ELSE Systemy Informatyczne Zarządzania

Transkrypt

1 ELSE Systemy Informatyczne Zarządzania Plan przedmiotu z wykorzystania systemu informatycznego ELSE.ERP dla studentów uczelni wyższych ĆWICZENIA II PROGNOZOWANIE POTRZEB I ZAOPATRZENIE

2 Cel zajęć i poruszane zagadnienia: Celem ćwiczenia jest poznanie funkcjonalności systemów informatycznych wspierających zarządzanie procesami prognozowania i zakupów zaopatrzeniowych. Analizowany proces rozpoczyna się od zdefiniowania popytu i potrzeb materiałowych (jakie, w jakich ilościach i w jakim czasie). Kolejne etapy to składanie zamówień do dostawców i potwierdzanie terminów dostaw. Następnie harmonogramy dostaw i fizyczne przyjęcie towarów realizowane są w magazynie. Zakończenie procesu to udostępnianie towarów do sprzedaży i raportowanie różnic między zamówieniem do dostawcy a dostawą oraz terminowość dostaw. Ocena dostawcy ma szczególne znaczenie w kontekście przyszłego wyboru dostawcy. Diagram analizowanego procesu: 2

3 Część I Prognozowanie i zamawianie Opis stanowiska i zakresu obowiązków: Jesteś specjalistą ds. zakupów w firmie Muczo. Do Twoich obowiązków należy zamawianie towarów u dostawców w oparciu o informacje z systemu ERP Twojego przedsiębiorstwa. Odpowiadasz za utrzymanie właściwej ilości towarów na stanie magazynowym w Muczo. Przypadek biznesowy: W związku z zakończeniem okresu świątecznego, zapasy magazynowe są na bardzo niskim poziomie. Przewidywana sprzedaż w najbliższych tygodniach wymaga zaopatrzenia firmy w odpowiednie ilości towarów. Twoim zadaniem jest zatowarowanie magazynu. Odwzorowanie procesu w systemie informatycznym: Aby rozpocząć pracę z systemem ELSE.ERP kliknij dwukrotnie na ikonę skrótu aplikacji na Twoim pulpicie. Zostanie wyświetlony ekran logowania, na którym podaj swój unikalny login i hasło (wprowadź login i hasło dostarczone przez wykładowcę), a następnie użyj przycisku Zatwierdź. Gdy wprowadzone przez Ciebie dane będą prawidłowe, aplikacja ukaże belkę modułów dostępnych w systemie. Wybierz moduł Logistyka. Głównym narzędziem Twojej pracy jest Plan zamówień znajdujący się w module logistycznym. Jest to funkcjonalność, w której zapisany jest tygodniowy plan składania zamówień do wybranych dostawców oparty o prognozę i parametry charakteryzujące warunki oferty dostawcy oraz wewnętrzne zasady Twojego przedsiębiorstwa. Zestawienie jakie się przed Tobą otwiera jest swego rodzaju organizerem zamówień na siedem dni tygodnia. W każdej z zakładek odpowiadających dniom tygodnia zawarta jest informacja o grupach towarowych jakimi w danym dniu powinieneś się zajmować. W sytuacjach niestandardowych zawsze możesz utworzyć zamówienie do dostawcy ad hoc. 3

4 <<< Za pomocą przycisku możesz zapisać w systemie informację w jakie dni będziesz zamawiał towary z wybranej grupy producentów >>> 1) Analiza potrzeb i tworzenie planu zamówień Wybierz grupę producencką (wybierz grupę podaną Ci przez wykładowcę) i rozpocznij proces tworzenia zamówienia do dostawcy (przycisk ). Teraz system ukaże Ci okno do wskazania parametrów o jakie oprze się przy wyliczaniu proponowanych ilości towarów do zamówienia. Poniżej otrzymujesz informację co poszczególne parametry oznaczają: Na ile dni zamawiać liczba dni na jakie system będzie proponował ilości zamówienia (wprowadź = 5), Ilość dni rotacji liczba dni za jakie system będzie wyliczał rotację towarów na wybranym niżej magazynie. Wyliczona w ten sposób rotacja dla jednego dnia będzie podstawą do tego, aby w oparciu o Na ile dni zamawiać podpowiedzieć ilości do zamówienia (wprowadź = 5), Magazyn magazyn, na który zostanie utworzone zamówienie do dostawcy (na ten magazyn oczekiwane będzie przyjęcie towaru z tej dostawy (wprowadź = GŁÓWNY), Magazyn dla rotacji magazyn, który jest brany pod uwagę przez system przy liczeniu rotacji na towarach z wybranej przez Ciebie grupy (wprowadź = GŁÓWNY), Kontrahent dostawca towarów z wybranej grupy (wcześniej zdefiniowany). Jeżeli towary te może dostarczać wielu dostawców, wówczas możesz wybrać tego, z którym współpraca układa się najlepiej (wybierz dostawcę), Odbiorca docelowy jeżeli jest taka potrzeba, możesz już przy składaniu zamówienia do dostawcy określić, dla jakiego odbiorcy towar ten jest przeznaczony (pole pozostaw puste), Typ ustawiasz tutaj czy cena na zamówieniu ustalana jest na podstawie indywidualnych ustawień kontrahenta i nie będziesz jej zmieniał ( Bez zmiany cen ), 4

5 czy chcesz, aby system podpowiedział ostatnią cenę zakupu od wybranego dostawcy lub ostatnią cenę wprowadzenia towaru na stan i chcesz mieć możliwość zmiany ceny na zamówieniu ( Ze zmianą ceny ) (wprowadź = Ze zmianą ceny), Gdy określiłeś już parametry i potwierdziłeś ich wybór, system na ich podstawie wyliczył proponowane ilości do zamówienia (kolumna IloscProponowana). Na zestawieniu otrzymałeś szereg informacji, m.in.: Stan początkowy stan na początku analizowanego okresu (od ilość dni rotacji) Stan końcowy obecny stan magazynowy (bez tego co system proponuje do zamówienia) Przychód, rozchód przychód i rozchód w danym okresie Zapas w dniach na ile dni starczy obecnego towaru w oparciu o średnią dzienną sprzedaż w analizowanym okresie Jest to główny element, który powinieneś wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji co i w jakiej ilości zamawiać. Jako drugi element, możesz wykonać raport (przycisk ), który zobrazuje Ci jak kształtowały się przychody i rozchody wybranego przez Ciebie towaru w zadanym okresie czasu. Dzięki temu będziesz miał możliwość sprawdzenia np. czy ostatnio następowały jednorazowe duże rozchody towaru, które mogą zakłócać właściwy obraz rotacji. Dane te mogą zostać pokazane również w formie wykresu. 5

6 2) Tworzenie zamówienia Gdy uzyskałeś pewność, że ilości jakie proponuje system są odpowiednie, powinieneś wprowadzić je jako ilości zamówienia. W tym celu użyj przycisku. Jak zauważyłeś, dane z kolumny IloscProponowana zostały przeniesione do IloscZamawiana, a system przeliczył IloscZamawiana na opakowania zbiorcze ustawione domyślnie w kartotekach tych towarów. Zauważ również, że w oparciu o ostatnią cenę zakupu system oszacował ile zamówione towary będą kosztowały (do zamówienia wybierz towary, które wskazał Ci wykładowca). Pamiętaj również, aby określić na kiedy potrzebne Ci są zamawiane towary. Parametr ten określasz w (ustaw termin na dzień dzisiejszy). Teraz jesteś już gotowy do utworzenia zamówienia. W tym celu zamknij okno przyciskiem. MEMO: zapisz sobie numer zamówienia jakie utworzyłeś. Przyda Ci się w dalszej pracy System w tym miejscu weryfikuje ilość palet jakie chcesz zamówić, z maksymalną ilością palet jakie może magazyn przyjąć w ciągu dnia. Jeżeli pokaże się powyższy komunikat, oznacza to, że na ten dzień zaplanowane są już dostawy i łącznie z Twoją, będzie tyle palet, że magazyn może nie być w stanie ich przyjąć. Masz możliwość podjęcia tu dwóch działań. Pierwszym jest anulowanie komunikatu i zmniejszenie ilości zamawianych towarów, drugi natomiast jest zapisanie BYSTRZAK Czy wiesz, że cechą systemu zintegrowanego, w tym również ELSE.ERP, jest to, że zbiera informacje z wielu miejsc ich powstawania, gromadząc je w jednej centralnej bazie danych? Dzięki temu przy wykonywaniu zapisanych w nim procedur, jest w stanie odnieść się do innych danych, dając nam przydatne komunikaty 6

7 zamówienia, ale aby mogło nastąpić przyjęcie dostawy, potwierdzić je będzie musiał kierownik magazynu (przycisk [Pozwól potwierdzić] na zestawieniu zamówień do dostawców widoczny dla użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami). System utworzył zamówienie do wskazanego przez Ciebie dostawcy. Świadczy o tym kolor (fioletowy) grupy producenckiej, z której tworzyłeś zamówienie. Dodatkowo, gdy klikniesz myszką na zauważysz, że u dołu ekranu aktywowały się przyciski oraz. Dzięki nim z poziomu Planu zamówień masz możliwość dokonania zmian w zamówieniu lub nawet jego usunięcia. Punkt kontrolny: utworzyłeś zamówienie do dostawcy z Planu zamówień. Sprawdź, czy widnieje ono w rejestrze wszystkich zamówień do dostawców. W module Logistyka, w menu Zamówienia do dostawców znajduje się zestawienie Rejestr! zamówień krajowych. Po określeniu zakresu dat zamówień (ustaw jedną z dat na dzisiejszą) i rodzaju zamówień (wybierz NOWE), system zbuduje zestawienie, na którym wśród pozostałych zamówień znajdziesz również swoje 3) Wysłanie zamówienia do dostawcy Skoro już utworzyłeś zamówienie do dostawcy i jesteś pewien, że zawiera właściwe informację, wyślij je. Możesz je np. wydrukować i przefaksować lub zapisać do PDF i wysłać em. Gdy już to zrobisz, odwzoruj ten element procesu zamawiania w systemie. W Planie zamówień podświetl sobie grupę i edytuj zamówienie (przycisk ). Gdy system otworzy nowe okno z pozycjami towarów z zamówienia, użyj przycisku, który spowoduje, że w systemie zamówienie to zostanie oznaczone jako wysłane do dostawcy i należy oczekiwać potwierdzenia terminu BYSTRZAK dostawy. Zauważ, że w Planie zamówień grupa producencka jest podświetlona na niebiesko. Oznacza to, że oczekujesz potwierdzenia zamówienia wysłanego do dostawcy. Czy wiesz, że zamiast wysłania zamówień faksem lub em, czy składania ich telefonicznie, system ELSE.ERP umożliwia zamianę ich w komunikaty EDI i przesyłanie bezpośrednio do systemu ERP dostawcy? Pomyśl ile czasu i energii zachowasz przy takim rozwiązaniu, nie mówiąc zmniejszeniu ilości błędów 7

8 4) Potwierdzenie daty realizacji dostawy W końcu otrzymujesz telefon z biura obsługi klienta Twojego dostawcy z informacją, że zamówiony przez Ciebie towar przyjedzie dziś o wskazanej ustalonej godzinie. Informację tę powinieneś wprowadzić do systemu, aby kierownik magazynu wiedział w jaki dzień i o której godzinie ma spodziewać się dostawy towarów. Na zestawieniu grup producenckich kliknij, a u dołu ekranu aktywuje się przycisk. Dzięki niemu będziesz miał możliwość wprowadzenia daty i godziny dostawy, jakie przekazał Cie pracownik DOSTAWCY A (ustaw datę na dzień dzisiejszy, a czas np. na 14:00). <<< Przycisk umożliwia Ci podgląd na godzinowy harmonogram dostaw dnia, który wybierasz. Upewnij się, że godzina, w której potwierdzono Ci dostawę nie jest zajęta przez innego dostawcę >>> TU JESTEŚ Zauważ, że po potwierdzeniu terminu dostawy, w Planie zamówień Twoja grupa towarowa zmieniła kolor na zielony. Teraz pozostaje już tylko czekać, aż do firmy zawita ciężarówka z zamówionymi przez Ciebie towarami. Punkt kontrolny: potwierdziłeś zamówienie do dostawcy z Planu zamówień. Sprawdź, czy widnieje ono w rejestrze wszystkich zamówień do dostawców. W module logistycznym w Rejestr zamówień krajowych wyszukaj zamówień o rodzaju Potwierdzone. Będzie się w nim znajdowało również Twoje zamówienie! 8

9 Część II przyjęcie dostawy do magazynu Opis stanowiska i zakresu obowiązków: Jesteś pracownikiem sekcji przyjęć magazynu głównego firmy Muczo. Do Twoich obowiązków należy rejestrowanie przyjęć towarów do magazynu przy pomocy palmtopa. Zlecenie przyjęcia otrzymasz od kierownika magazynu. Przypadek biznesowy: Po okresie świątecznym odnawiane są zapasy magazynowe. Przy rampie rozładunkowej stoi już ciężarówka z zamówionymi przez kupców towarami. Należy je przyjąć do magazynu opierając się na zapisanym w systemie zamówieniu do dostawcy. Odwzorowanie procesu w systemie informatycznym: Kierownik Twojego magazynu pracuje w module ELSE.WMS, który uruchamia ikoną widoczną na pulpicie komputera. W dalszym kroku podaje on swój unikalny login i hasło (wprowadź login i hasło dostarczone na wizytówce przez wykładowcę), a po ich potwierdzeniu uzyska dostęp do aplikacji. ELSE.WMS jest modułem składającym się z aplikacji zarządzającej magazynem o nazwie Terminale Magazynowe oraz aplikacji na palmtopy dla magazynierów o skróconej nazwie OM. Kierownik magazynu pracuje w Terminalach Magazynowych, kompleksowym rozwiązaniu umożliwiającym zarządzanie i kontrolę prac wykonywanych przez pracowników magazynu. Kierownik przede wszystkim deleguje prace związane z przyjęciem towarów do magazynu, kompletacją towarów dla odbiorców oraz zarządzaniem magazynowaniem (przesunięcia towarów między lokalizacjami magazynu). BYSTRZAK Czy wiesz, że system ELSE.ERP posiada funkcjonalność Freshcheck pozwalającą szybko sprawdzić towary pod kątem dat ważności? Dzięki tej części aplikacji możliwa jest bieżąca kontrola asortymentu i tworzenie szybkich akcji marketingowych w przedsiębiorstwach np. branży spożywczej Przyjęcie towarów do magazynu odbywa się w oparciu o zamówienie do dostawcy utworzone przez specjalistę ds. zakupów. System pilnuje, czy towary, które wprowadzasz do dokumentu PZ są zgodne z tym co zostało zamówione. Kierownik w ustawieniach systemu zadecydował, czy możesz przyjąć więcej towarów niż to wynika z zamówienia (np. do 10% więcej). Ponadto kierownik zadecydował, czy możesz przyjąć towary, które nie zostały zamówione. 9

10 Gdy specjalista ds. zakupów utworzy i potwierdzi zamówienie u dostawcy, pojawia się ono w aplikacji kierownika magazynu w oczekujących dostawach. W Terminalach Magazynowych w zakładce Dokumenty PZ znajduje się podzakładka ZD do przesłania (ZD jako Zamówienie do Dostawcy). 5) Procedura dla procesu z użyciem palmtopa Samochód dostawcy podjechał pod rampę Centrum dystrybucyjnego, w związku z tym kierownik zaznaczył w aplikacji zamówienie, które odpowiada tej dostawie i użył przycisku. <<< Przycisk umożliwia kierownikowi podgląd na towary i ilości wynikające z zamówienia do dostawcy. Dzięki temu wiadomo jakich towarów i w jakich ilościach należy się spodziewać >>> <<< W sytuacji kiedy okazuje się, że mimo potwierdzenia dostawa nie zostanie zrealizowana, poprzez przycisk kierownik magazynu może zamknąć zamówienie. Wykonując taki ruch przekazuje do głównego systemu informację, że do tego zamówienia nie będzie już przyjęcia >>> Po użyciu przycisku [Prześlij] pojawiła się formatka, na której wybrał symbol Twojego palmtopa i potwierdził przyciskiem [OK] Dzięki tej operacji informacje o towarach i ilościach zamówionych u dostawcy zostały przesłane na Twojego palmtopa, a dokument ZD został przesunięty do zakładki ZD na terminalach. 10

11 Teraz Twoja kolej, aby zaewidencjonować w systemie ilościowe przyjęcie towarów do magazynu. W menu Start palmtopa spośród dostępnych programów wybierz aplikację OM. Po uruchomieniu aplikacja poprosi Cię o wprowadzenie swojego identyfikatora (wprowadź hasło dostarczone przez wykładowcę lub odczytaj kod kreskowy TU JESTEŚ użytkownika). Gdy identyfikator okaże się prawidłowy, ukaże się ekran z dostępnymi wieloma opcjami (opcje te omówione zostaną w dalszej fazie zajęć z programem ELSE.ERP), z których wybierz Po wybraniu [PZ] aplikacja pokaże listę przesłanych do Ciebie dokumentów, w oparciu o które powinieneś dokonać przyjęcia. Wybierz magazyn, na który dokonywał będziesz przyjęcia, zidentyfikuj dostawcę i wybierz pierwszy dokument na liście. Wybór potwierdź przyciskiem [Wybierz]. Na ekranie zobaczysz listę towarów jakie powieneś przyjąć. System nie zasugerował Ci ilości, ale w tle będzie pilnował, abyś nie przyjął więcej towarów niż zostało zamówione. Każda paleta z towarem wprowadzana do magazynu jest oznaczana kodem kreskowym (kod EAN13 generowany z systemu, zaczynający się od cyfry 2). Kody w postaci naklejek drukowanych z systemu ELSE.ERP otrzymujesz do kierownika magazynu. Odczytaj skanerem kod, który przyklejasz na przyjmowanej palecie z towarem. Pamiętaj, że jeden przyjęty asortyment powienien mieć nadany indywidualny kod palety (informacja ta jest potrzebna dla systemu, aby później generować zlecenia rozmieszczenia przyjętych towarów w lokalizacjach regałów wysokiego składowania). Dalej odczytaj kod przyjmowanego 11

12 towaru. System zidentyfikuje towar i pokaże ekran z informacjami go dotyczącymi (między innymi: symbol, nazwa towaru, ale też lokalizacja operacyjna przypisana mu w magazynie). Podaj ilość towaru jaką przyjmujesz i gdy towar posiada datę przydatności, również wprowadź ją w pole data ważności. Operację nadawania kodów na palety i sczytywania kodów towarów powtórz aż do momentu, gdy nie pozostanie już więcej produktów do przyjęcia. Pamiętaj, że sczytując kody towarów i podając przyjmowane ilości, system może zakomunikować, że chcesz przyjąć towar, którego nie zamawiano lub zbyt wiele zamawianego towaru. Wówczas nie będziesz mógł zatwierdzić takiej operacji. Gdy dokonasz przyjęcia wszystkich towarów z powierzonej Ci dostawy, użyj przycisku aby zakończyć proces. Po zakończeniu przyjęcia i zamknięcia PZ na palmtopie, dokument został przekazany do kierownika magazynu do zatwierdzenia. W zakładce wybierze on przesłany od Ciebie dokument i dokona weryfikacji przyjęcia z dostarczoną mu fakturą sprzedaży dostawcy. Po użyciu przycisku pokazane zostaną przyjęte przez Ciebie towary i ich ilości. Dodatkowo kierownik będzie widział informację jakie ilości towarów zostały faktycznie zamówione. Jeżeli zajdzie podejrzenie, że popełniłeś błąd podczas przyjęcia, kierownik będzie mógł odesłać Ci dokument do ponownego liczenia. Gdy jednak stwierdzi, że przyjęcie jest poprawne, zakończy proces przyjęcia dostawy do magazynu używając przycisku. Po tej operacji aplikacja zapisze powstały dokument w głównym systemie transakcyjnym jako PZ, który wymagał będzie nadania cen zakupu i wprowadzenia na stan handlowy magazynu poprzez jego ostateczne potwierdzenie. 6) Procedura dla procesu z bez użycia palmtopa Jeśli nie masz aktualnie do dyspozycji palmtopa, powinieneś utworzyć dokument PZ w systemie ELSE.ERP. W tym celu przejdź do modułu Logistyka i w menu Zestawienia wybierz opcję 18. Zamiana zam. na fakturę. Jest to narzędzie umożliwiające automatyczne utworzenie dokumentu PZ powiązanego ze wskazanym zamówieniem do dostawcy, na towary i ilości z zamówienia. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie będziesz musiał ponownie wprowadzać do dokumentu PZ pozycji, które są już na zamówieniu do dostawcy. 12

13 Po wybraniu 18. Zamiana zam. na fakturę, aplikacja uruchomi okno parametrów zestawienia. W zakładce /Ogólne/ w polach data od i data do wskaż daty, w których mieści się utworzone przez Ciebie wcześniej zamówienie do dostawcy. Agregacja umożliwia zawężenie listy zamówień to tych, o określonym statusie realizacji. Twoje ZD powinno mieć status 94 potwierdzone. <<< Parametr określa sposób pokazywania zestawienia. QG to skrót od QuantumGrid. Widok ten umożliwia łatwiejsze modelowanie zestawienia przez użytkownika dając szybki dostęp do sortowań i filtrów.>>> Kolejnym parametrem jaki powinieneś ustawić, to magazyn z którego zamówienia mają zostać Ci pokazane. Powinieneś wskazać tu ten sam magazyn, który wybrałeś tworząć zamówienie do dostawcy. Gdy określisz już powyższe parametry i użyjesz przycisku, system pokaże Ci formatkę z zamówieniami do dostawców wraz z informacjami o: dostawcy, numerze dokumentu, użytkowniku, który go utworzył, stanie dokumentu, czy danie realizacji. Powinieneś znaleźć na nim zamówienie przez Ciebie utworzone. Kliknij na rekord z Twoim zamówieniem do dostawcy, a następnie zaznacz je klawiszem spacji (czcionka rekordu powinna wróżnić się kolorem czerwonym). Na tak zaznaczonym zamówieniu użyj przycisku. System w tym momencie utworzył dokument PZ w powiązaniu do wybranego ZD i zamknął narzędzie 18. Zamiana zam. na fakturę. PZ utworzona została ze wskazaniem na dostawcę zamówionych przez kupca towarów. Dalej należy zweryfikować, czy wszystkie zamówione towary dotarły do magazynu. Jeżeli nie, wówczas przed zatwierdzeniem PZ (następna część ćwiczeń) musić nanieść poprawki, aby dokument ten był rzeczywistym odzwierciedleniem przyjęcia do magazynu. <<< Przycisk powoduje wywołanie procedurę tworzącą od razu fakturę zakupu (ZFV) dla wskazanego zamówienia do dostawcy. W naszym procesie funkcjonalność ta jest wyłączona >>> 13

14 Część III kontrola zgodności dostaw 7) Zatwierdzenie dokumentu PZ Opis stanowiska i zakresu obowiązków: Jesteś asystentem w dziale zakupów w firmie Muczo. Do Twoich obowiązków należy pomoc specjalistom ds. zakupów w kontaktach z dostawcami oraz ewidencja dokumentów zakupu towarów. Przypadek biznesowy: Do magazynu przyjechały towary zamówione przez specjalistę ds. zakupów. Magazynier dokonał przyjęcia towarów przy pomocy palmtopa, a powstały w ten sposób dokument trafił do Ciebie do nadania cen, zatwierdzenia (wprowadzenie towarów na stan handlowy) i utworzenia faktury zakupu. Odwzorowanie procesu w systemie informatycznym: Z belki modułów wybierz Magazyn. Po tym jak magazynier policzył dostarczone towary i przy pomocy palmtop utworzył dokument PZ, Twoim obowiązkiem jest teraz ustalić ceny zakupu oraz wprowadzić zamówiony towar do sprzedaży. W związku z tym, że została Ci dostarczona faktura sprzedaży dostawcy, masz pewną informację w jakich cenach zakupu powinieneś wprowadzić dostarczone towary. Z menu Dokumenty wybierz opcję Zestawienie dokumentów PZ. W parametrach zestawienia określ dzisiejszy zakres dat, po czy potwierdź je przyciskiem OK. Na widocznym zestawieniu utworzonych dokumentów przyjęć odszukaj dokumentu PZ od dostawcy, u którego zamówione zostały towary. Gdy je odnajdziesz, zaznacz je przyciskiem spacji i wejdź w jego edycję przyciskiem. 14

15 Zobaczysz teraz dokument, który został utworzony na palmtopie przez magazyniera i automatycznie TU JESTEŚ przeniesiony do systemu ERP. System podpowiada Ci ostatnie ceny zakupu dla dostarczonych towarów. W oparciu o dokument faktury sprzedaży dostawcy, sprawdź czy ceny towarów zmieniły się i jeżeli tak, to zmodyfikuj je. Gdy wprowadzisz ceny, zatwierdź dokument. Użyj przycisku tego czasu towary, które dostarczono będą dostępne do sprzedaży.. Od 8) Tworzenie faktury zakupu Będąc w dalszym ciągu w roli asystenta w dziale zakupów, masz za zadanie utworzenie faktury zakupu do otrzymanej dostawy. Mając w ręku fakturę sprzedaży dostawcy, powinieneś ją wprowadzić do systemu tak, aby otrzymać informację czy dostawca wystawił fakturę za towary, które faktycznie przyjechały. W tym celu w module Handel w menu Zakup, wybierz opcję Nowa faktura VAT (ZFV). Zostanie otwarta formatka z dokumentem faktury zakupu do wprowadzenia. Dokument faktury zakupu zawiera szereg informacji, które mają istotne znaczenie dla rozliczeń finansowo księgowych. Magazyn magazyn, do którego nastąpiło przyjęcie towarów. System automatycznie podpowiada tu magazyn domyślny w systemie. Wybierz magazyn GŁÓWNY. Numer dokumentu numer jaki będzie miał powstały dokument. Aby w przyszłości łatwo było odszukać dokument papierowy do odpowiadającego mu dokumentu w systemie, wprowadź tu numer faktury od dostawcy. 15

16 Numer rewizyjny to numer dokumentu księgowego. Nadawany jest automatycznie przy transmisji do księgi głównej. Pozostaw to pole puste. Data zdarzenia to data sprzedaży na fakturze od dostawcy. System automatycznie proponuje datę dzisiejszą. Wprowadź datę sprzedaży z dokumentu od dostawcy. Data wystawienia to data wystawienia dokumentu przez sprzedawcę. System automatycznie zaproponuje datę z pola data zdarzenia. Pozostaw datę wystawienia taką, jaką podpowiedział system. Data wpływu to data otrzymania przez Muczo dokumentu od dostawcy. System automatycznie podpowie tu datę z pola data zdarzenia, ale zmień ją na datę dzisiejszą. Data rejestru księgowego - to data wskazująca, w którym miesiącu po transmisji ma się znaleźć dokument. System automatycznie zaproponuje datę z pola data wystawienia i taką datę pozostaw. Data VAT - to data transmisji dokumentu do modułu księgi głównej. System automatycznie wprowadzi datę dzisiejszą, ale jeśli dokument nie zostanie zaksięgowany tego samego dnia system zmieni ją na datę transmisji dokumentu do księgi głównej. Pozostaw datę wystawienia taką, jaką podpowiedział system. Upust to upust procentowy nadany do cełego dokumentu. Pole to należy wypełnić przed rozpoczęciem wpisywania pozycji na dokumentcie, gdyż wartość ta jest sumowana z upustem w pozycjach dokumentu. Pozostaw to pole z taką wartością, jaką zaproponował system. W sekcji Kontrahent w wskarz dostawcę (zadaj szukanie po symbolu lub nipie tak, aby odnaleźć kontrahenta podanego przez wykładowcę). Wybór jakiego dokonałeś ma bezpośrednie przełożenie na dokumenty PZ jakie zostaną Ci za chwilę pokazane do automatycznego utworzenia pozycji i powiązania z dokumentem magazynowym. Żeby wybrać właściwy dokument PZ, użyj przycisku. Zbudowane przez system zestawienie zawiera listę dokumentów PZ powstałych na podanego przez Ciebie wcześniej dostawcę. Wybierz na nim utworzony wcześniej przez Ciebie dokument PZ i kliknij [Wybierz]. Aplikacja powróciła do dokumentu faktury zakupu i automatycznie przeszła do zakładki /Towary handlowe/. Widzisz w niej teraz towary w ilościach i cenach zakupu, które występiły na wybranej PZ. W dolnej części formatki system pokazuje sekcję. Dane tam występujące zmieniają wraz z towarem, który podświetlasz. Widać tu szereg danych wynikacjący z systemowego powiązania dokumentu przyjęcia magazynowego oraz faktury zakupu. Ma to szczególnie korzystne znaczenie przy późniejszym raportowaniu ewentualnych różnic i niezgodności. Podaj ilości i ceny zakupu towarów jakie widnieją na dokumencie fakturze sprzedaży od dostawcy. 16

17 Teraz możesz już powócić do zakładki /Nagłówek/ i w sekcji Sposób zapłaty ustawić zadany na fakturze od dostawcy sposób i termin zapłaty (domyślnie system podpowiada tu parametry z warunków handlowych wybranego w dokumencie kontrahenta). Tym działaniem kończysz tworzenie faktury zakupu. Zamknij dokument przyciskiem [OK]. 9) Weryfikacja zgodności dostaw z zamówieniami Opis stanowiska i zakresu obowiązków: Wcielasz się teraz w rolę specjalisty ds. zakupów w Muczo. Jednym z Twoich obowiązków jest ocena dostawców w celu budowania dobrych relacji opartych na wzajemnej satysfakcji ze współpracy. Przypadek biznesowy: Przyszedł czas na cykliczne sprawdzenie jak w mijającym miesiącu wyglądała współpraca z Twoimi dostawcami. Odwzorowanie procesu w systemie informatycznym: BYSTRZAK Czy wiesz, że system ELSE zawiera ponad 600 różnego rodzaju raportów i zestawień? Informacje prezentowane mogą być w różny sposób, zaczynają od prostych form tabelarycznych i wykresów, przez wielowymiarowe analizy, po zaawansowane narzędzia raportowania umożliwiające prezentowane informacji w konfiguracji którą użytkownik może dynamiczne zmieniać Raport realizacji dostaw Sprawdź teraz czy dostawca faktycznie dostarczył wszystko co zostało zamówione. W module Logistyka, w Zamówienia do dostawców uruchom Raport realizacji dostaw. W parametrach raportu wskaż magazyn, na którym pracujesz oraz zakres dat dla dokumentów zamówień do dostawców i PZ. Parametr Ilosc_dni_analizy ustaw na 0 i pozostaw niezaznaczoną flagę Z_różnicami_cenowymi. Uruchomiony raport niesie od ze sobą szereg ciekawych informacji. Znajdź dotyczące Ciebie zamówienie do dostawcy i dokument PZ, który z nim jest powiązany. Czy widzisz rozbieżności? Jak sądzisz, z czego one wynikają? Aby dowiedzieć się więcej, zaznacz pozycję raportu z interesującym Cię zamówieniem i użyj przycisku. Otworzy się przed Tobą szczegółowe zestawienie pozycji zamówienia do dostawcy oraz powiązanego dokumentu PZ. Jeżeli dokumenty są niezgodne, w tym miejscu będziesz mógł się przekonać, które pozycje na to wpływają. Stopień realizacji zamówień, jest jednym z podstawowych kryteriów oceny dostawców. 17