3.1. SYSTEMY DZIEDZINOWE

Transkrypt

1 Ogólnie komputerowe systemy wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa można podzielić na systemy zintegrowane, którego funkcjonalność obejmuje wszystkie podstawowe obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, oraz systemy dziedzinowe, z których każdy jest wyspecjalizowany w obsłudze jednego obszaru funkcjonalnego księgowości, gospodarki magazynowej itp SYSTEMY DZIEDZINOWE Zakres zastosowania systemu dziedzinowego jest ograniczona do określonej grupy zagadnień. Ponadto w wielu przedsiębiorstwach komputeryzacja następowała sukcesywnie, obejmując coraz to nowe dziedziny, więc może występować równocześnie kilka systemów, opracowanych przez różne firmy. Systemy dziedzinowe wypełniają swoje specjalistyczne funkcje często dużo lepiej niż systemy zintegrowane, lecz mogą sprawiać trudności ze współdziałaniem. Zachodzi więc potrzeba wsparcia ich systemami, który udostępniałby dane zgromadzone w różnych systemach dziedzinowych, przeprowadzałby agregację tych danych w różnych konfiguracjach pomiędzy systemami dziedzinowymi oraz posiadałby szereg narzędzi do wielowymiarowych analiz tych danych. Firma konsultingowa Gartner Group nazwała tej klasy systemy terminem Business Intelligence Systems. Zdefiniowała je jako systemy, które są wyposażone w następujące narzędzia [Gontar (2000)]: Systemy wspomagania decyzji, które są aplikacjami, wywodzące się z baz danych, oraz aplikacjami, które bazują na zaawansowanym modelowaniu matematycznym, Narzędzia do wyszukiwania danych (Data Mining), Narzędzia do budowy hurtowni danych. Systemy zintegrowane, jak sama nazwa wskazuje, nie posiadają tej wady, natomiast wymagają ciągłej rozbudowy. Rozbudowę umożliwia budowa modułowa i otwartość tych systemów. Są one na ogół sprzedawane z narzędziami do rozwoju aplikacji, które pozwalają na samodzielne uzupełnienie funkcjonalności systemu zintegrowanego w przedsiębiorstwie. Ponadto firmy opracowujące te systemy często dokonują zakupów systemów dziedzinowych dla zastosowaniach ich w ZSI [Gontar (2000)]. 1

2 3.2. SYSTEMY ZINTEGROWANE Zintegrowane systemy wspomagania zarządzaniem dzielą się na kilka klas. Poprzedziły je systemy klasy MRP, które zaczęły powstawać w połowie dwudziestego wieku. Skrót MRP pochodzi od angielskiej nazwy Material Requirements Planning (Planowanie Potrzeb Materiałowych), stworzonej w 1973 roku przez Josepha Orlicky ego [Orlicky (1973)]. Rozbudowa tej klasy systemów polegająca na uwzględnianiu informacji zwrotnych, określających stan procesu produkcyjnego doprowadziła do powstania systemów closedloop MRP. Następnym krokiem było powstanie systemów klasy MRP II, które są już zaliczane do systemów zintegrowanych. Skrót pochodzi od terminu Material Resource Planning (Planowanie Zasobów Materiałowych), zdefiniowanego w 1989 roku przez APICS, czyli American Production and Inventory Control Society Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami. W porównaniu z MRP systemy tej klasy zostały rozbudowane o elementy związane z ze sprzedażą i wspierające podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem. Zgodnie ze standardem MRP II, wyróżnić można następujące funkcje systemu wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem [Gontar (2000)]: Planowanie sprzedaży i planowanie produkcji. Zarządzanie popytem. Harmonogramowanie spływu produkcji finalnej. Planowanie potrzeb materiałowych. Specyfikacje struktur produktów w rozbiciu na elementy kolejnych poziomów wchodzenia do produktu finalnego. Transakcje strumienia materiałowego. Sterowanie zleceniami. Sterowanie warsztatem produkcyjnym. Planowanie zdolności produkcyjnych. Sterowanie stanowiskiem roboczym. Zakupy materiałowe i kooperacja. Planowanie zasobów dystrybucji. Pomoce warsztatowe, 2

3 Interfejsy modułów finansowych, Symulacja, Pomiar wyników. Nie znaczy to jednak, że każdy system MRP II zawiera wszystkie wymienione moduły. Standard MRP II dotyczy wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami o różnych rodzajach produkcji. Zaliczają się do nich następujące rodzaje [Gontar (2000)]: Produkcja jednostkowa na zamówienie z typowych modułów, Produkcja seryjna na zamówienie z modułów projektowanych według potrzeb użytkownika z wykorzystaniem typowych części, Produkcja seryjna na zamówienie z typowych modułów i części, Produkcja seryjna z typowych modułów i części. Systemy zintegrowane zgodne ze standardem MRP II pozwalają przedsiębiorstwu odpowiedzieć m.in. na następujące pytania [Gontar (2000)]: Jakie wyroby gotowe należy wyprodukować i w jakim terminie, aby zaspokoić rozpoznany popyt? Jakimi trzeba dysponować zdolnościami produkcyjnymi, półfabrykatami, surowcami i w jakim czasie, żeby wykonać tę produkcję? Jakimi zdolnościami produkcyjnymi dysponuje przedsiębiorstwo obecnie i jaki jest zapas półfabrykatów i surowców? Jakie surowce i usługi kooperacyjne trzeba kupić, żeby wykonać tę produkcję? Obecnie wprowadza się systemy ERP Enterpise Resource Planning (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa), który stanowi rozwinięcie MRP II o procedury finansowe, księgowość i rachunkowość zarządczą. Termin ERP wprowadziła firma Gartner Group w roku 1998 [Callaway (1999)]. Standard ten nie został formalnie zdefiniowany i jest niekiedy określany jako MRP III (Money Resource Planning Planowanie Zasobów Finansowych) lub MRP Plus. 3

4 Tabela 1. Porównanie [Adamczewski (2003)] systemów ERP i ERP II. System ERP Orientacja na procesy i integrację wewnętrzną (logistyczna i finansową) Nastawiony na rozwiązywanie problemów wewnątrz przedsiębiorstwa Dane generowane i wykorzystywane wewnątrz firmy Maksymalne wspomaganie potrzeb użytkownika Wspomaga mechanizmy tworzenia wartości lokalnych (wewnątrz firmy) Wyznacza tradycyjne miary efektywności oparte na obniżce kosztów i wzroście wydajności Sztywny zakres funkcjonalny oparty na centralnej bazie danych Projektowany, wdrażany i rozwijany całościowo (architektura modułowa) Oparty na architekturze klient - serwer System ERP II Orientacja na procesy i integrację zewnętrzną (partnerzy biznesowi, łańcuchy dostaw) Zorientowanie na kooperację i rozwiązywanie wspólnych problemów z partnerami biznesowymi Dane upubliczniane również na zewnątrz firmy (także za pomocą subskrypcji) Pełna orientacja na zaspokojenie potrzeb klienta Wspomaga mechanizmy oparte na podziale korzyści między formą a partnerami biznesowymi Wyznacza miary efektywności oparte na wartości dodanej całego łańcucha procesów Wykorzystuje hurtownie danych (analizy OLAP) i wiedzę dla rozwoju biznesu Projektowany, wdrażany i rozwijany ewolucyjnie (architektura komponentowa oraz integracja aplikacji przedsiębiorstwa - EAI) Zorientowany na rynki elektroniczne i oparty na usługach sieci internet 4

5 Jako główne korzyści, wynikające ze stosowania ZSI klasy ERP wymienia się najczęściej wyższe jakościowo wspomaganie procesów decyzyjnych przez [Adamczewski (2000)]: wieloprzekrojowe informowanie kierownictwa przedsiębiorstwa na różnych poziomach zarządzania, objęcie kanałami informacyjnymi wszystkich kluczowych obszarów przedsiębiorstwa (finanse, logistyka, produkcja, zasoby ludzkie itp.), podniesienie wiarygodności informacji dzięki wprowadzaniu jej do systemu w miejscu powstawania, kontrolowanie kosztów na podstawie ich określania w miejscu powstawania, symulowanie budżetowe i analizy finansowe jako podstawa prognoz krótko- i długoterminowych, zarządzanie strumieniem materiałów, surowców, półproduktów i usług w ramach całego łańcucha logistycznego, mechanizmy, zapewniające bezpieczeństwo zasobów danych, między innymi dostęp tylko uprawnionych użytkowników oraz okresowa ich archiwizacja. Ponadto podkreśla się kilkunastoprocentową, a nawet kilkudziesięcioprocentową poprawę takich wskaźników jak: koszty projektowania wyrobów, czas trwania cyklu produkcyjnego, wydajność, zapasy produkcji w toku, koszty osobowe. 5

6 4. PRZEGLĄD SYSTEMÓW WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIEM Istotną cechą systemów wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstw produkcyjnych i dystrybucyjnych jest otwarta architektura. Dzięki temu można rozwijać aplikacje niezależnie od platformy sprzętowej, systemów operacyjnych, baz danych, interfejsów, użytkownika i sieci. Poszczególne firmy oferują różne systemy niemniej ogólne ich struktury lub moduły programowe często są podobne. Przykładem struktury tego rodzaju systemu może być zintegrowany system zarządzania układem powiązań logistycznych MFG/PRO, który jest produktem firmy Computer Systems for Business International (CSBI). Składa się on z następujących modułów: Moduł Podstawowy, który stanowi jądro systemu, obejmujące podstawowe definicje, parametry, kartoteki i zabezpieczenia. Moduł Planowania Produkcji, Moduł Produkcji, który dostarcza kompleksowe informacji o produkcji lub usługach, oferowanych przez przedsiębiorstwo, Moduł Finansów, Moduł Dystrybucji Moduł Serwisu. 6

7 Planowanie produkcji Finanse Produkcja Jądro (moduł podst.) Serwis Dystrybucja Narzędzia systemu Rys. 4. Struktura systemu MFG/PRO Dystrybucja jest w tym przypadku szeroko pojęta. Zakres funkcji obsługi dystrybucji systemu MFG/PRO obejmuje: Gospodarkę materiałową, Sprzedaż, Zaopatrzenie, Planowanie, Obsługa dystrybucji wewnętrznej. Z kolei system R/3 firmy niemieckiej SAP wyróżnia zakresy funkcjonalne [Adamczewski (2003)], wyróżnione na rys. 5 7

8 MM -gospodarka materiałowa SD - sprzedaż i łdystrybucja PP - planowanie produkcji MP - gospodarka remaontowa QA - zarządzanie jakością HR - zasoby ludzkie ZSI R/3 FI - rachunkowość AM - środki trwałe CO - Kontroling PS - zarządzanie projektami WF - analiza procesów gospodarczych IS - systemy branżowe Rys. 5 Zakres funkcjonalny systemu R/3 firmy SAP 8

9 Dla porównania w systemie TRITON firmy Baan wyróżnia się następujące moduły wspomagające funkcjonowanie przedsiębiorstwa: Projektowanie Produkcja Finanse Dystrybucja Transport Serwis Narzędzia systemu Porównując wykaz modułów obu przedstawionych firm łatwo zauważyć, że w systemie TRITON wyraźnie jest wydzielony moduł obsługi transportu. Potrzeba wydzielenia tej funkcji w pewnych przedsiębiorstwach jest oczywista w firmie transportu samochodowego lecz nie jest konieczne w przedsiębiorstwie usług programistycznych. Funkcje jądra systemu TRITON obejmuje moduł oprogramowania, określony jako moduł narzędzi (Tools) systemu. Jądrem otwartej architektury systemowej TRITON Tools jest serwer logiczny. Program ten, napisany w języku C, pracuje bezpośrednio z systemem operacyjnym. TRITON Tools zapewnia funkcjonalność i elastyczność operacji w środowisku 4GL, obejmującym język SQL. Aplikacje 4GL, wykonywane przez procesor wirtualny, a nie przez system operacyjny, można stosować niezależnie od sprzętu. Wszystkie dane, uzyskiwane na ekranie przy pomocy klawiatury i myszy oraz baz danych, mogą być sterowane przez interfejs użytkownika i programy obsługi baz danych. Te programy, również napisane w języku C, generują i przekazują polecenia specyficzne dla urządzeń i baz danych System MAX, oferowany przez International Computers Ltd. (ICL), jest systemem integrującym działania służb w przedsiębiorstwie produkcyjnym lub dystrybucyjnym. Działa na komputerach, używających systemu UNIX V lub systemu kompatybilnego. Może działać 9

10 w sieci wyposażonej w terminale i komputery PC, na których zainstalowano system MAX-CS (Klient/Serwer). System MAX-CS, napisany w języku C++, jest programem typu klient, który pozwala na eksploatację wszystkich funkcji MAXa w środowisku Microsoft Windows. Komputer powinien być podłączony do serwera aplikacji UNIX przez sieć w standardzie TPC/IP lub za pomocą złącza RS-232. Celem systemu jest zapewnienie skomputeryzowanego systemu wspomagania bieżących funkcji przedsiębiorstwa oraz planowania przyszłych działań przedsiębiorstwa. System działa on-line, zaś wszystkie dane wprowadzane przez terminale i komputery są przechowywane w jednej relacyjnej bazie danych. Może on być używany w pojedynczym przedsiębiorstwie lub grupie przedsiębiorstw, gdzie umożliwia konsolidacje sfery finansowej w jednej Księdze Głównej. System MAX obsługuje szereg sfer działalności przedsiębiorstwa, które można podzielić na następujące grupy: 1. Definiowanie wyrobów i podstawowych danych 2. Zarządzanie zapasami 3. Wytwarzanie 4. Handel i dystrybucja 5. Księgowość W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa system wspomagania należy odpowiednio skonfigurować. Uniwersalne zestawy modułów programowych nie zawsze są najwłaściwsze dla danego przedsiębiorstwa. Dlatego też firmy oferują również specjalizowane mutacje oprogramowania zarządzania przedsiębiorstwem. Przykładem może być system firmy System Software Association na który składają się cztery grupy programowe: 1. BPCS/AS w pełni zintegrowany pakiet ponad 50 modułów programowych, przeznaczony dla wielu platform otwartych systemów komputerowych, stosowany w przedsiębiorstwach produkcyjnych i dystrybucyjnych 10

11 2. MAIN/TRACKER grupa modułów do zarządzania gospodarka remontową przedsiębiorstw 3. AS/NET w pełni zintegrowana grupa modułów programowych, opartych na technikach programowania typu CASE. Techniki te staja się wiodącym narzędziem w przemyśle oprogramowania. 4. EDI/SET grupa produktów systemu EDI, które umożliwiają elektroniczna wymianę informacji począwszy od przetwarzania komunikatów i łączności sieciowej do obsługi stacji roboczych i integracji oprogramowania BPCS z innymi programami. Wymienione grupy programowe mogą działać niezależnie lub współpracować ze sobą. Poniżej jest przedstawiona lista wybranych firm, które między innymi oferują w Polsce systemy wspomagające zarządzaniem przedsiębiorstw produkcyjnych i dystrybucyjnych. Przy opisie firm przyjęto następujące oznaczenia. F K D Z M PD PC ST R T S P Q - finanse i księgowość - sterowanie kosztami - sterowanie dystrybucją - zaopatrzenie - gospodarka materiałowa - produkcja dyskretna - produkcja ciągła - środki trwałe - gospodarka remontowa - transport - serwis - zarządzanie projektami - zarządzanie jakością 11

12 I - inne 12

13 Nazwa, producent i kraj ASW International Business Systems, Szwecja BPCS System Software Associates, USA Chameleon 2000, Tetra CS/3 Tetra, Wlk. Brytania- Comet Siemens Nixdorf, NIemcy Concorde XAL Damgard Data A/S. Dania EuroSystem FourGen, Pro-Holding, USA Exact Exact Industrie B.V., Holandia HP MM Hewlett-Packard, USA ImpactAward Systpro, Wlk. Brytania Jobshop Quality Manufacturing Systems, Wlk. Brytania MANMAN/X Computer Associates International, USA MAPICS DB/XA Marcam, USA MAX International Computers Ltd. (ICL), Wlk. Brytania MMRP Micro MRP, USA MFG PRO quad.inc, USA MOVEX Intentia AB, Szwecja Oracle Oracle Corporation, USA Prodis Sofware AG, Niemcy PROFIT/AS Orias, Holandia R/3- SAP, Niemcy Renaissance CS Promix, ROSS Systems, USA Scala Beslutsmodeller AB, Szwecja System 21 JBA Holdings Plc, Wlk. Brytania Moduły systemu F,D,Z,M,PD,PC,ST F,K,D,Z,M,PD,PC,R,Q,I F,K,D,Z,M,PD,S,T,I F,K,D,Z,M,PD,PC,T,I F,K,D,Z,M,PD,PC,T,R,I F,K,D,Z,M,PD,PC,T,I F,K,D,Z,M,PD,PC,T,I F,K,D,Z,M,PD,PC,T,R,P,I F,K,D,Z,M,PD,PC,T,R,I K,D,Z,M,P,,I F,K,D,Z,M,PD,PC,P,S,I F,K,D,Z,M,PD,PC,I F,K,D,Z,M,PD,PC,I K,D,Z,M,PD,PC,I F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,S,Q,I F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,R,S,P,Q,I F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,P,Q,I K,D,Z,M,PD,PC,I K,D,Z,M,PC,T,I F,K,D,Z,M,PD,PC,R,TS,R,Q,I F,K,D,Z,M,PC,ST,I F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,S,P,I F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,R,S,P,I 13

14 IFS Application Industrial and Financial Systems, Szwecja Triton Baan Co., Holandia F,K,D,Z,M,PD,ST,R,I F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,T,R,I W Polsce poziom świadomości kadry kierowniczej dotyczący sensu i celowości wprowadzania systemów informatycznych w zarządzaniu zwiększa się dosyć szybko. Zastosowanie tych systemów wymaga jednak dużej pracy przygotowawczej oraz zaangażowania odpowiedniej kadry. Na ogół wprowadzenie systemu klasy MRP II poprzedza zastosowanie w przedsiębiorstwie autonomicznych systemów wspomagających poszczególne komórki organizacyjne, np. rachubę płac. Ze względu na mnogość ofert systemów różnych firm, właściwy wybór może być początkowo trudny, zwłaszcza na ze względu na wysokie koszty i stosunkowo długi czas konieczny do wdrożenia systemu informatycznego. Rozpoczynając prace nad zastosowaniem w przedsiębiorstwie systemu wspomagającego zarządzenie należy określić rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa. Należy zwrócić uwagę na to, że celem wprowadzenia systemu nie może być utrzymanie dotychczasowej organizacji przedsiębiorstwa. Wprowadzając system klasy MRP II należy liczyć się z istotnymi zmianami organizacyjnymi, co może powodować duże opory wewnątrz przedsiębiorstwa. Dla ilustracji dynamiki wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych w Polsce stan ich wdrożeń na podstawie kilku wybranych systemów przedstawia tabela 3 [Gontar (2000), Adamczewski (2003). Tab. 3. Wdrażanie systemów zintegrowanych w Polsce Producent Nazwa systemu Wdroźenia do 2000 r. do 2004 r. Teta S.A. (Polska) Teta C, Teta QAD Inc. (USA) MFG/PRO SAP AG (Niemcy) R/3 26??? 14

15 IFS Polska IFS Amplication Baan Company BV (Holandia) Baan 5 60 IBS AB (Szwecja) ASW

16 5. WSPOMAGANIE PODSTAWOWYCH FUNKCJONALNYCH DZIAŁAŃ PRZEDSIĘBIORSTWA PRODUKCYJNEGO Systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem produkcyjnym dotyczą wielu dziedzin: księgowości, technologii, sprzedaży, marketingu, produkcji, transportu itp. Każda z tych dziedzin wymaga specjalistycznego zbioru programów. Dla wstępnego zapoznania z zagadnieniem poniżej zostaną ogólnie omówione najważniejsze potrzeby komputerowego wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem., związane z głównymi jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa oraz podstawowymi jego funkcjami. Ze względu na obszerność zagadnienia zostanie ono omówione na podstawie działalności przedsiębiorstwa produkcyjnego. Przedsiębiorstwa innego rodzaju, takie jak przedsiębiorstwa handlowe, transportowe itp. mają, w stosunku do przedsiębiorstw produkcyjnych, niektóre funkcje pominięte lub mocno zredukowane, inne zaś funkcje mocno rozbudowane. Dla przykładu w przedsiębiorstwie handlowym funkcje produkcyjne z reguły nie występują, zaś w przedsiębiorstwie spedycyjnym funkcja transportu jest postawiona na pierwszym miejscu DZIAŁ KONSTRUKCYJNY Konstruktor, zwłaszcza konstruktor wiodący projekty, jest odpowiedzialny za projektowanie nowych produktów i rozwój już istniejących. Musi przy tym uwzględniać wyniki badań marketingowych oraz możliwości produkcyjne przedsiębiorstwa i kooperantów. Konstruktor powinien mieć łatwy dostęp do norm oraz specyfikacji materiałów i produktów, które wchodzą w skład projektowanych wyrobów. Ponadto jest on zobowiązanych do sporządzania dokumentacji produkcyjnej i dokumentacji, przeznaczonej dla użytkownika i serwisu. Dzięki systemowi komputerowemu łatwiej jest posługiwać się informacjami, niezbędnymi w tym procesie. Ponadto rozwój produktu może być nadzorowany przez oprogramowanie Systemu Kontroli Zmian Konstrukcyjnych. Skrupulatność w tym względzie jest niezbędna, a jednocześnie ręczne odnotowywanie wszystkich poprawek, modyfikacji, zmian oraz ich historii jest bardzo żmudnym zajęciem. 16

17 5.2 DZIAŁ TECHNOLOGICZNY Opracowany konstrukcyjnie projekt należy przygotować do produkcji. Jest to zadanie technologa, przy czym opracowanie tego zagadnienia na bywa bardziej pracochłonne niż opracowanie samej konstrukcji. W celu wykonania swoich zadań technolog powinien: biorąc pod uwagę efektywne wytwarzania wszystkich wyrobów i ich składników, projektować, zamawiać oraz określać odpowiednie rozmieszczenie urządzeń produkcyjnych, projektować, na bazie dostępnych zasobów i środków, procesy produkcyjne, przy jednoczesnym spełnieniu wymagań jakości i ochrony środowiska. minimalizować czasu przezbrojeń maszyn, aby zapewnić możliwie elastyczne sterowanie procesem produkcji Czynności te mogą być ułatwiane przez system komputerowy dzięki obsłudze standardowych rekordów opisu zakładów, wydziałów, stanowisk roboczych oraz obsługę planowanych marszrut dla wszystkich pozycji wyrobów, które są produkowane lub otrzymywane w wyniku kooperacji. Marszrutami nazywane są sposoby wytwarzania, uwzględniające rodzaj, kolejność i miejsce operacji cząstkowych PLANOWANIE SPŁYWU PRODUKCJI (MPS) Plan Spływu produkcji jest określany skrótem MPS (ang. Master Production Schedule). Planowanie Spływu Produkcji jest procesem, który decyduje o ilości i rodzaju produkowanych wyrobów finalnych i części zamiennych oraz terminach ich produkcji. Zadanie to wymaga znajomości: funkcjonowania przedsiębiorstwa, prognoz skali produkcji oraz wprowadzania nowych wyrobów, zdolności produkcyjnej firmy możliwości finansowania zapasów bezpieczeństwa dostępności nowego wyposażenia. Planowanie Spływu produkcji jest jednym z najtrudniejszych zadań w każdym przedsiębiorstwie, gdyż: 17

18 prognozy przyszłego zapotrzebowania na produkt nie wybiegają zwykle dostatecznie daleko w przyszłość, często niemożliwe jest zebranie całej kadry kierowniczej w jednym miejscu na dostatecznie długi czas dla podjęcia racjonalnych decyzji, decyzje te są często trudne do matematycznej algorytmizacji, całe przedsiębiorstwo podporządkowane jest jednemu planowi, nawet jeśli niektóre wydziały nie są tego świadome (lub czasami ignorują to). Celem procesu Planowania Spływu Produkcji jest przygotowanie stabilnego planu produkcji, nie przekraczającego zdolności produkcyjnych firmy przy minimalnych inwestycjach w zapasy. Plan Produkcji jest zazwyczaj zatwierdzany kolegialnie, ponieważ wymaga to danych od działów konstrukcyjnych, sprzedaży, finansów i produkcyjnych. Wchodzą tu w grę decyzje o zasadniczym znaczeniu dla podstawowych procesów w firmie, wymagające czasem znacznych inwestycji i dlatego kolegium tym jest zwykle Zarząd przedsiębiorstwa. Zadaniem modułów MPS systemu wspomagania przedsiębiorstwem jest dostarczenie Zarządowi informacji i symulacja różnych wariantów organizacji produkcji. W wyniku procesu decyzyjnego powstaje Plan Spływu Produkcji. Innym zadaniem systemu wspomagania jest nadzorowanie realizacji Planu Produkcji oraz ułatwianie wprowadzania jego zmian PLANOWANIE ZAPASÓW Planowanie Zapasów jest działaniem, które decyduje o polityce zapasów w skali całego przedsiębiorstwa, każdej pozycji, wyrobu lub typu wyrobów, które firma sprzedaje, kupuje, magazynuje lub wytwarza. Brak odpowiednich zapasów powoduje przestoje, zaś nadmiar świadczy o zamrożeniu pieniędzy i zwiększeniu kosztów składowania. W obu przypadkach powstają straty finansowe. Planowanie Zapasów oznacza: sterowanie planowaniem potrzeb na składniki i surowce, podejmowanie decyzji o zakupie lub wytworzeniu danego elementu, 18

19 przypisanie odpowiedzialności za dostępność każdej pozycji do wydziału wiodącego z jednej strony i do konkretnego planisty z drugiej, a więc jasności co do odpowiedzialności za zbyt małe lub nadmierne zapasy, ustalanie zasad uzupełniania zapasów, działanie w kierunku minimalizacji kosztów utrzymania zapasów. Planowanie Zapasów jest jedną x najważniejszych funkcji zarządzania. W ramach tej działalności należy wykonywać następujące prace: projektowanie mapy kont zapasów, określenie listy dopuszczalnych transakcji magazynowych, określanie poszczególnych systemowych parametrów planowania zapasów, obsługa danych Kartoteki Pozycji dotyczących zapasów, prowadzenia Planowania Potrzeb Materiałowych (MRP Material Requirements Planning), prognozowania i stosowania metody Punkt Zamawiania, wykonywania procedur końca okresu dla zapasów Część z tych prac powinno być prowadzonych centralnie. Wspólna baza danych i komputerowe wspomaganie korzystania z niej znacznie ułatwia te funkcje ZAOPATRZENIE Rolą zaopatrzenia jest dostarczenie towarów i usług, o odpowiedniej jakości, w odpowiedniej ilości, zgodnie z planem potrzeb, przy możliwie najniższym koszcie. Aby to osiągnąć, Zaopatrzeniowiec musi: określać sieć dostawców, współdziałać w ocenie potencjalnych dostawców, ustalać zapotrzebowania (na zakup), negocjować warunki kontraktów, negocjować harmonogramy dostaw, zatwierdzać i emitować zamówienia zakupu, monitorować awansowanie dostaw, oceniać działalność dostawców (jakość, terminowość itp.), 19

20 Zaopatrzeniowcy mogą również ponosić odpowiedzialność za aktualizację bieżących kosztów normatywnych wszystkich nabywanych dóbr, za dostarczanie danych systemowi kontroli kosztów. Komputeryzacja może znacznie uprościć i skrócić wspomniane prace. Towary, dostarczone do przedsiębiorstwa produkcyjnego, są sprawdzane pod względem zgodności z e specyfikacją i pod względem jakości. Następnie są wysyłane do magazynów lub bezpośrednio do produkcji. Zastosowanie systemu wspomagania zarządzaniem w ostatnim przypadku ułatwia kontrolę rodzaju towaru, jego ilości i terminu dostarczenia. Sprawna organizacja zaopatrzenia może umożliwić stosowanie systemu zaopatrzenia bez magazynowania materiałów i podzespołów Just-in-Time (JIT). System może także automatycznie uruchamiać czynności związaną z zapłatą za dostarczone towary SPRZEDAŻ Celem działania Działu Sprzedaży jest zrealizowanie planu sprzedaży. W tym celu należy podjąć następujące działania: wyodrębnienie i aktualizacja danych o sieci potencjalnych klientów, uzgodnienie prognozy sprzedaży, obmyślenie taktyki sprzedaży, ustalenie procedur przemieszczania towarów i wysyłki, ocena nowych potencjalnych odbiorców, negocjowanie warunków sprzedaży, negocjowanie harmonogramów dostaw, nadzorowanie przebiegu dostaw. Organizacja bieżącej sprzedaży, łącznie z wprowadzaniem niezbędnych korekt, może być bardzo usprawniona przez użycie systemu wspomagania zarządzaniem. Szybki i wygodny dostęp do informacji o produkowanych wyrobach, zwłaszcza przy dużej ich różnorodności i licznych wersjach konfiguracyjnych znacznie pomaga klientowi w dokonaniu wyboru a sprzedawcy przy przyjmowanie zamówień. Ponadto dostęp do innych danych np. finansowych może pomóc nadzorowi podczas akceptacji zamówień, np. dzięki łatwemu sprawdzaniu kondycji finansowej klienta, związanej między innymi z terminowością realizowania płatności. 20

21 Podczas realizacji sprzedaży system może nadzorować przeprowadzenie pobranej partii towaru przez wszystkie etapy wysyłki. Dotyczy to zorganizowania kontroli, transportu, druku zawiadomień o wysyłce, zapewnienia wysyłki towarów w dobrym stanie i terminowo System wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa może być bardzo pomocny także przy analizie sprzedaży w celach prognostycznych. Wskazane jest bowiem połączenie tych działań z planowaniem spływu produkcji, produkcją i zaopatrzeniem GOSPODARKA MAGAZYNOWA Rolą magazynu jest przechowywanie zapasów w stanie zgodnym z wymaganiami oraz udostępnianie ich w dobrym stanie i w przewidzianym czasie uprawnionym osobom. Magazynierzy nie są odpowiedzialni za to, czy właściwe towary są tam przechowywane, lecz jedynie za pobieranie ich i następnie dostarczanie na właściwe miejsce. Nie jest zwykle winą magazyniera, jeśli stwierdzono brak zapasów, choć tak przeważnie się sądzi. Drugim, równie ważnym, zadaniem w gospodarce magazynowej jest prowadzenie rzetelnych zapisów magazynowych i uaktualnianie ich na bieżąco. Dotyczy to również inwentaryzacji przeprowadzanych raz do roku lub z użyciem systemu ciągłej inwentaryzacji. Ogólnie można wyróżnić magazyny produkcyjne i magazyny wyrobów gotowych, które choć maja zbliżona funkcję, muszą być ściśle powiązane z innymi działami przedsiębiorstwa. Działalność magazynów produkcyjnych powinna być ściśle powiązana z potrzebami produkcji. Powinien we właściwym czasie udostępniać wszystkie potrzebne materiały i części wydziałom produkcyjnym oraz przyjmować od nich półprodukty. Może również okazać się konieczne przyjęcie pozycji wybrakowanych, być może z zapisem na inne konta zapasów, tak by można było przeanalizować przyczyny powstawania braków. Z kolei magazyn wyrobów gotowych ma za zadanie przyjmowanie i składowanie zapasów wyrobów gotowych, otrzymanych z magazynów produkcyjnych lub zaopatrzenia, oraz za pobieranie ich, zgodnie z dyspozycją wysyłki do klienta. 21

22 5.8. ANALIZA KOSZTÓW WYROBU Ze względu na konieczność utrzymywania konkurencyjności cenowej potrzebna jest analiza kosztów wyrobów. W tym celu należy dysponować wszystkimi informacjami o aktualnych kosztach wszystkich nabywanych i wytwarzanych dóbr. Informacja o planowanych i rzeczywistych kosztach każdej pozycji, w tym pracochłonności, potrzebna jest dla potrzeb menedżerów oraz rejestracji kosztów sprzedaży i wartości zapasów. System wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa powinien swoim działaniem objąć: definiowanie typów i składników kosztów, wprowadzanie kosztów pozycji zakupionych, obsługę wzorów obliczania narzutów, obsługę specjalnych marszrut, kalkulację kosztów z wykorzystaniem struktury, marszrut i kosztów materiałowych, przeniesienie kosztów bieżących na koszty ustalone, obliczanie kosztów średnio-ważonych, oszacowanie wartości zapasów magazynowych i produkcji w toku, wprowadzanie wartości po inwentaryzacji do Księgi Głównej przedsiębiorstwa, która służy do ewidencji oraz naliczania danych finansowych, budżetowych i statystycznych potrzebnych dla księgowości i kontroli finansowej KSIĘGOWOŚĆ Księgowość należy do najwcześniej indywidualnie komputeryzowanych operacji przedsiębiorstwa Istnieje w tym względzie cała gama oprogramowania wspomagającego. Globalna komputeryzacja wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa wymaga powiązania operacji księgowych z pozostałymi operacjami systemu. Dla realizacji tego zadania konieczne jest określenie modelu obowiązującej w firmie księgowości, budowa planu kont oraz zdefiniowanie wydruków z danymi księgowymi, w tym statystycznych, oraz raportów niezbędnych kierownictwu w procesie zarządzania. 22

23 6. REALIZACJA SYSTEMU ZSI 6.1. SPECYFIKA PROJEKTOWANIA SYSTEMU WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIEM PRZEDSIĘBIORSTWA W wyniku dotychczasowych doświadczeń można stwierdzić, że projektowanie systemów wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa wymaga uwzględnienia szeregu specyficznych reguł. Należą do nich [Falkiewicz (1990)]: 1. Nie ma uniwersalnej metody, gwarantującej sukces wdrażania tego rodzaju systemu. Sukces wymaga współpracy użytkowników (kadry kierowniczej), organizatorów oraz informatyków (analityków systemów-projektów) w każdej instytucji, która chce system taki zbudować i wdrożyć. 2. Proste rozszerzenie podsystemów dziedzinowych o moduły statystyczno-matematyczne nie prowadzi do powstania właściwego zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania. 3. System wspomagania zarządzaniem spełnia jednocześnie funkcje poznawcze i decyzyjne. Wymaga to określenia zakresu standardowych komunikatów dla kierownictwa i zasad konstrukcji komunikatów, ukierunkowanych na konkretne problemy decyzyjne. 4. Konieczny jest wybór celów systemu i informacji, które powinny być prezentowane przez system. Jest to potrzebne także dla późniejszego rozwoju systemu. Można także sformułować następujące wnioski, dotyczące budowy systemów wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwami [Lewandowski (1999)]: 1. Prawdopodobieństwo zbudowania efektywnego systemu wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem rośnie wraz z wielkością instytucji. 2. Efektywny system wymaga ustalenia właściwego stopnia centralizacji (decentralizacji) zarządzania w ramach instytucji. 3. Im instytucja działa na podstawie dłuższego horyzontu działań zarządczych tym jest większe prawdopodobieństwo budowy efektywnego systemu wspomagania zarządzaniem. 23