POLITYKA POSTEPOWAŃ DYSCYPLINARNYCH WPROWADZENIE

Transkrypt

1 POLITYKA POSTEPOWAŃ DYSCYPLINARNYCH WPROWADZENIE Zasady i procedury dyscyplinarne są niezbędne do promowania zdyscyplinowanych, prawidłowych stosunków pracy oraz zapewnienia sprawiedliwości, konsekwencji i przejrzystości w sposobie traktowania pracowników. Umożliwiają one również skuteczne działanie Tayside Contracts.. Przepisy określają normy postępowania w pracy; procedury pomagają w zapewnieniu, przestrzegania tychże norm, oraz dostarczają sprawiedliwych metod postępowania w przypadku rzekomych zaniedbań. Polityka ta jest zgodna z Kodeksem Postępowania Acas (organizacji świadczącej usługi w zakresie doradztwa, ugód i arbitrażu) z roku 2009 w zakresie procedur dyscyplinarnych i procedur składania skarg. Na ile to możliwe, Tayside Contracts będzie wspierać pracowników w osiągnieciu akceptowalnych norm postępowania poprzez zwrócenie ich uwagi na zasady obowiązujące w miejscu pracy oraz poprzez zapewnienie niezbędnego szkolenia. Wszystko to, by pomóc w wykonywaniu obowiązków zawodowych w sposób bezpieczny i skuteczny. Procedury tej nie należy traktować przede wszystkim jako środka do nakładania sankcji. O ile to możliwe, ma ona na celu zachęcanie do poprawy w postepowaniu indywidualnym. ZAKRES POLITYKI Niniejsza procedura dotyczy wszystkich pracowników Tayside Contracts z wyjątkiem Dyrektora Zarządzającego (Managing Director), który jest objęty odrębną, jednak podobną do tej procedurą. Kwestie związane ze zobowiązaniami zawodowymi pracowników będą rozpatrywane zgodnie z Polityka Wydajności Pracy (Performance at Work Policy) lub Polityką Dotyczącą Absencji Chorobowej (Sickness Absence Policy). ZASADY OGÓLNE Dyrektor Zarządzający (Managing Director) jest ostatecznie odpowiedzialny za zarządzanie oraz za dyscyplinowanie pracowników zatrudnionych w Tayside Contracts. Dyrektor Zarządzający lub mianowany przez niego przedstawiciel ma prawo do wydania ostrzeżenia, zwolnienia z pracy, wstrzymania podwyżki wynagrodzenia, zmniejszenia rangi, bądź zastosowania innych sankcji dyscyplinarnych, podlegających prawu pracownika do odwołania się, tak jak to przedstawiono poniżej. Obowiązkiem Dyrektora Zarządzającego lub nominowanego przedstawiciela jest zapewnienie, iż przestrzegane są następujące poniższe zasady: Przesłuchanie dyscyplinarne zostanie zwołane dopiero po zakończeniu dochodzenia. Kierownik/bezpośredni menadżer mianowany do przeprowadzenia dochodzenia może zwrócić się do działu zajmującego się pracownikami HR o pomoc w przeprowadzeniu

2 śledztwa. Jakakolwiek późniejsza decyzja odnośnie nakładania lub nie nakładania sankcji dyscyplinarnych zostanie podjęta przez menadżera kierującego dochodzeniem, po konsultacjach z menadżerem działu HR lub wyznaczonym przedstawicielem. Pracownikowi nie przysługuje ustawowe prawo do obecności osoby towarzyszącej na etapie dochodzenia, jednakże o ile będzie to możliwe pracownikom będzie mógł towarzyszyć przedstawiciel związku zawodowego lub współpracownik. Jeśli po zakończeniu śledztwa i przedłożeniu raportu z dochodzenia koniecznym okaże się zwołanie posiedzenia dyscyplinarnego, pracownik zostanie pisemnie powiadomiony o dacie, godzinie, miejscu posiedzenia, domniemanych zarzutach, wezwanych świadkach, dokumentacji dowodowej w sprawie, oraz o prawie do posiadania osoby towarzyszącej w trakcie przesłuchania i o prawie do wezwania własnych świadków. Dołożone zostaną wszelkie starania, aby posiedzenie zostało przeprowadzone przy jak najbliższej okazji. Pracownik otrzyma zawiadomienie o terminie przesłuchania z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem. Głównym celem przesłuchania jest umożliwienie pracownikowi przedstawienia swoich argumentów w sprawie, zanim podjęta zastanie jakakolwiek decyzja w jego/jej sprawie. Przedstawiciel działu zajmującego się pracownikami HR będzie obecny w trakcie posiedzenia. W trakcie posiedzeń dyscyplinarnych pracownicy mają prawo towarzyszenia lub bycia reprezentowanym przez przedstawiciela związku zawodowego lub przez współpracownika. Pracownik jest sam odpowiedzialny za zapewnienie udziału przedstawiciela w trakcie posiedzenia. Pracownikowi nie przysługuje prawo do obecności żadnych innych przedstawicieli, wliczając w to członków jego/jej rodziny. Zwykłych standardów dyscyplinarnych oczekuje się w odniesieniu do pracownika, który jest reprezentantem związków zawodowych Jednakże żadne posiedzenie dyscyplinarne przeciwko takiej osobie nie zostanie zwołane, aż do czasu omówienia okoliczności sprawy z pełnoetatowym urzędnikiem związku zawodowego, do którego pracownik ten przynależy. W trakcie posiedzenia dyscyplinarnego pracownik będzie miał możliwość wezwania i zadawania pytań świadkom i/lub przedstawienia dokumentacji dowodowej. Jeżeli pracownik dwukrotnie nie weźmie udziału w posiedzeniu bez podania uzasadnionej przyczyny, decyzja w sprawie zostanie podjęta pod jego/jej nieobecność, w oparciu o dostępny w czasie posiedzenia materiał dowodowy. W zależności od rodzaju i powagi naruszonego obowiązku zawodowego, postępowanie krok po kroku po skali sankcji dyscyplinarnych nie jest koniecznie. Przykładowo możliwym jest wydanie ostatecznego ostrzeżenia pisemnego bez uprzedniego wydania pisemnego ostrzeżenia. Pracownik nie może zostać zwolniony z pracy za pierwsze naruszenie obowiązku zawodowego, chyba że udowodni mu/jej się rażące naruszenie obowiązków zawodowych.

3 Pracownikom przysługuje prawo do odwołania się przeciwko wszelkim formalnym sankcjom dyscyplinarnym. ZAWIESZENIE W OBOWIAZKACH ZAWODOWYCH W niektórych okolicznościach pracownik oskarżony o naruszenie obowiązku zawodowego, do czasu zakończenia dochodzenia dotyczącego domniemanego przewinienia może przez pewien ograniczony okres zostać zawieszony, będąc jednocześnie na pełnym wynagrodzeniu. Niemniej jednak zawieszenie samo w sobie nie może zostać użyte jako środek represyjny. W przypadku, gdy manager rozważa czy pracownik powinien zostać zawieszony w obowiązkach czy też nie, jest on zobowiązany do konsultacji w tej sprawie z działem HR, najlepiej przed lub jak najszybciej po zastosowaniu zawieszenia. OSKARŻENIA KARNE I PRZESTĘPSTWA Oskarżenie karne lub przestępstwo nie zawsze jest traktowane jako automatyczny powód postępowania dyscyplinarnego wliczając zwolnienie z pracy, bez względu czy oskarżenie lub przestępstwo posiada jakiekolwiek odniesienie do obowiązków zawodowych tejże osoby jako pracownika firmy. Każdy przypadek będzie w pełni zbadany, rozważony według dostępnych faktów sprawy i rozpatrzony zgodnie z niniejszą procedurą. SANKCJE DYSCYPLINARNE NIEFORMALNE I FORMALNE POSTĘPOWANIE NIEFORMALNE / DORADZTWO Kierownik/bezpośredni menadżer może udzielić pracownikowi pouczenia, w przypadku popełnienia mniej poważnego naruszenia ustalonych standardów postępowania. Ważnym jest, aby wszelkie problemy tejże natury zostały dokładnie omówione i aby zapewnione zostało odpowiednie wsparcie, którego celem będzie zachęcanie do poprawy w zachowaniu indywidualnym, poprzez użycie nieformalnych środków:, udzielania porad, wskazówek i poprzez doradztwo. Procedura ta nie reprezentuje formalnego postepowania dyscyplinarnego i nie zostanie odnotowana w aktach osobowych pracownika. Zostanie to jednak zaprotokołowane przez kierownika/bezpośredniego przełożonego jako nota o poprawie. POSTEPOWANIE FORMALNE Pracownicy zostaną pisemnie zawiadomieni, o dacie zwołania posiedzenia dyscyplinarnego oraz że: Jeżeli którykolwiek lub wszystkie zarzuty zostaną udowodnione wydana zostanie oficjalna kara dyscyplinarna.

4 Jeżeli którykolwiek lub wszystkie zarzuty zostaną udowodnione wydana zostanie oficjalna kara dyscyplinarna. Może obejmować ona również zwolnienie z pracy. W toku przesłuchania dyscyplinarnego mogą zostać wymierzone następujące rodzaje oficjalnej kary dyscyplinarnej : Ostrzeżenie Pisemne Jeśli wykroczenie jest wystarczająco poważne pracownikowi po zakończeniu posiedzenia dyscyplinarnego może zostać wydane ostrzeżenie pisemne. Pisemne potwierdzenie wyników posiedzenia dyscyplinarnego, zawierające uzasadnienie decyzji, potencjalne konsekwencje dalszych naruszeń obowiązków zawodowych oraz prawo do odwołania się, zostanie przesłane pracownikowi w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty posiedzenia dyscyplinarnego. Jeżeli pracownik będzie wykazywał się poprawnym zachowaniem, ostrzeżenie pisemne ulegnie zatarciu po upływnie 9-ciu miesięcy. Ostateczne Ostrzeżenie Pisemne Poważniejsze lub kolejne naruszenie obowiązku zawodowego może stanowić podstawę wydania ostatecznego ostrzeżenia pisemnego. Pisemne potwierdzenie wyników posiedzenia dyscyplinarnego zawierające uzasadnienie decyzji, oświadczenie, iż dalsze naruszenia będą stanowić podstawę do zwolnienia z pracy oraz prawo do odwołania się, zostaną przesłane pracownikowi w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty posiedzenia dyscyplinarnego. Jeżeli pracownik będzie wykazywał się poprawnym zachowaniem, ostateczne ostrzeżenie pisemne ulegnie zatarciu po upływnie 15 miesięcy. Zastosowanie Innych Sankcji Dyscyplinarnych Możliwym jest uzupełnienie ostrzeżenia pisemnego lub ostatecznego ostrzeżenia pisemnego poprzez zastosowanie innych sankcji dyscyplinarnych, w tym wstrzymania planowanej podwyżki wynagrodzenia, degradację rangi pracownika oraz przedłużenie standardowego limitu czasu ostrzeżenia pisemnego lub ostatecznego ostrzeżenia pisemnego. Zwolnienie z Pracy Powtarzające się naruszanie obowiązku zawodowego z reguły kończy się zwolnieniem z pracy. Pisemne potwierdzenie zwolnienia zostanie przesłane pracownikowi w ciągu 14 dni kalendarzowych po posiedzeniu dyscyplinarnym. Zwolnienie ze Skutkiem Natychmiastowym Określone naruszenia obowiązku zawodowego uznawane są za rażące naruszenia i w normalnych warunkach pomimo braku wcześniejszych ostrzeżeń stanowią podstawę do zwolnienia ze skutkiem natychmiastowym (bez wypowiedzenia) oraz do braku możliwości ubiegania się o odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia (pay in lieu of notice).

5 Przykład ten określa się to mianem zwolnienia ze skutkiem natychmiastowym ( Summary Dismissal ). Poniższa lista, która nie jest kompletną, podaje przykłady przestępstw, uznawanych za rażące naruszenie obowiązku zawodowego: kradzież, oszustwo, celowe fałszowanie dokumentacji, bójki, celowe uszkodzenie mienia, bezprawna dyskryminacja lub nękanie, napaść fizyczna/przemoc lub zastraszanie, uzyskiwanie dostępu, pobieranie lub rozpowszechnianie materiałów pornograficznych lub innych o charakterze obraźliwym, obscenicznym lub dyskryminującym, poważne zaniedbanie, powodujące niedopuszczalne straty, obrażenia i urazy ciała, poważny akt niesubordynacji, poważna niezdolność do pracy poprzez oddziaływanie alkoholu lub wpływ narkotyków, poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, poważne nadużycie zaufania, ujawnienie poufnych informacji osobom nieupoważnionym lub wykorzystanie tychże informacji do pozyskania korzyści osobistych, nieujawnienie osobistej korzyści finansowej wynikającej z umowy lub proponowanej umowy z Tayside Contracts, nieautoryzowane przyjęcie jakiejkolwiek zapłaty lub nagrody, otrzymanej w powiązaniu z pracą, poważne, niestosowne użycie mienia lub nazwy Tayside Contracts lub narażanie Tayside Contracts na utratę dobrej reputacji. Prawo do Odwołania/Apelacji Przeciwko wyżej wymienionym formalnym sankcjom dyscyplinarnym może zostać wniesione odwołanie (apelacja). Zgodnie z zasadami uczciwości i sprawiedliwości każdy etap postepowania dyscyplinarnego będzie rozważany przez odrębna komisję. Podczas ogłaszania rezultatu posiedzenia dyscyplinarnego przewodniczący komisji poinformuje pracownika o prawie do wniesienia odwołania (w stosownych przypadkach) oraz wskaże osobę, do której należy odwołanie złożyć. W przypadku, gdy pracownik zdecyduje się skorzystać z tego prawa, ma on obowiązek wniesienia odwołania w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisemnego potwierdzenia rezultatu posiedzenia dyscyplinarnego. Wszelkie odwołania będą w pierwszej kolejności rozpatrywane przez Dyrektora Zarządzającego (Managing Director) lub wyznaczonego przez niego przedstawiciela. Rezultat odwołania zostanie potwierdzony pisemnie, w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty tegoż posiedzenia. Jeśli odwołanie przeciwko zwolnieniu z pracy nie zostanie uznane za zasadne, pracownik w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisemnego potwierdzenia rezultatu pierwszego odwołania ma prawo wniesienia ostatecznego pisemnego odwołania do Dyrektora Zarządzającego. Dyrektor Zarządzający zleci, aby posiedzenie ostatecznego odwołania zostało przeprowadzone przez Podkomisję Odwoławczą (apelacyjną) składającą się z wybranych członków wspólnej komisji Tayside Contracts. Prawo odwołania się do Podkomisji Odwoławczej dotyczy wyłącznie zwolnień z pracy, ostateczne prawo do odwołania się w odniesieniu do wszystkich innych sankcji dyscyplinarnych będzie

6 rozpatrywane przez Dyrektora Zarządzającego lub wyznaczonego przez niego przedstawiciela. W toku posiedzenia odwoławczego (apelacyjnego) pracownik ma prawo towarzyszenia lub bycia reprezentowanym przez przedstawiciela związków zawodowych lub wybranego współpracownika. Pracownik jest sam odpowiedzialny za zapewnienie udziału przedstawiciela w trakcie posiedzenia. Przedstawiciel Działu Zajmującego się Pracownikami HR będzie obecny na wszystkich posiedzeniach odwoławczych i przedstawi materiały dowodowe Tayside Contracts, w sprawach apelacyjnych rozpatrywanych przez Podkomisję Odwoławczą. INNE POWIĄZANE POLITYKI (REGULAMINY) Polityka postępowań dyscyplinarnych wiąże się z innymi politykami (regulaminami), które dostępne są w Internecie lub u bezpośredniego przełożonego oraz u pracownika administracji wydziału zajmującego się pracownikami (HR Admin Team): Kodeks Postępowania Pracownika (Employee Code of Conduct) Polityka Wydajności Pracy (Performance at Work Policy) Polityka Zarzadzania Absencją Chorobową (Sickness Absence Management Policy) PRZEGLAD POLITYKI Przegląd polityki związanej z postepowaniem dyscyplinarnym odbywać będzie się corocznie. W przypadku jakichkolwiek pytań lub potrzeby dalszych wyjaśnień dotyczących któregokolwiek z aspektów tejże lub innych powiązanych polityk prosimy o kontakt z wydziałem zajmującym się pracownikami (HR) pod numerem telefonu: lub mailowo na adres: employment.policies@tayside-contracts.co.uk