza IV: Poprawa jakości danych inwentaryzacyjnych Faza I Wstępne zbieranie danych inwentaryzacyjnych W fazie I pt. Wstępne zbieranie danych inwentaryzacyjnych opracowana została ankieta inwentaryzacyjna. Ankietowanym jednostkom udostępniono formularz w wersji elektronicznej w następujący sposób: Jako link (przesyłany mailem). Opublikowany na stronie internetowej. Umożliwiono przekazanie danych inwentarzowych w następujących formatach: Excel. OpenOffice. HTML. CSV. W zakresie inwentaryzacji Wykonawca był odpowiedzialny za: opracowanie ankiety, zbieranie danych, udzielania informacji jednostkom (dedykowany numer telefonu do Wykonawcy), monitorowanie stopnia zbierania danych. W zakresie inwentaryzacji członkowie zespołu po stronie UM Katowice byli zobowiązani do: 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 23

24 Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT przekazania listy kontaktowej wszystkich inwentaryzowanych jednostek zawierającej następujące dane: nazwa jednostki, adres jednostki, dane kontaktowe (telefon, ), powiadomienia jednostek o celu, zakresie i wymaganiach wobec jednostek oraz informacją o roli firmy 4pi sp. z o.o., w postaci oficjalnego pisma oraz maila z odniesieniem (linkiem) do wypełnienia ankiety, eskalacja prośby skierowanej do jednostki o wypełnienie ankiety w przypadku braku przekazania danych Faza II - Weryfikacja jakości danych inwentaryzacyjnych W fazie II pt. Weryfikacja jakości danych inwentaryzacyjnych sprawdzona została jakość otrzymanych informacji zarówno pod kątem ilościowym jak i jakościowym. Weryfikacja polegała na badaniu rozbieżności wewnętrznych w ramach otrzymanych danych Faza III - Poprawa jakości danych inwentaryzacyjnych W fazie III pt. Poprawa jakości danych inwentaryzacyjnych otrzymane dane zostały uzupełnione bądź poprawione. Dla zidentyfikowanych w ramach fazy II nieprawidłowości (rozbieżności) zrealizowano następujące działania: przekazanie prośby o poprawę / uzupełnienie ankiety inwentaryzacyjnej, wraz z telefonicznym lub e-maiowyml wyjaśnieniem rozbieżności, w przypadku dalszego braku możliwości usunięcia rozbieżności umówiona została wizyta bezpośrednia w jednostce, celem wyjaśnienia i usunięcia rozbieżności. W ramach wizyty sporządzono protokół Faza IV - Zasadnicza inwentaryzacja wizyty w jednostkach Przeprowadzenie inwentaryzacji na miejscu w celu uszczegółowienia i weryfikacji udzielonych odpowiedzi na ankiety. W ramach wizyty każdorazowo sporządzono protokół podpisywany przez osobę upoważnioną w jednostce Zakres inwentaryzowanych danych Inwentaryzacją objęto następujący zakres danych: a. Inwentaryzacja zasobów sprzętowych (komputery użytkowników, serwery) w zakresie: i. CPU, pamięć operacyjna, zasoby dyskowe, ii. Połączenia z Internetem, i. Rodzaj (światłowód, miedź, radio) ii. Provider (nazwa dostawcy, data obowiązywania umowy) 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 24

25 Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT iii. Gwarantowana prędkość połączenia upload/download iv. Status przyłączenia lokalizacji do sieci SilesiaNet (dla lokalizacji planowanych do przyłączenia, podanie planowanej daty przyłączenia). b. Inwentaryzacja zasobów oprogramowania wraz z rocznymi kosztami utrzymania (asysty technicznej): i. Systemy operacyjne (nazwa, wersja, liczba licencji, roczny koszt utrzymania); ii. System zarządzania bazami danych (nazwa, wersja, liczba licencji, roczny koszt utrzymania) iii. Systemy zarządzania (nazwa, wersja, liczba licencji, wdrożone obszary, roczny koszt utrzymania). c. Inwentaryzacja zbiorów danych, w tym oszacowanie liczby danych podstawowych (kontrahenci, F/K, budżet planowanie i sprawozdawczość, faktury, zamówienia publiczne, kadry-płace, środki trwałe i nietrwałe, magazyn, podatki i opłaty, SOD) i szybkości ich przyrostu. d. Liczba etatów (lub części etatu) pracowników odpowiedzialnych za utrzymanie systemów IT wraz z rocznym kosztem etatu Wyniki inwentaryzacji Wyniki inwentaryzacji podzielono na dwie części: wyniki inwentaryzacji w UM Katowice przedstawione w postaci wypełnionych arkuszy inwentaryzacyjnych dla poszczególnych systemów oraz danych o zasobach infrastruktury technicznej (w postaci arkuszy Excel, plików Word oraz podpisanych przez osoby upoważnione protokołów), wyniki inwentaryzacji w jednostkach organizacyjnych miasta - przedstawione w postaci zbiorczego zestawienia danych (w zakresie wymienionych w poprzednim rozdziale punktów a-d), dokument Inwentaryzacja zasobów IT (w postaci arkusza Excel oraz podpisanych przez osoby upoważnione protokołów). Wyniki z inwentaryzacji posłużyły do dalszych prac w zakresie: opracowania koncepcji i architektury Systemu, przeprowadzenia analizy zakresu integracji i zastąpienia/wymiany obecnie funkcjonujących rozwiązań i systemów, przeprowadzenia analizy przyszłych użytków systemu, przeprowadzenia analizy zakresu gromadzonych i przetwarzanych danych tj. zwymiarowania systemu, 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 25

26 Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT opracowania wymagań niefunkcjonalnych, opracowania założeń w zakresie przyszłej infrastruktury technicznej, opracowania analizy kosztów wdrożenia i utrzymania, szacowania korzyści z wdrożenia systemu. Powyższy zakres przekłada się na rozdziały przedstawione w dalszej części dokumentu, gdzie wykorzystano dane z inwentaryzacji Synteza inwentaryzacji Liczba komputerów i serwerów We wszystkich jednostkach zidentyfikowano 4854 sztuki różnej jakości stacji roboczych (zarówno komputerów stacjonarnych jak i laptopów). Dla potrzeb dalszej analizy ustalono liczbę komputerów, które mogą nie spełniać minimalnych wymagań do sprawnego i bezpiecznego korzystania z docelowego systemu ERP. Policzono jednostki robocze posiadające system operacyjny Windows XP (nie jest obecnie wspierany przez producenta) i starsze. Liczba tych jednostek wynosi 3232, co stanowi 66% wszystkich jednostek. Należy również przyjąć, że do 5% jednostek może nie spełniać innych wymagań technicznych. Spośród wszystkich jednostek, 58 deklaruje posiadanie serwerów (o różnych parametrach i przeznaczeniu). Rysunek. Liczba jednostek deklarujących posiadanie serwerów Serwera nie posiada żadna jednostka pomocy społecznej, natomiast serwer posiada 35 jednostek oświatowych, co stanowi zaledwie 20% jednostek Systemy wspierające zarządzanie Znaczna większość jednostek posiada i korzysta z systemów wspierających zarządzanie jednostkami. Poza jednostkami oświatowymi, gdzie korzysta ponad połowa, 3 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 26

27 Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT jednostki kulturalne i jedna z grupy jednostek pomocy społecznej nie posiadają takich systemów. Spora grupa korzysta z więcej niż jednego systemu. Rysunek 2. Liczba jednostek deklarujących posiadanie systemu informatycznego wspierającego zarządzanie Zbiory danych Zbiory danych to oddzielne obszary, w których jednostki gromadzą dokumenty. W inwentaryzacji wydzielono 0 takich obszarów. W inwentaryzacji uwzględniono również dane gromadzone do tej pory w sposób papierowy. Niektóre jednostki oświatowe korzystają z obsługi Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych i dlatego nie gromadzą danych we własnym zakresie. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 27

28 Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT Rysunek 3. Liczba zbiorów danych Prawie wszystkie jednostki gromadzą we własnym zakresie dane kadrowe. Około 50% jednostek prowadzi zbiory danych dotyczące obiegu dokumentów. Powyższe dane pokazują, że we wszystkich obszarach możliwe jest wykorzystanie narzędzi wspierających zarządzanie Koszty utrzymania IT Koszty własne Tylko 30 jednostek posiada co najmniej 0,5 etatu do obsługi IT. Spośród podanych średniej wysokości rocznych kosztów wynika, że średnia dla jednostek posiadających wewnętrzne wsparcie IT wynosi około PLN. Podaną liczbę należy traktować bardzo ostrożnie, ponieważ jednostek, które podały kwoty możliwe do porównania było tylko 2. Usługi zewnętrzne 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 28

29 Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT 62 jednostki deklarują, że korzystają z zewnętrznego wsparcia do obsługi IT. Średnia roczna wartość usług świadczonych przez firmy zewnętrzne wynosi 556 PLN. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 29

30 3. ANALIZA WYMAGAŃ BIZNESOWYCH 3.. Metoda analizy Analiza funkcjonalna Systemu opiera się na identyfikacji procesów biznesowych UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice. Procesy przedstawiono w postaci mapy (hierarchii) procesów biznesowych, tj. struktury odzwierciedlającej zidentyfikowane procesy w zakresie zdefiniowanych obszarów, tj. procesów nadrzędnych objętych Systemem. Zakres wspomagania procesów biznesowych przez System ERP został określony poprzez zdefiniowane wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, zgrupowane w komponenty logiczne, wspierające wskazane procesy. Na postawie zidentyfikowanych procesów i wymagań oraz aktualnych zasobów UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice (z wyników inwentaryzacji) opracowana została koncepcja architektury logicznej Systemu ERP, uzupełniona założeniami w zakresie integracji danych oraz przyszłego wykorzystania obecnych rozwiązań (systemów informatycznych) miasta Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych obejmuje procesy UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, w zakresie funkcjonowania przyszłego Systemu ERP. W wyniku prowadzonych warsztatów grup roboczych, z przedstawicielami UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, zidentyfikowano obszary biznesowe w ramach, których następnie opisano procesy biznesowe. Zidentyfikowano 8 głównych obszarów biznesowych, w które wpisuje się 9 procesów. W przypadku wybranych, szczególnych obszarów biznesowych celowo nie wyszczególniono procesów biznesowych, gdyż stanowią one wynik lub element realizacji pozostałych procesów (dotyczy obszaru Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli oraz Raporty i Analizy Zarządcze). Kompletna lista obszarów biznesowych i przypisanych do nich procesów znajduje się poniżej, szczegółowo rozpisane zostały w dalszej części dokumentu.. Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli 2. Budżet i Sprawozdawczość 2.. Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta 2.2. Planowanie budżetu na dany rok 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 30

31 2.3. Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym 2.4. Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa 3. Finanse i Księgowość 3.. Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów 3.2. Sprawozdawczość finansowa 4. Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac 4.. Rekrutacja pracowników 4.2. Zatrudnianie pracowników 4.3. Ewidencja danych kadrowych i sporządzanie list płac 4.4. Ocena okresowa 5. Podatki i Opłaty Lokalne 5.. Ustalanie wymiaru podatków i opłat 5.2. Pobór podatków i opłat 5.3. Windykacja i egzekucja 6. Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami 6.. Planowanie rozwoju miasta 6.2. Zarządzanie inwestycjami 6.3. Gospodarowanie mieniem 6.4. Zarządzanie gospodarką magazynową 7. Raportowanie i Analizy Zarządcze 8. Zarządzanie Obiegiem Dokumentów 8.. Definiowanie przebiegów 8.2. Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów Poniżej na diagramie przedstawiono również wysokopoziomową mapę zidentyfikowanych procesów biznesowych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 3

32 Business Process Mapa Procesów Biznesowych Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli Budżet i Sprawozdawczość Finanse i Księgowość Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac Podatki i Opłaty Lokalne Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Zarządzanie Obiegiem Dokumentów «BusinessProcess» Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansow ej Miasta «BusinessProcess» Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów «BusinessProcess» Rekrutacj a pracowników «BusinessProcess» Ustalanie wymiaru podatków i opłat «BusinessProcess» Planowanie rozwoju miasta «BusinessProcess» Definiowanie przebiegów «BusinessProcess» Planowanie budżetu na dany rok «BusinessProcess» Sprawozdaw czość finansowa «BusinessProcess» Zatrudnianie pracowników «BusinessProcess» Pobór podatków i opłat «BusinessProcess» Zarządzanie inwestycjami «BusinessProcess» Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów «BusinessProcess» Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym «BusinessProcess» Ew idencja danych kadrowych i sporządzanie list płac «BusinessProcess» Windykacj a i egzekucja «BusinessProcess» Gospodarowanie mieniem «BusinessProcess» Monitorowanie w ykonania i sprawozdawczość budżetow a «BusinessProcess» Ocena okresowa «BusinessProcess» Zarządzanie gospodarką magazynową Raportowanie i Analizy Zarządcze Rysunek 4. Wysokopoziomowa mapa procesów biznesowych 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 32

33 3.3. Procesy w obszarach biznesowych Sposób opisu procesów Procesy zostały udokumentowane w postaci tabel opisowych, porządkujących sposób opisu każdego procesu. Opis procesów przedstawiono wg następującego wzorca: Tabela. Proces Nazwa procesu Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia <Nazwa procesu.> <Nazwa obszaru, w którym realizowany jest proces.> <Cel bądź cele realizacji procesu odnoszące się do statutowych zadań realizowanych przez urząd miasta.> <Właściciel procesu Osoba odpowiedzialna za sposób realizacji procesu w szczególności zatwierdzająca zmiany w procesie.> <Stanowisko, komórka org.> <Osoba, która na bieżąco utrzymuje proces <Stanowisko, komórka org.> <Warunki rozpoczęcia procesu. Warunki początkowe.> Rezultat wykonania <Wyniki realizacji procesu. Rezultaty/efekty wykonania procesu - produkty.> OPIS Role, jednostki org. <Nazwa roli lub jednostki organizacyjnej.> Zadania/czynności <Opis zadania lub czynności na poziomie ogólnym (działania) wykonywanej w ramach procesu. Zadania/ czynności przedstawiają zakres. Kolejność wymienienia zadań/ czynności w opisie procesu nie odzwierciedla kolejności wykonywania czynności.> Oznaczono komentarze do treści znacznikami << >>. Obecnie wykorzystywane aplikacje 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 33

34 <Stosowane obecnie techniki, narzędzia informatyczne i internetowe wspierające proces.> Inne istotne informacje Inne informacje istotne z punktu widzenia realizacji procesu Oprócz zastosowania ww. wzorca, procesy udokumentowano w notacji BPMN (w wersji 2.0) w postaci diagramów aktywności, w narzędziu Enterprise Architect (pliki źródłowe pod postacią otwartych plików XMI) Opis procesów obszaru Budżet i Sprawozdawczość Tabela 2. Proces Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta Budżet i Sprawozdawczość Celem opracowania Wieloletniej Prognozy Finansowej jest analiza możliwości realizacji inwestycji i bieżącego utrzymania oraz ocena zdolności finansowej Miasta. Prezydent Miasta Katowice Skarbnik Miasta / Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta Istotna zmiana założeń i wytycznych budżetowych, podjęcie decyzji o realizacji nowych przedsięwzięć lub rezygnacji z planowanych Uchwalenie wieloletniej prognozy finansowej na lata ( ) i uchylenie dotychczasowej. OPIS Role, jednostki org. Zadania/czynności 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 34

35 Jednostka Organizacyjna Miasta, Osoba Prywatna Prezydent Miasta Wydział Budżetu Miasta Wydział Rozwoju Miasta/ Wydział Funduszy Europejskich/ inni dysponenci Prezydent Miasta Wydział Budżetu Miasta Wydział Rozwoju Miasta Wydział Funduszy Europejskich Rada Miasta <<Początek>> Zgłoszenie zadań, w tym wieloletnich przedsięwzięć do realizacji w kolejnych latach. <<Początek>> Podjęcie decyzji o realizacji inicjatywy. Opracowanie zestawienia zbiorczego (na podstawie materiałów od Wnioskodawców) pokazującego dochody, wydatki, przychody i rozchody oraz możliwości finansowe miasta (wyrażone odpowiednimi wskaźnikami). Przedłożenie do akceptacji lub weryfikacji Prezydentowi Miasta. Zachowanie zgodności z projektem budżetu na dany rok. Opracowanie zestawienia przedsięwzięć do wysokości określonych możliwościami finansowymi budżetu. Podjęcie decyzji o akceptacji lub korekcie przedłożonej propozycji. Przygotowanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej miasta (program BeSTi@ oraz treść w programie Legislator), a następnie przedłożenie projektu budżetu do opiniowania Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz Radzie Miasta. Poinformowanie podmiotów o odmowie realizacji zgłoszonych przedsięwzięć. Uchwalenie wieloletniej prognozy finansowej miasta na lata ( ). Obecnie wykorzystywane aplikacje. BeSTi@ 2. LBPP (zbiorcze zestawienia dochodów i wydatków wszystkich dysponentów) 3. Moduł WPFS (Wieloletnie Prognozy Finansowe Samorządu) do planowania wieloletniego, (lecz nie jest zintegrowany z systemem LBPP). Inne istotne informacje Posiadany przez Urząd Miasta Katowice moduł WPFS (do planowania wieloletniego) nie jest zintegrowany z LBPP. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 35

36 Business Process Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta Start Zgłoszenie zadań Informacja o odmowie Czy pozytywna decyzja o realizacji inicjatywy? Nie Koniec Tak Opracowanie zestawienia przedsięwzięć Nie Czy zaakceptowano? Nie Tak Przygotowanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej miasta Czy podjęta uchwała? Tak Koniec Rysunek 5. Diagram procesu Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej miasta Tabela 3. Proces Planowanie budżetu na dany rok Nazwa procesu Obszar Cel Planowanie budżetu na dany rok Budżet i Sprawozdawczość Celem procesu jest efektywna realizacja zadań samorządu w perspektywie jednego roku 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 36

37 Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Prezydent Miasta Katowice Skarbnik Miasta / Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta Zapewnienie środków finansowych na prawidłowe funkcjonowanie Miasta w kolejnym roku budżetowym, w tym świadczenie usług na rzecz mieszkańców. Uchwalenie uchwały budżetowej na rok ( ) OPIS Role, jednostki org. Zadania/czynności Wydział Budżetu Miasta Przygotowanie oraz opublikowanie założeń i wytycznych do budżetu na kolejny rok budżetowy (w lipcu i sierpniu roku poprzedzającego) Jednostki budżetowe i komórki organizacyjne UM Zgłoszenie potrzeb do projektu budżetu (Dane dostarczane za pośrednictwem aplikacji PABS oraz LBPP). Wydział Budżetu Miasta Wstępna analiza danych (na podstawie potrzeb zgłoszonych przez dysponentów w zakresie: dochodów i wydatków). Określenie rozchodów oraz oszacowanie przychodów miasta. Próby zbilansowania budżetu. Opracowanie oraz przedłożenie decydentom różnych wariantów budżetu. Zachowanie zgodności z Wieloletnim Planem Finansowym. Urząd Miasta Katowice (różne osoby) Podjęcie decyzji dot. budżetu przez decydentów. Wydział Budżetu Miasta Utworzenie projektu budżetu (załączniki (Word, Excel) oraz treść w programie Legislator) a następnie przedłożenie projektu budżetu do opiniowania Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz Radzie Miasta. Rada Miasta Katowice Uchwalenie uchwały budżetowej na rok (...) Wydział Budżetu Miasta Informowanie dysponentów o zaakceptowanych kwotach (pisemnie). Wydział Budżetu Miasta Opracowanie Układu Wykonawczego do budżetu (rozpisania uchwalonego budżetu w szczegółowości do dysponentów). Jednostki organizacyjne miasta Wiceprezydenci nadzorujący Podział przyznanego dysponentowi wycinka budżetu zgodnie z przyjętą szczegółowością do paragrafów) i przygotowanie do zatwierdzenia planów finansowych Zatwierdzenie Planów Finansowych. Wydział Budżetu Miasta Rejestracja decyzji Wiceprezydentów nadzorujących w systemie FK. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 37

38 Jednostki organizacyjne miasta Dyrektorzy Jednostek Import planów do programów FK na poziomie Jednostek. Zatwierdzanie planów Jednostek organizacyjnych. Obecnie wykorzystywane aplikacje. 2. System Ratusz firmy Rekord; 3. LBPP (dla wszystkich jednostek poza oświatą oraz zestawienia zbiorcze); 4. PABS (wszystkie jednostki oświatowe). Inne istotne informacje Brak 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 38

39 Business Process Planowanie budżetu na dany rok Start Przygotowanie założeń do budżetu Opracowanie Układu Wykonawczego Zgłoszenie potrzeb do projektu budżetu Podział budżetu na wycinki Tak Opracowanie wariantów budżetu Czy wymaga korekty podziału? Tak Nie Nie Czy wymaga korekty danych? Rejestracja decyzji w systemie FK. Tak Czy uchwała budżetowa wymaga korekty? Utworzenie projektu budżetu Import planów do programów FK na poziomie Jednostek. Nie Zatwierdzenie planów w jednostkach Rozesłąnie informacji o zaakceptowanych kwotach Koniec Rysunek 6. Diagram procesu Planowanie budżetu na dany rok Tabela 4. Proces Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym Budżet i Sprawozdawczość Celem procesu jest modyfikowanie rocznego budżetu miasta i WPF pod kątem dostosowania do bieżących potrzeb. Prezydent Miasta Katowice Skarbnik Miasta / Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 39

40 Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Uchwalony: budżet oraz WPF Zmiana zatwierdzona uchwałą/zarządzeniem OPIS Role, jednostki org. Zadania/czynności Wydział Budżetu Miasta Przygotowanie oraz opublikowanie procedury dokonywania zmian w trakcie roku (zawarto w zarządzeniu wykonawczym do uchwały budżetowej i WPF-u). Jednostki budżetowe i komórki organizacyjne UM Zgłoszenie proponowanych zmian (za pośrednictwem aplikacji PABS, LBPP oraz w formie papierowej). Decyzje wieloletnie z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki są uwzględniane automatycznie w latach następnych. Wydział Budżetu Miasta Wstępna analiza danych. Opracowanie oraz przedłożenie decydentom propozycji zmian. Zachowanie spójności między budżetem, a WPF co najmniej w zakresie wyniku budżetu, przychodów, rozchodów i długu JST. Urząd Miasta Katowice (różne osoby) Podjęcie decyzji - akceptacja/odrzucenie zmiany. Wydział Budżetu Miasta Utworzenie projektu uchwały/zarządzenia, a następnie przedłożenie projektu do zatwierdzenie/uchwalenia. Rada Miasta Katowice/ Uchwalenie uchwały zmieniającej. Prezydent Miasta Zatwierdzenie projektu zarządzenia w sprawie zmian (zarządzenia wykonawczego do uchwały zmieniającej). Wydział Budżetu Miasta Weryfikacja i akceptacja zmian planu, modyfikacja planu. Wydział Budżetu Miasta Informowanie dysponentów o zaakceptowanych kwotach. Wydział Budżetu Miasta Wprowadzenie danych o zaakceptowanych zmianach w systemie PABS/LBPP wraz z podaniem przyczyny. Obecnie wykorzystywane aplikacje. LBPP (dla wszystkich jednostek poza oświatą oraz zestawienia zbiorcze) 2. PABS (wszystkie jednostki oświatowe) 3. Ratusz firmy Rekord (wszyscy dysponenci) 4. Besti@ (WPF i budżet -export z systemu Ratusz firmy Rekord) Inne istotne informacje Brak 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 40

41 Business Process Dokonyw anie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym Start Przygotowanie procedury dokonywania zmian Zgłoszenie zmian Opracowanie propozycji zmian Nie Czy przyjęto zmianę? Tak Nie Opracowanie projektu uchwały Czy podjęto uchwałę? Tak Realizcja uchwały Koniec Rysunek 7. Diagram procesu Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 4

42 Tabela 5. Proces Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa Budżet i Sprawozdawczość Efektywne rozliczenie budżetu oraz przekazanie rzetelnej informacji sprawozdawczej. Prezydent Miasta Katowice Skarbnik Miasta / Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta Zatwierdzony budżet na dany rok oraz plan budżetu wieloletniego Wykonane sprawozdania zgodne z regulacjami prawnymi oraz wewnętrznymi. OPIS Role, jednostki org. Zadania/czynności Jednostki Organizacyjne Miasta/komórki organizacyjne UM Komórki organizacyjne UM sprawujące nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Miasta Sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych, z operacji finansowych oraz z wykonania zadań budżetu państwa w układzie budżetu zadaniowego wraz z częścią opisową wykonania budżetu (za pośrednictwem aplikacji Budżet Rb2, PABS, LBPP, Excel oraz w wersji papierowej). Weryfikacja merytoryczna i akceptacja części opisowej wykonania budżetu. Weryfikacja merytoryczna sprawozdań rzeczowofinansowych z wykonania dotacji celowych sporządzanych dla dysponentów budżetu państwa przekazujących dotacje Miastu na zadania własne i zlecone. Wydział Budżetu Miasta Weryfikacja jednostkowych sprawozdań budżetowych oraz operacji finansowych pod względem formalnym i rachunkowym (obowiązek) oraz zgodności z księgami rachunkowymi i dokumentami (uprawnienie) Wydział Budżetu Miasta Prowadzenie ewidencji księgowej budżetu Miasta, z której dane są podstawą sporządzania sprawozdania z wykonania budżetu w szczególności: ewidencji dochodów i wydatków w szczegółowości zgodnej z uchwałą budżetową, zmian w planie wydatków na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz innych środków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi (w aplikacjach Ratusz FK, Ratusz Budżet, Excel). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 42

43 Wydział Budżetu Miasta Sporządzanie łącznych, zbiorczych i skonsolidowanych sprawozdań budżetowych, z operacji finansowych oraz z wykonania zadań budżetu państwa w układzie budżetu zadaniowego dla Miasta i przekazywanie do Regionalnej Izby Obrachunkowej, Wojewody Śląskiego, Krajowego Biura Wyborczego, Najwyższej Izby Kontroli (za pomocą aplikacji Ratusz Budżet, Ratusz Budżet Rb2, Besti@, elektronicznej skrzynki podawczej, poczty elektronicznej oraz w wersji papierowej). Wydział Budżetu Miasta/ Wydział Gospodarki Mieniem Prezydent Miasta Katowice Przygotowanie informacji o przebiegu wykonania budżetu Miasta za I półrocze oraz sprawozdanie roczne (wersja elektroniczna Word i Excel oraz papierowa). Przygotowanie sprawozdania o stanie mienia (wersja elektroniczna Word i Excel, papierowa). Przedstawienie Radzie Miasta oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Rada Miasta Jednostki Organizacyjne Miasta Rozpatrzenie sprawozdania z wykonania budżetu i sprawozdania finansowego oraz sprawozdania o stanie mienia przez Komisję Rewizyjną. Zapoznanie się przez Radę Miasta ze sprawozdaniem z wykonania budżetu oraz z opinią Regionalnej Izby Obrachunkowej o tym sprawozdaniu, ze sprawozdaniem finansowym wraz z opinią biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego oraz z informacją o stanie mienia. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z wykonania budżetu wraz ze sprawozdaniem finansowym Miasta. Tworzenie raportów księgowych i finansowych. Przekazanie sprawozdań na poziom UM. Wydział Budżetu Miasta Tworzenie raportów księgowych i finansowych, z danych własnych UM i zebranych z Jednostek Organizacyjnych. Obecnie wykorzystywane aplikacje. Krakfin moduł LBPP (Urząd Miasta i wszystkie jednostki) 2. Krakfin moduł PABS (Urząd Miasta i wszystkie jednostki oświatowe) 3. Rekord Ratusz moduł Finansowo-Księgowy (FK) (Urząd Miasta, MZUiM) 4. Rekord Ratusz moduł Budżet (Urząd Miasta) 5. Rekord Ratusz moduł Budżet Rb2 system do sprawozdawczości budżetowej, operacji finansowych i sprawozdawczości finansowej (Urząd Miasta i wszystkie jednostki) 6. Besti@ System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego moduł JST 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 43

44 Inne istotne informacje Proces sprawozdawczości budżetowej, w zakresie operacji finansowych oraz sprawozdawczości finansowej pomiędzy Wydziałem Budżetu Miasta i jednostkami oraz zakładami budżetowymi jest zautomatyzowany. Sprawozdania jednostkowe są przesyłane w wersji elektronicznej oraz nadal w wersji papierowej. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 44

45 Business Process Monitorowanie w ykonania i spraw ozdawczość budżetowa Start Sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych Weryfikacja merytoryczna sprawozdań Nie Nie Czy zaakceptowano sprawozdanie? Tak Weryfikacja formalna i rachunkowa Czy zaakceptowano sprawozdanie? Tak Sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań Nie Czy zatwierdzono? Tak Koniec 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 45

46 Rysunek 8. Diagram procesu Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa Opis procesów obszaru Finanse i Księgowość Tabela 6. Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów Nazwa procesu Obszar Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów Finanse i Księgowość Cel. Prawidłowe dokonanie ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych. 2. Optymalizacja kosztów. Właściciel Ekspert / Autor Kierownik Jednostki Główny Księgowy Warunki rozpoczęcia Konieczność wykonania czynności księgowych, wymaganych przepisami prawnymi (wystąpienie zdarzenia gospodarczego, operacji gospodarczej lub otrzymanie informacji o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji). Rezultat wykonania. Pełna ewidencja dokumentów księgowych w księdze głównej i księgach pomocniczych UM Katowice oraz Jednostek Organizacyjnych. 2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi oraz uregulowaniami wewnętrznymi UM Katowice oraz Jednostek Organizacyjnych. Wprowadzenie do systemu księgowego informacji wymaganych przepisami prawnymi. OPIS Role, jednostki org. Zadania/czynności 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 46

47 Merytoryczne Komórki: Jednostek Budżetowych Zakładów budżetowych Organizacyjne UM Katowice Merytoryczne Komórki: Jednostek Budżetowych Realizacja czynności (potrzeby) powodujących wystąpienie konieczności rejestracji księgowej dochodów w zakresie: zawieranie umów generujących dochody i przychody budżetowe, wydawanie decyzji administracyjnych, przyjmowanie deklaracji podatkowych, rejestracja dochodów powstających z mocy prawa. Realizacja tych zadań uzależniona jest od struktury jednostki organizacyjnej. W część jednostek zadania powyższe realizowane są w ramach funkcji Głównego Księgowego. Realizacja czynności (potrzeby) powodujących wystąpienie konieczności rejestracji księgowej wydatków w zakresie: Zakładów budżetowych Organizacyjne UM Katowice zawieranie umów/ zleceń, porozumień generujących wydatki budżetowe, dokonywanie zakupów bezumownych, udzielanie dotacji budżetowych, wydawanie decyzji administracyjnych, sporządzanie dyspozycji wypłat, sprawdzanie zewnętrznych faktur, rachunków pod względem merytorycznym, przedkładanie w/w dokumentów dysponentowi środków do zatwierdzania do wypłaty. Główny Księgowy, Kierownik Jednostki Księgowość: Jednostek Budżetowych Zakładów Budżetowych Jednostek Organizacyjnych Realizacja tych zadań uzależniona jest od struktury jednostki organizacyjnej. W część jednostek zadania powyższe realizowane są w ramach funkcji Głównego Księgowego. Dokonanie wstępnej kontroli dokumentów dotyczących danych operacji gospodarczych w zakresie posiadanych przez Głównego Księgowego upoważnień oraz zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostek organizacyjnych Miasta. W przypadku gdy kierownik jednostki nie powierzy Głównemu Księgowemu określonych obowiązków w zakresie rachunkowości za jego zgodą - ponosi on odpowiedzialność za wykonanie tych obowiązków. Pomiar (rejestrowanie struktury): przychodów i kosztów, dochodów i wydatków, w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 47

48 j.w. Określenie założeń i struktury budżetu jednostki organizacyjnej, w tym struktury dla: Księga Główna i Księgi Pomocnicze Budżetu Księgi Główne i Księgi Pomocnicze Jednostek Budżetowych w tym Urzędu Miasta i Zakładów Budżetowych Księgi Pomocnicze to np. płace, magazyn, środki trwałe, dostawcy i odbiorcy. j.w. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, rejestracja dokumentów księgowych i nadawanie im numerów jako dowodów księgowych. j.w. Ewidencja księgowa zdarzenia gospodarczego w tym operacji gospodarczej lub otrzymanie informacji (dokumentu źródłowego lub transmisji przelewów z systemu bankowego) o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji, z którym związany jest obowiązek prawny lub dla którego ustalono obowiązek zapisu w księgach, w szczególności: uznania (w tym wpływów kasowych), obciążenia (w tym obciążenia kasowe), zobowiązania, należności, korekty, inwestycje, wartości niematerialne i prawne, naliczanie wynagrodzeń, zapasy magazynowe, udziały i akcje. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 48

49 j.w. W ramach ewidencji księgowej dochodów realizowane są w szczególności: księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny bądź wprowadzane na podstawie dokumentacji papierowej), księgowanie na podstawie wpływów środków, prowadzenie windykacji należności budżetowych, sporządzanie płatności w zakresie dochodów budżetowych, zgłaszanie przedpłat do podatku VAT, rozliczanie podatku VAT. j.w. W ramach ewidencji księgowej wydatków /wydatków/kosztów: bieżących, majątkowych realizowane są w szczególności: weryfikacja i księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny, bądź wprowadzane na podstawie dokumentacji papierowej), weryfikacja umów i przekładanie do akceptacji Głównemu Księgowemu, sporządzanie płatności w zakresie wydatków budżetowych w zakresie: o zakupu towarów i usług w tym: usług budowlanomontażowych składników majątkowych i zapasów magazynowych, o udzielania dotacji budżetowych i ich rozliczanie, o naliczanie i wypłata wynagrodzeń, o rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych, o rozliczanie zaliczek dla pracowników, o wnoszenie aportów od spółek prawa handlowego, o realizacja innych wydatków zgodnie z przepisami prawa. Obecnie wykorzystywane aplikacje 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 49

50 . Oprogramowanie Ratusz firmy Rekord 2. Arkusze MS Excel 3. Oprogramowanie dziedzinowe jednostek Inne istotne informacje Brak Business Process Księgowość dochodów /przychodów i wydatków /kosztów Start Określenie założeń i struktury budżetu jednostki organizacyjn Pomiar (rejestrowanie struktury) Kontrola dokumentów Rejestracja dochodów Rejestracja wydatków Ewidencja księgowa dochodów Ewidencja księgowa wydatków Koniec Rysunek 9. Diagram procesu Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów Tabela 7. Sprawozdawczość finansowa Nazwa procesu Obszar Sprawozdawczość finansowa Finanse i Księgowość 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 50

51 Cel Prawidłowe wykonanie wymagań w zakresie sprawozdawczości finansowej. Zbieranie danych odbywa się poprzez przekazywanie zestawień kolejno na poszczególne poziomy samorządu terytorialnego. Dane są za każdym razem agregowane. Sprawozdawczość budżetowa prowadzona jest w okresach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych oraz rocznych. Oprócz standardowego zestawu przekazywanych sprawozdań pojawiają się prośby ad-hoc (zapytania). Właściciel Ekspert / Autor Kierownik Jednostki Główny Księgowy Warunki rozpoczęcia Wymagania przepisów prawa oraz uregulowania wewnętrzne jednostek powodujące konieczność dokonywania sprawozdań finansowych. Rezultat wykonania Przekazanie wymaganych sprawozdań. Rozliczenie roku obrotowego. OPIS Role, jednostki org. Zadania/czynności 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 5

52 Księgowość: Jednostek Budżetowych Zakładów Budżetowych Jednostek Organizacyjnych Główny Księgowy, Kierownik Jednostki Obecnie wykorzystywane aplikacje Wykonywanie sprawozdawczości finansowej wynikającej ze zobowiązań prawnych oraz uregulowań wewnętrznych, z danych zgromadzonych w zakresie obszaru finansowo-księgowego, w tym: sprawozdawczość finansowa, w tym: bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu. sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych (długu sektora finansów publicznych), sprawozdawczość budżetowa w tym: dochody, wydatki, sprawozdawczość z wydatków strukturalnych, sprawozdawczość do budżetu zadaniowego, sprawozdania rzeczowo-finansowe, w tym: realizacja zadań społeczno-gospodarczych, realizacja wieloletniego programu gospodarowania zasobem lokalowym, rozliczeń z GUS, rozliczeń z ZUS, rozliczeń z Urzędem Skarbowym, rozliczeń POL-on, rozliczeń PFRON, rozliczeń ZFŚS, rozliczania VAT przez Gminę, sprawozdania inwentaryzacji mienia. Akceptacja wybranych sprawozdań finansowych w zakresie określonych (przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostki) kompetencji. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 52

53 . Ratusz firmy Rekord Arkusze MS Excel 4. Płatnik ZUS 5. e-pefron 6. Systemy dziedzinowe jednostek Inne istotne informacje Brak Business Process Spraw ozdaw czość finansow a Start Nie Wykonanie sprawozdania Czy zaakceptowano sprawozdanie? Tak Przekazanie sprawozdania do właściwej instutucji Koniec Rysunek 0. Diagram procesu Sprawozdawczość finansowa 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 53

54 Opis procesów obszaru Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac Tabela 8. Proces Rekrutacja pracowników Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Rekrutacja pracowników Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac Wyłonienie kandydata do zatrudnienia, spełniającego wymagania niezbędne do realizacji zadań na danym stanowisku. Prezydent Miasta Kierownik Jednostki Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania/ kierownik komórki organizacyjnej w UM Katowice Kierownik komórki właściwej ds. kadr. Powstanie wolnego etatu w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z dotychczasowym pracownikiem 2. Upływ okresu powierzenia stanowiska 3. Czasowa nieobecność pracownika 4. Nałożenie na komórkę organizacyjną dodatkowych obowiązków powodujących konieczność utworzenia nowych etatów 5. Powstanie nowych komórek organizacyjnych Wskazanie/Wyłonienie kandydata do zatrudnienia OPIS Role, jednostki org. Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Prezydent Miasta Kierownik Jednostki Zadania/czynności Tworzenie planu etatów w trakcie opracowywania projektu budżetu miasta. Przygotowanie planu etatów do zatwierdzenia. Zatwierdzenie planu etatów na dany rok. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 54

55 Naczelnik wydziału merytorycznego Kierownik Jednostki Prezydent Miasta Kierownik Jednostki Prezydent Miasta Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Komórka ds. zatrudniania kierowników jednostek organizacyjnych Przedłożenie wniosku do Prezydenta Miasta o przyznanie nowego etatu, przedłożenie wniosku o rozpoczęcie procedury naboru. Wydanie decyzji o przyznaniu etatu, akceptacja rozpoczęcia rekrutacji. Prowadzenie rekrutacji w drodze naboru na stanowisko urzędnicze lub na stanowisko kierownicze urzędnicze Etapy naboru: powołanie komisji ds. naboru, przygotowanie i zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń, ew. prasie, zbieranie aplikacji kandydatów, weryfikacja aplikacji pod względem formalnym (pierwszy etap naboru), poinformowanie kandydatów zakwalifikowanych do kolejnego etapu naboru, przeprowadzenie postępowania związanego z naborem (egzamin pisemny i/lub rozmowa kwalifikacyjna), dokonanie wyboru najlepszego kandydata i rekomendacja do zatrudnienia (potwierdzona sporządzeniem protokołu), informacja o wynikach naboru. Rekrutacja na stanowisko kierownika jednostki organizacyjnej:. W drodze naboru procedura określona przy naborze na stanowisko urzędnicze lub stanowisko kierownicze urzędnicze. 2. W drodze konkursu: a/ konkursy na dyrektorów placówek oświatowych, b/ konkursy na dyrektorów placówek kulturalnych. Etapy postępowania: powołanie komisji, przygotowanie i zamieszczenie ogłoszenia, zbieranie ofert, posiedzenie komisji i wybór kandydata, sporządzenie protokołu z ustaleniami komisji, ogłoszenie wyniku naboru/konkursu. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 55

56 Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Prezydent Miasta Kierownik Jednostki, Prowadzenie rekrutacji na stanowiska pomocnicze lub obsługi /merytoryczne (proces realizowany indywidualnie przez UM i jednostki) w następujących krokach: ogłoszenie (opcjonalnie) lub przegląd aplikacji będących w zasobie Urzędu (w tym aplikacji napływających stale do Jednostki Organizacyjnej), zbieranie aplikacji kandydatów, przedłożenie kandydatury do zatwierdzenia przez pracodawcę. Prowadzenie rekrutacji na zastępstwo w sytuacji zgłoszenia takiej potrzeby przez kierownika komórki organizacyjnej. Decyzja o nawiązaniu stosunku pracy: akceptacja kandydata wskazanego w protokole (nabór), Obecnie wykorzystywane aplikacje System Ratusz firmy Rekord, Obsługa Pracownika. Inne istotne informacje Liczba prowadzonych naborów: przekazanie wyników (protokołów) postępowania (w przypadku konkursów). - stanowiska urzędnicze/kierownicze: ok. 60 rocznie w UM, od kilku do ok. 30 w każdej jednostce organizacyjnej, - konkursy: ok. 30 rocznie. - rekrutacja na stanowiska pomocnicze: ok. 30 rocznie w UM, od kilku do ok. 00 w wybranych jednostkach. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 56

57 Business Process Rekrutacja pracowników Start Zbieranie danych do planu etatów Opracowanie planu etatów Nie Czy zatwierdzono plan? Tak Wniosek o przyznanie etatu Nie Czy pozytywna decyzja o przyznaniu etatu? Tak Proces rekrutacji Nie Czy wyłoniono kandydata? Tak Koniec Rysunek. Diagram procesu Rekrutacja pracowników Tabela 9. Proces Zatrudnianie pracowników" Nazwa procesu Obszar Cel Zatrudnianie pracowników Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac Dopełnienie wymagań formalnych związanych z zatrudnieniem 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 57

58 Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Prezydent Miasta Kierownik Jednostki Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania w UM Katowice Kierownik komórki właściwej ds. kadr Wydanie decyzji o zatrudnieniu kandydata Nawiązanie stosunku pracy/ powierzenie stanowiska OPIS Role, jednostki org. Zatrudniany pracownik Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Zadania/czynności Dostarczenie stosownych dokumentów niezbędnych do podjęcia zatrudnienia m.in. (badania lekarskie, a w przypadku stanowisk urzędniczych także wyciągu z KRK). Przyjęcie i zebranie dokumentów niezbędnych do podjęcia przez kandydata zatrudnienia/ powierzeniem stanowiska.. Przygotowanie aktu nawiązującego stosunek pracy: - umowa o prace - aktu powołania. 2. Przygotowanie aktu powierzającego stanowisko. Prezydent Miasta Kierownik Jednostki Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Nawiązanie stosunku pracy. Sporządzenie akt osobowych i wprowadzenie danych do systemu kadrowego.. Przygotowanie i przeprowadzenie służby przygotowawczej dla pracowników nowozatrudnionych, podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym. 2. Przedstawienie Prezydentowi Miasta / Kierownikowi jednostki wyników służby przygotowawczej. 3. Przedstawienie Prezydentowi Miasta / Kierownikowi jednostki propozycji kierowników komórek organizacyjnych odnośnie dalszego zatrudnienia pracowników, którzy mają umowę na czas określony. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 58

59 Obecnie wykorzystywane aplikacje Ratusz firmy Rekord, Obsługa Pracownika Inne istotne informacje Brak Business Process Zatrudnianie pracow ników Start Dostarczenie dokumentów Nie Czy wszystkie wymagane dokumenty? Tak Przygotowanie aktu nawiązującego stosunek pracy oraz aktu powierzającego stanowisko Nie Czy zatwierdzono dokumenty? Tak Sporządzenie akt osobowych i obsługa nowozatrudnionego Koniec 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 59

60 Rysunek 2. Diagram procesu Zatrudnianie pracowników Tabela 0. Proces Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac Zapewnienie bieżącej ewidencji i aktualizacji danych dotyczących pracownika celem prawidłowego i terminowego naliczenia wynagrodzenia (utworzenie listy płac). Prezydent Miasta Kierownik Jednostki Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania, Wydział Księgowo Rachunkowy w UM Katowice Kierownik komórki właściwej ds. kadr Nawiązanie stosunku pracy/powierzenie stanowiska. Aktualna ewidencja kadrowa 2. Utworzone w wymaganym terminie listy płac. OPIS Role, jednostki org. Zatrudniony pracownik Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Zadania/czynności Przedkładanie informacji dotyczących danych osobowych (adresy, stan cywilny, itp.), dokumentów dot. stażu pracy, oświadczeń, zgłoszeń do ubezpieczenia. Uzupełnianie akt osobowych i systemów informatycznych o: przedłożone przez pracownika dokumenty dotyczące uprawnień pracowniczych, certyfikaty lub potwierdzenia ukończenia kursów lub szkoleń, pisma dotyczące zmian wynagrodzenia pracownika, informacji dotyczących uprawnień do dodatku stażowego i nagrody jubileuszowej, oświadczenia, gratulacje. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 60

61 Wydział Organizacji i Zarządzania Komórka właściwa ds. kadr / płac Wydział Rachunkowy Księgowo Komórka właściwa ds. kadr / płac Wydział Organizacji i Zarządzania / Wydział Księgowo Rachunkowy Komórka właściwa ds. kadr / płac Obecnie wykorzystywane aplikacje Ratusz firmy Rekord, Obsługa Pracownika. Inne istotne informacje Ewidencjonowanie danych o przebiegu zatrudnienia, w tym: prowadzenie i rozliczanie delegacji, rejestracja odbytych szkoleń (wymaganych i dodatkowych), monitorowanie ważności szkoleń BHP i badań okresowych, wydanie i rejestracja kart obiegowych, ewidencja czasu pracy, w tym: planowego czasu pracy, obecności i absencji, wniosków i informacji urlopowej, zastępstw, rejestracja urlopów/ nieobecności i nadgodzin (nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Naliczenie list płac z wykorzystaniem zebranych danych kadrowych (m.in. źródeł finansowania, zasiłków chorobowych, urlopów (w tym urlopów dla poborców podatkowych), potrąceń w razie nieobecności, nadgodzin, stażu pracy, dodatków nocnych, nagród, premii, innych). <<Dalsze czynności w ramach rozliczenia płatności realizowane są w procesie Operacje księgowe obszaru Zarządzanie finansami.>> Tworzenie zestawień i raportów na podstawie zaewidencjonowanych danych kadrowych i płacowych. W UM działa, zintegrowany z modułem kadrowym, system ewidencji czasu pracy w oparciu o karty chipowe. Wymagane jest integracja systemu ERP z obecnym systemem ewidencji czasu pracy. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 6

62 Business Process Ewidencja i aktualizacj a danych kadrowych i sporządzanie list płac Start Przekazanie danych osobowych Uzupełnianie akt osobowych Aktualizacja danych Lista płac Dane do aktualizacji Zestawienia i raporty Koniec Rysunek 3. Diagram procesu Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac Tabela. Proces Ocena okresowa pracowników" Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Ocena okresowa pracowników Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac Rozwój kadr Prezydent Miasta Kierownik Jednostki Osoby zobowiązane w Regulaminie okresowych ocen do przeprowadzenia oceny okresowej Kierownik komórki właściwej ds. kadr Staż pracy w Urzędzie pozwalający na przeprowadzenie oceny okresowej. Termin przeprowadzenia oceny okresowej pracownika Przeprowadzona ocena pracownika OPIS 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 62

63 Role, jednostki org. Osoby upoważnione do dokonania oceny Komórka właściwa ds. kadr / płac Wydział Organizacji i Zarządzania Zadania/czynności Przeprowadzenie okresowej oceny zgodnie z obowiązującym Regulaminem Uzupełnienie teczki osobowej o arkusz oceny, wprowadzenie informacji o ocenie do systemu informatycznego Obecnie wykorzystywane aplikacje Karty ocen prowadzone w postaci papierowej Inne istotne informacje Brak Business Process Ocena okresowa pracowników Start Okresowa ocena pracownika Uzupełnienie teczki osobowej Koniec Rysunek 4. Diagram procesu Ocena okresowa pracowników Opis procesów obszaru Podatki i Opłaty Lokalne Tabela 2. Proces Ustalanie wymiaru podatków i opłat 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 63

64 Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Ustalanie wymiaru podatków i opłat Podatki i opłaty lokalne Określenie wysokości kwoty podatku Prezydent Miasta Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych Naczelnik Wydziału Kształtowania Środowiska Powstanie obowiązku podatkowego Zobowiązanie podatkowe OPIS Role, jednostki org. Obywatel / Przedsiębiorca Wydział Gospodarki Mieniem Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Kształtowania Środowiska Wydział Budownictwa Wydział Geodezji Konserwator Zabytków Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Kształtowania Środowiska Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Kształtowania Środowiska Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Kształtowania Środowiska Zadania/czynności <<początek>> Złożenie deklaracji bądź informacji. <<początek>> Rejestracja aktów notarialnych w katastrze. Wprowadzenie do rejestru umowy najmu, umowy dzierżawy. Bieżąca kontrola na podstawie dokumentacji z innych wydziałów (umowy najmu, akty notarialne, umowy dzierżawy, itp.) lub na podstawie informacji od Wykonawcy. Przekazanie informacji o wydanych decyzjach w zakresie rozpoczęcia budowy, przebudowy, rozbudowy, itd. Przekazanie informacji o zmianie klasy użytku gruntu i zmianie funkcji budynku. Przekazanie informacji o wpisaniu nieruchomości do rejestru zabytków. Wezwanie do złożenia deklaracji. Wydanie decyzji podatkowej. Rejestracja zwolnień i ulg (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie). Rejestracja zniżki w ramach karty nas troje i więcej (dotyczy opłat komunalnych). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 64

65 Obecnie wykorzystywane aplikacje. MIDAS Umowy Dzierżawy. 2. Kataster (Akty Notarialne, Zawiadomienia z ksiąg wieczystych). 3. Ewidencja i wymiar (Ratusz firmy Rekord). 4. SELWIN. Inne istotne informacje Brak Business Process Ustalanie wymiaru podatków i opłat Start Złożenie deklaracji lub rejestracja aktu Bieżąca kontrola Zniżki i zwolnienia Nie Informacje do kontroli Tak Czy jest potrzeba wydania decyzji podatkowej? Wydanie decyzji podatkowej Koniec Rysunek 5. Diagram procesu Ustalanie wymiaru podatków i opłat Tabela 3. Proces Pobór podatków i opłat Nazwa procesu Obszar Cel Pobór podatków i opłat Podatki i opłaty lokalne Pobór zwymiarowanych podatków i opłat 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 65

66 Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Prezydent Miasta Naczelnik Wydziału Księgowo-Rachunkowego Zwymiarowany podatek Pobrano należny podatek lub ustalenie, że minął termin płatności podatku (powstanie zaległości). OPIS Role, jednostki org. Zadania/czynności Wydział Księgowo- Rachunkowy Wydział Księgowo- Rachunkowy Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Obecnie wykorzystywane aplikacje Księgowanie wpłaty. Monitorowanie terminowości wpłat (generowanie zestawień zaległości). Rejestracja odwołania.. Księgowość Ratusz firmy Rekord. Rejestracja ulg (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie). 2. Księgowość ODPADY (Ratusz firmy Rekord). Inne istotne informacje Brak. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 66

67 Business Process Pobór podatków i opłat Start Dokonanie wpłaty Księgowanie wpłaty Nie Zestawienie zaległości Nie Monitorowanie terminowości wpłat Czy przyznano ulgę? Tak Rejestracja ulgi Ulga Czy zarejestrowano odwołanie? Tak Rejestracja odwołania Koniec Odwołanie Rysunek 6. Diagram procesu Pobór podatków i opłat Tabela 4. Proces Windykacja i egzekucja Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Windykacja i egzekucja Podatki i opłaty lokalne Wyegzekwowanie zapłaty zaległych należności Prezydent Miasta Naczelnik Wydziału Księgowo-Rachunkowego Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 67

68 Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Powstanie zaległości podatkowych na podstawie zestawień Pobór zaległego podatku i/lub umorzenie postępowania egzekucyjnego i/lub zabezpieczenie hipoteki OPIS Role, jednostki org. Wydział Księgowo- Rachunkowy Wydział Księgowo- Rachunkowy Wydział Księgowo- Rachunkowy Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Zadania/czynności Wystawienie upomnienia (pojedynczo albo zbiorowo). <<7 dni od daty odbioru>> Monitorowanie zapłaty (w odpowiedniej wysokości). W przypadku braku pełnej wpłaty, wystawiany jest Tytuł Wykonawczy. Kierowany jest do właściwego organu egzekucyjnego (Urząd Skarbowy lub Wydział Podatków i Opłat Lokalnych). <<Wniosek o ukaranie przesyłany do Urzędów Skarbowych postępowanie karnoskarbowe>> <<Wniosek o wyjawienie majątku przesyłany do Wydziału Prawnego.>> <<Egzekucja z nieruchomości do Urzędu Skarbowego>> Badanie poprawności tytułu. Ew. zwrot z informacją o błędach. <<Poprawny>> Egzekucja należności. Uzyskiwanie informacji od innych komórek: Informacje o rachunkach bankowych (Wydział Księgowo- Rachunkowy). Informacje o posiadanych nieruchomościach (Wydział Geodezji). Informacje o ruchomościach (np. Pojazdy). Zapytania do urzędu skarbowego (dane teleadresowe i inne w zakresie płatności podatków). Zapytania do ZUS. Przeprowadzenie czynności egzekucyjnych. <<Czynność Ad Hoc>> Zabezpieczenie należności podatkowych. Pobór należności lub umorzenie postępowania. Obecnie wykorzystywane aplikacje. Rekord Egzekucje. 2. SELWIN (Osoby Fizyczne). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 68

69 3. Ewidencje zewnętrzne: REGON, CIDG, CEPiK. Inne istotne informacje Obecne rozwiązanie firmy REKORD nie posiada pełnej integracji innych modułów wdrożonych w UMK z modułem Egzekucje, także w zakresie podstawowych danych potrzebnych do skutecznej realizacji procesu. Business Process Windykacj a i egzekucj a Start Wystawienie upomnienia Monitorowanie wpłaty Tak Czy dokonano wpłaty? Koniec Nie Czynności egzekucyjne Zabezpieczenie należności Pobór należności lub umorzenie postępowania Koniec Rysunek 7. Diagram procesu Windykacji i egzekucji Opis procesów obszaru Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Tabela 5. Proces Planowanie rozwoju miasta 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 69

70 Nazwa procesu Obszar Cel Planowanie rozwoju miasta Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Zaspokojenie zbiorowych potrzeb mieszkańców w zakresie rozwoju miasta Właściciel Prezydent Miasta Katowice Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Naczelnik Wydziału Rozwoju Miasta / Naczelnik Wydziału Planowania Przestrzennego Zobowiązanie prawne, powstanie potrzeby inwestycyjnej. Rezultat wykonania Opracowanie planów: Strategia rozwoju miasta oraz Plan Zagospodarowania Przestrzennego, Studium Uwarunkowań Przestrzennych OPIS Role, jednostki org. Wydział Rozwoju Miasta Wydział Rozwoju Miasta Wydział Rozwoju Miasta Wnioskodawca Wydział Rozwoju Miasta Wydział Budżetu Zadania/czynności Analiza stanu miasta (dane pochodzą z GUS oraz jednostek organizacyjnych bądź wydziałów merytorycznych UM). Identyfikacja potrzeb inwestycyjnych (dane pochodzą z jednostek organizacyjnych, wydziały merytoryczne UM, plany miejscowe, radni, mieszkańcy). Na podstawie analizy strategicznej, opracowywany (bądź aktualizowany) jest dokument Strategia Rozwoju Miasta. Zgłoszenie Zadania Inwestycyjnego. Weryfikacja poprawności formalnej i merytorycznej zgłoszeń. Pozytywnie ocenione zgłoszenia. Wnioskodawca otrzymuje informacje o wstępnej akceptacji zgłoszenia. Dostarcza dodatkowe dane potrzebne do opracowania Karty Zadania Inwestycyjnego. Na podstawie pozytywnie ocenionych Kart Zadań Inwestycyjnych opracowywana jest propozycja budżetu w.zakresie inwestycji. Przygotowywana jest uchwała w zakresie zmiany budżetu 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 70

71 Wydział Rozwoju Miasta Opracowanie strategii rozwoju miasta (w tym aktualizacja strategii). Wykorzystywane są informacje pochodzące z Miejscowe Plany Zagospodarowania Przestrzennego oraz Studium Uwarunkowań. Wieloletnia Prognoza Finansowa zawiera załącznik dot. wieloletnich przedsięwzięć. Przedstawiane są zmiany naczelnikowi, następnie po zatwierdzeniu naczelnik przedstawia dokument Prezydentowi Miasta do akceptacji. Wieloletnia Prognoza Finansowa jest uchwalana przez Radę Miasta. Publikacja w BIP. Obecnie wykorzystywane aplikacje. WPI (wykorzystywany jest w ograniczonym zakresie) 2. ArcGis dane katastralne, adresowe, uzbrojenie terenu, itd. 3. SOD FINN 4. Krakfin Inne istotne informacje Brak 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 7

72 Business Process Planowanie rozwoju miasta Start Analiza stanu Uchwalenie Strategii Rozwoju Miasta Nie Nie Zgłoszenie Zadania Inwestycyjnego Utworzenie Karty Zadania Inwestycyjnego Czy przyjęto zgłoszenie? Dane uzupełniające lub zmieniające kartę Tak Opracowanie propozycji uchwały Czy pozytywna decyzja? Tak Zmiana Strategii Rozwoju Miasta Koniec Rysunek 8. Diagram procesu Planowanie rozwoju miasta Tabela 6. Proces Zarządzanie inwestycjami 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 72

73 Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Zarządzanie inwestycjami Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Realizacja zadań inwestycyjnych (w założonym czasie, budżecie oraz zakresie). Wiceprezydent Miasta odpowiedzialny za dany obszar inwestycyjny Naczelnik Wydziału Inwestycji oraz Naczelnicy Wydziałów realizujący inwestycje w zakresie kompetencji własnej komórki organizacyjnej. Zatwierdzony budżet roczny oraz budżet wieloletni Zrealizowane zadania inwestycyjne OPIS Role, jednostki org. Wydział Rozwoju Miasta Wydział Inwestycji, Wydział Informatyki Zadania/czynności <<początek>> Przekazanie Wydziału Inwestycji wytycznych dotyczących zadania (w tym m. in. opracowanie dokumentacji projektowej). Przygotowanie procedury wyboru Wykonawcy zgodnie z ustawą PZP waz z Wydziałem Zamówień Publicznych. Jednostki Organizacyjne <<początek>> Samodzielne opracowanie opisu przedmiotu zamówienia lub zlecenie opracowania opisu przedmiotu zamówienia. Komórka lub dział Zamówień Publicznych lub osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne Wydział Zamówień Publicznych Wydział Inwestycji Jednostki Organizacyjne Wydziały Merytoryczne Urzędu Miasta Jednostki Organizacyjne Wydział Inwestycji, Wydział Informatyki Przeprowadzenie procedury zamówień publicznych w celu wyłonienia Wykonawcy. Nadzorowanie przebiegu procedury zamówień publicznych. Nadzór nad realizacją inwestycji (w niektórych przypadkach także zlecany jest zewnętrzny nadzór inwestorski). Odbiór końcowy i przekazanie do użytkowania. Majątek przekazywany jest wskazanym wydziałom / jednostkom. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 73

74 Wydziały Merytoryczne Urzędu Miasta Jednostki Organizacyjne Nadzór wykonania gwarancji i rękojmi. Obecnie wykorzystywane aplikacje. FINN 2. Biuletyn zamówień publicznych w BIP 3. Moduł zarządzania projektami w portalu korporacyjnym UM zgodnie z metodyką PRINCE2 Inne istotne informacje Moduł zarządzania projektami w portalu korporacyjnym UM nie jest jeszcze wykorzystywany produkcyjnie. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 74

75 Business Process Zarządzanie inwestycj ami Start Opracowanie dokumentacji projektowej, opisu przedmiotu zamówienia Nie Przygotowanie procedury wyboru Wykonawcy Realizacja postępowania przetargowego Czy wybrano wykonawcę? Nadzór nad realizacją inwestycji / zamówienia Odbiór końcowy i przekazanie do użytkowania Nadzór wykonania gwarancji i rękojmi Koniec Rysunek 9. Diagram procesu Zarządzanie inwestycjami 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 75

76 Tabela 7. Proces Gospodarowanie mieniem" Nazwa procesu Obszar Gospodarowanie mieniem Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Cel Utrzymanie mienia na wymaganym przez przepisy poziomie technicznym oraz zapewnienie dochodów miastu Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Prezydent Miasta Katowice Naczelnik Wydziału Gospodarki Mieniem / Naczelnik Wydziału Budynków i Dróg / Naczelnik Wydziału Informatyki / Naczelnik Wydziału Administracyjnego Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych. Wytworzenie lub przejście w posiadanie mienia przez Miasto. Rezultat wykonania Prowadzenie ewidencji mienia oraz efektywne bieżące gospodarowanie mieniem (w tym zapewnienie dochodu). OPIS Role, jednostki org. Wydział Gospodarki Mieniem Wydział Informatyki Wydział Administracyjny KZGM MZUiM ZZM Zadania/czynności Wydział Gospodarki Mieniem zarządza wszystkimi nieruchomościami Miasta Katowice. Kupno sprzedaż, dzierżawa, użytkowanie wieczyste oraz w imieniu Skarbu Państwa. Prowadzenie ewidencji własnej oraz zbiorczej informacji z ewidencji jednostek. Wydział Informatyki zarządza zasobami IT w Urzędzie Miasta oraz zasobami udostępnianymi publicznie w mieście Wydział Administracyjny zarządza mieniem ruchomym za wyjątkiem IT w Urzędzie Miasta KZGM prowadzi bazę o zarządzanych budynkach i lokalach. MZUiM zarządza obiektami inżynierskimi: drogami, mostami, tunelami, urządzeniami organizacji ruchu oraz działkami o klasie DR. Plany roczne dotyczące planu remontów są tworzone przez KZGM. ZZM zarządza obszarami zieleni miejskich. Jednostki Organizacyjne Prowadzenie własnej ewidencji mienia (ruchomości, nieruchomości) i sprawozdawczość. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 76

77 Wydział Kształtowania Środowiska Wydział Geodezji Wydział Gospodarowania Mieniem Wydział Podatków i Opłat Wydział Budynków i Dróg MZUiM Wydział Rozwoju Miasta Jednostki Organizacyjne Wydziały UM Wydział Kształtowania Środowiska Jednostki Organizacyjne Pobór opłat: Wydział kształtowania środowiska - opłaty z tytułu korzystania z środowiska. Wydział Geodezji - Pobór opłat geodezyjnych. Wydział Budynków i Dróg - w zakresie reklam. Wydział Gospodarowania Mieniem w zakresie dzierżawy, użytkowania wieczystego, sprzedaży, itd. Wydział Podatków i Opłat w zakresie podatków i opłat. MZUiM (zajęcie pasa drogowego, umieszczenie urządzenia w pasie drogowym, strefa płatnego parkowania, przejazd pojazdów ponadnormatywnych, reklamy w pasie drogowym). KZGM pobór opłat z tytułu: - najmu lokali mieszkalnych i użytkowych (czynsze najmu), - odszkodowania za zajmowanie lokali bez tytułu prawnego, - opłat niezależnych od najemców, - innych opłat. Wydział Rozwoju Miasta opracowuje program zadań społecznych i gospodarczych (uchwalany jest w perspektywie rocznej) na podstawie informacji przekazywanej przez Jednostki Organizacyjne i Wydziały UM. Gospodarowanie odpadami. Obecnie wykorzystywane aplikacje. KZGM: DOM5, ArcGIS, SELWIN, FINN. 2. UM: MIDAS, ODPADY, Kataster, Moduły systemu RATUSZ w tym Środki Trwałe, System E-lokale. Inne istotne informacje W KZGM Wdrażany jest System DOM5. Obecnie realizowany jest projekt Miejski System Gospodarowania Przestrzennego -obejmuje zarówno część geodezyjną jak i część finansową, plan zagospodarowania przestrzennego. W MZUiM wdrażany jest nowy, zintegrowany system. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 77

78 Business Process Gospodarowanie mieniem Start Wprowadzenie mienia do ewidencji Nie Gospodarowanie mieniem Czy podlega usunięciu? Tak Usunięcie mienia z ewidencji Koniec Rysunek 20. Diagram procesu Gospodarowanie mieniem Tabela 8. Proces Zarządzanie Gospodarką Magazynową Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Zarządzanie gospodarką magazynową Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami Utrzymanie prawidłowego opisu gospodarki magazynowej Prezydent Miasta Katowice Naczelnik Wydziału Administracyjnego / Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych. Magazynowanie mienia przez Miasto. Prowadzenie ewidencji magazynowanego mienia oraz jego efektywne bieżące gospodarowanie. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 78

79 OPIS Role, jednostki org. Wydział Administracyjny Zadania/czynności Wydział Administracyjny zarządza na bieżąco gospodarką magazynową (w tym m.in. materiałami, usługami i majątkiem). Dostarczenie/zakup zasobów, realizowane poprzez zamówienie indywidualne lub wspólne. Jednostki Organizacyjne Prowadzenie własnej ewidencji gospodarki magazynowej (w tym m.in. materiałami, usługami i majątkiem). Obecnie wykorzystywane aplikacje Zgłoszenie zapotrzebowania na zasoby.. UM: Moduł oprogramowania Ratusz firmy Rekord Środki Trwałe. Inne istotne informacje Brak. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 79

80 Business Process Zarządzanie gospodarką magazynową Start Prowadzenie bieżącej ewidencji w zakresie gospodarki magazynowej, w tym m.in. materiałami, usługami i majątkiem Tak Czy wystarczające zasoby? Nie Zgłoszenie zapotrzebowania Tak Czy zaakceptowano zakup? Dokonanie zakupu (zamówienie indywidualne lub zamówienie wspólne) Uzupełnienie stanów magazynowych / usług Koniec Rysunek 2. Diagram procesu Zarządzanie Gospodarką Magazynową Opis procesów obszaru Zarządzanie Obiegiem Dokumentów Tabela 9 Proces Definiowanie przebiegów Nazwa procesu Obszar Cel Definiowanie przebiegów Zarządzanie obiegiem dokumentów Zaprojektowanie i udostępnienie przebiegów w organizacji. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 80

81 Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Prezydent Miasta Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Potrzeba biznesowa dodania nowego obiegu sprawy lub dokumentu. Zaprojektowany nowy przebieg sprawy lub dokumentu (procedura). OPIS Role, jednostki org. Pracownik odpowiedzialny za wdrożenie procedury Naczelnik Wydziału Kierownik Jednostki Zadania/czynności Zaprojektowanie przebiegu/procedury na podstawie nowego obiegu sprawy. Ustalenie jaka jest ścieżka sprawy lub dokumentu w organizacji (pomiędzy, którymi komórkami są przekazywane), ustalenie możliwych statusów, określenie czasów trwania przepływów na poszczególnych etapach. Weryfikacja przebiegów i zatwierdzenie przebiegu w organizacji. Udostępnienie przebiegu do zastosowania. Obecnie wykorzystywane aplikacje Brak Inne istotne informacje System Obiegu Dokumentów FINN, posiada funkcjonalność definiowania procesów. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 8

82 Business Process Definiowanie przebiegów Start Identyfikacja nowej sprawy / procedury Nie Zaprojektowanie przebiegu sprawy Weryfikacja przebiegów Czy zatwierdzony przebieg? Tak Koniec Rysunek 22. Diagram procesu Definiowanie przebiegów Tabela 20. Proces Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów Nazwa procesu Obszar Cel Właściciel Ekspert / Autor Warunki rozpoczęcia Rezultat wykonania Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów Zarządzanie obiegiem dokumentów Prawidłowa obsługa sprawy. Prezydent Miasta Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Wpływ dokumentu (w wersji papierowej, elektronicznej lub informacji ustnej) lub utworzenie dokumentu wewnętrznego. Zarejestrowany przebieg poszczególnych spraw i dokumentów w systemie (na podstawie zaprojektowanych przebiegów/procedur). OPIS 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 82

83 Role, jednostki org. Kancelaria Zadania/czynności Rejestracja dokumentu/informacji. Zarejestrowanie dokumentu wchodzącego: za pomocą formularza elektronicznego, poczty tradycyjnej, faksu, a (dołączenie skanu dokumentu) (założenie nowej sprawy lub powiązanie z istniejącą). Kierownik Jednostki Prezydent Miasta Naczelnik Wydziału Pracownicy Urzędu / Jednostek Upoważniony pracownik Urzędu / Jednostki Kancelaria Pracownicy Wydziału Organizacji i Zarządzania Wyznaczeni Pracownicy Jednostek Pracownicy Wydziału Organizacji i Zarządzania Wyznaczeni Pracownicy Jednostek Obecnie wykorzystywane aplikacje Nadanie odpowiedniego numeru (identyfikatora). Dekretacja przez odpowiednią osobę. Wewnętrzny obieg dokumentu. Dodanie, zmiana treści sprawy lub dokumentu w systemie. Zmiana statusu przekazanie do innej komórki zgodnie z zaprojektowanym przebiegiem. Czynność realizowana w zależności od zaprojektowanego przebiegu danej sprawy lub dokumentu, np. treść tworzona jest w wielu komórkach i dopiero wysyłana do zatwierdzenia. Przebieg może zakładać powrót sprawy lub dokumentu do komórki, w której się znajdował na poprzednich etapach. Zatwierdzenie dokumentu (zmiana statusu) do udostępnienia wewnętrznie lub do wysłania poza urząd/jednostkę. Zarejestrowanie dokumentu wychodzącego. Archiwizacja dokumentu. Brakowanie dokumentu lub przekazanie do Archiwum Państwowego. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 83

84 . System Obiegu Dokumentów FINN (UM Katowice) 2. System DOM5 (Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej) Pozostałe Jednostki Organizacyjne posiadają własne systemy kancelaryjne wspierane rejestrami elektronicznymi lub/i papierowymi. Inne istotne informacje UM Katowice posiada licencję na wszystkie podmioty podległe Prezydentowi Miasta na obecnie wykorzystywany System Obiegu Dokumentów FINN, który może zostać wykorzystany w zakresie wdrożenia nowego zintegrowanego Systemu ERP. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 84

85 Business Process Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów Start Rejestracja dokumentu/informacji Dekretacja Wewnętrzny obieg dokumentu Tak Czy dokument wychodzi poza urząd/jednostkę? Zarejestrowanie dokumentu wychodzącego Nie Archiwizacja dokumentu Brakowanie dokumentu lub przekazanie do Archiwum Państwowego Koniec Rysunek 23. Diagram procesu Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów 3.4. Architektura Systemu Architektura logiczna Definiując architekturę systemu informatycznego należy mieć na uwadze cele, jakie postawiono przed wdrożeniem nowego rozwiązania, zmieniającego sposób funkcjonowania organizacji. Jako nowe rozwiązanie należy uznać w tym przypadku wdrożenie 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 85

86 zintegrowanego systemu zarządzania, systemu klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning), w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych miasta. Celami wdrożenia, które przyjęto jako wytyczne do opracowania koncepcji architektury logicznej Systemu ERP są: podniesienie poziomu jakości świadczenia usług na rzecz mieszkańców (klientów urzędu oraz jednostek organizacyjnych miasta), poprawa efektywności realizacji statutowej działalności, usprawnienie wymiany i obiegu informacji pomiędzy urzędem, a jednostkami organizacyjnymi miasta, wsparcie funkcjonowania realizowanych w UM Katowice i jednostkach organizacyjnych miasta procesów biznesowych, zwiększenie dostępności, jakości i aktualności danych gromadzonych i przetwarzanych przez UK Katowice i jednostki organizacyjne miasta, zmniejszenie ryzyka podejmowania niewłaściwych (nieoptymalnych) decyzji przez osoby decyzyjne, zapewnienie wymiany danych z instytucjami tj. np. RIO, MF. Architektura logiczna Systemu została zaprojektowana ponadto zgodnie z zidentyfikowanymi procesami biznesowymi oraz zidentyfikowanymi wymaganiami funkcjonalnymi względem Systemu. Architektura logiczna przedstawia zakres realizacji Systemu ERP, z wyszczególnieniem komponentów logicznych (ogólnych możliwości funkcjonalnych) i ich kluczowych powiązań wewnętrznych. Przedstawiony diagram nie obejmuje połączeń (interfejsów) do systemów wewnętrznych UM Katowice oraz Jednostek Organizacyjnych Miasta oraz do systemów zewnętrznych, które zostały przedstawione i opisane w dalszej części opracowania. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 86

87 cmp Architektura Logiczna Portale System Zarządzania Treścią - CMS Portal Pracow nika Portal Mieszkańca Katalog Usług Silnik (Formularze) personalizacj i System ERP System ERP Moduł Budżet i Sprawozdawczość Moduł Podatki i Opłaty Lokalne Moduł Finanse i Księgowość Moduł Windykacja i Egzekucja Moduł Kadry i Płace Moduł Infrastruktura i Zasoby Moduł Raporty i Analizy Zarządcze System Obiegu Dokumentów Rysunek 24. Architektura logiczna Systemu Architektura Systemu składa się z następujących komponentów: Portale - obejmujący elementy komunikacji z otoczeniem systemu (pracownikami urzędu i jednostek oraz mieszkańcami) zbudowane, jako narzędzia zarządzania treścią oraz jej publikacji, zintegrowane z komponentem System ERP, stanowiącą część klasyczną ERP zintegrowaną z Systemem Obiegu Dokumentów. System ERP obejmujący moduły klasycznego systemu ERP: o Moduł Finanse i Księgowość o Moduł Kadry i Płace o Moduł Windykacja i Egzekucja o Moduł Infrastruktura i Zasoby o Moduł Raporty i Analizy Zarządcze 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 87

88 uzupełnione modułami kluczowymi dla specyfiki działalności administracji samorządowej: o Moduł Budżet i Sprawozdawczość o Moduł Podatki i Opłaty Lokalne. System ERP obejmuje ponadto moduł System Obiegu Dokumentów, który jest wspomagającym elementem logicznym ściśle zintegrowanym z pozostałymi modułami Systemu ERP Mapowanie modułów systemu na procesy Komponenty i moduły architektury wynikają z analizy procesów biznesowych i dostępnych rozwiązań systemów klasy ERP. Poniższa tabela przedstawia mapowanie pomiędzy zdefiniowanymi procesami a modułami systemu. Tabela 2. Mapowanie modułów systemu na procesy Obszar i Procesy / Moduł. Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli 2. Budżet i Sprawozdawczość 2.. Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta 2.2. Planowanie budżetu na dany rok 2.3. Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym 2.4. Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa Portal Pracownika Portal Mieszkańca Moduł Budżet i Sprawozdawczość Moduł Podatki i Opłaty Lokalne. Moduł Finanse i Księgowość Moduł Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Moduł Infrastruktura i Zasoby Moduł Raporty i Analizy Zarządcze System Obiegu Dokumentów Finanse i Księgowość pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 88

89 3.. Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów 3.2. Sprawozdawczość finansowa Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac Rekrutacja pracowników Zatrudnianie pracowników Ewidencja danych kadrowych i sporządzanie list płac 4.4. Ocena okresowa Podatki i Opłaty Lokalne Ustalanie wymiaru podatków i opłat Pobór podatków i opłat Windykacja i egzekucja Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami 6.. Planowanie rozwoju miasta 6.2. Zarządzanie inwestycjami 6.3. Gospodarowanie mieniem 6.4. Zarządzanie gospodarką magazynową 7. Raportowanie i Analizy Zarządcze 8. Zarządzanie Obiegiem Dokumentów 8.. Definiowanie przebiegów 8.2. Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 89

90 Zakres wdrożenia Systemu w UM Katowice W Urzędzie Miasta Katowice zostaną wdrożone wszystkie moduły przewidziane w architekturze logicznej planowanego systemu ERP. Modułami szczególnymi przeznaczonymi tylko dla urzędu jest Moduł Podatki i Opłaty Lokalne oraz szerszy zakres funkcjonalności (niż dla pozostałych jednostek) w Module Raporty i Analizy Zarządcze oraz Module Budżet i Sprawozdawczość. System Zarządzania Treścią w oparciu, o który będą tworzone i udostępniane usługi dla mieszkańców oraz System Obiegu Dokumentów, który będzie wdrożony na poziomie Urzędu Miasta Katowice, opcjonalnie dostępny w jednostkach miejskich. Są to następujące moduły i systemy: System Zarządzania Treścią CMS (Portale), Moduł Finanse i Księgowość, Moduł Kadry i Płace, Moduł Windykacja i Egzekucja, Moduł Infrastruktura i Zasoby, Moduł Raporty i Analizy Zarządcze, Moduł Budżet i Sprawozdawczość, Moduł Podatki i Opłaty Lokalne, System Obiegu Dokumentów Moduły Systemu ERP rekomendowane do wdrożenia w jednostkach organizacyjnych Podział grup jednostek Na potrzeby dalszych obliczeń przyjęto następującą klasyfikację jednostek (w kolejności od najliczniejszych): Jednostki oświatowe - szkoły wszystkich poziomów, żłobki i przedszkola, Jednostki kulturalne: o Młodzieżowy Dom Kultury o Miejski Dom Kultury 'Ligota' o Centrum Kultury Katowice im. Krystyny Bochenek 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 90

91 o Pałac Młodzieży o Miejski Dom Kultury 'Bogucice - Zawodzie' o Instytucja Promocji i Upowszechniania Muzyki "Silesia" o Miejski Dom Kultury "Koszutka" o Instytucja Kultury Katowice-Miasto Ogrodów o Miejska Biblioteka Publiczna o Śląski Teatr Lalki i Aktora "Ateneum" o Galeria Sztuki Współczesnej BWA w Katowicach o Muzeum Historii Katowic o Zespół Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia o Miejski Dom Kultury "Szopienice-Giszowiec", Jednostki miejskie - duże spółki i jednostki miejskiej oraz sam urząd dla tej grupy obliczenia potrzeb informacyjnych i liczby użytkowników będą przedstawione dla poszczególnych jednostek, o Urząd Miasta Katowice, o Straż Miejska, o Powiatowy Urząd Pracy, o Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego, o Zakład Targowisk Miejskich w Katowicach, o Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej o Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, o Katowickie Cmentarze Komunalne, o Miejski Zarząd Ulic i Mostów, o Zakład Zieleni Miejskiej, o Zakład Utylizacji Odpadów, o Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych, o Żłobek Miejski. Jednostki pomocy społecznej (bez MOPS) - domy dziecka, domy pomocy, o Dom Dziecka Stanica o Dom Pomocy Społecznej 'Przystań' o Dom Pomocy Społecznej 'Zacisze' 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 9

92 o Dom Dziecka "Tęcza" o Dom Dziecka Zakątek Pozostałe jednostki: o Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji, o Miejska Izba Wytrzeźwień i Ośrodek Pomocy dla Osób Uzależnionych od Alkoholu, o Samodzielny Publiczny Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego 'Moja Przychodnia' w Katowicach. Tabela 22. Liczba jednostek w grupach Grupa jednostek Liczba jednostek w grupie Jednostki oświatowe Jednostki kulturalne Jednostki miejskie Jednostki pomocy społecznej Pozostałe jednostki Potrzeby informacyjne (jednostki miejskie) Potrzeby informacyjne dla jednostek miejskich są ograniczone w stosunku do potrzeb Urzędu o elementy, które wyszczególniono jako szczególne w rozdziale powyżej (rozdział 3.4.3). Zakres wdrożenia będzie różny także od posiadanych już przez te jednostki zasobów (np. systemów IT) oraz złożoności procesów (np. Straż Miejska zarządzanie zasobami). Nie będą dostępne moduły CMS oraz opcjonalnie Systemu Obiegu Dokumentów. W jednostkach miejskich występują dwa równoległe scenariusze: pełne wdrożenie w zakresie przeznaczonym dla jednostek miejskich, wdrożenie mieszane integracja istniejących systemów oraz wdrożenie częściowe modułów, Zakres wdrożenia - moduły ERP: obowiązkowe zielony, opcjonalne pomarańczowy, niebieski integrowane, szare nie objęte wdrożeniem. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 92

93 W tabeli zaproponowano strategię wdrożenia poszczególnych modułów. Propozycja została przygotowana na podstawie posiadanych przez jednostki zasobów (nowe systemy) oraz zakresu obowiązków jednostek. Tabela 23. Zakres wdrożenia - jednostki miejskie Finanse i Księgowość Kadry i Płace Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość System Obiegu Dokumentów Straż Miejska Pozostanie obecny system integracja z systemem docelowym Powiatowy Urząd Pracy Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Zakład Targowisk Miejskich w Katowicach Opcjonalnie Windykacja i Egzekucja Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej Pozostanie obecny system integracja z systemem docelowym Opcjonalnie Windykacja i Egzekucja Katowickie Cmentarze Komunalne Miejski Zarząd Ulic i Mostów Pozostanie obecny system integracja z systemem docelowym Opcjonalnie Windykacja i 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 93

94 Egzekucja Zakład Zieleni Miejskiej Zakład Utylizacji Odpadów Pozostanie obecny system integracja z systemem docelowym Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych, Pozostanie obecny system integracja z systemem docelowym Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Żłobek Miejski Potrzeby informacyjne (jednostki oświatowe, kulturalne, pomocy społecznej i pozostałe) W niniejszym rozdziale przestawiono potrzeby informacyjne jednostek oświatowych, kulturalnych, pomocy społecznej i pozostałych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 94

95 cmp Architektura Logiczna ERP System ERP Moduł Budżet i Sprawozdawczość Moduł Podatki i Opłaty Lokalne Moduł Finanse i Księgowość Moduł Windykacja i Egzekucj a Moduł Kadry i Płace Moduł Infrastruktura i Zasoby Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Rysunek 25. Zakres wdrożenia modułów w jednostkach oświatowych, kulturalnych, pomocy społecznej i pozostałych Na postawie inwentaryzacji można zauważyć, że potrzeby informacyjne większości jednostek (z tej grupy) sprowadzają się do gromadzenia i przetwarzania podstawowych dokumentów działalności jednostki (finanse, kadry i zasoby) oraz wsparcia procesu budżetowania i sprawozdawczości. Dodatkowym wymaganiem jest, aby wszystkie jednostki miały dostęp do moduły Raporty i Analizy Zarządcze. Na poziomie jednostek nie będzie dostępny moduł CMS, ponieważ jest on dedykowany dla Urzędu Miasta i w oparciu o ten moduł będą tworzone i udostępniane usługi dla mieszkańców. Na poziomie jednostek przewidziano jednolity scenariusz wdrożenia we wszystkich jednostkach zostaną wdrożone moduły: Moduł Finanse i Księgowość, Moduł Kadry i Płace, Moduł Infrastruktura i Zasoby, Moduł Raporty i Analizy Zarządcze, Moduł Budżet i Sprawozdawczość. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 95

96 Podział użytkowników w ujęciu systemowym uc Aktorzy System ERP Portale Użytkownik Wewnętrzny Użytkownik Zewnętrzny Administrator Systemu Administrator Portalu Administrator Danych Pracownik Mieszkaniec/Firma Rysunek 26. Diagram kluczowych użytkowników Administrator Systemu użytkownik odpowiedzialny za dostępność i prawidłowe działanie Systemu, podstawowe zadania: monitorowanie pracy i konfigurowanie Systemu, zarządzanie kontami użytkowników (bez możliwości odczytywania haseł), definiowanie wzorców dokumentów, raportów, obsługa słowników itp., pełny dostęp do funkcji Systemu i danych. Administrator Danych użytkownik odpowiedzialny za aktualność i spójność danych przechowywanych w bazach danych Systemu, pełny dostęp do baz danych, definiowanie i publikowanie zapytań do baz danych, definiowanie raportów graficznych i tekstowych, definiowanie wzorców raportów, pobieranie i przetwarzanie danych z innych systemów, korzystanie ze wszystkich opcji systemu, oprócz konfiguracji systemu. Administrator Portalu - użytkownik odpowiedzialny w szczególności za zarządzanie kontami użytkowników portali, dotyczy użytkowników wewnętrznych portalu pracownika oraz użytkowników zewnętrznych portalu mieszkańca. Pracownik (Pracownik Merytoryczny) z przypisanymi uprawnieniami w poniżej zdefiniowanym zakresie: o Pełne uprawnienia uprawnienie do wprowadzania i aktualizacji danych w Systemie, edycji określonych zakresów danych. o Przeglądanie uprawnienie do przeglądania określonych zakresów danych, bez prawa ich edycji. o Raportowanie uprawnienie po procesie uwierzytelnienia do pobrania danych, bez prawa ich edycji. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 96

97 Użytkownik Zewnętrzny - użytkownik posiadający ograniczony wgląd do danych Systemu oraz usług (funkcjonalność) Portalu Mieszkańca oraz Portalu Pracownika. Powiązania generalizacji na diagramie wskazują również powiązania pomiędzy użytkownikami, gdzie: występuje podział podstawowy na użytkowników wewnętrznych (komponent ERP) oraz zewnętrznych (Portale), osoba w roli Administratora Systemu może współdzielić rolę Administratora Danych, pracownik może występować w roli Użytkownika Wewnętrznego, jeśli posiada dostęp do funkcjonalności Sytemu ERP lub Użytkownika Zewnętrznego, jeśli nie korzysta z Systemu ERP i ma jedynie dostęp do Portalu Pracownika Podział liczby licencji wraz z lista wymaganych uprawnień W ramach wdrożenia przewidziano 3 rodzaje licencji dla pracowników merytorycznych: pełne uprawnienia uprawnienia do odczytu, zapisu, edytowania danych oraz tworzenia i zarządzania raportami w przypadku modułu Raporty i Analizy Zarządcze, przeglądanie uprawnienia do odczytu danych, raportowanie uprawnienia do generowania raportów danego modułu. Tabela 24. Liczba i rodzaj licencji - Urząd Miasta Katowice Urząd Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów Pełne uprawnienia Przeglądanie Raportowanie RAZEM Tabela 25. Liczba i rodzaj licencji - jednostki Straż Miejska Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów Pełne uprawnienia 0 3 Przeglądanie 0 0 Raportowanie 6 0 RAZEM Powiatowy Urząd Pracy Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów Pełne uprawnienia Przeglądanie Raportowanie pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 97

98 RAZEM Zakład Targowisk Miejskich w Katowicach Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia Przeglądanie 0 0 Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia 0 3 Przeglądanie 0 0 Raportowanie 0 0 Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Katowickie Cmentarze Komunalne Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia Przeglądanie 0 0 Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Miejski Zarząd Ulic i Mostów Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia 0 3 Przeglądanie 0 0 Raportowanie 0 0 Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Zakład Zieleni Miejskiej Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia Przeglądanie 0 0 Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Zakład Utylizacji Odpadów Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia 0 Przeglądanie 0 0 Raportowanie 2 0 Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM ZOJO Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia 0 2 Przeglądanie 0 0 Raportowanie 6 0 Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 98

99 RAZEM Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia Przeglądanie Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Żłobek Miejski Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia 0 Przeglądanie Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia 0 Przeglądanie Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Jednostki oświatowe Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia Przeglądanie Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Jednostki kulturalne Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia Przeglądanie Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Jednostki pomocy społecznej Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia Przeglądanie Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów RAZEM Pozostałe jednostki Finanse i Księgowość Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Infrastruktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozdawczość Pełne uprawnienia Przeglądanie Raportowanie Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumentów 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 99

100 RAZEM W grupie jednostek oświatowych, kulturalnych, pomocy społecznej i pozostałych będą możliwe przesunięcia poszczególnych licencji pomiędzy jednostkami, jeżeli w mniejszych licencje będą niewykorzystane do jednostek z większymi potrzebami. SUMA wszystkich jednostek Finanse i Księgowo ść Tabela 26. Liczba i rodzaj licencji podsumowanie Kadry i Płace Moduł Windykacj a i Egzekucja Infrastruk tura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcze Budżet i Sprawozd awczość Podatki i Opłaty Lokalne System Obiegu Dokumen tów RAZEM Pełne uprawnienia RAZEM Przeglądanie RAZEM Raportowanie RAZEM Wszystkie Jednostki organizacyjne RAZEM Liczba kluczowych użytkowników Systemu Podziału ról w systemie dokonano zgodnie z zakładanymi funkcjonalnościami poszczególnych modułów systemu, zidentyfikowanym w trakcie analizy modelem danych oraz wymaganiami Zamawiającego. Z uwagi na założenie prezentacji opisu uprawnień do funkcji i danych systemu dokonano dodatkowego podziału użytkowników systemu w dwóch perspektywach: użytkowników biznesowych podział na poszczególne moduły (patrz 3.4.4), użytkowników systemowych. Na dzień opracowania niniejszej dokumentacji należy przyjąć, że w poszczególnych jednostkach liczba użytkowników systemowych będzie następująca: 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 00

101 Tabela 27. Liczba użytkowników w ujęciu systemu Lp. Rola Liczba osób Administrator Systemu 4 2 Administrator Danych 3 3 Administrator Portalu 4 Razem administratorów Zgodnie z podziałem szczegółowym Pracownik Merytoryczny użytkowników w modułach przedstawionym w poprzednim rozdziale Grupa użytkowników w roli Pracownika Merytorycznego będzie miała różny poziom uprawnień do poszczególnych danych w zakresie. Liczba użytkowników należy traktować, jako nierozłączną tzn. jeden użytkownik może mieć przydzielony jeden, wiele lub wszystkie poziomy uprawnień Moduły Systemu ERP dostępne z poziomu urządzeń mobilnych W toku analizy nie zidentyfikowano potrzeb dostępu mobilnego do danych modułów w obrębie klasycznych modułów ERP (finanse, kadry i płace), w zakresie wprowadzania i edytowania danych tym kanałem nie będzie dostępne. Dostęp z poziomu urządzeń mobilnych przewidziany jest w zakresie zarządzania kodami kreskowymi (moduł Infrastruktura i Zasoby), gdzie przewidziano wykorzystanie urządzeń mobilnych do skanowania kodów kreskowych PC i/lub QR. Ponadto dostęp do danych windykacyjnych będzie możliwy za pomocą urządzeń mobilnych. Zakładamy natomiast, że dane udostępniane z modułu Raporty i Analizy Zarządcze (raporty, kokpity menedżerskie) będą dostosowane do prezentowania na urządzeniach mobilnych. Również w ramach modułu Systemy Zarządzania Treścią Portal Mieszkańca będzie dostępny z poziomu urządzeń mobilnych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 0

102 3.5. Specyfikacja wymagań funkcjonalnych Sposób opisu wymagań Dla wszystkich wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych zastosowano tę samą formę opisu wymagań. Przypisanie wymagań do obszarów biznesowych ma znaczenie logiczne, natomiast nie ma znaczenia architekturalnego, tzn. możliwe jest spełnienie określonych wymagań przez inaczej skonfigurowane oprogramowanie. Znaczenie poszczególnych kolumn tabeli wymagań wobec Systemu zostało opisane poniżej: Nazwa kolumny Opis Tabela 28. Definicja informacji w tabelach wymagań ID Opis wymagania Priorytet Kolejny numer wymagania (WF dla wymagań funkcjonalnych i WN dla wymagań niefunkcjonalnych). Krótki opis wymagania. Waga wymagania; może przyjmować następujące wartości, np. (zakres do uzgodnienia): obowiązkowe / minimalnie wymagane, 2 dodatkowe / zalecane (np. dodatkowo punktowane przy ocenie ofert) Opis wymagań ogólnych Tabela 29. Opis wymagań ogólnych ID Opis Priorytet WYMAGANIA OGÓLNE WF- WF-2 Jednokrotność wprowadzania danych na każdym z etapów realizacji procesów merytorycznych w UM Katowice i Jednostkach Organizacyjnych UM Katowice. Brak konieczności wymiany danych pomiędzy modułami systemu ERP, system będzie wykorzystywać jednolitą strukturę danych, dla zachowania integralności gromadzonych i przetwarzanych danych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 02

103 ID Opis Priorytet WF-3 WF-4 WF-5 WF-6 WF-7 WF-8 Jednolity interfejs użytkownika w zakresie modułów: o Moduł Finanse i Księgowość o Moduł Kadry i Płace o Moduł Windykacja i Egzekucja o Moduł Infrastruktura i Zasoby o Moduł Raporty i Analizy Zarządcze o Moduł Budżet i Sprawozdawczość o Moduł Podatki i Opłaty Lokalne. Pomoc kontekstowa w języku polskim, dostępna z poziomu GUI, przypisana do poszczególnych funkcji. Wyszukiwanie wielokryterialne w zakresie danych zgromadzonych w systemie ERP (narzędzie wyszukiwania dostępne z GUI użytkownika, dla uprawnionych użytkowników). Tworzenie parametryzowanych raportów, w zakresie danych zgromadzonych w Systemie ERP (narzędzie raportowe dostępne z GUI użytkownika, dla uprawnionych użytkowników). Integracja z systemami dziedzinowymi UM Katowice (zgodnie z założeniami integracji określonymi w niemniejszym dokumencie). System będzie posiadał mechanizm eksportu danych do formatów pdf, XML, doc/docx, odt oraz xls/xlsx i ods Opis wymagań obszaru Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli Tabela 30. Opis wymagań obszaru Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli ID Opis Priorytet Portal Mieszkańca WF-9 Wyświetlanie informacji dot. Mieszkańca (tzw. Kartoteka Mieszkańca ). Oprócz informacji podstawowych, możliwość wprowadzenia przez mieszkańca informacji o wybranym kanale kontaktu i możliwość odświeżenia tych informacji (telefon, ). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 03

104 ID Opis Priorytet WF-0 WF- Wersja Kartoteki Mieszkańca dedykowana (dostosowana) na urządzenia mobilne. Wyświetlanie informacji dotyczących zobowiązań podatkowych, wymaganych do złożenia oraz złożonych deklaracji. WF-2 Wyświetlanie statusu spraw realizowanych przez interesanta. WF-3 Wyświetlanie informacji dla obywateli za pomocą SEKAP/ePUAP. WF-4 Wykorzystanie platformy SEKAP/ePUAP w celu realizacji następujących czynności: Obsługa formularzy elektronicznych za pośrednictwem systemu SEKAP/e-PUAP; Wykorzystanie usług SEKAP/e-PUAP do obsługi formularzy; Autoryzacja użytkowników; Rejestracja/modyfikacja usług; Utworzenie/modyfikacja profilu jednostek/urzędu; Umożliwienie dostępu do danych rejestrów centralnych, w tym: o PESEL; o KRK; o CEPIK; o KRS. Dostęp do danych WF-5 Umożliwienie dostępu do danych wewnętrznych urzędu (w zależności od przyznanych uprawnień). Udostępnianie urzędnikom podejmującym decyzję wgląd w kluczowe dla procesu informacje i status spraw. W tym m. in.: Dane osobowe; Dane meldunkowe; Dane dotyczące stanu cywilnego; Dane dotyczące pojazdu; Dane dotyczące statusu pracy (formy i miejsca zatrudnia); Dane aktu urodzenia; Pozwolenia budowlane; Dane dotyczące zobowiązań podatkowych/opłat. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 04

105 ID Opis Priorytet WF-6 WF-7 WF-8 WF-9 Udostępnienie informacji Miejskim Ośrodkom Pomocy Społecznej dot. Stanu Cywilnego (stan cywilny, potomstwo, PESEL, dowody osobiste). Udostępnienie jednostkom informacji od Powiatowego Urzędu Pracy (status osoba pracująca, bezrobotna, terminy). Formularze Opracowanie i wdrożenie następujących formularzy elektronicznych dotyczących sprawozdawczości niefinansowej: Sprawozdania instytucji kultury: o Plany (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, aktualizacja, dodatkowe wydarzenie); o Realizacja (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, aktualizacja, dodatkowe wydarzenie); Sprawozdania w zakresie realizacji strategii rozwoju miasta dla jednostek. W tym możliwość wyboru rodzaju jednostki oraz wyboru programu. Sprawozdania jednostek oświaty (realizowane w zakresie rocznym): o Plan doskonalenia nauczycieli; Sprawozdanie skarg i wniosków rozpatrywane w jednostkach (w ujęciu rocznym). Oświadczenie z Kontroli Zarządczej (w ujęciu rocznym). Sprawozdanie z zakresu Obrony Cywilnej (w ujęciu rocznym). Opracowanie i wdrożenie 0 dodatkowych, wybranych przez urząd formularzy elektronicznych pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 05

106 Opis wymagań obszaru Budżet i Sprawozdawczość Tabela 3. Opis wymagań obszaru Budżet i Sprawozdawczość ID Opis Priorytet BUDŻET WF-20 WF-2 Definiowanie budżetu zgodnie z określoną strukturą (wzorcem, szablonem), z możliwością: zdefiniowania wielu budżetów np. dla konta, jednostki organizacyjnej, centra kosztowego, podziału budżetu na globalne i częściowe zgodnie ze strukturą organizacyjną, podziału budżetu na kategorię (koszty, wydatki), uwzględnienia w nim planów budżetowych podległych jednostek organizacyjnych, wykorzystania danych z roku bieżącego lub lat poprzednich, generowania w podziale na dowolne okresy. Planowanie i realizacja budżetu tradycyjnego oraz budżetu zadaniowego. WF-22 Blokowanie środków pod realizację budżetu. WF-23 WF-24 Definiowanie prowizorium budżetowego i tworzenie planu rzeczowo finansowego. Kontrola i monitoring budżetu: kwot budżetu (blokada przekroczeń, z możliwością autoryzacji wymaganych deficytów), realizacji budżetu w odniesieniu do powiązanych dokumentów (m.in. faktur, zapłat, stanu kont), możliwość podziału na jednostki organizacyjne realizacji budżetu, odniesienie do źródeł wydatków i finansowania, zestawienie wartości wykonania budżetu za okres w różnych układach (organizacyjnym, rodzaju budżetu), tworzenie raportów wartości odchyleń od planowanych budżetów w dowolnym momencie. 2 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 06

107 ID Opis Priorytet WF-25 WF-26 WF-27 Modyfikacja budżetu rocznego i WPF. Zmiana struktury budżetu podczas trwającego okresu budżetowego ze względu np. na zmianę struktury organizacyjnej, prawa, struktury wydatków, nowych przedsięwzięć, rzeczywistych wydatków. Obsługa planów zakupowych: w odniesieniu do źródeł finansowania, wg rodzajów kosztów i grup budżetowych. Definiowanie budżetów (przychody i koszty) w układzie komórek organizacyjnych na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych. WF-28 Budżetowanie operacyjne, np.: budżety wybranych pracowników. 2 WF-29 Dostęp do danych przeniesionych do archiwum. WF-30 Kalkulowanie budżetu globalnego oraz szczegółowego. WF-3 WF-32 WF-33 WF-34 WF-35 WF-36 WF-37 WF-38 WF-39 WF-40 Korekta kosztów i podatku VAT zgodnie z aktualnie obowiązującymi ustawami. Szczegółowa alokacja kosztów ogólnych jednostki (do poszczególnych obiektów, zespołów funkcjonalnych). Tworzenie i modyfikacja Wieloletniego Planu Finansowe w zadanym okresie czasu. Automatyzacja procedury akceptacji planu budżetu rocznego (workflow). Automatyzacja procedury akceptacji planu budżetu wieloletniego (workflow). Automatyczne odzwierciedlanie wpływu planu rocznego i zmian planu na plan wieloletni. Eksport danych z zakresu sprawozdawczości oraz planów budżetowych do systemu Besti@. Możliwość powiązania zapisów z określonymi paragrafami budżetowymi. Automatyczne przypisanie grupy operacji do kwot (dochód/wpływ, wydatek/koszt/zaangażowanie, środki pieniężne). Tworzenie raportów umożliwiających analizę zapisów w odpowiedni sposób, zarówno od strony dokumentów i kont księgowych, jak i od strony pozycji klasyfikacji budżetowych. WF-4 Możliwość definiowania własnych raportów. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 07

108 Opis wymagań obszaru Finanse i Księgowość Tabela 32. Opis wymagań obszaru Finanse i Księgowość ID Opis Priorytet RACHUNKOWOŚĆ WF-42 WF-43 Rejestrowanie struktury: przychodów i kosztów, dochodów i wydatków, w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne. Odzwierciedlenie założeń i struktury budżetu jednostki organizacyjnej, w tym struktury dla: Księga Główna i Księgi Pomocnicze Budżetu Księgi Główne i Księgi Pomocnicze Jednostek Budżetowych w tym Urzędu Miasta i Zakładów Budżetowych WF-44 Definiowanie wielu ksiąg głównych i pomocniczych. WF-45 WF-46 WF-47 Definiowanie jednoczesne dla wszystkich ksiąg głównych i/lub pomocniczych (łącznie/oddzielnie) lub dla wybranych. Księgowanie w nowym roku obrachunkowym przed zamknięciem starego. Księgowanie równolegle w kilku okresach obrachunkowych (ubiegły bieżący miesiąc, stary nowy rok). 2 WF-48 Definiowanie statusu okresu obrachunkowego (otwarty, zamknięty). WF-49 WF-50 WF-5 Zapewnienie ciągłości danych w kolejnych latach obrachunkowych (pomiędzy bilansem zamknięcia i bilansem otwarcia nowego roku). Bezpośrednie przejście od danych sumarycznych konta do odpowiednich zapisów księgowych i dokumentów źródłowych. Wyszukiwanie danych na kontach wg różnych kryteriów m.in.: numeru konta, wartości transakcji, okresu księgowania, danych klasyfikacji budżetowej, sposobie finansowania / zadania własne gminy, powiatu zlecone gminie powiatowi, dysponencie itp. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 08

109 ID Opis Priorytet WF-52 WF-53 WF-54 WF-55 WF-56 WF-57 WF-58 WF-59 WF-60 WF-6 WF-62 WF-63 Dostęp do obrotów, bilansu i zapisów na kontach w różnych zakresach m.in.: danych aktualnych, danych historycznych, danych budżetowych, pojedynczego okresu, wielu okresów. Definiowanie różnych zestawień zapisów księgowych m.in.: według numeru konta, dat, treści, numeru dziennika. Definiowanie różnych zestawień dowodów: np. według symbolu, numeru, daty, kontrahenta, jednostek, definiowalnych grup jednostek. Definiowanie różnych zestawień obrotów i sald: np. na określony dzień, od początku roku, dla dowolnego miesiąca. Wykaz kont z saldem zerowym, z obrotami zerowymi w dowolnym okresie. Zestawienie obrotów miesięcznych, narastających np. od konta do konta, sumaryczne dla grupy kont, jednostek, definiowalnych grup jednostek. Możliwość generowania różnych zapytań dotyczących płatności np.: wyszukiwanie na podstawie rozliczonych płatności. Automatyzacja procesu akceptacji wybranych czynności (potrzeb) lub operacji księgowych w zakresie określonych (przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostki) kompetencji (workflow). PLAN KONT Dowolne określenie formatu konta (długość, liczba segmentów analitycznych, struktura, opis). Automatyczne rozliczanie kosztów (dokonywanie przeksięgowań) według określonych przez użytkownika algorytmów. Dynamiczne obliczanie kluczy podziałowych na bazie kont analitycznych. Podczas księgowania: wyświetlanie dokumentów, możliwość wyszukiwania kont wg różnych parametrów: wg nazwy, nr konta, wybranych kilku znaków, możliwość stosowania przy wyszukiwaniu znaków zastępujących (jeden lub ciąg znaków). Definiowanie rodzaju konta: rozrachunkowe, wynikowe, bilansowe, pozabilansowe. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 09

110 ID Opis Priorytet WF-64 WF-65 Dodawanie konta w planie kont w dowolnym czasie, na dowolnym poziomie struktury organizacyjnej (dostępność do tej funkcji tylko dla wybranej grupy użytkowników). Wybór dowolnego sposobu zamknięcia konta: przeniesienie salda, przeniesienie nierozliczonych zapisów. WF-66 Możliwość blokady księgowania na wybranych kontach. WF-67 WF-68 Obsługa danych słownikowych m.in.: kontrahenci, banki, stawka VAT. Stosowanie jednego słownika dla wszystkich jednostek organizacyjnych. KSIĘGOWANIE Ewidencja księgowa zdarzenia gospodarczego zgodnie z klasyfikacją budżetową w tym operacji gospodarczej lub otrzymanie informacji (dokumentu źródłowego lub transmisji przelewów z systemu bankowego) o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji, z którym związany jest obowiązek prawny lub dla którego ustalono obowiązek zapisu w księgach, w szczególności: uznania (w tym wpływów kasowych), obciążenia (w tym obciążenia kasowe), zobowiązania, należności, korekty, inwestycje, wartości niematerialne i prawne, naliczanie wynagrodzeń, zapasy magazynowe, udziały i akcje, ponoszone koszty wg klasyfikacji budżetowej i memoriału ich powstania, ponoszone wydatki wg klasyfikacji budżetowej i kasowego ich ponoszenia. WF-69 Unikalny numer dowodu. WF-70 Dziennik zapisów księgowych w układzie chronologicznym. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 0

111 ID Opis Priorytet WF-7 WF-72 Usuwanie błędnych dokumentów wprowadzonych do ewidencji przed ich ostateczną akceptacją (z zaewidencjonowaniem historii obiegu dokumentu przed usunięciem). Rejestrowanie wszelkich zapisów i zmian zapisów z jednoznacznym identyfikowaniem operatora dokonującego zmian. WF-73 Zbiory robocze dla każdego użytkownika (księgowanie paczkami). WF-74 Poprawa dekretów w zbiorach roboczych przed zaksięgowaniem. WF-75 Symbole dowodów zdefiniowane przez użytkownika. WF-76 Opis dowodu. WF-77 WF-78 Opis każdej pozycji w dowodzie (uzależnione od rodzaju dowodu, możliwość podziału dowodu). Podpowiedź stanu konta (dla wybranych kont i wskazanych użytkowników). WF-79 Wyświetlanie nazwy konta przy księgowaniu. WF-80 Kontrola poprawności dowodu pod względem: występowania konta w planie kont, sumy kontrolnej rejestru dowodów itp. Na etapie rejestracji, dekretacji i księgowania możliwość uzgodnienia z Księgą Główną przed formalnym zapisem do księgi. WF-8 Księgowanie w dowolnym momencie. WF-82 System powinien pozwalać na powtórne rozliczenie i zamknięcie okresu bez konieczności dokonywania korekty. WF-83 Automatyczne księgowanie na różnych kontach podczas wprowadzania transakcji. WF-84 Stornowanie zaksięgowanych dekretów (storno czarne i czerwone). WF-85 WF-86 Ułatwienia wyszukiwania dowodów poprzez np.: nr dowodu, symbol dowodu, nr dziennika, datę księgowania, datę systemową, osobę, która zaksięgowała dowód, klasyfikacje budżetową, sposób finansowania/ zadania własne gminy, powiatu zlecone gminie powiatowi, dysponenta itp. Automatyczne księgowanie dowodów (operacji) z innych obszarów systemu (gospodarki materiałowej, zakupów, księgowanie amortyzacji, księgowanie faktur sprzedaży usług przewozowych i pozostałych). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) ,

112 ID Opis Priorytet WF-87 WF-88 WF-89 Rejestracja dokumentu (np. umowa cywilno-prawna, faktura, przepis, inne zobowiązanie). Automatyczną kontrolą zgodności rejestrowanych dokumentów finansowych/zobowiązań z planem i zapisem na kontach zaangażowania. Wszystkie rejestry są prowadzone zgodnie z przepisami prawnymi (np. zasady zaokrąglania). 2 WF-90 WIELOWALUTOWOŚĆ Możliwość wprowadzania i księgowania dokumentów w walutach obcych (księgowanie dokumentu w walucie obcej z jednoczesnym przeliczeniem po odpowiednim kursie w zależności po operacji). 2 WF-9 Wystawianie faktur w walutach obcych. 2 WF-92 Rejestrowanie faktur obcych, zagranicznych. 2 WF-93 Rozliczanie transakcji w walutach obcych, z jednoczesnym automatycznym wyliczaniem i księgowaniem zrealizowanych różnic kursowych, od płatności częściowej oraz rozliczenia całkowitego. 2 WF-94 Automatyczna obsługa niezrealizowanych różnic kursowych od niezapłaconych faktur w czasie sporządzania bilansu. 2 WF-95 Analiza rozrachunków i kont wg struktury walutowej. 2 WF-96 Obsługa słownika walut. 2 WF-97 Definiowanie walut. 2 WF-98 Obsługa tabel kursów walut. 2 WF-99 Obsługa tabel kursów w różnych bankach. 2 WF-00 Obsługa historycznych danych o zmianach kursów. 2 NALEŻNOŚCI 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 2

113 ID Opis Priorytet WF-0 Ewidencja księgowa dochodów, w tym: księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny bądź wprowadzane na podstawie dokumentacji papierowej), księgowanie na podstawie wpływów środków, prowadzenie windykacji należności budżetowych, sporządzanie płatności w zakresie dochodów budżetowych, zgłaszanie przedpłat do podatku VAT, rozliczanie podatku VAT. WF-02 Obsługa e-faktur. WF-03 Ewidencja planowanych należności: umów, faktur oraz informacji dotyczących środków pieniężnych. WF-04 Automatyczne naliczanie odsetek: na dany dzień, według zmiennego w czasie wskaźnika. WF-05 WF-06 WF-07 WF-08 Definiowanie wskaźnika odsetek oraz ręcznego wprowadzania odsetek na podstawie umowy. Definiowanie liczby dni w miesiącu i roku dla potrzeb naliczania odsetek. Rejestrowanie wydanych monitów, przelewów, not odsetkowych, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald. Generowanie monitów, przelewów, not odsetkowych, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald. WF-09 Anulowanie odsetek. WF-0 Zestawienie należności: za dowolny okres, powyżej kwoty. WF- Wychwytywanie opóźniających się płatności. WF-2 Prowadzenie windykacji należności budżetowych. WF-3 Analiza należności zapłaconych wg terminu zapłaty (przed terminem zapłaty, w terminie zapłaty, przeterminowane pogrupowane w okresy przeterminowania definiowalne z poziomu użytkownika np. 0, 30, 60, 90 dni). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 3

114 ID Opis Priorytet WF-4 WF-5 WF-6 Analiza należności niezapłaconych wg terminu zapłaty (przed terminem zapłaty, w terminie zapłaty, przeterminowane pogrupowane w okresy przeterminowania definiowalne z poziomu użytkownika np. 0, 30, 60, 90 dni). ZOBOWIĄZANIA Ewidencja księgowa wydatków, w tym: weryfikacja i księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny i otrzymanych w wersji papierowej sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym, zatwierdzonych do wypłaty przez dysponenta środków i przez głównego księgowego, weryfikacja umów i przekładanie do akceptacji Głównemu Księgowemu, sporządzanie płatności w zakresie wydatków budżetowych w zakresie: o zakupu towarów i usług w tym: usług budowlanomontażowych składników majątkowych i zapasów magazynowych, o udzielania dotacji budżetowych i ich rozliczanie, o naliczanie i wypłata wynagrodzeń, o rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych, o rozliczanie zaliczek dla pracowników, o wnoszenie aportów od spółek prawa handlowego, o realizacja innych wydatków zgodnie z przepisami prawa. Ewidencja planowanych zobowiązań: umów, faktur oraz informacji dotyczących środków pieniężnych. WF-7 Możliwość regulowania terminu uwalniania płatności (automatycznie: najpóźniej jak ustalono z dostawcą z możliwością ręcznej zmiany tego terminu). WF-8 Możliwość dokonywania płatności częściowych. WF-9 Lista wymaganych płatności na dany dzień. WF-20 Informowanie o zaległych płatnościach: dla obecnego okresu, od daty do daty, dla dostawcy. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 4

115 ID Opis Priorytet WF-2 WF-22 WF-23 WF-24 WF-25 Przypisanie zobowiązania do działu, rozdziału, paragrafu klasyfikacji budżetowej, konta, inwestycji. Wybór sposobu płatności: wszystkie płatności od daty, według priorytetu, według nazwy dostawcy. Zestawienie zobowiązań: za dowolny okres, powyżej kwoty, dla kontrahenta. Grupowanie zobowiązań wg różnych kryteriów: walutowe, krajowe, pracownicy, wg rejonów, rodzajów rozrachunku. Możliwość blokowania faktury do płatności ze wskazaniem przyczyny blokady. OBSŁUGA PODATKU VAT WF-26 Zawiera słownik stawek podatkowych. WF-27 Tworzenie nowych i modyfikacja istniejących stawek podatkowych VAT wraz z określaniem parametrów automatów księgujących bez ingerencji programistycznej. WF-28 Wystawianie faktur i faktur korygujących. WF-29 Automatyczny rejestr faktur VAT (zakupu i sprzedaży). WF-30 Rejestr faktur korygujących. WF-3 Kwalifikacja faktur VAT do dowolnego okresu. WF-32 Wydruk rejestru faktur VAT wg wskazanych warunków. WF-33 WF-34 Rozliczenie VAT na poziomie miasta na podstawie danych w zakresie VAT wprowadzanych przez jednostki. OPERACJE BANKOWE Generowanie przelewów i segregowanie ich w paczki do wysłania do systemu bankowego, na podstawie terminów płatności dokumentów. WF-35 Ewidencja przelewów. WF-36 WF-37 Obsługa połączenia z systemem bankowym, możliwość realizacji płatności własnych w formie przelewów elektronicznych oraz księgowania wyciągów obcych. Dostępność standardowych interfejsów do systemów bankowych oraz możliwość modyfikowania interfejsów i definiowania nowych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 5

116 ID Opis Priorytet WF-38 Automatyczne przyporządkowywanie zapłat do dokumentów należności i zobowiązań. WF-39 Kilka rachunków bankowych dla jednego odbiorcy. 2 WF-40 Generowanie zapotrzebowania na gotówkę z programu FK do systemu bankowego. 2 WF-4 Prowadzenie kartoteki przedsiębiorców wnoszących należyte zabezpieczenie umowy w wersji papierowej i pieniężnej, odrębnie dla każdej umowy z terminem obowiązywania zabezpieczenia. WF-42 Automatyczne wyliczenie odsetek bankowych zarejestrowanych w systemie (zgodnie z zawartą umową z bankiem finansującym) w celu naliczania odsetek od wniesionych kaucji, wadiów. SPRAWOZDAWCZOŚĆ 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 6

117 ID Opis Priorytet WF-43 Generowanie sprawozdań (na poziomie jednostki, grup jednostek, własnych UM oraz zbiorczych UM i jednostek) na podstawie danych zgromadzonych w systemie, zakres: sprawozdawczość finansowa, w tym: bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu. sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych (długu sektora finansów publicznych), sprawozdawczość budżetowa w tym: dochody, wydatki, sprawozdawczość z wydatków strukturalnych, sprawozdawczość do budżetu zadaniowego, sprawozdania rzeczowo-finansowe, w tym: realizacja zadań społeczno-gospodarczych, realizacja wieloletniego programu gospodarowania zasobem lokalowym, rozliczeń z GUS, rozliczeń z ZUS, rozliczeń z Urzędem Skarbowym, rozliczeń POL-on, rozliczeń PFRON, rozliczeń ZFŚS, rozliczania VAT przez Gminę, sprawozdania inwentaryzacji mienia. WF-44 Automatyzacja procedury akceptacji sprawozdań (workflow) Opis wymagań obszaru Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac Tabela 33. Opis wymagań obszaru Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 7

118 ID Opis Priorytet Planowanie zatrudnienia WF-45 Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną i zatrudnienia w UM, tworzenie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy z przyporządkowaniem im zadań i kompetencji wymaganych na tym stanowisku, podległości, przypisywanie osób, pełnionych funkcji, warunków i statusu zatrudnienia (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac). WF-46 Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną i zatrudnienia w każdej z Jednostek Organizacyjnych (objętych wdrożeniem), tworzenie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy z przyporządkowaniem im zadań i kompetencji wymaganych na tym stanowisku, podległości, przypisywanie osób, pełnionych funkcji, warunków i statusu zatrudnienia (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac). WF-47 Odwzorowanie struktury organizacyjnej i zatrudnienia w każdej z Jednostek Organizacyjnych (objętych wdrożeniem) (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac). WF-48 Wprowadzanie zmian w strukturze organizacyjnej i zatrudnienia poprzez jej zmianę z poziomu użytkownika (bez konieczności ingerencji w kod źródłowy). Przydzielanie, przenoszenie osób / komórek organizacyjnych musi być zrealizowane w sposób zautomatyzowany tj. bez konieczności ręcznego, jednostkowego wprowadzania zmian poszczególnych osób / komórek organizacyjnych. WF-49 Ewidencjonowanie zapotrzebowania na zasoby kadrowe, wypełnianie wniosków o przydzielenie etatu, tworzenie zestawień z wnioskowanych i przyznanych etatów w podziale na komórki organizacyjne (np. wydziały, komórki). WF-50 Tworzenie planu etatów dla poszczególnych jednostek organizacyjnych (opcjonalnie z wykorzystaniem informacji z zapotrzebowania). WF-5 Tworzenie zbiorczych planów etatów z zaewidencjonowanych planów etatów. WF-52 Symulacja wdrożenia planu etatów (zatrudnienia) polegająca na wyliczeniu kosztów osobowych. WF-53 Modyfikacja planów etatów, z ewidencją historii wprowadzonych zmian. Rekrutacja pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 8

119 ID Opis Priorytet WF-54 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji w formie naboru na stanowiska urzędnicze/kierownicze. Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji. WF-55 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji na stanowiska pomocnicze/merytoryczne. Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji. WF-56 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji w formie konkursowej. Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji. WF-57 Zarejestrowanie rekrutacji, poprzez wprowadzenie podstawowych danych dotyczących rekrutacji. WF-58 Rejestracja aplikacji kandydatów z przypisaniem do zarejestrowanej rekrutacji przez użytkownika wewnętrznego. WF-59 Rejestracja aplikacji kandydatów z przypisaniem do zarejestrowanej rekrutacji, realizowana poprzez wypełnienie formularza aplikacyjnego oraz wczytanie załączników przez osobę aplikującą. WF-60 Przeprowadzenie weryfikacji aplikacji (pierwszy etap naboru), poprzez możliwość przeglądania, rejestracji wyników weryfikacji aplikacji (w tym oznaczenie aplikacji osób, które przeszły do kolejnego etapu. WF-6 Rejestracja wyników weryfikacji kandydata w drugim etapie naboru: rejestracja wyników egzaminu pisemnego, testów, wyników rozmowy kwalifikacyjnej WF-62 Zestawienie wyników kwalifikacji do podjęcia decyzji. 2 WF-63 Wybór i oznaczenie rekomendowanego kandydata do zatrudnienia, z możliwością załączenia wydanego dokumentu przez komisję). WF-64 Automatyczne przenoszenie danych pozyskanych w procesie rekrutacji osób zatrudnianych (jednokrotność wprowadzania danych). WF-65 Usunięcie danych z rekrutacji/naboru będzie realizowane automatycznie przez System z możliwością określenia czasu przechowywania lub ręcznie przez użytkownika pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 9

120 ID Opis Priorytet Dane pracownika WF-66 Objęcie wspólną ewidencją wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz osób fizycznych zatrudnionych w ramach umów zleceń i umów o dzieło. WF-67 Utworzenie elektronicznych akt pracowniczych (zakres odpowiedni do rodzaju zawartej umowy). Rejestracja wszystkich wymaganych danych dotyczących pracownika, w tym m.in.: z zesłownikowanych opisów stanowiska pracy, danych osobowych, historii zatrudnienia pracownika, kwalifikacji i doświadczenia, odbytych szkoleniach (wymaganych i dodatkowych), przebiegu służby przygotowawczej, danych o rodzinie, karach i wyrokach, nagrodach i odznaczeniach, odzieży roboczej, innych dodatkowych/niesklasyfikowanych danych. WF-68 Wprowadzanie danych w systemie zgodnie z przebiegiem zdarzeń odwzorowujących określone procesy kadrowe. Zapewnienie mechanizmu wprowadzenia wszystkich niezbędnych danych w określonym procesie (kontrola przez system wprowadzania danych obowiązkowych oraz walidacji danych, w odniesieniu do każdego opisanego w systemie procesu kadrowego). Zachowanie historii zmienianych danych. WF-69 Wygenerowanie druków kadrowych (w tym m.in. umów, aneksów, wypowiedzeń, aktów powołania, aktów powierzających stanowisko dyrektora, porozumień zmieniających, świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu/wynagrodzeniu) z Systemu na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów, uzupełnionych o dane wprowadzone wcześniej dla pracownika (z elektronicznych akt pracownika), z możliwością ręcznego uzupełnienia/edycji danych. WF-70 Wczytanie plików (zeskanowanych dokumentów) i powiązanie ich z elektronicznymi aktami pracownika (np. zaświadczeń o niekaralności, zaświadczeń od lekarza). WF-7 Wystawianie i rejestr delegacji krajowych i zagranicznych (prowadzenie głównego rejestru delegacji krajowych i zagranicznych); rozliczanie delegacji z uwzględnieniem pobranych zaliczek. WF-72 Wydanie i rejestracja kart obiegowych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 20

121 ID Opis Priorytet WF-73 Monitorowanie dat w postaci alertu systemowego (przypominanie przez system o upływie terminów wybranych informacji np. czasowe przyznanie dodatków płacowych, konieczności sporządzenia oceny okresowej, szkoleń BHP, kontroli umów terminowych). Płace WF-74 Automatyczne naliczanie list płac (adekwatnie do warunków i sposobu zatrudnienia w dedykowanych dla list układach), w tym m.in. zawierających: wynagrodzenie zasadnicze; wynagrodzenie zasadnicze z prawami autorskimi; dodatek funkcyjny; inne dodatki; wynagrodzenie urlopowe; ekwiwalent za niewykorzystany urlop; świadczenia ZUS; wynagrodzenie za czas choroby; potrącenia indywidualne oraz wynikające z obowiązujących przepisów prawnych, inne. WF-75 Automatyczne uwzględnienie w liście płac określonej formy absencji pracownika w trakcie rozliczanego miesiąca m.in.: urlop wychowawczy, bezpłatny; nieobecność usprawiedliwiona i nieusprawiedliwiona. WF-76 Naliczanie należności z tytułu umów cywilno - prawnych zawieranych z pracownikami i osobami fizycznymi zatrudnionymi w ramach tych umów. WF-77 Naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa: składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy, składki na Fundusz Pracy. WF-78 Naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa: chorobowego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby. WF-79 Naliczanie list korygujących - rozliczanie wszystkich list płac w związku z koniecznością dokonania wstecznych rozliczeń (np. wyrównanie, korekta) za dowolny okres. WF-80 Obsługa potrąceń pracowniczych z uwzględnieniem kontroli maksymalnej kwoty potrącenia (np. potrącenia komornicze) pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 2

122 ID Opis Priorytet WF-8 Automatyczne uwzględnianie ulg i zwolnień podatkowych wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w trakcie rozliczania list płac (kontrola terminów i kwot), prowadzenie kartoteki podatkowej. WF-82 Automatyczna kontrola przekroczenia kwoty granicznej podstawy ubezpieczeń (zaniechanie naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe), prowadzenie kartoteki ZUS. WF-83 Naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zgodnie z wymogami programu Płatnik ZUS (prawidłowe zaokrąglenia). WF-84 Powiązanie składników danych płacowych ze składnikami wynagrodzenia oraz przeliczanie kwot zgodnie z systemem wynagrodzeń. WF-85 W ramach tworzenia list płac określenie formy wypłat wynagrodzeń, w tym: podziału kwot na wpłatę w kasie i w formie przelewu, podziału na więcej niż jedno konto bankowe w podziale kwotowym lub procentowym. WF-86 Prowadzenie rejestru wszystkich list płac z określeniem tytułu oraz źródła finansowania. WF-87 Naliczanie wykonania czynności (zadań) przez pracownika w zadanym okresie czasu wg czasu pracy, stawek i kwot za wykonanie. WF-88 Eksport do programu Płatnik ZUS dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc. WF-89 Automatyczne sporządzanie zestawów korygujących i eksport do programu Płatnik ZUS. WF-90 Eksport niezbędnych danych kadrowych i płacowych do komponentu realizującego wymagania obszaru finansowo-księgowego. Zarządzanie czasem pracy WF-9 Ewidencja danych oraz nanoszenie zmian w zakresie pełnego przebiegu zatrudnienia, w tym: planowego czasu pracy, stażu pracy, zmian i uzupełnień w zakresie kwalifikacji i doświadczenia, ważności szkoleń BHP i badań, ewidencja delegacji, obecności i absencji, wniosków i informacji urlopowej, zastępstw itp pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 22

123 ID Opis Priorytet WF-92 Tworzenie i wykorzystywanie w systemie kalendarzy dla poszczególnych grup pracowników m.in. standardowe (8 godzinne oraz rozliczanie godzin nadliczbowych, nocnych), określenie pracy zmianowej, osób z orzeczoną niepełnosprawnością, matek karmiących, osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin. Odwzorowanie kalendarzy w systemie, przypisanie pracownika do kalendarza. WF-93 Automatyczne naliczanie należnego urlopu. Wyliczenie i przypisanie przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z Kodeksem Pracy (20, 26, 36 dni urlopowych w zależności od rodzaju zatrudnienia), z uwzględnieniem proporcjonalności naliczania oraz terminów nabywania poszczególnych wymiarów urlopów dodatkowych. Ewidencja i rozliczenie zaległych urlopów, średniej urlopowej i wyrównania do poprzedniego miesiąca. WF-94 Planowanie urlopów zgodnie z przysługującym wymiarem (urlopy wypoczynkowe i dodatkowe) i prowadzenie bieżących korekt terminów urlopów. Ewidencjonowanie wykorzystania urlopu (w tym zaległych) i kontrola zgodności jego wykorzystania z planem. WF-95 Rejestracja absencji pracowników różne typy, zgodnie z przepisami prawa (w tym m.in. automatyczna korekta uprawnień urlopowych). WF-96 Kontrola i raportowanie wykorzystania wymiaru określonego typu absencji w danym roku. Uruchomienie alertu systemowego w przypadku próby przekroczenia liczy absencji w danym roku w stosunku do ustawionych limitów. 2 2 WF-97 Prowadzenie i rozliczanie na bieżąco karty czasu pracy. WF-98 Prowadzenie historii zdarzeń związanych z zarządzaniem czasem pracy, wyliczenie okresu zatrudnienia. WF-99 Możliwość monitorowania stanu zasobów kadrowych w kontekście rzeczywistego czasu pracy i występujących absencji, w celu szybkiego reagowania na bieżące problemy, opóźnienia, zakłócenia w toku pracy. 2 WF-200 Integracja z systemem kart chipowych UM, rejestrującym czas pracy. Bezpieczeństwo i higiena pracy WF-20 Prowadzenie ewidencji związanej z profilaktycznymi badaniami lekarskimi pracowników z automatycznym informowaniem o kończącej się ważności badania okresowego. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 23

124 ID Opis Priorytet WF-202 Prowadzenie ewidencji szkoleń okresowych z zakresu bhp. WF-203 Prowadzenie ewidencji wypadków przy pracy oraz możliwość generowania dokumentacji wypadkowej z Systemu. WF-204 Prowadzenie rejestru osób, u których orzeczono stopień niepełnosprawności. Świadczenia socjalne WF-205 Prowadzenie ewidencji i rozliczanie świadczeń socjalnych przysługujących pracownikom zgodnie z ich statusem zatrudnienia, w zakresie spełnienia obowiązujących przepisów prawnych. 2 WF-206 Tworzenie list na podstawie kartoteki świadczeń socjalnych. WF-207 Rejestracja i rozliczanie przydzielonych dodatkowych świadczeń, nie wymaganych przepisami prawnymi (np.: samochód służbowy, służbowy telefon komórkowy, laptop służbowy, bony towarowopodarunkowe). WF-208 Prowadzenie historii zdarzeń związanych z obsługą działalności socjalnej. Ocena okresowa WF-209 Rejestracja oceny pracowników w podziale na poszczególne kryteria oceny (na podstawie wypełnianych w systemie kart oceny) z przypisaniem do pracownika, komórki organizacyjnej. WF-20 Monitorowanie (np. poprzez powiadomienie użytkownika) o powtórnej ocenie negatywnej (skutkuje możliwością zwolnienia pracownika). WF-2 Generowanie statystyki (parametryzowanych raportów): - z przeprowadzonej oceny okresowej pracowników, - z historii oceny (zmian oceny) Portal pracownika WF-22 Podgląd dla pracownika (po zalogowaniu) do kluczowych dla jego stosunku pracy informacji, w tym m.in.: - dane teleadresowe, - urlopy (przysługujący, planowany, wykorzystany), - badania i szkolenia obowiązkowe do wykonania oraz wykonane, - wynagrodzenie w podziale na składniki, status rozliczeń z pracodawcą. 2 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 24

125 ID Opis Priorytet WF-23 Wypełnienie (oraz drukowanie) zestandaryzowanych formularzy (niezbędnych do zatrudnienia i bieżącej obsługi zatrudnienia) bezpośrednio w wydzielonej i dostępnej dla pracowników części systemu (portalu pracownika). Zakres formularzy zostanie ustalony na etapie analizy przedwdrożeniowej. Dane po wprowadzeniu przez pracownika są dostępne dla działu kadr do edycji i zatwierdzenia. WF-24 Składanie wniosków przez pracownika z poziomu portalu pracownika. WF-25 Pobieranie zestandaryzowanych formularzy (niezbędnych do zatrudnienia i bieżącej obsługi zatrudnienia) i automatyczne wczytanie ich, po wypełnieniu bezpośrednio w portalu pracownika, do systemu. WF-26 Wyświetlanie stanu rozliczeń podmiotu/osoby w jego profilu na portalu Opis wymagań obszaru Podatki i Opłaty Lokalne Tabela 34. Opis wymagań obszaru Podatki i Opłaty Lokalne ID Opis Priorytet Określanie wymiaru podatku WF-27 Rejestracja deklaracji podatnika lub informacji związanej z podatkiem lub opłatą. WF-28 Podgląd do informacji / kartotek podatnika w UM, gromadzonych w zakresie obsługi wszystkich modułów Systemu ERP, w tym m.in.: dane teleadresowe, obowiązujące podatki i opłaty, ulgi i zniżki, aktualne zobowiązania, wykonanie płatności (bilans), powiązane z podatnikiem umowy najmu, akty notarialne, umowy dzierżawy, itp.). WF-29 Jednoznaczna identyfikacja podatnika na podstawie numerów NIP i PESEL 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 25

126 ID Opis Priorytet WF-220 Aktualizacja danych podatnika w oparciu o PESEL, w tym m.in. zmiana danych osobowych, teleadresowych, zgonu. WF-22 Wyświetlanie informacji o zmianie statusu podmiotu i przedmiotu opodatkowania (wskutek aktualizacji danych). WF-222 Generowanie wezwań do złożenia deklaracji. Podatki i opłaty lokalne WF-223 Rejestracja struktury podatków i opłat obsługiwanych/pobieranych przez UM Katowice. WF-224 Obsługa wymiaru i rozliczanie podatków i opłat pobieranych przez UM Katowice (zgodnie i w zakresie obowiązujących przepisów prawa), w tym m.in.: podatek od nieruchomości (w tym: umowy kupna, najmu, dzierżawy, użytkowania wieczystego), podatek od środków transportowych, czynsze, udzielone koncesje, odpady komunalne, opłata targowa, miejscowa, od posiadania psów itd. WF-225 Rejestracja decyzji podatkowej z przypisaniem do podmiotu/osoby oraz wymiarem opłaty/podatku. WF-226 Naliczanie grupowe opłat i podatków dla definiowalnych grup podmiotów/osób. WF-227 Rejestracja zwolnień i ulg (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie). WF-228 Rejestracja zniżek (np. w ramach karty nas troje i więcej - dotyczy opłat komunalnych). WF-229 Automatyczne wyliczenie wymiaru podatku / wielkości opłaty z uwzględnieniem przyznanych zwolnień, zniżek i ulg. WF-230 Pełna historia dot. transakcji finansowych podatnika. WF-23 Powiązania podmiotów/osób wg. wskazanej kategorii. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 26

127 ID Opis Priorytet WF-232 Monitorowanie terminowości wpłat poprzez wyświetlenie komunikatu (oznaczenie) upłynięcia terminu płatności (powstania zaległości). WF-233 Monitorowanie terminowości wpłat poprzez generowanie zestawień zaległości. WF-234 Rejestracja zobowiązania (opłaty, podatku) ratalnego podział jednej płatności na raty. WF-235 Rejestracja odwołań od wydanych decyzji. Powiadomienie systemowe w przypadku złożenia odwołania. Windykacja i egzekucja WF-236 Tworzenie zestawień z danych podmiotu/osoby zarejestrowanej w Systemie (uzyskiwanie informacji od innych komórek): Informacje o rachunkach bankowych (Wydział Księgowo- Rachunkowy). 2 Informacje o posiadanych nieruchomościach (Wydział Geodezji). Informacje o ruchomościach (np. Pojazdy). WF-237 Generowanie wezwań do zapłaty oraz upomnień (pojedynczo i/lub zbiorowo). WF-238 Automatyczne generowanie tytułów wykonawczych. WF-239 Ewidencjonowanie tytułów wykonawczych wraz z możliwością sparametryzowanego przeszukiwania ewidencji (przy użyciu wielu jednoczesnych parametrów). WF-240 Rejestracja planowych i wykonanych czynności egzekucyjnych. WF-24 Generowanie służb poborców oraz ich rozliczanie z uwzględnieniem wykorzystania smartfonów. WF-242 Obsługa prowizji inspektora. WF-243 Tworzenie zestawień z działań windykacji i egzekucji (np. liczba wystawionych tytułów wykonawczych, liczba tytułów przedawniających się, dokonanych czynności, rozliczonych wpłat). WF-244 Obsługa zbiegów z i do innych organów egzekucyjnych. 2 WF-245 Naliczanie i rejestracja wydatków związanych z egzekucją. 2 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 27

128 ID Opis Priorytet WF-246 Rejestracja poboru należności i/lub umorzenia postępowania. 2 Pozyskanie danych z systemów zewnętrznych na potrzeby egzekucji WF-247 Generowanie zapytania o podmiocie/osobie do urzędu skarbowego (dane teleadresowe i inne w zakresie płatności podatków), rejestracja odpowiedzi. WF-248 Generowanie zapytań o podmiocie/osobie do ZUS, rejestracja odpowiedzi. WF-249 Generowanie wydruków będących podstawą zastosowania czynności (np. zawiadomień o zajęciu) WF-250 Import tytułów wykonawczych z systemów dziedzinowych (np. poprzez XML) WF-25 Dostęp do danych o wymagalności zaległości posiadanych przez komórki wierzycielskie oraz sygnalizowanie rozbieżności w danych między komórkami wierzycielskimi a egzekucją WF-252 Zautomatyzowane powiadamianie o prowadzonym do danej należności postępowaniu ws. ulgi WF-253 Generowanie przez system podstawowych pism np. wzory postanowień, wzory do korespondencji z komornikami sądowymi, druki uchyleń zajęć, ponagleń etc. Konieczny format edytowalny druków. Wskazany, jednak o niższej istotności, wbudowany edytor takich pism. WF-254 Rozliczanie i ewidencjonowanie przychodzących wpłat z uwzględnieniem wyciągów bankowych oraz ewidencjonowania ponoszonych i otrzymywanych opłat komorniczych WF-255 Sporządzanie zestawień do przelewów wychodzących oraz zautomatyzowane generowanie takich przelewów (np. Multicash PLI) WF-256 Sporządzanie sprawozdań i zestawień dot. realizacji i stanu tytułów wykonawczych zgodnie z wymogami przepisów prawa zakładowego pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 28

129 Opis wymagań obszaru Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami W zakresie zagadnień zarządzania projektami oraz zarządzania inwestycjami obszar będzie wspierany niezależnymi, posiadanymi przez Zamawiającego narzędziami (m.in. MS Project Server), które nie podlega integracji z Systemem ERP. Tabela 35. Opis wymagań obszaru Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami ID Opis Priorytet Ewidencjonowanie zasobów materialnych i usług WF-257 Tworzenie i zarządzanie strukturą wszystkich zasobów materialnych i usług Urzędu, realizowane poprzez utworzenie pierwotnej struktury i jej modyfikację w zakresie: (skategoryzowanego katalogu / klasyfikacji) zasobów materialnych (w tym: materiałów eksploatacyjnych, sprzętu, innych), usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu. WF-258 Tworzenie opisów zasobów materiałowych i usług w zakresie niezbędnym dla danego zasobu adekwatnie dla poszczególnych rodzajów zasobów / usług, w tym dla zasobów materiałowych m.in. kodu, rodzaju, specyfikacji, ilości, lokalizacji oraz dla usług m.in. kodu, rodzaju, wymagania, terminu realizacji. WF-259 Tworzenie powiązań pomiędzy poszczególnymi zasobami materialnymi i usługami. WF-260 Zarejestrowanie minimalnego poziomu zasobów i usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu. WF-26 Obsługa okresowej i ciągłej inwentaryzacja zasobów materialnych, wspierana poprzez formularze (listy sprawdzające) generowane z systemu. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 29

130 ID Opis Priorytet WF-262 Rejestracja zapotrzebowania na zasoby, na potrzeby realizacji zamówień wspólnych, w następujących kategoriach: materiały niezbędne do utrzymania nieruchomości (np. oświetlenie, materiały budowlane, środki czystości, inne); usługi eksploatacyjne dla potrzeb nieruchomości w zakresie: przeglądy, konserwacja, dostarczanie mediów, sprzątanie, ochrona, recepcja; infrastruktura IT (np. komputery, drukarki, wyposażenie serwerowni); materiały biurowe (np. papier). Rejestracja będzie realizowana z poziomu różnych komórek organizacyjnych Urzędu bądź jednostek organizacyjnych. WF-263 Automatyczne utworzenie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi, na podstawie minimalnego poziomu zasobów i usług oraz zebranego zapotrzebowania. Plan zapotrzebowania posłuży do realizacji zamówień wspólnych. WF-264 Prognozowanie zakupów na podstawie aktualnych stanów, zapotrzebowania oraz tendencji. WF-265 Ewidencjonowanie dostawców zamówień i usług realizowanych dla Urzędu. Katalog dostawców powinien być powiązany ze strukturą wszystkich zasobów materialnych i usług Urzędu. WF-266 Rejestracja zamówień do zatwierdzenia (na podstawie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi). WF-267 Rejestracja zatwierdzenia zakupów, nabycia usług na podstawie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi. WF-268 Ewidencjonowanie zakupionych zasobów materiałowych i usług na etapie dostawy lub podpisania umowy. Ewidencja minimum zakupu/zawarcia umowy, dostawy/wykonania usług, rozliczeń zakupu/usługi, dokumentacji (np. formularze zamówień, umowy, protokoły, faktury). WF-269 Monitorowanie wykonania planu zakupów, nabywania usług - ilościowe i wartościowe WF-270 Ewidencjonowanie rozchodu zasobów. WF-27 Monitorowanie zużycia zasobów i wykonania usług. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 30

131 ID Opis Priorytet WF-272 Ewidencjonowanie składowanych zużytych materiałów, z informacją o miejscu składowania, oznaczenia sposobu zbycia i utylizacji. WF-273 Monitorowanie aktualnego stanu zasobów i stopnia realizacji usług względem aktualnych potrzeb, poprzez ustawienie alertów systemowych np.: w przypadku bliskiego terminu zakończenia umowy na wykonaną usługę (ochrona, sprzątanie), terminów wykonania przeglądów okresowych, wyczerpania materiałów eksploatacyjnych, zakończenia okresu ubezpieczenia. Gospodarowanie infrastrukturą WF-274 Ewidencja nieruchomości własnych (własność, użytkowanie wieczyste, najem) Urzędu, w tym m.in.: gruntów, budynków. Integracja z ewidencją środków trwałych. WF-275 Ewidencja majątku ruchomego (floty samochodów). Integracja z ewidencją środków trwałych. WF-276 Ewidencja dzierżawionych budynków i pomieszczeń. WF-277 Tworzenie planu przeglądów okresowych nieruchomości. WF-278 Ewidencja wykonania planu przeglądów okresowych, z rejestracją minimum faktu wykonania, terminu, zakresu prac, wyników pokontrolnych, wykonania działań pokontrolnych. WF-279 Monitorowanie wykonania planu, poprzez ustawienie alertów systemowych, przypominających o bliskich terminach przeglądów (zgodnie z planem). WF-280 Tworzenie planu rzeczowego i finansowego remontów i prac konserwacyjnych. WF-28 Ewidencja wykonania rzeczowego i finansowego remontów i prac konserwacyjnych(w tym kosztów konserwacji). WF-282 Monitorowanie wykonania planu, poprzez ustawienie alertów systemowych, przypominających o bliskich terminach remontów i prac konserwacyjnych (zgodnie z planem). 2 WF-283 Zgłoszenie bieżącej potrzeby konserwacji/naprawy. 2 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 3

132 ID Opis Priorytet WF-284 Weryfikacja zgłoszenia bieżącej potrzeby konserwacji/naprawy z planem remontów i prac konserwacyjnych, celem wydania decyzji o wykonaniu. 2 WF-285 Ewidencjonowanie ubezpieczeń majątku trwałego. WF-286 Ewidencja wynajmowanych sal nieruchomości własnych oraz miejsc parkingowych. WF-287 Realizacja wynajmu sal nieruchomości własnych oraz miejsc parkingowych (rejestracja obłożenia sal i miejsc parkingowych). WF-288 Ewidencja wynajmowanych lokali mieszkalnych. WF-289 Wynajem lokali mieszkalnych (rejestracja obłożenia lokali). Raportowanie, integracja WF-290 Pełna integracja z komponentem finansowo-księgowym dostarczanego systemu ERP, w tym m.in. w zakresie zakupów zasobów materiałowych, płatności, sprzedaży. WF-29 Pełna integracja z komponentem w ramach, którego obsługiwane są środki trwałe. Gospodarka Magazynowa WF-292 Obsługa dowolnej ilości magazynów. WF-293 Generowanie dokumentów obrotu magazynowego. WF-294 Generowanie sprawozdawczości na potrzeby GUS. WF-295 Eksport dokumentów obrotowych do podsystemu finansowoksięgowego i ich księgowanie na podstawie uprzednio zdefiniowanego wzorca dekretacji. WF-296 Inwentaryzacja magazynowa w trybie okresowym, obejmująca wszystkie pozycje wskazanych magazynów lub w trybie ciągłym, poprzez wybór określonej liczby pozycji materiałowych ze wskazanego magazynu. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 32

133 ID Opis Priorytet WF-297 Możliwość przeprowadzenia wyceny następującymi metodami: FIFO; LIFO; AVCO (średnie ważone); QUAN (okresowe naliczanie kosztu własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą). własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą). WF-298 Obrót ewidencjonowanymi materiałami za pomocą dowodów (PZ, RW, ZW, WZ itp.). WF-299 Rezerwowanie towaru dla wybranego klienta/podmiotu. WF-300 Tworzenie dokumentów zakupowych na podstawie zamówienia (Faktura Zakupu, Przyjęcie Zewnętrzne) WF-30 Przypisanie towaru do wielu grup magazynowych oraz nadanie specjalnych atrybutów opisujące dany towar. WF-302 System zarządzania kodami kreskowymi, obejmujący współpracę z przemysłową drukarką etykiet, czytnikami kodów kreskowych PC i/lub QR oraz urządzeń mobilnych wyposażonych w aparat cyfrowy. WF-303 Śledzenie przebiegu towaru od dostawcy przez magazynowanie do wysyłki WF-304 Lokalizacja towaru i monitorowania w czasie przewozów. 2 WF-305 Śledzenie stanów zapasów i przekazywania danych do komórki odpowiedzialnej za ich uzupełnienie Opis wymagań obszaru Raportowanie i Analizy Zarządcze Tabela 36. Opis wymagań obszaru Raportowanie i Analizy Zarządcze ID Opis Priorytet WF-306 Możliwość samodzielnego definiowania pulpitu menadżerskiego (rodzaj i rozmieszczenie elementów) za pomocą GUI (nie wymagająca wiedzy programistycznej). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 33

134 ID Opis Priorytet WF-307 Przechowywanie danych raportów na podstawie kostek - struktur wielowymiarowych. Kategorie danych: Budżet, Przychody, Koszty, Przepływy Finansowe, Rozliczenia Magazynowe, Kadry i Płace, Infrastruktura. WF-308 Wyświetlanie danych pulpitu menadżerskiego. Główny pulpit zawierać będzie między innymi następujące informacje: Poziom wykonania budżetu względem planu; Poziom efektywności realizowanych przy pomocy systemu spraw; Ilość spraw opóźnionych; Ilość spraw rozwiązanych / nierozwiązanych; Statystyka dokumentacji (ilość dokumentów, kanał rejestracji); Średni czas załatwienia określonej sprawy. WF-309 Możliwość samodzielnego definiowania raportów w oparciu o wybrane dane (kategorii, okresu czasu, rodzaju jednostki). Definiowanie raportów nie wymaga od użytkownika znajomości języka programowania, tj. budowania zapytań w postaci SQL. WF-30 Tworzenie raportów na podstawie wyników wyszukiwania wielokryterialnego. WF-3 Wizualizacja wskaźników finansowych w postaci wykresów (wybór wykresu: kolumnowy, kołowy, liniowy). WF-32 Możliwość definiowania Kluczowych Wskaźników Wydajności (KPI). WF-33 Wersja pulpitu menadżerskiego dedykowana (dostosowana) na urządzenia mobilne (w zakresie wyświetlania/prezentacji danych) Opis wymagań obszaru Zarządzanie Obiegiem Dokumentów Uwaga: UM Katowice zakłada wykorzystanie posiadanych licencji na system FINN, jednakże jednocześnie dopuszcza dostarczenie nowego systemu obiegu dokumentów, spełniającego wymagania zdefiniowane w niniejszym rozdziale. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 34

135 Tabela 37. Opis wymagań obszaru Zarządzanie Obiegiem Dokumentów ID Opis Priorytet WF-34 WF-35 WF-36 WF-37 WF-38 WF-39 WF-320 Wprowadzenie struktury organizacyjnej z poziomu użytkownika, za pomocą GUI. Definiowanie przebiegów (procesów pracy) spraw i dokumentów w systemie. Z uwzględnieniem definiowania przekazywania pomiędzy komórkami, dekretowanie przez wskazane osoby lub grupy, uprawnień dostępu. W przypadku, kiedy dokument trafia do grupy osób wybranie przez dowolną osobę sprawa lub dokument jest niewidoczna dla pozostałych. Widok spraw dla pracownika lub grupy. Pracownik w jednym miejscu widzi wszystkie sprawy przypisane do niego lub grup (do których jest przypisany) może je podjąć lub przekierować zgodnie z uprawnieniami. Edytowanie i tworzenie nowych przebiegów (procesów pracy) na podstawie już istniejących w systemie. Nadawanie automatyczne unikalnych (przez system po uprzednim zdefiniowaniu wzoru) numerów spraw i dokumentów, w tym możliwość definiowania schematu nadawania numerów. Zarządzanie przebiegami (procesami pracy, kolejnymi krokami) sprawy, tj. zmiana aktualnej wersji, czasu obowiązywania, wycofywania nieaktualnych. Ustalanie czasu reakcji, np. odpowiedzi dla poszczególnych czynności przebiegu, ustawienie przypominaczy czasowych. WF-32 Dołączanie zeskanowanych plików do obiegu sprawy lub dokumentu. WF-322 Importowanie dokumentów z faksów lub i. 2 WF-323 Edytowanie danych sprawy i treści dokumentu przez wiele osób jednocześnie i śledzenie zmian. 2 WF-324 Dodawanie komentarzy do spraw lub dokumentów. WF-325 WF-326 Możliwość integracji z systemem skanowania i dodawania kodów kreskowych, identyfikacji miejsca składowania wersji papierowej oraz korespondencji wychodzącej. Wypożyczanie oryginałów dokumentów rejestrowanie osoby pobierającej dokumenty (np. ze składu chronologicznego). 2 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 35

136 ID Opis Priorytet WF-327 Zmiana statusów dokumentów zgodnie z zaprojektowanym przebiegiem, także zmiana wsteczna dla uprawnionych użytkowników. WF-328 Monitorowanie statusu spraw na jakim etapie znajduje się sprawa, czy określone terminy nie zostały przekroczone. WF-329 Rejestrowanie dokumentów przychodzących i wychodzących. WF-330 Oznaczanie spraw, jako przeniesione do archiwum. WF-33 WF-332 Określanie terminu archiwizacji na podstawie rodzaju sprawy (JRWA). Wyszukiwanie dokumentów i spraw wg nadanych cech, także z zakresu spraw wpieranych systemem i zakończonych. WF-333 Łączenie spraw, dopinanie dokumentów z repozytorium dokumentów na dowolnym etapie sprawy. WF-334 Raportowanie, np. o czasie obsługi spraw, liczby spraw dla pracownika. WF-335 Oznaczenie o konieczności przekazania do Archiwum Państwowego. 2 WF-336 WF-337 Lista dokumentów przetwarzanych w systemie znajduje się w załącznikach do dokumentu OPZ. Zachowanie pełnej ścieżka audytu - pełna historia operacji na dokumencie. WF-338 Potwierdzanie i weryfikacja kwalifikowanych podpisów elektronicznych na dokumentach. WF-339 Integracja z epuap. WF-340 Integracja z SEKAP. WF-34 Integracja z systemem kancelaryjnym (systemem obiegu dokumentów) m.in. automatyczny eksport do systemu FK danych o kontrahencie, numerze FV, kwocie transakcji. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 36

137 3.6. Specyfikacja wymagań niefunkcjonalnych Wymagania organizacyjno-prawne Wszystkie wymagania organizacyjno-prawne są obligatoryjne. Tabela 38. Wymagania organizacyjno-prawne Lp. WN- WN-2 WN-3 WN-4 WN-5 WN-6 WN-7 WN-8 WN-9 WN-0 Nazwa aktu Zgodność z regulaminami wewnętrznymi UM Katowice, w tym z instrukcją obiegu dokumentów (dopuszcza się dostosowanie przepisów wewnętrznych w wyniku wdrożenia Systemu, jednakże zmiany muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez UM Katowice). Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 994 roku. Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 997 roku. Ustawa z dnia 2 stycznia 99 r. o podatkach i opłatach lokalnych. Ustawa Ordynacja podatkowa. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone. Ustawa z dnia 5 listopada 984r. o podatku rolnym. Ustawa z dnia 30 października 2002r. o lasach. Ustawa z dnia 7 czerwca 966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. WN- Ustawa o rachunkowości z dnia r. WN-2 Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia r. WN-3 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. WN-4 Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia r. WN-5 Ustawa z dnia r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. WN-6 Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia r. WN-7 Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 37

138 Lp. WN-8 WN-9 WN-20 Nazwa aktu Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ustawa Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 974 roku. Ustawa z dnia 20 czerwca 997r. Prawo o ruchu drogowym. WN-2 Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 4 czerwca 960 r. WN-22 Ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 990 r. WN-23 WN-24 WN-25 Ustawa z dnia 5 czerwca 998 r. o samorządzie powiatowym. Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników z dnia r. Ustawa o umorzeniu należności powstałych z tytułu nieopłaconych składek przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność z dnia r. WN-26 Ustawa o pomocy osobom uprawnionym do alimentów z dnia r. WN-27 WN-28 Ustawa o gospodarce finansowej przedsiębiorstw państwowych z dnia r. Ustawa o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko z dnia r. WN-29 Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia r. WN-30 WN-3 WN-32 WN-33 WN-34 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 20 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 38

139 Lp. WN-35 WN-36 Nazwa aktu Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych). Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym WN-37 Rozporządzenie Ministra Nauki I Informatyzacji w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania WN-38 WN-39 WN-40 WN-4 Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej w sprawie systemów teleinformatycznych stosowanych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych Ustawa o ochronie baz danych Wymagania techniczne Tabela 39. Wymagania techniczne ID Opis Priorytet WN-42 Architektura wielowarstwowa (z dedykowanym serwerem aplikacji i dedykowanym serwerem bazy danych). WN-43 Wykorzystanie następujących rodzajów aplikacji klienckich: klient RIA, klient webowy. WN-44 Zastosowanie posiadanych licencji baz danych Oracle i/lub MS SQL Server. WN-45 Zastosowanie mechanizmów wirtualizacji (VMWare) lub równoważnych (współpracujących z posiadanymi przez UM Katowice zasobami infrastruktury IT). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 39

140 ID Opis Priorytet WN-46 System zapewni kodowanie znaków zgodne z Unicode UTF-8 (ISO 0646-:2000). WN-47 Pełna obsługa polskich znaków w interfejsie użytkownika i bazie danych. WN-48 System powinien być zbudowany w architekturze klient-serwer dla wszystkich komponentów. Klient-serwer w rozumieniu szerokim tzn. klasyczny 2 lub o większej liczbie warstw. WN-49 Definicje interfejsów, protokołów i formatów danych muszą być opracowane w taki sposób, by dowolny podmiot zewnętrzny był w stanie w prosty sposób stworzyć własne komponenty komunikujące się z Systemem, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa. Wszystkie zewnętrzne interfejsy Systemu muszą wykorzystywać standardowe formaty danych i protokoły, przez co rozumie się: W obszarach stosowalności standardów wymienionych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U nr 22 poz. 766), stosowane są te standardy, W obszarach nie objętych rozporządzeniem, dla których istnieją powszechnie akceptowane otwarte standardy stosowane są te standardy, W obszarach, gdzie nie ma powszechnie akceptowanych otwartych standardów: o stosowane są komercyjne de-facto standardy (powszechnie stosowane specyfikacje) pod warunkiem, że ich właściciele udostępniają publicznie specyfikacje niezbędne dla implementacji standardu i nie nakładają żadnych ograniczeń, ani nie pobierają opłat za ich wykorzystanie i implementacje, lub o stosowane są specyfikacje specyficzne (własne) spełniające warunek określony powyżej, rozszerzony również o brak ograniczeń i opłat dotyczących modyfikacji i rozszerzania tych specyfikacji. W żadnym wypadku nie mogą być stosowane specyfikacje, które stanowią tajemnicę (nie zostały i nie mogą być podane do publicznej wiadomości) lub których wykorzystanie oraz implementacja podlega ograniczeniom lub opłatom związanym z prawami autorskimi lub pokrewnymi. 2 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 40

141 Wymagania bezpieczeństwa i ochrony Tabela 40. Wymagania bezpieczeństwa i ochrony ID Opis Priorytet WN-50 Zastosowanie rozwiązań wysokiej dostępności (klastra bezpieczeństwa). WN-5 System musi zapewniać mechanizmy kontroli uprawnień oparte na rolach, umożliwiające kontrolę poziomu dostępu do Systemu każdego użytkownika zarówno w zakresie dostępu do danych przetwarzanych w Systemie jak i korzystania z jego funkcjonalności. System uprawnień musi umożliwić ograniczenie dostępu wyłącznie do takich danych oraz takiego zakresu funkcji, jaki jest niezbędny użytkownikowi. WN-52 Autoryzacja SSO dla wszystkich modułów systemu ERP. WN-53 Integracja z posiadanym przez UM Katowice Active Directory. WN-54 Możliwość przypisywania uprawnień do konta, do grupy kont dla każdego użytkownika. WN-55 Zgodność z normą ISO 2700 w zakresie systemowego zabezpieczenia dostępu do dokumentów. WN-56 Kontrolowanie zmian parametrów systemowych automatyczne prowadzenie dziennika systemu bazy danych. WN-57 Audyt systemowy - udokumentowanie historii czynności związanych z zasobami i dostępów do zasobów tj. monitorowanie nieautoryzowanego dostępu. Włączona klasa ochrony C2 [TCSEC] (śledzenie dostępu, identyfikacja użytkownika, kontrola dystrybucji uprawnień). WN-58 Rewizja tj. ślad nadzoru (historia operacji, logi transakcji, historia dostępów do aplikacji i danych) dla wszystkich lub wybranych ról. WN-59 Monitorowanie i detekcja ataków sieciowych - monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa i powiadamianie minimum analiza logów systemowych, aplikacji, poprzez skrypty opracowane przez administratorów. WN-60 Bezpieczne połączenie zdalnych użytkowników z użyciem protokołu SSL pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 4

142 ID Opis Priorytet WN-6 System będzie zapewniał automatyczne tworzenie kopii zapasowych umożliwiających odtwarzanie wszystkich danych i transakcji przetwarzanych w systemie Wymagania wydajnościowe Tabela 4. Wymagania wydajnościowe ID Opis Priorytet WN-62 Liczba użytkowników obszaru ERP: WN-63 WN-64 WN-65 UK Katowice: 85 użytkowników - Moduł Finanse i Księgowość 30 użytkowników - Moduł Kadry i Płace 40 użytkowników - Moduł Windykacja i Egzekucja 60 użytkowników - Moduł Infrastruktura i Zasoby 70 użytkowników - Moduł Raporty i Analizy Zarządcze 60 użytkowników - Moduł Budżet i Sprawozdawczość 300 użytkowników - Moduł Podatki i Opłaty Lokalne 250 użytkowników - System Obiegu Dokumentów Jednostki Organizacyjne (łącznie): 590 użytkowników - Moduł Finanse i Księgowość 590 użytkowników - Moduł Kadry i Płace 399 użytkowników - Moduł Infrastruktura i Zasoby 249 użytkowników - Moduł Raporty i Analizy Zarządcze 22 użytkowników - Moduł Budżet i Sprawozdawczość Liczba użytkowników pracujących równocześnie odpowiada 90% w stosunku do liczby licencji modułów ERP. Liczba pracowników UM Katowice obsługiwanych przez System min. 500 pracowników. Liczba pracowników Jednostek Organizacyjnych obsługiwanych przez System min. 000 pracowników na JO. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 42

143 ID Opis Priorytet WN-66 Liczba podmiotów (mieszkańców, firm) korzystających i obsługiwanych przez System min WN-67 WN-68 WN-69 WN-70 Brak istotnych technologicznych ograniczeń na ilość danych gromadzonych w Systemie (skalowalność Systemu) - wydajna obsługa zdefiniowanej liczby użytkowników Systemu. Brak technologicznych ograniczeń dotyczących liczby jednocześnie pracujących użytkowników (skalowalność Systemu). Brak ograniczeń na ilość danych gromadzonych w Systemie (skalowalność Systemu). Średni czas odpowiedzi: 95% prostych transakcji (np. zapis formularza, wyświetlenie odszukanej listy rekordów, wyświetlenie danych o udzielonym prawie lub o zgłoszeniu) powinno być ukończonych w ciągu maksymalnie sekundy. WN-7 Czas odpowiedzi systemu na zapytanie użytkownika przy funkcjonalności nie wymagającej tworzenia raportów - poniżej 5 sekund. WN-72 W przypadku wybranych czynności mogących trwać dłużej niż 0 sekund wymagane jest pojawienie się wskaźnika postępu realizacji lub innej informacji informującej dla czynności lub innej informacji informującej użytkownika o przetwarzaniu danych przez System WN-73 Czas odpowiedzi Systemu na wybrane akcje użytkownika bez pojawienia się wskaźnika postępu realizacji czynności lub innej informacji informującej użytkownika o przetwarzaniu danych przez System, w tym wyszukiwanie poniżej 0 sekund Wymagania dostępności Tabela 42. Wymagania dostępności ID Opis Priorytet WN-74 Interfejs użytkownika systemu (GUI) dostępny w języku polskim. WN-75 Wszystkie komunikaty o błędach i nieprawidłowościach pracy generowane przez System muszą być wyświetlane w języku polskim i sformułowane w sposób zrozumiały dla użytkownika. WN-76 System musi mieć możliwość technicznego rozszerzania na inne podmioty/jednostki. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 43

144 WN-77 Brak ograniczeń na rozbudowę i modyfikację Systemu umożliwienie potencjalnym wykonawcom innym niż Wykonawca (świadczącym usługi rozwoju i serwisu oprogramowania) na modyfikację oraz rozwój Systemu. WN-78 W przypadku, gdy System lub jego część nie jest publicznie dostępna lub gdy licencja nie dopuszcza dokonywania modyfikacji niezbędnych do wprowadzenia nowej funkcjonalności, Wykonawca gwarantuje, że udzielenie Zamawiającemu licencji na używanie oprogramowania nastąpi na następujących polach eksploatacji: wykonywanie praw zależnych w zakresie modyfikacji i rozszerzenia funkcjonalności oprogramowania stanowiącego przedmiot zamówienia udostępniania kodu źródłowego do oprogramowania podmiotom trzecim w celu dokonania modyfikacji oprogramowania, wprowadzanie i zapisywanie w pamięci komputerów, instalowanie i deinstalowanie oprogramowania, przekazywanie, przechowywanie, utrwalanie, wyświetlanie, stosowanie, zwielokrotniania kodu, tłumaczenia jego formy, modyfikacji i kompilacji kodów źródłowych, testowania, wdrożenia i używania, używania do stworzenia utworu zależnego będącego rozszerzeniem oprogramowania stanowiącego przedmiot zamówienia tłumaczenia, przystosowywania oraz zmieniania układu lub wprowadzania innych zmian. WN-79 W przypadku, gdy do modyfikacji Systemu konieczna będzie modyfikacja oprogramowania gotowego (na które Wykonawca udzielił licencji) Wykonawca przekaże Zamawiającemu bez dodatkowych opłat, w ramach wynagrodzenia, kody źródłowe oprogramowania oraz dokumentację techniczną oprogramowania. WN-80 Ciągły dostęp do wszystkich danych gromadzonych w Systemie, w okresie jego eksploatacji zgodnie z prawami dostępu. WN-8 Wykorzystanie mechanizmów wspomagających pracę Systemu (np. cache owanie danych). WN-82 Praca Systemu w trybie ciągłym, minimum 0 godzin/dobę (od 7 rano do 7) - 5dni/tydzień (od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). WN-83 Wykonawca gwarantuje usunięcie wszystkich wad tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu, 2 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 44

145 polegających w szczególności na tym, że: System (i jego interfejsy) nie pracuje prawidłowo w środowisku informatycznym Zamawiającego, System (i jego interfejsy) nie stanowi kompletnego, zintegrowanego rozwiązania, spełniającego wymagania określone w dokumentacji zamówienia, w tym z zapewnieniem funkcjonalności i wydajności tam określonej, System (i jego interfejsy) nie jest dostosowany do wymagań określonych przez obowiązujące przepisy prawne i inne dokumenty wskazane przez Zamawiającego lub wykazuje uszkodzenia powstałe w czasie poprawnego, zgodnego z instrukcją jego używania, powstałe z przyczyn tkwiących w oprogramowaniu, Dokumentacja Systemu (i jego interfejsów) nie jest zgodna z jego stanem faktycznym. WN-84 Zamawiający wymaga, aby wszelkie zgłoszenia wad, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w Systemie, Wykonawca rejestrował, a także aktualizował ich status w aplikacji (ewidencji zgłoszeń) dostarczonej przez wykonawcę, która powinna zawierać co najmniej poniższe dane: wersję oprogramowania, numer kolejny zgłoszenia, datę i godzinę zgłoszenia, wskazanie osoby i jednostki organizacyjnej, która go zgłosiła, skrótowe określenie zgłaszanej wady, datę i godzinę przystąpienia do usunięcia wady, opis usunięcia wady, opis zmian w stosunku do poprzedniej wersji Systemu (jeżeli dotyczy), datę i godzinę usunięcia wady, imię i nazwisko osoby usuwającej wadę. WN-85 Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wad, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w Systemie, w terminie zależnym od 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 45

146 kategorii błędu, zgodnie z poniższym: Awaria - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 8 godzin od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Awarię w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 0 dni roboczych od chwili zgłoszenia Awarii; Błąd Blokujący - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 24 godzin od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Błąd Blokujący w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 2 dni roboczych od chwili jego zgłoszenia; Błąd Poważny - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 48 godzin od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Błąd Poważny w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 6 dni roboczych od chwili jego zgłoszenia; Błąd Średni - Wykonawca zobowiązuje się usunąć go w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia; Błąd Drobny - Wykonawca zobowiązuje się usunąć go w terminie 24 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia. WN-86 Prawidłowe wykonanie naprawy, tj. usunięcie wady, uszkodzenia, błędu i nieprawidłowości, musi zostać zweryfikowane w testach obejmujących dokonane zmiany, udokumentowanych w zbiorczym raporcie z testów i potwierdzone odbiorem jakościowym w formie protokołu akceptacji, podpisanym przez umocowanych przedstawicieli obu Stron. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 46

147 WN-87 Wykonawca będzie dokonywał wstępnej oceny kategorii błędu, co będzie każdorazowo weryfikowane przez Zamawiającego w przypadku kwestii spornych przyjmuje się, jako właściwą kategorię przedstawioną przez Zamawiającego. Opis kategorii błędów: Awaria - problem uniemożliwiający działanie Systemu spowodowany błędami w oprogramowaniu Systemu; awaria powoduje niefunkcjonowanie całego oprogramowania lub jednego z jego komponentów, Błąd Blokujący - problem w oprogramowaniu Systemu, który uniemożliwia w ogóle wykonanie funkcjonalności programu, lub niedziałająca funkcjonalność Systemu powoduje niemożność wykonywania przez Zamawiającego i jednostki przezeń nadzorowane, obowiązków wynikających z przepisów prawa polskiego i UE za pośrednictwem Systemu oraz innych działań wspierających wykonywanie tych obowiązków, lub problem polegający na wystąpieniu błędu replikacji danych, komunikacji między usługami oraz innego rozwiązania technicznego zaimplementowanego w Systemie, który powoduje utratę spójności danych w Systemie. Błąd Poważny - problem w oprogramowaniu Systemu uniemożliwiający w sposób bezpośredni wykonanie funkcji programu wymuszający na użytkownikach/administratorach Systemu jakąkolwiek zmianę, niezgodną z dokumentacją sposobu korzystania z Systemu. Błąd Średni - problem w oprogramowaniu Systemu, który nie stanowi zagrożenia wykonania funkcji programu, ale utrudnia wykonanie pojedynczych operacji w Systemie, bądź powoduje konieczność wykonania dodatkowych czynności w celu wykonania funkcjonalności programu, lub problem nieprawidłowego wyświetlania danych. Błąd Drobny - problem w oprogramowaniu Systemu, który nie stanowi zagrożenia wykonania funkcji programu, istnieje jego obejście poprzez skorzystanie z innych funkcji, ale utrudnia to jej wykonanie i wpływa negatywnie na komfort pracy użytkownika, związany z interfejsem 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 47

148 użytkownika, kolejnością wykonania operacji, rozmiarem, kolorem ekranu i czcionki, a także inne błędy nie powodujące powstawania wyników o cechach niezgodnych z opisanymi w instrukcji użytkownika Założenia w zakresie integracji danych Koncepcja współdzielenia i separacji danych jednostek w systemie ERP. Koncepcja konsolidacji danych jednostek na poziomie UM Katowice (ujednolicone rejestry) Koncepcja współdzielenia, separacji danych jednostek w systemie ERP oraz konsolidacji danych jednostek na poziomie UM Katowice została przedstawiona z perspektywy pojedynczych jednostek i UMK jako jednostki centralnej. Na poniższym diagramie przedstawiono jak zachowują się dane w poszczególnych obszarach: niebieskie dane separowane, pomarańczowe dane współdzielone, zielone dane agregowane, szare nie obejmuje. Rysunek 27. Koncepcja współdzielenia i separacji danych W tabeli poniżej przedstawiono zakres danych, które podlegają współdzieleniu, separowaniu i konsolidacji. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 48

149 Tabela 43. Charakterystyka danych współdzielonych i separowanych Obszar Dane współdzielone Dane separowane Konsolidacja danych na poziomie UMK ERP klasyczny Słowniki klasyfikacji budżetowej, planu kont Dane gromadzone na poziomie jednostki (faktury, rozliczanie z pracownikami) Jednolity rejestr mieszkańców i firm z ograniczonym dostępem do widoku transakcji w ramach jednostki Budżet i Sprawozdawczość Dostęp do danych ogólnych jednostki z poziomu UMK Układ planu i budżetu Dane szczegółowe jednostek Agregowanie danych na poziomie UMK Raporty i Analizy Zarządcze Dostęp do danych ogólnych jednostki z poziomu UMK Jednolite szablony raportów zarządzane z poziomu UMK Dane szczegółowe jednostek Agregowanie danych na poziomie UMK System Zarządzania Treścią Brak Dane zarządzane tylko UMK n/d System Obiegu Dokumentów Obieg dokumentów pomiędzy jednostkami Szablony formularzy Obieg dokumentów wewnętrznych Projekty przebiegów dokumentów n/d Specyfikacja zbiorów danych używanych w istniejących systemach zarządzania, które muszą zostać przeniesione do systemu ERP Kluczowy aspekt w zakresie planowanego wdrożenia dotyczy zrównoważonej integracji bądź zastąpienia obecnie wykorzystywanych rozwiązań. Na podstawie wymagań użytkowników oraz dla potrzeb realizacji funkcjonalności wymagających integracji danych z rozwiązaniem, zidentyfikowano 3 rodzaje działań: Zalecana migracja danych oraz zastąpienie; Zalecana integracja; 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 49

150 System samodzielny. Zalecono migrację danych oraz zastąpienie obecnie wdrożonych systemów dla tych obszarów, w których integracja danych ma kluczowe znaczenie dla sprawnej realizacji funkcjonalności zintegrowanego systemu oraz w obszarach, które funkcjonalnie są identyczne we wszystkich jednostkach (FK, Kadry/Płace, Gospodarka magazynowa, itp.). Obecne rozwiązania cechuje rozproszenie fizyczne oraz logiczne danych oraz duża różnorodność systemów informatycznych, co uniemożliwia automatyzację znacznej ilości usług oraz stwarza trudności przy agregacji danych, a także podnosi koszty związane z opłatami licencyjnymi i opłatami za utrzymanie systemów. Zalecono integrację danych dla tych systemów, których główna część funkcjonalności nie będzie realizowana przez zintegrowany system ERP, lecz wymagana jest współpraca pomiędzy systemami. Wyjątkiem od tej reguły jest system FINN, odpowiedzialny za obieg dokumentów Wykonawca ma do wyboru: integrację obecnie działającego rozwiązania lub dostarczenie innego rozwiązania zintegrowanego z innymi modułami ERP. Zalecono, aby część systemów pozostawić jako samodzielne, ze względu na rozbieżność przetwarzanych danych / rozbieżność funkcjonalności lub ze względu na to, że systemy te zostaną zastąpione innymi systemami. Poniżej znajduje się lista systemów UMK wraz z propozycją integracji lub migracji i zastąpienia istniejących systemów dziedzinowych Urzędu Miasta Katowice. Tabela 44. Integracja / zastąpienie istniejących systemów UMK System Zalecana migracja danych oraz zastąpienie Zalecana integracja System samodzieln y System Ratusz, Moduły: BUDŻET, FAKTURA, FK, Odpady, Rejestr umów dochodowych, FK Gminy, Kasa, Pojazd, Dysponent, Egzekucje, ELTD, Rejestr opłat, JGU Księgowość, POSESJA-WYMIAR, POSESJA- KSIĘGOWOŚĆ, JGU-WYMIAR, POSESJA- KSIĘGOWOŚĆ, POSESJA-WYMIAR, Rejestr Opłaty Skarbowej, Środki Trwałe, INWENT, MAGAZYN, Zarządzanie Dokumentami, Kady-Obce, Kadry, LIDER, PKZP, RCP. X LBPP X ODO REJESTR_SKARG_I_WNIOSKÓW X 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 50

151 Analiza ISO KSAT moduł Alkohole ODPN PABS UniKD E-LOKAL E-Rejestry X X X X X X X Płatnik MIDAS II AA_USC CEIDG SELWIN - System Ewidencji Ludności System Informacji Oświatowej ŹRÓDŁO Besti@ System Obsługi Obywatela - Dowody Osobiste SMSAPI FINN Kataster WZ X X X X X X X X X X X X Rejestr skarg Rejestr Spadku Wybory PZP PIA - Portal Informacyjny Administracji KSAT moduł EDG LEGITYMACJE_DLA_OSOB_NIEPELNOSPRAWNYC H X X X X X X X 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 5

152 REPERTORIUM_SPRAWY_PROWADZONE_PRZEZ _RADCOW_PRAWNYCH X Specyfikacja wymagań związanych z rozmiarem danych, które będą przechowywane w Systemie ERP W zakresie wymiarowania rozmiaru danych, jako podstawę przyjęto informacje pozyskane w zakresie inwentaryzacji. W tabeli przedstawiono średnie ilości danych oraz szacowany ich przyrost. Tabela 45. Wyliczenie wymiaru danych Przyjęta (uśredniona) ilość danych (GB) Roczny przyrost danych (%) Roczny przyrost danych (GB) Ilość danych w perspektywie 0 lat UM Katowice 450GB 00% 450GB 4,5TB Jednostka średnia 20GB 0% 2GB 40GB Jednostki łącznie 208x20GB 0% 208x2GB 8,76TB RAZEM 4,6TB 866GB 3,26TB Wysoki przyrost danych w UM Katowice wynika przede wszystkim z zastosowania Systemu Obiegu Dokumentów i załączanie skanowanych dokumentów w postaci map bitowych. Z 450 GB, 400GB stanowić będą dane SOD, a tylko pozostałe 50GB stanowić będą dane wszystkich innych modułów łącznie Koncepcja współpracy biznesowej systemu ERP z istniejącymi systemami informatycznymi w UM Katowice W zakresie modułu Systemu Obiegu Dokumentów, istnieją dwie możliwości realizacji wymaganej funkcjonalności:. Poprzez integrację proponowanego rozwiązania z obecnie wykorzystywanym oprogramowaniem FINN 8.0 SQL; 2. Poprzez zastąpienie całości funkcjonalności dedykowanym rozwiązaniem, wraz z pełną migracją istniejących danych w postaci elektronicznej. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 52

153 Zarządzanie tożsamością (w tym autentykacją, autoryzacją oraz zarządzanie uprawnieniami) odbywać się będzie za pomocą usług katalogowych Active Directory wykorzystując obecne rozwiązania UM Katowice. Dane dotyczące ewidencji ludności znajdujące się w systemie SELWIN ( zawierający dane dotyczące meldunkowe, Karty Osobowej Mieszkańca, dowodów osobistych, dane urzędu cywilnego: urodzenia, zgony, itd.) zostaną zintegrowane z systemem ERP. Docelowo, system powinien być zintegrowany z centralnym rejestrem ewidencji ludności i stanu cywilnego w zakresie ewidencji ludności, wydawanie dowodów osobistych oraz aktów stanu cywilnego. Integracja z rejestrem CEIDG w zakresie importu/eksportu/weryfikacji danych podmiotów gospodarczych. Integracja z rejestrem REGON w zakresie eksportu/importu danych podmiotów gospodarczych. Integracja z systemem MSZ KIIP oraz MIDAS II w zakresie opłat z tyt. dzierżaw i użytkowania nieruchomości oraz naliczania i windykacji opłat związanych z nieruchomościami. ZUS (integracja z systemem Płatnik), w tym: sporządzanie korekt ZUS; sporządzanie dokumentów RP-7; sporządzanie Świadectw Pracy; dostęp do danych zapisanych w bazach programu ZUS Płatnik. NFZ elektronicznej wymiany danych z NFZ (Komunikaty sprawozdawcze, np.: komunikaty dla świadczeniodawców, Komunikat DI, itd.). PFRON (automatyczne generowanie danych do deklaracji). Integracja z systemem CEPIK w zakresie zapytań o właściciela/użytkownika pojazdu, zapytanie dot. pojazdu, zapytanie o kierowcę lub importu danych Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które powinien wyznaczać wdrażany System, przedstawiono dla zidentyfikowanych obszarów biznesowych. W poniższej tabeli zestawiono listę proponowanych wskaźników, dla których monitorowania zostanie zapewnione wsparcie Systemu. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 53

154 Lp. Tabela 46. Lista proponowanych wskaźników wydajności (KPI) Opis wskaźnika Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli. Liczba zrealizowanych usług wg rodzaju, komórki organizacyjnej. 2. Liczba usług z pozytywnym wynikiem realizacji w stosunku do usług z negatywnym wynikiem realizacji. 3. Czas od terminu zarejestrowania dokumentu do terminu wykonania (zakończenia) realizacji usługi wg rodzaju, komórki organizacyjnej. 4. Czasy wykonania poszczególnych usług. 5. Liczba zarejestrowanych i zrealizowanych usług w podziale na kanały komunikacji (dokument papierowy, dokument elektroniczny, elektroniczna usługa Portal Mieszkańca). Budżet i Sprawozdawczość 6. Terminy przekazania projektów planów budżetowych poszczególnych jednostek. 7. Terminy przekazania zmian i/lub akceptacji planów budżetów poszczególnych jednostek. 8. Czas od dnia rejestracji dowodu księgowego do dnia wypłaty należności lub wpłaty. 9. Liczba przekroczonych terminów wypłat i wpłat należności. 0. Czas i liczba wykonania poszczególnych czynności administracyjnych w zakresie operacji finansowo-księgowych.. Liczba przekazanych sprawozdań wg rodzaju sprawozdania. 2. Terminy przekazania sprawozdań. 3. Liczba dni przekroczenia terminu przekazania sprawozdania. Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac 4. Czas od określenia zapotrzebowania do uzyskania decyzji odnośnie liczby przyznanych etatów. 5. Liczba ogłaszanych naborów i rekrutacji. 6. Liczba aplikacji wpływających na dane stanowisko i rodzaj stanowiska ogółem. 7. Liczba aplikacji pozytywnie zweryfikowanych. 8. Liczba przyjętych osób na dane stanowisko i na rodzaj stanowiska ogółem. 9. Udział procentowy zatrudnionych w stosunku do liczby ogłoszonych naborów i rekrutacji. 20. Czas trwania procedury naboru i rekrutacji na dane stanowisko. 2. Czas od dnia określenia zapotrzebowania na pracownika do dnia jego zatrudnienia. 22. Czas i liczba wykonania poszczególnych czynności administracyjnych w zakresie operacji kadrowo-płacowych. 23. Czas od dnia wyznaczenia terminu oceny pracownika do dnia wydania oceny. 24. Czas od dnia ewidencji zaangażowania etatowego do dnia utworzenia listy płac i 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 54

155 płatności. 25. Liczba pracowników, dla których utworzono imienne karty wynagrodzeń. 26. Udział procentowy nagród i dodatków w całkowitym wynagrodzeniu. 27. Liczba przeprowadzonych szkoleń na jednego pracownika w podziale na stanowiska. 28. Czas wszystkich zrealizowanych szkoleń. Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami 29. Liczba zleconych usług i dostaw. 30. Czas przygotowania postępowania od dnia zidentyfikowania potrzeby dostarczenia usługi lub dostawy do dnia ogłoszenia postępowania przetargowego. 3. Czas od dnia ogłoszenia postępowania do dnia podpisania umowy z wykonawcą w podziale na progi udzielanych zamówień. 32. Terminy przekazania projektów planów budżetowych poszczególnych jednostek. 33. Terminy przekazania zmian i/lub akceptacji planów budżetów poszczególnych jednostek. Podatki i Opłaty Lokalne 34. Liczba i wartość zarejestrowanych podatków i opłat wg rodzaju. 35. Procent i wartość podatków i opłat zapłaconych w stosunku do zobowiązań wg rodzaju. 36. Liczba skutecznych procedur egzekucyjnych i windykacyjnych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 55

156 Koncepcja rozwiązań technicznych 4. KONCEPCJA ROZWIĄZAŃ TECHNICZNYCH Architektura systemu ERP powinna być wielowarstwowa. Warstwa składowania danych powinna wykorzystywać centralną bazę danych. Warstwa prezentacji danych systemu ERP powinna wykorzystywać rozwiązania tzw. cienkiego klienta, nie wymagające przeprowadzania indywidualnej instalacji dedykowanego oprogramowania na każdej stacji klienckiej. Poniżej przedstawiono koncepcyjny schemat warstw systemu: Rysunek 28 - Warstwy systemu ERP Niezależnie od wybranego wariantu sposobu realizacji usługi, architektura systemu powinna uwzględniać następujące podstawowe zasady: W przypadku wykorzystania obecnych zasobów UMK, system zostanie uruchomiony na fizycznych serwerach typu BLADE; System ERP będzie administrowany centralnie przez uprawnionych administratorów; System ERP będzie działał w architekturze z centralną bazą danych, Komunikacja w ramach systemu ERP odbywać się będzie z wykorzystaniem sieci SilesiaNET; dostęp z sieci publicznej odbywać się będzie za pomocą protokołów szyfrowanych ; Minimalna przepustowość sieci do Jednostek Organizacyjnych wynosi 40 Mb/s.; Minimalna przepustowość sieci do Urzędu Miasta Katowice wynosić będzie 00 Mb/s.; 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 56

157 Koncepcja rozwiązań technicznych W przypadku wykorzystania obecnych zasobów UMK, system będzie uruchomiony w środowisku zwirtualizowanym; Przewidywane są trzy szczególne przypadki, kiedy obciążenie systemu będzie wyższe: o okres wrzesień-październik, ze względu na przygotowywanie projektu planu budżetu na kolejny rok, o okres grudzień-styczeń, ze względu na zamykanie roku; o okres styczeń-luty: ze względu na przygotowywanie decyzji wymiarowych się,. Dodatkowo, system będzie dobowo obciążony nierównomiernie: o Praca: 7-6; o Niskie obciążenie: 6-7. Poniższy rysunek podglądowy przedstawia przewidzianą architekturę fizyczną systemu: Rysunek 29 - przewidywana architektura fizyczna systemu ERP Oprogramowanie techniczne bezpośrednio wspierające składniki fizyczne składać się będzie z następujących komponentów (oznaczono znakiem + te składniki, które mogą skorzystać z istniejących zasobów): System zarządzania infrastrukturą i oprogramowaniem (+); System zarządzania tożsamością i uprawnień użytkowników (+); System zarządzania komponentami systemu ERP; System zarządzania środowiskami wirtualnym (+); System tworzenia kopii zapasowych (+); 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 57

158 Koncepcja rozwiązań technicznych System automatyzacji zarządzania środowisk IT; System zarządzania incydentami i problemami; Ochrona antymalware (+). Poniżej znajduje się opis obecnie posiadanych składników infrastruktury oraz założeń dotyczących wykorzystanie tych składników: Obecnie Urząd Miasta Katowice posiada 3 serwerownie rozproszone geograficznie, które można wykorzystać dla celów ERP; mogą one wymagać modernizacji; W przypadku mechanizmów przechowywania danych archiwalnych oraz ich odtwarzania, istnieje możliwość wykorzystania istniejących mechanizmów backupu, w tym: a. Bibliotekę LTO5 Quantum; b. System do backupu Symantec NetBackup. Wykorzystywany jest w trzech lokalizacjach; c. VTL IBM 3500, protecttier. Dane na taśmach są przechowywane przez dwa tygodnie. Oprócz tego jest roczna kopia. W przypadku usług uwierzytelniania, należy wykorzystać obecnie zaimplementowane usługi katalogowe Active Directory, w tym serwery certyfikatów CA Serwer. Istnieje możliwość wykorzystania istniejących rozwiązań wirtualizacji zrealizowanych z pomocą VMWare ESX. UMK posiada licencję na 20 procesorów oraz w ramach licencji ESX posiada licencje na 6 procesorów MS Server Data Center 202. W momencie opracowania niniejszej koncepcji, utylizacja procesora wynosi średnio 3%. Utylizacja pamięci wynosi ok. 30%. Utylizacja sieci wynosi ok. %. Licencje na MS SQL Server Standard Core 202 na 8 rdzeni. (ok. 40 baz danych). Utylizacja mocy obliczeniowej w momencie tworzenia niniejszej koncepcji wynosi ok. 0%. UMK posiada licencje bazy danych Oracle Database Enterprise na 4 rdzenie. Obecnie baza danych zasila systemy: Kataster, MIDAS, SDE. Systemy te zostaną zintegrowane z Systemem ERP. Utylizacja mocy obliczeniowej wynosi ok. 60%. Szczegółowy wybór technologii oraz decyzje dotyczące wykorzystania lub zastąpienia dotychczasowo stosowanych technologii powinny się znaleźć w Projekcie Technicznym opracowanym przez Wykonawcę Systemu. 4.. Wielowariantowa koncepcja sposobu udostępnienia usług systemu ERP Analiza wariantów ma na celu przedstawienie koncepcji poszczególnych możliwych opcji udostępniania usług systemu ERP. Wyodrębniono następujące cztery podstawowe warianty: Wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice; 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 58

159 Koncepcja rozwiązań technicznych Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS; Wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI); Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS. Pominięto w porównaniu zastosowanie samodzielnej oceny wariantu wykorzystania PaaS (Platform as a Service) uwzględniono taki model jako możliwość wariantu 2b. Wykorzystanie komercyjnej chmury w modelu PaaS nie zostało uwzględnione w opracowaniu, gdyż głównym uzasadnieniem dla model PaaS jest umożliwienie budowy i modyfikacji oprogramowania bez uruchamiania własnej infrastruktury programowosprzętowej w tym przypadku Wykonawca wykona stosowne modyfikacje oprogramowania. Dodatkowo, w polskiej administracji w praktyce nie jest stosowany ten model, istnieją także ryzyka związane z separacją odpowiedzialności za awarię (np. w przypadku awarii systemu nie można określić, kto ponosi za nią odpowiedzialność) oraz bezpieczeństwem (np. odpowiedzialność w przypadku utraty danych). Ponadto UMK posiada licencje na oprogramowanie bazodanowe, więc nie jest uzasadnione pozyskania go w formie usługi. Poniżej przedstawiono analizę każdego z wariantów wraz z wadami oraz zaletami: 4... Wariant - wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice Podstawowa koncepcja sposobu udostępniania usług systemu ERP polega na wykorzystaniu Centrum Przetwarzania danych UM Katowice. UM Katowice posiada infrastrukturę informatyczną w trzech różnych lokalizacjach. Obecnie rozbudowywany jest ośrodek przetwarzania danych w budynku przy ulicy Młyńskiej. Będzie istniała możliwość wykorzystania obudów typu BLADE oraz niewykorzystanej infrastruktury do wspomagania działania systemu. Jednakże, dla zachowania jednolitości w standardach zarządzania infrastrukturą Systemu ERP, rekomendowane jest, aby w ramach zamówienia dostarczyć własne rozwiązania dla systemu. Ze względu na mnogość architektur oraz sposób konfiguracji sprzętu i oprogramowania technicznego w zależności od rodzaju oprogramowania systemu ERP, w przypadku wyboru tego wariantu istnieje możliwość zaproponowania szczegółowego rozwiązania przez Wykonawcę pod warunkiem, że spełni wymagania techniczne, (w tym przede wszystkim wymagania wydajnościowe) określone w niniejszym dokumencie. Tabela 47. Analiza SWOT wykorzystania centrum przetwarzania danych UM Katowice Mocne strony Słabe strony 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 59

160 Koncepcja rozwiązań technicznych Wewnętrzne Zmniejszone uzależnienie od Wykonawcy. Zmniejszenie ryzyka wystąpienia zjawiska Vendor Lock-In. Zmniejszenie kosztów długoterminowych. Rozszerzenie wykwalifikowanej kadry w zakresie systemów IT. Osoby obsługujące system mogą być pomocne przy innych projektach/inicjatywach UM Katowice. Zwiększenie możliwości świadczenia własnych usług wsparcia. Wymagane jest zatrudnienie większej liczby pracowników do obsługi infrastruktury. Konieczność wprowadzenia dojrzałych mechanizmów zapewnienia ciągłości działania infrastruktury. Konieczność ciągłej modernizacji infrastruktury. Większe koszty krótkoterminowe. Szanse Zagrożenia Zewnętrzne Możliwość finansowania zakupu potrzebnego sprzętu z funduszy europejskich. Możliwość pozyskania doświadczeń z podobnych projektów rozbudowy centrów przetwarzania. Konieczność zapewnienia kompatybilności i efektywnego funkcjonowania obecnie posiadanej infrastruktury z zakupioną w ramach realizacji Projektu. Konieczność utrzymania wysoko kwalifikowanej kadry inżynierskiej, w tym trudność zatrudnienia wysokospecjalizowanej obsługi technicznej za wynagrodzenie oferowane przez UMK. Zwiększona bezpośrednia odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego Wariant 2a. Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS Istnieje coraz popularniejsza opcja, polegająca na dzierżawieniu mocy obliczeniowej, wraz z odpowiednim zabezpieczeniem fizycznym środowiska przetwarzającego dane, dostarczający odpowiedni (wcześniej ustalonym) poziom usług infrastruktury IT. W modelu tym, znanym także poprzez skrót IaaS, zamawiana jest zewnętrzna usługa (outsourcing) polegająca na dostarczaniu infrastruktury informatycznej w odróżnieniu od modelu wewnętrznego wymagającego początkowych inwestycji kapitału na stworzenie tej infrastruktury. Zamawiający, zamiast nabywania serwerów, macierzy, wyposażenia sieciowego, dbania o bieżące backup y, zabezpieczenia i dostępność określonych funkcji we własnej infrastrukturze, wykupuje usługę dostarczenia IaaS. Dbanie o sprawność jej działania leży po stronie podmiotu dostarczającego IaaS, od którego usługa została nabyta. Poniżej przedstawiono analizę SWOT rozwiązania: Tabela 48. Analiza SWOT wykorzystania zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych; Mocne strony Słabe strony 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 60

161 Koncepcja rozwiązań technicznych Wewnętrzne Brak potrzeby zwiększenia zatrudnienia pracowników do obsługi infrastruktury. Brak konieczności wprowadzenia dojrzałych mechanizmów zapewnienia ciągłości działania infrastruktury. Brak konieczności ciągłej modernizacji infrastruktury. Możliwość precyzyjnego zakupu mocy obliczeniowej i jej skalowalność według potrzeb brak potrzeby inwestowania w zapasową moc obliczeniową. Zmniejszenie kosztów obsługi IT Możliwość egzekwowania odpowiedniego poziomu świadczonych usług. Zmniejszone wykorzystanie obecnie istniejących i dostępnych zasobów UM Katowice. Zwiększone ryzyko bezpieczeństwa, w tym m. in.: ryzyko, że zabezpieczenia separujące poszczególnych klientów zawiodą, wówczas istnieje możliwość ujawnienia wewnętrznych danych osobom postronnym. Ponadto dostęp do danych jest teoretycznie możliwy przez samego usługodawcę. Przesunięcie wydatków IT z budżetu inwestycyjnego (CAPEX) do budżetu operacyjnego (OPEX). Szanse Zagrożenia Zewnętrzne Rozwój technologii doprowadzi do zwiększenia jakości usług przy jednoczesnym utrzymaniu lub obniżeniu ceny. Konieczność zapewnienia kompatybilności i efektywnego funkcjonowania obecnie posiadanej infrastruktury z zakupioną w ramach realizacji Projektu. Zmniejszona niezależność technologiczna (zwiększona możliwość uzależnienia od zewnętrznego dostawcy) Wariant 2b. Wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI). Uwzględniając obecne plany centralnej oraz regionalnej administracji rządowej dotyczącej tworzenia dedykowanych centrów przetwarzania danych istnieje duże ryzyko związane z tym, że rozwiązania te nie zostaną wdrożone w perspektywie czasowej wdrożenia niniejszego systemu. W niniejszym wariancie może być świadczony model IaaS lub PaaS (Infrastruktura plus oprogramowanie bazodanowe, aplikacyjne i narzędziowe, lecz bez aplikacji). Poniżej przedstawiono główne wady i zalety rozwiązania: Tabela 49. Analiza SWOT wykorzystania Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych i / lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej Mocne strony Słabe strony 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 6

162 Koncepcja rozwiązań technicznych Wewnętrzne Brak potrzeby zwiększenia zatrudnienia pracowników do obsługi infrastruktury. Brak konieczności wprowadzenia dojrzałych mechanizmów zapewnienia ciągłości działania infrastruktury. Brak konieczności ciągłej modernizacji infrastruktury. Możliwość precyzyjnego zakupu mocy obliczeniowej i jej skalowalność według potrzeb brak potrzeby inwestowania w zapasową moc obliczeniową. Zmniejszenie kosztów obsługi IT. Zmniejszone wykorzystanie obecnie istniejących zasobów UM Katowice. Zwiększona zależność od niezależnego podmiotu. Ryzyko braku możliwości egzekwowania odpowiedniego poziomu świadczonych usług. Przesunięcie wydatków IT z budżetu inwestycyjnego (CAPEX) do budżetu operacyjnego (OPEX). Szanse Zagrożenia Zewnętrzne Możliwość finansowania z funduszy europejskich. Wykorzystanie centralnej infrastruktury państwowej bądź samorządowej (korzyści skali, zapewnienia zgodności z prawem). Możliwe zmiany polityczne wpływające na dostarczanie usług. Brak skutecznych form egzekwowania SLA (np. kar finansowych). Niewystarczająca przepustowość pomiędzy UMK a centrami Wariant 3. Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS W modelu tym, znanym także poprzez skrót SaaS, zamawiana jest zewnętrzna usługa (outsourcing) dostarczenia Klientowi potrzebnych mu funkcji oprogramowania. Zamawiający ma zapewniony dostęp do potrzebnych mu funkcjonalnych narzędzi niekoniecznie połączonych ze sobą jednolitym interfejsem. Wszystkie programy działają na serwerze dostawcy. Klient płaci za każdorazowe korzystanie z usługi lub ryczałtem za okres korzystania, a dostęp do usługi uzyskiwany jest na żądanie. Aplikacje SaaS są nazywane zamiennie oprogramowaniem z sieci, oprogramowaniem na żądanie lub oprogramowaniem hostowym. Tabela 50. Analiza SWOT wykorzystania zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS Mocne strony Słabe strony Wewnętrzne Brak potrzeby zwiększenia zatrudnienia pracowników do obsługi infrastruktury. Brak konieczności wprowadzenia dojrzałych mechanizmów zapewnienia ciągłości działania infrastruktury. Brak konieczności ciągłej modernizacji infrastruktury. Zmniejszenie kosztów obsługi IT. Większa możliwość egzekwowania odpowiedniego poziomu świadczonych usług. Zmniejszone wykorzystanie obecnie istniejących zasobów UM Katowice. Zwiększona zależność od niezależnego podmiotu. Zmniejszona kontrola dostępu danych objętych ochroną prawną do niepowołanych podmiotów lub osób. Przesunięcie wydatków IT z budżetu inwestycyjnego (CAPEX) do budżetu operacyjnego (OPEX). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 62

163 Koncepcja rozwiązań technicznych Szanse Zagrożenia Zewnętrzne Rozwój technologii doprowadzi do zwiększenia jakości usług przy jednoczesnym utrzymaniu lub obniżeniu ceny. Możliwość obniżenia kosztów obsługi technicznej. Możliwa upadłość dostawcy usługi. Zmiana przepisów prawnych (ew. podniesienie kosztów lub brak spełnienia warunków przez Wykonawcę) Podsumowanie i rekomendacja Rekomendowany jest wariant. Podyktowane jest to głównie uzyskaniem niezależności technologicznej przez UMK, w tym zmniejszenie ryzyka uzależnienia od zewnętrznego dostawcy/dostawców, co w ostateczności obniża całkowity koszt posiadania infrastruktury teleinformatycznej na dłuższą metę. Ponadto przeprowadzona analiza kosztów różnych wariantów zapewnienia infrastruktury IT wskazuje na najniższe koszty rekomendowanego wariantu (wariant nr ) Docelowy stan zasobów IT UMK i JO Docelowy stan zasobów IT UMK i JO zależy od podjętych decyzji, w tym m. in wariantów kolokacji oraz praktycznych efektów wdrożeń rozwiązań (np. sieci SilesiaNet). W ramach zarządzania infrastrukturą zostaną świadczone usługi wspierające infrastrukturę techniczną systemu, wyszczególnione poniżej. W zależności od przyjętego wariantu przedstawionego w poprzednim rozdziale (patrz. rozdział 4.), poniżej przedstawiono wymagania dotyczące infrastruktury technicznej związane z każdym z nich. Wymagania dotyczące wariantu. Poniżej przedstawiono wymagania sprzętowe do: szaf i serwerowni, długoterminowych warunków wilgotnościowych i temperaturowych, specyfikacji energetycznej sprzętu (pobór energii oraz wydzielenie ciepła), interfejsy fizyczne. W obecnym etapie brak możliwości określenia szczegółowego stanu technicznego planowanej serwerowni. Tabela 5. Wymagania sprzętowe do szaf i serwerowni, długoterminowych warunków wilgotnościowych i temperaturowych, specyfikacji energetycznej sprzętu, interfejsów fizycznych wewnętrznej serwerowni ID Opis Wytyczne dla serwerowni WT- Odporność budowlana Pomieszczenie serwerowni powinno mieć odpowiednią odporność budowlaną. Poziom odporności budowlanej określa się poprzez zdefiniowanie wymaganej nośności stropu budynku. Zalecana nośność dla pomieszczeń serwerowni to 60 kg/m2 i więcej. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 63

164 Koncepcja rozwiązań technicznych WT-2 WT-3 WT-4 Zabezpieczenia mechaniczne Pomieszczenie serwerowni powinno być wyposażone w elementy infrastruktury, które zabezpieczą je mechanicznie. Przy adaptacji pomieszczenia powinny zostać uwzględnione w szczególności wymagania dotyczące ochrony przed włamaniami oraz ochrony przeciwpożarowej. Zabezpieczenie pomieszczeń serwerowni przed włamaniem w kontekście infrastruktury wymaga realizacji działań tj.: wzmocnienia ścian do odporności klasy minimum P3, np. poprzez wybudowanie ścianki z profili i szkła, wyposażenie pomieszczenia w okna antywłamaniowe (szyby budowlane o zwiększonej odporności na włamanie, okucia antywłamaniowe) - klasa minimum P3, wyposażenie pomieszczenia w rolety antywłamaniowe lub kraty, oklejenie okien folią antywłamaniową, wyposażenie pomieszczenia w drzwi antywłamaniowe klasy C z zamkami klasy C. Zabezpieczenia przeciwpożarowe Zabezpieczenie pomieszczeń serwerowni ze względu na ochronę przeciwpożarową w kontekście infrastruktury wymaga realizacji działań tj.: drzwi o podwyższonej odporności ogniowej, pokrycie podłogi posadzką o podwyższonej odporności ogniowej lub parkietu lakierem posiadającym atest na odporność ogniową, wykonanie technicznego sufitu podwieszanego z materiałów posiadających odporność ogniową. system automatycznego gaszenia zarzewia pożaru. Podłoga techniczna, sufit podwieszany Jednym z ważnych elementów infrastruktury serwerowni jest podłoga techniczna i sufit podwieszany, które montowane są w pewnej odległości od podłogi i sufitu a powstała w ten sposób przestrzeń umożliwia poprowadzenie okablowania zasilania energetycznego, sieci komputerowej, alarmowej, ppoż. a także kanałów wentylacyjnych i gaśniczych. Do stojących w serwerowni urządzeń komputerowych wiązki przewodów dochodzą albo z dołu (poprzez otwory w podłodze) lub z góry (poprzez otwory w suficie). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 64

165 Koncepcja rozwiązań technicznych WT-5 WT-6 Okablowanie Dla zapewnienia fizycznej ochrony okablowania należy zastosować następujące wymagania: zdefiniowany standard okablowania strukturalnego, wszystkie fizyczne przyłącza do sieci i gniazda sieci zlokalizowane w pomieszczeniach znajdujących się wyłącznie na terenie organizacji, opracowanie zasad identyfikacji przyłączy i gniazd sieci, położenie okablowania w wydzielonych kanałach, które spełniają wymagania klimatyczne, elektromagnetyczne i przeciwpożarowe, fizycznie odseparowane kanały okablowania strukturalnego i energetycznego, w celu monitorowania uszkodzeń oraz ochrony przed podsłuchem kanały okablowania sieciowego powinny być zaopatrzone w system monitorowania fizycznego dostępu (podciśnienie /impedancja opancerzenie) oraz podlegać stałym i okresowym przeglądom, należy opracować dokumentację okablowania (topologia, architektura, identyfikacja, standardy, normy procedury, instrukcje i inne), która jest następnie zarządzana i aktualizowana, przeprowadzanie regularnych prac konserwatorskich, wszystkie modyfikacje sieci transmisyjnych, jako skutek prac konserwacyjnych, opisywane powinny być w dzienniku wraz z danymi osoby odpowiedzialnej i osób uczestniczących w pracach, datą ich wykonania, przyczynami prac i ewentualnymi uwagami. Zasilanie awaryjne W skład systemu zasilania wchodzą: wydzielone dla potrzeb systemów informatycznych linie zasilania elektrycznego, agregaty prądotwórcze wraz z zapasem paliwa, układy podtrzymania napięcia, systemy stabilizujące parametry zasilania oraz układy ochrony przed przepięciami. Podstawowym elementem zasilania awaryjnego są zasilacze bezprzerwowe UPS (Uninterruptible Power Supply). Zasilacz UPS zapewnia nieprzerwaną pracę systemu w przypadku krótkotrwałych awarii (ok min.) oraz chroni urządzenia przed zbyt wysokim napięciem. Kolejnym elementem systemu zasilania awaryjnego są agregaty prądotwórcze, które pozwalają na podtrzymywanie pracy urządzeń w przypadku wystąpienia długotrwałych awarii. W odróżnieniu od zasilaczy UPS, które wykorzystują energię dostarczaną poprzez sieć elektryczną, agregat sam wytwarza prąd z wykorzystaniem silnika spalinowego. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zapewnienie dla potrzeb urządzeń serwerowni zasilania z dwóch niezależnych przyłączy energetycznych. Jedno z przyłączy pełni funkcję podstawowego, a drugie zapasowego. W przypadku awarii następuje automatyczne przełączenie źródła zasilania z łącza podstawowego na zapasowe. Po usunięciu awarii sytuacja wraca do stanu wyjściowego. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 65

166 Koncepcja rozwiązań technicznych WT-7 WT-8 Środowisko (klimatyzacja i wentylacja) Dla zapewnienia niezawodności działania sprzętu w serwerowni wymagane jest zagwarantowanie odpowiedniej temperatury i wilgotności środowiska pracy. Odpowiednie warunki środowiskowe uzyskuje się poprzez zainstalowanie w serwerowni precyzyjnie skonfigurowanych urządzeń klimatyzacyjnych i wentylacyjnych. Optymalne parametry powietrza wewnątrz serwerowni są następujące: temperatura: 22 C ± 2 C, wilgotność: od 40% do 50%, klasa czystości powietrza: filtry klasy minimum EU-3, optymalnie EU-5, utrzymanie nadciśnienia w serwerowni. Dla zapewnienia większej niezawodności istnieje możliwość zagwarantowania redundantnego systemu klimatyzacji (zapewnienie rezerwy mocy chłodniczej). W tym przypadku awaria lub ewentualne przeglądy jednej jednostki nie powodują przestoju systemów. Systemy środowiskowe (klimatyzacyjne i wentylacyjne) powinny dodatkowo umożliwiać: monitorowanie ciągłości utrzymania warunków w serwerowni poprzez umieszczenie czujników temperatury, wilgotności, zalania w różnych miejscach serwerowni, powiadamianie o sytuacjach krytycznych w otoczeniu (powiadamianie poprzez sms, , komunikator internetowy), utrzymanie wymuszonych systemów wentylacyjnych. Dodatkowo dla zwiększenia bezpieczeństwa fizycznego serwerowni można rozważyć wdrożenie: systemu kontroli dostępu, systemu alarmowego, systemu telewizji przemysłowej (monitoring, ochrona). Wymagania dot. długoterminowych warunków wilgotnościowych i temperaturowych WT-9 WT-0 Dla elementów architektury fizycznej wymagana jest nieprzerwana praca zakupionych urządzeń: przy wilgotności względnej od 0% do 90%, w temperaturze od 5 do 35 C. Obciążenia termiczne maksymalnie 5200 BTU/h w szafie 600mm x 200mm x 998mm. Wytyczne dla interfejsów fizycznych WT- WT-2 WT-3 Zastosowanie kart sieciowych na wszystkich urządzeniach. Połączenia LAN min. 0 Gbps między serwerami a switchem. Interfejsy Fibre-Channel do połączenia macierzy SAN o prędkości min. 8Gb/sek. Tabela 52. Dodatkowe wymagania techniczne ID WT-4 Opis Podstawowe usługi sieciowe: DHCP oraz DNS wspierający DNSSEC 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 66

167 Koncepcja rozwiązań technicznych WT-5 Usługi katalogowe oparte o LDAP i pozwalające na uwierzytelnianie użytkowników stacji roboczych, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na tych stacjach, pozwalające na zarządzanie zasobami w sieci (użytkownicy, komputery, drukarki, udziały sieciowe), z możliwością wykorzystania następujących funkcji: a. Podłączenie do domeny w trybie offline bez dostępnego połączenia sieciowego z domeną, b. Ustanawianie praw dostępu do zasobów domeny na bazie sposobu logowania użytkownika na przykład typu certyfikatu użytego do logowania, c. Odzyskiwanie przypadkowo skasowanych obiektów usługi katalogowej z mechanizmu kosza. d. Bezpieczny mechanizm dołączania do domeny uprawnionych użytkowników prywatnych urządzeń mobilnych. WT-6 WT-7 Praca zdalna na serwerze z wykorzystaniem terminala (cienkiego klienta) lub odpowiednio skonfigurowanej stacji roboczej Centrum Certyfikatów (CA), obsługa klucza publicznego i prywatnego) umożliwiające: a. Dystrybucję certyfikatów poprzez http b. Konsolidację CA dla wielu lasów domeny, c. Automatyczne rejestrowania certyfikatów pomiędzy różnymi lasami domen, d. Automatyczne występowanie i używanie (wystawianie) certyfikatów PKI X.509. WT-8 WT-9 WT-20 WT-2 WT-22 Szyfrowanie plików i folderów. Szyfrowanie połączeń sieciowych pomiędzy serwerami oraz serwerami i stacjami roboczymi (IPSec). Możliwość tworzenia systemów wysokiej dostępności (klastry typu fail-over) oraz rozłożenia obciążenia serwerów. Wsparcie dla protokołu IP w wersji 6 (IPv6). Wbudowane usługi VPN pozwalające na zestawienie nielimitowanej liczby równoczesnych połączeń. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 67

168 Koncepcja rozwiązań technicznych WT-23 Wbudowane mechanizmy wirtualizacji (Hypervisor) pozwalające na uruchamianie do 000 aktywnych środowisk wirtualnych systemów operacyjnych. Wirtualne maszyny w trakcie pracy i bez zauważalnego zmniejszenia ich dostępności mogą być przenoszone pomiędzy serwerami klastra typu failover z jednoczesnym zachowaniem pozostałej funkcjonalności. Mechanizmy wirtualizacji mają zapewnić wsparcie dla: a. Dynamicznego podłączania zasobów dyskowych typu hot-plug do maszyn wirtualnych, b. Obsługi ramek typu jumbo frames dla maszyn wirtualnych. c. Obsługi 4-KB sektorów dysków d. Nielimitowanej liczby jednocześnie przenoszonych maszyn wirtualnych pomiędzy węzłami klastra e. Możliwości wirtualizacji sieci z zastosowaniem przełącznika, którego funkcjonalność może być rozszerzana jednocześnie poprzez oprogramowanie kilku innych dostawców poprzez otwarty interfejs API. f. Możliwości kierowania ruchu sieciowego z wielu sieci VLAN bezpośrednio do pojedynczej karty sieciowej maszyny wirtualnej (tzw. trunk mode). WT-24 WT-25 WT-26 WT-27 WT-28 Możliwość automatycznej aktualizacji w oparciu o poprawki publikowane przez producenta wraz z dostępnością bezpłatnego rozwiązania producenta serwerowego systemu operacyjnego umożliwiającego lokalną dystrybucję poprawek zatwierdzonych przez administratora, bez połączenia z siecią Internet. Wsparcie dostępu do zasobu dyskowego poprzez wiele ścieżek (Multipath). Możliwość instalacji poprawek poprzez wgranie ich do obrazu instalacyjnego. Mechanizmy zdalnej administracji oraz mechanizmy (również działające zdalnie) administracji przez skrypty. Możliwość zarządzania przez wbudowane mechanizmy zgodne ze standardami WBEM oraz WS- Management organizacji DMTF. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 68

169 Koncepcja rozwiązań technicznych WT-29 System zarządzania środowiskiem wirtualnym powinien składać się z: - serwera zarządzającego, - relacyjnej bazy danych przechowującej informacje o zarządzanych elementach, - konsoli, instalowanej na komputerach operatorów, - portalu self-service (konsoli webowej) dla operatorów departamentowych, - biblioteki, przechowującej komponenty niezbędne do budowy maszyn wirtualnych, - agenta instalowanego na zarządzanych hostach wirtualizacyjnych, - konektora do systemu monitorującego pracę hostów i maszyn wirtualnych. WT-30 System musi mieć możliwość tworzenia konfiguracji wysokiej dostępności (klaster typu fail-over) z wykorzystaniem mechanizmu równoważenia obciążenia (Load Balancing). Powinna zostać zapewniona redundancja połączeń serwerów z sieciami komputerowymi, zasilania, połączenia z zasobami dyskowymi (macierzami), w tym pełna redundancja elementów samej macierzy (kontrolerów, zasilaczy, połączeń z serwerami). Dodatkowo, maszyna wirtualna powinna pracować na pierwszym hoście, natomiast na drugim system wirtualizacji tworzy kopię tej maszyny i cały czas na bieżąco synchronizuje stan tej maszyny ze stanem oryginału, aby zapewnić ciągły dostęp do wirtualnej maszyny, nawet w przypadku awarii hosta. Wymagania dotyczące wariantu IIa, IIb, oraz III. Tabela 53. Wymagania dot. kolokacji warianty IIa, IIb, III. ID WTK- Opis Spełnienie wymagań TIER 3 wg. normy TIA-942, tzn. systemy podstawowe oraz systemy redundantne. Redundancja polega na zapewnieniu systemu rezerwowego gotowego do pracy w każdej chwili. Możliwość bardzo krótkich przerw w działaniu systemu, związany z obsługą i konserwacją. Poziom dostępności systemu wynosi 99,982%. Podmiot oferujący usługi kolokacji musi przedstawić szczegółowe zestawienie na zgodność z wymaganiami normy Techniczna koncepcja integracji oraz migracji danych z istniejących systemów informatycznych do systemu ERP Techniczna koncepcja integracji W zakresie wdrożenia Systemu ERP przewidziana jest integracja oraz migracja danych przez Wykonawcę. Integracja danych będzie polegać na wykorzystaniu istniejących interfejsów 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 69

170 Koncepcja rozwiązań technicznych istniejącego oprogramowania UMK w celu zsynchronizowania potrzebnych danych bądź zbudowanie potrzebnych mechanizmów importu danych na podstawie dostępnych formatów eksportu/łączności istniejących systemów UMK. Tam gdzie jest to możliwe, systemy powinny być integrowane za pomocą interfejsów webowych (web-services) bez konieczności wymiany plików. Tam gdzie jest to wskazane ze względów wydajnościowych (przy braku przeciwwskazań prawnych), istnieje możliwość tworzenia replikacji danych (np. raz na dobę). W tabeli poniżej przedstawiono listę systemów, których dane wymagają integracji wraz z ogólnym opisem specyfiki integracji danych poszczególnych systemów. Tabela 54. Przewidziany zakres informacyjny integrowanych danych System Zakres informacyjny lub rodzaj integrowanych danych Płatnik MIDAS II AA_USC Wymiana danych w zakresie obsługi dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w tym wszystkich formularzy wymaganych przez KSI-ZUS. Informacje dotyczące naliczania i windykacji opłat związanych z nieruchomościami. System użytkowany jest przez Wydział Księgowo-Rachunkowy, Wydział Gospodarki Mieniem i Biuro Zasobu Skarbu Państwa. Zawiera główne moduły (funkcjonalności): Użytkowanie wieczyste, Dzierżawy, Odszkodowania, Obrót (sprzedaż ratalna) oraz Windykacja. System Midas II jest zintegrowany z systemem Kataster WZ. Została zaimplementowana funkcja w aplikacji pozwalająca na dokonywanie sprawdzania integralności danych występujących w obu systemach. Integracja z innymi systemami planowana jest w późniejszym terminie Integracja w zakresie obsługi zgłoszeń Urodzeń, Małżeństw, Zgonów w zakresie rejestracji, drukowania aktów i wydawania odpisów, zarządzanie obiegiem dokumentów w USC. Aplikacja alternatywna do systemu ZMOKU. Dodatkowo, wysyłane są dane statystycznych do GUS, wysyłka powiadomień do Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 70

171 Koncepcja rozwiązań technicznych CEIDG SELWIN - System Ewidencji Ludności System Informacji Oświatowej ŹRÓDŁO Besti@ System Obsługi Obywatela - Dowody Osobiste SMSAPI FINN Integracja w zakresie Obsługi wniosków przedsiębiorców w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestracja działalności gospodarczej, wprowadzanie danych n.t.: działalność regulowana w zakresie transportu drogowego i ośrodków szkolenia kierowców, działalność regulowana w zakresie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Aplikacja internetowa na stronie Integracja informacji znajdujących się w Karcie Osobowej Mieszkańca (KOM). Obsługa interesanta: meldowanie na pobyt czasowy/stały, wymeldowanie i wydawanie dowodów tożsamości. Obsługa korespondencji, tzn. rejestrowanie urodzenia, zgonu, zmian w stanie cywilnym oraz prowadzenie weryfikacji danych ewidencyjnych aktualnych i archiwalnych. Archiwum także zawiera dane o wszelkich dokonanych zmianach. Integracja danych znajdujących się w modułach: - moduł dotyczący składania i rozpatrywania wniosków o upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO; - moduł dotyczący Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych; - moduł dotyczący przekazywania i pozyskiwania danych dziedzinowych Dodatkowe informacje znajdują się w art ustawy z dnia 5 kwietnia 20 r. o systemie informacji oświatowej. Integracja danych w zakresie ewidencji ludności, wydawanie dowodów osobistych oraz aktów stanu cywilnego. Planowany termin uruchomienia: -205 Integracja danych w zakresie zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego, w tym planowania i modyfikacji budżetu. Integracja w zakresie informacji dot. wydawania dowodów osobistych mieszkańcom. Integracja w zakresie informacji dot. masowej wysyłki wiadomości SMS. W zależności od propozycji Wykonawcy integracja 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 7

172 Koncepcja rozwiązań technicznych Kataster WZ UniKD z tymczasowym rozwiązaniem lub zastąpienie własnym rozwiązaniem. Zakres informacyjny: zarządzanie dokumentami UM Katowice, Kontrola dekretacji pism automatyzacja obsługi work-flow zawartych w wymaganiach (np. dekretacja budżetu). Dostępne kanały integracyjne za pomocą Web Service. Integracja w zakresie zbiorów danych przestrzennych infrastruktury informacji przestrzennej oraz inne zbiory i usługi danych. Obecna jest integracja z SELWIN, SOD, - poprzez dedykowane interfejsy. Także projekt MSZKIIP - w trakcie wdrażania jest częściowa integracja z programem FK firmy Rekord. Dane obecnie przechowywane są w Oracle Spatial. Integracja scentralizowanego zarządzania systemem kontroli dostępu. Oprogramowanie jest przeznaczone do współpracy z urządzeniami oferowanymi przez UNICARD SA Techniczna koncepcja migracji Migracja danych będzie polegać na przeniesieniu do Systemu ERP Miasta Katowice wszystkich wymaganych przez Zamawiającego danych niezbędnych do uruchomienia Systemu. W tabeli poniżej przedstawiono listę systemów, których dane wymagają migracji wraz z ogólnym opisem specyfiki migracji danych z poszczególnych systemów. Tabela 55. Przewidziany zakres informacyjny migrowanych danych System Zakres informacyjny lub rodzaj migrowanych danych System Ratusz, Moduły: BUDŻET, FAKTURA, FK, Odpady, Rejestr umów dochodowych, FK Gminy, Kasa, Pojazd, Dysponent, Egzekucje, ELTD, Rejestr opłat, JGU Księgowość, POSESJA-WYMIAR, POSESJA- KSIĘGOWOŚĆ, JGU-WYMIAR, POSESJA- KSIĘGOWOŚĆ, POSESJA-WYMIAR, Rejestr Opłaty Skarbowej, Środki Trwałe, INWENT, MAGAZYN, Zarządzanie Dokumentami, Kady- Wymagana jest migracja wszelkich danych finansowo księgowych obecnie wdrożonych modułów systemu Ratusz. Dane przechowywane są w bazie danych Firebird. Obecnie eksport danych większości modułów odbywa się poprzez generowanie plików XLS,PDF. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 72

173 Koncepcja rozwiązań technicznych Obce, Kadry, LIDER, PKZP, RCP. LBPP ODO REJESTR_SKARG_I_WNIOSKÓW Analiza ISO KSAT moduł Alkohole ODPN PABS E-LOKAL 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , Migracja danych dotyczących planowania zadaniowego oraz budowy wieloletnich prognoz finansowych dla Miasta Katowice jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświatowych). Obecnie istnieje możliwość eksportu danych do następujących formatów: XLS, XML, PDF, CSV, TXT. Migracja danych rejestru skarg i wniosków z bazy danych MS Access. Migracja danych dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością ISO 900 z bazy danych Borland. Migracja ewidencji zezwoleń na sprzedaż alkoholu. (Wpis danych o miejscu sprzedawania, o przedsiębiorcy, spółce, o formie sprzedaży ( na wynos, na miejscu), o rodzaju alkoholu, generowanie przypisów i rejestracja opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu /wydanie lub przedłużenie zezwolenia/, rejestracja decyzji o wygaszeniu lub cofnięciu zezwolenia). Do zmigrowania są dane dodatkowe, których nie ma w CEiDG. Migracja danych dot. rejestru szkół i obsługa dotacji dla placówek niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez osoby inne niż Miasto Katowice. Naliczenie dotacji, zbieranie danych o frekwencji w szkołach ponadgimnazjalnych, rozliczanie wykorzystanej dotacji. Cześć serwerowa wykonana w technologii ASP.NET na bazie danych MS SQL Możliwość eksportu pdf, xls. Migracja danych systemu wspomagania zarządzania jednostkami oświatowymi Działa na bazie danych PostgreSQL. Możliwość eksportu danych XLS, XML, PDF. Migracja danych w zakresie obsługi formularzy lokalowych wraz z prowadzeniem bazy wniosków i generowanie zestawień o przydział lokalu 73

174 Koncepcja rozwiązań technicznych E-Rejestry mieszkalnego. W oparciu o bazę danych MySQL. Migracja danych dot. stacji kontroli pojazdów, rejestr ośrodków szkolenia kierowców. W oparciu o bazę danych MySQL. Proces migracji danych powinien zostać przeprowadzony wielokrotnie:. W celach testowania poprawności migracji, 2. Na potrzeby wdrożenia pilotażowego, 3. Na potrzeby wdrożenia końcowego. Plan migracji danych zostanie przygotowany przez Wykonawcę dla każdego z wykorzystywanych systemów, z którego przeprowadzona będzie migracja danych do Systemu ERP. Proces migracji danych będzie podlegał weryfikacji kompletności, poprawności wykonania od strony technicznej oraz funkcjonalnej. Proces migracji danych zostanie zainicjowany na zlecenie Zamawiającego i potwierdzony Protokołem Odbioru bez zastrzeżeń. Migracja danych odbędzie się w następujących krokach:. przygotowanie testów dla wdrożenia, w tym przygotowanie scenariuszy testowych oraz organizacja i przeszkolenie zespołu testującego, 2. przygotowanie testów rozwiązań konwersji i migracji danych, 3. przygotowanie reprezentatywnych danych pozwalających przetestować procesy konwersji i migracji danych, 4. przeprowadzenie testów dla systemu oraz migracji danych, 5. zmodyfikowanie systemu oraz rozwiązań konwersji i migracji danych na podstawie wyników testów. 6. Przewidywane są następujące rodzaje testów: modułowe, integracyjne, uprawnień, obciążeniowe / wydajnościowe, techniczne. Kroki te zostaną przeprowadzone zarówno dla wdrożenia pilotażowego, jak dla końcowego wdrożenia produkcyjnego. Migracja danych 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 74

175 Koncepcja rozwiązań technicznych Migracja danych Obejmuje przeprowadzenie przez Wykonawcę przeniesienia danych, kontrolę ich jakości i spójności. Migracja danych w tej fazie obejmie przeniesienie danych podstawowych i danych transakcyjnych możliwych do zmigrowania przed startem. Plan Migracji powinien określać wszystkie kroki i działania w odpowiedniej kolejności, by zapewnić kompletność przygotowania do Startu systemu produkcyjnego. Plan przejścia na system produkcyjny będzie stopniowo uszczegółowiany, uzyskując największą dokładność na kilka dni przed startem. Zakres dokumentu Planu Migracji obejmuje m. in.: ) harmonogram wykonania migracji danych na System Produkcyjny, 2) określenie, jakiego typu (automatyczna i manualna) i w jakiej kolejności będzie przeprowadzana migracja danych, 3) określenie szacunkowego czasu trwania migracji oraz szczegółowego harmonogramu jej wykonania, 4) procedury wykonania kopii zapasowej i odtworzenia podczas wykonywania migracji, 5) plan dostępności zasobów i wsparcia podczas startu produkcyjnego (lokalizacje, numery telefonów itp.), 6) procedury zakończenia pracy z poprzednio używanym systemem. Techniczne przygotowanie systemu do migracji oraz integracji danych Ostateczne zakończenie przygotowań do startu produkcyjnego Systemu. Obejmie następujące działania: ) przeniesienie danych podstawowych i danych transakcyjnych zgodnie z ustaloną procedurą migracji oraz ręczne wprowadzenie innych danych, które z różnych względów nie są wprowadzane automatycznie, 2) integracja Systemu w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego objętych wdrożeniem z systemami informatycznymi objętymi procesem integracji, 3) ostateczna weryfikacja poprawności działania Systemu Produktowego oraz jego bezpieczeństwa oraz podjęcie decyzji o starcie produkcyjnym Systemu. W ramach projektu migracji oraz integracji, należy opracować:. Zdefiniowany zakres migracji: Zdefiniowana architektura docelowa danych; Zakończone mapowanie danych; 2. Wymagania migracyjne (Podejście dla poszczególnych systemów); 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 75

176 Koncepcja rozwiązań technicznych 3. Wymagania integracji (podejście dla poszczególnych systemów); 4. Określenie produktów migracji (podział zakresu na produkty); 5. Określenie produktów integracji (podział zakresu na produkty); 6. Zamrożenie danych w poszczególnych systemach (brak zmian); 7. Środowisko migracyjne (przygotowane środowiska techniczne dla poszczególnych produktów migracji); 8. Określenie i uzgodnienie poziomu jakości danych. Poniżej znajduje się proponowany format opisu sposobu migracji tabeli danych: TABELA: <<Nazwa Tabeli>> Opis tabeli: Tabela zawiera wykaz <<.>> Nr pola Opis System Pierwotny System Docelowy. Nazwa pola w tablicy Typ i długość pola Opis biznesowy: Nazwa słownika i wartości w słowniku: Czy wartość wprowadzana automatycznie Biznesowe reguły wyboru wartości w polu Mapa dokonywanych transformacji powinna zawierać następujące informacje: Z jakiej aplikacji mapowane są dane; Rodzaj bazy danych; Rodzaj/typ transformacji (ETL czy bezpośrednia); Zakres migrowanych danych; Moment zamrożenia danych w systemie i nie wprowadzania nowych danych; Wymagania techniczne interfejsu migracji, lub konfiguracji narzędzi, sposobu migracji. Dopuszczane są następujące typy migracji: Bezpośrednia (od celu do celu), Trzystopniowa migracja, uwzględniająca pośrednie środowisko migracyjne. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 76

177 Koncepcja rozwiązań technicznych Transformacja od celu do celu zawierać powinna następujące kroki: Krok : Ekstrakcja (i Transformacja); Krok 2: (Transformacja i) Ładowanie; Transformacja może być dokonana zarówno w systemie źródłowym jak i docelowym. Dopuszczalne są następujące rodzaje testów migracji danych: MDT Migrated Data Test (Walidacja poprawności zmigrowanych danych za pomocą narzędzia transformacyjnego). BIT Business Integration Test (Walidacja typu end-to-end (od początku do końca) poprawności działania krytycznych procesów wykorzystując zmigrowane dane. TT Time Travel Test (Walidacja poprawności działania krytycznych procesów wykorzystując zmigrowane dane: na koniec dnia, na koniec miesiąca, na koniec roku, przy zdarzeniach sterowanych czasem.) MDR Mass Data Reconciliation (Walidacja poprawności działania systemu (jego parametrów) na wskroś. Np.: Poprawność obliczeń dot. obiektów w systemie (Czy liczba podmiotów wewnątrz obszaru/grupy/cech jest poprawna). LR Left Right Test (Porównanie raportów opartych o ten sam zestaw danych w systemie źródłowym i docelowym: te same raporty muszą dać identyczne wyniki). PT Performance Test (Test wydajności systemu docelowego sprawdzenie jak wolumen zmigrowanych danych wpływa na wydajność systemu). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 77

178 Koncepcja wdrożenia Systemu 5. KONCEPCJA WDROŻENIA SYSTEMU 5.. Harmonogram wdrożenia Przedmiotem wdrożenia jest System ERP dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta. Zakres usług wdrożeniowych obejmuje w szczególności:. Dostosowanie systemu ERP (oferowanego przez Wykonawcę) i wykonanie dodatkowych modułów/elementów Systemu, według założeń, opisu procesów i wymagań funkcjonalnych oraz niefunkcjonalnych, określonych w niniejszym dokumencie oraz zgodnie z dokumentacją techniczną opracowaną przez Wykonawcę i zatwierdzoną przez Zamawiającego; 2. Dostarczenie i instalacja niezbędnych do prawidłowego i efektywnego działania elementów infrastruktury technicznej; 3. Migrację danych do Systemu ERP na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę projektu migracji danych zatwierdzonego przez Zamawiającego; 4. Integrację Systemu ERP z systemami: SMSAPI, FINN, Kataster WZ, Płatnik, MIDAS II, AA_USC, CEIDG, SELWIN - System Ewidencji Ludności, System Informacji Oświatowej, ŹRÓDŁO, Besti@, System Obsługi Obywatela - Dowody Osobiste. 5. Wdrożenie Pilotażowe Systemu w UM Katowice oraz wybranych jednostkach organizacyjnych miasta, na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę planu pilota, zatwierdzonego przez Zamawiającego. Zaangażowanie reprezentatywnej grupy jednostek w pilotażu ma na celu weryfikację mechanizmów integracyjnych, współdzielenia i wymiany danych pomiędzy jednostką organizacyjną a UM Katowice. Zakłada się, że wdrożenie pilotażowe będzie realizowane w pierwszej kolejności w wydziałach UM Katowice, a następnie po osiągnięciu odpowiedniego zaawansowania prac (w tym np. zaprojektowaniu interfejsów do wymiany danych) również w jednostkach organizacyjnych. Dla przyspieszenia prac zakłada się częściowe zrównoleglenie działań wdrożeniowych. Wykonawca powinien tak zaplanować wdrożenie w UM Katowice oraz jednostkach, aby zminimalizować okres równoległego funkcjonowania obecnych systemów i wdrażanego Systemu ERP. 6. Wdrożenie właściwe Systemu w pozostałych jednostkach organizacyjnych miasta, po wprowadzeniu zmian i akceptacji Wdrożenia Pilotażowego przez Zamawiającego. W przypadku wdrożenia w jednostkach zakładać należy równoległe prace wdrożeniowe w wielu jednostkach, tak aby okres zaplanowany na wdrożenie we 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 78

179 Koncepcja wdrożenia Systemu wszystkich jednostkach (Etap III) był wystarczający oraz aby zapewnić wymagany, adekwatny do wielkości i złożoności (potrzeb) jednostki, czas na wdrożenie. Kolejności wdrażania obszarów biznesowych Systemu ERP powinna być podyktowana zminimalizowaniem ryzyka zakłócenia lub przerwania ciągłości działania UM Katowice i jednostek organizacyjnych Miasta. Kluczem, jaki przyjęto do kolejności wdrożenia, jest rodzaj i wrażliwość danych przetwarzanych w zakresie modułów. Zaleca się następującą kolejność wdrożenia modułów ERP (zalecenie dotyczy zarówno UM Katowice jak i poszczególnych jednostek organizacyjnych Miasta):. Dane dotyczące podmiotu i rejestracja działań oraz rozliczeń z nim związanych:.. Moduł Kadry i Płace 2. Dane finansowe, związane z planowaniem budżetu i rozliczeniami: 2.. Moduł Finanse i Księgowość 2.2. Moduł Budżet i Sprawozdawczość 3. Dane dot. podatków i opłat (powiązanie danych podmiotu i finansowych, w zakresie rozliczeń) 3.. Moduł Podatki i Opłaty Lokalne 4. Dane uzupełniające: 4.. Moduł Windykacja i Egzekucja 4.2. Moduł Infrastruktura i Zasoby 5. Dane dot. monitorowania i sprawozdawczości: 5.. Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Zakłada się, że przedmiot zamówienia będzie realizowany w podziale na etapy oraz zadania w zakresie wdrożenia. Terminy dotyczące etapów są obligatoryjne dla wykonawcy, terminy określone w ramach etapów mogą być modyfikowane, w wyniku przygotowania Planu danego Etapu przez Wykonawcę, uzgodnionego i zatwierdzonego przez Zamawiającego. Harmonogram ogólny wdrożenia Systemu ERP przedstawia poniższa tabela: 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 79

180 Koncepcja wdrożenia Systemu Tabela 56. Ogólny harmonogram wdrożenia Lp. Nazwa etapu/zadania lub kamienia milowego Termin wykonania (w miesiącach) Termin zakończenia (od terminu podpisania umowy) I Etap I Analiza i projekt techniczny Systemu 0 miesięcy 0 miesięcy II Etap II Wykonanie i przeprowadzenie Pilotażu Systemu 4 miesięcy 24 miesiące III Etap III - Wdrożenie Systemu 24 miesiące 48 miesięcy IV Etap IV Eksploatacja Systemu 24 miesiące 72 miesięcy Termin wykonania zamówienia Okres świadczenia usług gwarancyjnych i wsparcia utrzymania 4 lata 2 lata Harmonogram szczegółowy wdrożenia Systemu ERP przedstawia poniższa tabela. Miesiące przedstawiają termin wykonania od rozpoczęcia danego etapu tj. maksymalna czas dla Wykonawcy na skuteczną (bez wad) realizację danego elementu/zadania zamówienia. Tabela 57. Szczegółowy harmonogram wdrożenia Lp. Nazwa etapu/zadania lub kamienia milowego Termin wykonania (w miesiącach) I Etap I Analiza i projekt techniczny Systemu 0 miesięcy (od do 0 miesiąca od podpisania Umowy) I. Opracowanie Planu Projektu I.2 Opracowanie Specyfikacji Analitycznej Systemu 4 I.3 Opracowanie Projektu Technicznego Systemu 6 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 80

181 Koncepcja wdrożenia Systemu Lp. Nazwa etapu/zadania lub kamienia milowego Termin wykonania (w miesiącach) I.4 Opracowanie specyfikacji infrastruktury technicznej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania Systemu (specyfikacja elementów infrastruktury niezbędnych do zakupienia, uzupełniających zasoby posiadane przez UM Katowice) I.5 Opracowanie planu migracji danych z dotychczas wykorzystywanych (zastępowanych) systemów, w zakresie Pilotażu Systemu I.6 Opracowanie planu i specyfikacji testów systemowych i akceptacyjnych I.7 Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia Pilotażu Systemu I.8 Opracowanie planu szkoleń 0 I.9 Gotowa dokumentacja Systemu (kamień milowy) 0 II Etap II Dostosowanie oprogramowania i przeprowadzenie Pilotażu Systemu 4 miesięcy (od do 24 miesiąca od podpisania Umowy) II. Dostosowanie oprogramowania i przygotowanie Pilotażowej wersji Systemu, w tym budowa interfejsów do systemów zewnętrznych 6 II.2 Dostarczenie infrastruktury technicznej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania Systemu 6 II.3 Instalacja i konfiguracja platformy sprzętowej 6 II.4 Przeprowadzenie testów systemowych Systemu ERP 7 II.5 Dostawa dokumentacji dla Pilotażu Systemu 7 II.6 Przeprowadzenie testów akceptacyjnych 9 II.7 Zatwierdzenie wersji Pilotażowej Systemu (kamień milowy) 9 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 8

182 Koncepcja wdrożenia Systemu Lp. Nazwa etapu/zadania lub kamienia milowego Termin wykonania (w miesiącach) II.8 Migracja danych i wdrożenie Pilotażu Systemu - UM Katowice oraz 5 wybranych jednostek organizacyjnych (rozwiązanie pilotażowe będzie funkcjonowało równolegle z obecnie wykorzystywanymi systemami, co podyktowane jest zminimalizowaniem ryzyka przerwania/zakłócenia ciągłości działania organizacji) 3 II.9 Przeprowadzenie szkolenia dla administratorów i użytkowników w zakresie niezbędnym do wdrożenia Pilotażu Systemu 3 II.0 Wnioski po Pilotażu i wprowadzenie zmian w Systemie i dokumentacji (po zakończeniu Pilota Zamawiający dokona analizy wniosków z wdrożenia pilotażowego, na podstawie tych wniosków zastrzega sobie prawo do zgłoszenia zmian w Systemie (w oprogramowaniu i dokumentacji), planie wdrożenia i migracji przed rozpoczęciem wdrożenia właściwego) 4 II. Testy systemowe i akceptacyjne wprowadzonych zmian Systemu 4 II.2 Migracja danych i wdrożenie Systemu w zakresie wprowadzonych zmian - UM Katowice i jednostki biorące udział w Pilotażu 4 II.3 Odbiór Systemu po zmianach - zakończenie równoległego funkcjonowania obecnie wykorzystywanych systemów i wdrażanego Systemu ERP, zgoda na realizację wdrożenia właściwego Systemu (kamień milowy) 4 III Etap III - Wdrożenie Systemu 24 miesięcy (od 25 do 48 miesiąca od podpisania Umowy) III. Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia Systemu 2 III.2 Analiza przedwdrożeniowa, migracja danych i wdrożenie Systemu - pozostałe jednostki organizacyjne miasta oraz UM Katowice w zakresie konieczności wdrożenia zmian, w tym spowodowanych wdrożeniami w kolejnych jednostkach 22 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 82

183 Koncepcja wdrożenia Systemu Lp. Nazwa etapu/zadania lub kamienia milowego Termin wykonania (w miesiącach) III.3 Przeprowadzenie szkolenia dla administratorów i użytkowników 22 III.4 Wdrożony System ERP (kamień milowy) 22 III.5 Dostarczenie dokumentacji powykonawczej (w tym projektowej, szkoleniowej, użytkownika, procedur, instrukcji, regulaminów) 24 III.6 Uruchomienie świadczenia usług gwarancyjnych i wsparcia utrzymania 24 III.7 Zgoda na eksploatację Systemu ERP (kamień milowy) 24 IV Etap IV Eksploatacja Systemu 24 miesiące (od 49 do 72 miesiąca od podpisania Umowy) IV. Świadczenie usług w okresie gwarancji 24 IV.2 Wsparcie utrzymania Systemu 24 IV.3 Świadczenie usług rozwojowych 24 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 83

184 Koncepcja wdrożenia Systemu Id. Nazwa zadania Czas trwania 204, Kw 4 205, Kw 205, Kw 2 205, Kw 3 205, Kw 4 206, Kw 206, Kw 2 206, Kw 3 206, Kw 4 207, Kw 2 Etap I Analiza i projekt techniczny Systemu 200 dn 3 Opracowanie Planu Projektu mies. 4 Opracowanie Specyfikacji Analitycznej Systemu 4 mies. 5 Opracowanie Projektu Technicznego Systemu 6 mies. 6 Opracowanie specyfikacji infrastruktury technicznej 6 mies. 7 Opracowanie planu migracji danych 7 mies. 8 Opracowanie planu i specyfikacji testów systemowych i akceptacyjnych8 mies. 9 Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia Pilotażu Systemu 0 mies. 0 Opracowanie planu szkoleń 0 mies. Gotowa dokumentacja Systemu (kamień milowy) 0 mies. 2 Etap II Dostosowanie oprogramowania i przeprowadzenie Pilotażu 280 dn Systemu 3 Dostosowanie oprogramowania i przygotowanie Pilotażowej wersji 6 mies. Systemu 4 Dostarczenie infrastruktury technicznej 6 mies. 5 Instalacja i konfiguracja platformy sprzętowej 6 mies. 6 Przeprowadzenie testów systemowych Systemu ERP 7 mies. 7 Dostawa dokumentacji dla Pilotażu Systemu 7 mies. 8 Przeprowadzenie testów akceptacyjnych 9 mies. 9 Zatwierdzenie wersji Pilotażowej Systemu (kamień milowy) 0 mies. 20 Migracja danych i wdrożenie Pilotażu Systemu 3 mies. 2 Przeprowadzenie szkolenia w zakresie Pilotażu Systemu 3 mies. 22 Wnioski po Pilotażu i wprowadzenie zmian w Systemie idokumentacji 4 mies. 23 Testy systemowe i akceptacyjne wprowadzonych zmian Systemu 4 mies. 24 Migracja danych i wdrożenie Systemu w zakresie wprowadzonych 4 mies. zmian 25 Odbiór Systemu po zmianach 0 mies. Rysunek 30. Szczegółowy harmonogram wdrożenia Etap I i II 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 84

185 Koncepcja wdrożenia Systemu Id. Nazwa zadania Czas trwania 206, Kw 3 207, Kw 207, Kw 3 208, Kw 208, Kw 3 209, Kw 209, Kw , Kw 2020, Kw 3 26 Etap III - Wdrożenie Systemu 480 dn 27 Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia Systemu 2 mies. 28 Migracja danych i wdrożenie Systemu 22 mies. 29 Przeprowadzenie szkolenia dla administratorów i użytkowników 22 mies. 30 Wdrożony System ERP (kamień milowy) 0 mies. 3 Dostarczenie dokumentacji powykonawczej 24 mies. 32 Uruchomienie świadczenia usług gwarancyjnych i wsparcia utrzymania 24 mies. 33 Zgoda na eksploatację Systemu ERP (kamień milowy) 0 mies. 34 Etap IV Eksploatacja Systemu 480 dn 35 Świadczenie usług w okresie gwarancji 24 mies. 36 Wsparcie utrzymania Systemu 24 mies. 37 Świadczenie usług rozwojowych 24 mies. 38 Zakończenie okresu eksploatacji Systemu 0 dn Rysunek 3. Szczegółowy harmonogram wdrożenia Etap III i IV 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 85

186 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu 5.2. Zaprojektowanie i wdrożenie Systemu W ramach prac projektowych Wykonawca opracuje w szczególności:. Plan Projektu, zawierający harmonogram prac w podziale na etapy zarządcze, strukturę organizacyjną projektu, procedury: o komunikacji, o zarządzania ryzykiem, o zarządzania zagadnieniami, o zarządzania zmianą, o monitorowania i raportowania, o zarządzania dokumentacją; 2. Plany Etapów dla każdego z etapów zarządczych, w tym szczegółowy harmonogram etapu, specyfikację produktów danego etapu, kryteria jakości dla produktów; 3. Specyfikacja Analityczna Systemu (realizacji wymagań funkcjonalnych oraz niefunkcjonalnych) na podstawie uzgodnionego sposobu modelowania wymagań (np. z wykorzystaniem notacji UML), przygotowane w ustalonym narzędziu do zarządzania nimi (np. Enterprise Architect); 4. Projekt Techniczny Systemu, w których Wykonawca przedstawi m.in.: o wymagania dla platformy sprzętowej umożliwiające spełnienie wymogów poprawnego działania systemu oraz wymagania techniczne dla platformy produkcyjnej i testowej, o sposób i zasady konfiguracji (w tym integracji) komponentów systemu, o specyfikację interfejsów do systemów zewnętrznych; 5. Plan wdrożenia, który będzie zawierał opis sposobu (metodykę) wdrożenia Systemu, w tym m.in.: o udział i obciążenie pracą komórek organizacyjnych UM Katowice oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych Miasta, o szczegółowy plan szkoleń; 6. Plan migracji danych, zawierający specyfikację zbiorów danych podlegających migracji, model docelowej struktury danych, metodykę i narzędzia, które zostaną wykorzystane w zakresie migracji danych; 7. Plan testów na podstawie uzgodnionych standardów opisywania przypadków testowych i ich zakresu. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 86

187 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu W ramach prac wdrożeniowych Wykonawca zrealizuje m.in. następujące zadania:. Wykonanie Systemu ERP oraz jego interfejsów zgodnie z dokumentacją techniczną zatwierdzoną przez Zamawiającego; 2. Dostarczenie i instalacja niezbędnych do prawidłowego i efektywnego (w zdefiniowanych w wymaganiach parametrach) elementów infrastruktury technicznej; 3. Uruchomienie środowiska testowego i produkcyjnego na platformie sprzętowej; 4. Konfiguracja platformy sprzętowej oraz instalacja oprogramowania niezbędnego dla produkcyjnego działania Systemu ERP; 5. Instalacja Systemu ERP na udostępnionej przez Zamawiającego i dostarczonej przez Wykonawcę platformie sprzętowej, konfiguracja zainstalowanego oprogramowania; 6. Integracja z innymi systemami informatycznymi, zgodnie z założeniami i wymaganiami opisanymi w niniejszym dokumencie; 7. Migracja danych (dla potrzeb testów); 8. Przeprowadzenie Testów Systemowych; 9. Przeprowadzenie Testów Akceptacyjnych; 0. Migracja danych (dla potrzeb Pilota oraz systemu docelowego);. Przeprowadzenie wdrożenia pilotażowego Systemu; 2. Uruchomienie Systemu ERP we wszystkich jednostkach organizacyjnych miasta (roll out); 3. Wsparcie techniczne w okresie uruchomienia Systemu; 4. Optymalizacja oprogramowania i środowiska produkcyjnego i testowego. W wyniku realizacji powyższych prac Wykonawca opracuje dokumentację powdrożeniową, eksploatacyjną zawierającą:. procedury wykonywania okresowych kopii bezpieczeństwa i ich przechowywania, 2. procedury zarządzania grupami użytkowników, 3. procedury modyfikacji oprogramowania i sprzętu, 4. procedury odtwarzania danych i Systemu po awarii, 5. procedura kontroli zdarzeń dotyczących bezpieczeństwa, 6. schemat i opis zaimplementowanego modelu danych, 7. instrukcje dla użytkowników i administratorów, 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 87

188 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu 8. opis interfejsów wykorzystywanych do integracji Wytyczne dotyczące sposobu roll-out u Systemu Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić wdrożenie w jednostkach organizacyjnych miasta zgodnie z przedstawionymi ramowymi wytycznymi. Dla każdej jednostki wytypowanej do wdrożenie Systemu ERP Wykonawca:. Zaimplementuje procedury migracji danych 2. Przygotuje plan migracji danych. 3. Przeprowadzi testy poprawności migracji danych. 4. Przeprowadzi wdrożenie produkcyjne systemu. Tabela 58. Wytyczne roll-out u dla Systemu Lp. Fazy wdrożenia Termin I Faza I Wdrożenie pilotażowe Systemu od do 24 miesiąca I. Opracowanie Specyfikacji Analitycznej Systemu od do 4 miesiąca I.2 Wdrożenie w 5 wybranych jednostkach organizacyjnych, reprezentacyjnych dla specyfiki świadczonych przez jednostki usług od 20 do 24 miesiąca II Faza II Wdrożenie właściwe Systemu od 26 do 46 miesiąca II. Wdrożenie w pozostałych jednostkach organizacyjnych, których systemy nie podlegają integracji j.w. II.2 Integracja Systemu ERP z dziedzinowymi systemami jednostek j.w Propozycja wyboru jednostek do wdrożenia pilotażowego Przy wyborze jednostek organizacyjnych Miasta do wdrożenia pilotażowego należy się kierować w szczególności następującymi przesłankami: reprezentatywność w stosunku do specyfiki świadczonych przez wszystkie jednostki organizacyjne usług, 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 88

189 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu możliwość zweryfikowania działania mechanizmów integracyjnych, współdzielenia i wymiany danych pomiędzy jednostką organizacyjną a UM Katowice. Dodatkowo przy wyborze jednostek istotne są również: zdolność organizacyjna i możliwość przypisania dedykowanych do współpracy zasobów, doświadczenia jednostki i pracowników we wdrażaniu systemów informatycznych. Biorąc pod uwagę w szczególności przesłanki wyszczególnione w pierwszych dwóch podpunktach powyżej, rekomendowanymi do udziału we wdrożeniu pilotażowym są: Zakład Obsługi Jednostek Oświatowych, Zespół Szkolno-Przedszkolny Nr (lub inna wybrana, duża jednostka oświatowa, posiadająca w strukturze komórki na różnym poziomie nauczania), Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej (lub inna wybrana jednostka świadcząca usługi pomocy społecznej na rzecz mieszkańców), Miejska Biblioteka Publiczna (lub inna wybrana, duża instytucja kultury), Zakład Targowisk Miejskich w Katowicach (lub inna jednostka pobierająca opłaty lub podatki od mieszkańców lub przedsiębiorców) Testy Systemu W ramach testów Systemu Wykonawca zrealizuje, co najmniej następujące zadania:. Uruchomienie środowisk testowych na udostępnionej przez Zamawiającego platformie sprzętowej, środowiska testowe umożliwią wcześniejsze testowanie Systemu oraz w dalszej perspektywie wprowadzanie zmian bez naruszania integralności środowiska produkcyjnego. 2. Przed dostawą oprogramowania Wykonawca przeprowadzi testy na własnym środowisku testowym i każdorazowo przekaże Zamawiającemu protokół z testów. 3. Konfiguracja platformy sprzętowej oraz instalacja oprogramowania niezbędnego dla działania Systemu ERP. 4. Instalacja Systemu ERP na dostarczonej przez Zamawiającego platformie sprzętowej, konfiguracja zainstalowanego oprogramowania. 5. Przygotowanie założeń i propozycji scenariuszy testów systemowych, które zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego, przeprowadzenie testów na platformie 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 89

190 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu sprzętowej Zamawiającego, opracowanie rezultatów wykonanych testów w formie wypełnionych arkuszy testowych. W przypadku wystąpienia błędów Wykonawca poprawi oprogramowanie i przeprowadzi ponownie proces testowania według scenariuszy testowych. 6. Przygotowanie założeń i propozycji scenariuszy testów, które zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego, przeprowadzenie testów na platformie sprzętowej wskazanej przez Zamawiającego. W przypadku wystąpienia błędów Wykonawca poprawi oprogramowanie i umożliwi ponowne przeprowadzenie procesu testowania, według scenariuszy testowych. 7. Wszystkie testy zostaną przeprowadzone zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego Planem testów. Plan testów będzie zawierał m.in.: o etapy testów, o przedmiot, zakres i rodzaje wykorzystywanych testów w poszczególnych etapach, o miejsce oraz harmonogram testów, o środowisko testowe, narzędzia wykorzystywane do testowania, przebieg testów, o wagi błędów i kryteria oceny rezultatów testów. Koncepcja testowania Systemu zakłada, że zakres testów (systemowych i akceptacyjnych) obejmie następujące zagadnienia:. Funkcjonalne, 2. Niefunkcjonalne (obciążenie, wydajności, uprawnień i dostępu), 3. Migracji, 4. Integracji (współpracy z innymi systemami, współpracy między komponentami oprogramowania zgodnie z wymaganiami), 5. Bezpieczeństwa. Wykonawca gwarantuje, że System jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa na dzień jego odbioru. Wykonawca ponadto zobowiązany będzie do wykazania zgodności Systemu z wymaganiami formalno-prawnymi, poprzez testy funkcjonalne elementów systemu wynikających wprost z wymagań prawa oraz listy kontrolne, przygotowane i wypełnione przez Wykonawcę, potwierdzające spełnienie wymagań formalno-prawnych w ramach przepisów określonych w niniejszym dokumencie. Wyniki testów winny być dokumentowane w arkuszach testowych wypełnianych przez testerów Zamawiającego. Arkusze testowe będą podstawą do przygotowania 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 90

191 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu na zakończenie testów zbiorczego raportu z testów warunkującego odbiór jakościowy (akceptację) Systemu ERP. Środowisko testowe podlegać będzie zarządzaniu konfiguracją, które posłuży do identyfikacji wersji systemu oraz dokumentacji, nadzoru nad nimi, zapisywania zmian, śledzenia relacji między artefaktami testowymi oraz relacji między nimi a przedmiotem testu, w celu utrzymania kontroli nad przeprowadzonymi zmianami w trakcie całego procesu testowania. Zarządzanie konfiguracją umożliwia testerom jednoznaczne zidentyfikowanie i odtworzenie testowanego wymagania Migracja danych W zakresie budowy i wdrożenia Systemu ERP przewidziana jest migracja danych. Migracja danych będzie polegać na przeniesieniu do Systemu ERP wszystkich wymaganych przez Zamawiającego danych, migrowanych z zastępowanych Systemów UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, w szczególności w zakresie: danych finansowo-księgowych, danych kadrowo-placowych, danych dotyczących planowania i rozliczania budżetu, danych dotyczących infrastruktury i zasobów, danych dotyczących podatków i opłat, niezbędnych do uruchomienia Pilota Systemu ERP, a następnie właściwego wdrożenia środowiska produkcyjnego (w ramach pełnego wdrożenia w jednostkach organizacyjnych). Przed wykonaniem tego procesu Wykonawca przygotuje plan migracji danych, poprzedzony analizą, który umożliwi sprawną migrację. Plan migracji danych zostanie przygotowany dla każdego z systemów UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, z których przeprowadzona będzie migracja danych do systemu centralnego. Nie jest przewidywana migracja danych papierowych. Zasilenie systemu danymi, które obecnie są w postaci papierowej będzie w gestii jednostek / Urzędu Miasta. Proces migracji danych będzie podlegał weryfikacji kompletności, poprawności wykonania od strony technicznej oraz funkcjonalnej. Proces migracji danych zostanie zainicjowany na zlecenie Zamawiającego i potwierdzony Protokołem Odbioru bez zastrzeżeń Szkolenia W ramach realizacji projektu Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi szkolenia dla Administratorów i Użytkowników. Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla następujących grup szkoleniowych: 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 9

192 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu Administratorzy Systemu osób w dwóch grupach, szkolenia zostaną zrealizowane w siedzibie Zamawiającego w UM Katowice, w sali udostępnionej przez Zamawiającego. Szkolenie Administratorów będzie obejmowało minimum 60 godzin (szacunkowo 0 dni po 8 godzin dla każdej grupy). Szkolenia zakończą się uzyskaniem powszechnie znanego i dostępnego certyfikatu, wydanego przez producenta oprogramowania i potwierdzającego wiedzę i umiejętności w zakresie administrowania oferowanym systemem ERP (w przypadku, gdy uzyskanie certyfikatu wiąże się z koniecznością zdania egzaminu, Wykonawca pokryje koszt jednokrotnego udziału uczestnika szkolenia w egzaminie). Szkolenia będą odbywały się w języku polskim. Zamawiający zapewni salę, a Wykonawca - niezbędny do przeprowadzenia szkolenia sprzęt komputerowy wraz z dostępem do środowiska szkoleniowego materiały szkoleniowe i wyżywieniem uczestników szkolenia. Wykonawca pokryje koszty związane z dojazdem, pobytem oraz wyżywieniem Wykładowców; Użytkownicy (szkolenie zaawansowane) 260 pracowników z UM Katowice i jednostek organizacyjnych. Szkolenia będą trwały minimum 040 godzin (szacowane 0 dni po 8 godzin dla każdej z grup - 3 grup po maksimum 20 osób). Szkolenia będą odbywały się w języku polskim w Katowicach. Szkolenia użytkowników powinny odbywać się w grupach obejmujących poszczególne moduły systemu ERP. Liczba grup powinna być uzależniona od liczby modułów obejmujących poszczególne obszary funkcjonalne i liczby uczestników biorących udział w szkoleniu z danego zakresu funkcjonalnego przy założeniu, że grupa nie może być liczniejsza niż 20 osób. Wykonawca zapewni salę, niezbędny do przeprowadzenia szkolenia sprzęt komputerowy wraz z dostępem do środowiska szkoleniowego oraz pokryje koszty związane z wyżywieniem uczestników szkolenia oraz zapewni materiały szkoleniowe. Wykonawca pokryje koszty związane z dojazdem, pobytem oraz wyżywieniem Wykładowców. Szkolenia zostaną przeprowadzone z uwzględnieniem metody train the trainers szkolenia dla wybranej grupy osób, które posiądą umiejętności i wiedzę do wsparcia użytkowników w bieżącej obsłudze Systemu oraz przeszkolenia nowych użytkowników (po zakończeniu Umowy z wykonawcą). Szkolenia zakończą się uzyskaniem powszechnie znanego i dostępnego certyfikatu, wydanego przez producenta oprogramowania i potwierdzającego wiedzę i umiejętności w zakresie obsługi oferowanego systemu ERP (w przypadku, gdy uzyskanie certyfikatu wiąże się z koniecznością zdania egzaminu, Wykonawca pokryje koszt jednokrotnego udziału uczestnika szkolenia w egzaminie). Użytkownicy (szkolenie podstawowe) 740 pracowników z UM Katowice i jednostek organizacyjnych. Szkolenia będą trwały minimum 6960 godzin (szacowane 0 dni po 8 godzin dla każdej z grup - 87 grup po maksimum 20 osób). Szkolenia będą 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 92

193 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu odbywały się w języku polskim w Katowicach. Szkolenia użytkowników powinny odbywać się w grupach obejmujących poszczególne moduły systemu ERP. Liczba grup powinna być uzależniona od liczby modułów obejmujących poszczególne obszary funkcjonalne i liczby uczestników biorących udział w szkoleniu z danego zakresu funkcjonalnego przy założeniu, że grupa nie może być liczniejsza niż 20 osób. Wykonawca zapewni salę, niezbędny do przeprowadzenia szkolenia sprzęt komputerowy wraz z dostępem do środowiska szkoleniowego oraz pokryje koszty związane z wyżywieniem uczestników szkolenia oraz zapewni materiały szkoleniowe. Wykonawca pokryje koszty związane z dojazdem, pobytem oraz wyżywieniem Wykładowców. Wykonawca opracuje harmonogram szkolenia zawierający: cel i projektowany zakres szkoleń, informacje o zakresie tematycznym poszczególnych szkoleń, metodę i formę szkoleń, czas trwania poszczególnych szkoleń z podziałem merytorycznym na poszczególne moduły, Wykładowców skierowanych do przeprowadzenia poszczególnych szkoleń, miejscu przeprowadzenia poszczególnych szkoleń (w przypadku szkoleń dla Użytkowników ta część zostanie opracowana w porozumieniu i po akceptacji Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego). Ostateczny harmonogram szkoleń Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu, na co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem szkoleń. Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkoleń zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem szkoleń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji harmonogramu, wytypowania na szkolenie mniejszej liczby uczestników oraz prawo do ostatecznego ustalenia liczby godzin szkoleń i ich zakresu. Terminy poszczególnych szkoleń zostaną dostosowane do planowanego cyklu realizacji wdrożenia Systemu. Po akceptacji harmonogramu przez Zamawiającego, Wykonawca dostarczy każdemu uczestnikowi: agendę szkolenia, materiały szkoleniowe w języku polskim w formie elektronicznej (format.docx) i papierowej, ankietę przekazaną Wykonawcy przez Zamawiającego oraz podręczniki Użytkownika i Administratora Systemu w wersji zaktualizowanej do wersji aplikacji użytej do szkolenia. Na koniec każdego szkolenia Wykonawca przygotuje test sprawdzający wiedzę zdobytą w trakcie szkolenia. Po przeprowadzeniu analizy ankiet wypełnionych po szkoleniach przez uczestników, Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu zbiorczej informacji z ankiet oraz poprawienia ewentualnych błędów w podręcznikach i ich dostarczenia w formie papierowej i elektronicznej do uczestników szkoleń. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 93

194 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Koncepcja wdrożenia Systemu 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 94

195 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP 6. OSZACOWANIE KOSZTÓW WDROŻENIA I UTRZYMANIA SYSTEMU ERP 6.. Zastrzeżenia szacowania Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP ma na celu wyliczenie prawdopodobnych kosztów wdrożenia nowego systemu ERP UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta, a nie przewidywanie kwoty ofert przetargowych. Należy pamiętać, że dostawca szacuje koszty wdrożenia systemu tak, aby wygrać przetarg, nie istnieje więc prosta zależność pomiędzy kosztem wdrożenia oprogramowania a przedstawioną ofertą. Istnieje zatem ryzyko, że wynikająca z oferty cena będzie niższa lub wyższa od rzeczywistego kosztu wdrożenia oprogramowania. Powodów takiego działania może być kilka: przewidywanie uzyskania korzyści w dłuższej perspektywie czasowej; uzyskania renomy dostawcy oprogramowanie dla administracji samorządowej na najwyższym szczeblu; szeroko pojęte powody organizacyjne, ekonomiczne czy biznesowe Estymacja kosztów wykonania (dostosowania) Systemu Przeprowadzona ekspercka estymacja kosztów wykonania (dostosowania) systemu ERP składała się z dwóch zasadniczych części. Szacowania kosztów analizy (w podziale na poszczególne komponenty Systemu), a następnie na podstawie uzyskanych danych i standardów związanych z podziałem kosztów wykonania systemu, na oszacowaniu wartości usług dla wykonania całego systemu. Pomimo założenia dostarczenia Systemu opartego o istniejące oprogramowanie klasy ERP należy mieć na uwadze, że konieczne będzie wykonanie szeregu zadań (usług) przez wykonawcę, adekwatnych jak w przypadku wytwarzania oprogramowania od podstaw. UM Katowice zakłada wdrożenie systemu dedykowanego (tzw. pod klucz ), a nie standardowych, niedostosowanych do potrzeb Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta modułów klasycznego ERP. Doświadczenia autorów niniejszego opracowania wskazują, że koszty licencji w takim przypadku, są niższe lub co najwyżej równe kosztom ponoszonym na zakup usług wdrożeniowych Szacowanie kosztów analizy Szacowanie kosztów analizy oparto o przedstawione w niniejszym dokumencie wymagania systemu ERP wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne. Dla każdego z modułów określono artefakty, będące wynikiem analizy i zaprojektowania przez Wykonawcę tj.: okna (ekrany), UC (przypadku użycia), model danych (obiekty), raporty. Przyjęte wielkości pracochłonności wykonania elementów analizy r-d [roboczodzień] zostały oszacowane z uwzględnieniem złożoności systemu, warunków środowiskowo- 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 95

196 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP organizacyjnych pracy na podstawie doświadczenia ekspertów biorących udział w szacowaniu. Rodzaj wymagania Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] Tabela 59. Pracochłonność przeprowadzenia analizy Szacowana liczba artefaktów (okien, UC, obiektów bazy danych, raportów) Pracochłonność [roboczodzień] Łącznie (iloczyn liczby artefaktów i pracochłonności) 5 0,33 4, , ,33 6,5 Raporty Suma,45 Moduł Budżet i Sprawozdawczość Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] 20 0,33 6,6 50 0, ,33 6,6 Suma 38,2 Moduł Finanse i Księgowość Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] 50 0,33 49, , ,33 9,8 Suma 29,3 Moduł Windykacja i Egzekucja Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] 20 0,33 6,6 80 0, ,33 3,3 Suma 49,9 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 96

197 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Moduł Kadry i Płace Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] 70 0,33 56, 400 0, ,33 26,4 Suma 282,5 Podatki i Opłaty Lokalne Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] 40 0,33 3,2 00 0, ,33 3,2 Suma 76,4 Moduł Infrastruktura i Zasoby Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] System Obiegu Dokumentów Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] Portale Okna [wymagania typu GUI] UC [przypadki użycia] Model danych [logiczny model danych] 20 0,33 6, ,5 5, ,33 6,60 28,20 5 0,33 4, ,5 20, ,33 6,60 3, ,33 6, ,5 5,00 0 0,33 3,30 24,90 Integracja analiza połączeń z systemami zewnętrznymi Usługi ,00 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 97

198 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP [interfejsy do innych systemów] Suma 68,00 Razem 030,40 W tabeli poniżej uwzględniono również dodatkowe nakłady pracy związane z migracją danych z obecnych systemów UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych. W zakresie migracji uwzględniono wskazane w poprzedniej tabeli (powyżej) pracochłonności analizy komponentów z wyłączeniem: Modułu Raporty i Analizy Zarządcze, Systemu Obiegu Dokumentów, Portali, Integracja. Tabela 60. Czasochłonność analizy w zakresie migracji danych w podziale na komponenty Nazwa komponentu Migracja [r-d] Moduł Raporty i Analizy Zarządcze 0 Moduł Budżet i Sprawozdawczość 9,55 Moduł Finanse i Księgowość 54,825 Moduł Windykacja i Egzekucja 2,475 Moduł Kadry i Płace 70,625 Podatki i Opłaty Lokalne 9, Moduł Infrastruktura i Zasoby 7,05 System Obiegu Dokumentów 0 Portale 0 Wspólne 0 Razem 73,625 Tabela 6. Czasochłonność analizy w zakresie migracji danych Rodzaj wymagania Wielkość Łącznie Migracja danych 25% 73,625 Do dalszej estymacji kosztów przyjęto następującą stawkę pracy analityka: Tabela 62. Stawki analityczne brutto Stawki analityczne Godzina (w zł) Dzień (w zł) 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 98

199 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Stawki analityczne Godzina (w zł) Dzień (w zł) Analiza 25, ,00 Łączny koszt przeprowadzenia analizy dla Systemu ERP został ujęty w tabeli poniżej. 3 Kwota brutto 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 99

200 Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Tabela 63. Koszty brutto przeprowadzenia analizy w podziale na komponenty Analiza całkowita Analiza [r-d] Stawka [zł/r-d] Łącznie [zł] Uwagi Moduł Raporty i Analizy Zarządcze, Z wyłączeniem migracji danych Moduł Budżet i Sprawozdawczość 47, Moduł Finanse i Księgowość 274, Moduł Windykacja i Egzekucja 62, Moduł Kadry i Płace 353, Podatki i Opłaty Lokalne 95, Moduł Infrastruktura i Zasoby 35, System Obiegu Dokumentów 3, Z wyłączeniem migracji danych Portale 24, Z wyłączeniem migracji danych Wspólne 68, Razem 204,025 nd Z wyłączeniem migracji danych Suma kosztów usług związanych z analizą wynosi w przybliżeniu,2 mln zł brutto. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 200

201 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Podział kosztów dostarczenia oprogramowania Podział kosztów 4 dostarczenia oprogramowania zawiera ogólne elementy wdrażania każdego systemu informatycznego. Powyższe oszacowanie kosztów analizy wraz z uwzględnieniem kosztów zakupu licencji i oprogramowania pozwoliło nam oszacować całkowity koszt dostarczenia Systemu ERP. Koszty analizy w zależności od złożoności systemu informatycznego, technologii na której się opiera i innych zmiennych środowiskowych wahają się średnio w zakresie 5-25%, na potrzeby naszej estymacji przyjęliśmy wartość 20%. Tabela 64. Założenia podziału i przewidywanych kosztów usług Podział kosztów Udział procentowy Analiza 20% Projektowanie i architektura 6% Development (programowanie i integracja) 40% Testowanie 0% Dokumentacja powykonawcza 2% Zarządzanie projektem 6% Szkolenia 2% (przyjęto 0% - wyliczone niezależnie) Wdrożenie w tym migracja 4% W poniższej tabeli przedstawiono wyniki estymacji kosztów zaprojektowania, wykonania i wdrożenia Systemu ERP w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych Miasta. 4 Rodzaje kosztów przyjęto zgodnie z Ian Somerville Software Engineering - za wyjątkiem pozycji związanej ze szkoleniem użytkowników, która została oszacowana oddzielnie zgodnie z przyjętymi założeniami odnośnie szkoleń 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 20

202 Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Podział kosztów Analiza Projektowa nie i architektur a Tabela 65. Koszty dostarczenia Systemu ERP Developme nt (programo wanie i integracja) Testowanie Dokumenta cja powykona wcza Zarządzani e projektem Szkolenia Wdrożenie w tym migracja Suma poszczegól nych komponent ów Udział procentowy 20% 6% 40% 0% 2% 6% 0% 4% Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Moduł Budżet i Sprawozdawczość Moduł Finanse i Księgowość pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 202

203 Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Moduł Windykacja i Egzekucja Moduł Kadry i Płace Podatki i Opłaty Lokalne Moduł Infrastruktura i Zasoby System Obiegu Dokumentów Portale Wspólne Razem Łączny szacowany koszt usług analizy, wykonania (dostosowania) i wdrożenia wynosi w przybliżeniu 6 mln zł. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 203

204 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Rozkład kosztów usług analizy i wdrożenia jest zależny od przewidzianych umową płatności za poszczególne etapy prac. Dla zachowania spójności przyjęto podział adekwatny do podziału kosztów w powyższej tabeli. Rzeczywisty udział procentowy płatności za etap w umowie powinien zostać zweryfikowany pod kątem efektywności wykonania prac przez dostawcę i odbiorów produktów/etapów umowy. Realizacja zamówienia przewidziana jest na 3 lata, jednakże należy zakładać, że umowa zostanie zawarta w trakcie roku i tym samym płatności rozłożą się na 4 lata kalendarzowe. Tabela 66. Koszty usług analizy i wdrożenia/zarządzania w podziale na lata Koszt analizy i wdrożenia/zarządzania [zł] rok 2 rok 3 rok 4 rok Suma Estymacja rynkowych kosztów zakupu licencji Podstawowym niezmiennym kosztem zakupu dostosowanego rozwiązania systemu klasy ERP jest zakup licencji. Do wyliczenia wartości licencji wykorzystano metodę estymacji rynkowych kosztów zakupu licencji. Metoda ta w sposób oczywisty jest podstawą szacowania klasycznych modułów Systemu ERP, które zostaną dostosowane zgodnie z wymaganiami, przedstawionymi w niniejszym dokumencie. Oprogramowanie typu COTS, pokryje większość funkcjonalności systemu ERP UM Katowice. Kwota zakupu licencji została oszacowana na podstawie danych rynkowych dostawców, przy uwzględnieniu upustów dla zamówień podobnej skali i złożoności systemu. Należy mieć na uwadze, że koszt wartości procentowej licencji w całkowitej kwocie zamówienia będzie zależny od strategii cenowej danego dostawcy oraz sposobu licencjonowania (np. na użytkownika zarejestrowanego, na liczbę jednoczesnych użytkowników, na serwer, na procesor, na komponent). Doświadczenia autorów niemniejszego opracowania wskazują, że udział procentowy koszów licencji w stosunku do całkowitej kwoty postępowania może się różnić nawet w zakresie ofert złożonych do jednego postępowania przetargowego. Najczęściej wartość ta mieści się w przedziale od 20% do 60% wartości zamówienia. Poniższa tabela przedstawia przybliżone koszty zakupu licencji na użytkownika z UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych. Do oszacowania kosztów licencji wykorzystano wyliczoną w poprzednich rozdziałach liczbę użytkowników w podziale na poszczególne moduły. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 204

205 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Koszty przedstawiono w podziale na poszczególne moduły, uśredniając koszt licencji niezależnie od przydzielonego poziomu uprawnień (pełne uprawnienia, przeglądanie, funkcje raportowe). Powyższe założenie przyjęto z uwagi na: podział licencji i ich koszt nie jest najczęściej zależny od poziomu uprawnień, pełne licencje stanowią zdecydowaną większość tj. 80% wszystkich szacowanych licencji, licencje obejmujące funkcje raportowe to jedynie ok. 6% wszystkich szacowanych licencji. W zestawieniu nie uwzględniono: kosztów licencji na System Obiegu Dokumentów, gdyż UM Katowice posiada obecnie wystarczającą liczbę/zakres licencji do wdrożenia Systemu zgodnego z wymaganiami, kosztów licencji na system CMS, gdyż wśród obecnych rozwiązań na rynku istnieje wiele darmowych rozwiązań, które spełniają wymagania określone dla portali (Portalu Mieszkańca, Portalu Pracownika). Finanse i Księgow ość Tabela 67. Przewidywana liczba licencji Kadry i Płace Moduł Windyka cja i Egzekucj a Infrastru ktura i Zasoby Raporty i Analizy Zarządcz e Budżet i Sprawoz dawczoś ć Podatki i Opłaty Lokalne UM Katowice Jednostki Organizacyjn e RAZEM Tabela 68. Przewidywane koszt zakupu licencji [zł] brutto Finans e i Księgo wość Kadry i Płace Moduł Windy kacja i Egzeku cja Infrastr uktura i Zasoby Raport y i Analizy Zarząd cze Budżet i Spraw ozdaw czość Podatki i Opłaty Lokalne Uśredniony, szacunkowy koszt licencji Przewidywana liczba licencji Suma poszczególnych komponentów pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 205

206 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Łącznie Łączny szacowany koszt licencji wynosi w przybliżeniu 4,7 mln zł. Założenia harmonogramu wskazują, że licencje będą finansowane w zakresie II oraz III Etapu realizacji umowy. Zakłada się, że wydatki poniesione na zakup licencji zostaną poniesione w stosunku /3 w zakresie realizacji Etapu II oraz 2/3 w zakresie realizacji Etapu III i IV (/3 kosztów rocznie). Przewidywany podział kosztów przedstawiono w poniższej tabeli. Tabela 69. Koszty zakupu licencji w podziale na lata [zł] brutto 2 rok 3 rok 4 rok Suma Koszt zakupu licencji Szkolenia Zgodnie z przyjętym modelem szkolenia, liczba przeszkolonych przez dostawcę rozwiązania użytkowników (pod rozwagę wzięto szkolenia wyjazdowe) to: Tabela 70. Przewidywana liczba użytkowników objętych szkoleniem organizowanym przez dostawcę rozwiązania Liczba osób Liczba szkoleń Administratorzy Minimum 60 godzin (szacunkowo 0 dni po 8 godzin dla każdej grupy) Użytkownicy (szkolenie zaawansowane) Użytkownicy (szkolenie podstawowe) 260 Minimum 040 godzin (szacowane 0 dni po 8 godzin dla każdej z grup - 3 grup po maksimum 20 osób). 740 Minimum 6960 godzin (szacowane 0 dni po 8 godzin dla każdej z grup - 87 grup po maksimum 20 osób) W związku z ogólnie przyjętymi zasadami szkoleniowymi mówiącymi o optymalizacji grup szkoleniowych do 5-20 osób przyjmiemy, że: dla grupy Administratorzy będą wykonywane w 2 cyklach (2 grupy), 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 206

207 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP dla grupy Użytkownicy (szkolenie zaawansowane) będą wykonane w 3 cyklach (3 grup), dla grupy Użytkownicy (szkolenie podstawowe) będą wykonane w 87 cyklach (87 grup). Poprzez szkolenia dla grupy (cykle szkoleniowe) rozumiemy zestaw szkoleń potrzebny do przekazania całokształtu wiedzy potrzebnej do zapoznania się z dostarczonym rozwiązaniem. Zakłada się, że możliwe jest zrównoleglenie wykonania cykli szkoleń, jednakże szkolenia musza być dostosowane do harmonogramu wdrażania modułów Systemu w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych. Szacunkowy koszt będzie różny w zależności od wybranego rozwiązania i metodyki szkoleń proponowanej przez określonego dostawcę. Na potrzeby szacunków przyjęto, że koszt 0 dni po 8 jednostek szkoleniowych dla optymalnej grupy szkoleniowej wyniesie zł. Do kosztów szkolenia dla Administratorów oraz Użytkowników (szkolenie zaawansowane) dodano dodatkowy koszt egzaminu w wysokości 2 tyś zł brutto na osobę. Dla szkoleń na poziomie podstawowym przyjęto obniżoną stawkę, z uwagi na niższy poziom zaawansowania szkolenia (możliwość wykorzystania tańszych zasobów) oraz powtarzalność szkolenia, przyjęto zł (0 dni po 8 jednostek szkoleniowych). Tabela 7. Koszt przeprowadzenia szkoleń [zł] brutto Użytkownicy Kwota brutto (w zł) Administratorzy Użytkownicy (szkolenie zaawansowane) Użytkownicy (szkolenie podstawowe) Suma Ze względu na stosunkowo dużą niezależność terminu realizacji szkoleń w stosunku do czasu realizacji roll-out u, proponowany charakter podziału kwot szkoleniowych wynika z proporcjonalnego założenia, że w okresie Pilotażu Systemu zostaną przeszkoleni Administratorzyoraz 0% spośród Użytkowników (szkolenie zaawansowane) oraz 0% spośród Użytkowników (szkolenie podstawowe). W okresie realizacji Etapu III (wdrożenia w jednostkach) koszty podzielono proporcjonalnie na 2 lata realizacji (208 r. i 209 r.). 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 207

208 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Tabela 72. Koszt przeprowadzenia szkoleń w podziale na lata [zł] brutto 2 rok 3 rok 4 rok Suma Łączny koszt szkoleń Zakup sprzętu Możliwe rozwiązania w zakresie zapewnienia infrastruktury technicznej na potrzeby funkcjonowania Systemu przeanalizowano i opisano w analizie opcji w rozdziale Koncepcja rozwiązań technicznych. Zalecanym wariantem jest rozwój obecnej infrastruktury UM Katowice (wariant Wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice ) obejmującym m.in. zakup dodatkowych serwerów czy pamięci masowej. Szczegółowy zakres i parametry niezbędnej infrastruktury będzie zależny od rozwiązań proponowanych przez dostawcę systemu. Na elementy infrastruktury przypuszczalnie składać się będą: Tabela 73. Koszt zakupu elementów infrastruktury [zł] brutto Nazwa elementu Macierz dyskowa Serwery Biblioteka taśmowa Pozostałe elementy infrastruktury Oprogramowanie narzędziowe Opis pozycji Macierz dyskowa, wraz z pamięcią masową (dyskami) Farma ok. 5 serwerów, w tym: serwery aplikacyjne, serwery bazy danych, serwery backupu, serwery zapasowe, wraz z dodatkową obudową kasetową dla serwerów Biblioteka taśmowa do wykonywania kopii bezpieczeństwa, wraz z taśmami Dodatkowe elementy infrastruktury technicznej i sieciowej (np. switche) Oprogramowanie służące do zarządzania infrastruktura techniczną i sieciową Szacunkowa cena pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 208

209 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Nazwa elementu Opis pozycji Szacunkowa cena Razem Na podstawie podobnych rozwiązań oraz analizy obecnych zasobów szacuje się, że wydatki na dodatkową infrastrukturę nie powinny przekroczyć 2 mln zł brutto. Wydatki na zakup dodatkowej infrastruktury poniesione zostaną w drugim roku realizacji zamówienia na System ERP. Wybór wariantu Wykorzystanie Centrum Przetwarzania Danych UM Katowice skutkować będzie ponadto dodatkowymi kosztami dostosowania serwerowni (m.in. pozyskania poświadczeń odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, zakup dodatkowych zabezpieczeń środowiskowych). Bez względu na wybór wariantu, konieczne jest zapewnienie przez UM Katowice końcówek klienckich (stacji roboczych) dla jednostek organizacyjnych miasta. Analiza obecnych zasobów sprzętu komputerowego oraz oprogramowania jednostek (na podstawie inwentaryzacji) wskazuje na następujące dane: w przybliżeniu 5% (245 sztuk) stacji roboczych wymaga wymiany z uwagi na parametr techniczne, w przybliżeniu 66% (3232 sztuk) posiada system operacyjny nie posiadający wsparcia producenta oprogramowania (dotyczy Windows XP oraz niższych wersji). Powyższe przekłada się na dodatkowe koszty związane z: zapewnieniem odpowiedniej wydajności tj. zakup 245 sztuk nowych komputerów, co daje szacunkowy koszt zł brutto (245 x 3500 zł brutto), zapewnianie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, poprzez (3 możliwe warianty): o zakup 3232 sztuk nowych komputerów z oprogramowaniem systemowym posiadającym wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt zł brutto (3232 x 3500 zł brutto), o zakup 3232 sztuk licencji na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt zł brutto (3232 x 300 zł brutto), o zakup oprogramowania wirtualizacyjnego tj. modułu wirtualizacji systemów operacyjnych dla 3232 końcówek klienckich, szacunkowy koszt licencji to zł brutto (licencje na oprogramowanie do wirtualizacji np. WMware, Citrix oraz system operacyjny np. Windows Server), jednakże rozwiązanie wymaga zakupu dodatkowych elementów 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 209

210 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP infrastruktury, co przełoży się na łączny koszt wariantu w przybliżeniu zł brutto. Powyższe koszty nie są ujęte w zakresie zamówienia na System ERP i w związku zostały wyodrębnione z szacowania kosztów wdrożenia Systemu. Rekomendowanym wariantem jest zakup licencji na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe). Ponadto należy mieć na uwadze konieczność zapewnienia łączy o parametrach zapewniających sprawną obsługę Systemu. Zapewnienie łączy jest również poza zakresem zamówienia na System ERP. Dodatkowe warianty zapewnienia i utrzymania infrastruktury oszacowano w ramach kosztów utrzymania, dotyczy wariantów: wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS, wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI), wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS Koszty utrzymania Utrzymanie i rozwój oprogramowania Utrzymanie/serwis i rozwój oprogramowania szacuje się na 0-25% całkowitych kosztów jego dostarczenia. Na potrzeby niniejszego dokumentu, zostanie przyjęty próg 5% po zakończeniu realizacji umowy (pełnego wdrożenia Systemu). Jako koszt utrzymania i rozwoju rozumiane są wszystkie koszty związane z dostosowaniem oprogramowania do zmiany warunków prawnych, koszt gwarancji, usuwania błędów a także wszystkie koszty związane z przeprowadzeniem całego procesu wytwórczego od analizy poczynając, na testach i wdrożeniu kończąc. W koszt utrzymania wliczona jest również opłata serwisowo-licencyjna. Koszty utrzymania rozpoczną się w trakcie trwania realizacji zamówienia po zakończeniu Etapu II realizacji umowy z dostawcą tj. Wykonanie i przeprowadzenie Pilotażu Systemu. Dla tego okresu od terminu zakończenia Etapu II do terminu zakończenia realizacji umowy przyjęto obniżony próg 5% kosztów dostarczenia rozwiązania. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 20

211 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Tabela 74. Koszt utrzymania/serwisu i rozwoju w podziale na lata [zł] brutto Koszt utrzymania i rozwoju oprogramowania 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok Suma (do 2 lat po realizacji umowy) Łączne koszty utrzymania i rozwoju oprogramowania szacuje się na ok. 5,3 mln zł brutto w przeciągu 2 lat po wdrożeniu Systemu (w zakresie obowiązywania umowy z dostawcą) Wewnętrzne koszty utrzymania Wewnętrzne, pozostałe koszty utrzymania Systemu obejmują wynagrodzenia administratorów. Przewidziano, że na potrzeby utrzymania niezbędne będzie utrzymanie zatrudnienia (zatrudnienie) administratorów. Oszacowano koszty wewnętrzne dla przyjętego wynagrodzenia brutto (z narzutami) 7 tyś zł (na podstawie Ogólnopolskie Badanie Wynagrodzeń (OBW) przeprowadzone przez Sedlak & Sedlak w 203 roku). Założono zatrudnienie w 2 roku realizacji zamówienia oraz w kolejnych latach przez 2 miesięcy. Tabela 75. Wewnętrzne koszty brutto utrzymania Koszt brutto wynagrodzenia administratorów 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok Suma (do 2 lat po realizacji umowy) Utrzymanie infrastruktury sprzętowej wariant CPD UM Katowice Serwis infrastruktury sprzętowej szacuje się na 3-0% całkowitych kosztów jego zakupu. Na potrzeby niniejszego szacowania przyjęto próg 5% po dostawie elementów infrastruktury (w 2 roku realizacji zamówienia). Koszty utrzymania obecnej infrastruktury pozostaną bez zmian i nie zostały ujęte w szacowaniu kosztów wdrożenia i utrzymania nowego rozwiązania. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 2

212 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Tabela 76. Koszt utrzymania/serwisu nowej infrastruktury sprzętowej w podziale na lata [zł] brutto Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok Suma (do 2 lat po realizacji umowy) Utrzymanie infrastruktury sprzętowej wariant wykorzystania zewnętrznych CPD Utrzymanie infrastruktury sprzętowej w wariancie wykorzystania zewnętrznych CPD, w modelu IaaS dotyczy wariantów: wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu IaaS, wykorzystanie Regionalnego Centrum Przetwarzania Danych Samorządowych (projekt Województwa Śląskiego/ŚCSI) i/lub Chmury obliczeniowej Administracji Publicznej (projekt MAC/CPI). Do szacowania kosztów dla wariantów wzięto pod uwagę w szczególności: wielkość i złożoność całości zamówienia, potencjalną ilość i rodzaj elementów infrastruktury docelowo potrzebnej do sprawnego funkcjonowania Systemu (zajętość CPD). Zakłada się, że koszty dla obu wariantów będą porównywalne, z uwagi na konieczność zapewnienie identycznych warunków i parametrów usługi, gdyż dla obu wariantów dostawca będzie zobowiązany jedynie dostarczyć moc obliczeniową. Różny jedynie będzie możliwy sposób rozliczeń (z firmą rynkową lub w zakresie administracji publicznej). Tabela 77. Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej z wykorzystaniem zewnętrznych CPD (IaaS) w podziale na lata [zł] brutto Koszt zakupu usługi model IaaS 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok Suma (do 2 lat po realizacji umowy) pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 22

213 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP W przypadku wariantu Wykorzystanie zewnętrznego, komercyjnego Centrum Przetwarzania Danych w modelu SaaS koszt będzie znacznie wyższy z uwagi na konieczność zakupienia dodatkowych usług (pracy) wykwalifikowanych specjalistów, którzy będą administrować i utrzymywać infrastrukturę. Do szacowania kosztów dla wariantu wzięto pod uwagę w szczególności: zakładane parametry SLA, godne z wymaganiami dostępności, koszty zapewnienia stałych, dedykowanych zasobów osobowych do obsługi. Tabela 78. Koszt utrzymania infrastruktury sprzętowej z wykorzystaniem zewnętrznych CPD (SaaS) w podziale na lata [zł] brutto Koszt zakupu usługi model SaaS 2 rok 3 rok 4 rok 5 rok 6 rok Suma (do 2 lat po realizacji umowy) Podsumowanie szacowania kosztów Koszty realizacji Całkowity szacunkowy koszt dostarczenia Systemu ERP dla UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych Miasta to zł brutto. Błąd szacowania to 30% 5. Koszt analizy i zarządzania Zakup licencji Tabela 79. Całkowity koszt realizacji [zł] brutto Kwota (w zł) Kategoria wg UE Usługi związane z przygotowaniem, wdrożeniem i utrzymaniem systemów Zakup i modernizacja oprogramowania Zakup sprzętu Zakup sprzętu komputerowego Szkolenia Koszty szkoleń 5 Wielkość błędu wynika z czynników związanych z różną kwotą licencji dla oferowanych rozwiązań rynkowych jak i błędem szacowania przede wszystkim kosztów analizy i zarządzania. 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 23

214 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Kwota (w zł) Łącznie N/D Kategoria wg UE Rysunek 32. Koszty realizacji w podziale na kategorie Tabela 80. Rozkład kosztów w zakresie dostarczenia Systemu w ujęciu rocznym [zł] brutto Koszt analizy i zarządzania rok 2 rok 3 rok 4 rok Zakup licencji Zakup sprzętu Szkolenia Łączny koszt dostarczenia Tabela 8. Błąd szacowania kosztów realizacji [zł] brutto Dolna wartość Wartość bazowa Górna wartość Koszt realizacji pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 24

215 Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP Rysunek 33. Szacunkowa wartość Systemu błąd szacowania Koszty dodatkowe Dodatkowym kosztem, poza zakresem wdrożenia Systemu ERP jest zapewnienie końcówek klienckich (stacji roboczych) dla jednostek organizacyjnych miasta. Powyższe przekłada się na dodatkowe koszty związane z: zapewnieniem odpowiedniej wydajności tj. zakup 245 sztuk nowych komputerów, co daje szacunkowy koszt zł brutto (245 x 3500 zł brutto), zapewnianie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, poprzez (3 możliwe warianty): o zakup 3232 sztuk nowych komputerów z oprogramowaniem systemowym posiadającym wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt zł brutto (3232 x 3500 zł brutto), o zakup 3232 sztuk licencji na oprogramowanie systemowe posiadające wsparcie producenta (np. Windows 7 lub wyższe), co daje szacunkowy koszt zł brutto (3232 x 300 zł brutto), o zakup oprogramowania witalizacyjnego tj. modułu wirtualizacji systemów operacyjnych dla 3232 końcówek klienckich, szacunkowy koszt licencji to zł brutto (licencje na oprogramowanie do 4pi Sp. z o.o Warszawa, ul. Niekłańska 27/5, tel/fax (22) , 25