Specyfikacje produktu oraz faktur w zasięgu ręki

Transkrypt

1 DocuWare dla Zakupów Solution Info Specyfikacje produktu oraz faktur w zasięgu ręki Docuware archiwizuje dokumenty takie jak faktury, specyfikacje produktów oraz dowody dostawy w jednym centralnym zbiorze dokumentów. Umożliwia porównywanie ofert oraz charakterystyk produktów za pomocą kilku kliknięć. Stanowi również świetny sposób na uproszczenie oraz przyspieszenie procesu autoryzacji faktur, poprawiając ogólną jakość danych. Zakupy porównawcze sprawiają trudności? Czy w ramach swojej pracy dokonujesz zakupów części zamiennych i komponentów? Jak wypada porównanie tego rodzaju elementów od różnych dostawców? Czy będą współdziałać w połączeniu nawet z częściami od producenta, który nie prowadzi już działalności? Trzeba odpowiedzieć na tak wiele pytań oraz przeanalizować tak wiele specyfikacji. Niestety odpowiedzi na nie znajdują się w dokumentacji ukrytej w teczkach i segregatorach w różnych miejscach w firmie. Poszukiwanie trwa i jak zawsze liczy się czas. Czy taniej zawsze oznacza lepiej? Porównywanie ofert może być trudne. Czy zmiana dostawcy na nowego byłaby naprawdę korzystna? Czy koszty produkcji za granicą są rzeczywiście niższe, czy też niższa cena była możliwa jedynie przy zamówieniu towarów o niższej jakości? Co może się stać, jeśli na płytce obwodu zostaną zamontowane tanie komponenty? Nie, tańszy zakup nie zawsze oznacza dobry interes. Czasami oferty pozornie wydają się bardzo podobne. Nawet warunki mogą być takie same, jednak wyniki końcowe dostawców mogą się znacznie różnić. Większy problem stanowi fakt, że nie wszystkie dokumenty dostawcy z poprzednich lat były systematycznie archiwizowane, co uprościłoby wyszukiwanie i przyspieszyłoby je. Gdy brakuje niektórych elementów, często bardzo trudno jest porównać podobne produkty. 1

2 Zalety DocuWare Możliwy na całym świecie dostęp pracowników różnych działów do wszystkich dokumentów za jednym kliknięciem Łatwa integracja z aplikacjami innych producentów Sprawnie przebiegające i jasne procesy handlowe, zwiększona wydajność Wyższy poziom zadowolenia pracowników i eliminacja zbędnych poszukiwań Archiwizacja zapewniająca bezpieczeństwo przed niepowołanym dostępem Zwolnienie powierzchni archiwum Zbyt wysoka zapłata, za mała dostawa Firma odbiera dostawę wraz z jej potwierdzeniem w magazynie, a wkrótce otrzymuje również fakturę. Może to oznaczać tworzenie wielu kopii. Np. podczas gdy pracownik, który odebrał dostawę potrzebuje kopii dowodu dostawy, aby sprawdzić, co w rzeczywistości zostało przyjęte, inne działy mogą potrzebować potwierdzenia dowodu do kontroli stanów zapasów oraz pobrania zapasów do produkcji, a dział zakupów potrzebuje go w celu weryfikacji faktury wymagającej zapłaty. Może to zająć dużo czasu, sporo kosztować i nie jest wydajne. Jeśli chodzi o jakość otrzymanej dostawy, początkowo wszystko może wyglądać dobrze, jednak co w przypadku, gdy pojawi się problem z częścią od dostawcy? Dział zakupów może dysponować dokumentami dotyczącymi samego zakupu, jednak kto przesłał dostawcy specyfikacje dotyczące produkcji części? Czy wszystkie te dokumenty znajdują się w jednym miejscu umożliwiającym łatwe i szybkie sprawdzenie? Bez łatwego dostępu do szczegółowej dokumentacji umożliwiającej udowodnienie poprawnego złożenia zamówienia Twoja firma może ponieść dodatkowe koszty. Korzyści: DocuWare dla Zakupów Łatwa integracja DocuWare w systemie Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa ERP lub w systemie logistycznym - niezakłócony przepływ informacji Bezpieczna i szybka kontrola jakości Dokładne porównywanie ofert za pomocą (pełnotekstowego) wyszukiwania elektronicznego Krótszy czas wyszukiwania w różnych działach dzięki centralnemu zbiorowi dokumentów Przejrzyste procesy przy wykorzystaniu pieczątki elektronicznej Szybsze zatwierdzanie faktur oznaczające możliwość skorzystania z rabatów za wcześniejszą zapłatę Oszczędność powierzchni 2

3 Analiza szczegółów dotyczących produktów Dział zakupów musi analizować i uwzględniać wszelkiego rodzaju parametry produktu. W przypadku zaniedbania w tej kwestii nie trudno o kosztowne pomyłki. Wszystkie specyfikacje zawsze dostępne Dzięki DocuWare, specyfikacje produktów z poprzednich dekad są zapisywane w dobrze zorganizowany sposób. Są archiwizowane wraz z kryteriami indeksowania takimi jak rodzaj, data oraz dostawca. Potrzebny jest wgląd do określonego dokumentu? Wyszukanie i zlokalizowanie go przez wpisanie słów indeksowych jest proste. Kolejną opcją jest przeszukiwanie pełnotekstowe w celu odnalezienia drobnych szczegółów, takich jak numer części. W ten sposób wszystkie specyfikacje są dostępne od ręki niezależnie od tego, czy dostęp do dokumentów uzyskiwany jest za pomocą systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa ERP czy za pomocą DocuWare. Posiadający informacje pracownik ma pewność, że uniknie popełnienia kosztownych błędów podczas ponawiania zamówień lub zmiany dostawcy. Ocena ofert Jeżeli chodzi o zakupy, porównywanie elementów różniących się od siebie nie ma sensu. Jeśli oferty różnych dostawców nie są skonstruowane w sposób umożliwiający przeprowadzenie analizy porównawczej, może to być kłopotliwe. Ostatecznie firma może wydać o wiele więcej niż jest to konieczne. Potężne narzędzie analityczne W centralnym zbiorze dokumentów wszystkie oferty są w bezpieczny sposób archiwizowane na dziesiątki lat. Możliwe jest sprawdzenie wcześniejszych ofert i porównanie ich z aktualną partią. Dokumenty mogą zostać wyszukane w kilka sekund poprzez kliknięcie na kryterium indeksowe takie jak tytuł oferty lub nazwa dostawcy. Pracownik może teraz analizować ceny oraz wyniki. Trendy rynkowe stają się przejrzyste, dzięki czemu łatwiej jest dokonywać rzetelnych wyborów oraz podejmować decyzje pozwalające na zaoszczędzenie pieniędzy. Weryfikacja faktur Od momentu otrzymania faktury aż do momentu faktycznej zapłaty może upłynąć wiele czasu. Okres pomiędzy tymi czynnościami może być uciążliwy kopie faktur sporządzone przez dział zakupów często muszą zostać przedstawione wielu pracownikom. Czasami brak tylko jednego szczegółu w umowie lub w treści dokumentu dotyczącego dostawy może wstrzymać pracę. Długi czas oczekiwania oraz przetwarzania jest często normą. Trudno jest określić, na którym etapie zatrzymał się proces autoryzacji. W tym czasie często przepada możliwość otrzymania rabatu za wcześniejszą zapłatę. Zatwierdzanie faktur pieczątką Cały proces zatwierdzania faktur wygląda inaczej, gdy używa się DocuWare. Po pierwsze, sporządzanie kopii nie jest konieczne. Rekordy takie jak faktury oraz dowody dostawy są automatycznie archiwizowane wraz z kryteriami indeksowania takimi jak numer klienta, nazwa, adres oraz numer formularza dostawy. System organizuje wszystkie elementy i umieszcza je w jednym centralnym zbiorze dokumentów. Każdy upoważniony pracownik może bezzwłocznie uzyskać daną informację, zarówno za pomocą systemu ERP czy też z pomocą DocuWare. Możliwe jest nawet przeszukiwanie pełnotekstowe. Czas przetwarzania znacznie się skraca ze względu na to, że pracownicy, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, mają dostęp do potrzebnych szczegółów, dzięki czemu autoryzacja faktur staje się bezproblemowa. Dzięki elektronicznym pieczątkom, dla pełnej jasności, zawsze możliwe jest uzyskanie informacji o tym, na którym dokładnie etapie procesu znajduje się faktura. Wyjaśnienia w różnych kwestiach można teraz uzyskać o wiele szybciej, co umożliwia korzystanie ze zniżek za wcześniejszą zapłatę. 3

4 Autoryzacja faktur w kilka sekund Pracownicy firmy mogą zaakceptować, odrzucić lub przekazywać do innego działu faktury z każdego miejsca na świecie. Jedyną wymaganą czynnością, którą należy wykonać, aby umożliwić kontynuację obiegu dokumentów workflow, jest przyłożenie elektronicznej pieczątki. Żadnych duplikatów Zamówione towary dostarczane są wraz z dowodem dostawy do magazynu lub kancelarii. Po sprawdzeniu paczki, formularze dostawy oraz inne dokumenty zostają zeskanowane do DocuWare. Tworzenie wielu kopii dokumentów nie jest już konieczne. Wszyscy upoważnieni pracownicy mogą teraz uzyskać natychmiastowy dostęp do tych dokumentów. Natychmiastowy dostęp do informacji Po akceptacji dostawy dział księgowy otrzymuje fakturę. Następnie, zostaje ona zeskanowana i przesłana do działu zakupów. Lista zadań jest nieustannie aktualizowana i bezzwłocznie powiadamia dział zakupów o nowej fakturze do zatwierdzenia. Poprzez jedno kliknięcie można odnaleźć dokumenty powiązane z fakturą dostawcy. Teraz weryfikacja przebiega szybko i sprawnie. Pieczątki rozpoczynają przepływ pracy Poprzez przyłożenie pieczątki przepływ pracy zostanie uruchomiony. Przykładowo, faktura, którą ocenia dział zakupów może zostać wysłana do innego działu w celu dokonania kontroli krzyżowej lub do kontrolera w przypadku większych sum. Listy zadań oraz pieczątki mogą zostać ustawione w kilka minut przez administratora. Elektroniczna autoryzacja Przy przystawieniu elektronicznej pieczątki na fakturze, program prześle zatwierdzoną fakturę do wybranego działu, w celu dokonania dalszej kontroli danych lub autoryzacji. Jedyną wymaganą czynnością jest wybór właściwej pieczątki i umieszczenie jej na dokumencie. Jeśli np. dział księgowy wymaga dalszych informacji, takich jak część zamówiona dla filii xyz wystarczy nanieść odpowiedni przypis na dokumencie. Dzięki liście zadań oraz pieczątkom, autoryzacji faktur można dokonać w kilka sekund. 4

5 Przykład z życia Firma A1 Fire and Electric Company wprowadziła DocuWare, aby elektronicznie zarządzać dokumentami zakupowymi, w tym zamówieniami zakupów, dowodami dostawy oraz fakturami. Poprzez zastosowanie elektronicznych pieczątek, przepływ pracy całej procedury został zautomatyzowany oraz stał się przejrzysty. Od momentu wprowadzenia DocuWare, obsługa uległa poprawie zarówno z punktu widzenia pracowników jak i klientów. Zamówienia zakupowe (PO) są elektronicznie wysyłane do koszyka spraw do załatwienia w DocuWare. Po otrzymaniu Zadanie dowodów dostawy i faktur, są one skanowane i dołączane do zamówienia. Automatyzacja procesów obsługi zobowiązań Po wprowadzeniu tych trzech dokumentów, DocuWare automatycznie przesyła je do działu zobowiązań, aby zostały umieszczone w systemie księgowym. Następnie, zestaw dokumentów zostaje ostemplowany, co powoduje jego automatyczne przesłanie do kontroli płatności. Na końcu następuje uzgodnienie rachunku. Dzięki integracji zastosowanego systemu księgowego z DocuWare, każdy pracownik działu księgowego może przywołać dokumenty zarchiwizowane w DocuWare. Lepsza kontrola zamówień zakupu oraz faktur Korzyści Ważne informacje nigdy nie są błędnie lokalizowane ani nie są gubione Firma A1 obsługuje dokumenty handlowymi z nowo Lepsze relacje z dostawcami oraz większa odkrytą łatwością. Zamówienia nigdy nie są umieszczane wydajność pracowników w nieprawidłowej lokalizacji ani nie są gubione, co Pozytywny wpływ na organizację pracy poprawia relacje z dostawcami, skutkuje obniżeniem poziomu stresu w miejscu pracy oraz podniesieniem poziomu zadowolenia pracowników. Firma A1 zaobserwowała pozytywny wpływ DocuWare na organizację pracy w firmie. 5

6 Głównym czynnikiem, który wpłynął na naszą decyzję o wdrożeniu DocuWare było to, że nie musieliśmy ponowne ustalać codziennych procesów naszej pracy, do których wszyscy już przywykli. Zachowaliśmy dotychczasowy sposób pracy i dokonaliśmy jego automatyzacji od bardziej dokładnych kontroli wewnętrznych do wyższej jakości obsługi klienta, co spowodowało ulepszenie mojej firmy. Earl Speigel, Prezes firmy A1 Fire and Electric Company This document can also be found here: For more information please visit our website at 6